Manuais E Qdt 675v30

Manuais da Organização Carlos Leite Filho

INTRODUÇÃO “(...) todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.” (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)

INTRODUÇÃO • Objetivos: –Reunir informações de forma sistematizada, criteriosa e segmentada –Ser instrumento de permanente consulta –Ser uma ferramenta ória, sem limitar a criatividade

VANTAGENS • • • •

Fontes permanentes de informações e consultas Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas Facilitam o treinamento de funcionários – Novos – Antigos (reciclagem)

• Permitem maior delegação de autoridade – Descentralização – Maior predisposição para assumir responsabilidades

• Permitem uma melhor visão de conjunto para os funcionários • Constituem-se em um histórico istrativo

DESVANTAGENS • Apesar de serem ponto de partida, não são solução para todos os tipos de problemas possíveis • Custo normalmente alto • Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis • Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar rapidamente – Ignoram os aspectos informais • Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas – Inclusive devido a redações pouco claras, prolixas ou deficientes • Em geral são pouco flexíveis – Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal

INDICAÇÕES E REQUISITOS • Indicações de uso: – Dúvidas freqüentes do público-usuário – Demora e formação de filas – Desconhecimento de uma determinada rotina – Treinamentos • Requisitos: – Necessidade real – Diagramação estruturada e adequada às finalidades – Um bom índice e sumário – Ser flexível e possuir redação simples e clara – Sofrer revisões e atualizações constantes – Ser distribuído a todos os funcionários

MANUAL DE FUNÇÕES • Caracteriza os aspectos formais das relações entre as diferentes unidades organizacionais • Define os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria • Objetivos: – Identificar, formal e claramente, como a organização está organizada – Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade organizacional

• Conteúdo: – Objetivos da organização – Os diversos organogramas da organização – Relação das funções a serem executadas pelas unidades

MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES • Dar orientação aos executivos nas tomadas de decisão • As políticas devem estar bem fundamentadas e consistentes, baseadas numa explicação das relações de trabalho da organização • Objetivos: – Oferecer condições para que os executivos concentrem-se em decisões que fujam aos padrões normais da organização – Permitir um maior nível de delegação

• Conteúdo: – Conjunto das diversas políticas existentes na organização: marketing, tecnologia, logística, recursos humanos, etc.

MANUAL DO EMPREGADO • Particularmente importantes em médias e grandes organizações, principalmente nos níveis mais baixos destas • Observar a aparência e diagramação para maior motivação • Objetivos: – Permitir uma boa interação entre o funcionário e a organização – Explicitar os direitos e deveres do novo funcionário – Facilitar o treinamento do novo funcionário • Conteúdo: – Breve resumo histórico da organização – Atividades desenvolvidas e objetivos da organização – Descrição do regime de autoridade – Descrição do sistema de incentivos

MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS • Agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinada atividade ou tarefa – “Manual do vendedor” – “Manual da telefonista” • Recomendável quando há um número de funcionários nas funções especificadas que justifique seu uso • Objetivos: – Melhor treinamento de um grupo específico do funcionários – Tornar-se um guia de trabalho e consulta para o grupo de funcionários • Conteúdo: – Tarefas básicas inerentes ao cargo – Sua interação com outros cargos da organização

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS • Descrevem as atividades que envolvem as diversas unidades • Detalham como as atividades devem ser executadas • Objetivos: – Proporcionar uma execução uniforme dos serviços descritos – Atribuir às unidades organizacionais, competência para definir as orientações a serem incluídas no manual

• Conteúdo: – Normas: indicação de quem executa (ou pode executar) os diversos trabalhos do processo istrativo – Procedimentos: indicação de como são executados os diversos trabalhos do processo istrativo – Formulários: definição dos documentos e sua forma de utilização – Fluxogramas: gráficos dos diversos procedimentos descritos

RECOMENDAÇÕES FINAIS • O manual é elaborado para quem não sabe, ou tem dúvidas – Deve conter todas as orientações necessárias, inclusive as óbvias • Aconselha-se elaborar o manual com folhas soltas (ou eletronicamente) para facilitar a atualização • O manual não é um documento comum. Sua entrega deve ser feita pela própria gerência • Atenção com a estética, inclusive redação e apresentação • A elaboração do manual deve ser adaptada às características da organização • O manual perderá sua utilidade se as mudanças forem transmitidas apenas de forma verbal, ele precisa ser atualizado

Funcionograma Carlos Leite Filho

Definição É um gráfico de organização que tem por objetivo demonstrar detalhadamente as principais atividades desempenhadas em cada órgão do organograma. É como se pudéssemos abrir cada um dos órgãos representados no organograma, visualizando como estão compostos em termos de colaboradores e quais atividades são desenvolvidas em cada um deles. Portanto, é um gráfico derivativo do organograma – não há funcionograma se não existir organograma.

Utilidade a). a visualização da organização/estruturação interna de cada órgão; b).a especificação das atividades/tarefas desempenhadas e melhor entendimento do trabalho total; c). a equitativa distribuição do trabalho, através da análise da relação atividade e no de pessoas envolvidas; d). a padronização de atividades e seqüência e fluxos; e). a análise do ambiente de trabalho; d). maior facilidade no uso de métodos de análise-avaliação de desempenho individual e do grupo; e). maior facilidade de emprego e entendimento de processos de ascensão / promoção funcional; f). clareza ao colaborador, de onde ele está e de onde pode chegar dentro da própria empresa; g). o conhecimento por parte do colaborador, de que trabalhos e atividades são desenvolvidas nos demais órgãos da empresa.

Exemplo

Quadro de Distribuição do Trabalho Carlos Leite Filho

ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO

“Processo racional utilizado para caracterizar, decompor e interpretar um sistema, para conhecer seus fatores constitutivos imprescindíveis, assim como seu comportamento e suas respectivas leis de interação.”

ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO Compreende: • Análise

da Distribuição do Trabalho - identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa • Análise do Processamento do Trabalho racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho

-

• Análise das Operações e Postos de Trabalho otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho

ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO A

B

C

D

os Tarefa Atividade Processo

Exemplo:

Atividades Controle de Contas Correntes, Cobrança de Títulos, etc. Tarefas Pagamento de cheques, Recebimento de depósitos, etc. os Conferência de e de saldo, Debitar valor na conta, etc. Tarefas seqüenciais (Ex.: coletar dados e tabular dados) Tarefas paralelas (Ex.: coletar dados capital e coletar dados interior)

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Deve Permitir:

• Diagnosticar eventuais tempos de ócio

• Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização • Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas • Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Para isso deve-se: • levantar

as tarefas desenvolvidas por cada empregado • levantar o tempo gasto em cada tarefa • levantar/priorizar as atividades desenvolvidas pela área • levantar/analisar o quadro de distribuição do trabalho

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

QDT •É a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Q D T - Objetivos •Identificar quais atividades consomem o tempo de cada um dos funcionários. •Definir quem faz o quê. •Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao trabalho. •Definir a atividade mais importante.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Q D T - Objetivos •Identificar superposições desenvolvidas.

nas

tarefas

•Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos de trabalho.

•Verificar se as pessoas possuem as qualificações e treinamento necessários para o bom desempenho de suas tarefas.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL •Está relacionado com a perfeita adequação da mão de obra empregada nas tarefas e atividades em análise, contando com tal o cargo ocupado, as tarefas desempenhadas, o treinamento oferecido, o salário atribuído. •

FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL

1. As aptidões dos empregados são utilizadas adequadamente? 2. Há tarefas simples executadas por titulares de cargos superiores? 3. Há indícios de necessidade de treinamento? 4. Os empregados estão familiarizados com as máquinas e equipamentos? 5. Há empregados com tarefas com dificuldade acima do seu cargo? 6. Há empregados com tarefas não relacionadas entre si? 7. Há tarefas muito centralizadas ou muito descentralizadas?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO FATOR VOLUME DE TRABALHO

•Diz respeito a quantidade de trabalho que cada funcionário executa. Mais, ainda indica o nível de distribuição das tarefas e está relacionado com a própria especialização dos trabalhos. •Quando uma tarefa é dividida entre vários funcionários, o processo de sincronismo nas tarefas deve ser perfeito sob pena de que um acabe prejudicando o outro, o que sempre provoca conflitos.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Questões FATOR VOLUME DE TRABALHO

1. O trabalho está distribuído de forma

adequada? 2. Há acúmulo de trabalho? Urgente? 3. Existe tarefa dispersa por vários executantes sem necessidade? 4. Qual o regime de execução dos trabalhos (sazonal, etc.)? Por que?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Questões FATOR CUSTO

•O desenvolvimento de qualquer tarefa na organização apresenta um custo, seja de elaboração, de produção ou de manutenção. • Este salário pago se converte num total de horas que o funcionário coloca a disposição da empresa. E são estas horas que estão alocadas no QDT.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Questões FATOR SIMPLICIDADE

1. O Trabalho está superespecializado? 2. Há duplicidade de trabalho? 3. Existe trabalho manual que possa ser automatizado? 4. Podem-se simplificar os formulários? 5. O layout permite um fluxo racional do trabalho?

6. Todas as tarefas são realmente necessárias?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO FATOR RACIONALIZAÇÃO

•Este é, sem dúvida, o pensamento central do QDT: como fazer melhor e com menos custo a mesma tarefa. • Portanto, o analista deve estar atento, durante todo o trabalho desenvolvido, a aspectos tais como:

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

1. Distribuição física inadequada; 2. Uso de formulários complexos e que não foram alvos de análise;

3. Uso de máquinas e equipamentos antigos e que causam constantes problemas; 4. Desenvolvimento/execução de muitas tarefas manuais que poderiam ser mecanizadas; 5. Complexidade excessiva das rotinas exigindo análise maior, como sistema ou subsistema.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Conclusões: •A partir de todos os comentários traçados nas etapas anteriores, deve ser montado um novo QDT que apresente a melhor forma possível de solução do problema. •Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido entre os analista e, posteriormente, com todos os envolvidos na área alvo de estudo. •No momento em que se efetuem as modificações, todos os componentes ou afetados por elas deverão estar plenamente de acordo e conscientes de que essa é a melhor alternativa possível. Caso contrário o estudo será um fracasso.

Ferramentas e datas de Orientação Manuais – aula do dia 29/05 Funcionograma e QDT – 05/06