Inventarios 5t501y
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INTRODUCCION
En el presente trabajo se desarrolla la materialidad en una auditoria la cual debe de tener información que aparece en los estados financieros, esta información deberá de mostrar los aspectos importantes de la entidad que fueron reconocidos contablemente y la información tendrá importancia relativa si existe el riesgo de que su omisión o presentación errónea afecte la percepción de los s generales en relación con su toma de decisiones.
Así mismo se detalla la evaluación del riesgo la cual se encuentra dentro de la NIA 400. Y en base a esta norma el auditor desde el momento que procesa su propuesta queda expuesto a los riesgos. Por lo que el auditor debe estar preparado para identificar, manejar y minimizar estos riesgos que se corren para que no sean de tal magnitud que lo afecten y mermen su profesionalismo.
Otro de los aspectos que se explican en el presente trabajo es el proceso para la toma por parte del auditor de un inventario físico, el cual es utilizado para las pruebas que se realizan en los papeles de trabajo al momento de trabajar el área de inventarios en su auditoria.
También se incluye dentro del presente trabajo un ejemplo de un manual con procedimientos para la plantación y ejecución del inventario físico en una empresa.
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I. MATERIALIDAD DE AUDITORIA La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad que fueron reconocidos contablemente. La información tiene importancia relativa si existe el riesgo de que su omisión o presentación errónea afecte la percepción de los s generales en relación con su toma de decisiones. Por consiguiente, existe poca importancia
relativa en aquellas
circunstancias en las que los sucesos son triviales.
Aunque el marco conceptual de información financiera menciona a la importancia relativa en diferentes términos, para efectos de las normas de auditoría, la materialidad se explica, en general, como:
a. Los
errores,
incluyendo
omisiones,
se
consideran
importantes
si,
individualmente o en forma acumulada, podrían de manera razonable influir sobre las decisiones económicas que los s toman, basadas en los estados financieros. b. Los juicios acerca de la importancia relativa son hechos a la luz de las circunstancias que rodean a los estados financieros y se ve afectada por el tamaño o la naturaleza de un error, o una combinación de ambos. c. Los juicios sobre asuntos que son importantes, para los s de los estados financieros, se basan en considerar las necesidades comunes de información financiera por parte de los s. El posible efecto de errores no se considera en función de s individuales específicos, cuyas necesidades pueden variar ampliamente.
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Las normas de auditoría requieren la determinación de: I.
La materialidad para los estados financieros tomados en su conjunto;
II.
La materialidad al nivel o niveles de clases particulares de transacciones, saldos o revelaciones.
III.
Un monto o montos inferiores al nivel de materialidad para evaluar los efectos de los riesgos de errores materiales y el diseño de procedimientos de auditoría que responda a esos riesgos evaluados. A. Materialidad para los estados financieros tomados en su conjunto El auditor determina la materialidad para los estados financieros tomados en su conjunto para propósitos de determinar la naturaleza y el alcance de los procedimientos de evaluación de riesgos, identificar y evaluar los riesgos de errores materiales, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría. Para determinar la materialidad, el auditor utiliza dos juicios críticos de auditoría: 1. seleccionar un benchmark 2. determinar un porcentaje de medida razonable. 1) Benchmark para determinar la materialidad Con frecuencia se aplica un porcentaje de benchmark como punto de partida en la determinación de la materialidad de los estados financieros tomados en su conjunto. Los factores que pueden afectar la identificación de un benchmark adecuado pudieran ser los siguientes: •
Los elementos de los estados financieros (activos, pasivos, capital, ingresos, gastos).
2
•
Las partidas sobre las cuales los s de los estados financieros de la entidad desean centrar su atención.
•
La naturaleza y el ambiente económico en que opera la entidad.
•
La estructura accionaria de la entidad y la forma de cómo se financia.
•
La volatilidad relativa del benchmark.
Algunos ejemplos en la selección apropiada de un benchmark son los siguientes: •
Las entidades comerciales que operan en circunstancias normales, utilidad antes de impuestos.
•
Las entidades con utilidades variables, utilidades normales antes de impuestos. Las utilidades antes de impuestos deben normalizarse tomando un promedio de los últimos años (por lo menos los últimos tres), considerando excluir los ajustes por partidas inusuales o no recurrentes.
•
Las entidades que reportan pérdidas, utilidades normales antes de impuestos. Una consideración importante, en este caso, es la composición real de las pérdidas. Si las pérdidas son atribuibles a elementos no recurrentes o inusuales, así como la pérdida por deterioro, estas partidas deben ser excluidas para la normalización de las utilidades. Cuando se obtienen pérdidas de operación y se espera que continúen por un periodo prolongado (por ejemplo, el inicio de operaciones, la disminución de operaciones de la industria), hay que considerar usar el benchmark de ingresos totales o activos totales.
2) Porcentaje de medida razonable Después de que el auditor selecciona el benchmark adecuado, debe determinar un porcentaje de medida razonable para aplicarlo a éste. Diversos libros de auditoría proporcionan ejemplos de porcentajes de medición comúnmente usados en la práctica. La siguiente tabla presenta rangos de porcentajes de medida razonable que comúnmente se utilizan.
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Al considerar qué porcentajes de medida razonable se van a utilizar también se consideran factores como: Las expectativas del . Una medida común de materialidad es de 5 a 10%, considerando las percepciones o necesidades de los s cuando su énfasis es hacia las utilidades reportadas. Las medidas de materialidad de años anteriores. Los juicios de materialidad de años anteriores pueden ser útiles cuando las condiciones de las entidades son generalmente las mismas. Las otras medidas de materialidad. Otras medidas podrían reflejar los estándares de la industria tales como el benchmark del retorno de inversión. El concepto de materialidad de la entidad. El punto de vista de la istración de una entidad sobre la materialidad puede proporcionar información que ayude al hacer la evaluación. Los trabajos con riesgo. Los porcentajes más bajos de intervalos suelen ser seleccionados para entidades identificadas que representan mayor riesgo.
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Para ejemplificar lo anterior, el uso de 0.5% del total de los ingresos de una entidad con $2,000 de ingresos daría lugar a una materialidad de la planeación de $10. Puede ser poco probable que $10 afecte a un en la toma de decisiones sobre los estados financieros. En consecuencia, puede ser más apropiado en esta situación, utilizar un porcentaje de medida razonable sobre el límite superior de la tabla. B. Materialidad de ejecución La materialidad de ejecución significa cantidades menores que la materialidad, determinadas para los estados financieros tomados en su conjunto, con objeto de reducir a un nivel adecuadamente bajo la probabilidad de que el total de errores no corregidos y no detectados exceda la materialidad para los estados financieros en su conjunto. La materialidad de ejecución también es aplicable para el nivel o niveles de clases particulares de transacciones, saldos o revelaciones. Si se lleva a cabo la planeación de una auditoría sólo para detectar en forma individual errores materiales pasaría por alto el hecho de que la suma de errores no materiales en forma individual, pueda causar que los estados financieros resulten materialmente erróneos y no deje margen para posibles errores no detectados, por lo tanto, la materialidad de ejecución se establece para reducirá un nivel adecuadamente bajo la probabilidad de que el total de errores no corregidos y no detectados en los estados financieros, exceda la materialidad de los estados financieros tomados en su conjunto. La determinación de la materialidad de ejecución no es un simple cálculo aritmético y requiere del ejercicio de juicio profesional del auditor, asimismo, considera el entendimiento que tiene el auditor sobre la entidad, la evaluación de los riesgos, la naturaleza y el alcance de los errores identificados en auditorías anteriores, y las expectativas en relación con los errores de la auditoría en curso. El concepto de materialidad de ejecución se conocía como error tolerable; sin embargo, daba lugar a confusiones y consultas sobre la forma de su
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determinación. En mayo de 2006, el International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB), llegó a la conclusión de que no sería posible promover un enfoque único para la determinación de error tolerable, ya que no tiene conocimiento
de
ninguna
prueba
convincente
para
apoyar
un
enfoque
determinado, o para sugerir que la calidad de las auditorías se ve afectado por el enfoque utilizado. Para eliminar la confusión, el IAASB consideró explicar el término de “error tolerable” como “materialidad de ejecución”. C. Materialidad al nivel o niveles transacciones, saldos o revelaciones
de
clases
particulares
de
Si en circunstancias específicas de una entidad, existe una o más clases particulares de transacciones, saldos o revelaciones, acerca de las cuales los errores por montos inferiores a la materialidad para los estados financieros en su conjunto, pudiera esperarse influyan sobre las decisiones económicas tomadas por los s con base en los estados financieros, el auditor determina el nivel o niveles de materialidad a ser aplicados a aquellas clases de transacciones, saldos o revelaciones. Los factores que pueden indicar la existencia de una o más clases de transacciones particulares, saldos o revelaciones, son los siguientes: Si existen leyes, las regulaciones o el marco conceptual de información financiera aplicable afectan las expectativas del , respecto a la valuación o revelación de ciertas partidas, por ejemplo, las transacciones con partes relacionadas, la compensación de los gerentes o las personas a cargo de gobierno corporativo. La información clave a revelar en relación con la industria en la que opera la entidad, por ejemplo, los costos de investigación y desarrollo para una compañía farmacéutica.
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Si la atención se centra en un aspecto en particular de los negocios de la entidad que se revele por separado en los estados financieros, por ejemplo, un negocio recién adquirido. D. Revisión de la materialidad conforme avanza la auditoría La materialidad se revisa como consecuencia de un cambio en las circunstancias que ocurran durante la auditoría; por ejemplo, la decisión de vender o adquirir una parte importante de los negocios de la entidad, información nueva, o un cambio en el entendimiento del auditor de la entidad y sus operaciones como consecuencia de la realización de procedimientos adicionales de auditoría. Si durante la auditoría, los resultados financieros tienden a ser sustancialmente diferentes de los que se utilizaron al inicio para determinar la materialidad de los estados financieros en su conjunto, el auditor revisa esa materialidad y evalúa si es necesario revisar si la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría
pendientes
de
realizar,
siguen
siendo
adecuados
en
tales
circunstancias.
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II. RIESGOS DE AUDITORÍA
Según la NIA 400 “Evaluación del Riesgo y Control Interno”, indica que el riesgo de auditoria representa una contingencia que debe afrontar el auditor en el caso que exprese una opinión inapropiada por estar los estados financieros afectados por una distorsión material.
La SAS 47 “El Riesgo de Auditoria y la importancia en la realización de la misma”, esta declaración sirve de guía para la consideración del auditor del riesgo de auditoría y la importancia cuando planea y efectúa un examen de los estados financieros de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
El auditor desde el momento que procesa su propuesta está expuesto a riesgos, que pueda involucrarse con personas que dañen su imagen, que su trabajo no satisfaga al cliente, que su examen no detecte situaciones importantes que deba mencionar en su informe entre otros. Por que el auditor debe estar preparado para identificar, manejar y minimizar estos riesgos, es decir que no sean de tal magnitud que lo afecten y mermen su profesionalismo. Entre estos riesgos a tomar en cuenta tenemos: a. RIESGO PROFESIONAL Posibilidad que el auditor se involucre con entidades y/o personas que afecten su imagen profesional, es decir cuando asume un trabajo debe estar consciente del nivel de riesgo que acepta. Al preparar su propuesta y en la etapa de planeamiento debe tomar conocimiento máximo de la entidad a auditar, de los propietarios de los profesionales que dirigen y asesoran, de sus clientes, de sus
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proveedores y toda información necesaria que ayude a identificar este tipo de riesgo.
b. RIESGO DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE Posibilidad que el auditor no satisfaga las expectativas al cliente. El auditor para eliminar este riesgo debe ser persuasivo, con los requerimientos técnicos de su cliente, para ello debe auscultarlo con la finalidad de determinar las expectativas no satisfechas, para lograr brindar un asesoramiento adecuado en el desarrollo de la información, en la evaluación de procesos de negocios, en la revisión de una cuenta o un componente etc. Pues si las expectativas del cliente son satisfechas prácticamente aseguramos la continuidad de nuestro trabajo en la empresa además de crear una posibilidad de atraer a otros.
A. Riesgos de Auditoria Posibilidad que el informe del auditor contenga errores importantes, se debe evaluar con la finalidad de implementar un adecuado enfoque de auditoría y en la selección de los procedimientos a aplicar. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: 1. Riesgo Inherente. 2. Riesgo de Control. 3. Riesgo de no Detección. Las dos primeras categorías de riesgo se encuentran fuera de control por parte del auditor y son propias de los sistemas y actividades de la entidad, en cambio, el riesgo de no detección está directamente relacionado con la labor del auditor.
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1. Riesgo Inherente. Se entienda como la posibilidad de error o irregularidad producto de una situación que la entidad a auditar no puede controlar, es un riesgo de negocios. Este riesgo puede afectar a una cuenta o a un componente en particular.
2. Riesgo de Control. Posibilidad que el sistema istrativo y de control implantado por la empresa no prevenga no detecte errores o irregularidades significativos, como la falta de protección de activos, controles gerenciales, deficiencias en el cálculo de las planillas, etc. zNiveles del Riesgo de Control:
a) Riesgo Bajo. El auditor considera que los controles detectarán cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada.
b) Riesgo Medio. El auditor considera que es más probable que los controles no detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada.
c) Riesgo Alto. El auditor considera que es más probable que los controles no detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada
3. Riesgo de no Detección. Posibilidad que el informe de auditoría exprese una opinión no apropiada es decir errada, producto de la aplicación de procedimientos que no contemplan los riesgos inherentes y de control.
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B. Riesgo Global La acumulación de los riesgos de auditoría puede analizarse con la finalidad de proyectar la probabilidad de ocurrencia de errores, con relación a los factores de riesgo como se explica con el siguiente cuadro:
NIVEL DE
FACTOR DE
PROBABILIDAD DE
RIESGO
OCURRENCIA DE ERRORES
SIGNIFICATIVIDAD RIESGO
Mínimo
No significativo
No existen
Remota
Bajo
Significativo
Existen algunos pero
Improbable
no muy importantes Medio
Muy significativo
Existen algunos
Posible
Alto
Muy significativo
Existen varios y son
Probable
importantes
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III. TOMA DE INVENTARIO FISICO OBSERVACION DE LA TOMA DE INVENTARIOS FISICOS Según la seccion 331 de la NAGAS: 1. La observación de la toma de inventarios físicos de existencias es un procedimiento de auditoría generalmente aceptado. El auditor independiente que emita una opinión sin haber efectuado este procedimiento, debe tener presente que es su responsabilidad sustentar la opinión expresada. 2. El objetivo de esta sección es proveer una guía al auditor independiente para la observación de los inventarios físicos. Esta sección sólo se refiere a la observación de los inventarios físicos y no a otros procedimientos importantes de auditoría que generalmente son requeridos para que el auditor independiente pueda satisfacerse respecto a otros objetivos de auditoría relativos a estos activos. (Ejemplo: valuación, presentación, etc.) CONSIDERACIONES PARA LA OBSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS FÍSICOS 3. Cuando las cantidades del inventario son determinadas solamente mediante un recuento físico y todos los conteos son hechos a la fecha del balance general o en otra fecha dentro de un plazo razonable antes o después de la fecha del balance general, comúnmente es necesario que el auditor independiente esté presente en el momento del conteo y, mediante la adecuada observación, pruebas e indagaciones, se satisfaga respecto de la efectividad de los métodos empleados para tomar el inventario y del grado de confianza que puede tener con respecto a las representaciones del cliente sobre las cantidades y condición física de las existencias. 4. Cuando los registros de inventarios perpetuos son bien llevados y son verificados periódicamente por el cliente por medio de comparaciones con los conteos físicos, los procedimientos de observación de los inventarios por parte
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del auditor, pueden ser efectuados durante el período bajo examen o después de la fecha de cierre. 5. En la actualidad, algunas entidades han desarrollado controles de inventarios o métodos de determinación de inventarios, incluyendo muestreo estadístico, los cuales son altamente efectivos en la determinación de las cantidades en existencia y suficientemente confiables como para hacer innecesario un recuento físico anual de cada partida del inventario. En tales circunstancias, el auditor independiente debe satisfacerse de que los métodos y procedimientos de los clientes son suficientemente confiables para producir resultados sustancialmente equivalentes a aquellos que se obtendrían mediante el recuento de todas las partidas cada año. El auditor debe estar presente para observar tantos recuentos como estime necesario y debe satisfacerse de la efectividad de los procedimientos de recuento utilizados. Si el cliente aplica métodos de muestreo estadístico en la toma de los inventarios, el auditor debe satisfacerse de que el plan de muestreo es razonable y estadísticamente válido, que ha sido apropiadamente aplicado, y que los resultados son razonables en las circunstancias. 6. Cuando el auditor independiente no se ha satisfecho con respecto a las existencias en posesión del cliente a través de los procedimientos descritos en los párrafos 03 al 05, las pruebas de los registros contables por sí mismas no serán suficientes para que él pueda llegar a satisfacerse respecto de las cantidades de las existencias; será siempre necesario que el auditor haga, u observe, algunos recuentos físicos de los inventarios y aplique pruebas apropiadas sobre las transacciones realizadas en el período que media entre la fecha de recuento físico y el cierre del ejercicio. Esto debería estar acompañado con la inspección de los registros de algunos recuentos del cliente y los procedimientos relativos al inventario físico sobre los cuales se basa el monto presentado en las existencias del balance general. 7. El auditor independiente puede ser requerido para auditar los estados financieros que abarquen el período corriente y uno o más períodos anteriores
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para los cuales el no ha observado o efectuado recuentos físicos de las existencias. El auditor puede, sin embargo, ser capaz de llegar a satisfacerse respecto a tales existencias de períodos anteriores a través de procedimientos apropiados, tales como pruebas de las transacciones anteriores, revisión de los registros de conteos anteriores y la aplicación de pruebas de margen bruto, siempre que haya podido satisfacerse del inventario del período corriente. EXISTENCIAS MANTENIDAS EN BODEGAS PUBLICAS (WARRANTS) O DE TERCEROS 8. Si las existencias se encuentran almacenadas en bodegas públicas o de terceros, el auditor normalmente debería obtener una confirmación escrita directamente de estos custodios. Si tales existencias representan una proporción significativa de los activos circulantes o totales, para obtener seguridad razonable con respecto a su existencia, el auditor debería aplicar uno o más de los siguientes procedimientos, como él considere necesario en las circunstancias. a. Prueba de los procedimientos del propietario de las existencias para controlar al custodio externo y evaluar su actuación. b. Si es posible, obtener un informe de un auditor independiente sobre los procedimientos de control del custodio externo de las existencias, incluido, si es aplicable, el control sobre los vales de prenda (warrants) o aplicar, procedimientos alternativos en las bodegas para obtener una seguridad razonable que la información recibida del custodio es confiable. c. Observación de recuentos físicos de las existencias, cuando sea práctico y razonable. d. Si los vales de prenda han sido prendados como garantía, confirmar con los acreedores pertinentes los detalles de los mismos.
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INVENTARIOS El objetivo de esta guía es apoyar a los auditores en la ejecución de los procedimientos sustantivos. En esta guía se describen los principales procedimientos que debe ejecutar el auditor al momento de auditar la cuenta de inventarios al cierre del ejercicio. La evidencia de si las operaciones de inventarios registradas en el libro mayor reflejan de forma correcta todas las operaciones que tuvieron lugar durante el año debe provenir de las pruebas de control y pruebas sustantivas a los ciclos realizadas durante el año. Esta guía no pretende abarcar todas las situaciones que se pueden presentar, simplemente queremos que sirva como punto de partida a la hora de implementar procedimientos sustantivos en nuestros clientes u organización. La guía está estructurada de acuerdo con los pasos que debe seguir el auditor en la documentación de cada prueba. 1. Objetivos de la prueba 2. Procedimientos 3. Resultados 4. Conclusiones A. Objetivos de la prueba Los objetivos del auditor en la ejecución de esta prueba deben ir encaminados a, obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si la cuenta de inventarios refleja, integridad, existencia, exactitud, propiedad y valuación. Integridad: Que todas las transacciones de la cuenta de inventarios han sido registradas.
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Existencia: Que los valores registrados en las cuentas de inventarios existen al cierre de periodo. Exactitud: Que los montos registrados están libres de diferencias significativas Propiedad: Que los inventarios son realmente de la compañía auditada Valuación: Que las cuentas de inventarios están adecuadamente valuadas (que su valor se ajusta a la realidad económica)
B. Procedimientos Los procedimientos sustantivos las debemos plantear con un alcance inversamente proporcional a los resultados o ausencia de las pruebas a los controles. Es decir, si los resultados de las pruebas a los controles fueron satisfactorios (positivos) el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser menor, pero si los resultados de las pruebas a los controles no fueron satisfactorios (negativos) o no realizamos pruebas a los controles, el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser mayor. Para estos casos es necesario que el Auditor utilice su juicio profesional para determinar si obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si las cifras auditadas son razonables. Riesgos de los estados financieros a 31 de diciembre. Uno de los riesgos más significativos del ciclo de inventarios, es la sobreestimación del valor del inventario y la subestimación del costo de ventas, con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar de lado la posibilidad de subestimación de inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones a la istración de la compañía.
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¿Cómo se puede generar la sobreestimación del inventario y la subestimación del costo de ventas? Estas son algunas de las situaciones más comunes: 1. Mostrando cantidades de inventario que no existen 2. Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la asignación 3. No retirar la totalidad del costo del producto de los inventarios al momento de la venta (el valor del inventario queda sobreestimado) 4. Mostrar inventario dañado, obsoleto o de lenta rotación, como inventario disponible para la venta. 5. Mostrar inventario de terceros como si fuera inventario de la compañía. La diferencia en el énfasis en la auditoría de activos y pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad legal de los contadores públicos. Si los inversionistas, acreedores y otros s de la información financiera determinan después de la emisión de los estados financieros auditados que el patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy probable que se demande a la firma de auditoría y/o al contador público independiente. La sobrevaluación del patrimonio se puede generar sobreestimando los activos y/o subestimando los pasivos de la compañía. Identificados los riesgos que se pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo. Algunos de los riesgos al cierre del ejercicio: Riesgo A: Sobre estimación de la cuenta inventarios Riesgo B: Malversación de activos
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Pruebas Suntantivas INVENTARIOS Participación en la toma física de inventarios de fin de año.
Riesgos Cubiertos
A, B
Verificación de que el inventario de fin de año fue ajustado de acuerdo con los
A, B
resultados de la toma física. Revisión de la conciliación entre el libro mayor y el módulo de inventarios
A
(Kardex) Revisión de la asignación de costos a los productos.
A
Confirmación de inventario en poder de terceros (operadores logísticos,
A, B
inventario en consignación, etc) Revisión de la suficiencia de la provisión por inventario obsoleto, dañado o de
A
lenta rotación Evaluar la necesidad de una provisión por desvalorización del inventario (costo
A
o mercado, el más bajo). DETERMINACIÓN DE LA POBLACIÓN QUE SE SOMETERÁ A PRUEBA Para los procedimientos que realizamos al cierre del ejercicio a las cuentas del activo es recomendable realizarlos por cubrimiento. Entre mayor sea el cubrimiento menor va a ser el riesgo para el auditor.
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La forma más sencilla de determinar el cubrimiento del inventario es tomando las partidas más significativas inicialmente hasta completar el cubrimiento considerado por el auditor. La suma de las partidas no probadas debe ser menor a la materialidad determinada por el auditor. Para definir que cubrimiento debemos alcanzar en la cuenta que vamos a auditar es necesario definir la materialidad de los estados financieros. La AIA sugiere que la materialidad se calcule sobre la utilidad antes de impuestos (5%). En los casos en donde la utilidad no se considere una medida adecuada el auditor puede optar por calcularla sobre el total activos o los ingresos (0,5%). En la sección de papeles de trabajo de auditool encuentras una hoja en Excel para calcular la materialidad (PT – BA-2).
C. Resultados Procedimientos sustantivos a la cuenta del inventario. Identificación de cuentas Antes que todo el auditor debe elaborar una sub-sumaria en donde le mostremos al lector la composición de la cuentas de inventarios, ésta sub-sumaria debe cruzar con los estados financieros que estamos auditando en caso que posterior a nuestra auditoría surjan cambios por ajustes propuestos por el auditor, el papel de trabajo debe reflejar esta situación. Balance Cuenta
Ref.
Ajustes inicial
Debito
Ajuste Crédito
Ref.
Balance Final
materias prima productos en proceso
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productos terminados provisiones Total inventarios Cada saldo probado debe quedar amarrado con la sub sumaria para facilitar el entendimiento del papel de trabajo. 1. Participación en la toma física de inventarios de fin de año y verificación de que el inventario de fin de año fue ajustado de acuerdo con los resultados de la toma física 2. Revisión de la conciliación entre el libro mayor y el módulo de inventarios. Cuando dentro del ciclo contable existe un módulo de inventarios (kardex) que alimenta los saldos de inventarios del libro mayor, el auditor debe efectuar una revisión a la conciliación que existe entre el módulo de inventarios y el libro mayor. En teoría las cantidades del módulo de inventarios deben ser las mismas en que existían en la toma física de fin de año (en el punto 1 el auditor debe verificar esto). En los casos en donde el inventario se realizó en una fecha diferente al cierre, ejemplo 30 de noviembre, el auditor debe verificar que ha ocurrido entre el 30 de noviembre y el 31 de diciembre, con el fin de identificar la existencia de las variaciones mediante la revisión de documentación soporte. Pueden existir casos en donde la compañía no realiza dicha conciliación, argumentando que no existen diferencias entre lo que está en el módulo y el libro mayor. En estos casos el auditor debe obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir que no existen diferencias entre el modulo de inventarios y el libro mayor. En caso que exista algún tipo de diferencia por pequeña que esta
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sea, el auditor debe solicitar soportes de las diferencia y determinar su efecto en los estados financieros. Una diferencia en una conciliación, normalmente es un neto que puede estar afectando los estados financieros de forma importante. Antes de iniciar la revisión de la conciliación entre el modulo de inventarios y el libro mayor debemos obtener un perspectiva global de la diferencia que existe entre las dos cuentas Una forma práctica y rápida que nos permite obtener una perspectiva clara es mediante la elaboración de una tabla en Excel en donde se determine:
A Información verificada a satisfacción contra los estados financieros que estamos auditando a 31 de diciembre B Información verificada a satisfacción contra pantallazo del módulo de inventarios a 31 de diciembre. √ Información verificada a satisfacción contra la documentación soporte del inventario en tránsito.
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Se verificó a satisfacción que la conciliación es revisada por un nivel superior de la persona que la prepara. Primer caso: El total inventarios según balance es mayor de forma significativa al total inventarios del módulo de inventarios. Esta es una de las situaciones más riesgosas para el auditor ya que el balance está reflejando un monto que no está en el modulo de inventarios que es con el que la compañía soporta la existencia de su inventario. Es decir existe un alto riesgo de que los inventarios estén sobreestimadas. a. Algunas partidas conciliatorias que generan esta situación: b. Inventarios registrados en contabilidad y que no están en el módulo de inventarios c. Inventario en tránsito d. Inventario entregado en consignación e. Devoluciones en ventas no registradas en contabilidad f. Entre otras
Segundo caso: El total inventarios según balance es menor de forma significativa al total inventarios del módulo de inventarios. Partidas conciliatorias que generan esta situación: a. Salidas de inventario registradas en contabilidad pero no en el modulo b. Inventario no registrado en contabilidad c. Provisión de inventario (normalmente no está registrado en el modulo) d. Entre otras.
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Con esta primera perspectiva el auditor debe determinar si es necesario modificar su alcance. Procedimientos para revisar la conciliación de inventarios •
Revisar que las operacionales aritméticas están correctas
•
Revisar que los saldos de contabilidad según la conciliación de inventarios cruce con los saldos del balance
•
Revisar que los saldos del modulo de inventarios según la conciliación crucen con el modulo. Puede ser un pantallazo.
•
Revisar que el periodo de corte es el correcto
•
Revisar la existencia y validez de las partidas conciliatorias.
•
Cuando dentro de su auditoria el auditor detecta una partida conciliatoria que no existe, es una señal que la conciliación no se está realizando de forma adecuada y que por consiguiente pueden existir valores significativos que no han sido registrados en los estados financieros. Una partida conciliatoria falsa puede ser un valor neto compuesto por valores débito y crédito significativos.
•
En estos casos el auditor debe ampliar sus procedimientos de auditoría para determinar las implicaciones en los estados financieros y puede llegar a dar una limitación en su alcance en los casos en donde se dificulta conocer las implicaciones que pueden existir. Un método común es comenzar con la conciliación de noviembre para validar la existencia de las partidas conciliatorias teniendo en cuenta lo ocurrido en diciembre, de igual forma se pueden realizar procedimientos posteriores en el mes de enero.
•
Determinar las implicaciones en los estados financieros de las partidas conciliatorias. Las implicaciones están relacionadas con ajustes que debería
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realizar la compañía en caso de que las partidas conciliatorias sean significativas. Ejemplo: Inventario dado de baja en el modulo de inventarios y no registrado en contabilidad. “Conciliando contabilidad con contabilidad” En algunos casos la compañía le puede suministrar al auditor el auxiliar de inventarios que es el que compone el saldo del inventario y obviamente no van a existir diferencias debido a que estaría cruzando contabilidad con contabilidad. El objeto de una conciliación es comparar datos de fuentes diferentes. 3. Revisión de la asignación de los costos a los productos La fijación del precio del inventario es uno de los procedimientos más importantes a la hora de determinar el valor razonable de esta cuenta debido a que cada una de las cantidades que auditamos en la toma física se multiplica por el valor asignado y en los casos en donde este valor esté sobre estimado, el total del inventario va a quedar sobre estimado sin importar que las cantidades existan. Por lo anterior es importante que el auditor enfoque sus procedimientos de auditoria a: La metodología para determinar el costo de los productos debe estar de acuerdo con las normas de información financiera aplicables El método debe aplicarse de forma uniforme, en caso de cambios, esta situación debe quedar revelada en las notas a los estados financieros. Dependiendo del tipo de inventario (mercancías no fabricadas o fabricadas por la empresa), se determinan los procedimientos.
Determinación del costo para productos no fabricados por la empresa
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El auditor debe tener claridad del método de valuación que está utilizando la compañía (Promedio ponderado, UEPS, PEPS, o algún otro) e igualmente debe determinar que costos se deben incluir en la determinación del costo de los productos (precio de compra, fletes, almacenamiento, descuentos, etc.) y verificar con los papeles del trabajo del año anterior que se está aplicando de manera uniforme. Posteriormente debe proceder a seleccionar los ítems a los cuales les va a efectuar la prueba. Es recomendable que el auditor seleccione aquellos items que tienen una participación importante en valor, dentro del total inventario, sin dejar de lado los ítems de menor valor a los que puede aplicar pruebas por muestreo. Con los ítems seleccionados, procede a identificar la forma en que la compañía calculó el costo de cada ítem. Esto se debe revisar mediante la inspección de las facturas de compra necesarias para la determinación del costo al igual que las facturas de los otros costos que la compañía ha incluido, tales como fletes, almacenamiento, etc. Determinación del costo para productos fabricados por la empresa Para determinar la razonabilidad de este costo, el auditor debe entra a analizar la forma en que la compañía asigna y distribuye los costos de la materia prima, mano de obra directa y costos indirectos dentro de las unidades producidas. Igualmente, debe verificar con los papeles del trabajo del año anterior que se está aplicando de manera uniforme. Posteriormente debe proceder a seleccionar los ítems a los cuales les va a efectuar la prueba. Es recomendable que el auditor seleccione aquellos items que tienen una participación importante en valor, dentro del total inventario, sin dejar de lado los ítems de menor valor a los que puede aplicar pruebas por muestreo.
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Con los ítems seleccionados, procede a identificar la forma en que la compañía calculó el costo de cada ítem. Esto se debe revisar mediante la inspección de las facturas de compra necesarias para la determinación del costo al igual que las facturas de los otros costos que la compañía ha incluido, tales como fletes, almacenamiento, nóminas, etc. En los casos en donde nuestros clientes manejan costo estándar, es necesario que el auditor verifique que la compañía realizó el ajuste al cierre del ejercicio para dejar contabilizados sus costos al real. Procedimientos analíticos Un procedimiento analítico efectivo que nos puede ayudar a complementar las pruebas relacionadas con la revisión de la asignación de los costos a los productos, es realizar un análisis de tendencias de las ventas vs el costo de ventas. En un sistema de costos bien diseñado, las variaciones entre el costo de ventas y las ventas no debería presentar variaciones significativas entre un mes y otro. Excepto en los casos en donde existen, incrementos de precio (normalmente se hace una vez al año), incrementos en la nómina (normalmente se hace una vez al año), variaciones de la tasa de cambio, entre otros ítems que pueden hacer que el costo por producto varíe de forma significativa entre un mes y otro. Partiendo del concepto de que toda venta realizada debe tener un costo asignado, el auditor puede entrar a analizar el comportamiento del costo de ventas vs las ventas. Este análisis es más efectivo cuando lo realizamos producto por producto, complementándolo con el total ventas vs total costo de ventas. En caso de ser una gran cantidad de productos podemos analizar los más significativos. El siguiente es un ejemplo de la forma en que el auditor puede entrar a analizar las variaciones que se pueden presentar entre el costo de ventas y las ventas.
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Que pueden indicar las variaciones significativas al auditor: Aumento del margen: Puede significar, incremento de precios, variaciones en la tasa de cambio, ingresos ficticios, costos no trasladados al momento de la venta (valores que inflan los inventarios), retiro de costos a cuentas del activo para mejorar la rentabilidad, entre otros. Disminuciones de margen: Pueden significar, incremento de los precios de compra, variaciones en la tasa de cambio, costos ficticios para bajar la utilidad y declarar un menor impuesto de renta, entre otros. 4. Confirmación de inventario en poder de terceros (operadores logísticos, inventario en consignación, etc) En el transcurso de la auditoría el auditor debe realizar procedimientos que le permita identificar este tipo de inventario. En los casos en donde el inventario es manejado por un tercero que genera información contable. Ejemplo: operador logístico, el auditor debe entrar a evaluar la
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objetividad, idoneidad y competencia del trabajo desarrollado por el tercero e igualmente debe haber analizado el contrato e identificado riesgos y evaluados los controles para mitigar estos riesgos. La confirmación, nos puede dar evidencia de existencia pero muy difícilmente del adecuado estado de los productos en poder del tercero, por lo anterior, en los casos en donde este inventario es un rubro significativo, es recomendable que el auditor sugiera a la compañía realizar un inventario en donde el auditor participe. 5. Revisión de la suficiencia de la provisión por inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
El auditor debe complementar este procedimiento con el resultado de la toma física de fin de año, en donde físicamente se identifica este tipo de inventario. El objetivo de este procedimiento es crear una provisión por el inventario que no está óptimo para la venta o para la transformación de productos para la venta. Muchas compañías cuentan con políticas para provisionar el inventario, obsoleto, dañado o de lenta rotación. Estas políticas normalmente se elaboran con base en el comportamiento histórico del inventario. En estos casos el auditor debe entrar a evaluar si la política realmente se ajusta a la realidad económica del cliente. Los siguientes son algunos de los tipos de inventarios a provisionar:
Productos a provisionar Materia Prima de productos
Provisión Sugerida 100%
descontinuados
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Materia Prima próxima a vencer con
A determinar por el auditor
planes de venta Materia Prima próxima a vencer sin
100%
planes de venta Materia Prima dañada o defectuosa Producto Terminado Obsoleto Producto Terminado dañado Producto Terminado de lenta rotación
100% 100% 100% 100%
sin planes de venta Producto Terminado de lenta rotación
A determinar por el auditor
con planes de venta 6. Evaluar la necesidad de una provisión por desvalorización del inventario (Costo o valor de mercado, el más bajo) Esta regla establece que el inventario final debe quedar valorado al costo o el valor de mercado (precio de venta), dependiendo de cual sea más bajo. El costo comprende todos los gastos de adquisición, los costos de conversión y otros costos incurridos en dejar los productos en su ubicación y condiciones. El Valor neto de realización es el precio estimado de venta menos los costos para completar los costos de venta. En el caso en el que el costo sea menor que el precio de venta, no se hace nada. En el caso en el que el costo sea mayor que el precio de venta, el auditor debe sugerir una provisión de la diferencia. Para la ejecución de esta prueba es recomendable que el auditor inicialmente tome los ítems más significativos, sin dejar de lado los de menor valor. Para la realización de esta prueba el auditor puede elaborar una tabla en Excel en donde se tengan en cuenta las siguientes operaciones:
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Item
Unidades
Costo
Precio de
Diferencia
Provisión
Unitario
Venta
(Si el precio sugerida
unitario
de venta
menos los
unitario es
costos para
menos que
completar
el costo
los costos
unitario, la
de venta.
diferencia se debe provisionar)
U
A
B
A–B=C
CxU
X Y Total A
Información tomada de los auxiliares de la compañía y verificada a satisfacción en el PT XX
B
Información tomada de la lista de precios vigente a la fecha.
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D. Conclusiones Las conclusiones deben estar directamente amarradas con los objetivos de la prueba, es decir que de acuerdo con los resultados de la prueba el auditor obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permite concluir que la cuenta de inventarios a 31 de diciembre refleja, integridad, existencia, exactitud, propiedad y valuación. En caso contrario puede indicar que es necesaria una salvedad por parte del auditor.
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BIBLIOGRAFIA 1. Guía para auditar la cuenta de inventarios al cierre del ejercicio. Revista AUDITOOL. www.auditool.com 2. Guía de Planeación: La Materialidad y el enfoque de los riesgos. AT CONSULTORES & AUDITORES. www.atconsultores.com
Paginas Web 3. http://www.auditool.org/index.php? option=com_content&view=article&id=331:la-materialidad-en-la-planeaciony-desarrollo-de-una-auditoria&catid=40:blog&Itemid=55 4. http://ayudacontador.cl/ayudacontador/nagas/331.html
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CONCLUSIONES
•
Es importante resalta que cuando una compañía tiene un error en la cuenta inventarios esto puede llevar mucha diferencia en los estados financieros de la empresa en cuyo caso el auditor tiene que dar una opinión con salvedad
para
advertir
esto
a
los
interesados
en
la
auditoria.
• También se debe recordar que si en dado caso el auditor comete el error de no tener suficiente evidencia a la hora de dar una opinión y no da una salvedad en su dictamen, si los accionistas, inversionistas u otros pueden demandar al auditor juntamente con la firma de auditoria si se descubre que los
inventarios
están
sobreestimados.
• Este trabajo solo ofrece una guía general de lo que se debe hacer con las pruebas de auditoria en un análisis de la toma física de inventarios pero dependerá el cambio de la misma dado la naturaleza de la entidad a la que se
realice
la
auditoria.
• En algunas empresas no se realizan conciliaciones entre el mayor y los inventarios por esta causa queda a criterio del auditor realizar otro tipo de pruebas que le permitan obtener suficiente evidencia en su trabajo a realizar.
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RECOMENDACIONES
• Es importante resaltar que la auditoria de toma física de inventario es muy amplia por lo cual se recomendación hacer a forma individual un estudio mas
a
fondo
con
respecto
a
la
misma.
• Se recomienda también profundizar en los riesgo que corre al auditor a la hora de dar una opinión respecto a la cuenta de inventarios porque como se dijo uno de los riesgo es la sobreestimación de los mismo por lo tanto deben investigar métodos que nos den la suficiente evidencia para dar una opinión.
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ANEXOS
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INTRODUCCION
En el presente trabajo se desarrolla la materialidad en una auditoria la cual debe de tener información que aparece en los estados financieros, esta información deberá de mostrar los aspectos importantes de la entidad que fueron reconocidos contablemente y la información tendrá importancia relativa si existe el riesgo de que su omisión o presentación errónea afecte la percepción de los s generales en relación con su toma de decisiones.
Así mismo se detalla la evaluación del riesgo la cual se encuentra dentro de la NIA 400. Y en base a esta norma el auditor desde el momento que procesa su propuesta queda expuesto a los riesgos. Por lo que el auditor debe estar preparado para identificar, manejar y minimizar estos riesgos que se corren para que no sean de tal magnitud que lo afecten y mermen su profesionalismo.
Otro de los aspectos que se explican en el presente trabajo es el proceso para la toma por parte del auditor de un inventario físico, el cual es utilizado para las pruebas que se realizan en los papeles de trabajo al momento de trabajar el área de inventarios en su auditoria.
También se incluye dentro del presente trabajo un ejemplo de un manual con procedimientos para la plantación y ejecución del inventario físico en una empresa.
2
I. MATERIALIDAD DE AUDITORIA La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad que fueron reconocidos contablemente. La información tiene importancia relativa si existe el riesgo de que su omisión o presentación errónea afecte la percepción de los s generales en relación con su toma de decisiones. Por consiguiente, existe poca importancia
relativa en aquellas
circunstancias en las que los sucesos son triviales.
Aunque el marco conceptual de información financiera menciona a la importancia relativa en diferentes términos, para efectos de las normas de auditoría, la materialidad se explica, en general, como:
a. Los
errores,
incluyendo
omisiones,
se
consideran
importantes
si,
individualmente o en forma acumulada, podrían de manera razonable influir sobre las decisiones económicas que los s toman, basadas en los estados financieros. b. Los juicios acerca de la importancia relativa son hechos a la luz de las circunstancias que rodean a los estados financieros y se ve afectada por el tamaño o la naturaleza de un error, o una combinación de ambos. c. Los juicios sobre asuntos que son importantes, para los s de los estados financieros, se basan en considerar las necesidades comunes de información financiera por parte de los s. El posible efecto de errores no se considera en función de s individuales específicos, cuyas necesidades pueden variar ampliamente.
1
Las normas de auditoría requieren la determinación de: I.
La materialidad para los estados financieros tomados en su conjunto;
II.
La materialidad al nivel o niveles de clases particulares de transacciones, saldos o revelaciones.
III.
Un monto o montos inferiores al nivel de materialidad para evaluar los efectos de los riesgos de errores materiales y el diseño de procedimientos de auditoría que responda a esos riesgos evaluados. A. Materialidad para los estados financieros tomados en su conjunto El auditor determina la materialidad para los estados financieros tomados en su conjunto para propósitos de determinar la naturaleza y el alcance de los procedimientos de evaluación de riesgos, identificar y evaluar los riesgos de errores materiales, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría. Para determinar la materialidad, el auditor utiliza dos juicios críticos de auditoría: 1. seleccionar un benchmark 2. determinar un porcentaje de medida razonable. 1) Benchmark para determinar la materialidad Con frecuencia se aplica un porcentaje de benchmark como punto de partida en la determinación de la materialidad de los estados financieros tomados en su conjunto. Los factores que pueden afectar la identificación de un benchmark adecuado pudieran ser los siguientes: •
Los elementos de los estados financieros (activos, pasivos, capital, ingresos, gastos).
2
•
Las partidas sobre las cuales los s de los estados financieros de la entidad desean centrar su atención.
•
La naturaleza y el ambiente económico en que opera la entidad.
•
La estructura accionaria de la entidad y la forma de cómo se financia.
•
La volatilidad relativa del benchmark.
Algunos ejemplos en la selección apropiada de un benchmark son los siguientes: •
Las entidades comerciales que operan en circunstancias normales, utilidad antes de impuestos.
•
Las entidades con utilidades variables, utilidades normales antes de impuestos. Las utilidades antes de impuestos deben normalizarse tomando un promedio de los últimos años (por lo menos los últimos tres), considerando excluir los ajustes por partidas inusuales o no recurrentes.
•
Las entidades que reportan pérdidas, utilidades normales antes de impuestos. Una consideración importante, en este caso, es la composición real de las pérdidas. Si las pérdidas son atribuibles a elementos no recurrentes o inusuales, así como la pérdida por deterioro, estas partidas deben ser excluidas para la normalización de las utilidades. Cuando se obtienen pérdidas de operación y se espera que continúen por un periodo prolongado (por ejemplo, el inicio de operaciones, la disminución de operaciones de la industria), hay que considerar usar el benchmark de ingresos totales o activos totales.
2) Porcentaje de medida razonable Después de que el auditor selecciona el benchmark adecuado, debe determinar un porcentaje de medida razonable para aplicarlo a éste. Diversos libros de auditoría proporcionan ejemplos de porcentajes de medición comúnmente usados en la práctica. La siguiente tabla presenta rangos de porcentajes de medida razonable que comúnmente se utilizan.
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Al considerar qué porcentajes de medida razonable se van a utilizar también se consideran factores como: Las expectativas del . Una medida común de materialidad es de 5 a 10%, considerando las percepciones o necesidades de los s cuando su énfasis es hacia las utilidades reportadas. Las medidas de materialidad de años anteriores. Los juicios de materialidad de años anteriores pueden ser útiles cuando las condiciones de las entidades son generalmente las mismas. Las otras medidas de materialidad. Otras medidas podrían reflejar los estándares de la industria tales como el benchmark del retorno de inversión. El concepto de materialidad de la entidad. El punto de vista de la istración de una entidad sobre la materialidad puede proporcionar información que ayude al hacer la evaluación. Los trabajos con riesgo. Los porcentajes más bajos de intervalos suelen ser seleccionados para entidades identificadas que representan mayor riesgo.
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Para ejemplificar lo anterior, el uso de 0.5% del total de los ingresos de una entidad con $2,000 de ingresos daría lugar a una materialidad de la planeación de $10. Puede ser poco probable que $10 afecte a un en la toma de decisiones sobre los estados financieros. En consecuencia, puede ser más apropiado en esta situación, utilizar un porcentaje de medida razonable sobre el límite superior de la tabla. B. Materialidad de ejecución La materialidad de ejecución significa cantidades menores que la materialidad, determinadas para los estados financieros tomados en su conjunto, con objeto de reducir a un nivel adecuadamente bajo la probabilidad de que el total de errores no corregidos y no detectados exceda la materialidad para los estados financieros en su conjunto. La materialidad de ejecución también es aplicable para el nivel o niveles de clases particulares de transacciones, saldos o revelaciones. Si se lleva a cabo la planeación de una auditoría sólo para detectar en forma individual errores materiales pasaría por alto el hecho de que la suma de errores no materiales en forma individual, pueda causar que los estados financieros resulten materialmente erróneos y no deje margen para posibles errores no detectados, por lo tanto, la materialidad de ejecución se establece para reducirá un nivel adecuadamente bajo la probabilidad de que el total de errores no corregidos y no detectados en los estados financieros, exceda la materialidad de los estados financieros tomados en su conjunto. La determinación de la materialidad de ejecución no es un simple cálculo aritmético y requiere del ejercicio de juicio profesional del auditor, asimismo, considera el entendimiento que tiene el auditor sobre la entidad, la evaluación de los riesgos, la naturaleza y el alcance de los errores identificados en auditorías anteriores, y las expectativas en relación con los errores de la auditoría en curso. El concepto de materialidad de ejecución se conocía como error tolerable; sin embargo, daba lugar a confusiones y consultas sobre la forma de su
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determinación. En mayo de 2006, el International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB), llegó a la conclusión de que no sería posible promover un enfoque único para la determinación de error tolerable, ya que no tiene conocimiento
de
ninguna
prueba
convincente
para
apoyar
un
enfoque
determinado, o para sugerir que la calidad de las auditorías se ve afectado por el enfoque utilizado. Para eliminar la confusión, el IAASB consideró explicar el término de “error tolerable” como “materialidad de ejecución”. C. Materialidad al nivel o niveles transacciones, saldos o revelaciones
de
clases
particulares
de
Si en circunstancias específicas de una entidad, existe una o más clases particulares de transacciones, saldos o revelaciones, acerca de las cuales los errores por montos inferiores a la materialidad para los estados financieros en su conjunto, pudiera esperarse influyan sobre las decisiones económicas tomadas por los s con base en los estados financieros, el auditor determina el nivel o niveles de materialidad a ser aplicados a aquellas clases de transacciones, saldos o revelaciones. Los factores que pueden indicar la existencia de una o más clases de transacciones particulares, saldos o revelaciones, son los siguientes: Si existen leyes, las regulaciones o el marco conceptual de información financiera aplicable afectan las expectativas del , respecto a la valuación o revelación de ciertas partidas, por ejemplo, las transacciones con partes relacionadas, la compensación de los gerentes o las personas a cargo de gobierno corporativo. La información clave a revelar en relación con la industria en la que opera la entidad, por ejemplo, los costos de investigación y desarrollo para una compañía farmacéutica.
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Si la atención se centra en un aspecto en particular de los negocios de la entidad que se revele por separado en los estados financieros, por ejemplo, un negocio recién adquirido. D. Revisión de la materialidad conforme avanza la auditoría La materialidad se revisa como consecuencia de un cambio en las circunstancias que ocurran durante la auditoría; por ejemplo, la decisión de vender o adquirir una parte importante de los negocios de la entidad, información nueva, o un cambio en el entendimiento del auditor de la entidad y sus operaciones como consecuencia de la realización de procedimientos adicionales de auditoría. Si durante la auditoría, los resultados financieros tienden a ser sustancialmente diferentes de los que se utilizaron al inicio para determinar la materialidad de los estados financieros en su conjunto, el auditor revisa esa materialidad y evalúa si es necesario revisar si la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría
pendientes
de
realizar,
siguen
siendo
adecuados
en
tales
circunstancias.
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II. RIESGOS DE AUDITORÍA
Según la NIA 400 “Evaluación del Riesgo y Control Interno”, indica que el riesgo de auditoria representa una contingencia que debe afrontar el auditor en el caso que exprese una opinión inapropiada por estar los estados financieros afectados por una distorsión material.
La SAS 47 “El Riesgo de Auditoria y la importancia en la realización de la misma”, esta declaración sirve de guía para la consideración del auditor del riesgo de auditoría y la importancia cuando planea y efectúa un examen de los estados financieros de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
El auditor desde el momento que procesa su propuesta está expuesto a riesgos, que pueda involucrarse con personas que dañen su imagen, que su trabajo no satisfaga al cliente, que su examen no detecte situaciones importantes que deba mencionar en su informe entre otros. Por que el auditor debe estar preparado para identificar, manejar y minimizar estos riesgos, es decir que no sean de tal magnitud que lo afecten y mermen su profesionalismo. Entre estos riesgos a tomar en cuenta tenemos: a. RIESGO PROFESIONAL Posibilidad que el auditor se involucre con entidades y/o personas que afecten su imagen profesional, es decir cuando asume un trabajo debe estar consciente del nivel de riesgo que acepta. Al preparar su propuesta y en la etapa de planeamiento debe tomar conocimiento máximo de la entidad a auditar, de los propietarios de los profesionales que dirigen y asesoran, de sus clientes, de sus
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proveedores y toda información necesaria que ayude a identificar este tipo de riesgo.
b. RIESGO DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE Posibilidad que el auditor no satisfaga las expectativas al cliente. El auditor para eliminar este riesgo debe ser persuasivo, con los requerimientos técnicos de su cliente, para ello debe auscultarlo con la finalidad de determinar las expectativas no satisfechas, para lograr brindar un asesoramiento adecuado en el desarrollo de la información, en la evaluación de procesos de negocios, en la revisión de una cuenta o un componente etc. Pues si las expectativas del cliente son satisfechas prácticamente aseguramos la continuidad de nuestro trabajo en la empresa además de crear una posibilidad de atraer a otros.
A. Riesgos de Auditoria Posibilidad que el informe del auditor contenga errores importantes, se debe evaluar con la finalidad de implementar un adecuado enfoque de auditoría y en la selección de los procedimientos a aplicar. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: 1. Riesgo Inherente. 2. Riesgo de Control. 3. Riesgo de no Detección. Las dos primeras categorías de riesgo se encuentran fuera de control por parte del auditor y son propias de los sistemas y actividades de la entidad, en cambio, el riesgo de no detección está directamente relacionado con la labor del auditor.
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1. Riesgo Inherente. Se entienda como la posibilidad de error o irregularidad producto de una situación que la entidad a auditar no puede controlar, es un riesgo de negocios. Este riesgo puede afectar a una cuenta o a un componente en particular.
2. Riesgo de Control. Posibilidad que el sistema istrativo y de control implantado por la empresa no prevenga no detecte errores o irregularidades significativos, como la falta de protección de activos, controles gerenciales, deficiencias en el cálculo de las planillas, etc. zNiveles del Riesgo de Control:
a) Riesgo Bajo. El auditor considera que los controles detectarán cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada.
b) Riesgo Medio. El auditor considera que es más probable que los controles no detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada.
c) Riesgo Alto. El auditor considera que es más probable que los controles no detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada
3. Riesgo de no Detección. Posibilidad que el informe de auditoría exprese una opinión no apropiada es decir errada, producto de la aplicación de procedimientos que no contemplan los riesgos inherentes y de control.
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B. Riesgo Global La acumulación de los riesgos de auditoría puede analizarse con la finalidad de proyectar la probabilidad de ocurrencia de errores, con relación a los factores de riesgo como se explica con el siguiente cuadro:
NIVEL DE
FACTOR DE
PROBABILIDAD DE
RIESGO
OCURRENCIA DE ERRORES
SIGNIFICATIVIDAD RIESGO
Mínimo
No significativo
No existen
Remota
Bajo
Significativo
Existen algunos pero
Improbable
no muy importantes Medio
Muy significativo
Existen algunos
Posible
Alto
Muy significativo
Existen varios y son
Probable
importantes
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III. TOMA DE INVENTARIO FISICO OBSERVACION DE LA TOMA DE INVENTARIOS FISICOS Según la seccion 331 de la NAGAS: 1. La observación de la toma de inventarios físicos de existencias es un procedimiento de auditoría generalmente aceptado. El auditor independiente que emita una opinión sin haber efectuado este procedimiento, debe tener presente que es su responsabilidad sustentar la opinión expresada. 2. El objetivo de esta sección es proveer una guía al auditor independiente para la observación de los inventarios físicos. Esta sección sólo se refiere a la observación de los inventarios físicos y no a otros procedimientos importantes de auditoría que generalmente son requeridos para que el auditor independiente pueda satisfacerse respecto a otros objetivos de auditoría relativos a estos activos. (Ejemplo: valuación, presentación, etc.) CONSIDERACIONES PARA LA OBSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS FÍSICOS 3. Cuando las cantidades del inventario son determinadas solamente mediante un recuento físico y todos los conteos son hechos a la fecha del balance general o en otra fecha dentro de un plazo razonable antes o después de la fecha del balance general, comúnmente es necesario que el auditor independiente esté presente en el momento del conteo y, mediante la adecuada observación, pruebas e indagaciones, se satisfaga respecto de la efectividad de los métodos empleados para tomar el inventario y del grado de confianza que puede tener con respecto a las representaciones del cliente sobre las cantidades y condición física de las existencias. 4. Cuando los registros de inventarios perpetuos son bien llevados y son verificados periódicamente por el cliente por medio de comparaciones con los conteos físicos, los procedimientos de observación de los inventarios por parte
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del auditor, pueden ser efectuados durante el período bajo examen o después de la fecha de cierre. 5. En la actualidad, algunas entidades han desarrollado controles de inventarios o métodos de determinación de inventarios, incluyendo muestreo estadístico, los cuales son altamente efectivos en la determinación de las cantidades en existencia y suficientemente confiables como para hacer innecesario un recuento físico anual de cada partida del inventario. En tales circunstancias, el auditor independiente debe satisfacerse de que los métodos y procedimientos de los clientes son suficientemente confiables para producir resultados sustancialmente equivalentes a aquellos que se obtendrían mediante el recuento de todas las partidas cada año. El auditor debe estar presente para observar tantos recuentos como estime necesario y debe satisfacerse de la efectividad de los procedimientos de recuento utilizados. Si el cliente aplica métodos de muestreo estadístico en la toma de los inventarios, el auditor debe satisfacerse de que el plan de muestreo es razonable y estadísticamente válido, que ha sido apropiadamente aplicado, y que los resultados son razonables en las circunstancias. 6. Cuando el auditor independiente no se ha satisfecho con respecto a las existencias en posesión del cliente a través de los procedimientos descritos en los párrafos 03 al 05, las pruebas de los registros contables por sí mismas no serán suficientes para que él pueda llegar a satisfacerse respecto de las cantidades de las existencias; será siempre necesario que el auditor haga, u observe, algunos recuentos físicos de los inventarios y aplique pruebas apropiadas sobre las transacciones realizadas en el período que media entre la fecha de recuento físico y el cierre del ejercicio. Esto debería estar acompañado con la inspección de los registros de algunos recuentos del cliente y los procedimientos relativos al inventario físico sobre los cuales se basa el monto presentado en las existencias del balance general. 7. El auditor independiente puede ser requerido para auditar los estados financieros que abarquen el período corriente y uno o más períodos anteriores
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para los cuales el no ha observado o efectuado recuentos físicos de las existencias. El auditor puede, sin embargo, ser capaz de llegar a satisfacerse respecto a tales existencias de períodos anteriores a través de procedimientos apropiados, tales como pruebas de las transacciones anteriores, revisión de los registros de conteos anteriores y la aplicación de pruebas de margen bruto, siempre que haya podido satisfacerse del inventario del período corriente. EXISTENCIAS MANTENIDAS EN BODEGAS PUBLICAS (WARRANTS) O DE TERCEROS 8. Si las existencias se encuentran almacenadas en bodegas públicas o de terceros, el auditor normalmente debería obtener una confirmación escrita directamente de estos custodios. Si tales existencias representan una proporción significativa de los activos circulantes o totales, para obtener seguridad razonable con respecto a su existencia, el auditor debería aplicar uno o más de los siguientes procedimientos, como él considere necesario en las circunstancias. a. Prueba de los procedimientos del propietario de las existencias para controlar al custodio externo y evaluar su actuación. b. Si es posible, obtener un informe de un auditor independiente sobre los procedimientos de control del custodio externo de las existencias, incluido, si es aplicable, el control sobre los vales de prenda (warrants) o aplicar, procedimientos alternativos en las bodegas para obtener una seguridad razonable que la información recibida del custodio es confiable. c. Observación de recuentos físicos de las existencias, cuando sea práctico y razonable. d. Si los vales de prenda han sido prendados como garantía, confirmar con los acreedores pertinentes los detalles de los mismos.
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INVENTARIOS El objetivo de esta guía es apoyar a los auditores en la ejecución de los procedimientos sustantivos. En esta guía se describen los principales procedimientos que debe ejecutar el auditor al momento de auditar la cuenta de inventarios al cierre del ejercicio. La evidencia de si las operaciones de inventarios registradas en el libro mayor reflejan de forma correcta todas las operaciones que tuvieron lugar durante el año debe provenir de las pruebas de control y pruebas sustantivas a los ciclos realizadas durante el año. Esta guía no pretende abarcar todas las situaciones que se pueden presentar, simplemente queremos que sirva como punto de partida a la hora de implementar procedimientos sustantivos en nuestros clientes u organización. La guía está estructurada de acuerdo con los pasos que debe seguir el auditor en la documentación de cada prueba. 1. Objetivos de la prueba 2. Procedimientos 3. Resultados 4. Conclusiones A. Objetivos de la prueba Los objetivos del auditor en la ejecución de esta prueba deben ir encaminados a, obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si la cuenta de inventarios refleja, integridad, existencia, exactitud, propiedad y valuación. Integridad: Que todas las transacciones de la cuenta de inventarios han sido registradas.
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Existencia: Que los valores registrados en las cuentas de inventarios existen al cierre de periodo. Exactitud: Que los montos registrados están libres de diferencias significativas Propiedad: Que los inventarios son realmente de la compañía auditada Valuación: Que las cuentas de inventarios están adecuadamente valuadas (que su valor se ajusta a la realidad económica)
B. Procedimientos Los procedimientos sustantivos las debemos plantear con un alcance inversamente proporcional a los resultados o ausencia de las pruebas a los controles. Es decir, si los resultados de las pruebas a los controles fueron satisfactorios (positivos) el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser menor, pero si los resultados de las pruebas a los controles no fueron satisfactorios (negativos) o no realizamos pruebas a los controles, el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser mayor. Para estos casos es necesario que el Auditor utilice su juicio profesional para determinar si obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si las cifras auditadas son razonables. Riesgos de los estados financieros a 31 de diciembre. Uno de los riesgos más significativos del ciclo de inventarios, es la sobreestimación del valor del inventario y la subestimación del costo de ventas, con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar de lado la posibilidad de subestimación de inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones a la istración de la compañía.
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¿Cómo se puede generar la sobreestimación del inventario y la subestimación del costo de ventas? Estas son algunas de las situaciones más comunes: 1. Mostrando cantidades de inventario que no existen 2. Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la asignación 3. No retirar la totalidad del costo del producto de los inventarios al momento de la venta (el valor del inventario queda sobreestimado) 4. Mostrar inventario dañado, obsoleto o de lenta rotación, como inventario disponible para la venta. 5. Mostrar inventario de terceros como si fuera inventario de la compañía. La diferencia en el énfasis en la auditoría de activos y pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad legal de los contadores públicos. Si los inversionistas, acreedores y otros s de la información financiera determinan después de la emisión de los estados financieros auditados que el patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy probable que se demande a la firma de auditoría y/o al contador público independiente. La sobrevaluación del patrimonio se puede generar sobreestimando los activos y/o subestimando los pasivos de la compañía. Identificados los riesgos que se pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo. Algunos de los riesgos al cierre del ejercicio: Riesgo A: Sobre estimación de la cuenta inventarios Riesgo B: Malversación de activos
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Pruebas Suntantivas INVENTARIOS Participación en la toma física de inventarios de fin de año.
Riesgos Cubiertos
A, B
Verificación de que el inventario de fin de año fue ajustado de acuerdo con los
A, B
resultados de la toma física. Revisión de la conciliación entre el libro mayor y el módulo de inventarios
A
(Kardex) Revisión de la asignación de costos a los productos.
A
Confirmación de inventario en poder de terceros (operadores logísticos,
A, B
inventario en consignación, etc) Revisión de la suficiencia de la provisión por inventario obsoleto, dañado o de
A
lenta rotación Evaluar la necesidad de una provisión por desvalorización del inventario (costo
A
o mercado, el más bajo). DETERMINACIÓN DE LA POBLACIÓN QUE SE SOMETERÁ A PRUEBA Para los procedimientos que realizamos al cierre del ejercicio a las cuentas del activo es recomendable realizarlos por cubrimiento. Entre mayor sea el cubrimiento menor va a ser el riesgo para el auditor.
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La forma más sencilla de determinar el cubrimiento del inventario es tomando las partidas más significativas inicialmente hasta completar el cubrimiento considerado por el auditor. La suma de las partidas no probadas debe ser menor a la materialidad determinada por el auditor. Para definir que cubrimiento debemos alcanzar en la cuenta que vamos a auditar es necesario definir la materialidad de los estados financieros. La AIA sugiere que la materialidad se calcule sobre la utilidad antes de impuestos (5%). En los casos en donde la utilidad no se considere una medida adecuada el auditor puede optar por calcularla sobre el total activos o los ingresos (0,5%). En la sección de papeles de trabajo de auditool encuentras una hoja en Excel para calcular la materialidad (PT – BA-2).
C. Resultados Procedimientos sustantivos a la cuenta del inventario. Identificación de cuentas Antes que todo el auditor debe elaborar una sub-sumaria en donde le mostremos al lector la composición de la cuentas de inventarios, ésta sub-sumaria debe cruzar con los estados financieros que estamos auditando en caso que posterior a nuestra auditoría surjan cambios por ajustes propuestos por el auditor, el papel de trabajo debe reflejar esta situación. Balance Cuenta
Ref.
Ajustes inicial
Debito
Ajuste Crédito
Ref.
Balance Final
materias prima productos en proceso
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productos terminados provisiones Total inventarios Cada saldo probado debe quedar amarrado con la sub sumaria para facilitar el entendimiento del papel de trabajo. 1. Participación en la toma física de inventarios de fin de año y verificación de que el inventario de fin de año fue ajustado de acuerdo con los resultados de la toma física 2. Revisión de la conciliación entre el libro mayor y el módulo de inventarios. Cuando dentro del ciclo contable existe un módulo de inventarios (kardex) que alimenta los saldos de inventarios del libro mayor, el auditor debe efectuar una revisión a la conciliación que existe entre el módulo de inventarios y el libro mayor. En teoría las cantidades del módulo de inventarios deben ser las mismas en que existían en la toma física de fin de año (en el punto 1 el auditor debe verificar esto). En los casos en donde el inventario se realizó en una fecha diferente al cierre, ejemplo 30 de noviembre, el auditor debe verificar que ha ocurrido entre el 30 de noviembre y el 31 de diciembre, con el fin de identificar la existencia de las variaciones mediante la revisión de documentación soporte. Pueden existir casos en donde la compañía no realiza dicha conciliación, argumentando que no existen diferencias entre lo que está en el módulo y el libro mayor. En estos casos el auditor debe obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir que no existen diferencias entre el modulo de inventarios y el libro mayor. En caso que exista algún tipo de diferencia por pequeña que esta
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sea, el auditor debe solicitar soportes de las diferencia y determinar su efecto en los estados financieros. Una diferencia en una conciliación, normalmente es un neto que puede estar afectando los estados financieros de forma importante. Antes de iniciar la revisión de la conciliación entre el modulo de inventarios y el libro mayor debemos obtener un perspectiva global de la diferencia que existe entre las dos cuentas Una forma práctica y rápida que nos permite obtener una perspectiva clara es mediante la elaboración de una tabla en Excel en donde se determine:
A Información verificada a satisfacción contra los estados financieros que estamos auditando a 31 de diciembre B Información verificada a satisfacción contra pantallazo del módulo de inventarios a 31 de diciembre. √ Información verificada a satisfacción contra la documentación soporte del inventario en tránsito.
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Se verificó a satisfacción que la conciliación es revisada por un nivel superior de la persona que la prepara. Primer caso: El total inventarios según balance es mayor de forma significativa al total inventarios del módulo de inventarios. Esta es una de las situaciones más riesgosas para el auditor ya que el balance está reflejando un monto que no está en el modulo de inventarios que es con el que la compañía soporta la existencia de su inventario. Es decir existe un alto riesgo de que los inventarios estén sobreestimadas. a. Algunas partidas conciliatorias que generan esta situación: b. Inventarios registrados en contabilidad y que no están en el módulo de inventarios c. Inventario en tránsito d. Inventario entregado en consignación e. Devoluciones en ventas no registradas en contabilidad f. Entre otras
Segundo caso: El total inventarios según balance es menor de forma significativa al total inventarios del módulo de inventarios. Partidas conciliatorias que generan esta situación: a. Salidas de inventario registradas en contabilidad pero no en el modulo b. Inventario no registrado en contabilidad c. Provisión de inventario (normalmente no está registrado en el modulo) d. Entre otras.
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Con esta primera perspectiva el auditor debe determinar si es necesario modificar su alcance. Procedimientos para revisar la conciliación de inventarios •
Revisar que las operacionales aritméticas están correctas
•
Revisar que los saldos de contabilidad según la conciliación de inventarios cruce con los saldos del balance
•
Revisar que los saldos del modulo de inventarios según la conciliación crucen con el modulo. Puede ser un pantallazo.
•
Revisar que el periodo de corte es el correcto
•
Revisar la existencia y validez de las partidas conciliatorias.
•
Cuando dentro de su auditoria el auditor detecta una partida conciliatoria que no existe, es una señal que la conciliación no se está realizando de forma adecuada y que por consiguiente pueden existir valores significativos que no han sido registrados en los estados financieros. Una partida conciliatoria falsa puede ser un valor neto compuesto por valores débito y crédito significativos.
•
En estos casos el auditor debe ampliar sus procedimientos de auditoría para determinar las implicaciones en los estados financieros y puede llegar a dar una limitación en su alcance en los casos en donde se dificulta conocer las implicaciones que pueden existir. Un método común es comenzar con la conciliación de noviembre para validar la existencia de las partidas conciliatorias teniendo en cuenta lo ocurrido en diciembre, de igual forma se pueden realizar procedimientos posteriores en el mes de enero.
•
Determinar las implicaciones en los estados financieros de las partidas conciliatorias. Las implicaciones están relacionadas con ajustes que debería
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realizar la compañía en caso de que las partidas conciliatorias sean significativas. Ejemplo: Inventario dado de baja en el modulo de inventarios y no registrado en contabilidad. “Conciliando contabilidad con contabilidad” En algunos casos la compañía le puede suministrar al auditor el auxiliar de inventarios que es el que compone el saldo del inventario y obviamente no van a existir diferencias debido a que estaría cruzando contabilidad con contabilidad. El objeto de una conciliación es comparar datos de fuentes diferentes. 3. Revisión de la asignación de los costos a los productos La fijación del precio del inventario es uno de los procedimientos más importantes a la hora de determinar el valor razonable de esta cuenta debido a que cada una de las cantidades que auditamos en la toma física se multiplica por el valor asignado y en los casos en donde este valor esté sobre estimado, el total del inventario va a quedar sobre estimado sin importar que las cantidades existan. Por lo anterior es importante que el auditor enfoque sus procedimientos de auditoria a: La metodología para determinar el costo de los productos debe estar de acuerdo con las normas de información financiera aplicables El método debe aplicarse de forma uniforme, en caso de cambios, esta situación debe quedar revelada en las notas a los estados financieros. Dependiendo del tipo de inventario (mercancías no fabricadas o fabricadas por la empresa), se determinan los procedimientos.
Determinación del costo para productos no fabricados por la empresa
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El auditor debe tener claridad del método de valuación que está utilizando la compañía (Promedio ponderado, UEPS, PEPS, o algún otro) e igualmente debe determinar que costos se deben incluir en la determinación del costo de los productos (precio de compra, fletes, almacenamiento, descuentos, etc.) y verificar con los papeles del trabajo del año anterior que se está aplicando de manera uniforme. Posteriormente debe proceder a seleccionar los ítems a los cuales les va a efectuar la prueba. Es recomendable que el auditor seleccione aquellos items que tienen una participación importante en valor, dentro del total inventario, sin dejar de lado los ítems de menor valor a los que puede aplicar pruebas por muestreo. Con los ítems seleccionados, procede a identificar la forma en que la compañía calculó el costo de cada ítem. Esto se debe revisar mediante la inspección de las facturas de compra necesarias para la determinación del costo al igual que las facturas de los otros costos que la compañía ha incluido, tales como fletes, almacenamiento, etc. Determinación del costo para productos fabricados por la empresa Para determinar la razonabilidad de este costo, el auditor debe entra a analizar la forma en que la compañía asigna y distribuye los costos de la materia prima, mano de obra directa y costos indirectos dentro de las unidades producidas. Igualmente, debe verificar con los papeles del trabajo del año anterior que se está aplicando de manera uniforme. Posteriormente debe proceder a seleccionar los ítems a los cuales les va a efectuar la prueba. Es recomendable que el auditor seleccione aquellos items que tienen una participación importante en valor, dentro del total inventario, sin dejar de lado los ítems de menor valor a los que puede aplicar pruebas por muestreo.
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Con los ítems seleccionados, procede a identificar la forma en que la compañía calculó el costo de cada ítem. Esto se debe revisar mediante la inspección de las facturas de compra necesarias para la determinación del costo al igual que las facturas de los otros costos que la compañía ha incluido, tales como fletes, almacenamiento, nóminas, etc. En los casos en donde nuestros clientes manejan costo estándar, es necesario que el auditor verifique que la compañía realizó el ajuste al cierre del ejercicio para dejar contabilizados sus costos al real. Procedimientos analíticos Un procedimiento analítico efectivo que nos puede ayudar a complementar las pruebas relacionadas con la revisión de la asignación de los costos a los productos, es realizar un análisis de tendencias de las ventas vs el costo de ventas. En un sistema de costos bien diseñado, las variaciones entre el costo de ventas y las ventas no debería presentar variaciones significativas entre un mes y otro. Excepto en los casos en donde existen, incrementos de precio (normalmente se hace una vez al año), incrementos en la nómina (normalmente se hace una vez al año), variaciones de la tasa de cambio, entre otros ítems que pueden hacer que el costo por producto varíe de forma significativa entre un mes y otro. Partiendo del concepto de que toda venta realizada debe tener un costo asignado, el auditor puede entrar a analizar el comportamiento del costo de ventas vs las ventas. Este análisis es más efectivo cuando lo realizamos producto por producto, complementándolo con el total ventas vs total costo de ventas. En caso de ser una gran cantidad de productos podemos analizar los más significativos. El siguiente es un ejemplo de la forma en que el auditor puede entrar a analizar las variaciones que se pueden presentar entre el costo de ventas y las ventas.
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Que pueden indicar las variaciones significativas al auditor: Aumento del margen: Puede significar, incremento de precios, variaciones en la tasa de cambio, ingresos ficticios, costos no trasladados al momento de la venta (valores que inflan los inventarios), retiro de costos a cuentas del activo para mejorar la rentabilidad, entre otros. Disminuciones de margen: Pueden significar, incremento de los precios de compra, variaciones en la tasa de cambio, costos ficticios para bajar la utilidad y declarar un menor impuesto de renta, entre otros. 4. Confirmación de inventario en poder de terceros (operadores logísticos, inventario en consignación, etc) En el transcurso de la auditoría el auditor debe realizar procedimientos que le permita identificar este tipo de inventario. En los casos en donde el inventario es manejado por un tercero que genera información contable. Ejemplo: operador logístico, el auditor debe entrar a evaluar la
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objetividad, idoneidad y competencia del trabajo desarrollado por el tercero e igualmente debe haber analizado el contrato e identificado riesgos y evaluados los controles para mitigar estos riesgos. La confirmación, nos puede dar evidencia de existencia pero muy difícilmente del adecuado estado de los productos en poder del tercero, por lo anterior, en los casos en donde este inventario es un rubro significativo, es recomendable que el auditor sugiera a la compañía realizar un inventario en donde el auditor participe. 5. Revisión de la suficiencia de la provisión por inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
El auditor debe complementar este procedimiento con el resultado de la toma física de fin de año, en donde físicamente se identifica este tipo de inventario. El objetivo de este procedimiento es crear una provisión por el inventario que no está óptimo para la venta o para la transformación de productos para la venta. Muchas compañías cuentan con políticas para provisionar el inventario, obsoleto, dañado o de lenta rotación. Estas políticas normalmente se elaboran con base en el comportamiento histórico del inventario. En estos casos el auditor debe entrar a evaluar si la política realmente se ajusta a la realidad económica del cliente. Los siguientes son algunos de los tipos de inventarios a provisionar:
Productos a provisionar Materia Prima de productos
Provisión Sugerida 100%
descontinuados
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Materia Prima próxima a vencer con
A determinar por el auditor
planes de venta Materia Prima próxima a vencer sin
100%
planes de venta Materia Prima dañada o defectuosa Producto Terminado Obsoleto Producto Terminado dañado Producto Terminado de lenta rotación
100% 100% 100% 100%
sin planes de venta Producto Terminado de lenta rotación
A determinar por el auditor
con planes de venta 6. Evaluar la necesidad de una provisión por desvalorización del inventario (Costo o valor de mercado, el más bajo) Esta regla establece que el inventario final debe quedar valorado al costo o el valor de mercado (precio de venta), dependiendo de cual sea más bajo. El costo comprende todos los gastos de adquisición, los costos de conversión y otros costos incurridos en dejar los productos en su ubicación y condiciones. El Valor neto de realización es el precio estimado de venta menos los costos para completar los costos de venta. En el caso en el que el costo sea menor que el precio de venta, no se hace nada. En el caso en el que el costo sea mayor que el precio de venta, el auditor debe sugerir una provisión de la diferencia. Para la ejecución de esta prueba es recomendable que el auditor inicialmente tome los ítems más significativos, sin dejar de lado los de menor valor. Para la realización de esta prueba el auditor puede elaborar una tabla en Excel en donde se tengan en cuenta las siguientes operaciones:
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Item
Unidades
Costo
Precio de
Diferencia
Provisión
Unitario
Venta
(Si el precio sugerida
unitario
de venta
menos los
unitario es
costos para
menos que
completar
el costo
los costos
unitario, la
de venta.
diferencia se debe provisionar)
U
A
B
A–B=C
CxU
X Y Total A
Información tomada de los auxiliares de la compañía y verificada a satisfacción en el PT XX
B
Información tomada de la lista de precios vigente a la fecha.
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D. Conclusiones Las conclusiones deben estar directamente amarradas con los objetivos de la prueba, es decir que de acuerdo con los resultados de la prueba el auditor obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permite concluir que la cuenta de inventarios a 31 de diciembre refleja, integridad, existencia, exactitud, propiedad y valuación. En caso contrario puede indicar que es necesaria una salvedad por parte del auditor.
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BIBLIOGRAFIA 1. Guía para auditar la cuenta de inventarios al cierre del ejercicio. Revista AUDITOOL. www.auditool.com 2. Guía de Planeación: La Materialidad y el enfoque de los riesgos. AT CONSULTORES & AUDITORES. www.atconsultores.com
Paginas Web 3. http://www.auditool.org/index.php? option=com_content&view=article&id=331:la-materialidad-en-la-planeaciony-desarrollo-de-una-auditoria&catid=40:blog&Itemid=55 4. http://ayudacontador.cl/ayudacontador/nagas/331.html
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CONCLUSIONES
•
Es importante resalta que cuando una compañía tiene un error en la cuenta inventarios esto puede llevar mucha diferencia en los estados financieros de la empresa en cuyo caso el auditor tiene que dar una opinión con salvedad
para
advertir
esto
a
los
interesados
en
la
auditoria.
• También se debe recordar que si en dado caso el auditor comete el error de no tener suficiente evidencia a la hora de dar una opinión y no da una salvedad en su dictamen, si los accionistas, inversionistas u otros pueden demandar al auditor juntamente con la firma de auditoria si se descubre que los
inventarios
están
sobreestimados.
• Este trabajo solo ofrece una guía general de lo que se debe hacer con las pruebas de auditoria en un análisis de la toma física de inventarios pero dependerá el cambio de la misma dado la naturaleza de la entidad a la que se
realice
la
auditoria.
• En algunas empresas no se realizan conciliaciones entre el mayor y los inventarios por esta causa queda a criterio del auditor realizar otro tipo de pruebas que le permitan obtener suficiente evidencia en su trabajo a realizar.
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RECOMENDACIONES
• Es importante resaltar que la auditoria de toma física de inventario es muy amplia por lo cual se recomendación hacer a forma individual un estudio mas
a
fondo
con
respecto
a
la
misma.
• Se recomienda también profundizar en los riesgo que corre al auditor a la hora de dar una opinión respecto a la cuenta de inventarios porque como se dijo uno de los riesgo es la sobreestimación de los mismo por lo tanto deben investigar métodos que nos den la suficiente evidencia para dar una opinión.
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ANEXOS
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