Sistemas De Pólizas 3k5656

SISTEMAS DE PÓLIZAS OBJETIVO DE LA UNIDAD: Elaborará un proyecto de la organización contable de una empresa comercial mediante el análisis e identificación del procedimiento de pólizas de diario y caja, y le procedimiento de pólizas de diario, entrada y salida de caja, a fin de integrar el proceso contable, mostrando actitudes de responsabilidad, respeto, perseverancia y de colaboración ante el grupo y profesor CONTENIDO I. Introducción II. Procedimiento de pólizas único 1.- Historia III. Procedimiento de Pólizas de diario y caja 1- Forma y rayado de las pólizas 2.- Clasificación de operaciones a) Simples b) Compuestas 3.- Registro de pólizas de diario y caja 4.- Ventajas y desventajas IV. Procedimiento de pólizas de diario, entradas y salidas de caja 1.- Forma y rayado de pólizas 2.- Clasificación de operaciones a) Simples b) Compuestas 3.- Ventajas y desventajas 4.- Registro de pólizas con documentos fuente I. Introducción POLIZA Documento de carácter interno en la que se registran las operaciones realizadas por una entidad adjunto al comprobante o documento fuente. Las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica principal que permite mayor división del trabajo: a. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa, no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales b. Conforme se van celebrando las operaciones se registran indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada c. En las pólizas deberán anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de crédito a las cuentas correspondientes y se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

d. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. e. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general. f. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros. Existen 3 procedimientos para el registro de pólizas: Procedimiento de pólizas único En el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario. Procedimiento de pólizas de diario y caja Este sistema tiene por base la misma que la anterior para el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario. Procedimiento de pólizas de diario, entradas de caja y salidas de caja Este sistema tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiado para el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario. Ventajas: 1. Mayor división del trabajo. 2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables. 3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas. Desventajas: 1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas. 2. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado. II. PROCEDIMIENTO DE POLIZAS DE DIARIO UNICO Como ya se comento este sistema solo acepta un tipo de póliza que es la de diario se lleva a cabo por día y se colocan todas las transacciones efectuadas ahí, ya sea ingreso o egreso de dinero y los eventos que no se recibe ni da efectivo. Para entender mejor se anexa la siguiente gráfica:

MAYORES

POLIZA DE

DIARIO

AUXILIARES

DIARIO

GENERAL

MAYOR

ESTADOS FINANCIEROS

La forma de la póliza de diario es la siguiente: FECHA DE ELABORACION 01 DE ENERO 2008 Cuenta Concepto 1101 Caja Entradas de dinero en efectivo 4101 Ventas Descuentos sobre ventas 1102 Bancos Bancomer, S.A. 1104 Clientes Jorge Antonio García 1103 Almacén Compra s/fact 7586 6101 Gastos de venta Publicidad s/fact 8791 2101 Documentos por pagar Letra 35 Sr Manuel Moreno 5101 Costo de venta Costo de mercancías vendidas 6102 Gastos de on Renta oficina s/recibo 015 1107 Iva acreditable 15% de transacciones 1101 Caja Salidas de efectivo 4101 Ventas Ventas s/fact 251,252,253 2101 Proveedores Casa Jose fact compra 13 1102 Bancos Bancomer, S.A. 1103 Almacén Salida mercancia s/fact 251,252 1105 Documentos por cobrar Letra 35 Sr Emilio Cruz 1104 Clientes Romero Anaya a cta 2106 Iva por pagar 15 % de las transacciones

Debe $11,000.00 $

Haber

240.00

$21,424.00 $11,500.00 $ 7,500.00 $ 4,000.00 $ 3,000.00 $13,000.00 $ 2,500.00 $ 2,100.00 $ 7,600.00 $18,000.00 $ 8,625.00 $13,875.00 $13,000.00 $ 3,500.00 $ 9,000.00 $ 2,664.00 $76,264.00

$76,264.00

HECHA

REVISADA

AUTORIZADA

_____________

______________

______________

II. PROCEDIMIENTO DE POLIZAS DE DIARIO Y CAJA

Este sistema tiene por base la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario esto es:

REGISTRO POLIZA DE

POLIZA DE

DIARIO

DIARIO

MAYORES

DIARIO

AUXILIARES

MAYOR

GENERAL REGISTRO POLIZA DE

POLIZA DE

CAJA

CAJA

Póliza de diario: En esta clase de póliza, se deben anotar operaciones que no causen movimiento de dinero efectivo, tales como compras y ventas a crédito, depreciaciones y amortizaciones, etc Póliza de caja: En esta clase de póliza, se debe anotar exclusivamente operaciones que originen entradas y salidas de efectivo, ejemplo compras y ventas al contado, abonos recibidos por clientes, pago de gastos en efectivo, etc. 1.-Forma y rayado de pólizas El rayado y la forma de la póliza se puede llevar a cabo de diferentes maneras dependiendo de las normas y procedimientos de la compañía, pero debe tener ciertos criterios generalizados los cuales son básicos siendo los siguientes: 1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate. 2. El nombre de la póliza. 3. El numero de la misma. 4. Columna para la fecha de operación. 5. Espacio de redacción para anotar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento. 6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos. 7. Los resultados en ambas columnas 8. La redacción de las transacciones contenidas en la póliza 9. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes: a. La persona que la hizo, b. La persona que la reviso, y c. La que autorizo.

LA MERCANTIL, S.A. FABRICA DE ROPA PÓLIZA DE CAJA FECHA

4 de Octubre de 2007

Num 66

ESTADOS

FINANCIEROS

Cuenta

Concepto

1103 Almacén

Debe $

7,500.00

$

1,125.00

$

27,600.00

$

18,000.00

Haber

Compra s/fact 7586 1107 Iva acreditable 15% de transacciones 1102 Bancos Bancomer, S.A. 5101 Costo de venta Costo de mercancías vendidas 1102 Bancos

$

8,625.00

$

24,000.00

$

3,600.00

$

18,000.00

$

54,225.00

Bancomer, S.A. 4101 Ventas Ventas s/fact 251,252 2106 Iva por pagar 15 % de las transacciones 1103 Almacén Salida mercancia s/fact 251,252 $

54,225.00

Entradas y salidas del dinero del dia de hoy HECHA

REVISADA

AUTORIZADA

_____________

______________

______________

2.- Clasificación de operaciones Se clasifican en dos grupos: Operaciones Simples: Son las que solamente afectan a una sola clase de póliza, son aquellas en donde se efectúa una sola clase de transacción ya sea todo efectivo o no efectivo Operaciones compuestas: Son las que afectan al mismo tiempo dos clases de pólizas, es decir parte en efectivo y parte en forma distinta al efectivo, por medio de cuentas puente. 3.- Registro de pólizas Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro, en este caso se deben llevar 2 registros uno de diario y otro de caja. La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada. Con respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando se registra, en orden progresivo de acuerdo al tipo de póliza. Al final del periodo de concentración deberán obtenerse las sumas de cada una de las columnas de valores del rayado, así como también realizar un asiento de concentración Se anexa un ejemplo del registro:

Tanto el registro de pólizas de caja como el de pólizas de diario, producen periódicamente un asiento de concentración al diario general en los siguientes términos:

LA MERCANTIL, S.A. FABRICA DE ROPA DIARIO GENERAL

-------------------------------------4 de Octubre de 2007--------------------------------------Cuenta Concepto 1101 Caja 4101 Ventas 1102 Bancos 1104 Clientes 1103 Almacén 6101 Gastos de venta 2101 Documentos por pagar 5101 Costo de venta 6102 Gastos de on 1107 Iva acreditable 1101 Caja 4101 Ventas 2101 Proveedores 1102 Bancos 1103 Almacén 1105 Documentos por cobrar 1104 Clientes

Debe $11,000.00 $ 240.00 $21,424.00 $11,500.00 $ 7,500.00 $ 4,000.00 $ 3,000.00 $13,000.00 $ 2,500.00 $ 2,100.00

Haber

$ 7,600.00 $18,000.00 $ 8,625.00 $13,875.00 $13,000.00 $ 3,500.00 $ 9,000.00 $76,264.00 $73,600.00 Concentración procedente del folio 16 del registro de pólizas de caja 4.- Ventajas y desventajas Ventajas a) La división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a la preparación de las pólizas, debido a la clasificación que se hace de las operaciones en los dos grupos en que se basa este sistema. b) Permite llevar un archivo completo de todos sus comprobantes, lo que facilitará cualquier investigación que tuviere que hacer. c) Permite un control más efectivo, de parte de los es o gerentes, sobre las causas que dieron origen al mismo. Desventajas a) Por utilizar dos tipos de póliza puede cometerse el error de usar equivocadamente una en un lugar de otra. b) Se requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento de contabilidad.

III. PROCEDIMIENTO DE POLIZAS DE DIARIO Y DE ENTRADAS Y SALIDAS DE CAJA La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; y la otra, a las salidas.

Las pólizas que se emplean son las siguientes: Póliza de diario: Se registran aquellas situaciones u operaciones en las cuales no se recibe ni se recibe ni se entrega dinero.  Aplicación por depreciación y amortizaciones  Creación de algún pasivo  Compra a crédito de mercancías  Mercancía destruida  Realización de ventas a crédito Póliza de entrada de caja (Ingreso): Se registran todas aquellas operaciones donde se recibe dinero  Cobro a cliente  Cobro de pagaré  Cobro por ventas al contado  Cobro a deudor  Cobro por descuento de documentos Póliza de salida de caja (Egreso): Se registran aquellas operaciones en las cuales se entrega dinero  Pago de gastos(luz, teléfono, papelería, etc.,)  Pago de sueldos  Pago de impuestos  Pago por compra de Activo fijo  Compra al contado  Pago por alguna letra de cambio Debido a la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres registros.

POLIZA DE

DIARIO

MAYORES

POLIZA DE

DIARIO

AUXILIARES

ENTRADA

GENERAL

MAYOR

ESTADOS FINANCIEROS

POLIZA DE SALIDA

1.-Forma y rayado de pólizas El rayado y la forma de la póliza se puede llevar a cabo de diferentes maneras dependiendo de las normas y procedimientos de la compañía, pero debe tener ciertos criterios generalizados los cuales son básicos siendo los siguientes: 1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.

2. El nombre de la póliza. 3. El numero de la misma. 4. Columna para la fecha de operación.

5. Espacio de redacción para anotar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento. 6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos. 7. Los resultados en ambas columnas 8. La redacción de las transacciones contenidas en la póliza 9. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes: a. La persona que la hizo b. La persona que la reviso c. La que autorizo. LA MERCANTIL, S.A. FABRICA DE ROPA POLIZA DE SALIDA DE CAJA FECHA

4 de Octubre de 2007

Cuenta

Concepto

Num 64 Debe

1103 Almacén

$

7,500.00

$

1,125.00

Haber

Compra s/fact 7586 1107 Iva acreditable 15% de transacciones 1102 Bancos

$

8,625.00

$

8,625.00

Bancomer, S.A. $

8,625.00

Fact 7586 de la Comercial Internacional contado riguroso LA MERCANTIL, S.A. FABRICA DE ROPA POLIZA DE ENTRADA DE CAJA FECHA

4 de Octubre de 2007

Cuenta 1102 Bancos

Num 64

Concepto $

Debe 27,600.00

$

18,000.00

Haber

Bancomer, S.A. 5101 Costo de venta Costo de mercancías vendidas 4101 Ventas

$

24,000.00

$

3,600.00

$

18,000.00

$

45,600.00

Ventas s/fact 251,252 2106 Iva por pagar 15 % de las transacciones 1103 Almacén Salida mercancia s/fact 251,252 $ Fact 251,252 ventasa clientes varios contado riguroso HECHA

REVISADA

AUTORIZADA

_____________

______________

______________

2.- Clasificación de operaciones

45,600.00

Se clasifican en dos grupos: Operaciones Simples: Son las que solamente afectan a una sola clase de póliza, son aquellas en donde se efectúa una sola clase de transacción ya sea todo efectivo o no efectivo Operaciones compuestas: Son las que afectan al mismo tiempo dos clases de pólizas, es decir parte en efectivo y parte en forma distinta al efectivo, por medio de cuentas puente. 3.- Ventajas y desventajas Ventajas: a) Se puede ejercer un control más eficaz sobre ingresos y egresos en efectivo, debido a que estas operaciones quedan asentadas en pólizas especiales, distintas unas de otras. b) Permite que el registro de las operaciones se realice con más rapidez c) No permite que en la caja de la empresa se acumulen importantes sumas de dinero. d) Evita salidas de fondos por pagos que no estén previamente autorizados y revisados. e) Los cheques expedidos, las copias de los mismos, las fichas de depósito, sirven de comprobantes para cualquier aclaración o reclamo. Desventajas a) Más susceptibilidad al error. b) Se requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento de contabilidad. 4.- Registro de pólizas con documentos fuente OBSERVACIONES IMPORTANTES FUNCIONAMIENTO También es una practica bastante generalizada la de imprimir las pólizas en papel de color diferente, con el objeto de que, s simple vista, se pueda distinguir la naturaleza de cada una de ellas. Registrada la póliza, se guardará en el archivo, juntando todas las que correspondan a un determinado mes y ordenándolas por número progresivo. Cuando la contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares, es recomendable, cada vez que se haga una póliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de ella al carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados que llevan los auxiliares y facilitarles, en esa forma, el registro oportuno de las operaciones BIBLIOGRAFIA LARA FLORES, ELIAS. SEGUNDO CURSO DE CONTABILIDAD 15A. EDICION, MEXICO, TRILLAS. 2000 ELIZONDO

LOPEZ, ARTURO. PROCESO CONTABLE I, FUNDAMENTAL. 2A. EDICION, MEXICO, ECAFSA, 2000

CONTABILIDAD II SISTEMAS MANUALES DE REGISTRO TRILLAS

CONTABILIDAD