Formulas En Word Y Excel 5942o

16 comentarios Por lcflores el 9 de febrero de 2009 Cómo insertar fórmulas en tablas de Word Categorías: Trucos, Word, Tags: Calculos, Formulas, Tablas, Word Microsoft Excel no es la única aplicación de MS Office que permite usar fórmulas, con Microsft Word también podrás realizar cálculos y usar fórmulas (antes de que lo preguntes, a día de hoy Power Point no lo permite). Las fórmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un cálculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho mas limitadas que las fórmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a continuación. Cómo insertar un cálculo en Word En Word podemos insertar un cálculo en cualquier lugar de nuestro documento. Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen los campos de Word. Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar información del sistema, referencias, fórmulas…. en nuestro caso sólo vamos a tratar la opción de generar fórmulas que nos permitan almacenar un cálculo. Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el número de segundos al año = 365*24*60*60:    

Clic donde desees que Word imprima la información. Presiona “CTRL + F9″ para insertar un par de caracteres de campo ({ }). Inserta la fórmula entre las “llaves“, {=365*24*60*60} Pulsa “F9″.

También podemos realizar los mismos pasos a través de la opción para insertar un campo del menú de Word.

Cómo insertar una fórmula en una tabla de Word Algo bastante común es tener que insertar tablas con números y cálculos de totales, medias… etc. La opción más común es incrustar una hoja de Excel dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opción si tienes que realizar cálculos complejos. Sin embargo si sólo quieres crear una pequeña tabla con algunos números, puede que sea más rápido realizarlo directamente en Word. Por ejemplo:

Para insertar una nueva fórmula en la tabla debes realizar los siguientes pasos:

 

Sitúate dentro de la celda en la cual deseas incluir la fórmula En el menú de Word, dentro del submenú “Tabla“, selecciona “Fórmula…“.



Aparecerá una ventana y Word automáticamente rellenará la fórmula en función de los números que haya en la tabla. Sino es correcta podemos cambiarla.



Nos permite también dar formato al número, es una opción interesante para que el resultado final sea aun mejor. Pulsa el botón aceptar y la formula se insertará en la tabla.



NOTA: Son especialmente interesantes las funciones LEFT o ABOVE. Por ejemplo, LEFT dentro de una fórmula de SUMA (o similar) sumará todas las celdas que estén a su izquierda, si dentro de unos días añadimos columnas a nuestra tabla la fórmula seguirá funcionando. Actualización de las fórmulas Para actualizar una fórmula o un campo en Word, sólo tienes que situarse dentro del campo/fórmula y pulsar “F9″. También puedes hacer clic con el botón derecho y pulsar actualizar campos.

Si sólo tienes una fórmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy tedioso e incluso ocasionar errores en los cálculos al tener que actualizar una a una todas fórmulas. Actualización de todas las fórmulas

Para actualizar todas las fórmulas al mismo tiempo sólo tienes que seguir los siguientes dos pasos:  

Selecciona todo pulsando la combinación de teclas “CTRL + E”. Pulsa “F9″. Automáticamente se actualizarán todas las fórmulas seleccionadas.

Actualización automática de las fórmulas Puede que haya veces que se nos olvide actualizar todas las fórmulas con el método anterior o simplemente sea demasiado tedioso. Para estos casos, hay métodos para “obligar” a que Word actualice de forma automática todas las fórmulas. La solución es una Macro asociada a un evento de Word. Por evento entendemos acciones de abrir, cerrar el documento, actualizar el documento (no recomendable por que iría todo muy lento)…etc. Por ejemplo, con la siguiente Macro se actualizarían todas las fórmulas al abrir el documento Word. 1: Sub AutoOpen() 2: Dim rango As Range 3: Dim campo As Field 4: For Each rango In ActiveDocument.StoryRanges 5: For Each campo In rango.Fields 6: campo.Update 7: Next campo 8: Next rango 9: End Sub NOTA: Cuidado con el uso de macros en documentos, si enviamos el fichero a otra persona, al abrir el documento recibirá un mensaje de alerta (o no, dependiendo de su configuración de seguridad) y por defecto se desactivaran las macros. Por lo tanto, cuando abran nuestro documento es muy probable que no se actualicen automáticamente las fórmulas.

Es muy sencillo, pongamos que tienes una tabla de 3 columnas y 4 filas, y que el contenido es este: Ref. Descripcion Importe ART Articulo 1 150 DES Descuento 50 --- TOTAL xxx Bien, seleccionas la celda que pone en el ejemplo 'xxx', que en tu caso estará vacía, vas al menú 'Tabla', opción 'Fórmula...' y como fórmula pones: =c2-c3 La nomenclatura de las celdas de las tablas en Word es igual a la de Excel, letras para las columnas y números para las filas. También puedes realizar sumas, multiplicaciones, promedios, restos, divisiones, etc. Si cambias el contenido de las celdas de origen de la fórmula tienes que realizar un recalculo de la misma (no es como Excel). Para ello seleccionas la celda con la fórmula (si son varias, mejor seleccionas todo el texto) y pulsas F9.

COMO REALIZAR OPERACIONES MATEMÁTICAS CON WORD (Para Word 2002 y 2003)

Con Word también se pueden realizar operaciones matemáticas como sumar, restar, multiplicar y dividir. Tan sólo tienes que tener valores introducidos en las celdas de alguna tabla que tengas creada en Word y utilizar la función fórmula. Para ello, crea una tabla en Word desde Menú, Tabla, Insertar tabla. Se abre una ventana en la que debes introducir el número de columnas y de filas de las que quieras que esté formada la tabla. Una vez creada introduce valores numéricos con los que realizarás operaciones. Para empezar a calcular sitúa el cursor del ratón, por ejemplo en la celda A1. (seguiremos el procedimiento de nombramiento de celdas tal y como se hace en Excel). Ve a menú Tabla y haz clic en Fórmula. Se abre la ventana Fórmula. En el apartado Fórmula, se muestra una fórmula automatizada (=Sum(Above)). Elimina la fórmula automatizada y deja el signo igual (=). Después de =, escribe el número de la celda y el número que le quieres sumar, por ejemplo (A1)+3.Por último, haz clic en Aceptar y el resultado de la fórmula aparecerá en la celda en la que colocaste el cursor del ratón. En la tabla siguiente se muestran cuáles son losvalores que hay que añadir a la hora de realizaroperaciones matemáticas con Word aunque si necesitas realizar operaciones te aconsejamos que utilices Excel u OpenOffice. SUMAR Sumar un número a una celda. =(A1)+3

RESTAR MULTIPLICAR Restar un número a una Multiplicar un número celda. =(A1)-1 por un celda. =(A1)x3

Sumar dos celdas Restar dos celdas.=(A3adyacentes. =SUM(A1:A2) B2) ó =(A1+A2) Sumar dos celdas no adyacentes. =(A1+A3) ó (A1)+(A3) Suma un rango de celdas. =SUM(B1:B3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Desarrollo ¿Qué es una celda? ¿Qué es un marcador? Herramientas/Opciones... ¿Cuál es la función del parámetro [\# ]? Conclusiones

Introducción.

DIVIDIR Dividir un número por una celda. =(C2)/3

Multiplicar dos celdas Dividir dos celdas. adyacentes. =(C2)/(A1) =PRODUCT(A1:A2) Multiplicar dos celdas no adyacentes. =(B1xB3) ó =PRODUCT(B1)x(B3)

Las tablas se componen de columnas y filas que definen las celdas que se pueden rellenar con textos, números, gráficos, etc. Las tablas suelen utilizarse con frecuencia para organizar y presentar información, pero también tienen muchos otros usos. Pueden utilizarse para alinear números en columnas y posteriormente ordenarlos y realizar operaciones con ellos. También pueden utilizarse para crear diseños de páginas interesantes y organizar texto y gráficos. Las tablas en Word se pueden utilizar para realizar algunas de las tareas para las que sería necesario una hoja de cálculo. Puede ordenar los elementos de una tabla en orden alfabético, numérico o por fecha. Asimismo, puede totalizar una fila o columna de números, y realizar cálculos como la obtención de promedios, determinación de máximos y mínimos, obtener resultados que dependen de condiciones, etc. El objetivo de este trabajo es dar a conocer algunas de las posibilidades que ofrece el procesador de textos Word para dar solución a problemas sencillos que requieren de la utilización de las tablas a partir del manejo de las funciones predeterminadas por el sistemas así como de otras definidas por el . Desarrollo. Cuando insertamos una tabla en Word esta se muestra en forma de cuadrículas, en las que están bien definidas las filas y columnas. Si necesitamos realizar cálculos con los datos contenidos en una tabla, debemos tener presente que no se deben utilizar en las fórmulas los números con los que queremos operar sino hacer referencia a las celdas de la tabla que los contienen. Para referirnos a las columnas en una tabla utilizamos las letras del alfabeto y para las filas números enteros como se muestra en el siguiente un ejemplo.

A

B

C

1 2 3 4 ¿Qué es una celda? Una celda es un espacio rectangular de una tabla capaz de contener un texto, un gráfico o un valor al que nos podemos referir por la intercepción de la columna y la fila que lo contiene. La tabla anterior está compuesta por 12 celdas, que no es más que el producto de las 4 filas y 3 columnas. ¿Qué referencias de celdas podemos realizar en la tabla anterior? En la tabla anterior quedan definidas las referencias de celdas siguientes: A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4. Las referencias de celdas en las tablas de Word siempre son absolutas. La tabla que se muestra a continuación presenta una estructura más compleja que la anterior, por lo que la referencia de celdas son las siguientes: A1 A2

B1 C1 D1 E1 F1 B2

C2

A3

B3

C3

Los valores numéricos que aparecen en una tabla pueden ser datos que el haya entrado directamente desde el teclado o el resultado obtenido al utilizar una función. Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos. Para hacer referencia a las celdas en las fórmulas, se usa una coma para separar las referencias a celdas individuales y dos puntos para separar la primera y la última celda de un rango, tal como se muestra a continuación. ¿Qué se entiende por rango? U n rango son dos o más celdas de una tabla. Estas celdas pueden ser consecutivas o no. Ejemplo de fórmulas que hacen referencia a celdas de una misma tabla. 34 12 25 22 31 45 32

6 9

2 34 7 65 2 9 64 36 21 2

12 10

7

9

11

5

4

33

En los ejemplos anteriores podemos observar que delante de cada una de las funciones aparece el signo = el cual significa que se va a introducir un campo fórmula. Para realizar cálculos en una tabla utilizando las funciones suministradas por el sistema debemos tener presente el siguiente procedimiento: Procedimiento #1. 1. 2. 3. 4.

Haga clic en la celda donde desea el resultado de la fórmula. Haga clic en el menú Tabla y luego en Fórmula... Si la fórmula que ofrece el sistema no es la deseada bórrela. Muy importante no puedes borrar el signo = Seleccione la función deseada en el cuadro Pegar Función y haga clic sobre ella. Introduzca el rango deseado como argumento de la función, tal como se indicó en los ejemplos anteriores. 5. Establezca un formato para el valor resultante a través del cuadro Formato de Número si así lo desea. 6. Haga clic en el botón Aceptar.

Usted también podrá insertar un campo fórmula a través del comando Campo... del menú insertar, con la diferencia que por esta vía no tenemos a nuestro alcance las funciones definidas por el sistema, por lo que debemos escribirlas directamente si somos capaces de recordar su nombre o construirla nosotros mismos. Algo que no podemos perder de vista en la aplicación del procedimiento #1 es que Word inserta el resultado del cálculo en forma de campo en la celda que haya seleccionado. Si cambia el valor de las celdas a las que se hace referencia en la fórmula aplicada, puede actualizarlo seleccionando la celda y presionando la tecla F9 o haciendo clic derecho y ejecutando la orden Actualizar campos del menú contextual. Veamos un ejemplo. En esta tabla se desea calcular el promedio de cada uno de los estudiantes en las asignaturas de Contabilidad e Informática. Los datos de las tres primeras columnas han sido entrados directamente desde el teclado, mientras que los valores de la columna promedio son el resultado de aplicar la función promedio.

Nombres y apellidos

Nota

Nota

Contabilidad Informática

Rodolfo Velázquez

5

4

Juan L. Fariñas

4

4

José Larramendi L

5

5

Lesbia López

3

3

Sergio Martínez

4

3

Promedio

Por ejemplo, para el primer estudiante el código del campo es {=Promedio(b2:c2)}. Para que usted pueda ver los códigos de los campos de la función aplicada pulse simultáneamente las teclas Alt + F9 y podrá observar que en lugar del valor obtenido por la función aparecerá el código del campo,. Para volver al valor de la función pulse nuevamente la combinación de teclas Alt + F9. Si la función que usted desea aplicar no se encuentra en el listado, usted podrá escribirla directamente borrando la función suministrada por el sistema pero siempre dejando el signo =, escriba la fórmula deseada por usted haciendo uso de las referencias de celdas necesarias y los operadores aritméticos o de relación necesarios. En un campo = (Fórmula) puede utilizar cualquier combinación de valores con los siguientes operadores matemáticos y relacionales. Operador +

Suma

-

Resta

*

Multiplicación

/

División

%

Porcentaje

^

Potencias y raíces

=

Igual a

<

Menor que

<=

Menor o igual que

>

Mayor que

>=

Mayor o igual que

<>

Distinto de

Referencia a celdas de otra tabla. Para hacer referencia a celdas de otra tabla identifique la tabla o la parte de donde desea tomar los valores con un marcador. ¿Qué es un marcador? Marcador: Un marcador es un elemento o una ubicación de un documento que se identifica y se le asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rápidamente a una ubicación específica, crear referencias cruzadas, marcar intervalos de páginas para entradas de índice, etcétera. Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números, pero no espacios. No obstante, puede utilizar el carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo, "Primera_tabla". Para crear un marcador aplique el siguiente procedimiento: Procedimiento #2 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione la tabla o una parte de ella para asignarle un marcador. Haga clic en el menú Insertar / Marcador... Escriba el nombre del marcador en la línea de entrada. Haga clic en el botón agregar para agregarlo a la lista de marcadores existente en el documento. Finalice haciendo clic en el botón cerrar o cancelar.

Veamos el siguiente ejemplo. La siguiente tabla contiene los nombres y las notas de un grupo de estudiantes Nombres y apellidos Nota Contabilidad Nota Informática Rodolfo Velázquez

5

4

Juan L. Fariñas

4

4

José Larramendi L

5

5

Lesbia López

3

3

Sergio Martínez

4

3

Se desea completar la siguiente tabla con el cálculo del promedio obtenido por estos estudiantes en las dos asignaturas. Nombres y apellidos

Promedio

Rodolfo Velázquez Juan L. Fariñas José Larramendi L Lesbia López Sergio Martínez La solución de esta problemática implica tener que hacer referencia a los datos de la primera tabla por lo que se hace necesario identificarla con un marcador. En este caso podemos seleccionar solamente los datos de la primera tabla que están en el rango b2:c6 e identificar estos por un marcador aplicando el procedimiento #2 descrito anteriormente el cual nombraremos por Tabla1. Para realizar los cálculos solo basta aplicar el procedimiento #1, pero teniendo en cuenta que una vez escogida la función mediante el cuadro pegar función lo primero que debe aparecer en el argumento de la función es el nombre del marcador y separado por un espacio el rango de los datos de la tabla #1 sobre los que se quiere aplicar la función. Por ejemplo, el promedio del estudiante Rodolfo Velázquez se obtiene al aplicar la fórmula siguiente: =Promedio(Tabla1 b2:c2) o también puede escribir la fórmula de la siguiente forma: =Promedio(Tabla1 b2,c2). De manera análoga se aplica esta fórmula para el resto de los estudiantes variando el rango. Si usted realiza cambios en los datos de la primera tabla puede ajustar los resultados de la segunda tabla seleccionando sus campos fórmulas y actualizando los mismos pulsando la tecla F9, Actualizar campos del menú contextual o activando la casilla de verificación para la opción de impresión Actualizar campos de la ficha imprimir del menú Herramientas/Opciones... Usted también podrá impedir que el promedio obtenido en la tabla #2 a partir de los datos de la tabla #1 pueda ser actualizado. Para lograr este fin proponemos dos alternativas: 1. Para desbloquear un campo y permitir su actualización, seleccione el campo y, a continuación, pulse la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + F11. 2. Bloqueando el campo: Para bloquear un campo e impedir que se realicen cambios en los resultados del campo, seleccione el campo y, a continuación, pulse las teclas CTRL + F11 3. Desvinculando el campo: Seleccione el campo y, a continuación, pulse la combinación de teclas CTRl + MAYÚS + F9. Una vez desvinculado un campo, el formato del resultado del campo actual es texto normal. Si más adelante desea actualizar la información, debe insertar el campo de nuevo.

Utilización de marcadores previamente definidos en el documento como parte del argumento de una función. El comando Asignar(Set) permite asignar al nombre de un marcador un texto, un número o el resultado de una expresión. El código de este campos es: { Asignar Marcador "Texto" } Marcador: Nombre del marcador que representará a la información. Texto: Información que representa el marcador. El texto debe ir entre comillas, aunque los números no las necesitan. La información también puede ser el resultado de un campo anidado. Los códigos de campo aparecen entre llaves ( { } ). Para mostrar los resultados de los códigos de campo, como los resultados de cálculos, oculte estos códigos. Haga clic en Opciones... del menú Herramientas, a continuación en la ficha Ver y, por último, desactive la casilla de verificación Códigos de campo. En cierto modo, los campos son como las fórmulas de Microsoft Excel, el código de campo corresponde a la fórmula y el resultado al valor que genera. No puede insertar llaves de campo escribiendo los caracteres desde el teclado. Los campos se insertan al utilizar comandos concretos, como el comando fecha y hora del menú Insertar, o bien cuando pulsa la combinación de teclas CTRL+F9 y escribe entre las llaves la información. Ejemplos: 1. {Asignar Resp "Respuesta Correcta"}, aquí se asigna al marcador Resp el texto Respuesta Correcta. 2. {Asignar PI 3.141592654 } o {SET PI "3.141592654" }, aquí se asigna al marcador PI el número 3.141592654, el cual puede escribirse entre comillas o no. Procedimiento para asignar un texto o un número a un marcador. Procedimiento #3 1. Ubique el cursor en el lugar del documento donde desea definir el código del campo Asignar. 2. Aplique la combinación de teclas Control + F9 para insertar un campo. Haga clic dentro de las llaves y escriba el código deseado como se indica en los ejemplos 1 y 2. 3. Aplique nuevamente la combinación de teclas Control + F9 para esconder el código. Al desaparecer el código escrito se mostrará el símbolo Ι, indicando que aquí hay un código de campo. También puede lograrlo aplicando la sugerencia dada en el párrafo señalado anteriormente con un rectángulo. Otra variante del procedimiento 3 es la siguiente. 1. Active el menú Insertar y haga clic en Campo... 2. Seleccione en la ventana de nombres de campos el nombre deseado. 3. Haga clic al lado del nombre de campo ingresado en la línea de entrada y escriba el nombre del marcador y el valor que desea asignar a este. 4. Haga clic en el botón Aceptar Veamos un ejemplo: Asignemos al marcador PI el valor 3.141592654 a través del nombre de campo Asignar. El código a obtener para este campo es: {SET Pi 3.141592654}. Apliquemos entonces el procedimiento #3 en cualquiera de sus variantes. Completemos ahora la siguiente tabla con el cálculo del volumen de un cilindro conocidos el radio y la altura. Recordemos que:

Como hemos asignado al marcador PI el número 3.141592654 ya podemos completar la columna para el cálculo del Volumen como se indica a continuación: Radio Altura

Volumen

1

2

6.283185307

3

4

113.0973355

Para la celda C2 el Código de campo es: {=PI*A2*A2*B2} Para la celda C3 el Código de campo es: {=PI*A3*A3*B3} No queremos finalizar sin dedicar un espacio para hablar del formato que se puede aplicar a los valores obtenidos de una función. Como ya expresamos anteriormente estos valores se insertan como campos en las tablas por lo debemos conocer cual es la estructura de un campo fórmula. La estructura de un campo fórmula es la siguiente: { = Fórmula [Marcador ] [\# Imagen-Numérica] } En este caso el marcador se encuentra entre corchetes que significa que es opcional. ¿Cuál es la función del parámetro [\# ]? Este parámetro (\#) permite especificar la forma en que se va a mostrar el resultado del cálculo (número de posiciones decimales, cómo mostrar números negativos, etc.) Veamos algunos ejemplos a partir de la siguiente tabla. 4.14207

4.134

4.14207

10.35106

10.323

10.35106

La celda A3 muestra espacios delante del número 14 en el resultado ya que el resultado en la parte entera espera 5 dígitos. Esto se debe a que se ha empleado un formato para el valor resultante al aplicar la función suma. A continuación mostramos la función aplicada acompañada del formato que se aplica al valor que se obtiene: {Suma(encima) \# #####.###} En la celda B3 el resultado posee un cero al final ya que se esperan 4 dígitos para la parte decimal y como solo tiene 3 dígitos de completa con un 0. A continuación mostramos la función aplicada acompañada del formato que se aplica al valor que se obtiene: {Suma(encima) \# "##.##00 pesos"} La celda C3 muestra 2 ceros delante del número14 en la parte entera debido a que se esperan 4 dígitos según el formato establecido y al final se completa con 2 ceros por la misma razón anterior. A continuación mostramos la función aplicada acompañada del formato que se aplica al valor que se obtiene: {Suma(encima) \# 0000.0000000) Tabla resumen de los elementos de Imagen numérica.

Para ver la tabla seleccione la opción "Descargar" del menú superior Nota: Utilice el símbolo decimal especificado en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del de control de Windows. Conclusiones. A manera de conclusiones deseamos plantear que hemos expuesto algunas facilidades que ofrece el procesador de textos Microsoft Word para realizar cálculos en las tablas a través del empleo de las funciones suministradas por el sistemas para este fin, así como la posibilidad de introducir otras que el sistema no prevé así como de expresar los resultados con un formato adecuado, lo cual permitirá que los s de este poderoso procesador de textos no tengan necesidad de recurrir al tabulador Excel para resolver problemas sencillos que sí pudieran tener solución con las tablas en Word, contribuyendo de esta forma a dar cumplimiento a una de las líneas de la enseñanza de la informática en cuanto a la selección correcta de una aplicación para dar solución a un problema.

VBA y libros Excel Cerrar libro Excel (guardar cambios) ActiveWorkbook.Close ActiveWorkbook.Close Savechanges:=True ActiveWorkbook.Close(True) Cerrar libro Excel (sin guardar cambios) ActiveWorkbook.Close(False) ActiveWorkbook.Close Savechanges:=False Cerrar libro Excel (variable, sin guardar cambios) Application.DisplayAlerts = False Windows(Libro_mayor).Close Application.DisplayAlerts = True

Abrir libro Excel (ruta fija) 60671

<pre lang="vb">Workbooks.Open FileName:="C:\Trabajo\Informe.xls"

Abrir libro Excel (diálogo) Msg = MsgBox("Elija archivo para abrir.", vbOKOnly, ("")) strArchivo = Application.GetOpenFilename On Error GoTo 99 Workbooks.OpenText Filename: = strArchivo If strArchivo = "" Then Exit Sub strArchivo = ActiveWindow.Caption 99: Exit sub Devolver nombre del libro Excel strNombre = ActiveSheet.Parent.FullName MsgBox ActiveWorkbook.FullName

Importar tabla Access a Excel Aquí explicamos cómo importar una tabla de una base de datos Access, a una hoja Excel. Esta maniobra también puede realizarse desde los menús del propio programa Access. ¿Pero qué pasa si tenemos que acceder a un archivo Access, y no tenemos el programa Access instalado? Entonces podemos recurrir al código VBA, y programar una macro. Además, esta importación tarda poquísimo – muy interesante si importamos muchas tablas al día. Código VBA Sub Importar_Access() 'dimensiones Dim datConnection As ADODB.Connection Dim recSet As ADODB.Recordset Dim strDB, strSQL As String Dim strTabla As String Dim lngTablas As Long Dim i As Long 'elegir uno de estas dos rutas al archivo Access strDB = ThisWorkbook.Path & "\" & "db.mdb" 'strDB = "C:\vba\db.mdb" 'si en otra carpeta 'nombre de la tabla del archivo Access strTabla = "salarios_2003" 'crear la conexión Set datConnection = New ADODB.Connection Set recSet = New ADODB.Recordset datConnection.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & _ "Data Source =" & strDB & ";" 'consulta SQL strSQL = "SELECT * FROM " & strTabla & "" recSet.Open strSQL, datConnection

'copiar datos a la hoja ActiveSheet.Cells(2, 1).CopyFromRecordset recSet 'copiar rótulos lngCampos = recSet.Fields.Count For i = 0 To lngCampos - 1 ActiveSheet.Cells(1, i + 1).Value = recSet.Fields(i).Name Next 'desconectar recSet.Close: Set recSet = Nothing datConnection.Close: Set datConnection = Nothing End Sub

Enviar hoja Excel por correo electrónico (Outlook etc.) Resumen

Este truco sirve para enviar una hoja Excel por mail, utilizando Outlook u otro sistema de correo instalado en el ordenador del . El código 'Jose Skraviuk 'ayudaexcel {at} yahoo.com.ar Sub Mail_ActiveSheet() Dim wb As Workbook Dim strdate As String Dim stEmail As String Application.ScreenUpdating = False strdate = Format(Now, "dd-mm-yy h-mm-ss") strEmail = "[email protected]" ActiveSheet.Copy Set wb = ActiveWorkbook With wb .SaveAs ThisWorkbook.Name & " " & strdate & ".xls" .SendMail strEmail, "Archivo Adjunto" .ChangeFileAccess xlReadOnly Kill .FullName .Close False End With Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Importar datos de Outlook a Excel Con VBA de Excel podemos ar con Outlook para devolver datos. En este ejemplo vamos a importar algunos datos de los os. Objetos utilizados Para ar con Outlook desde Excel podemos utilizar el objeto GetNameSpace de la MAPI – Messaging Application Programming Interface. Luego, el método GetDefaultFolder nos deja acceder a las carpetas de Outlook, por ejemplo el de los os.

Parámetro

Carpeta

3

Deleted Items (Elementos elimindos)

4

Outbox (Bandeja de salida)

5

Sent Items (Elementos enviados)

6

Inbox (Bandeja de entrada)

9

Calendar (Calendario)

10

s (os)

11

Journal (Diario)

12

Notes (Notas)

13

Tasks (Tareas)

16

Drafts (Borrador)

El código Sub Importaros() Dim olApp As Outlook.Application Dim ols As Outlook.MAPIFolder Dim ol As Outlook.Item

Dim i As Integer Set olApp = New Outlook.Application Set ols = _ olApp.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolders) 'rotulos Cells(1, 1) = "Nombre" Cells(1, 2) = "E-mail" Cells(1, 3) = "Título" Cells(1, 4) = "Empresa" Cells(1, 5) = "Tel (casa)" Cells(1, 6) = "Tel (móbil)" Cells(1, 7) = "Tel (trabajo)" Cells(1, 8) = "Fax (trabajo)" Cells(1, 9) = "Dir. (empresa)" Cells(1, 10) = "Postal (empresa)" Cells(1, 11) = "Ciudad (empresa)" Cells(1, 12) = "País (empresa)" Cells(1, 13) = "Dir. (casa)" Cells(1, 14) = "Postal (casa)" Cells(1, 15) = "Ciudad (casa)" Cells(1, 16) = "País (Casa)" 'importar items For i = 2 To ols.Items.Count If TypeOf ols.Items.Item(i) Is _Outlook.Item Then Set ol = ols.Items.Item(i) Cells(i, 1) = ol.FullName Cells(i, 2) = ol.Email1Address Cells(i, 3) = ol.JobTitle Cells(i, 4) = ol.CompanyName Cells(i, 5) = ol.HomeTelephoneNumber Cells(i, 6) = ol.MobileTelephoneNumber Cells(i, 7) = ol.BusinessTelephoneNumber Cells(i, 8) = ol.BusinessFaxNumber Cells(i, 9) = ol.BusinessAddressStreet Cells(i, 10) = ol.BusinessAddressPostalCode Cells(i, 11) = ol.BusinessAddressCity Cells(i, 12) = ol.BusinessAddressCountry Cells(i, 13) = ol.HomeAddressStreet Cells(i, 14) = ol.HomeAddressPostalCode Cells(i, 15) = ol.HomeAddressCity Cells(i, 16) = ol.HomeAddressCountry End If Next 'eliminar variables de los objetos Set ol = Nothing Set ols = Nothing Set olApp = Nothing 'ordenar lista por Nombre Cells.Sort Key1:=Range("A2"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess

End Sub Aplicar colores mediante formulas en Excel. En la condicion 1 selecciona "valor de la celda" despues selecciona "es igual a" y en el tercer recuadro escribe "CORRECTO" posteriormente selecciona "formato" y selecciona la pestaña "trama" y selcciona en este caso el color rojo , después selecciona "Agregar>>" y te aparecera la condición 2, selecciona "valor de la celda" despues selecciona "es igual a" y en el tercer recuadro escribe "INCORRECTO" posteriormente selecciona "formato" y selecciona la pestaña "trama" y selcciona en este caso el color "amarillo". con estas dos condicionales ya tienes lista tu celda con señalamiento de colores y para efectos de que la hoja de cálculo decida entonces tienes que poner la siguiente fórmula: =SI(A1=1,"CORRECTO",SI(A1=2,"INCORRECT… "0)) esto aplica para una sola celda pero no necesitaras mas que copiarla en cualquier otras celdas de la misma columna D ( siguiendo el ejemplo que tu pusiste). =SI(A1=1,"CORRECTO","INCORRECTO"), y para cambie de color te vas a menu "Formato", buscas "formato condicional" y ahi defines si el valor es igual a "INCORRECTO", en el boton "formato" pones que te de el color rojo por ejemplo, espero te sirva

2007/08/17 Como colorear celdas automaticamente en excel Etiquetas. microsoft, programas, tutorial

¿Cuantas veces te pasó que quisiste colorear una celda en excel de un color dependiendo si tenia mas que un valor y de otro color si tenia otro valor? ¿Alguna vez quisiste saber inmediatamente si un valor es bueno o malo al solo actualizar una planilla? ¡Este truco de Microsoft Excel es tu solución!

Para colorear una celda según su valor y ponerle el color que quieras, y que esto se actualice automáticamente, solo hay que seguir los siguientes pasos: 1) Necesitas tener una planilla de excel, puede ser de la complicación que quieras, para este ejemplo tomamos una muy simple:

2) En segundo lugar tenes que seleccionar las celdas a las que les vas a aplicar el coloreado automático, en el caso que tengas una planilla que crezca indefinidamente podes optar por seleccionar toda la columna. Para este ejemplo seleccioné toda la columna.

Selección de columnas finitas

Selección de toda la columna 3) Luego tenes que ir al menú Formato -> Formato Condicional

4) Se va a abrir una nueva ventana que te va a permitir entre dos opciones, "Valor de Celda" o " Fórmula" Valor de celda te permite elegir un rango de valores entre los que va a estar una celda, pero en el caso que quieras tener una condición que depende de otras celdas, por ejemplo, la diferencia entre dos celdas, es bueno tener a mano la posibilidad de agregar formulas de la complejidad que queramos:

5) Veamos el caso de una formula, usamos la formula SI que es un condicional, el formato es super simple: =SI(condición;valor devuelto ok; valor devuelto no ok) Donde condición es una ecuación, en el caso de ejemplo decimos que si la celda B1 es mayor que cinco (5), entonces devuelve VERDADERO, sino devuelve FALSO.

La ecuación es así: =SI(B1>5;VERDADERO;FALSO)

Como puede funcionar algo así? es simple, al poner B1, que en el caso de ejemplo es la primer celda seleccionada, Excel automaticamente varía la función para cada celda, por ejemplo la celda B7 va a tener una ecuación: =SI(B7>5;VERDADERO;FALSO)

Si hubieras seleccionado solamente las celdas con valores:

Habrías visto un comportamiento diferente según lo que pusieras:

Poniendo B1

Como veras, hay valores menores que cinco (5) marcados!, esto pasa porque si pones B1 y tu selección empieza en B2, B2 va a tener la formula: =SI(B1>5;VERDADERO;FALSO) y B7 tendría la formula: =SI(B8>5;VERDADERO;FALSO)

¿Se entiende? 6) Para terminar, vas a poder agregar hasta tres condiciones diferentes para tres colores y formulas diferentes, en este ejemplo, si el valor de B esta entre 5 y 10, se pone amarillo, si es mayor que 10, se pone verde.

Fijate como cambio la formula de arriba para que no pise la de abajo (ya que 10 es mayor que 5 y cumple la primer formula siempre) El resultado final es así:

¿Y si quiero aplicar el formato por columna para todo la hoja como hago? Simple! Excel toma los nombres de celdas con un símbolo de "$" previo a ellos como inamovibles, o sea, si tenes la función =SI($B$8>5;VERDADERO;FALSO) Todas las planillas seleccionadas van a usar el mismo valor, por lo tanto, si queres que la planilla de ejemplo marque toda la linea como amarilla si B es mayor que 5, tenes que: a) Seleccionar todo el libro b) En la formula escribir: =SI($B1>5;VERDADERO;FALSO) Con el $B lo que decís es "siempre mirar la columna B para los valores, no usar ni A ni ninguna otra, no importa que columna estés)

Funciones Lógicas Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0

(cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. Observaciones 

Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos citados a continuación.



Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.



Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.



Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basados en una condición. Por ejemplo, para contar el número de apariciones de una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI. Obtenga información sobre cómo calcular un valor basado en una condición.

Ejemplos En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido". SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lógica será VERDADERO y se calculará el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una cadena de texto vacía ("") que borrará el contenido de la celda que contenga la función SI. SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"") Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos períodos: 900 $; 900 $; 925 $. Con las siguientes fórmulas puede escribir una fórmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto: SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido" SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar" Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el nombre Promedio.

Si Promedio es

La función devuelve

Mayor que 89

A

De 80 a 89

B

De 70 a 79

C

De 60 a 69

D

Menor que 60

F

Se podría utilizar la siguiente función anidada SI: IF(AverageScore>89,"A",IF(AverageScore>79,"B", IF(AverageScore>69,"C",IF(AverageScore>59,"D","F")))) En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente. Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Valor_lógico1;valor_lógico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. 

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.



Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se pasan por alto.



Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!

Ejemplos Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es igual a FALSO

Si B4 contiene un número entre 1 y 100, entonces: Y(1
Los argumentos deben ser valores lógicos como VERDADERO O FALSO, o matrices o referencias que contengan valores lógicos.



Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.



Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR!



Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR en Microsoft Excel para Windows o +INTRO en Microsoft Excel para Macintosh.

Ejemplos O(VERDADERO) es igual a VERDADERO O(1+1=1;2+2=5) es igual a FALSO Si el rango A1:A3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: O(A1:A3) es igual a VERDADERO Vea también el ejemplo de la función IGUAL. NO

Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico. Sintaxis NO(valor_lógico) Valor_lógico es un valor o expresión que se puede evaluar como VERDADERO o FALSO. Si valor_lógico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lógico es VERDADERO, NO devuelve FALSO. Ejemplos NO(FALSO) es igual a VERDADERO NO(1+1=2) es igual a FALSO VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO. Sintaxis VERDADERO( ) Observaciones El valor VERDADERO puede introducirse directamente en las celdas y fórmulas sin necesidad de usar esta función. La función VERDADERO se proporciona principalmente por su compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo. FALSO Devuelve el valor lógico FALSO. Sintaxis FALSO( ) Observación También puede escribir la palabra FALSO directamente en la hoja de cálculo o en la fórmula y Microsoft Excel la interpreta como el valor lógico FALSO. IGUAL Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce mayúsculas y minúsculas, pero pasa por alto las diferencias de formato. Use IGUAL para comprobar el texto que introduce en un documento. Sintaxis IGUAL(texto1;texto2)

Texto1 es la primera cadena de texto, entre comillas. Texto2 es la segunda cadena de texto, entre comillas. Ejemplos IGUAL("palabra";"palabra") es igual a VERDADERO IGUAL("Palabra";"palabra") es igual a FALSO IGUAL("palabra";"palabra") es igual a FALSO Para asegurarse de que el valor introducido por el coincide con un valor en un rango, escriba la siguiente fórmula como una matriz en una celda. Para introducir una fórmula matriz, presione las teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR (en Microsoft Excel para Windows) o +INTRO (en Microsoft Excel para Macintosh). El nombre ValorPrueba es la referencia de una celda que contiene un valor introducido por el ; el nombre CompararRango es la referencia de la lista de valores de texto que se verificará. {=OR(EXACT(TestValue, CompareRange))}

Funciones lógicas: Y, O. Ejemplo SI anidado 14 de November de 2009 |

Autor: Excelman

NIVEL: INTERMEDIO Descargar archivo de ejemplo. Varias veces necesitamos comparar dos valores y tomar una decisión. A veces con que se cumpla una condición es suficiente. A veces necesitamos que se cumplan las dos condiciones. Recordando las tablas de lógica del secundario (Tenía razón el profesor! para algo servían!), tenemos la comparación con “Y” y con “O”. Ambas son intuitivas: “Y” implica que ambas condiciones se cumplan. “O”, que puede ser una u otra. A modo de de recordatorio, estas son las tablas:

FUNCIÓN Y(valor_lógico 1;valor_lógico_2) Esta función tiene solo dos argumentos (lógicos) y los compara. Solamente devuelve VERDADERO si ambas condiciones se cumplen. Ejemplos:   

Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO Y(2<1;3>2) devuelve FALSO Y(2<1;3<2) devueve FALSO

FUNCIÓN O(valor_lógico 1;valor_lógico_2) Esta función tiene solo dos argumentos (lógicos) y los compara. Devuelve VERDADERO al menos una de las dos condiciones se cumple. Ejemplo2:   

O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO O(2<1;3<2) devueve FALSO

Vamos a ver un ejemplo práctico. Dada una lista de vendedores, queremos asignarle la comisión de ventas que le corresponde según dos criterios:

 

El nivel de ventas supera el objetivo. El precio promedio de las ventas supera cierto valor.

Si solo cumple uno de los objetivos, el vendedor tendrá un 5% de comisión, mientras que si supera ambos, se llevará un 15%. Por el contrario, si no alcanza al menos uno, no se lleva comisión.

Redactado en palabras: SI las Ventas > Objetivo Y Precio> Objetivo, entonces corresponde 15%; de lo contrario, SI supera el objetivo de venta O el de precio, corresponde 5%. SI no cumple ninguno, entonces la comisión es 0%. Vemos que no solo tenemos las funciones Y y O, sino distintas comparaciones usando SI (para ver una descripción de la función SI, ir acá). Sin embargo, vemos que tenemos varios SI que dependientes entre sí. Esto se llaman SI anidados. Recordemos la estructura de la función SI: SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso) En la columna D, debemos ingresar las fórmula que nos ayude a determinar la comisión que corresponda.

Para esto, vamos a armar la armar la fórmula para la celda D7 siguiendo el esquema de arriba. Lo primero que debemos resolver es si se cumplen las DOS condiciones (el primer cuadro azul del diagrama) 

Y(B7>$C$1;C7>$C$2)

o o o o

B7: Ventas del vendedor AAAAA $C$1: Objetivos de ventas (referencias fijas porque no cambiapara los distintos vendedores) C7: Precio promedio vendedor. $C$2: Objetivos de precio.

Ya tenemos la primera parte de la función: SI(se cumplen ambas condiciones; 15% de comisión(valor_si_verdadero); $C$1;C7>$C$2);$C$4; ) [1] Ahora debemos armar la parte de la derecha del diagrama, cuando NO se cumplen ambas condiciones. 

O(B7>$C$1;C7>$C$2)

Si la función da verdadero, corresponde el segundo nivel de comisión (que definimos en la celda C3). La única forma en que la evaluación da FALSO, es si ninguna de las condiciones se cumple. Por lo tanto, corresponde 0% de comisión. =SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%) [2] Al incluir esta última fórmula en la fórmula [1], tenemos para la celda D7: =SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%)) Vista así, es muy difícil de entender. Espero que al haberla armado por etapas, sea más fácil de comprender.