Manual De Siigo 38642i

SIIGO

SIIGO : Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un mecanismo completo y de fácil manejo que tiene como objetivo guardar y istrar el registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la istración de negocios, opera bajo plataformas operacionales como DOS, UNIX, RED WINDOWS FOR GROUP, WINDOWS NT, WINDOWS 95, NOVELL...

COMO INSTALAR UNA EMPRESA El proceso para instalar es el siguiente :

ME DEBEN LA VIDA. OIGA. QUE

MAMERA HACER TODO ESTE MANUAL.!!!!! Mi

correo

por

si

quieren

agradecer

o

comentar

algo.

[email protected]

Descomprima el contenido del Combo Contable…. Copie toda la carpeta SIIGO00 al Disco C:/, y entre a D.O.S. Ejecutar-> CMD ->enter

Inicio->

OJO: Les recuerdo para los que nunca han manejado D.O.S. Para ingresar a una carpeta digitan: CD (espacio) y el nombre de la carpeta; y para salir, estando dentro De la carpeta digitan: CD.. (ojo con los dos puntos) y enter. Se Vista el contenido de la carpeta con DIR >enter

Ubicados en el directorio C:\SIIGO00 (en plataforma DOS) digite la instrucción INSTALA < espacio > y el número de la empresa a instalar (de 01 a 98). Ejemplo : (Mejor Dicho, háganlo tal cual) C:\ SIIGO00>INSTALA 01 (O 02,03… según corresponda) (Pulse enter)

A continuación aparecerá unos comandos y seguidamente aparecerá la siguiente pantalla donde le pedirá los datos de instalación de la empresa. Ojo: copien tal cual la información para que no les salga error.. “” cualquier HEERRRORR puede ser fatal””””JAJAJA.

Nos pedirá un Numero de empresa primeramente: insertamos en “instala”:

osea:

01

colocamos la que le

A esta pregunta si digita

S, Continuará con el proceso, si digita N, abortará y

terminará con el proceso Entonces

S

Luego otra pregunta: Corresponde a una Reinstalación?

N.

Diligenciamos los siguientes Datos tal cual la imagen, menos los datos de la empresa, esos si como ustedes quieran. Nombre Nit Digito. TODO EN MAYUSCULA.

REPEAT: Por su bien coloque las indicaciones que van en Negrilla. Paso seguido cambiará la pantalla y empezará a realizar las siguientes preguntas : • Digite el número de empresa a instalar: 01 • Disco Duro : Digitar C, si va a instalar la empresa en el disco duro del equipo (mono), si va trabajar en red digite la unidad lógica escogida para compartir SIIGO: (D,E,F,G,H,...)

0186-1996-0040805

• Serial SIIGO : • Nombre de Empresa : Digite la Razón Social de la empresa a instalar, puede digitar hasta 40 posiciones alfanuméricas. • Identificación : Digite el número de NIT de la empresa sin dígito de verificación, o el número de la Cédula de Ciudadanía si es persona natural. • Dígito de verificación : Digite el número que corresponda como dígito de verificación , si no existe, digite enter. • Inventario Periódico : N. En caso de tener el módulo de inventarios digite S si quiere manejar inventario periódico, si digita N manejará sistema inventario permanente. • Fecha de Corte de Saldos: Digite la fecha convenida para incorporar los saldos iniciales en formato AAAAMMDD, (año, mes, día) cabe anotar que la fecha no debe separarse por guiones, espacios, caracteres especiales como /, etc., así: 19981231 y luego digite enter. Coloca la fecha del Reloj de windows… osea, la de HOOOOOOOYYYYY. • Mantiene el P.U.C.: Digite S, si quiere tener el PLAN UNICO DE CUENTAS para comerciantes y así no digitar el nombre de las cuentas contables a nivel de grupo, cuenta y subcuenta en el momento de abrir las cuentas a utilizar

específicamente por la empresa, Digite N si no desea ninguna de las cuentas y trabajará con un PUC diferente al comercial • Toda la información es correcta: Digite S si desea continuar, digite N si desea devolverse a algunas preguntas anteriores para modificar. Este proceso tardará algunos minutos, luego encontrará dos directorios: SIIGO00 y SIIGO01. SIIGO01 será el directorio de trabajo de su nueva empresa., y nos saca del cuadro.

Quedamos en C:\SIIGO00\

Salimos con CD..

a

C:\

Ahí copiamos los siguientes comandos en D.O.S. OJO: Ubíquese dentro del directorio SIIGO01 (nuestra empresa) el batslach lo hacemos sosteniendo la tecla ALT+92 = \ C:\ CD SIIGO01 C:\>SIIGO01> (AQUÍ ESTAMOS DENTRO DE LA CARPETA)

COPY C:\SIIGO00\*.BAT -> OJO CON EL ASTERISCO Y EL PUNTO. Estando dentro digite la instrucción:

Significa que vamos a copiar de la carpeta de instalación todos los archivos que tengan la extensión: .BAT, los cuales nos muestra 6 lineas copiadas. Resumen en la imagen paso a paso desde la linea:

Y PARA FINALIZAR .. LE ESCRIBIMOS SIIGO AHÍ DONDE TENEMOS

CHAZAMMMM!!!!! TENEMOS SIIGO. EL CURSOR. Y

Esta instrucción entra al programa SIIGO la cual te pide una clave

de

que es:

1111

. y listo. Pasa automáticamente al año de

proceso. Creenle un directo al escritorio: Hagan lo siguiente si no saben: solo miren la imagen:

Y listo. En el escritorio aparecera un icono de directo a SIIGO.

FUNCIONAMIENTO: SIIGO

es

programa

de

istración

de

negocios

que

se

basa

fundamentalmente en un sistema de contabilidad general, el cual está conformado por once módulos integrados a saber : . Documentos . Contabilidad . Cuentas por Cobrar . Cuentas por Pagar . Inventarios . Nómina . Activos Fijos . Presupuestos . Ordenes de Pedido . Ordenes de Compra . Ventas Es importante tener en cuenta algunos aspectos fundamentales que permiten que SIIGO Funcione normalmente. ¨ En el momento de la instalación del programa, se creará el directorio SIIGO00, en el cual se copiaran los archivos específicamente relacionados con el software, es decir los archivos que constituyen los programas a ejecutar (programa objeto), por tal motivo no debe ubicarse en ese directorio para realizar procesos, pues SIIGO en sus procedimientos de ejecución identifica y

diferencia los archivos de datos contenidos en los directorios de cada empresa que serán diferentes de SIIGO00. ¨ El único proceso que siempre debe ejecutarse desde este directorio es la instalación de empresas, la información de dichas empresas estará contenida en los directorios SIIGO01, SIIGO02..., SIIGO98, el número de cada uno de estos directorios debe coincidir con el numero de empresa instalada.

AL SISTEMA Existen 2 formas de ingresar al programa SIIGO, dependiendo de que se haya creado o no un icono de para trabajar por windows. Si se creó un icono de simplemente deberá ubicarse con el Mouse del equipo y presionar doble clic sobre este, si no existe icono, inicializando el computador y cargando el sistema operativo se debe ubicar en el directorio \SIIGOnn ó /u/siigonn (donde nn es el número de la empresa), digitar la palabra SIIGO (siigo en UNIX) y oprima enter, de esta forma obtiene el . Ejemplo : En DOS : C:\> CD SIIGO01 <ENTER> C:\SIIGO01> SIIGO <ENTER> En UNIX : pwd cd /u/siigo01 <enter> siigo <enter>

Luego aparecerá la pantalla de Control de .

PARA RECORDAR : EN CUALQUIER SITIO DEL PROGRAMA CON <ESC> RETORNA A LA OPCION ANTERIOR (retrocede) y con <ENTER> ACEPTA (adelanta). En este momento el programa le solicita la Clave de , la cual se debe digitar de la misma forma en que fue grabada (mayúsculas, minúsculas o caracteres alfanuméricos), al digitarla no aparece en pantalla por seguridad. En caso de que la clave no concuerde con la clave solicitada aparece el mensaje CLAVE NO CATALOGADA, repita el proceso hasta suministrar la clave correcta. Cada vez que se instale una empresa, la Clave del será 1111 hasta tanto no sea modificada. Posteriormente le solicita el año, mes y día de proceso, con <ENTER> tomará la definida como fecha de saldos iniciales en el momento de su instalación y si ya ha ingresado en otra fecha tomará la fecha utilizada en la última sesión de trabajo.

Al digitar el mes de trabajo (01=Enero, 02=Febrero...) y en caso de que la clave suministrada sea diferente a la del y el nuevo no tenga autorización para cambiar de mes; a pie de la pantalla aparecerá el mensaje NO PUEDE CAMBIAR LA FECHA, intente nuevamente hasta suministrar el mes correcto, o tomará el que se encuentre en pantalla. En caso de que digite un año en el cual nunca se haya trabajado, ni se encuentre en la empresa a la cual desea ingresar a pie de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje :

Intente nuevamente el proceso hasta suministrar el año correcto, acuda a su copia de seguridad para recuperar los archivos, o bien realice el proceso de cierre de año para generar los archivos del año próximo.

Esto significa que usted puede dejar en ceros el consumo (datos para estadísticas) de todos los productos del inventario del mes en curso. Si su respuesta fue SI, aparecerá titilante el mensaje LIMPIANDO INVENTARIOS, en este proceso la clave será comparada con la del , si no concuerda a

pie

de

la

pantalla

aparecerá

el

mensaje

.

CODIGO ......... ACTIVIDAD ..................... TARIFA X MIL EMPRESA INDUSTRIAL 101 ............Producción de alimentos .................3 ....................excepto bebidas; producción

ES

FUNCION

DEL

....................De calzado y prendas de vestir. 102 ........... Fabricación de productos ................5 ....................primarios de hierro y acero; ....................Fabricación de material de ....................transporte.

103 ............Demás actividades industriales. .....8 EMPRESA COMERCIAL 201 ............Venta de alimentos y productos ......3 ....................agrícolas en bruto, venta ....................de textos escolares y libros ....................(incluye cuadernos escolares); ....................venta de drogas y medicamentos.

202 ............Venta de madera y materiales .........5 ................... para construcción; Fabricación de ....................material de transporte.

203............ Venta de cigarrillos y licores; ..........10 ....................venta de combustibles derivados ....................del Petróleo y venta de joyas

204 ............Demás actividades comerciales. ....8 EMPRESA DE SERVICIOS 301 ............Transporte; publicación de ...............3

....................revistas, libros y periódicos; radio....................difusión y programación de televisión.

302 ............Consultoría profesional; servicios .....5 ....................prestados por contratistas de ....................Construcción, constructores y ....................urbanizadores; y presentación de ....................Películas en salas de cine 303 ............Servicios de restaurante, cafetería, 10 ....................bar, grill, discoteca y similares ....................Servicios de hotel, motel, hospedaje, ....................amoblados y similares, servicios ....................De casas de empeño; servicios ....................de vigilancia. 304 ............Demás actividades de servicio. ......7

EMPRESAS DEL SECTOR FINANCIERO

401 ...........Corporaciones de ahorro y vivienda 8 402........... Demás actividades financieras ........8

AYUDAS EN LINEA .En todos los módulos podrá encontrar una ayuda en línea en cada opción que le permitirá obtener información sobre el campo en el cual está ubicado.

Esta ayuda la puede consultar con la función F6 Ayuda en Línea, sin embargo también existe la posibilidad de dejar esta ayuda fija, para que aparezca en forma automática sin necesidad de llamarla. Se fija por la opción Parametrización.

GENERALIDADES E INICIACION SIIGO ¨VENTAJAS Y FORTALEZAS : • Ofrece interfases con otros productos (Interna - Externa) • Dinamismo Contable - No hay cierres definitivos entre meses. • Total Integración. • Organización y Control • Información Confiable, Oportuna y Desagregada. • Herramientas para la toma de decisiones. • Mejoramiento de la istración de los inventarios, producción y los activos fijos.

• Automatización de depreciaciones, provisiones, diferidos, libros oficiales, certificados, etc. ... • Proporciona control automático de los posibles errores al ejecutarse el programa. (errores de COBOL) • Incluye manejo de calculadora en con la función F6-F1. CARACTERISTICAS PRINCIPALES - SIIGO • Práctico • Integrado • Versátil • Dinámico • Flexible • Fácil de Manejar • Ofrece Interfase con otros productos • Económico en recursos • Seguro e Integro • Controlado

INSTALACION DE EMPRESAS Para la instalación completa, el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION GERENCIAL Y OPERATIVO - SIIGO, requiere que el computador tenga mínimo ocho (8) megabytes disponibles en disco duro y adicionalmente que funcione bajo cualquier sistema operacional ya sea D.O.S., UNIX, NOVELL, WINDOWS, NT y/o ambiente servidor. El programa debe instalarse en el computador establecido por el para tal fin, SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo

equipo, usando los directorios con un número consecutivo así SIIGO01, SIIGO02,...donde se encontrara la información de cada una de las empresas. La instalación de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, es de anotar que como SIIGO permite la reinstalación de empresas, aquellas que ya no se esten usando pueden volver a crearse con razón social, y NIT diferentes al instalado o usado inicialmente. Es importante tener en cuenta que reinstalación de una empresa deja totalmente vacíos los archivos de datos (borrara la información de la empresa) El borrar un directorio (SIIGO01, SIIGO02, SIIGO03...) desencadena las empresas no permitiendo el ingreso a todas las restantes . ASPECTOS FUNDAMENTALES En el momento de instalar cada empresa, es necesario conocer con exactitud el nombre de esta o RAZON SOCIAL, el Número de Identificación Tributaria o NIT y LA FECHA DE CORTE DE SALDOS INICIALES, ya que a partir de ese momento se incorpora la información contable.

Para garantizar el éxito en la implementación del programa SIIGO, es necesario parametrizar el programa con el fin de adecuar la información según las necesidades y expectativas de la empresa. En primera instancia debe definirse e incorporarse : - Centros y Subcentros de Costos : Que permite catalogar la estructura organizacional, las diferentes sucursales (establecimientos comerciales) y demás divisiones istrativas posibilitando la elaboración de informes por cada uno de ellas.

- Bodegas y Sub-bodegas : Opción que permite discriminar y analizar existencias de inventarios. - Registro de Control : Permite mantener en los archivos de control los datos básicos de la empresa, como son dirección, teléfonos, intereses de mora, etc... - Registro de Monedas : Mediante esta opción se podrá parametrizar diferentes monedas extranjeras. - Países y Ciudades: Con el fin de aplicar la reforma tributaria del Distrito Capital (ICA). - Zonas : Permite definir las diferentes zonas de acuerdo a la estructura geográfica, que puede manejarse a nivel de ventas, permitiendo generar informes y estadísticas. - Formas de Pago : Permite definir diferentes formas de pago de acuerdo a los criterios comerciales con que se manejen los clientes. - Plan de Cuentas : Principalmente, deberá definirse el Plan de Cuentas que regirá en la empresa, punto de partida para el funcionamiento total de SIIGO. - Códigos de Activos Fijos y de Inventarios : Mediante esta opción se prodrá determinar claramente a nivel de tablas las grupos de clasificación permitiendo así agilizar los procesos que se realizan en forma automática y poder istrar con exactitud la información concerniente a dichos módulos. - Catálogo de Terceros : Con el fin de registrar y istrar la información de : clientes, proveedores, empleados, vendedores, etc...

MENU PRINCIPAL

En la opción F1 MENU PRINCIPAL, aparecerá en la pantalla el menú de selección, donde se encontrarán todas las opciones que ofrece el SIIGO. Cada opción del SIIGO es antecedida por un indicador de función entre (F1F12), los cuales corresponden a las teclas de función que aparecen descritas en el teclado del computador con estos mismos nombres. El menú SIIGO contiene :

El recuadro a la izquierda corresponde al menú principal de SIIGO, en él estan contenido los Doce (12) módulos que ofrece el sistema.

PARA RECORDAR : LA TECLA ESC, LE PERMITE REGRESAR AL MENU ANTERIOR, CON PREVIA VERIFICACION DE SALIDA QUE APARECE A PIE DE PANTALLA ASI: SEGURO DE SALIR (S/N) : N Si digita S, se posicionará nuevamente en el "Premenú", si digita N, ignora. A partir de este momento es indispensable definir la utilización del Plan de Cuentas, de los Centros de Costos, de los Terceros, Tablas de Inventarios, tablas de Activos, Catálogos y vendedores. Esto es indispensable crear antes de ingresar los saldos iniciales y se hará de acuerdo a los módulos que se hayan adquirido.

PARAMETRIZACION

Por la opción F2, Parametrización, usted podrá definir los diferentes requerimientos de acuerdo a las necesidades de manejo de la información, dichos requerimientos son :

• Registro de Claves • Registro de Control • Registro de Monedas • Registro de Ciudades • Registro de Zonas • Cambio Clave del • Bloqueo de Fecha • Formas de Pago • Recuperaciones • Utilitarios • Impresión de Parámetros

PLAN DE CUENTAS

Definición : El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. El Plan Único de Cuentas está compuesto por un Catálogo de Cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas. El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo,

Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y Cuentas de Orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación. El Plan Único de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad a lo previsto en el Código de Comercio. No estarán obligadas a aplicar el Plan Unico de Cuentas los entes económicos pertenecientes a los sectores Financiero, Asegurador y Cooperativo para quienes se han expedido Planes de Cuentas en virtud de legislación especial. ** El Catálogo de Cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él. No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, en tal caso deberá elaborar una tabla de Equivalencias entre estas y las contenidas en el Catálogo del Plan Unico de Cuentas, la cual estará a disposición de las entidades o personas que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar libros y documentos del ente económico. Sin embargo, en los libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al catálogo de Cuentas del mencionado Plan. Los entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente. Las cuentas y subcuentas identificadas únicamente por el código numérico, podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango

establecido, dependiendo de sus necesidades de información , conservando la misma estructura del Plan Unico de Cuentas (PUC). Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán utilizar los auxiliares que se requieran de acuerdo a las necesidades del ente económico , para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito. Descripción : La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles: Clase : El primer dígito Grupo : Los dos primeros dígitos Cuenta : : Los cuatro primeros dígitos Subcuenta : Los seis primeros dígitos Las clases que identifican el primer dígito son: Clase 1 : Activo Clase 2 : Pasivo Clase 3 : Patrimonio Clase 4 : Ingresos Clase 5 : Gastos Clase 6 : Costos de ventas Clase 7 : Costos de Producción o de Operación Clase 8 : Cuentas de Orden Deudoras Clase 9 : Cuentas de Orden Acreedoras Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que forman el Balance General; las clases 4, 5 , 6 y 7 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o

Pérdidas o Estado de Resultados y las clases 8 y 9 detallan las Cuentas de Orden. Generalidades : SIIGO maneja un código único el cual parte de la contabilidad, extendiéndose hacia sus diferente auxiliares, la base consta de hasta Diez (10) dígitos donde : los Dos primeros determinan el Grupo, los Dos siguientes la Cuenta, los Dos subsiguientes la Subcuenta , los Dos penúltimos los Auxiliares, y los dos últimos para los Subauxiliares. Los Auxiliares y Subauxiliares son opcionales. Adicionalmente, la creación de las Cuentas implica el manejo de algunos atributos, que posteriormente van a influir en el tipo de información que desee manejar el Cliente SIIGO. Se conocen como extenciones y se conforman así : • Inventarios los códigos se clasifican en tres (3) niveles así : Los tres primeros dígitos corresponden a la línea del producto, los siguientes cuatro dígitos determinan el grupo y los últimos cuatro el código del producto. • Activos Fijos los códigos se clasifican en dos niveles así : los tres primeros dígitos corresponden al grupo de Activos al cual pertenece, los siguientes cuatro determinan el Código del Activo. • Detalles con el tipo de documento (2) posiciones , el número del documento (6 dígitos) y (2) dígitos para el número del vencimiento (hasta 99 vencimientos por cada documento) y paralelamente la fecha en que vence (año, mes, día). • Terceros con trece (13) dígitos, es decir el Número de Identificación Tributaria • Centros de Costos con tres (3) dígitos, permitiendo manejar hasta 999 centros de costos y dos (2) dígitos para manejar subcentros de costos.

PLAN DE CUENTAS

Si quiere observar su Plan de Cuentas puede escoger la opción F2 Contabilidad, F2 Plan de Cuentas, en donde encontrará dos (2) opciones I Impreso o P Pantalla :

En caso de escoger la opción P pantalla aparecerán las opcines NUMERICO y ALFABETICO A (Alfabético) si desea realizar la consulta ordenada por la descripción de la Cuenta o N (Numérico), si desea realizar la consulta ordenada por el Código de la Cuenta. Posteriormente le preguntará : Todo el PUC o solo las Utilizadas ? P/U : U Digite P (P.U.C.) si desea realizar la consulta de TODAS la cuentas del Plan Unico de Cuentas (P.U.C) o U (Utilizadas), si desea realizar la consulta solamente con las cuentas creadas para la utilización de la empresa. Si digitó la opción N (Numérico), digite el código del Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar y Subauxiliar desde donde desea consultar, con <ENTER> ubica la primera cuenta, paso seguido aparecerá en orden numérico ascendente, las cuentas previamente abiertas en el sistema, indicantod su código, descripción, Detalle (N,C,P), Acumulación de Terceros (S,N,R), Centros de Costos (S, N), Ajustable (N, P, A), etc. concluído el pantallazo mostrará la próxima pantalla, con ESC suspende el proceso. Si escogió la opción A (Alfabético), digite las primeras letras desde las cuales desea consultar (Nivel Subauxiliar, Auxiliar o Subcuenta únicamente), mostrando las misma características descritas en el punto anterior, con <ENTER> ubica la primera. En caso de escoger la opción I (Impreso), aparecerá : A (Alfabético) si desea el informe ordenado por la Descripción de la Cuenta; o N (Numérico), si desea el informe impreso ordenado por el Código de Cuenta Contable.

Si escogió la opción A aparecerá:

Digite P si desea realizar la consulta de todas las cuentas del PLAN UNICO DE CUENTAS (P.U.C.) o U (Utilizadas) si desea realizar la consulta solamente con las cuentas utilizadas.

Posteriormente

le

preguntará

que

si

desea

la

impresión

con

CONTRAPARTIDAS, si digita S, se imprimirá el informe mostrando las cuentas a llevar el ajuste y su contrapartidas cuando estas estan marcadas como Paag o como Acuerdo. Aparecerá el mensanje "Fn Impresora ENTER Archivo", digite entre F1 y F9 (según impresoras activadas), paso seguido aparecerá el mensaje "Impresora Lista ? (S/N) S", digite S lo que hará que se empiece a procesar el informe impreso. Si digitó <ENTER> aparecerá : " LISTANDO EL PLAN DE CUENTAS " Si escogió la opción N (Numérico), digite el código de la cuenta desde y hasta la cual desea el informe, con <ENTER> las ubica todas. Digite P (P.U.C) si desea el informe impreso con todas las cuentas del Plan Unico de Cuentas o U (Utilizadas), si desea el informe impreso solamente con las cuentas abiertas. Este informe lista el Plan de Cuentas en el orden deseado con o sin auxiliares de acuerdo a lo escogido y muestra los siguientes campos : • Descripción del Informe NUMERICO : 1. Código del Grupo de Cuentas 2. Código de la Cuenta 3. Código de la Subcuenta 4. Código del Auxiliar de la Cuenta 5. Código del Sub -auxiliar de cuenta 6. Descripción del Grupo de Cuentas 7. Descripción de la cuenta 8. Descripción de la Subcuenta

9. Descripción del Auxiliar y Subauxiliar de Cuenta (Opcional) 10. Clase (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden x contra) 11. Detalle (Por Cobrar, Por Pagar) 12. Si tienen aplicación en centros de costos 13. Si va a acumular por terceros, o si es una cuenta de Retención en la Fuente 14. Si es una cuenta ajustable por Paag o por el Acuerdo 15. Si es de Retención en la Fuente : el porcentaje de Retención a aplicar • Descripción del Informe ALFABETICO : 1. Código de la Cuenta (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliares y Subauxiliares) 2. Descripción de la Cuenta Auxiliar 3. Clase (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden x contra) 4. Detalle (Por Cobrar, Por Pagar) 5. Si tienen aplicación en centros de costos 6. Si va a acumular por terceros, o si es una cuenta de Retención en la Fuente 7. Si es una cuenta ajustable por Paag o por el Acuerdo 8. Si es de Retención en la Fuente : el porcentaje de Retención a aplicar

CAMBIO DE DETALLES : Para cambiar cuentas que detallan por C (Cartera) o P (Proveedores) por NO detalla, se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo las modificaciones, paso seguido aparecerá a pie de pantalla : BORRA DETALLES (S/N)?:

Con <ENTER> ubica N y la cuenta no será modificada , en caso de digitar S Borrará toda la información de detalles que tenga esta cuenta.

Para modificar cuentas que se encontraban con NO DETALLA, por C (Cartera) o P (Proveedores), se repasa la cuenta completa con <ENTER>, a continuación aparecerá a pie de pantalla PASA A CMPTE, digite el tipo de documento cruce (de acuerdo con los definidos) , que desea ubicar en los saldos detallados, esto ocasiona que el saldo del tercero sea trasladado en detalles con el número de comprobante digitado y una secuencia a partir del 1 en adelante, simpre y cuando el número este disponible.

CAMBIOS DE TERCEROS : Para modificar cuentas de Terceros (S) o de Retención en la Fuente (R), que discrimina por NIT, debe borrar la discriminación dejando (N) : Se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificación y paso seguido aparecerá a pie de pantalla el mensaje : BORRA TERCEROS (S/N) ?: Con <ENTER> ubica N y la cuenta no será modificada en caso de digitar S quedará marcada para no manejar terceros y borrará la información de terceros que tenga discriminada en esta.

Para modificar cuentas que no acumulaban por Terceros (N), para que acumulen (S) o de Retención en la Fuente ( R ), se repasa la cuenta completa con <ENTER>, Incluyendo la modificación y paso seguido aparecerá a pie de pantalla el mensaje : Pasa al Nit :

Digite el NIT al cual desea trasladar la información, éste debe ser diferente de ceros, si se modificó a cuenta de retención, digite el porcentaje de Retención a aplicar a esta cuenta. Si esta cuenta tenía movimiento pasará todo el movimiento al Nit digitado y posteriormente por medio de notas deberá discriminarse a los respectivos nits.

CAMBIOS DE CENTROS DE COSTOS : Para modificar cuentas que utilizaban Centros de Costos (S), para que no los utilice (N), se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificación y a continuación aparecerá a pie de pantalla el mensaje : Borra C. Costos (S/N) : ? N, Con <ENTER> ubica N y la cuenta no será modificada, en caso de digitar S borrará la información que tenga acumulada en los diferentes Centros de Costos definidos y movidos por esta cuenta.

Para modificar cuentas que no utilizaban Centros de Costos (N) se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificación y posteriormente aparecerá a pie de pantalla el mensaje : Pasa al C.C.: , Digite el centro de costo al cual desea trasladar la información (Previamente creado por la opción F2 Contabilidad, F3 ón Centros de Costos.

CAMBIO DE AJUSTES :

Al modificar Cuentas ajustables (P Paag, A Acuerdo), para borrar su característica de ajustable, se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificación y el hará el cambio sin hacer ninguna pregunta. Si desa modificar cuentas que no manejaban ajustes, para adicionarles esta característica, basta con repasar la cuenta completa adicionándole el tipo de ajuste requerido. Ya sea P Paag o A Acuerdo, al momento de colocarle P Paag al terminar de repasar la cuenta el preguntará cuenta de ajuste y contrapartida.:

ELIMINACION DE CUENTAS Para la Eliminación de Cuentas se utiliza la tecla de función F5, teniendo en cuenta que : • Se borra de abajo hacia arriba así : Primero el subauxiliar en caso de que exista, luego el auxiliar, luego la subcuenta , la cuenta y por último el grupo, es decir , no se puede borrar un grupo sin borrar todas los auxiliares, subauxiliares, subcuentas y cuentas que a este se hallen asociados. Además tampoco se podrá borrar cuentas que posean saldo o movimiento. • En caso que la Cuenta Contable tenga movimiento, aparecerá a pie de pantalla * NO BORRA SALDO * y no podrá ser borrada.

El procedimiento es ubicar el cursor en el nombre de la cuenta (sea esta Subauxiliar, auxiliar, Subcuenta, cuenta o grupo ) y digitar la tecla de función F5.

CREACION DE CENTROS DE COSTOS : DEFINICIÓN : Centros de Costos son Areas de Responsabilidad que define la misma empresa con el propósito de controlar la utilidad o pérdida que presente cada una de ellas. Sin embargo también se pueden utilizar para discriminar o desagregar la información de acuerdo a algunas clasificaciones específicas. APLICABILIDAD : Los Centros de Costos se pueden utilizar para . • Definir las diferentes Areas o Departamentos de la Empresa (istración, Ventas, Producción...) • Definir las diferentes Sucursales o Establecimientos Comerciales (Puntos de Venta) • Definir la Zonificación de Clientes, Proveedores (Ciudades) • Clasificar Las Ventas (Gravadas, Exentas, Nacionales del Exterior...) Todo esto debido a que en SIIGO siempre podremos obtener información y listados discriminados por Centros de Costos. CREACION : Por el módulo de Contabilidad (F2), Opción F3 ón. Centros de Costos. Opción F1 Apertura : Se podrá crear hasta 999 Centros de Costos y 99 Subcentros de Costos :

Para la Creación de los Centros de Costos se digita el Número de Centro de Costo (entre 001 y 999), luego al frente se digita el nombre del Centro de Costo, con <ENTER> pasa a Responsable, si es creación , si existe muestra los datos del Centro de Costos. En responsable puede digitar el Nombre del

Responsable, La dirección del Centro de Costos y dos (2) números telefónicos, Fax, Dirección E-mail (estos datos son opcionales). Posteriormente le preguntará si maneja Subcentros de Costos (permite crear hasta 99 subcentros de costos) y los podrá crear de la misma forma : en Código : digite un número entre 01 y 99, en Descripción digite el nombre del Subcentro de Costos :

Con F5, le permite eliminar Subcentros y Centros de Costos, en el cual esté ubicado y lo deja libre para utilizarlo nuevamente, siempre y cuando no tengan movimiento. Se hace de abajo hacia arriba primero se borran los subcentros de Costos asociados, y luego Los Centros de Costos a borrar.

CATALOGO DE INVENTARIOS El Código de Inventarios es una ramificación de línea y Grupo de tal manera que el catálogo solo asigna los seis (6) dígitos adicionales que identifican cada referencia , cabe anotar que SIIGO maneja como sistema de alterno la referencia de fábrica, que NO obvia la asignación del Código. Los códigos de productos se crearan por el módulo INVENTARIOS F5, Opción F1 Catálogo de Productos F2 Apertura de Productos. En ese momento aparecerá la pantalla:

Digite La Línea del Producto a asignar, previamente creada, de lo contrario a pie de pantalla aparecerá el mensaje LINEA NO EXISTE, intente nuevamente, a continuación aparecerá la descripción de la línea digitada. Digite el Grupo del Producto a asignar, previamente creado, de lo contrario a pie de pantalla aparecerá el mensaje GRUPO NO EXISTE, intente nuevamente, a continuación aparecerá la descripción del grupo digitado.

CREACION DE BODEGAS : DEFINICIÓN : Como su nombre lo índica por esta opción se podrá crear las diferentes Bodegas, que posea la Empresa y lo que permitirá tener control sobre los inventarios en forma discriminada de acuerdo a las necesidades del Cliente SIIGO.

CREACION: Por el módulo de Inventarios (F5), Opción F3 Manejo de Bodegas. Opción F1 Apertura : Se podrá crear hasta 9999 Bodegas.:

(Para la Creación de las Bodegas se digita el Número de la Bodega (entre 0001 y 9999), luego al frente se digita el nombre de la misma, con <ENTER> pasa a

Responsable, si es creación , si existe muestra los datos de la Bodega. En responsable puede digitar el Nombre del Responsable, La dirección del Centro de Costos y dos (2) números telefónicos, Fax, Dirección E-mail (estos datos son opcionales).

Posteriormente le preguntará si maneja Ubicaciones (permite crear hasta 999 Ubicaciones y las podrá crear de la misma forma :Si digita S, en Código : digite un número entre 001 y 999, en Descripción digite el nombre de la Ubicación. Con F5, le permite eliminar Ubicaciones y Bodegas en el cual esté ubicado y lo deja libre para utilizarla nuevamente, siempre y cuando no tengan movimiento. Se hace de abajo hacia arriba primero se borran las ubicaciones asociadas, y luego Las Bodegas a borrar.

TABLAS DE ACTIVOS FIJOS

Con el fin de clasificar los Activos Fijos, consultar y relacionar las cuentas que determinan el movimiento se ha diseñado esta opción, la cual le permite crear hasta (9999) grupos diferentes de activos. PROCESO Es necesario definir con claridad las cuentas contables a utilizar de acuerdo a la discriminación que da el PLAN UNICO DE CUENTAS.

Digite el código del Grupo (4) posiciones numéricas (entre 0001 y 9999), en caso de que esté asignado el código aparece la información, de lo contrario solicita la descripción del grupo de activos a relacionar en 30 posiciones alfanuméricas . Posteriormente digite las cuentas del Activo , Depreciación, Gastos por depreciación, Ajuste por Inflación al valor histórico, Ajustes por Inflación al Valor

de

la

depreciación

y

las

cuentas

de

corrección

monetaria

correspondientes, las cuales deben estar creadas previamente en el catálogo de Cuentas, de lo contrario muestra frente a la cuenta digitada, Cuenta No Existe. Pulse <ENTER>, luego de digitar la cuenta para que solicite la siguiente, así susecivamente hasta terminar las cuentas y al finalizar se posiciona en el primer campo permitiéndole crear o consultar otro grupo de activos.

CATALOGO DE TERCEROS Mediante esta opción, podrá crear los diferentes Terceros o Nits con los que tiene vínculos comerciales en su empresa. Estos Nit podrán ser Clientes,

Proveedores, Empleados y Otros, de acuerdo al tipo de vínculo que exista con este. Para crear Nits, ubíquese en el módulo de Contabilidad F2, Opción F2 ón, de Terceros, F1, Apertura. En caso de escoger la opcion APERTURA aparecerá:

Digite el número del Nit (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluír el digito de verificación. En caso de existir, aparecerá el nombre, si no existe mostrará el mensaje CREACION. En caso de digitar el Nit de un

empleado, como también pueden crearse por el módulo de Nómina, a pie de pantalla aparecerá ES EMPLEADO, y mostrará su información básica. Maneja Sucursales, digite S si este NIT maneja facturación por la Sucursal (Mismo Nit, con diferentes direcciones), En caso contrario digite N, si digitó S a continuación preguntará el número de Sucursal a crear desde 001 hasta 999. Digite el Nombre (50 posiciones alfanuméricas) completo. (Este nombre debe corresponder al nombre con el que el NIT se ha registrado EN LA CAMARA DE COMERCIO, para efectos de información Tributaria), con <ENTER> ubica el Creado. Digite el O (50 posiciones alfanuméricas) que le permitirá en un momento dado establecer una persona específica con quien comunicarse cuando se trate de ese NIT. Es opcional. Digite la DIRECCION, (100 posiciones alfanuméricas), con <ENTER> ubica el creado, Digite el CODIGO DE PAIS Y CIUDAD a la que pertenece el NIT. Digite hasta cuatro (4) números telefónicos del Nit., el Número del Fax y el Apartado Aéreo, con <ENTER> ubica los creados. Digite El SEXO, (E/M/F) EMPRESA, MASCULINO O FEMENINO, Por si crea personas Naturales o Jurídicas. Digite el mes y día de cumpleaños Digite la dirección E-mail del Nit, si es que la tiene, opcional. Digite el tipo de Identificación del Nit: N si se identifica con NIT, C, si el Cédula de Ciudadanía. Digite el tipo de NIT que es : (C - P - O) CLIENTE, PROVEEDOR, OTRO.. Si escogió la opción C, para Cliente debe tener en cuenta que:

• Deberá haber creado primero los NIT QUE SON VENDEDORES como EMPLEADOS. • Deberá posteriormente crear los VENDEDORES por el módulo de VENTAS, Opción F1 Catálogo de Vendedores, F1 Apertura, ya que en el momento de crear los Clientes pedirá un Código de vendedor para fijárselo en el momento de facturar. • Digite el Cupo de crédito a asignar al cliente • Digite la Lista de Precios de venta a aplicar en el momento de facturar. Si fija el número entre 1 y 8, fijará una de estas específicamente, con 9 fija todas las 8. • Digite la cuenta principal de Cartera (10 dígitos) que utilizará el Cliente , la cual podrá ser modificada en el momento de facturar, con <ENTER> ubica la creada. • Digite la calificación (2 posiciones alfanuméricas) es opcional con el cual podrá calificar al Cliente de acuerdo al comportamiento comercial de este. • Escoga la Clasificación en cuanto a contribuyente que sea el NIT a crear : (Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen simplicado, Régimen simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA. • Digite el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT(previamente creados en registro de control). • Digite el código del vendedor (previamente creado). • Digite el porcentaje de descuento que quiera aplicar sobre el cliente específicamente (es opcional)

• Digite la forma de Pago, código de 2 posiciones numérica (previamente creado en Parametrización, Formas de Pago). • Digite alguna Observación adicional que quiera hacer acerca del NIT, 50 posiciones alfanuméricas, es opcional. Si escogió la opción P-PROVEEDOR : • Digite la cuenta principal de Cuentas por Pagar (10 dígitos) que utilizará el Proveedor , la cual podrá ser modificada en el momento de registrar la comprar, con <ENTER> ubica la creada. • Digite la calificación (2 posiciones alfanuméricas) es opcional con el cual podrá calificar al Proveedor de acuerdo al comportamiento comercial de este. • Escoga la Clasificación en cuanto a contribuyente que sea el NIT a crear : (Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen simplicado, Régimen simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA. • Digite el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creados en registro de control). Si escogió la opción OTROS, No hará más preguntas.

Para ELIMINAR NITS ya creados, basta con accesar el NIT a borrar y pulsar la tecla de función F5 sobre el nombre. En caso de que el NIT tenga movimiento, no podrá ser borrado y a pie de pantalla aparecerá: EL NIT TIENE MVTO NO BORRA. Adicionalmente usted podrá listar (ya sea por impresora o por pantalla) los NIT Creados, Mediante las opciones de F3 A F8, de la opción ON DE TERCEROS:

CONSULTAS DE NIT

CONSULTA POR TIPO DE NIT :

Permite Obtener un listado organizado a nivel General, De sólo los Nit catalogados como Clientes, de aquellos catalogados como Proveedores y de Otros. CONSULTA POR CUMPLEAÑOS : Permite Obtener listados por fecha de cumpleaños donde solicitará rango de fechas a consultar, listados organizados por Sexo, (E,M,F), y los NIT Inscritos CONSULTA POR Nro. GENERAL : Le permite obtener Listados organizados por Número de Nit, y le permitirá consultar por rangos de NIT, Y rangos de Sucursales. CONSULTA POR Nro. DETALLADO : Le permite obtener Listados organizados por Cuenta contable asignada al NIT, por Número de Nit y Sucursales, también le solicitará rangos a listar.

TERCEROS POR CUENTA : Le permite obtener información de los NIT que han sido afectados en una cuenta específica, el comprobante con el que se realizó el movimiento, el saldo anterior (inicial del mes a consultar) el valor de los movimientos Débitos, el valor de los movimientos Créditos (valores totales) y el nuevo saldo.

TERCEROS POR CUENTA DETALLADOS Esta opción le permite obtener un listado discriminado por cada cuenta contable afectada con los comprobantes registrados por cada NIT y los valores de cada movimiento. ** EN CUALQUIERA DE LAS OPCIONES ANTERIORES EL PROGRAMA SOLICITARA SI DESEA ESTOS INFORMES CON SUCURSALES O NO Y SI LOS DESEA A TRAVÉS DE UN INFORME IMPRESO O POR PANTALLA. Entonces aparecerá las opciones I Impreso P Pantalla.

REGISTRO DE CONTROL

Mediante esta opción se mantienen los datos de la Empresa como Dirección, Ciudad donde está domiciliada la sede principal, además permite incorporar cuatro (4) números de teléfonos, la Moneda Nacional, la Sigla de Identificación de los terceros, Sigla de Impuesto a las Ventas, Porcentajes de Intereses de

Mora y adicionalmente fijar las impresoras disponibles con la descripción de cada una de ellas. Se pueden definir hasta nueve (9) Impresoras, mediante las teclas de función del teclado (F1, F2, F3...F9) detallándolas por marca, para facilitar la dirección del reporte en el momento de imprimir.

Al ingresar a esta opción, hará las siguientes preguntas :

Dirección: Digite la dirección del domicilio de la Empresa, en esta opción SIIGO, le ofrece dos campos (renglones) que le permitirá ingresar la dirección en forma clara, completa y los más detallada posible. Ciudad : Digite la ciudad del domicilio principal de la Empresa. Teléfonos: Digite cuatro (4) números telefónicos de la Empresa, solamente permite caracteres numéricos. Moneda Nacional: Debido a que SIIGO es un software que se vende en otros países, en este campo deberá digitar PESOS MCTE a fin de que sea adicionado en el momento de obtener el valor de un monto escrito, Ejemplo : Cincuenta mil PESOS MCTE. Sigla Iden: Por la misma razón, digite en este campo la palabra que identifica los terceros, Ejemplo : NIT. Sigla Imp.Vtas: En este campo deberá digitar la Sigla del Impuesto a las Ventas : IVA. % Int. Mora: Digite el valor que quiere aplicar para reflejar el interés de mora sobre la cartera vencida. Este valor será reflejado en los informes de Cuentas por Cobrar, sin embargo será un dato a nivel informativo solamente, SIIGO no

contabilizará automáticamente dichos intereses y solamente podrá manejar un valor en dicho porcentaje. Impresor: Por esta opción podrá implementar las diferentes impresoras que ttenga definidas. Si el programa está instalado de modo MONO, (un único Computador), con la tecla F1 asigna la impresora local (la del puerto paralelo), si el software es multi, (trabajo en red), podrá asignar hasta 9 impresoras, con las teclas de función F1..F9. Desea Ayuda en Línea: Al digitar S, activará la ayuda en línea en forma automática y constante durante todos los campos en los que se encuentre posicionado. Si digita N, solamente podrá consultar la ayuda en línea con la tecla de función F6. Desea Conv. Extranj. Automática A/N : Digitando A, las cuentas marcadas con moneda extranjera, será convertidas de acuerdo al valor del cambio asignado a la moneda previamente creada, de manera automática, por esta opción se podrá obtener informes (listados) en moneda diferente a la local. En el momento de elaborar un documento, preguntará la moneda a la cual se desea convertir el movimiento. Bodega Principal : Por requerimiento del programa, (así la Empresa no maneje inventarios) como mínimo deberá crearse una bodega y una sub-bodega, a la cual llevará el movimiento que requiera el manejo de estas, Esto a fin de que en el momento de afectar cualquier producto catalogado en el módulo de Inventario, el movimiento se cargue a una bodega por defecto, siempre y cuando el por omisión o por descuido olvide asignar una bodega requerida en el proceso. . Si digita F2, a manera de ayuda le mostrará las

bodegas creadas para que con las teclas de desplazamiento ubicado en la que va a utilizar, la asigne con <Enter>. Centro de Costos Principal : De igual forma que la opción anterior, en este campo deberá asignarse el código con el que se haya creado el Centro de Costos que será manejado por defecto cuando el registro de la transacción contable así lo amerite. Si digita F2, a manera de ayuda le mostrará los centros de costos creados para que con las teclas de desplazamiento ubicado en el que va a utilizar, lo asigne con <Enter>. Actualiza Costo de Factura en Línea, Actualiza Costo de Remisión en Línea: Si utiliza inventario permanente le dará la opción de actualizar costos en línea en la factura y remisión. Esta opción al momento de elaborar la factura o la remisión permitirá que no se actualicen costos de productos pero si cantidades, permitiendo facturar en rojo, si realiza el proceso de costeo mensual, estas dos opciones deben estar en N. De esta manera se asignará el tipo de costeo que se quiere manejar, cuando se tiene el módulo de Inventarios. Aplica Costo Predeterminado: En caso de digitar S, permitirá predeterminar el costo promedio a los productos, siempre y cuando se conozca de antemano el costo de este, y sea un valor constante, que no esté cambiando periódicamente. PARA RECORDAR : LA TECLA DE FUNCION F1 PERMITE GRABAR Y/O ADELANTAR EN SIIGO. Maneja Nómina con Decimales : Como su nombre lo indica, si digita S, es porque en el momento de contabilizar la nómina y si tiene el módulo, manejara centavos, si digita N, aproximará al número entero más cercano. Pasó seguido, hará las siguientes preguntas :

Aplica Reforma Tributaria del D.C. : Si es responsable del ICA, digite S, de lo contrario digite N. Posteriormente aparecerá un recuadro, en el que solicita asignar el tipo de contribuyente que es la Empresa, con las teclas de desplazamiento ubique el correspondiente y con enter asigne.:

Paso seguido, solicitará Cod. Activ. 1: En esta opción debe digitar el código de la ACTIVIDADA PRIMARIA DE ICA asignada a la Empresa, si tiene una actividad SECUNDARIA, en el campo Activ.2 : digite el código para tal fin, si tiene actividad secundaria. Posteriormente, aparecerá un recuadro por el cual se deben crear todas las actividades ICA, definidas por la DIAN. En esta opción solicitará Código: Digite el Código de actividad ICA a crear, en el campo Descripción : Digite el nombre de la actividad ICA. y en Tarifa X mil : Digite el porcentaje de cada actividad ICA. • Si desea modificar alguna actividad ya creada, simplemente digite el código de la actividad a modificar y con enter ubíquese en el campo requerido, entonces suministre nuevamente la información. Con F5, después de suministrar el código de la actividad ICA, podrá borrar o eliminar dicha actividad.

NUMERO DE REGISTRO - EXPLICACION

SIIGO por cada empresa que se instale solicitará un Número de Registro, el cual será tramitado por Informática & Gestión, es un número de 18 digitos que le permitirá trabajar el programa sin restricción. Desde el momento de la instalación de la empresa tiene 90 días para tramitar dicha solicitud, días contados a partir de la fecha decidida para el corte de saldos iniciales, es decir que si definió fecha de corte de saldos iniciales 19980826 podrá trabajar en el programa hasta el 19981126 (fecha de al programa, no tiempo real). Aparecerá en pantalla :

Digite S, para generar la solicitud de registro, paso seguido, a pie de pantalla aparecerá Fn impresora ENTER Archivo, donde Fn es la tecla de función definida para imprimir (ver registro de control) y ENTER genera un archivo para visualizarlo por pantalla o imprimirlo después. Si digita Fn aparecerá :

Impresora Lista ? (S/N) S. Con ENTER toma por defecto "S", lo que ocasiona que se produzca la solicitud de registro lista para firmar y enviar. En caso de que desee registrar el programa (ingresar el número de registro ya asignado para la empresa) digite R, El programa solicitará : NUMERO DE REGISTRO : Y en ese momento debe digitar los dieciocho (18) dígitos correspondientes al Número de Registro. De esta forma se habilita el programa para uso permanente; pasados lo 90 días para y no ha ingresado el número de registro, aparecerá en pantalla : HASTA TANTO NO OBTENGA SU NUMERO DE REGISTRO NO PODRA SEGUIR USANDO EL SIIGO - TRAMITELO

REGISTRO DE CIUDADES

Mediante esta opción podrá parametrizar los diferentes países y ciudades que requiera manejar en su empresa, A través de esta opción usted podrá asignar a sus terceros Ciudad y País permitiendo controlar los porcentajes de ICA que sean diferentes entre ciudades y adicionalmente, manejar los Códigos de vendedores de acuerdo a las ciudades : En esta opción el programa solicitará : País: Digite un código de dos (2) dígitos numéricos, con el fin de establecer los difentes países, debido a que es importante disciminar algunos informes que son importantes manejar por dicha opción. Nombre: En este campo deberá digitar el nombre del País. Treinta (30) posiciones alfanuméricas. Ciudad : Al igual que en País, debe digitar el código tres (3) dígitos numéricos para asignar a las diferentes ciudades. Nombre: Digite el nombre de la ciudad. Treinta (30) posiciones alfanuméricas. Si desea modificar el nombre del País o la Ciudad, simplemente digite el código a modificar y nuevamente suministre la información correcta, si desea eliminar, después de digitar el código específico, digite la tecla de función F5. Al digitar la tecla de función F2, podrá consultar los diferentes códigos de Países y ciudades creados.

REGISTRO DE ZONAS

Mediante esta opción , se podrá definir las diferentes zonas de acuerdo a como se haya establecido en la empresa. Es importante saber que a los terceros y a

los vendedores le les puede asignar zonas, permitiendo obtener información en ventas y por terceros de acuerdo a las necesidades predefinidas. Si desea modificar los datos de alguna Zona previamente creada, simplemente digite el código a modificar y nuevamente suministre la información correcta, si desea eliminar, después de digitar el código específico, digite la tecla de función F5. Al digitar la tecla de función F2, podrá consultar los diferentes códigos de zonas creados. Zona : Digite el código de la zona tres (3) posiciones numéricas. Si ya existe, mostrará los datos correspondientes a la zona y permite modificarlos si es necesario. Nombre: Digite el nombre de la zona, serán treinta (30) posiciones alfanuméricas . Ciudad : Digite el código de la ciudad, previamente creado, a la cual pertenece la zona, tres (3) posiciones numéricas.

REGISTRO DE CLAVES Por esta opción se asignaran mediante claves de entrada alfanuméricas de cuatro (4) caracteres diferentes s (sin incluír el ), con niveles de s y restricciones, a fin de poder tener control sobre las personas que van a intervenir en el registro de información.

IMPRESIÓN DE PARAMETROS Mediante esta opción, el cliente podrá realizar una impresión de los parámetros que haya creado, o si lo prefiere puede generar un archivo .LST, el cual le permitirá consultar por pantalla el informe o imprimirlo desde el directorio de la empresa correspondiente. Al seleccionar esta opción, aparecerá:

Si digita F1,F2...F9, de acuerdo a como haya definido sus impresoras en el registro de control, la opción que escoja empezará a imprimirse directamente en la impresora, si con <ENTER> selecciona la opción Archivo, podrá generar

un archivo con un nombre específico, o si lo quiere utilizar el nombre que por defecto trae SIIGO, que es LiSTADO..LST. Posteriormente, el sistema desplegará el siguiente menú :

Con las teclas de función, o simplemente ubicandose con las teclas de desplazamiento en la opción deseada, obtendrá la impresión que requiera: • Por la Opción F1 Claves Asignadas, podrá imprimir las claves creadas para s del programa diferentes al . • Por la Opción F2 Información General, podrá imprimir lo contenido en el registro de control. • Por la Opción F3 Monedas Extranjeras, podrá imprimir la información de las diferentes monedas extranjeras parametrizadas. • Por la Opción F4 Tabla País/Ciudades, podrá imprimir los direrentes códigos de países y ciudades parametrizados con sus correspondientes nombres.. • Por la Opción F5 Tablas de Zonas, podrá imprimir la información de las diferentes zonas parametrizadas. • Por la Opción F6 Formas de Pago, podrá imprimir los direrentes códigos de formas de pago definidas al igual que el nombre y la cuenta contable de cada uno de ellos. • Por la Opción F7 Todos los Parámetros, como su nombre lo indica, podrá imprimir todos los parámetros creados para SIIGO.

DEFINISIÓN DE DOCUMENTIOS

COMPROBANTE DE EGRESO (G)

Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido las cuentas relacionadas con bancos, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *G* , descripción o nombre del documento. Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de comprobante de egreso que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: COMPROBANTE DE EGRESO No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permitirá imprimir el NIT de la empresa Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*.

Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. El comprobante de egreso es generado para cancelar deudas de la empresa, pagos a terceros y por diferentes conceptos por lo tanto constituye una erogación de dinero de cada empresa afectando obligatoriamente la cuenta de BANCOS(111005-segun P.U.C). El manejo de este documento presenta la misma estructura de los anteriores la diferencia más notoria radica en lo siguiente : Cuenta de contable de bancos : debemos digitar la cuenta contable del banco mas utilizada (10 posiciones ),en el momento de estar digitando nuestros comprobantes de egreso en el campo de cuenta del banco es posible cambiar o modificar este código de cuenta-banco según de la cuenta que se fuere a girar el egreso. Imprime certificados ? : Al digitar *S* esta opción permite la impresión del certificado de retención del IVA cada vez que se haga un egreso y si exista la posibilidad de esta retención pero al digitar *N* tenemos la opción de imprimirlos mas adelante.

PARAMETRIZACION DE FACTURAS

Se debe definir o crear 999 documentos por cada tipo de factura o documento. FACTURAS (F) La factura es un documento legal por medio del cual se acredita la pertenencia de las mercancías, bienes o servicios motivo de la compra o venta . Es una

relación detallada y referenciada de cada una de las mercancías bienes o servicios, con la indicación de la cantidad , valor unitario, valor total, discriminación de los impuestos a que haya lugar e información general tanto del cliente como del proveedor . Dentro de los tipos de factura que se pueden implementar dentro de SIIGO , tenemos la posibilidad de crear las facturas crédito, facturas contado, facturas contraentrega ( teniendo en cuenta que la factura es una sola (*factura cambiaría de compraventa*), definidas como documento tipo *F*. Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como remisión, pedidos, cotización; de tal manera que en un momento dado se identifique con que documento cruza la factura. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *F* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de factura que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de ítems: numero de ítems (renglones) para este documento llega hasta 250 por comprobante ej: si en la factura sé digita 3 productos, cargos, descuentos y 4 formas de pago, este utilizara 13 renglones al utilizar sistema de inventarios permanente se generara 2 renglones adicionales el 1ro para costo de ventas y el 2do para inventarios para un total de 19 renglones. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: FACTURA DE VENTA No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos mostrara el mensaje de ley * esta factura se asimila en sus efectos legales a la letra de cambio según.............*cuando las factura que vamos ha utilizar en nuestra compañía son preimpresas y nuestro impresor coloca dicho mensaje digitamos *N*.

Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Activa inventarios : al digitar *S* este documento nos moverá cantidades de inventario , al digitar *N* el programa asume que la empresa descarga el inventario con nota de remisión , salida, etc y la factura únicamente cargara valores . Numero de vencimientos : podemos digitar la cantidad de vencimientos de factura que la empresa le ofrece al cliente ósea varias cuotas el programa da la opción de hasta 999 vencimientos ya aquí la empresa coloca los vencimientos que según las políticas de venta de la empresa sean las mas optimas. Descuento en productos : cuando el producto a facturar como individual es susceptible de descuento es necesario digitar *S*.

Régimen común : digite en doce posiciones alfanuméricas la descripción del régimen común ej: Numero de régimen establecido por la DIAN, dato a nivel informativo. Cuenta retención descuento 3 : al digitar *S* si la empresa desea establecer que dentro del cuerpo de la factura nos presente la opción de imprimir el valor que el cliente debe retenerlos al momento del pago, hace referencia a la cuenta de retención en la fuente (135515) que colocamos en la tercera posición en el campo de descuentos que a continuación presenta la parametrizacion . Cruza con Remisión / Pedido / Cotización / No cruza : al digitar *R* si desea que este documento cruce con la nota de remisión , en este caso la empresa descargara sus inventarios con remisión y la factura descarga solo valores, *P* si cruza directamente en el pedido, lo anterior hace relación a que si nosotros cargamos el pedido de un cliente al llamar la factura , nos traiga automáticamente los datos sin necesidad de digitar los productos del pedido en el momento de la facturación , *C* si cruza directamente con la cotización, es decir que carga la cotización de un cliente y nos trae igualmente todos los datos del cliente. Cuenta retención ICA : digite la cuenta-contable en la cual va a contabilizar automáticamente lo correspondiente a este impuesto . Cuenta retención IVA : digite la cuenta-contable en la cual va a contabilizar automáticamente lo correspondiente a este impuesto . Descuentos :se pueden digitar hasta tres tipos de descuentos indicando el concepto y la cuenta contable correspondiente (creada previamente en el plan de cuentas ).Es importante mencionar que estas cuentas no se deben estar detalladas por cobrar o por pagar y tampoco utilizadas en tablas de inventario

y/o activos fijos. este valor y concepto deberá ser ubicado en el tercer lugar de este concepto, complementado lo anteriormente expuesto cuando manejamos la retención a favor dentro del cuerpo de la factura siempre colocaremos el concepto retención y su respectiva cuenta-contable 135515 con sus respectivos auxiliares. Cargos : se pueden digitar hasta tres tipos de descuentos indicando el concepto y la cuenta contable correspondiente (creada previamente en el plan de cuentas ).Es importante mencionar que estas cuentas no se deben estar detalladas por cobrar o por pagar, además si va a utilizar el cargo del IVA ya que un mayor valor de la factura este deberá ser ubicado como tercer cargo de este concepto así IVA cuenta-contable 2408.....

NOTA CRÉDITO (C) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *C* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota crédito que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA CREDITO No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial

existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Debemos aclarar que este documento no se puede confundir con las notas bancarias (notas crédito del banco estas notas se pueden crear con un documento tipo *L*).

NOTA DÉBITO (D) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *D* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota débito que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DEBITO No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del cliente Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial

existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Debemos aclarar que este documento no se puede confundir con las notas bancarias (notas débito del banco estas notas se pueden crear con un documento tipo *L*).

NOTA DE DEVOLUCIÓN (J) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *J* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de NOTA DE DEVOLUCION que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE DEVOLUCION No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del cliente Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial

existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Este documento maneja las mismas características de la factura de venta por lo anterior para cada tipo de factura debe existir una nota de devolución correspondiente . Esta nota descarga cantidades y valores también si necesito descargar de determinada factura solo algunas unidades lo puedo hacer marcando la cantidad requerida que será devuelta.

NOTA DE ENTRADA (E) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9- Definición documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *E* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota de entrada que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE ENTRADA No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos mostrara el mensaje de ley * esta factura se asimila en sus efectos legales a la letra de cambio según.............*cuando las factura que vamos ha utilizar en nuestra compañía son preimpresas y nuestro impresor coloca dicho mensaje digitamos *N*. Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*.

Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Cruza con orden de compra / No cruza :Al digitar *C* si necesitamos que nos traiga la información de nuestra orden de compra y así cargar el inventario en cantidades ya que los valores se ingresan por el registro de control, en caso contrario digitar *N*.

Cruza con la factura de compra / No cruza : Al digitar *C* si necesitamos que nos traiga la información de nuestra factura de compra y así cargar el inventario en cantidades, en caso contrario digitar *N*. Lo anterior de acuerdo con el ciclo o manejo de documentos de cada empresa (según políticas).

NOTA DE PRODUCCIÓN ( O ) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *O* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de NOTA DE PRODUCCION que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE PRODUCCION No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del cliente Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial

existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Cruza con pedidos : Al digitar *C* este documento nos traerá la información contenida con el documento de pedido de lo contrario marcaremos *N*.

NOTA DE REMISIÓN (S) Este documento lo utilizamos comúnmente en el manejo de salidas de mercancías de nuestros inventarios para cuando entregamos primero los productos, bienes y/o servicios y luego realizamos la factura a nuestros clientes. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *S* , descripción o nombre del documento. Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota de remisión que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE REMISION No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*.

Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Cruza con Pedido /con Cotización / No cruza : Al digitar *P* si necesitamos que este documento cruce con pedido , *C* si cruza directamente con la cotización, *N* en caso de ninguno de los anteriores . Cruza con Factura / No cruza : Al digitar *F* este documento cruza directamente con la factura o sea en el momento de vender la información de este documento pasa como base en la factura, es importante aclarar que para que este documento tenga un manejo adecuado debemos marcar en el documento factura que también cruce con remisión , en caso contrario digitar *N*. Muestra valores : Debemos utilizarla como *S* cuando manejamos inventario permanente y el descargue físico de inventarios se realiza en este documento con la cuenta de inventarios para que no imprima el valor del costo de ventas de inventario.

NOTA DE SALIDA (H) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *H* , descripción o nombre del documento. Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota de salida que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE SALIDA No. Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano.

Cruza con pedidos: Al digitar *C* este documento nos traerá la información contenida con el documento de pedido de lo contrario marcaremos *N*.

NOTA DE TRASLADO ( T ) Este documento se utiliza para trasladar cantidades de inventario de un lugar a otro (de bodega a bodega). Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *T* , descripción o nombre del documento. Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de NOTA DE TRASLADO que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE TRASLADO No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*.

Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano.

ORDEN DE COMPRA ( Y ) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las compras. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *Y* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de orden de compra que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: ORDEN DE COMPRA No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT de la empresa Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial

existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano.

ORDEN DE PEDIDO ( Z ) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *Z* , descripción o nombre del documento. Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de orden de pedido que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:ORDEN DE PEDIDO No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del cliente Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*.

Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Cruza con Cotización / No cruza : Al digitar *C* si cruza directamente con la cotización , es decir nos traiga toda la información contenida en la cotización , *N* en caso de que no se alimente con cotizaciones.

RECIBOS DE CAJA (R) Los recibos de caja son utilizados para darle entrada a los valores cancelados por los clientes los cuales pueden ser en efectivo y/o en cheque u otros medios de pago.Tambien podemos darle entrada a pagos o dineros por otros conceptos. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *R* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de recibo de caja que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: RECIBO DE CAJA No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial

existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Cuenta de caja :debemos digitar la cuenta contable de caja mas usada en 10 posiciones , esto no implica que si se maneja mas de una cuenta de caja , en el momento de realizar el recibo de caja no permita su cambio , pueden existir varios recibos de caja según el concepto de recaudo y así mismo la cuenta de caja que corresponda . Cuenta de intereses de mora : debemos digitar la cuenta de intereses de mora. Si desea que el programa calcule el valor de los intereses de mora a cobrar al cliente de acuerdo con los abonos efectuados al momento de efectuar el recibo de caja los intereses serán calculados de acuerdo al porcentaje que le colocamos al diligenciar nuestro registro de control . Cuenta de bono : esta opción solo aplica para empresas que manejan bonos de financiación (bonos para ser canjeados por productos, bienes y/o servicios ),y este será cargado o descontado al cliente en el momento de elaborar el recibo de caja .

REGISTRO DE COMPRA ( P) Mediante este documento podemos registrar todas las compras y/o adquisición de productos, bienes o servicios . es decir por esta opción podemos hacer la causacion de nuestras transacciones comerciales.

Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las compras. Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como órdenes de compra o notas de entrada; de tal manera que en un momento dado se identifique con que documento cruza la factura de compra. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *P* , descripción o nombre del documento.

Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de registro de compra que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*. Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: REGISTRO DE COMPRA No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del cliente. Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial

existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano. Cruza con orden de compra /nota de Entrada/no cruza : Al digitar *C* si necesitamos que cruce con la orden de compra, es decir que podemos registrar nuestras compras cuando toda la información necesaria la poseemos en este documento *E* si cruza directamente con la nota de entrada, es decir que dicha nota tiene la suficiente información en unidades concordante con los valores del registro de compra o *N* si no cruza con un documento especifico. Activa inventarios : Al digitar *S* el programa nos ingresa la mercancía al inventario en cantidades con este documento , al digitar *N* el programa asume que la empresa carga el inventario con notas de entrada Imprime certificados ? : Al digitar *S* esta opción permite la impresión del certificado de retención del IVA cada vez que se haga una causacion y exista la posibilidad de esta retención pero al digitar *N* tenemos la opción de imprimirlos mas adelante.

OTROS ( L ) El documento tipo *L* nos sirve para parametrizar los documentos diferentes a los cuales nos presenta SIIGO, por esta opción manejamos la cantidad de documentos

deseados

ej.

saldos

provisiones,notas de contabilidad, etc.

iniciales,

depreciación,

parafiscales,

Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso será *L* , descripción o nombre del documento. Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero inicial de este tipo de documente que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente el consecutivo de este documento si así lo desea el . Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para numero de copias será de *9*.

Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: DOCUMENTO No. Leyenda : cuando digitamos la opción *S* permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multi : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja solo mono o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso más cercano.

SUGERENCIA PARA SALDOS INICIALES:

SUGERENCIA: Para facilitar una posterior verificación en recomendable organizar la información en la digitación de los saldos por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente manera: 1- Comprobante del disponible Caja Bancos Corporaciones 2- Comprobantes de deudores Clientes Prestamos a Empleados Anticipos a Proveedores Retención en la Fuente 3- Comprobantes obligaciones financieras Pagares Carta de Crédito 4- Comprobantes de Cuentas por Pagar Proveedores Cuentas por pagar Anticipo de Clientes 5- Comprobantes de Inventarios Saldos por Bodega 6- Comprobante de Prop. Planta y Equipo Valor Histórico de los Activos Valor de la Depreciación 7- Comprobante de Impuestos

Retención en la Fuente por Pagar Impuesto a las Ventas 8- Comprobante de Cuentas de Patrimonio Capital Social Utilidad del Ejercicio 9- Comprobante de Cuentas de Ingresos 10- Comprobante de Cuentas de Egresos Gastos 11- Comprobante de Ajust. por Inflac. Ajuste de Cuentas no Monetarias: Activo Pasivo Patrimonio. Cuentas de resultado Adicional a lo anterior se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en diciembre 31 de 1998, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en enero 1º. de 1999.

PARAMETRIZACION DE LA CUENTA PUENTE: Debido a que la información se va ingresar de saldos iniciales en la mayoría de los casos utiliza mas de un comprobante, es indispensable crear una cuenta

( 99 - 99 - 99 ) , para balancear cada una de ellos , de tal manera que el saldo definitivo de esta cuenta, sea " CERO" , ya que el movimiento débito y crédito debe tener sumas iguales. SUGERENCIA: Cuando existe comprobante de apertura, por iniciación de empresa, no es necesario crear una cuenta puente; ya que el movimiento se puede digitar en un solo comprobante. Para realizar la parametrización de esta cuenta es necesario seguir la siguiente ruta: F1 - Menú principal F2 - Contabilidad F1 - ón. de cuenta cont. F1 - Apertura Donde posteriormente parametrizaremos la cuenta puente 99 - 99 - 99

En los ítems tales como ( Auxiliares subauxiliares , detalles Terceros , Centro de costo , Ajustable , Moneda Ext); deben ser marcados con "N", ya que esta solo va mover valores , y no necesita otra clasificación.

Adicionalmente el programa nos otorga una nueva opción, referente a una CUENTA ALTERNA, la cual aplica para ser manejada en otros países, que no van a utilizar la 99-99-99. Grupo 99.......... Cuenta Puente Cuenta 99......... Saldos Iniciales Subcuenta 99... Saldos Iniciales

ESPECIFICACIONES DE LAS CUENTAS A UTILIZAR: Cuando hablamos de las cuentas a utilizar nos referimos a aquellas a las que se les van a ingresar saldos inciales. Y que fueron parametrizadas previamente, en la primera sección, donde se muestra como crear cada cuenta del P.U.C. (plan único de cuenta). SUGERENCIA: Antes de ingresar los saldos iniciales de las cuentas de proveedores, cartera e inventario entre otras, es importante haber realizado la parametrización de estas de tal manera que se pueda ingresar la información en forma discriminada.

PARAMETRIZACION INICIALES:

DE

DOCUMENTOS

UTILIZADOS

EN

SALDOS

Un primer documento "L" de " OTROS", identificado con la descripción " SALDOS INIC", con el titulo de (Comprobantes de saldos iniciales No.) , en el cual se ingresarán los saldos distintos a los ajustes por inflación .

Un segundo documento "A" de " AJUSTE X INF", identificado con la descripción "SALDOS AJ.INF", con el titulo de (Comprobante de saldos iniciales ajustes inf), en donde se ingresará los saldos de ajuste por inflación . SUGERENCIA: Parametrizar estos documentos en los últimos comprobantes disponibles, tales como el 998 y 999 respectivamente, esto con el fin de evitar la manipulación de los mismos, por parte de otro . Para realizar este proceso debemos seguir la siguiente ruta de : F1 - Menú principal F2 - Contabilidad F9 - Definición de documento

Nos ubicamos en el tipo de documento a utilizar " L " de OTROS Digitamos el número de comprobante a utilizar, el 999 Posteriormente realizamos la parametrización de dicho documento. Después de haber realizado la parametrización del " Comprobante de saldos iniciales " , continuamos con la de los " comprobantes de saldos iniciales ajustes por inflación ", con la siguiente ruta de . F1 - Menú principal F2 - Contabilidad F9 - Definición de documentos. Nos ubicamos en el tipo de documento a utilizar " A" de AJUSTE X INF.

Digitamos el número de comprobante a utilizar, el 998 Posteriormente realizamos la parametrización de dicho documento .

SUGERENCIA: Es importante que siempre que sé paremetrice un documento "L" de OTROS , cambiarle el nombre de la descripción para posteriormente diferenciarlo de los demás "L",. Al igual que sucede con los documentos "A". SUGERENCIA: Cuando se realiza la paremetrización de los anteriores documentos , es importante colocarle la opción de " NO Redondear cifras ", ya que por lo general el balance trae cifras con centavos .

COMPROBANTE DE CUENTAS POR PAGAR: Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las compras, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como remisión, pedidos, cotización; de tal manera que en un momento dado se identifique con que documento cruza la factura. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal, F2-Contabilidad,

F6-Generación

comprobantes y ENTER).

de

comprobantes

F1

-Entrada

de

COMPROBANTE DE DEUDORES:

Antes de realizar la inclusión de estos saldos se debe seguir la siguiente ruta de : F1-Menú Principal F2-Contabilidad F6 Generación de Comprobantes F1-Entrada de Comprobantes Donde posteriormente se ingresa los comprobantes.

Se debe ingresar la información por cada uno de los clientes, por tal motivo solicita el Nit, Y adicionalmente muestra un pantallazo de datos generales, donde debemos identificar: • El documento, que nos debe nuestro cliente ( F-Factura ). • El numero del comprobante con el cual sé parametrizo el documento factura. • El numero de factura, que nos debe el cliente, del cual disponemos de 11 dígitos. • El vencimiento del documento manejado en 3 dígitos. • La fecha del vencimiento del documento, la cual se debe ingresar AAAAMMDD. Para grabar el documento se deben tener débitos y créditos iguales, se balancea con la cuenta puente, y la descripción se puede cambiar por "Saldos Iniciales" o "Saldos de Deudores". NOTA: El ingresar la información de cada uno de los clientes, nos sugiere que antes de hacer la clasificación, por cuenta contable, debe hacerse por vendedor; por tal motivo la opción de vendedor aplicaría para este

comprobante, por tal motivo se deben utilizar varios comprobantes tanto vendedores tenga. Adicionalmente se deben ingresar los registros factura por factura y vencimiento por vencimiento; esto para que en un momento dado pueda determinar como se encuentra la cartera.

COMPROBANTE DE DISPONIBLE: Antes de realizar la inclusión de estos saldos se debe seguir la siguiente ruta de : F1-Menú Principal F2-Contabilidad F6 Generación de Comprobantes F1-Entrada de Comprobantes Donde posteriormente se ingresa los comprobantes.

Como podemos observar el tipo de documento corresponde a un L-999 de Saldos Iniciales, y aunque le dimos de opción de Número de Comprobante automático, para este primero hay que digitar el primero a utilizar. Posteriormente el programa nos pide las cuentas a ingresar, hasta el nivel con el cual fueron creadas.

Ejemplo: Si se quiere ingresar un saldo de una Cuenta de Bancos de la Sucursal Medellín, tendría que tener en cuenta que el Código a afectar será 1110050101 de acuerdo a lo siguiente. GRUPO 11disponible CUENTA 10 Bancos SUBCUENTA 05 Moneda Nacional AUXILIAR 01 Banco de Bogotá SUBAUXILIAR 01 Sucursal de Medellín La descripción que nos genera el programa después de haber ingresado la respectiva cuenta, es modificable; De tal manera que se puede remplazar por un concepto que indique que tipo de saldo sé esta incluyendo. Ejemplo "SALDOS INICIALES DEL DISPONIBLE". Además de lo anterior el programa permite, realizar la afectación contable, ya sea con una partida débito o crédito, según la información que sé este ingresando. Al igual que incluimos la cuenta del Banco de Bogotá (sucursal Medellín), podemos incluir en otro ítems otra sucursal de este mismo Banco, u otro Banco que no maneje sucursales. Después de ingresar las cuentas del disponible, debemos balancearlas con la cuenta puente, para cerrar el comprobante.

COMPROBANTE DE INVENTARIOS: Es uno de los comprobantes que exige una mayor discriminación; debido a que es necesario realizar las siguientes clasificaciones antes de ingresar la información:

• Clasificación de los productos. • Establecer costo total de cada producto. • Determinar la ubicación del producto • Determinar él numero de cantidades a ingresar por producto.

En caso de manejar inventario periódico, se debe utilizar la cuenta de compras, para ingresar cantidades, es decir la del grupo 62 del PUC ( Plan Unico de Cuentas ) y el valor digitarlo con la cuenta de inventarios, en el grupo 14 del PUC. En inventario permanente, se debe ingresar los saldos tanto en cantidades como en valores en la cuenta de inventario, en el grupo 14 del PUC. Ingresar el costo historico y el ajuste por inflacion por separado.

COMPROBANTE DE RETENCION: Es el comprobante donde antes de ingresar la información, se debió parametrizar marcando las cuentas con "R" con el fin de que al momento de ir haya ingresar información pida la base de retención. Al igual que las cuentas que se manejan por tercero dicha información de ingresarse tercero por tercero. NOTA: Excepto la cuenta 236505, la cual no debe ir marcada con "R" ya que es de salarios.

PRESUPUESTOS Este módulo permite hacer una comparación entre las cuentas contables reales (las que se desprenden de las operaciones diarias del negocio) y las que se establecieron para el presupuesto. Aquí se puede visualizar de una manera clara y fácil, el comportamiento de las cuentas contables que se necesiten para controlar el ente económico verificando si se cumple con los objetivos preestablecidos por la empresa para un periodo determinado. También permite formular un presupuesto tanto en valores como en cantidades, en caso de tener el módulo de Inventarios. NOTA: EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR PREESTABLECIDO PARA SER DIGITADO EN LOS DIFERENTES RUBROS.

FORMULACION CONTABLE Dentro de esta opción se hallan otras tres;

FORMULACION DE CUENTAS Permite que se formule el presupuesto en las cuentas determinadas por centros de costo con sus respectivos subcentros de costos si se manejan, como

cuentas

de

Balance

y

de

Resultados,

incorporando

el

valor

presupuestado para cada mes (opción F2), o permite incluir una cifra total para que el sistema la pondere para cada uno de los meses (opción F3). La tecla de función F2 ubica el cursor en el campo de valor del mes de Enero, para que a partir de allí se incorpore el presupuesto de cada mes. La tecla de función F3 permite ponderar la cifra total que se digite en el campo correspondiente al "Total de Presupuesto". INCREMENTO DE PRESUPUESTO Debido al alza generalizada de los precios y del costo de vida, la inflación, la corrección monetaria o por políticas de la empresa, cualquier presupuesto está sujeto a modificaciones, lo que genera una nueva formulación de las cifras iniciales; por lo tanto todo presupuesto debe ser incrementado según la necesidad. Estos incrementos son periódicos y pueden presentarse anual, semestral o trimestralmente. Se puede asignar un incremento en porcentaje al presupuesto actual, de una manera manual. Al final se selecciona el rango de cuentas que se quiere se vean afectadas por dicho incremento, y automáticamente el sistema efectuará el proceso. DISMINUCION DEL PRESUPUESTO En algunas ocasiones, la situación de la economía o de algunas empresas hace que se generen disminuciones en las cifras de los presupuestos elaborados a comienzo de cada periodo fiscal. La disminución se realiza en porcentaje al presupuesto actual, de una manera manual. Al final se selecciona el rango de cuentas que se quiere se vean

afectadas por dicha disminución, y automáticamente el sistema hará lo correspondiente.

FORMULACION DEL INVENTARIO Dentro de esta opción se hallan otras tres:

FORMULACION DEL INVENTARIO (F1) Debido a la complejidad y a los diversos problemas contables que ocasiona el manejo de los inventarios de mercancías, es muy importante que se les haga un control adecuado, porque de la exactitud que se dé al valor de ellos va a

depender, en gran parte, la exactitud de la utilidad o pérdida obtenida por la empresa. Esta opción permite que se formule el presupuesto en productos incorporando cantidades y valores para cada mes, alimentando de esta manera, los informes que genera el módulo y así poder llevar a cabo el control del presupuesto ya establecido.

INCREMENTO DE PRESUPUESTO INV. El incremento en cantidades regularmente obedece a una inadecuada formulación del presupuesto anterior, y el incremento en valores depende de la situación de la economía o de la empresa en particular.

A diferencia del anterior se puede asignar un incremento en porcentaje al presupuesto actual, tanto en cantidades como en valores.

DISMINUCION DEL PRESUPUESTO INV. De igual forma, en algunos casos, se puede llevar a cabo una disminución en porcentaje al presupuesto actual, tanto en cantidades como en valores.

NOTA : LOS INCREMENTOS O DISMINUCIONES TANTO EN LA CUENTAS COMO EN EL INVENTARIO SE DEBEN REALIZAR LOS PRIMEROS DIAS DE CADA AÑO.

LISTADO DE PRESUPUESTO Se genera a través de cuatro archivos de extensión .LST, que muestran trimestralmente cual fue la formulación del presupuesto contable y de inventarios; permitiendo así, verificar que se digitó adecuadamente. Las opciones F1 LISTADO PRESUPUESTO CONTABLE y F2 LISTADO PRESUPUESTO INVENTARIOS, se diferencian en que en el segundo aparecen tanto cantidades como valores. NOTA : En este módulo no se podrá imprimir ningún listado directamente desde SIIGO, pues el formato está diseñado del tal forma que ocupa más espacio de lo usual, por generarse trimestralmente.

INFORMES POR CENTRO DE COSTOS

Muestra, por medio de tres opciones, lo que se ha formulado y ejecutado del presupuesto en un periodo de tiempo determinado.

FORMULACION POR CENTRO DE COSTO (F1)

De acuerdo a lo que se definió inicialmente como centro de costo y subcentro de costo, (departamentos de la empresa, sucursales, etc.), este listado permite visualizar por medio de archivos con extensión .LST, en forma trimestral, la formulación del presupuesto por cada uno de ellos.

EJECUCION POR CENTROS DE COSTOS (F2) Genera un informe impreso en el que muestra la cuenta, valor presupuestado, valor ejecutado, diferencias y porcentaje de cumplimiento de cada centro de costo con su respectivo subcentro de costo. De esta manera se puede determinar que cantidad de presupuesto está representado en ingresos y gastos en cada uno de ellos. COMPARATIVO DEL PRESUPUESTO (F3) Genera un informe impreso en el que muestra en forma detallada el comparativo de un mismo mes en cuanto a lo ejecutado, lo presupuestado y lo cumplido. De esta manera, se puede visualizar la participación de las cuentas y

su comportamiento en un mes, y así poder controlar los gastos e ingresos mensualmente.

EJECUCION DEL PRESUPUESTO Aquí se encuentran tres opciones:

EJECUCION GENERAL (F1) Es un informe por pantalla o por impresión, que verifica el movimiento contable y lo compara con lo presupuestado, generando un análisis de cumplimiento.

Con base en este porcentaje se pueden tomar decisiones de incrementar o disminuír el presupuesto y así poder controlar los ingresos y gastos de la empresa de una manera adecuada.

INFORME COMPARATIVO (F2) Muestra un informe impreso a nivel general en el que muestra el comparativo de dos meses en cuanto a lo que se a presupuestado, generado, cumplido y los porcentajes de cumplimiento. EJECUCION DEL INVENTARIO (F3) Muestra a nivel impreso o por pantalla un informe comparativo de los diferentes productos que se hayan presupuestado y algunos índices de cumplimiento, tanto de cantidades como de valores para poder analizar si se están cumpliendo los objetivos que se plantearon inicialmente de los inventarios.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Partiendo de la definición que un documento es el medio escrito de justificación de una transacción u operación realizada por la empresa, este módulo permite utilizar diferentes tipos de documentos con numeración independiente, que se necesiten para clasificar la información de la empresa y así poder utilizar los modelos de impresión de cada uno de ellos (estándar, minerva, generador). NOTA

:

PARA

PODER

UTILIZAR

ESTE

MODULO

SE

DEBEN

PARAMETRIZAR O CREAR TODOS LOS DOCUMENTOS PREVIAMENTE. ORDENES DE COMPRA ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA (F1) El documento de Ordenes de Compra es un proceso extracontable que permite tener un control mas adecuado de los inventarios en cuanto a cantidades, productos y precios de productos pendientes de recibir, para así poder comprometer la producción o entrega de un producto al cliente que nos lo solicite. Este documento podrá cruzarse con el documento tipo P de Compras y se elabora la opción F1:

En caso de haber creado o definido varios tipos de Ordenes de Compra, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar:

Al seleccionar el tipo de Orden de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se requiere tener datos como: número de la orden, fecha de elaboración, centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos,

fecha de compromiso del proveedor con nuestra compañía, nit del proveedor, forma de pago, producto, cantidades y precios. ) NOTA : LOS ANTERIORES DATOS COMO NIT, PRODUCTO, SE PUEDEN CONSULTAR CON LAS SIGUIENTES TECLAS DE FUNCION : • F2 Alfabéticamente (nombre del proveedor y/o del producto según como se encuentren creados) • F3 Numéricamente (nit del proveedor y/o código del producto según como se encuentren creados) • F4 Referencia (opción habilitada únicamente para el módulo de inventarios si se encuentra creada en el catálogo de productos) Al terminar de digitar la Orden de Compra, el sistema pregunta si el documento quedo bien, en caso de responder que SI, preguntará: MONTE PAPEL PARA EL DCTO .... LISTO (Fn / I ) Donde Fn es la tecla de función que permite seleccionar la impresora, que previamente debe estar configurada, en la cual se va a imprimir el documento. Luego aparece un recuadro en el que se puede digitar cualquier comentario que se requiera para complementar el documento.

Para finalizar el comentario se digita la tecla de función F1, donde hará una última pregunta de si el documento se imprimió bien. En caso de contestar que NO, volverá a repetir el proceso de impresión.

Si se escoge la opción I, el sistema ignora la impresión y actualiza el comprobante correspondiente. NOTA : En caso de no tener lista la impresora aparecerá el siguiente mensaje:

MANTENIMIENTO DE ORDENES En esta opción se puede modificar cualquier dato de una Orden de Compra que este actualizada en el sistema. Esta modificación puede emplearse cuando no se quieren dejar productos pendientes en las órdenes, de lo contrario, esta información se puede utilizar para determinar el cumplimiento de los proveedores.

También existe la opción de anularla, si no se va a volver a utilizar y no se requiere más la información que esta guarde; para esto se debe responder a la pregunta que SI. En caso de contestar a la pregunta que NO, automáticamente el sistema ubica el cursor en la fecha en la cual se elaboró el documento, para de aquí en adelante, repasar con enter el documento y así realizar las modificaciones correspondientes.

Este recuadro da la posibilidad de modificar los productos ya existentes en la orden de compra o incluir más productos si así fuera necesario. Si no se desean incluir mas productos, con la tecla de función F1 se graba la orden.

Los campos de cantidad de entrada, valor de entrada, documento cruce y fecha de entrada, son datos que el sistema asume automáticamente si la Factura de Compra se parametrizó cruzando con Orden de Compra.

ANALISIS DE COMPRAS Esta opción permite visualizar por pantalla o por impresión, el movimiento de uno o un rango de productos:

Este informe muestra : • Saldo actual. Cantidades actuales en el inventario • Compras pendientes por recibo. Cantidades pendientes por recibir luego de haber registrado la Orden de Compra • Disponibilidad del producto. Saldo actual + Cantidades pendientes por recibir

• Pedidos pendientes de entrega. Cantidades pendientes por descargar del inventario • Disponible después del pedido. Disponibilidad del producto - Pedidos pendientes • Cantidad de compra sugerida. Faltante en cantidades para completar el stock máximo En esta opción encontramos adicionalmente la tecla de función F9 que nos muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de Saldo actual).

AUXILIAR DE COMPRAS Esta opción permite generar informes impresos de productos que se han solicitado o aquellos que estén pendientes por recibir, los documentos que se utilizaron en dichas transacciones y cuales han sido los proveedores de cada uno de ellos, por rango de fechas. Además aparecen tres informes como son: • F1 AUXILIAR POR PRODUCTO. Organiza la información por producto. • F2 AUXILIAR POR Nro. Organiza la información por proveedor. • F3 ANALISIS DE O. DE COMPRA. Organiza la información por rangos de fechas tanto de elaboración del documento como entrega del mismo, tipos de entregas (totales o parciales), para tener un control más eficiente del manejo de los inventarios. )

LISTA DE COMPRAS Aparecen tres opciones: • F1 GENERAL. Muestra a nivel de impresión las compras que se han ejecutado a la fecha de elaborar el informe. • F2 SECUENCIA DE O. COMPRA. Muestra a nivel de impresión los comprobantes que se utilizaron para estas compras en un periodo de tiempo determinado y el estado actual de cada uno de ellos. • F3 MANTENIMIENTO. Permite eliminar una o varias Ordenes de Compra en un mes determinado y dicho informe lo genera de forma impresa. Esta opción es similar a Borrar en bloque por el módulo de Contabilidad.

REGISTRO DE COMPRAS Es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor nos entrega cuando se realiza la transacción comercial de compra de inventarios. De acuerdo a su parametrización, este documento afectará el módulo de inventarios de diferente manera: 1. Sin cruce. En este caso afectará tanto cantidades como valores automáticamente.

2. Con cruce a la Orden de Compra. Como la Orden de Compra es un documento extracontable, el Registro de Compra afectará tanto cantidades como valores automáticamente. 3. Con cruce a la Nota de Entrada. Como la Nota de Entrada es un documento contable que afecta inventarios, el Registro de Compra sólo afectará valores. REGISTRO DE COMPRA CON CRUCE A LA ORDEN DE COMPRA La opción para elaborar un Registro de Compra es F4 REGISTRO DE COMPRAS, que se encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Registro de Compras, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar. Al seleccionar el tipo de Registro de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se buscarán una a una las Ordenes de Compra que se deseen cruzar. • El campo Comprobante es numérico y corresponde al tipo de Orden a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden). Para finalizar la selección y continuar con la elaboración del Registro de Compra se digita enter.

El programa traerá automáticamente todos los datos de la Orden de Compra. • En el campo Fra. No: se debe colocar un tipo de comprobante específico para el documento del proveedor, diferente al utilizado, pues el muestra el mismo con el cual se ingresó. • Después de repasar el documento con enter, con la tecla de función F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que no afecten los inventarios (IVA, Retenciones, etc.). Con la tecla de función F1 se finaliza.

• Luego se colocará la (s) fecha (s) de vencimiento y se llegará a la pregunta de si el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema traerá el número de Registro de Compra para poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera.

NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la información afectando los módulos de Inventarios y Ordenes de Compra. REGISTRO DE COMPRA CON CRUCE A LA NOTA DE ENTRADA Al seleccionar el tipo de Registro de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se buscarán una a una las Notas de Entrada que se deseen cruzar. • El campo Comprobante es numérico y corresponde al tipo de Nota de Entrada a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha nota). Para finalizar la selección y continuar con la elaboración del Registro de Compra se digita enter.

El programa traerá automáticamente todos los datos de la Nota de Entrada. • En el campo Fra. No: se debe colocar un tipo de comprobante específico para el documento del proveedor, diferente al utilizado, pues el muestra el mismo con el cual se ingresó. • Después de repasar el documento con enter se debe colocar el valor total de la compra ya que la nota no lo trae, pues esta no es valorizada. Con la tecla de función F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para

incluir rubros que no afecten los inventarios (IVA, Retenciones, etc.). Con la tecla de función F1 se finaliza. • Luego se colocará la (s) fecha (s) de vencimiento y se llegará a la pregunta de si el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el número de Registro de Compra para poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera.

NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la información afectando los módulos de Inventarios y Ordenes de Compra.

ANTICIPO DE PROVEEDORES Para poder realizar los anticipos de proveedores es indispensable haber creado previamente la cuenta de Anticipo de Proveedores (133005 o la que el considere necesaria), que debe ir detallada por Pagar y por terceros para que afecte los diferentes estados de Cuentas por Pagar. Este se recibe a través de un documento llamado G -Comprobante de Egreso. Para realizar el cruce de anticipos de clientes se origina a través de la factura de compras, estando ubicados en el campo Forma de Pago. Oprima F9 Saldos a Favor, con lo cual se desplegará un cuadro el cual le informará de todos los saldos a favor que tiene el cliente hasta la fecha. Selecione el saldo a favor y oprima ENTER. Este valor será trasladado al primer item de la forma de pago, cruzándola automáticamente.

Si queda algún saldo, origina en un item dos la información de la factura con sus condiciones de pago.

NOTAS DE ENTRADA Es un documento contable que carga el inventario a nivel de cantidades, si se parametriza previamente, de lo contrario se convertirá en un documento informativo únicamente. La opción para elaborar una Nota de Entrada es F5 NOTAS - F2 DOCUMENTOS NOTAS, que se encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Notas de Entrada, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.

Al seleccionar el tipo de Nota de Entrada, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboración, centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, nit del proveedor, vendedor, producto, bodega, ubicación, cantidades y valor total del producto. • LA NOTA DE ENTRADA, SI ESTA PARAMETRIZADA CON CRUCE AL DOCUMENTO TIPO P DE COMPRAS, SE GRABARA SIN VALORES YA QUE ESTE ULTIMO ES EL QUE ACTUALIZA LOS INVENTARIOS.

Al terminar de seleccionar los productos, se graba la nota con F1, a lo que solicitará el número de su consecutivo, y por último si se desea imprimir o ignorar la impresión.

ANALISIS DE NOTAS DE ENTRADA Muestra un informe por pantalla o impreso, que permite identificar que unidades están pendientes para ser causadas en la compra. En esta opción encontramos adicionalmente la tecla de función F9 que nos muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de Saldo actual). )

AUXILIAR DE NOTAS DE ENTRADA Muestra dos tipos de informe por rango de fecha y de productos a nivel de impresión, en el cual además de la información anterior, permite visualizar con que documento se llevó a cabo la entrada y el valor en pesos de su valorización.

LISTA DE NOTAS DE ENTRADA Dentro de esta opción aparecen diferentes informes como: • GENERAL. Muestra todas las Notas de Entrada elaboradas a la fecha de generación del informe.

• SECUENCIAS. Muestra todas las Notas de Entrada elaboradas en un periodo de fecha determinado que incluye: comprobante utilizado, fecha de elaboración, valor, observaciones del estado en que se encuentren (grabada, anulada, etc.) y el proveedor de la misma. • MANTENIMIENTO. Permite eliminar las Notas de Entradas realizadas en un periodo de tiempo determinado. Es de vital importancia, tener en cuenta en el listado que aquí se genera si la Nota de Entrada estaba cruzando con el documento tipo P de Compras, pues la información en el módulo de inventarios podría afectarse.

INFORMES NOTAS DE ENTRADA Para realizar un análisis más detallado sobre el movimiento de las Notas de Entrada, se pueden encontrar diferentes informes por el módulo de Inventarios como: )

PENDIENTE POR PRODUCTO (F1) Es un informe por pantalla que muestra cuales fueron los proveedores de cada producto, que cantidades entraron por la nota y, de acuerdo a los documentos

tipo P de Compras incluidos, que cantidades quedaron pendientes por valorizar. PENDIENTE POR CLIENTE (F2) Es un informe similar al anterior, pero el nivel de consulta es por proveedor, no por producto.

ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE EGRESO El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc. Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y Contabilidad. La opción para elaborarlo es F3 COMPROBANTE DE EGRESO, que se encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Comprobante de Egreso, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.

Luego nos ubica en un pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboración, cuenta del banco, centro de costo con su respectivo subcentro de costo si se manejan, número del cheque, nit del tercero. Luego ubica el cursor en la secuencia 1, donde se puede elegir entre:

• Proveedores (P) : Con esta opción aparecen las facturas de compra pendientes por cancelar, ordenadas en forma ascendente por fecha de vencimiento. Con enter se selecciona el valor total de la (s) que se vaya (n) a cancelar, con escape ESC paso a la (s) siguiente (s) factura (s); o de lo contrario se puede modificar el valor siendo una cancelación parcial. • Cuando se terminan de seleccionar las facturas a ser canceladas aparecerá el siguiente mensaje: ) • Otros (O) : Con esta opción se puede llevar a cabo otro tipo de operaciones Retención en la Fuente en compras, otros pagos, etc. seleccionando la cuenta correspondiente.

Para finalizar el Comprobante de Egreso se digitará la tecla de función F1, a lo que preguntará si el egreso está bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el número del comprobante. Luego pregunta si se desea imprimir el cheque y pide montar el papel para imprimir el egreso o si se ignora la impresión. Si se decide imprimir el documento da tres opciones que son:

(18/02/04) Al seleccionar el tipo de tamaño a imprimir, a quién se le va a girar y la tecla de función para imprimir el cheque muestra un recuadro que se puede utilizar para hacer aclaraciones acerca del egreso. Con F1 finaliza.

Preguntará si el documento se imprimió bien. En caso de contestar que NO, comenzará el proceso de impresión nuevamente. ELABORACIÓN DE ORDENES DE PEDIDO El documento de Ordenes de Pedido es un documento extracontable que permite tener un control mas adecuado de los inventarios en cuanto a cantidades, productos y precios, que haya solicitado un cliente, ya que más adelante podrá cruzarse con el documento tipo F de Facturas. Este documento se elabora la opción F1:

En caso de haber creado o definido varios tipos de Ordenes de Pedido, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar:

Al seleccionar el tipo de Pedido, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboración, número del Pedido, número de Cotización cruce si se parametrizó de esa manera, centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, fecha de entrega, nit del cliente, vendedor, forma de pago, país, ciudad, producto, cantidades y precios. ) NOTA : LOS ANTERIORES DATOS COMO NIT, PRODUCTO, SE PUEDEN CONSULTAR CON LAS TECLAS DE FUNCION : • F2 Alfabéticamente (nombre del cliente y/o del producto según como se encuentren creados) • F3 Numéricamente (nit del proveedor cliente y/o código del producto según como se encuentren creados)

• F4 Referencia (opción habilitada únicamente para el módulo de inventarios si se encuentra creada en el catálogo de productos) Al terminar de digitar la Orden de Pedido, el sistema pregunta si el documento quedo bien, en caso de responder que SI, preguntará: MONTE PAPEL PARA EL DCTO .... LISTO (Fn / I ) Donde Fn es la tecla de función que permite seleccionar la impresora, que previamente debe estar configurada, en la cual se va a imprimir el documento. Luego aparece un recuadro en el que se puede digitar cualquier comentario que se requiera para complementar el documento.

Para finalizar el comentario se digita la tecla de función F1, donde hará una última pregunta de si el documento se imprimió bien. En caso de contestar que NO, volverá a repetir el proceso de impresión. Si se escoge la opción I, el sistema ignora la impresión y actualiza el comprobante correspondiente. NOTA : En caso de no tener lista la impresora aparecerá el siguiente mensaje: )

PENDIENTES POR PRODUCTO Esta opción genera un informe que se puede observar por pantalla o por impresión, que indica que cantidades de uno o un grupo de productos se han recibido luego de haber registrado la Factura de Compra (se entiende que la Factura de Compra debe cruzar con la Orden de Compra). )

Aquí se encuentra una nueva opción de consulta: F5 por Código de Barras en caso de tenerlo parametrizado.

ANALISIS DE PEDIDOS Esta opción permite visualizar por pantalla o por impresión, el movimiento de uno o un rango de productos:

Este informe muestra : • Saldo actual. Cantidades actuales en el inventario • Pedidos pendientes de entrega. Cantidades pendientes por entregar luego de haber registrado la Orden de Pedido • Disponibilidad de producto. Saldo actual - Cantidades pendientes de entrega • Compras pendientes de recibo. Cantidades pendientes por recibir luego de haber registrado una Orden de Compra • Disponible después de compras. Disponibilidad del producto + Compras pendientes de recibo En esta opción encontramos adicionalmente la tecla de función F9 que nos muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de Saldo actual).

AUXILIAR DE PEDIDOS Esta opción permite generar informes impresos de productos que han solicitado los clientes o aquellos que estén pendientes por entregarles, los documentos que se utilizaron en dichas transacciones y cuales han sido los clientes de cada uno de ellos, por rango de fechas. Además aparecen tres informes como son: • F1 AUXILIAR POR PRODUCTO. Organiza la información por producto. • F2 AUXILIAR POR Nro. Organiza la información por cliente. • F3 ANALISIS DE O. DE PEDIDO. Organiza la información por rangos de fechas tanto de elaboración del documento como entrega del mismo, tipos de entregas (totales o parciales), para tener un control más eficiente del manejo de los inventarios.

LISTA DE PEDIDOS Aparecen tres opciones: • F1 GENERAL. Muestra a nivel de impresión los pedidos que se han ejecutado a la fecha de elaborar el informe. • F2 SECUENCIA DE O. PEDIDO. Muestra a nivel de impresión los comprobantes que se utilizaron para estos pedidos en un periodo de tiempo determinado y el estado actual de cada uno de ellos. • F3 CONSOLIDADO. Muestra el consolidado por producto de los pedidos pendientes que estén por ser entregados.

• F4 MANTENIMIENTO. Permite eliminar una o varias Ordenes de Pedido en un mes determinado y dicho informe lo genera de forma impresa. Esta opción es similar a Borrar en bloque por el módulo de Contabilidad.

ELABORACION DE FACTURAS Este documento muestra la situación del cliente en lo referente al cupo de crédito, saldo de cartera, valor en mora y disponible. Permite ver las existencias de cada producto por bodega, utiliza tres conceptos para los descuentos y tres para los cargos. Cruza directamente con pedidos de clientes, cotizaciones o con remisiones. Además utiliza el código del producto equivalente si se llegase a necesitar. Al realizar la contabilización afecta directamente los registros en los módulos de Cartera, Pedidos, Inventarios, Presupuestos, Contabilidad y Ventas. Para poder utilizar este comprobante es necesario haberlo creado previamente, al igual que tener listos los demás parámetros (PUC, catálogo de productos, bodegas, centros de costos, etc.) ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA De acuerdo a su parametrización, este documento afectará el módulo de inventarios de manera diferente: 4. Sin cruce. En este caso afectará tanto cantidades como valores automáticamente.

5. Con cruce a la Orden de Pedidos. Como la Orden de Pedido es un documento extracontable, la Factura de Venta afectará tanto cantidades como valores automáticamente en el módulo de Inventarios. 6. Con cruce a la Nota de Remisión. Como la Nota de Remisión es un documento contable que descarga los inventarios, la Factura de Venta sólo afectará valores.

ANTICIPO DE CLIENTES Para poder realizar los anticipos de clientes es indispensable haber creado previamente la cuenta de Anticipo de Clientes (280505 o la que el considere necesaria), que debe ir detallada por Cobrar y por terceros para que afecte los diferentes estados de cartera. El anticipo se recibe a través de un documrento llamado R- Recibo de Caja en el cual se afectan las cuentas correspondientes creando un saldo a favor de los clientes. Para realizar el cruce de anticipos de clientes se origina a través de la factura de venta, estando ubicados en el campo Forma de Pago. Oprima F9 Saldos a Favor, con lo cual se desplegará un cuadro el cual le informará de todos los saldos a favor que tiene el cliente hasta la fecha. Seleccione el saldo a favor y oprima ENTER. Este valor será trasladado al primer ítem de la forma de pago, cruzándola automáticamente. Si queda algún saldo, origina en un ítem dos la información de la factura con sus condiciones de pago.

FACTURA DE VENTA CON CRUCE DE NOTA DE REMISION Al seleccionar el tipo Factura de Venta, se ingresa al pantallazo donde se buscarán una a una las Notas de Remisión que se deseen cruzar.

• El campo Comprobante es numérico y corresponde al tipo de nota a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden). Para finalizar la selección y continuar con la elaboración del la Factura de Venta se digita enter. El programa traerá automáticamente todos los datos de la Nota de Remisión. Después de repasar el documento con enter, con la tecla de función F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que no afecten los inventarios. Luego solicitará los diferentes tipos de descuentos y cargos en caso de haber sido parametrizados. Para terminar se digita la tecla de función F1.

Posteriormente se elegirá la forma de pago, la (s) fecha (s) de vencimiento con su correspondiente valor y se llegará a la pregunta de sí el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el número de la Factura de Venta para poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera. ) Ø En este tipo de cruce también existe la opción de F9 SALDOS A FAVOR, que funciona igual al caso anterior. NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la información afectando el módulo de Inventarios y Cuentas por Cobrar.

FACTURA DE VENTA CON CRUCE AL MODULO DE PEDIDOS La opción para elaborar la Factura de Venta es F1 Factura de Venta, que se encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Facturas de Venta, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar. Al seleccionar el tipo Factura de Venta, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se buscarán una a una las Ordenes de Pedido que se deseen cruzar.

• El campo Comprobante es numérico y corresponde al tipo de Orden a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden). Para finalizar la selección y continuar con la elaboración de la Factura de Venta se digitá enter. El programa traerá automáticamente todos los datos de la Orden de Pedido.

Después de repasar el documento con enter, con la tecla de función F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que no afecten los inventarios. Luego solicitará los diferentes tipos de descuentos y cargos en caso de haber sido parametrizados. Para terminar se digita la tecla de función F1.

NOTA : Si se parametrizó dentro de la factura el cálculo automático para la Retención del IVA y del ICA, el sistema traerá un recuadro indicando cual fue el valor correspondiente a cada una de ellas. Posteriormente se elegirá la forma de pago, la (s) fecha (s) de vencimiento con su correspondiente valor y se llegará a la pregunta de sí el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el número de la Factura de Venta para poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera.

Para realizar cruces con anticipos de clientes: 3. Se debe manejar una forma de pago diferente a la de contado. 4. Ubicados en el tipo de documento se digita la telca de función F9. De esta manera aparecerá un recuadro que trae todos los anticipos que ha realizado el cliente. 5. Se escogerá el uno de los anticipos. Si este supera el valor total de la factura, para que sea descontado se debe modificar al valor de la factura, de lo contrario lo asumirá totalmente.

NOTA : Para utilizar esta opción, el Recibo de Caja debe realizarse previamente.

Posteriormente se llegará a la pregunta de sí el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el número de la Factura de Venta para poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera.

NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la información afectando los módulos de Inventarios, Cuentas por Cobrar y Ordenes de Pedido.

NOTAS DE REMISION Es un documento contable que carga el inventario a nivel de cantidades, si se parametriza previamente, de lo contrario se convertirá en un documento informativo únicamente. La opción para elaborar una Nota de Remisión es F5 NOTAS - F2 DOCUMENTOS NOTAS, que se encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Notas de Remisión, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.

(18/02/2004) Al seleccionar el tipo de Nota de Remisión, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboración, centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, nit del cliente, vendedor, producto, bodega, ubicación y cantidades.

• LA NOTA DE REMISION, SI ESTA PARAMETRIZADA CON CRUCE AL DOCUMENTO TIPO F DE FACTURA DE VENTAS, SE GRABARA SIN VALORES YA QUE ESTE ULTIMO ES EL QUE ACTUALIZA LOS INVENTARIOS.

(18/02/2004) Al terminar de seleccionar los productos, se graba la nota con F1, a lo que preguntará sí la nota esta bien. En caso que se le responda que SI, indica que se debe montar el número de nota a imprimir:

(18/02/2004) Por último pregunta si se desea imprimir o ignorar la impresión.

ANALISIS DE NOTAS DE REMISION Muestra un informe por pantalla o impreso, de los productos que están pendientes por facturar. Estos pendientes se generan cuando las remisiones no están parametrizadas con cruce a la factura de venta, o cuando a pesar de estar parametrizadas con cruce, aún no se han facturado.

En esta opción encontramos adicionalmente la tecla de función F9 que nos muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de Saldo actual).

(18/02/2004)

INFORMES NOTAS DE REMISION Para realizar un análisis más detallado sobre el movimiento de las Notas de Remisión, se pueden encontrar diferentes informes por el módulo de Inventarios como:

(18/02/2004) PENDIENTE POR PRODUCTO (F1) Es un informe por pantalla que muestra cuales fueron los clientes de cada producto, que cantidades salieron por la nota y, de acuerdo a los documentos tipo F de Facturas incluidos, que cantidades quedaron pendientes por valorizar. PENDIENTE POR CLIENTE (F2) Es un informe similar al anterior, pero el nivel de consulta es por cliente, no por producto. AUXILIAR DE NOTAS DE REMISION (F3) Muestra dos tipos de informe por rango de fecha y de productos a nivel de impresión, en el cual además de la información anterior, permite visualizar con

que documento se llevó a cabo la Remisión y el valor en pesos de su valorización.

LISTA DE NOTAS DE REMISION Dentro de esta opción aparecen diferentes informes como: • GENERAL. Muestra todas las Notas de Remisión elaboradas a la fecha de generación del informe. • SECUENCIAS. Muestra todas las Notas de Remisión elaboradas en un periodo de fecha determinado que incluye: comprobante utilizado, fecha de elaboración, valor, observaciones del estado en que se encuentren (grabada, anulada, etc.) y el cliente de la misma. • MANTENIMIENTO. Permite eliminar las Notas de Remisión realizadas en un periodo de tiempo determinado. Es de vital importancia, tener en cuenta el listado que aquí se genera si la Nota de Remisión estaba cruzando con el documento tipo F de Facturas, pues la información en el módulo de inventarios podría afectarse.

IMPRESIÓN DOCUMENTOS PREVIOS

Esta opción se utiliza para imprimir un documento ya elaborado, en caso de requerirse una copia adicional del mismo. Esta opción se encuentra en F7 IMPRESIÓN DCTO. PREVIO, en el módulo de Elaboración de Documentos.

(18/02/2004) Dentro de esta opción se puede elegir el tipo de documento que se desea imprimir. Además aparecerán dos ventanas: • LADO DERECHO: indican los documentos que existen y se desean imprimir. • LADO IZQUIERDO: indica los documentos que no han sido grabados en el sistema.

(18/02/2004)

NOTAS DE DEVOLUCION Este documento permite hacer devoluciones tanto en cantidades como en valores de una Factura de Venta que previamente se haya contabilizado y se realiza por la opción F6 DEVOLUCION DE FACTURAS, en el módulo de Elaboración de Documentos.

Al ingresar a esta opción pedirá el documento a cruzar (Factura de Venta), tipo y número de la factura e inmediatamente traerá los datos que se manejaron en su elaboración inicial.

(18/02/2004) NOTA : A través de la nota solo se podrán cambiar cantidades, no valores. Al digitar la cantidad del producto que se está devolviendo, automáticamente el sistema afectará las cuentas de ingreso, inventarios, IVA, clientes, etc.

(18/02/2004) El proceso de impresión de la Nota de Devolución J es igual al visto en la Factura de Venta.

(18/02/2004)

RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un comprobante que se utiliza para dar ingreso a Caja de los dineros recaudados ya sea en efectivo o cheques. Permite accesar la cartera por número de factura o cliente, muestra el estado de cuenta del cliente para escoger las facturas a ser abonadas o canceladas.

(18/02/2004) Donde Tipo de Documento, Documento y Número, son campos que corresponden a la factura a la que se desee hacer un abono o cancelar completamente. Si no se tiene el dato exactamente, se hará la consulta por el nit del cliente. Afecta directamente los módulos de Cartera, Presupuesto, Contabilidad y Ventas. La opción para elaborarlo es F2 Recibo de Caja, que se encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Recibo de Caja, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.

(18/02/2004) Luego nos ubica en un pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboración, cuenta de caja, centro de costo con su respectivo subcentro de costo si se manejan, nit del cliente, vendedor. Luego ubica el cursor en la secuencia 1, donde se puede elegir entre: • Abonos (A) : Con esta opción aparecen las facturas pendientes por ser canceladas, ordenadas en forma ascendente por fecha de vencimiento. Con enter se selecciona el valor total de la (s) que se vaya (n) a cancelar, con escape ESC paso a la (s) siguiente (s) factura (s); o de lo contrario se puede modificar el valor siendo una cancelación parcial. • Cuando se terminan de seleccionar las facturas a ser canceladas aparecerá el siguiente mensaje:

(18/02/2004)

• Otros (O) : Con esta opción se puede llevar a cabo otro tipo de operaciones de recaudo como ingresos por intereses, otros ingresos, etc. seleccionando la cuenta correspondiente.

(18/02/2004) Para finalizar el Recibo de Caja se digitará la tecla de función F1, a lo que preguntará si el recibo está bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el número del recibo para poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera.

ELABORACION DE DOCUMENTOS Y PRESUPUESTO

CATALOGOS

Dentro de esta opción encontramos:

• Consulta precios: usted puede observar las diferentes listas de precios de la 1 a la 12 de los diferentes productos que usted tenga en su empresa. • Consulta costos: se puede consultar que productos son ajustables por inflación o no y realizar una comparación del costo del producto contra el ultimo valor de compra. • Consultas generales: En esta opción usted puede observar los datos inherentes a cada producto, como es nombre, referencia, código del producto y código de barras, entre otros. • Exentos gravados: Lista todos aquellos productos que cumplen con esta condición , la cual usted definió en la creación del producto. • Impresión de rótulos: se puede imprimir adhesivos para la distinción de los productos. • Impresión tablas de inventarios: se puede imprimir todas las tablas que usted creó inicialmente mostrando sus líneas y sus grupos. Recuerde que en la sesión número 1 se explicó creación de tablas de inventarios con sus líneas y grupos, además la apertura de los productos en el sistema.

SALDOS Y MANEJOS DE INVENTARIOS

MOVIMIENTO DE PRODUCTOS. Mediante ésta opción podemos ver un kardex valorizado. Se puede analizar con que documentos se ha movido un determinado producto (pantalla) o un grupo de productos (impreso), además de eso le permite hacer un seguimiento por fecha cronológico de los diversos productos. Adicionalmente a ello se brindan otros informes como son consumos, movimientos resumidos y movimientos de inventarios por tipo de comprobante.

(18/02/2004)

SALDOS DE INVENTARIO: Esta opción le permite visualizar por pantalla o impreso las existencias que Ud. posea del inventario mostrando el código del producto, su descripción y su saldo. Es normal ver dentro de éste informe unidades con signos negativos ya que en batch y en predeterminado se pueden hacer salidas sin existencias.

(18/02/2004) Luego aparece una opción denominada Saldos por factor de conversión, la cual le mostrará a Ud. un informe detallado según una tarifa para ver sus cantidades en diferentes unidades de medida. Como se indica en el gráfico siguiente:

(18/02/2004)

ANÁLISIS DE EXISTENCIAS: En ésta opción se puede consultar por pantalla o en informe impreso, el consumo promedio de los meses solicitados, también como su stock mínimo, máximo y el tiempo de reposición que se demoran nuestros proveedores en entregarnos dicho producto, además para cuantos días alcanzan las existencias de ese momento si se sigue consumiendo a dicha rata o porcentaje o mejor consumo promedio. También nos indica la fecha del último movimiento, el costo unitario y el valor total del producto, con la tecla F3 nos muestra los precios de venta a los clientes (para poderlos comparar contra los costos). Si escogió la opción de ver por pantalla digite el número de meses sobre los cuales Ud. desea que el programa le muestre o le prorratee la información.

(18/02/2004) Si escogió la opción de ver Impreso lo podrá realizar dependiendo de varias opciones

(18/02/2004) • Por rango de días de existencia ( R ) : Ésta opción le permitirá visualizar aquellos productos para los cuales sus existencias estén dentro del rango de

tiempo que usted defina y en el promedio de tiempo que se haya escogido (meses), detectando a que velocidad han sido consumidas y para cuanto más tiempo alcanzaran las unidades mostradas. • Por debajo del mínimo ( D ) : ésta opción le permitirá visualizar todos aquellos productos que cumplen con ésta condición, es decir los que sus existencias estén por debajo del stock mínimo. • Por encima del máximo ( E ) : al igual que la anterior mostrará aquellos productos que cumplen con ésta condición, es decir los cuales sus existencias estén por encima del stock máximo, y que han sido consumidos al promedio de tiempo que usted escoja. • Todos los productos ( T ) : por ésta opción podremos ver a que velocidad han sido consumidos los productos y para que tiempo nos alcanzarán sus existencias si seguimos consumiendo a esa misma velocidad. Este informe le puede ser muy útil ya que con el usted podrá saber si sus consumos son los más adecuados o si sus puntos de Stock han sido bien determinados.

COSTEO

MENSUAL (BATCH):

(18/02/2004)

Recuerda que el proceso de Costeo en Batch se debe correr el último día del mes y una vez corrido no se podrá volver a tocar ese mes en cuanto a inventarios se refiere, cualquier asiento contable se deberá realizar en el mes siguiente a no ser que Usted decida BORRAR el Costeo y volverlo a ejecutar completamente. Dentro de ésta opción usted encontrará el anterior recuadro: • Informes: ésta parte es para ver con que costos hará el programa los asientos contables respectivos. Este informe es útil ya que le permite a usted saber con anterioridad los Costos, para luego si entrar ha correr el proceso de Costeo definitivo el último día del mes, cuando usted entra por I) Informes el programa le muestra el siguiente cuadro:

(18/02/2004)

En el recuadro anterior usted elige el mes para ver el informe de los costos que el sistema asignará a todas y cada una de las unidades que hayan presentado salidas o movimientos. Este informe puede ser I) Impreso o por P) Pantalla el que usted prefiera. • Ejecuta: por aquí entramos directamente a correr el Costeo no olvide las recomendaciones ya establecidas en la parte inicial de éste texto. (punto 4.4) Cuando entramos por la opción E) Ejecuta (el último día del mes, y si el mes tiene 31 días coloque el sistema SIIGO con fecha 31) nos aparece así:

(18/02/2004)

Apareciendo así las siguientes opciones: • Promedio al mes anterior o presente: aunque aparecen las dos opciones SE RECOMIENDA correrlo siempre al mes Presente es decir con el último costo promedio ponderado que tenga el programa. Promedio mes anterior toma sólo el promedio del mes anterior al mes que se está corriendo. Promedio mes presente toma el saldo anterior más el ajuste por inflación del mes presente más las entradas y salidas del mes actual y con éste realiza el asiento contable. • Mes del Costeo: digite el mes que se está costeando. • Tipo de Comprobante: documento contable con el cual se va a realizar el asiento, se recomienda que usted cree un documento Tipo L y que sea bautizado como COSTEO MENSUAL. • Número de Comprobante: digite el número del comprobante con el que se va a realizar el asiento contable. • Desea costear a un Nit si o no: ésta pregunta tiene un objetivo específico y es asignar un NIT al comprobante de costeo. Si usted le responde que SI el nit que usted coloque será con el que el sistema realice el asiento contable, pero si le responde que NO (aunque el sistema de todas formas se lo pregunta) el sistema SIIGO respeta y asume los nits con que se movieron los documentos originales como facturas, remisiones, notas de salida etc. • Desea costear a un centro de costos si o no: al igual que la pregunta anterior tiene la misma finalidad, asignar un centro de costos al comprobante de costeo, su interpretación es exactamente igual (recuerde que los centros de costos en SIIGO aplican si usted creó sus cuentas contables con ésta opción)

• Vendedor y Bodega: su interpretación es exactamente la misma. • Desea incluir los Traslados si o no: recordemos que cuando corremos costeo el programa valoriza todos los documentos que encuentre sin valores como son notas de salida, remisiones, facturas, etc., pero hace una excepción con las Notas de Traslados y le da a usted la posibilidad de incluirlas dentro del costeo o no; el porque de ésta pregunta radica en que las notas de Traslados entre bodegas lo único que hacen es desplazar físicamente un producto o elemento de una Bodega a otra pero si usted mira la parte contable de ésta operación el registro que se hace tiene un efecto completamente nulo ya que usted está debitando y acreditando al tiempo una misma cuenta contable por ejemplo: Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa)

Sin embargo el programa SIIGO deja la decisión de valorizar o no éste documento en sus manos. Una vez usted haya contestado ésta última pregunta el programa empezará a ejecutar el proceso de costeo a todos y cada uno de los documentos que encuentre moviendo inventarios en cantidades PERO con valor Cero ( 0 ).

ANÁLISIS PREDETERMINADO: El análisis predeterminado debe correrse el último día del mes, éste proceso verifica todas las salidas que se hicieron del sistema durante dicho periodo con

los diferentes documentos al costo predeterminado y compara éste costo contra el costo promedio ponderado que ES EL REAL arrojando una diferencia entre los dos, ésta diferencia será la que se ajuste contablemente al ejecutar el comprobante de predeterminado. Ejemplo: Si un producto X tiene un costo predeterminado de $1.500 y su costo real es de $1.400 el sistema arroja por ésta opción una diferencia de $100, si se hace una venta de éste producto el registro contable por predeterminado quedará así: Refiriéndonos sólo a la parte del costo Débito 613536 (costo de ventas) $1.500 Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1.500 En el paso siguiente el sistema entrará a ajustar dicha diferencia entre éste costo y el real es decir los $100.

CONTROLES A TENER EN CUENTA EN CADA UNO DE LOS MÉTODOS: LÍNEA: para el costeo en línea debemos tener en cuenta que la información contable que tenga relación directa con los Inventarios DEBE estar completamente al día, ya que con ésta herramienta no se puede facturar en rojo ni se pueden hacer ventas o movimientos de existencias que no estén en el sistema. Con ésta herramienta el programa descarga Cantidades y Valores al momento de realizar la salida haciéndole un débito al costo de ventas y un crédito a la respectiva cuenta de inventarios, por el valor del promedio ponderado que el sistema tenga en ese momento.

TENGA MUCHO CUIDADO con ésta herramienta ya que una vez Ud. haya cometido un error de manejo por mover cantidades inexistentes el costo del producto se verá seriamente alterado, distorsionando así la información, tanto a nivel de inventarios como a nivel de contabilidad. El costeo en línea lleva de forma automática el costo promedio ponderado que tenga el sistema en el momento de efectuar una operación contable con documentos como notas de traslados, remisiones, notas de salida, Facturas de venta, tanto a nivel de cantidades (kardex) como a nivel contable (valores) Veamos un Ejemplo: Cuando usted realiza una compra el registro contable queda de la siguiente forma (Asumimos que estamos utilizando el sistema de

Inventarios

permanente):

Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $xxx Crédito 220501 (proveedores nacionales) $xxx Un artículo X por un valor unitario de $1.500 Se compran 2 unidades, el asiento quedará de la siguiente forma: Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $ 3.000 Crédito 220501 (proveedores nacionales) $3.000 Ahora hacemos la venta de éste producto X con una factura de venta y vendimos sólo una unidad y que su precio de venta al cliente es de $3.000 la unidad, el asiento contable quedará de la siguiente forma: Débito 130505 (clientes nacionales) $3.000 Crédito 413536 (ingresos operacionales) $3.000 Débito 613536 (costo de ventas) $1.500

Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1.500 Ahora si en lugar de realizar una factura de venta hiciéramos una Remisión que posteriormente fuera ha ser cruzada con una factura de Venta el asiento contable de éste documento quedaría de la siguiente forma: Débito 613536 (costo de ventas) $1.500 Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1.500. Observe como en un sistema en línea el programa siempre afecta el inventario en valores y cantidades asignándole automáticamente el costo promedio ponderado que se lleve internamente, el cual es producto o resultado de las compras realizadas o producción de los artículos. Las ventajas de éste sistema son: • Información de costos al día. • Conocimiento de los costos permanentemente. • Conocimiento de la rentabilidad vs costos de los productos. • Tener un orden lógico de las transacciones, es decir primero comprar o producir y posteriormente realizar la salida. Las desventajas de éste sistema son: • No se pueden hacer movimientos con cantidades superiores a las que están incorporadas en el programa ya que esto DAÑA el costo de ventas automáticamente. • Se requiere organización en materia de inventarios y procedimientos de control interno.

INCREMENTO PREDETERMINADO: Por ésta opción usted podrá modificar el costo predeterminado a un valor distinto, (recuerde la parte 4.4 de éste texto la sección de Predeterminado), cuando usted entra a ésta opción le aparece el siguiente recuadro:

(18/02/2004)

• Al costo Promedio: al decirle que si a ésta pregunta usted podrá modificar su costo predeterminado al mismo valor que tenga el costo promedio en ese momento, caso contrario saltará a la siguiente opción. • Al % de valor de compra: al decirle que si a ésta pregunta usted podrá modificar su costo predeterminado pero con base a un porcentaje del último valor de compra. Ejemplo: Si su último valor de compra del producto X fue de $1.500 y usted desea que su predeterminado quede al mismo valor le dará un porcentaje del 100%, o si quiere que su predeterminado quede costando la mitad ósea $750 le tendrá que dar un porcentaje del 50%.

• Al % de precio de venta: en caso de que usted desee que su predeterminado quede valorizado a un determinado porcentaje del precio de venta se tendrá que remitir a ésta pregunta.

Ejemplo: Recuerde que SIIGO maneja en la versión 9.0 hasta 12 listas de precios, cuando usted elige ésta opción el programa le preguntará el porcentaje y la lista de precios que usted elija entre la lista número 1 y la número 12. • Incremento en porcentaje: si usted elige ésta opción el aplicará al costo predeterminado el porcentaje del costo promedio que usted Digite. Ejemplo: Si su lista de precios número 1 es de $20.000 y usted desea que su costo predeterminado quede valiendo la mitad de éste precio deberá escoger la lista de precios número 1 y asignarle un porcentaje del 50%, para que el costo quede con un valor de $10.000. Luego de escoger cualquiera de las opciones anteriores el sistema le pide el rango de productos para los cuales usted vaya a efectuar el cambio. De ésta forma queda automáticamente cambiado el Costo Predeterminado de los productos. Por último aparece que si la base es cero los tomo esto hace que aquellos productos cuyo costo promedio esté en cero le asigne éste valor al mismo costo predeterminado.

CONTEO FÍSICO: Para que le sirve a usted ésta opción?

El conteo físico como su nombre lo indica es una función que permite grabar un conteo de existencias de Inventarios a una fecha de corte determinada. Cuando usted realiza un Conteo físico en su empresa y encuentra que hay cantidades por encima o por debajo de las que están en el sistema ésta opción le permitirá registrar las unidades efectivamente contadas y hacer los ajustes contables necesarios entre lo que usted contó y lo que tiene el Sistema contable SIIGO tanto a nivel de cantidades (Kardex) como a nivel de Valores (Contabilidad). Para realizar éste proceso se deben seguir 5 pasos ordenadamente los cuales son: • Listado saldos • Incorpora Ajustes • Verificación de Ajustes • Informe de Ajustes • Comprobante de Ajustes.

COSTEO PREDETERMINADO El predeterminado se asemeja un poco al batch en el sentido de que con éste también se pueden hacer ventas en rojo o de existencias que no estén incorporadas al sistema. En el Predeterminado debe ser Ud. el que fije el costo del producto por la opción siguiente:

Dentro de ésta opción Ud. encontrara una pregunta Costo Predeterminado:

(18/02/2004)

A su vez ubicada dentro de Inventario-catalogos-Apertura de Productos. A la pregunta de Costo Predeterminado Ud. deberá digitar el valor del costo de ventas que usted determine y con el cual el realizara la respectiva transacción es decir un Débito al costo de ventas y un Crédito al inventario en cantidades y valores. Observe que ésta herramienta es muy similar al sistema en línea pero con la diferencia de que Ud. es el que debe colocar o suministrarle al sistema el costo de ventas a cada uno de sus productos Ya que con éste sistema también se pueden hacer ventas o movimientos de productos que no estén incorporados en SIIGO debemos realizar a final del mes el ajuste del kardex como si estuviéramos en batch antes de proceder a correr el ajuste entre el costo de ventas que Ud. le asignó a sus productos y el costo de ventas real que tiene SIIGO internamente, claro está si Ud. así lo desea. (en la sección de Predeterminado ampliaremos éste tema). En línea y en predeterminado el programa al momento de hacer una salida de mercancía costea inmediatamente el producto que se está sacando mientras que en batch lo arroja con valor $cero.

COSTEO EN BATCH Para el costeo en batch no es necesario tener información al día de inventarios ya que el me permite hacer salidas de productos que no estén incorporadas en el sistema. Tenga en cuenta que éstas unidades irán quedando con saldos en rojo; así al final del mes y antes de entrar a correr el proceso de costeo (este proceso se explicara más adelante en la sección de costeo en batch) tendremos que ingresar todas las unidades que se sacaron durante este periodo (mes) por no estar previamente incorporadas en el programa para que así el kardex quede por lo menos en cero o positivo, y así poder entrar a valorizar las unidades correctamente. Con ésta herramienta el programa descarga solamente cantidades al momento de efectuar una transacción y específicamente con documentos como la factura de venta le hará un crédito a la cuenta de Inventarios pero con valor $cero. Con éste método Ud. podrá realizar salidas de cantidades que no estén en SIIGO sin haber ninguna clase de complicación posterior siempre y cuando antes de entrar a correr el costeo (que veremos mas adelante) Ud. Elabore el cuadre de cantidades del kardex de las unidades que estén negativas dejándolas positivas o por lo menos en cero. Para cuadrar las unidades usted tendrá que hacer asientos contables, registrar las operaciones pendientes como compras, notas de traslados, remisiones y cualquier operación donde se vea involucrado el inventario; una vez Ud. haya hecho todos estos ajustes y corregido su kardex de la forma mencionada anteriormente podrá entrar a correr el Costeo del periodo donde se encuentre. Los productos que tengan saldos en rojo, y no hayan registrado ninguna entrada al inventario en el mes que se esté costeando, no serán tenidos en

cuenta en el proceso de costeo definitivo, por lo cual se hace necesario ajustarlos antes de correr el proceso Los AJUSTES POR INFLACION deben ser corridos el primer día de cada mes, para después si entrar a ejecutar el proceso de Costeo definitivo el cual se hará el último día del mismo mes.

Tenga en cuenta que con ésta herramienta una vez se haya corrido el costeo definitivo Ud. INO PODRAI ingresar a ese mismo periodo a realizar operaciones que tengan que ver con el inventario, porque ello hará que el costo de los productos se vea seriamente alterado, cualquier asiento deberá efectuarse hasta el periodo siguiente a no ser que USTED DECIDA BORRAR dicho costeo realizar los asientos que usted requiera y volver a ejecutar todo el proceso. Veamos un Ejemplo: Cuando usted realiza una compra el registro contable queda de la siguiente forma (Asumimos que estamos utilizando el sistema de permanente): Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $xxx Crédito 220501 (proveedores nacionales) $xxx Un artículo X por un valor unitario de $1.500 Se compran 2 unidades, el asiento quedará de la siguiente forma: Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $ 3.000 Crédito 220501 (proveedores nacionales) $3.000

Inventarios

Ahora efectuamos la salida de éste producto X con una factura de venta con la cual se despacho sólo una unidad y que su precio de venta al cliente es de $3.000 la unidad, el asiento contable quedará de la siguiente forma: Débito 130505 (clientes nacionales) $3.000 Crédito 413536 (ingresos operacionales) $3.000 Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $0 Observe como cuando se ésta costeando en batch al realizar una factura de venta el programa descarga internamente el kardex pero omite el asiento contable del costo de ventas y el inventario de la mercancía que se está vendiendo. El asiento contable que nos queda pendiente se realizará cuando corramos el Costeo, pero en un documento contable separado. Ahora si en lugar de realizar una factura de venta hiciéramos una Remisión que posteriormente fuera ha ser cruzada con una factura de Venta el asiento contable de éste documento quedaría de la siguiente forma: Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $0 Explicación del asiento anterior: Cuando se costea en batch el programa internamente está moviendo sus inventarios (kardex) pero no le asigna valores a los registros contables, esto ocurre con cualquier clase de documento, e igualmente a final del mes cuando corramos el proceso de costeo definitivo asignará los valores que quedaron pendientes y hará el registro contable correspondiente es decir un Débito a la cuenta 613536 (costo de ventas) y un Crédito a la cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa).

Débito 613536 (costo de ventas) $1.500 Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1.500. Las ventajas de éste sistema son: • Se pueden hacer descargues del inventario en cantidad sin que haya sido realizada una entrada al mismo, sin causar por esto daño alguno a la información de costos. Las desventajas de éste sistema son: • Se pierde la información en línea y tiempo real ya que por realizar el proceso de costeo únicamente al final del mes, durante dicho periodo no se pueden realizar consultas a nivel de balances, ni de costos de ventas, ni estadísticas de rentabilidad de productos. • Se deben realizar los ajustes a los saldos que estén en rojo antes de realizar el proceso. • Todas las salidas de inventarios del mismo producto quedan con el mismo costo, independientemente de que se hayan efectuado en diferente día ya que el cálculo es el valor promedio del mes y no el diario.

COMO TRABAJAR EN LÍNEA, BATCH O PREDETERMINADO

Nos tenemos que remitir a la opción denominada REGISTRO DE CONTROL Ubicada por parámetros

(18/02/2004)

(18/02/2004) Allí aparecerán 3 preguntas en la parte inferior. • Actualiza costo de facturación en línea (S/N)? • Actualiza costos de remisiones en línea (S/N)? • Aplica costo Predeterminado (S/N)? Dependiendo de lo que le contestemos allí el asumirá cualquiera de los tres sistemas antes señalados. PARA LÍNEA:

(18/02/2004) • Act.costo de facturación en línea (S/N)) ? S • Act.costo de remisiones en línea (S/N) ? S • Aplica costo predeterminado (S/N) ? N PARA BATCH:

(18/02/2004) • Act.costo de facturación en línea (S/N) ? N • Act.costo de remisiones en línea (S/N) ? N • Aplica Costo predeterminado (S/N) ? N

PARA PREDETERMINADO:

(18/02/2004) • Act.costo de facturación en línea (S/N) ? S • Act.costo de remisiones en línea (S/N) ? S • Aplica Costo predeterminado (S/N) ? S Esta es la forma de decirle al sistema SIIGO que vamos a trabajar en línea, en batch o en predeterminado. Tenga en cuenta que cualquiera de las tres (3) opciones que Ud. emplee debe ser por lo menos durante un Mes, si Ud. Desea cambiarse de un sistema de costeo a otro lo debe hacer el primer día del siguiente mes siempre y cuando realice todas las operaciones inherentes a cada sistema de costeo en dicho mes para así proceder a realizar el cambio.

COMPROBANTE PREDETERMINADO: Por ésta opción ya entramos directamente a correr el comprobante contable ajustando las diferencias que el sistema encontró en el paso inmediatamente anterior, para el ejemplo que establecimos hará un ajuste contable por valor de $100, y tendrá que reversar el asiento contable por dicho valor: Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $100 Crédito 613536 (costo de ventas) $100 Para que así el producto quede con el costo real nuevamente. Resumiendo: primero debe ejecutarse el análisis, segundo el comprobante Predeterminado.

ALGUNAS RECOMENDACIONES IMPORTANTES 1. Cuando usted esté en LINEA y esté cruzando nota de entrada con factura de proveedor, no es necesario que la nota de Entrada vaya valorizada siempre y cuando el cruce del documento sea prácticamente inmediato o máximo antes de efectuar la primera venta para que la salida del producto me tome correctamente el costo promedio y lo descargue. 2. Ahora que pasa si la factura del proveedor no nos llega antes de hacer la primera salida del producto o venta de dicho producto, tendremos que hacer un registro contable o ajuste cargando un VALOR al producto, PERO QUE VALOR ? El valor que usted le asigne a éste registro contable deberá ser preferiblemente el mismo costo promedio ponderado que haya traído el producto hasta ese momento. 3. Cuando usted se encuentre en BATCH y también esté cruzando nota de Entrada con Factura de Proveedor no es necesario que la nota de Entrada vaya valorizada, pero tenga en cuenta que antes de correr el proceso de costeo en Batch el sistema costeará aquellas que hayan tenido un cruce correcto y dentro del mismo Mes. 4. Ahora que pasa si antes de correr costeo y habiendo realizado ventas normalmente no hemos ingresado el registro de compras para afectar los correspondientes valores al producto, tendremos obligatoriamente que realizar también un ajuste contable cargando ese valor al producto, preferiblemente el mismo costo promedio ponderado que traiga ese producto hasta ese momento.

El asiento entonces quedaría así: Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) con valores y sin cantidades Crédito 2205?? Ésta es una cuenta de proveedores pendientes por legalizar, para que así al entrar a correr el costeo ya lleve incluido dicho valor y lo tenga en cuenta. 5. Cuando usted se encuentra en PREDETERMINADO el procedimiento es similar al sistema en BATCH. 6. Si se encuentra en LINEA nunca vaya a mover cantidades por encima de las que tiene el sistema, recuerde que esto daña automáticamente el Costo de los Productos. 7. Si se encuentra en BATCH no olvide correr primero ajustes por inflación el primer día del mes, luego ajustar los saldos que se encuentren negativos dejándolos por lo menos en cero o positivos mediante ajustes contables, cuando ya haya hecho esto si podrá entrar a correr el proceso de Costeo en Batch (ubicado el último día del mes ). 8. Si se encuentra en BATCH una vez haya corrido el proceso de costeo no podrá volver a ingresar a ese mes a tocar algo que tenga relación directa con los inventarios, cualquier asiento lo deberá hacer hasta el mes siguiente o si usted decide BORRAR el comprobante contable que el genera, allí SI podrá volver a realizar los ajustes que se requieran y volver a ejecutar absolutamente todo el proceso. 9. Si se encuentra en Predeterminado antes de correr el proceso del comprobante contable debe realizar el mismo proceso que para costeo en BATCH, es decir correr primero ajustes por inflación el primer día del mes,

luego ajustar los saldos que se encuentren negativos dejándolos por lo menos en cero o positivos mediante ajustes contables y allí SI entrar a ejecutar el proceso del Predeterminado como vimos en la sección correspondiente a Predeterminado de éste texto.

SISTEMA DE INVENTARIOS: El sistema de inventarios utilizado por SIIGO es escogido por el cliente al momento de la instalación de la empresa. Cuándo se instala una empresa el pregunta Inv. periódico (S/N)? Al contestársele que No el asume inventario Permanente. Al contestársele que Si el asume inventario Periódico. + Recuerde que el sistema de inventarios por ley en la mayoría de los casos es Permanente. 4.2. MÉTODO DE VALUACIÓN: El método de valuación utilizado por SIIGO es El Promedio Ponderado, éste método es de reconocido valor técnico, según las normas contables vigentes.

4.3. HERRAMIENTAS UTILIZADAS: SIIGO usa 3 herramientas para determinar el costo de un producto, • Línea o en tiempo real. • Batch también denominado por lotes o mensual. • Predeterminado.

CONTEO FISICO

LISTADO SALDOS: Esta parte le permite a usted generar un Informe que es un papel con el cual se pueda empezar a realizar el conteo físico con saldos de existencias o sin ellos, ésta opción le arrojará una relación de todos los productos que estén en el sistema, para que así se pueda empezar a efectuar el conteo de las unidades e ir anotando las cantidades controladas durante la labor de conteo que usted desarrolla en su empresa.

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INCORPORA AJUSTES: Aquí encontrará 2 opciones Calcula Saldos y Graba Conteo. • C) Calcula Saldos: éste es un requerimiento del programa con el cual el sistema va y cuenta las unidades que tiene en ese momento, el Calcula Saldos es indispensable y se debe correr antes de empezar con el Graba Conteo, éste proceso se ejecuta 1 una sola vez, y se volverá a correr hasta que usted desarrolle otra labor de conteo físico (Otro dia). Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabético), N (numérico), R (referencia de fábrica), el que usted prefiera.

• G) Graba Conteo: por aquí entraremos directamente a grabar las unidades que usted ha contado y que presentan variación con relación a las que tiene el sistema durante el proceso de conteo, Usted deberá remitirse inmediatamente a la opción Graba conteo físico para proceder a relacionar las unidades que presentan diferencias, como aparecen en el siguiente cuadro:

(18/02/2004) Dentro de ésta opción usted podrá digitar las unidades efectivamente contadas por las personas que intervienen en el proceso de Conteo apareciendo una columna de Saldo que son las que el sistema tiene en éste momento y otra columna de Conteo para que allí usted escriba las unidades contadas que han presentado diferencias físicamente. Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabético), N (numérico), R (referencia de fábrica), el que usted elija. Para grabar las unidades que usted dígito y que presentaron diferencias con relación a las existentes debe oprimir la tecla Escape (ESC).

VERIFICACIÓN DE AJUSTES:

(18/02/2004) Esta opción nos brinda un informe que le permite a usted VERIFICAR que los saldos incorporados en el paso anterior después de realizar el conteo quedaron

correctamente digitados, ejecute éste informe después de incorporar las diferencias. Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabético), N (numérico), R (referencia de fábrica), el que usted prefiera.

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INFORME DE AJUSTES: Esta parte le permite visualizar las DIFERENCIAS entre lo que tenía el sistema SIIGO y lo que usted incorporó como nuevo saldo del producto o elemento.

(18/02/2004) La diferencia que relacione éste informe serán las unidades que el programa cargará como asiento contable afectando como se dijo anteriormente tanto el kardex como la Contabilidad, en un paso posterior a éste. Nota: es importante que usted siga todos los pasos para que el procedimiento que se está efectuando tenga resultados satisfactorios.

VALORIZACION DE SALDOS

VALORIZACIÓN DE SALDOS VALORIZACIÓN DE SALDOS GENERAL: Mediante ésta opción podemos ver valorizadas las existencias de inventarios a un mes de corte deseado, dando la oportunidad de listar un rango específico de productos ya sea por último valor de compra, costo promedio del producto o por el costo predeterminado, el que usted elija; y que tengan relación directa con el grupo contable (14) y que estén en las tablas de inventarios.

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• Digite C para ver el informe por el costo de la última compra • Digite U para ver el informe por el costo unitario o costo promedio ponderado que traiga el programa en ese momento. • Digite P en caso de que usted esté utilizando el Costo Predeterminado. El informe está diseñado así: • El código del producto • La referencia del producto • La descripción del producto • Fecha de la última compra • Saldo del producto • Costo unitario • Valor total. Utilidad de éste informe:

Este informe le permite ver a usted el costo promedio de un producto de forma inmediata a un corte de mes deseado (recuerde que SIIGO maneja Método de Valuación Promedio Ponderado); tenga presente en NO confundir éste valor con el valor que se muestra por la opción de Inventarios-Catálogos-Apertura de Productos F5-F2-F1 ya que son valores cronológicamente distintos ya que el costo promedio de Apertura de Elementos ES DISTINTO a Valorización de Saldos puesto que el primero es el que el programa trae hasta el momento de la última transacción (ultima fecha) mientras que el de valorización de Saldos es a un corte de mes específico, el que usted elija.

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DESAGREGA y AJUSTES POR INFLACION: El Desagrega tiene relación directa con el tema de los Ajustes por Inflación. Pero primero miremos como funcionan los AJUSTES POR INFLACION del programa SIIGO con relación a los Inventarios. Cuando se corren ajustes por inflación el programa realiza el siguiente asiento: Débito 14??99 (ajustes por inflación inventarios) Crédito 470510 (corrección monetaria) FRecuerde que las cuentas anteriores usted las definió en la creación de las tablas de Inventarios al crear sus líneas y sus grupos.

El programa recoge los saldos del mes inmediatamente anterior de todos aquellos productos que tengan en la creación del elemento la opción de Si ajustable como se muestra en la siguiente gráfica, y que hayan tenido movimiento o que estén arrastrando un saldo anterior para así multiplicarlos por el PAAG del mes que se esté ajustando.

(18/02/04) Dentro de apertura de elementos existe la opción Ajustable.....: Cuando usted corre ajustes por inflación el programa tendrá en cuenta todos aquellos productos a los que se les haya contestado S (Si) a ésta opción, los que tengan una N (No) simplemente los descarta del proceso de ajuste. Pero volvamos a retomar un poco el asiento que hace el programa al momento de realizar el proceso de Ajustes por Inflación: Débito 14??99 (ajustes por inflación inventarios) Crédito 470510 (corrección monetaria) El programa SIIGO carga a la cuenta 14??99 (ajustes por inflación inventarios) (que usted definió en la tabla de inventarios) el valor total de todos los productos un gran total con crédito a la corrección monetaria, pero internamente el sistema ha cargado a nivel de KARDEX a cada uno de los elementos el valor del ajuste por inflación. Miremos que pasa con la Contabilidad en el momento de hacer las salidas de inventarios por Ejemplo al realizar una venta: Ejemplo

Si un producto X cuesta $100, contablemente el SIIGO tiene un débito a la cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) por $100 y a nivel de Kárdex también contiene los $100. Cuando se corren ajustes por inflación observe lo que sucede. El PAAG del mes que se va ha ajustar es del 1%, entonces el sistema le hace un: Débito 143599 (ajustes por inflación inventarios) $1 Crédito 470510 (corrección monetaria) $ 1 Y a nivel de KARDEX éste peso $1 quedó registrado internamente, Miremos lo que sucede si vendemos éste Producto en este momento: El precio de venta al cliente es $130. El registro contable quedaría de la siguiente forma: Débito 130505 (clientes nacionales) $130 Crédito 413536 (ingresos operacionales) $130 Débito 613536 (costo de ventas ) $101 Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $ 101 Observe que la cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) está descargando el producto con el costo de ventas más el ajuste por inflación $101 esto haría que la cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) QUEDE CON SALDO CONTRARIO , ya que dicho ajuste quedó cargado a la cuenta 143599 (ajustes por inflación inventarios) y el programa lo acredita todo de la cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) cambiando así la cuenta por $1.

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Para ello se generó una función bastante útil que le da solución a la parte del ajuste por inflación esa función es la que se denominó DESAGREGA. Entonces que hace el Desagrega: Realiza el siguiente asiento contable Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1 Crédito 143599 (ajustes por inflación inventarios) $1 Es decir descarga de la cuenta del ajuste por inflación el peso que se sacó al realizar la venta y lo abonó a la respectiva cuenta de Inventarios. Contablemente recordemos que los ajustes por inflación de los inventarios deben ser disminuidos en la misma proporción que las unidades vendidas, y ésta es la función específica del Desagrega. Nota: El DESAGREGA debe ser corrido mensualmente, el último día de cada mes, es aconsejable crear un documento tipo L que se denomine DESAGREGA para ejecutar éste procedimiento.

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REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA

REQUERIMIENTO MATERIA PRIMA: Esta opción debe ser utilizada por aquellas empresas que realizan algunos procesos productivos como combinar algunas materias primas para fabricar un producto terminado distinto (en ésta parte estamos mirando solamente la porción de mercancías, no estamos hablando ni de mano de obra, ni de costos indirectos de fabricación).

GRABA REQUERIMIENTOS:

(18/02/2004) Por éste menú lo que usted va ha realizar es una combinación de mercancías y sus respectivas cantidades para asociarlos así a un producto terminado. Escoja con la tecla F2 alfabéticamente o F3 numéricamente el código del producto terminado, paso seguido digite los códigos de los mercancías y sus respectivas cantidades para así conformar dicho producto terminado. Esta opción aplica si su Empresa realiza algunos procesos productivos con materias primas de lo contrario usted no tiene porque entrar a ésta opción.

CONSULTA REQUERIMIENTOS Por ésta opción usted podrá consultar los requerimientos que incluyó en el paso inmediatamente anterior de los productos terminados (siempre y cuando les haya asociado las mercancías con sus respectivas cantidades).

(18/02/2004)

Utilidad de éste informe: Dentro de éste informe se pueden digitar las cantidades que usted desee con el fin de ver proyectadas las unidades que se requieren de los diferentes mercancías para la elaboración del producto terminado en cuestión, Pudiendo prolongar así las compras con sus proveedores o por el contrario agilizarlas un poco.

INFORME REQUERIMIENTOS Al igual que en la opción anterior usted puede ver las recetas incluidas a cada uno de los productos terminados pero con la diferencia de que los puede ver impresos ( o por pantalla) y además de eso puede seleccionar solo un producto para consultar o un rango de productos el que usted prefiera. • Producto: un producto terminado específico. • Todos: un Rango de productos terminados. LAS NOTAS DE PRODUCCIÓN

Las notas de producción tienen estrecha relación con toda ésta parte de Requerimiento de Materia Prima ya que es el único documento que me permite realizar AUTOMATICAMENTE por él módulo de Elaboración de Documentos el traspaso interno de materia prima a producto terminado. Las NOTAS DE PRODUCCION son documentos tipo O los cuales deben ser creados como se crea cualquier otro documento por Contabilidad-definición de documentos. Para que se haga el traspaso automáticamente como se mencionó anteriormente de materia prima a productos terminados debemos ubicarnos por F1-F5 Elabora documentos-Notas y allí por F2 Documentos Notas, y allí usted deberá seleccionar el documento que se creó para tal fin es decir la nota de producción, cuando usted esté ubicado en ésta opción le aparecerá el siguiente recuadro:

(18/02/2004)

Donde el programa le pide producto usted deberá digitar el código del producto terminado y las cantidades que se piensan fabricar, paso seguido deberá digitar el subcentro de costos y el nit (se recomienda use el de la empresa), y allí lo único que usted deberá hacer es darle varias veces la TECLA ENTER hasta que el balance de la nota que se encuentra en la parte inferior le arroje un valor cero lo cual nos estará indicando que el asiento contable quedó cuadrado y la nota de producción se hizo satisfactoriamente. Ejemplo: Cuando se realiza una Nota de producción el asiento típico es:

Crédito 140505 (materias primas) xxx Crédito 140505 (materias primas) xxx Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) xxx Donde estaremos acreditando los mercancías que se incluyeron en el requerimiento de materias primas y debitando la cuenta contable de productos terminados, dándole entrada así a las unidades fabricadas del Producto en cuestión. La sumatoria de los valores de los créditos serán cargados al primer débito que encuentre el sistema, descargando a su vez claro está las materias primas que se necesitan, esto si estuviéramos en LINEA, pero si estuviéramos en BATCH el programa movería solo cantidades y los valores los ubicaría a final del mes cuando corramos el proceso de Costeo en Batch. Ahora que pasaría si estuviéramos en PREDETERMINADO, el sistema haría el registro contable con los valores que USTED PREFIJO por el Catálogo de Productos.

ISTRACION DE PRECIOS

ISTRACIÓN DE PRECIOS

Con ésta función usted podrá realizar AUTOMATICAMENTE cambios a los actuales precios de venta del Catálogo de Productos ya sea aumentándolos, o disminuyéndolos de acuerdo a un porcentaje o a un valor lo que usted prefiera. Esta función del programa es muy útil ya que le evita a usted como cliente del programa SIIGO estar entrando constantemente a todos y cada uno de los productos a modificar los precios de venta, por aquí lo podrá realizar fácilmente y en muy poco tiempo.

INCREMENTO PORCENTUAL: Por aquí como se muestra en el recuadro siguiente usted podrá entrar a modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia el último valor de compra o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro está aumentando sus valores en el porcentaje que usted le indique a cada una de las listas de precios. Adicionalmente, también se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.

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PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES.

• Ultima Compra: se remitirá al valor de la última compra del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $1.100. • Costo Unitario: se remitirá al valor del costo unitario del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $1.100. • Precios de Venta: se remitirá al valor del precio de ventas del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $22.000.

INCREMENTO POR VALOR Por aquí como se muestra en el recuadro siguiente usted podrá entrar a modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia el último valor de compra

o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro está aumentando los precios pero por los valores que usted le indique a cada una de las listas de precios.

(18/02/2004) Adicionalmente, también se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir. PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES. • Ultima Compra: se remitirá al valor de la última compra del catálogo de productos y aumentará en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 valor $300 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $1.300. • Costo Unitario: se remitirá al valor del costo unitario del catálogo de productos y aumentará en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 valor $250el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $1.250. • Precios de Venta: se remitirá al valor del precio de ventas del catálogo de productos y aumentará en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo:

Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $22.000.

DECREMENTO PORCENTUAL Por aquí como se muestra en el recuadro siguiente usted podrá entrar a modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia el último valor de compra o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro está disminuyendo sus valores en el porcentaje que usted le indique a cada una de las listas de precios. Adicionalmente, también se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.

(18/02/2004)

PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES. • Ultima Compra: se remitirá al valor de la última compra del catálogo de productos y disminuirá en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $900.

• Costo Unitario: se remitirá al valor del costo unitario del catálogo de productos y disminuirá en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $900. • Precios de Venta: se remitirá al valor del precio de ventas del catálogo de productos y disminuirá en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $18.000.

DECREMENTO POR VALOR: Por aquí como se muestra en el recuadro siguiente usted podrá entrar a modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia el último valor de compra o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro está disminuyendo los precios pero por los valores que usted le indique a cada una de las listas de precios. Adicionalmente, también se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.

(18/02/2004)

PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES. • Ultima Compra: se remitirá al valor de la última compra del catálogo de productos y disminuirá en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 valor $300 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $700. • Costo Unitario: se remitirá al valor del costo unitario del catálogo de productos y disminuirá en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 valor $250 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $750. • Precios de Venta: se remitirá al valor del precio de ventas del catálogo de productos y disminuirá en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedará valiendo $18.000.

RENTABILIDAD Con éste informe usted podrá consultar por cada una de las listas de precios (que son 12) el margen de utilidad con relación a los costos que tengan cada uno de los productos. La utilidad de éste informe radica en saber en cualquier momento, que tan rentables están siendo para la empresa los productos y a su vez reasignar de forma consistente los precios de venta, cuando usted entra a ésta opción, podrá escoger A) alfabéticamente, N) numéricamente o por R) Referencia de fábrica como usted lo prefiera, la lista de precios que desee consultar y mirar la rentabilidad de los productos.

(18/02/2004) Al escoger una de las listas de precios (la que usted prefiera y de 1 a 12) el le permitirá hacer la consulta por pantalla o impreso como aparece en el recuadro siguiente:

(18/02/2004) Recuerde: Fn Impresora ENTER Archivo es para mandar el informe ya sea a la impresora con la tecla F1 o a un archivo tecleando enter y colocándole un nombre de archivo el que usted prefiera. Una vez hecho el procedimiento anterior entre a consultar dicho informe, y observe como el programa le arroja la comparación inmediata del precio de ventas que usted le asignó al producto contra el costo de ventas del mismo, tanto en valores, como en porcentaje.

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ESTADISTICAS DE COMPRAS

ESTADÍSTICAS Dentro de ésta opción usted encontrará algunos informes que le van ha ser de mucha utilidad como compras con IVA o sin éste de los diferentes productos, la cantidad de productos que usted le ha comprado a un determinado proveedor, informe de productos sin los ajustes por inflación para que usted pueda ver así deflactada su información.

ESTADÍSTICA COMPRAS-DOCUMENTO Cuando usted entra a ésta opción del programa le aparece el siguiente recuadro:

(18/02/2004)

Este informe me genera todas las compras que se han hecho pero con documentos tipo P. La utilidad de éste informe radica en que usted puede conocer en cualquier momento todas las compras que se han efectuado a los diferentes proveedores

con su respectivo documento discriminando en secciones separadas las que llevan registros de IVA o sin él. Cuando usted entra a ésta opción el programa le preguntará la cuenta contable que se mueve por IVA pagado en compras o mejor el IVA descontable, cuenta que se puede ubicar como siempre hacemos F2 alfabéticamente, F3 numéricamente, como aparece en la siguiente imagen:

(18/02/2004) De ésta forma podrá usted entrar a consultar el informe antes mencionado, ya sea impreso o por pantalla de la forma acostumbrada.

ESTADÍSTICAS COMPRAS-PRODUCTOS Dentro de ésta sección aparecen dos opciones: compras y Costos. • Compras: éste informe le permite ver a usted la relación directa entre un producto y sus proveedores, para que usted identifique claramente a que proveedores es a los que la empresa les compra más frecuentemente y sobre que producto, esto con el fin de que se puedan establecer unas relaciones comerciales más benéficas para la organización con sus proveedores y para llegar a posibles descuentos sobre las compras efectuadas. • Costos: éste informe le es a usted como cliente de la información muy útil ya que le permitirá consultar los inventarios sin sus respectivos ajustes por inflación para que se tenga una mayor claridad de las cifras reales que se están manejando con éste activo a cifras reales.

NOMINA

CATALOGOS

APERTURA DE CONCEPTOS

(18/02/2004) Ruta de : ( F6 - F1 - F3) Concepto : son los diferentes ingresos y deducciones que se utilizan en la nomina por ejemplo: sueldos, horas extras, auxilio de transporte, aporte pensión etc. Permite crear y consultar hasta 99 conceptos de nomina catalogados entre Ingresos y Deducciones, detallados por: Tipo : Se clasifica según el concepto como ingreso (I) o como deducción (D). Descripción: Nombre detallado del concepto. Cuenta : Se debe digitar la cuenta contable que afecta el concepto que se esta definiendo; consta de 10 dígitos si fue creada con subauxiliares.

Cuando se manejan uno o mas grupos contables (51 - 52 - 72 - 73) los grupos de estas cuentas se deben modificar con 00 con el fin poder manejar un solo concepto para los diferentes gastos así:

SUELDOS 0005060000 AUX. TRANSPORTE 0005270000 HORAS EXTRAS 0005150000 El sistema verificara el grupo al cual pertenece el empleado y lo modificara en las cuentas de cada concepto, cambiando el 00 inicial; esta modificación la realiza cuando se efectua el respectivo pago de la nomina . Formula S/N : Esta formula se utiliza cuando se requiere que el concepto multiplique por el sueldo básico o por un concepto fijo. Si digita "S" solicita Numerado y Denominador ; para el concepto de sueldos el numerador sera 1 día de trabajo y del denominador será 30 que corresponde a los días del mes. Para los conceptos de horas extras el numerador será el porcentaje que se debe cancelar por cada hora extra y el denominador el numero de horas laborables en el mes ( según la ley 240). Salario: Determinar si el concepto que se esta creando constituye o no base salarial para efectos legales de prestaciones . Muestra Saldo : Utilizado para los conceptos que se requiera conocer el saldo en la captura de las novedades de nomina. Automático : Este campo se utiliza para la definición del concepto de Pensión (P) , Salud (S) , Retención en la fuente ( R ) , Subsidio de Transporte ( T ) ,

Vacaciones ( V ) , Incapacidades (I) , y enter para los demás conceptos . Esto con el fin de poder hacer la liquidación automática de estos conceptos. Concepto de Liquidación : Utilizado para marcar cada uno de los conceptos de Cesantías (CES) Intereses ( INT), Vacaciones ( VAC ), Indemnizaciones ( IND ), Primas ( PRI ), Prestamos (PRE), con el fin de hacer la liquidación de estos conceptos.

APERTURA DE EMPLEADOS

(18/02/2004) Ruta de : ( F6 - F1 - F4 ) En esta opción se creará la hoja de vida de cada uno de los empleados de la empresa indicando los siguientes datos: Nit : Digite el número de la cédula del empleado si ya se encuentra registrado puede modificarse cualquier dato. Sucursal (S/N): Digite "S" para los empleados que aportan al I.S.S en otras ciudades.

Digite "N" para los empleados que aportan al I.S.S. en Bogotá.

Nombre : Digite el nombre del empleado a crear ( 50 Posiciones ). Sexo : Digite el sexo al cual corresponde el empleado F ( Femenino ) , M ( Masculino ).

Fecha de Nacimiento : Digite La fecha de nacimiento del empleado así AAAA/MM/DD ( Año /mes/dia).

Dirección: Digite la dirección de la residencia del empleado (100 Posiciones). País : Digite el código del país al que corresponde el empleado previamente creado en Parametrizacion - Registro de Ciudades (F2 - F4). Ciudad : Digite el código de la Ciudad al que corresponde el empleado. Teléfono: Digite los diferente números de teléfono donde sea fácil ubicar al empleado. Cuenta Entidad: Digite el numero de la cuenta de la entidad en la cual se va a consignar el sueldo del empleado, en caso de utilizar este método de pago ; esto para poder enviar la relación de pagos a la entidad o corporación. Grupo Asignado: Digite el grupo contable asignado para causar los gastos del empleado , el cual debe estar previamente creado en el plan de cuentas , Ejemplo: 51 si es de istración, 52 si es de ventas, 72 si es de producción; el cual tiene aplicación en los conceptos de nomina. Centro de Costos: Digite el Código del centro de costo al cual se requiere que cause los gastos del empleado. Subcentro de costo: Digite el código del Subcentro de costo al cual se requiere que cause el gasto del empleado.

Fecha de Ingreso : Digite la fecha de ingreso del empleado a la Empresa, Año/Mes/Dia. Fecha de Retiro : Este campo se utilizara solo cuando el empleado se retire de la empresa , caso contrario aparecerá con 99999999.

NOTA : Si usted inicia el proceso de nomina en una fecha anterior al retiro de un empleado tenga encuenta que no puede digitar la fecha de retiro del empleado hasta tanto no actualice el sistema a dicha fecha, porque de lo contrario el proceso de la nomina para este empleado no lo realizara. Cargo : Digite el cargo que desempeña el empleado. Corporación : Seleccione la Entidad que utilizan para la consignación de la nómina. Sueldo Actual: Digitar la asignación salarial según el contrato de trabajo. Sueldo Anterior : Digite el sueldo que devengaba el empleado antes del aumento, si es nuevo se digita el mismo sueldo actual. Fecha Aumento : Digite la fecha del ultimo aumento del sueldo (AAAAMMDD). Ley 50 S/N : Digite "N" para los empleados del Régimen Anterior. Digite "S" para los empleados de la Ley 50.

Salario Integral : Si digita "S" debe colocar el porcentaje del factor prestacional de su empresa. Termino Fijo : Digite " S " si el contrato de trabajo celebrado con el empleado es pactado a termino fijo,caso contrario "N". Posteriormente digite la fecha de terminación del contrato. Anticipo de Cesantías : Si el empleado ha solicitado un anticipo de cesantías digite el valor y la fecha de este anticipo, Este campo no hace referencia a la liquidación total que se consigna cada año en los fondos.

Días de licencia: Digite el numero de días que el empleado ha solicitado como licencia no remunerada en el periodo.

Periodo Disfrute Vacaciones : Digite el año del ultimo periodo de vacaciones que tomo el empleado, con ENTER ubica el mostrado. Fecha Ultima Vacación: Digite La fecha en que el empleado sala a disfrutar las vacaciones ( AA/MM/DD) (Año/Mes/Dia).

APERTURA DE NOMINA Ruta de : (F6 - F1 - F1) Por medio de esta opción se crean las diferentes nominas que se van a trabajar dentro de la empresa ; por ejemplo: nomina para los diferentes grupos contables como istración , ventas y producción. Digite el número de la nomina (teniendo encuenta que solo permite crear hasta 99 tipos de nomina) en dos (2) posiciones numéricas, asigne el nombre y forma de pago asi:

Mensual (M): Esta opción se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina una vez al mes, bien sea para todos los empleados o para un determinado grupo de la empresa. Quincenal (Q): Esta opción se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina cada quincena, bien sea para todos los empleados o para un determinado grupo de la empresa. Semanal (S): Esta opción se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina cada semana.

CAPTURA DE DATOS LEY 100

(18/02/2004) En esta opción se asignara los fondos de pensión, salud y cesantías al que pertenece el empleado así:

SALUD Afiliado al I.S.S. Digite "S" si el empleado esta afiliado por salud al I.S.S. Digite "N" si el empleado esta afiliado por salud a otro fondo Digite "P" si el empleado es pensionado

Fondo de Salud : Digite el numero del fondo de salud al que esta afiliado el empleado con la Función F2 ubica la ayuda de los diferentes fondos creados en el sistema. PENSION Afiliado al I.S.S. Digite "S" si el empleado esta afiliado por pensión al I.S.S. Digite "N" si el empleado esta afiliado por pensión a otro fondo Digite "P" si el empleado es pensionado

Fondo de Pensión: Digite el numero del fondo de pensión al que esta afiliado el empleado con la Función F2 ubica la ayuda de los diferentes fondos creados en el sistema. Aporte Voluntario: Digite el valor o porcentaje que el empleado desea ahorrar adicionalmente con el fin de incrementar el valor de su pensión. Régimen : Si el empleado esta afiliado por pensión al I.S.S. será régimen Prima Media ( P ) , si el empleado esta afiliado por pensión a otro fondo será régimen Ahorro Individual ( A ). OTROS Fondo de Cesantías : Digite el numero del fondo de cesantías al que este afiliado el empleado , con la función F2 obtiene la ayuda de los diferentes fondos creados en el sistema. Retención en la Fuente : Digite 1 para utilizar la tabla y 2 para asignar el porcentaje que debe ser previamente calculado por el . Cuando el empleado no tenga base para la retención se deberá utilizar el procedimiento 1 ya que el sistema verifica el valor del sueldo en la tabla. Deducción Retención : Digite el valor a descontar según la base gravable por conceptos de pagos educativos , corrección monetaria por intereses de vivienda y los demás conceptos a deducir que contempla la ley , exceptuando el aporte por pensión ya que el sistema lo descuenta automáticamente. Tenga encuenta que uno es excluyente del otro. Porcentaje de ATEP : Digite el porcentaje aplicable al empleado en caso de se en forma individual. GRUPOS CONTABLES Ruta de : ( F6 - F1 - F7 )

En esta opción se deben digitar los diferentes grupos contables que maneja la empresa con el fin de no perder los acumulados del empleado en el momento que sea cambiado de grupo contable (51 - 52 - 72 - 73).

APERTURA DE FONDOS

FONDOS SALUD, PENSION Y CESANTIAS Ruta de : (F6 - F1 - F2) Para la creación de los diferentes fondos se debe tener encuenta que los dos últimos dígitos del auxiliar de las cuentas contables del gatos y del pasivo deben coincidir. Por ejemplo : DC 51057001 APORTE POR PENSION AL I.S.S. XXX 23803001 APORTE POR PENSION AL I.S.S. XXX

En esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión y cesantías utilizados en la empresa. Para la creación de cada fondo se utilizara la letra en mayúscula así: P = PENSION S = SALUD C = CESANTIAS Tomaremos la opción (P) Pensión, en donde vamos a definir cada uno de los fondos de pensión utilizados por la empresa , en un rango de 01 a 99. Por ejemplo : Se creara el fondo de pensión del SEGURO SOCIAL con el numero 01.

(18/02/2004)

Para la creación de los fondos de salud y cesantías se debe repetir el proceso anterior, teniendo encuenta que máximo se pueden crear 99 fondos. Por esta misma opción asignaremos los porcentajes correspondientes a PENSIÓN Y SALUD para que el sistema ejecute su respectivo calculo automáticamente . Para realizar el calculo de Pensión y Salud es necesario definir los aporten que rigen.

CONTROL PENSIONES En el campo Tipo se asignara la letra correspondiente a Pensiones (P), posteriormente se digita (00) en el campo numero de fondo, en el campo nombre fondo el sistema asigna CONTROL PENSIONES , el campo de Nit no se utilizara ya que no estamos creando un fondo de pensiones. Aporte Total: Se digitará la sumatoria del porcentaje del empleador y empleado correspondiente a pensión , para el año 1998 será 13.5% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley). Aporte Empleado se digitará el porcentaje correspondiente al empleado para el año de 1999 será 3.375% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley). En el campo Máximo (SMLV) (Salario Máximo Legal Vigente) se digitará 20 correspondiente al numero máximo de salarios sobre el cual un empleado esta obligado a cotizar para pensión ; En el campo Mínimo (SMLV) (Salario Mínimo

Legal Vigente) digitamos 1 correspondiente al numero mínimo de salarios sobre el cual un empleado esta obligado a cotizar para pensión Aporte de Solidaridad se aplicará a los empleados que devenguen más de cuatro salarios mínimos, actualmente para pensión rige el 1% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley).

En el Salario Mínimo será el actual vigente para 1999 ($236.460). NOTA: Estos datos serán modificados por el de acuerdo a la ley ; ingresando a esta opción y digitando su respectivo cambio.

CONTROL SALUD

(18/02/2004) En el campo Tipo se asignara la letra correspondiente a Salud (S) , posteriormente se digita (00) en el campo numero de fondo, mostrando en el campo nombre fondo CONTROL SALUD , el campo de Nit no se utilizara ya que no estamos creando un fondo de salud. Aporte Patronal: Digitar el porcentaje que el empleador debe pagar al fondo de salud, para el año 1998 será 8% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley). Aporte Empleado: Se digitará el porcentaje correspondiente al empleado para el año de 1998 será 4% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley). En el campo Máximo (SMLV) (Salario Máximo Legal Vigente) se digitará 20 correspondiente al numero máximo de salarios sobre el cual un empleado esta

obligado a cotizar para salud ; En el campo Mínimo (SMLV) (Salario Mínimo Legal Vigente) digitamos 1 correspondiente al numero mínimo de salarios sobre el cual un empleado esta obligado a cotizar para salud. En el campo Cobertura Familiar se aplicará el porcentaje para los empleados que deseen cubrir por salud a su familia, actualmente rige el 4% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley).

En el Salario Mínimo: Digitar ($203.826) para el año 1998. . NOTA: Estos datos serán modificados por el de acuerdo a la ley ; ingresando a esta opción y digitando su respectivo cambio. Se debe tener en cuenta que los fondos de pensión , salud y cesantías debe coincidir con el auxiliar creado en la cuenta respectiva. Ejemplo: Para el manejo de Salud 237005 APORTES EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD E.P.S. 23700501 APORTES POR SALUD AL I.S.S. 23700502 APORTES POR SALUD A COLMENA 23700503 APORTES POR SALUD A CAFESALUD En la cuenta del gasto los auxiliares deben estar iguales al pasivo 510569 APORTES EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD E.P.S. 51056901 APORTES POR SALUD AL I.S.S. 51056902 APORTES POR SALUD A COLMENA 51056903 APORTES POR SALUD A CAFESALUD

Para el manejo de Pensión 238030 APORTES A FONDOS DE PENSION Y/O CESANTIAS 23803001 APORTES POR PENSION AL I.S.S. 23803002 APORTES POR PENSION A PORVENIR 23803003 APORTES POR PENSION A COLFONDOS 23803051 APORTES POR CESANTIAS A HORIZONTE En la cuenta del gasto los auxiliares deben estar iguales al pasivo 510570 APORTES A FONDOS DE PENSION Y/O CESANTIAS 51057001 APORTES POR PENSION AL I.S.S. 51057002 APORTES POR PENSION A PORVENIR 51057003 APORTES POR PENSION A COLFONDOS 23803051 APORTES POR CESANTIAS A HORIZONTE Es recomendable manejar en auxiliar diferente el fondo de pensión y cesantías , ya que es utilizada la misma cuenta contable.

LIQUIDACIÓN DE NOMINA

CAPTURA DE NOVEDADES

(18/02/2004) Ruta de : (F6 -F2 - F6 )

Por medio de esta opción se cargan al empleado las diferentes novedades (Ingresos - Deducciones) de nomina dentro del periodo establecido. Digite la nomina a procesar (01 / 99): Digite el numero correspondiente a la nomina que desea elaborar (máximo se pueden utilizar 99 tipos de nomina) , marcando el numero de la nomina a elaborar. Quiere iniciar proceso? ( SI): Se utiliza para desmarcar la nomina que ya ha sido cancelada y volver a utilizarla, o cuando la nomina se realiza por primera vez. Con esta respuesta el sistema posteriormente hará la siguiente pregunta. Mantine novedades anteriores ? (SI / NO): SI: Se utiliza para dejar las mismas novedades de una nomina anterior a la nomina que se esta elaborando utilizando el mismo numero de la nomina. NO: Se utiliza para borrar todas las novedades anteriores y volver a digitar las nuevas novedades Quiere iniciar proceso NO: Se utiliza para continuar cargando las novedades a los empleados cuando se ha interrumpido el proceso y se desea continuar.

(18/02/2004) NIT : Digite la cédula de ciudadanía del empleado a cargar las novedades de nomina; posteriormente cada uno de los conceptos , con su respectiva variable si lo requiere, para finalizar digite la función F1. Variable: Esta identificada de acuerdo al concepto ya sea en dias o en horas. NOTA: Se deben digitar las novedades de ingresos y deducciones del empleado excepto las novedades de pensión , salud y Retención ya que el sistema las calcula automaticamente.

Tenga encuenta que se pueden cargar novedades de un mismo empleado a varios centros de costos , digitando el concepto y asignando el respectivo centro de costo donde se desea causar el gasto.

GENERACION DE NOVEDADES

(18/02/2004) Ruta de : ( F6 - F2 - F5 ) Esta opción permite generar las novedades únicas para los empleados de la nomina . con la pregunta "Este proceso creara archivo de la nomina a procesar, continua S/N" ; posteriormente solicita el numero de la nomina a procesar , para luego marcar los conceptos de nomina a los empleados. La utilidad de esta opción se refleja en el ahorro de tiempo para cargar las novedades a los empleados Solicita el numero del concepto, descripción o nombre del concepto , variable que según el concepto se determina en días o en horas ; una vez finalizado los conceptos grabamos con la función F1,. "Aplica esta nomina a todos sus empleados SI/NO; Si respuesta es "SI" el sistema cargara estas novedades a todos los empleados de la nomina. Si su respuesta es "No" el sistema llamará uno a uno de los empleados con la pregunta "Aplica S/N", esta pregunta aparece en la parte superior de la pantalla.

PAGO DE NOMINA Ruta de : ( F6 - F4 - F1 ) Por medio de esta opción se realiza el registro contable de la nomina, generando un comprobante por cada empleado. El pago se puede realizar por cheque, efectivo o corporación. Digite el Numero de la nomina a pagar ( 01 - 99 ), con ENTER ubica la nomina 01. El sistema realiza la verificación de las cuentas contables afectadas en los conceptos de la nomina o el grupo del empleado para garantizar la contabilización de la nomina. Si encuentra inconsistencias en las cuentas , generará un archivo llamado VER.LST ; dicho archivo informa las inconsistencias presentadas , realice los cambios respectivos e inicie nuevamente el proceso.

PAGO DE NOMINA CON CHEQUE S desea cancelar la nomina con cheque digite " H ", esta opción le preguntará :

(18/02/2004) Proceso automático S: Se utiliza cuando se desea que el sistema maneje automaticamente el codigo de la cuenta contable del banco y el numero del cheque, posteriormente

preguntara el tipo de comprobante con el cual se va a causar el gasto, en este caso será tipo "G" de egresos.

Digite el día con que desea girar el cheque con ENTER deja el del sistema. Digite el código de la cuenta contable del Banco y el numero del cheque ; el sistema mostrará el nombre del empleado con sus respectivas novedades afectando directamente las cuentas contables, posteriormente a la pregunta monte papel para el egreso . listo ( Fn impresora / I ) , si su respuesta es la impresora. Cuando esté lista la impresora, digite entre ( F1 - F9 ) según las impresoras activas, lo que ocasiona la impresión del comprobante de egreso , digitando I actualizará el comprobante sin imprimir . Si desea incluir algun comentario en el comprobante , digite tantos renglones como sean necesarios ( máximo Los disponibles en el documento ) con la función F1 se da fin a los comentarios. Cuando la impresión del comprobante sea correcta digite "S" lo que ocasiona que actualice los registros del comprobante , en cuyo caso muestra el pantallazo titilante " ACTUALIZANDO ". Cuando este desaparezca , automáticamente llamara el siguiente empleado sin tener que digitar el código contable del banco ni el numero del cheque a girar. Proceso Automatico N: Se utiliza cuando en una misma nomina se tienen empleados que se les cancela en corporación y otros en cheque, el sistema preguntará el código contable del banco, numero del cheque a girar y posteriormente si desea

cancelarle al empleado con cheque. Esta opción se debe utilizar cuando al empleado se le consigna su nomina en una corporación.

PAGO DE NOMINA CON COMPROBANTE Esta opción se debe utilizar cuando al empleado se le consigna su nomina en una corporación.

Si desea cancelar la nomina con comprobante digite "C" donde el sistema realiza la verificación de las cuentas contables tanto de los conceptos como del grupo al que pertenece el empleado, una vez realizado este proceso preguntará si desea Actualizar todos los empleados S/N , si contesta " N " solicitara empleado por empleado digitarle el tipo del documento , numero del documento , fecha y cuenta contable a afectar el pago. Si Contesta " S " tomará todos los empleados y los causará automáticamente, digitando una sola vez el tipo del documento y el numero de la cuenta contable. Nota : EL documento que se utiliza para realizar el pago de la nomina debe de estar previamente creado como tipo de documento " L " Nomina.

PAGO EN MEDIOS MAGNETICOS Ruta de : ( F6 -F3 - F6 ) Este informe se utiliza para enviar la nomina a la entidad donde se consigna con el fin de cargar a la cuenta de cada empleado su respectivo valor; genera

dos archivos CUENTAS.FIL Y NOMINA.FIL los cuales se deben copiar en un diskett para ser enviados a la entidad.

FIJA NOVEDADES

(18/02/2004) Ruta de : ( F6 - F2 - F1 ) Esta opción permite fijar un concepto que se va ha utilizar repetidamente durante las novedades de la nomina por ejemplo el préstamo que se le hace a un empleado si se descuenta una cuota fija. La opción I ( Individual ) solicita el numero de concepto a fijar ; con la función F2 aparece la ayuda de los diferentes conceptos creados. Nit : Cédula del empleado al cual se le va a fijar el concepto , con la función F2 (Alfabetico) o F3 (Numerico) llamara la base de datos de los empleados. Valor : Digite el valor del concepto a fijar. La opción C ( Centro de Costos ) se digita el concepto a fijar , el número de centro de costos al cual se le va a aplicar la fijación y el valor de dicho concepto. Se utiliza cuando el mismo concepto aplica un centro de costo en especial. La opción N ( Numérico) , se digita el código del concepto , que se va a aplicar a un rango de Nits, indicando desde que Nit a que nit se quiere aplicar el valor de ese concepto. Con el fin de disminuir tiempo en la fijación.

En el momento de incluir novedades al empleado y utilizar un concepto ya fijado aparecerá automáticamente el valor establecido .

BORRA NOVEDADES FIJAS Ruta de : ( F6 - F2 - F3 ) En esta opción se pueden eliminar los conceptos que no se desean utilizar en la nomina, solicita el numero del concepto inicial y final a borrar.

AUTOLIQUIDACION Ruta de : ( F6 - F2 - F4) Esta opción permite generar la autoliquidación del I.S.S. solicitando la impresora o generación de un archivo ( Fn Impresora Enter Archivo), Digite F1 para impresora , observe el mensaje:

(18/02/2004) Indica que usted , no puede ejecutar este proceso sin haber causado las nominas del mes ; si esta seguro digite Enter para continuar el proceso en el cual mostrara la pantalla

(18/02/2004)

Proceso nuevo S: Cuando quiera empezar a generar nuevamente el archivo para el listado.

Proceso nuevo N: Cuando quiera continuar con el proceso para hacer alguna modificación. Posteriormente solicita los siguientes datos:

El nit de la empresa , dígito de verificación, tipo de identificación ( Cédula / Nit / Cédula de Extranjería ), digite F si aplica el Factor Prestacional o S si aplica el salario integral ,número patronal , código de la sucursal código del municipio , código del departamento , si desea liquidar los riesgos profesionales digite "S" caso contrario "N" , posteriormente pregunta si desea aplicar ATEP individual si su respuesta es "S" preguntara el porcentaje a aplicar.

(18/02/2004) Posteriormente pregunta si va a capturar las novedades para la planilla ( Incapacidades , Retiros, Traslados, Vacaciones etc. .) ; si su respuesta es "S" solicita el numero de cédula del empleado a cargar las novedades respectivas. Tipo de Documento: El sistema asume el tipo de documento del empleado al igual que el ingreso base de cotización. Pensión IVM: En esta opción se utilizarán las opciones de Retiro (R) Traslado (T), Suspensión Temporal (L) de acuerdo a lo presentado por el empleado. Numero de días: Corresponde a los días de duración de la novedad. Dia Inicio: Corresponde al dia antes del inicio de la novedad. Salud EGM: En esta opción se utilizarán las opciones de Retiro (R), Traslado (T), Suspensión Temporal (L), Incapacidad (I). Enfermedad ATEP: En esta opción se utilizarán las opciones de Retiro (R), Traslado (T), Suspensión Temporal (L), Vacaciones (V)

Origen de la Incapacidad: En esta opción se utilizarán las opciones Ambulatoria (A), Maternidad (M), Profesional (P). Pago de la Incapacidad : En esta opción se utilizarán las opciones de Parcial (P), Completa (C). Ingreso Mes Anterior: Digite El ingreso base del mes anterior para su respectivo calculo. Cuando no se desee incluir mas novedades a los empleados digite las tecla ESC ; posteriormente se llenarán los datos correspondientes a la liquidación del formulario como son : Porcentaje ATEP , Interés por mora , Nota Débito , Nota Crédito , Incapacidades , Licencia de Maternidad , Saldo a favor mes Anterior .

ACUMULADOS

(18/02/2004) Ruta de : ( F6 - F5 - F2 ) Por esta opción podemos observar los acumulados de uno o varios empleados a un determinado periodo. Con el fin de verificar los acumulados de cada empleado que sirven como base para la liquidación de primas, cesantias, intereses y preliquidación de contrato. Digite el periodo que desea consultar AAAA/MM a AAAA/MM , desde y hasta que numero de nit se desea el informe; tenga en cuenta que este informe se puede generar a nivel numérico " N " o Alfabético " A ".

Este informe mostrará el nit y nombre del empleado , fecha de ingreso , fecha de retiro , nombre de cada concepto con su respectivo valor acumulado.

CERTIFICADOS

(18/02/2004) Ruta de : ( F6 - F5 - F1 ) Permite generar el certificado de ingresos y retenciones para cada empleado, teniendo encuenta que para su impresión se deben utilizar los certificados formas minerva. Este proceso llamara cada uno de los conceptos de la nomina con su respectivo código, descripción y cuenta contable ; con el fin de clasificarlos de acuerdo a los diferentes tipos que aparecen en la parte derecha de la pantalla como ( 1- Salarios y demás ingresos laborales , 2- Cesantías e intereses de Cesantías etc. ) indicando en cada uno la letra " S " si es gravado o la letra " N " si no es gravado. Cuando ya no existan más conceptos solicitará el numero del certificado que se desea imprimir, fecha de expedición , nit del pagador , nombre de le empresa que expide el certificado, nit desde , nit hasta de los que se desea realizar la impresión.

CONSULTA DE EMPLEADOS

Ruta de : ( F6 - F1 - F6) Esta opción genera un informe en orden alfabético (F2) o numérico (F3) digitando el nombre desde el cual se desea visualizar el empleado.

INFORME A FONDOS Ruta de : (F6 - F3 - F10) Este informe genera un listado para cada uno de los diferentes fondos de pensión, salud, con el fin de enviar a cada fondo su respectivo listado indicando el nit y nombre del empleado con sus respectivos aportes. NOTA: Para la generación correcta de este informe se requiere que la cuenta 237005 Aportes al I.S.S. y la 238030Aportes a Fondos de pensiones y /o Cesantías deben tener terceros en el momento de su creación en el plan de cuentas.

AUXILIAR DE NOMINA Ruta de : ( F6 - F3 - F9 ) Este informe genera el libro auxiliar de las cuentas que se afectaron en la nómina con sus respectivos movimientos.

INFORME LEY 50 Ruta de : (F6 - F3 - F1 ) Este informe generara un listado a nivel Numérico (N ) o a nivel Alfabético ( A ) , de los empleados con el fin de catalogar las opciones que se deseen listar . Solicitando Empleados Ley 50 S/N si digita " S " trae el informe de los empleados de la ley 50 ; caso contrario digitrá " N " , de la misma forma se hará para las siguientes preguntas: Con grupo asignado S/N; Con centro de Costos S/N; Con Subcentro de costos S/N; con Cargo S/N; Con sueldo S/N; Con fecha de Ingreso S/N; Con retirados S/N.

LISTA CONCEPTOS DE NOMINA Ruta de : ( F6 - F1 - F9 ) En esta opción se obtendrá un listado de los diferentes conceptos de nomina que fueron creados en el sistema con el fin de verificar, archivar o consultar.

LISTA DE EMPLEADOS Ruta de : ( F6 - F1 - F5 ) Esta opción permite generar listado en orden alfabético o numérico de los empleados, en el cual puede escoger si lista los empleados retirados o no , este informe muestra los datos de creación de cada empleado.

LISTA F. PENSION/SALUD/CESANTIAS Ruta de : ( F6 - F1 - F10 ) En esta opción se obtendrá un listado de los diferentes fondos de pensión , salud y cesantías que fueron creados en el sistema con el fin de verificar, archivar o consultar.

LISTA NOVEDADES FIJAS Ruta de : ( F6 - F2 - F2 ) Por esta opción podremos obtener un listado de las diferentes novedades que fueron fijadas en el sistema; solicita centro de costos y numero de concepto con la Función F2 obtendrá la ayuda de los conceptos creados. Este informe se utiliza para consultar , verificar y archivar.

LISTA NOVEDADES FIJAS Ruta de : ( F6 - F2 - F2 ) Por esta opción podremos obtener un listado de las diferentes novedades que fueron fijadas en el sistema; solicita centro de costos y numero de concepto con la Función F2 obtendrá la ayuda de los conceptos creados. Este informe se utiliza para consultar , verificar y archivar.

MAPA DINERO Ruta de : ( F6 -F3 - F7 ) Este informe se utiliza para realizar el pago de la nomina en efectivo organizándolo por cantidad y denominación de cada moneda; genera listado a nivel : General: Indica la cantidad de dinero que se necesita para cancelar la nomina; se debe digitar las denominaciones de dinero y posteriormente digitar la función (F1). Detallado: Genera un listado donde informa la cantidad de dinero y denominación que se necesita para cancelar la nomina de cada empleado; este informe contiene: Nit del empleado , nombre, denominación, cantidad de dinero, valor, total a pagar y faltante.

LIQUIDACIONES

LIQUIDACION DE CESANTIAS

(18/02/2004) Ruta de : ( F6 - F6 - F1 )

Al ingresar por ésta opción solicitará la fecha de corte del período a liquidar, por ejemplo se liquidará el período correspondiente entre Enero y Diciembre de 1998. La opción quiere fijar intereses hace referencia si desea liquidar o no los intereses de cesantías e incluirlos en la nómina a liquidar para ese periodo. Después de este proceso se tiene la opción de generar un informe ya sea numérico o alfabético, el cual contiene: 1. Cédula de ciudadanía 2. Nombre del empleado 3. Fecha de ingreso 4. Sueldo básico 5. Anticipos 6. Fecha de anticipos 7. Días de licencia 8. Base 9. Valor cesantías 10. Valor intereses de cesantías (Opcional sí utiliza la opción quiere fijar intereses? Sí.) Si dentro del valor liquidado se presentan inconsistencias se debe revisar: Parametrización de conceptos que constituyen salario. (El acumulado lo toma sobre los conceptos marcados como si salario.). Acumulados del período a liquidar Creación de grupos contables (opción F4 Parámetros nómina) BASE:

Es tomada de la suma de todos los conceptos que constituyen salario (Sueldos, subsidio de transporte, horas extras, comisiones, vacaciones (Unicamente para SIIGO) y demás conceptos marcados como si salario) Teniendo en cuenta que se puede tomar sobre los últimos tres meses. DIAS LABORADOS: Es el periodo comprendido entre la fecha de ingreso del empleado y la fecha de liquidación de Las cesantías sobre el mismo año. Menos los días de licencias no remuneradas. Vale la pena Aclarar que las cesantías para efectos de ley 50, se deben liquidar anualmente (Año calendario.). DIAS DE LICENCIA: Hace referencia solamente a las licencias no remuneradas. VALOR DE LAS CESANTIAS: Es el resultante de multiplicar la base por los días laborados, a estos últimos se les deben restar las licencias no remuneradas, todo esto dividido sobre 360 días. .............................Base x (días laborados - días de licencia) Valor cesantías = ----------------------------------------------------............................................................360

INTERESES DE CESANTIAS: Es el resultante de tomar el valor de las cesantias multiplicar por el 12% y por el numero de dias trabajados y luego dividirlo en 360 dias.

.......................................Cesantias x 12% x días laborados Intereses cesantías = -----------------------------------------------

..............................................................360

PRELIQUIDACION DE CONTRATO Ruta de : (F6 - F6 - F3) Este informe se utiliza cuando un empleado se retira de empresa. Solicita:

Novedades S: Se utiliza cuando se desea que se tengan encuenta en la liquidación las novedades de la nomina correspondiente al periodo

de liquidación;

necesariamente estas novedades se deben digitar antes de la liquidación. Novedades N: Se utiliza para no tener encuenta en la liquidación las novedades de la nomina. Posteriormente solicita el nit del empleado a liquidar, fecha de liquidación y si su retiro es con indemnizacion S/N, generando un listado para la impresora o archivo.

PRIMAS Ruta de : ( F6 - F6 - F2 ) Al ingresar por ésta opción solicitará el período a acumular, para efectos de este ejemplo se liquidará el período correspondiente entre Enero y Junio de 1998. La opción días a proyectar corresponde a los días que faltan para completar el período de 180 días. Se debe tener en cuenta que los días a proyectar están

pendientes de pago. Haciendo referencia al ejemplo el acumulado lo tomaría sobre lo que se cancelo en nómina entre el mes de enero y mayo, quedando pendiente el mes de junio que corresponde a los días a proyectar. NOTA: Recuerde que el empleado adquiere el derecho a prima de servicios siempre y cuando haya laborado como mínimo 90 días dentro del período a liquidar. Al decir que se quiere fijar novedades, se indica que se va a llevar dentro de las novedades de la quincena a liquidar dicho concepto. Después de este proceso se tiene la opción de generar un informe ya sea numérico o alfabético, el cual contiene: 11. Cédula de ciudadanía 12. Nombre del empleado 13. Fecha de ingreso 14. Fecha de retiro 15. Sueldo básico 16. Acumulado 17. Días (acumulados) 18. Promedio 19. Días (acumulados + proyectados) 20. Valor prima Si dentro del valor liquidado se presentan inconsistencias se debe revisar: Parametrización de conceptos que constituyen salario. (El acumulado lo toma sobre los conceptos marcados como si salario.) Acumulados del período a liquidar Creación de grupos contables (opción F4 Parámetros nómina)

Mínimo de días (acumulados) no inferior a 90. ACUMULADO: Es tomado de la suma de todos los conceptos que constituyen salario del período a liquidar. Sueldos, subsidio de transporte, horas extras, comisiones, vacaciones y demás conceptos marcados como si salario). PROMEDIO: Es el resultado de tomar el acumulado, multiplicarlo por 30 y dividirlo en el número de días acumulados. ........................Acumulado x 30 promedio = --------------------------.......................días acumulados DIAS ACUMULADOS: Es el número de días del período que se marcó en la captura de la prima. Para el ejemplo son 150 días comprendidos entre enero 1 a mayo 30 . DIAS: Es el resultado de tomar los días acumulados más los proyectados. VALOR PRIMA: Es el resultado de tomar el promedio, multiplicado por el número de días (acumulados + proyectados) y dividirlo en 360. ........................Promedio x días (180) Valor prima =----------------------------....................................360

PREVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES

FIJACION DE COMPROBANTES

Ruta de : ( F6 - F7 - F1 ) Se utiliza para fijar en el sistema las provisiones de la nomina , teniendo encuenta que esta fijación se debe realizar por cada grupo de gasto que maneje la empresa, por cada centro de costos y por cada subcentro de costos. Numero de Comprobante : En este campo se debe digitar el numero de cada comprobante que se va a fijar. Por ejemplo: Comprobante de Cesantias, Intereses, Primas, Vacaciones. Secuencia : Es la Asignación de un código a cada una de las cuentas que se van a utilizar para el calculo de la provisión. Maximo se deben fijar 125 secuencias. Porcentaje / valor ( P/V ) : Para el calculo de la provisión se utilizara el porcentaje de acuerdo a la ley y a la provisión que se este fijando. Cuenta Calculo :Digite el código de la cuenta contable sobre la cual se quiere aplicar el porcentaje de la provisión ; si esta cuenta fue creada con centro de costos se debe asignar , al igual que si fue creada por terceros solicitara un numero de nit , se recomienda crear un nit para las provisiones de la nomina. Descripción : Digite el nombre del comprobante que esta fijando, por ejemplo : Provisión Cesantías Cuenta Débito : Digite el código contable a donde se va a contabilizar el gasto de la provisión. Centro de Costos : Digite el código del centro de costos a utilizar para la provisión, debe ser igual al digitado en la cuenta calculo. ( solo pedirá centro de

costos si la cuenta fue creada por centro de costos, de lo contrario no lo solicita ) Nit : Digite el nit de la empresa o un nit que se cree para las provisiones, ya que la provisión es tomada a nivel general y no tomada empleado por empleado. Cuenta Crédito : Digite el código contable a donde se va a contabilizar el pasivo de la provisión. Una vez que se digite esta cuenta desaparece de la pantalla el comprobante , si se desea consultar nuevamente digite el numero del comprobante con su respectiva secuencia.

IMPRESIÓN DE COMPROBANTES Ruta de : ( F6 - F7 - F2 ) Por esta opción se puede generar el listado de los comprobantes que se encuentran fijados en el sistema; Digitando de que numero a que numero se desea la impresión.

UTILIZA PREFIJADOS Ruta de : (F6 -F7 - F3 ) Esta opción se debe utilizar todos los meses con el fin de que el sistema realice la contabilización de los comprobantes prefijados en el sistema. Para la contabilización se debe utilizar un tipo de documento " L " denominado Provisiones que debe estar previamente creado en el sistema. Numero : Digite el numero consecutivo de este documento.

Comprobante Inicial : Digite el numero inicial del comprobante prefijado que desea utilizar Comprobante Final : Digite el numero final del comprobante prefijado que desea utilizar Seguro S/N : Digite " S " si esta seguro de realizar este proceso.

COMPROBANTES PARAFISCALES Esta opción se utiliza para calcular automáticamente, el valor correspondiente a los aportes del empleador a SENA (2%), I.C.B.F.(3%), CAJAS DE COMPENSACION (4%), SALUD (8%) y PENSION (10.125%). Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos al ejecutar el comprobante:

(18/02/2004) 1. Las nóminas del mes deben haber sido canceladas previamente. 2. El comprobante se debe ejecutar por cada grupo del gasto que se maneje en la empresa. 3. Las cuentas a utilizar serán las siguientes (Para este ejemplo tomaremos el grupo 51).

(18/02/2004) Esta opción aplica para salario integral Se utiliza el 70% de retencion (base de retención -30%) Se utiliza el factor prestacional (base de retencion/1.3)

(18/02/2004)

4. Para correr el comprobante de parafiscales se debe crear un documento tipo L. Después de correr el comprobante se puede obtener un informe que muestra los siguientes datos: 1. Nit. 2. Acumulado pensión. 3. Acumulado salud. 4. Acumulados Retención. 5. Grupo contable. 6. Fondos de salud. 7. Fondos de pensión. 8. Aportes SENA. 9. Aportes I.C.B.F. 10. Aportes Caja de compensación. 11. Total aportes. 1. Principales inconsistencias que se pueden presentar corriendo parafiscales. • Fondo de pensión o salud en ceros: Esta inconsistencia se genera cuando en el registro de un empleado no se le asigno fondo de pensión o salud. • Cuenta bloqueada: Se presenta cuando los auxiliares de las cuentas del gasto de pensión o salud no corresponden con los auxiliares de las del pasivo. • Cuenta no existe: Se presenta cuando en la creación de alguno de los conceptos de pensión o salud se utiliza una cuenta que no existe,

CONSOLIDA NOMINAS

(18/02/2004) Ruta de : (F6 - F2 - F7 ) Para realizar la consolidación de nomina es necesario crear un tipo de nomina 99.Esta opción es utilizada cuando usted quiere unir dos o mas nominas con el fin generar informes. Numero de nomina: Digite en numero de la nomina que desea consolidar una a una. Seguro S: Realiza la consolidación y pasa al siguiente campo. Seguro N: Volverá al paso anterior. Otra S: Digitar el otro tipo de nomina con la cual requiere realizar la consolidación. Otra N: Cuando desee terminar. NOTA: Para consultar la nomina consolidada puede listar la nomina numero 99 que debe estar previamente creada en los tipos de nomina, a la pregunta quiere iniciar proceso conteste "SI" Mantiene novedades anteriores "SI" ; esto con el fin de poder consultar la consolidación.

GENERACION DE COMPROBANTE AUTOMATICO

(18/02/2004) Ruta de : (F6 - F2 - F8 ) Esta opción realiza la generación de las novedades de los fondos de Pensión, Fondos de Salud y la Retención en la Fuente para todos los empleados de la

nomina ; se debe tener encuenta que ninguna de las tres opciones mencionadas anteriormente deben ser fijadas o digitadas en la captura de novedades. Este proceso debe correrse una vez sean capturadas las ultimas novedades del mes de tal forma que tome los conceptos de la nomina ( Digitada por captura de novedades )mas el movimiento capturado en contabilidad de la nomina anterior (si existen dos quincenas ). Desea aplicar el descuento por porcentaje o por valor ( P/V) : Si digita " P " aplica para crear o efectuar la retención el al fuente en porcentaje. Si digita " V " Se refiere a crear la tabla de retención en la fuente con el descuento en valor ; tenga en cuenta que este proceso se realiza una sola vez y anualmente se debe actualizar. Desea manejar el Factor Prestacional o el 70% para salarios Integrales ( F / S ) ?

Si digita "F": Es el porcentaje que se le debe descontar a los empleados que devengen mas de 10 salarios minimos con el fin de disminuir la base de retención. El porcentaje es el 30% Si digita "S": Esta constituido por toda la carga prestacional (cesantias, intereses,primas,vacaciones etc.) El porcentaje es el 70%. Tabla de Retención ( T ) : Digitando " T " se puede crear la tabla de retención en la fuente , solicita: valor desde , valor hasta , valor o porcentaje de retención. También permite aplicar las novedades de Pensión y Salud en cada una de las nominas generadas , la retención en la fuente solo se ejecutará en la última nómina del mes.

Novedades : Por esta opción se digita el numero de la nomina a cargar las novedades de pensión, salud y retención, solicita : Numero de Nomina , y numero de la quincena a liquidar.

RELACION DE PAGOS Ruta de : ( F6 - F3 - F5 ) Genera un listado para enviar a la entidad donde se consigna la nomina del empleado, indicando el nit, nombre, numero de cuenta bancaria y neto pagado.

RESUMEN POR CONCEPTO Ruta de : ( F6 - F3 -F8 ) Generar un listado de los conceptos seleccionados con el fin de analizar el gasto por cada uno de los conceptos indicando el numero y nombre del concepto, nombre del empleado, grupo contable, centro de costos, subcentro de costos y valor a pagar por cada empleado. Solicita numero de nomina, Numero de concepto con 99 tomara todos los conceptos , si desea un solo concepto digite el código respectivo.

CONTABILIDAD Y ACTIVOS FIJOS

ISTRACION DE CUENTAS CONTABLES Por medio de esta opción se va a crear las cuentas contables necesarias para la clasificación de las transacciones del ente económico y fundamentada en las diferentes normas de la legislación colombiana en el orden contable. Adicionalmente el programa proporciona los informes necesarios para que los datos procesados cumpla con los requerimientos y objetivos de la empresa.

(18/02/2004) F1- Apertura: En esta opción se parametriza el plan de cuentas que esta obligado a llevar el ente económico. F2- Plan de cuentas: Esta opción nos proporciona informes de las cuentas, se puede consultar las cuentas utilizadas por el ente o el plan de cuentas generico para comerciantes que tiene SIIGO, puede ser una consulta por pantalla "P" o consulta escrita por medio de la impresora "I" F3- Movimiento de cuenta general: Esta opción es un medio de consulta de los movimientos contables que han afectado una cuenta especifica, hay dos formas de consultar por pantalla "P" o en forma escrita por medio de la impresora "I", cuando se solicita el movimiento impreso se puede establecer un rango de cuentas, mientras que por pantalla solo nos muestra el movimiento de una cuenta.

(18/02/2004)

F4- Movimiento extranjera: Esta opción nos permite consultar el movimiento de las cuentas que se hayan parametrizado como Moneda extranjera "S" . hay dos formas de consultar por pantalla "P" o en forma escrita por medio de la impresora "I", cuando se solicita el movimiento impreso se puede establecer un rango de cuentas, mientras que por pantalla solo nos muestra el movimiento de una cuenta.

MOVIMIENTO DE CUENTAS Nos muestra un informe impreso de los movimientos de las cuentas que manejan centros de costos, detallando los diferentes comprobantes que las afectarón, si la cuenta es de retención en la fuente imprime en una columna la base objeto de retención.

LIBRO AUXILIAR Proporciona un informe escrito de los movimientos de una cuenta o un rango de cuentas en forma detallada.

ISTRACION DE TERCEROS Esta opción nos proporciona las herramientas necesarias para que el ente económico tenga una base de datos de todas las personas involucradas con sus actividades.

APERTURA DE TERCEROS En esta opción se crean las diferentes personas involucradas con la empresa y adicionalmente se les incorpora toda la información necesaria para obtener una clasificación de acuerdo a las operaciones que realizan con nuestra empresa.

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CONSULTA POR CUMPLEAÑOS Esta opción nos proporciona informes escritos del catálogo de terceros de acuerdo a las siguientes caracteríticas: • Cumpleaños: Nos proporciona un listado de terceros cuando se ha digitado el respectivo campo, en el informe solicita un rango inicial de fecha( MMDD ) a la fecha final ( MMDD ). • Sexo: Nos proporciona un listado de terceros cuando se ha digitado el respectivo campo, en el informe solicita si la clasificación es ( E/M/F ). • Inscripción: Nos proporciona un listado de los terceros creados en una fecha específica (AAAAMMDD).

CONSULTA POR TIPO DE NIT En esta opción se puede consultar la base de datos existente de todas las personas involucradas con la empresa, puede ser una consulta por pantalla "P"

o en forma escrita por medio de la impresora "I". Cuando se consulta por pantalla nos muestra todos los Nits con sus diferentes clasificaciones, cuando solicito un informe impreso puedo seleccionar la clasificación de los terceros:

MANTENIMIENTO DE TERCEROS Esta opción se utiliza para modificar en forma general o individual el movimiento de los Nits, en caso de haber grabado en forma incorrecta o con otro nit el tercero, también se utiliza para modificar las bases de retención cuando han sido mal digitadas Dentro del de istración de terceros en el módulo de contabilidad, encontramos dos formas de hacer mantenimiento: 1. Mantenimiento individual Se utiliza para modificar el nit de una cuenta especifica, dentro de un comprobante. Además se pueden modificar las bases de retención cuando se han digitado en forma erronea Ejemplo para modificar la base de retención: Tipo de comprobante: P (registro de compras ) Inconsistencia: La retención fue correctamente causada, pero la base no corresponde. Procedimiento: Llamar el tipo de comprobante, el número del documento, la secuencia donde quedo registrada la inconsistencia.

(18/02/2004) Se debe modificar la base por el valor correcto, digitando $ 5.000.000

También si el nit actual no corresponde se puede cambiar por el correcto pero solamente en la secuencia mencionada. No permite realizar alguna modificación si la cuenta esta detallada por Cobrar o por Pagar. 2. Mantenimiento general Si desea realizar mantenimiento de nits, trasladando todo el movimiento de un período especifico a un nit correcto, se realiza por mantenimiento general. Ejemplo: El tercero ¨ Distribuidora de materias primas ¨ posee 2 nits El procedimiento es seleccionar el nit actual (Incorrecto) y digitar el nit nuevo (Correcto) junto con el año que se desea cambiar o trasladar todo el movimiento.

(18/02/2004)

Se debe aclarar que el nit incorrecto será eliminado y todo su movimiento será trasladado al nit nuevo.

(18/02/2004)

ANEXO BALANCE TERCEROS Nos proporciona un informe impreso de los movimientos de una cuenta o un rango de cuentas.

TERCEROS POR CUENTA GENERAL Nos muestra un informe por pantalla del movimiento de un tercero con las cuentas detalladas por terceros en el plan de cuentas.

(18/02/2004) En este informe nos detalla en forma general los terceros que han afectado la cuenta y su respectivo movimiento débito y crédito.

TERCEROS POR CUENTA DETALLADA Nos proporciona un informe impreso del movimiento de terceros en un rango de tiempo y dentro de un rango de cuentas, indicando en el informe cuales han sido las cuentas afectadas contablemente, los comprobantes con que se realizarón las transacciones.

TERCEROS POR NUMERO DETALLADO Nos proporciona un imforme impreso del movimiento de terceros en un rango de tiempo y dentro de un rango de cuentas, indicando en el informe cuales han sido las cuentas afectadas contablemente, los comprobantes con que se realizaron las transacciones.

TERCEROS POR NUMERO GENERAL Esta opción nos proporciona informes del movimiento de terceros ya sea Impresos o por Pantalla, en forma Detallada o General, en un rango de tiempo dentro de un período contable. • Consulta por pantalla del movimiento de terceros en forma detallada :

(18/02/2004) • Consulta del movimiento por pantalla de terceros en forma general :

(18/02/2004)

APERTURA CENTRO DE COSTO Esta opción nos permite crear los centros de costos que el ente económico considere necesario manejar, se pueden crear hasta 999 centros de costos diferentes y dentro de un centro de costos se podrá crear y manejar hasta 99 subcentros de costos. Los centros de costos es un ampliación de plan de cuentas, permiten una discriminación de todos o algunas cuentas contables por cada una de las partes que la compañía considere que quiere manejar.

(18/02/2004)

INFORME CENTRO DE COSTO

Esta opción nos muestra los datos de cada uno de los centros de costos que la empresa este utilizando, si tiene o no subcentros de costos, la persona responsable, dirección y teléfonos.

AJUSTES POR INFLACION De acuerdo con la legislación Colombiana en el decreto 2649/93, los estados financieros se deben ajustar por inflación para reconocer el efecto de la inflación, aplicando el sistema integral. El ajuste se debe calcular con relación a las partidas no monetarias, utilizando para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual según corresponda. Son partidas no monetarias aquellas que por mantener su valor economico, son suceptibles de adquirir un mayor valor nominal como consecuencia de la perdida del poder adquisitivo de la moneda. Se entiende por PAAG anual, el porcentaje de ajuste del año, el cual es equivalente a la variación porcentual del indice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el DANE, registrado entre el 1 de Diciembre del año inmediatamente anterior y el 30 de Noviembre del respectivo año. Se entiende por PAAG Mensual acumulado, la variación porcentual del indice de precios al consumidor para ingresos medios, registrada entre el primer día del mes en el cual se realizo el hecho economico o se registro su ultima actualizacion y el ultimo dia del mes inmediatamente anterior a la fecha a la cual se este calculando el ajuste. Se entiende por PAAG Mensual, el porcenatje de ajuste del mes, el cual es equivalente a la variación porcentual del indice de precios al consumidor para

ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto de ajuste.

PARTIDAS NO MONETARIAS ACTIVOS Activos fijos Activos en moneda extranjera Activos en UPAC Cargos diferidos Depreciación acumulada de Activos fijos Amortización acumulada de activos Inversiones Acciones y aportes en sociedades Intangibles comprados Otros activos no monetarios PASIVOS Pasivos en moneda extranjera Pasivos en UPAC PATRIMONIO Capital Superávit de capital Reserva legal Otras reservas Utilidades retenidas Revalorización del patrimonio

INGRESOS Y COSTOS Ingresos Costos Gastos CUENTAS DE ORDEN Todas la cuentas no monetarias A nivel de SIIGO, los ajustes se realizan en forma mensual por la opción F2Contabilidad, F7-Ajustes por inflación

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AJUSTE AL PAAG Ajustes al P.A.A.G. : Por esta opción se realizan todos los ajustes por inflación de las cuentas que no esten en las tablas de inventarios y activos, pero que estan marcadas en el plan de cuentas como ajustables al PAAG . ¨P¨.

(18/02/2004)

AJUSTE ACTIVOS FIJOS En esta opción los s que tengan el modulo de activos fijos, podrán en forma individual ajustar por inflación sus activos fijos. Para poder realizar este proceso el s debe haber parametrizado previamente un comprobante contable tipo A-Ajustes por inflación.

Para el proceso de ajustes en los activos fijos se debe tener en cuenta el siguiente grafico: MES 1

MES2

COMPRA DE ACTIVO FIJO Ajustes por inflación

PRIMER DIA

ULTIMO DIA

Depreciación del activo Para efectos del ajuste a la depreciación el SIIGO, la puede realizar aplicando el "P" el P.A.A.G. una proporción de la depreciación historica, por norma contable debe aplicarse el PA.A.G. Si escoje esta opción, el siigo aplicará el porcentaje de ajuste anual gravable a la depreciación. automaticamente el tipo de comprobante (A- ajuste) con enter ubica el mostrado. Digite el NIT a donde va a llevar el movimiento ( generalmente se utiliza el nit de la compañía ). Digite el centro de costo a donde va a llevar el movimiento. Digite "S" si va a correr el comprobante del ajuste por inflación a los activos fijos, en caso contrario digite "N". Si digito "S", actualizara un comprobante tipo A de ajuste por inflación, el cual podra ser consultado, modificado o borrado por F2- contabilidad, F6generación de comprobantes, F1- entrada de comprobantes.

(18/02/2004)

AJUSTE POR DIFERENCIA AL CAMBIO Por esta opción se realizan los ajustes por diferencia en cambio en forma automatica, es necesario que las cuentas a afectar sean parametrizadas en el plan de cuentas como cuentas que manejan moneda extranjera y si ajustables al cambio, es importante que en la opción de parametrización, registro de monedas se haya creado la respectiva moneda extranjera con la que se van a realizar las operaciones y registrar los diferentes tipos de cambio diarios para efectos de reexpresión de las cifras en pesos. Para efectos de ajustes por diferencia en cambio que se realizaran mensualmente el último día de cada mes se debe fijar la última tasa de cambio representativa del mercado, expedida por el banco de la republica.

(18/02/2004)

AJUSTE INVENTARIOS Esta opción aplica si se tiene el modulo de inventarios de SIIGO, se ajustara por separado las cuentas que se encuentren parametrizadas en las tablas de inventarios. Para realizar esta operación se necesita tener parametrizado un documento tipo A-Ajustes por inflación, que puede ser el mismo para ajustes por inflación de todas las cuentas y en el cátalogo de productos tenerlos marcados como ajustables "S"

(18/02/2004)

CAPTURA DE INDICES En esta opción se digitan los indices del PAAG de cada mes, Para empresas que utilicen el paag mensual y en la misma opción se digitan los porcentajes de las cuentas por cobrar y pagar que se ajustan al acuerdo o con pacto de reajuste.

(18/02/2004)

AJUSTE AL ACUERDO Por esta opción se realiza el ajuste a las cuentas contables parametrizadas en el plan de cuentas como ajustables al acuerdo ¨A¨, el ajuste se realizará el primer día de cada mes en un comprobante tipo A-Ajustes por inflación tomando los porcentajes fijados al Acuerdo.

(18/02/2004)

NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES Por esta opción los s podrán asignar una numeración consecutiva a cada uno de los libros oficiales que estan obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva numeración, se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse de manera expresa el código escogido para cada libro, que a nivel de SIIGO es de cinco caracteres.

INFORMES OFICIALES El proceso de recolección, organización y registro de los hechos econónomicos consituyen el sistema contable ; los libros de contabilidad posibilitan asegurar el adecuado flujo de información y la obtención de datos con destino a la elaboración de los estados financieros. La forma de llevar los libros se establece en el Decreto 2649/93. Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos. De acuerdo a las actividades de los entes económicos, estos estarán obligados a llevar algunos libros especificos. De acuerdo a las necesidades de deduce que los entes económicos deberán llevar libros "indispensables" mas no obligatorios, como aquellos que corresponden a las exigencias básicas de las contabilidad señaladas en el mismo código del comercio. Considerando la

obligación de llevar el registro en orden cronológico de las operaciones mercantiles (art. 53), se deduce la necesidad de llevar un libro diario, de la necesidad de utilizar partida doble (art. 50), se deduce la necesidad de llevar un libro mayor y el deber de hacer un inventarios inicial y periódicos, así como un balance general (art. 52), surge la necesidad de llevar un libro de inventarios y balances. Sin embargo la determianción de los libros de comercio que son obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artículo 44 de la ley 222 de 1995. Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la cámara de comercio. Los libros que debe inscribir son : Persona naturales. • Libro mayor y balances ; • Libro diario ; y • Libro de inventarios y balances. Las sociedades. • Libro mayor y balances ; • Libro de inventarios y balances ; • Libro diarios, y • Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso. A nivel de SIIGO, maneja 7 libros, incluye los mencionados anteriormente a excepción del libro de actas, registro de socios, de asambleas o juntas.

(18/02/2004)

F1- Libro diario : En este libro oficial se discrimina en orden cronológico todas la operaciones, en forma individual, registrando cada documento contable. Se procesa cada mes. Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta) S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el informe impreso o en un archivo plano. F2- Libro diario resumido: Presenta la misma información que el libro diario, pero permite imprimir documento por página y adicionalmente escribir algún comentario respecto a cada tipo de comprobante. Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta) S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el informe impreso o en un archivo plano.

F3- Libro mayor: Este libro oficial presenta información a nivel de todas la cuentas, mostrando cuales erán los saldos de la cuentas del mes anterior, mostrando el movimiento del mes tanto débito como crédito y una columna para el saldo final. Cumpliendo así con la formalidad de establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta. Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta) S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el informe impreso o en un archivo plano. F4- Libro inventarios y balances: Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una vez al año, el comerciante elaborá un

inventario y un balance general que le permita conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio. Digite S si desea que el informe se genere mostrando los productos asociados a cada cuenta de inventarios, de lo contrario digite N. Digite S si desea que el informe se genere por terceros

F5- Libro único oficial: Este libro nos permite conocer en todos los nivel de las cuentas, cual ha sido su movimiento débito y crédito, cual es el saldo anterior. Digite el periodopara el cual requiere el informe F6- Libro de ventas: Este libro permite conocer toda la facturación realizada por el ente económico, dentro de un rango de tiempo, donde nos discrimina cada una de las facturas realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas. Digite el rango de meses desde y hasta el cual desea el informe. El día inicial será 01 y el día final será 31 F7- Libro de compras: Este libro permite resumir cada uno de los documentos de compras y establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a las ventas pagado. Para este informe el sistema le solicitará la fecha desde y hasta la cual requiere el reporte, la cuenta de IVA y si desea el informe impreso o en un archivo, F8- Certíficados de retención : Por esta opción, los entes que tengan la calidad de agentes de retención, ya sea de anticipo a la renta, impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio, podrán expedir los diferentes certificados de retención. Dentro de la opción nos pregunta si deseamos los certificados o un informe con las bases gravables.

Para que los certificados reunan los requisitos formales, las cuentas de retención en la fuente, retención del impuesto a las ventas y retención del impuesto de industria y comercio deben estar marcadas en el plan de cuentas como terceros "R", y asignar el porcentaje especifico. Para este informe el sistema le solicitará la fecha de emisión, el tipo de retención requerida, ya sea ICA, IVA o General, el NIT a imprimir, la cuenta desde y hasta la cual requiere el informe y desea imprimir las bases de retención para efectuar una revisión previa a la emisión de los certificados.

ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA El objetivo fundamental de este estado financiero, es suministrar información relevante y concisa sobre cambios en el capital de trabajo, con los cual se proporciona un detalle de la gestión y se mejora la comprensión de las actividades y operaciones de un ente económico sobre el período que informa. El estado de cambios en la situación financiera, se debe elaborar en forma tal que se reflejen las fuentes específicas de las cuales se han obtenido el capital de trabajo ; de igual forma se procederá con los distintos usos o aplicaciones. A nivel de SIIGO, en la preparación de este estado financiero se deben digitar los diferentes rangos de cuentas necesarias para producirlo, y luego se debe ingresar por la opción de utiliza para generar un archivo o producirlo en forma impresa. Las cuentas se digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta.

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION PATRIMONIAL Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de una sociedad del principio al final de un período contable. En este estado debe incluirse, para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente información : • Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o período anterior. • Las variaciones del ejercicio o período. • Los saldos finales. A nivel de SIIGO para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del patrimonio involucradas mediante la opción de modifica, las cuentas se digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta, de acuerdo a las necesidades del de la información. El siguiente paso es digitar la opción de utiliza y se procesará la información necesaria, por medio de un archivo o en forma impresa emitir el respectivo estado.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Es un estado financiero básico cuyo objetivo es presentar información pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico durante un período, para que los s de los estados financieros tengan elementos necesarios adicionales para :

• Examinar la capacidad del ente económica para generar flujos futuros de fondos de efectivo. • Evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos y determinar el financiamiento interno y externo necesario. • Analizar los cambios exprimentados en el efectivo derivados de las actividades de operación, inversión y financiación. En las normas básicas de la contaduría, existen dos métodos para realizar el estado de flujo de efectivo : Método directo : En este método las actividades de operación se presentan como si se tratará de un estado de resultado por el sistema de caja. Los entes económicos que utilicen este método deben informar por separado los siguientes movimientos relacionados con las actividades de operación. • Efectivo cobrado a los clientes. • Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos de inversiones. • Otros cobros de operación. Efectivo pagado a empleados y proveedores. Efectivo pagado por intereses. Pago de impuestos. Otros pagos de operación. Método indirecto : Bajo este método se prepara una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación, las cuales deben informar por separado todas las partidas conciliatorias. Para efecto, el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se determina tomando como punto de partida la utilidad neta del período, valor al

cual se le adiciona o deducen las partidas incluidas en el estado de resultados que no implican un pago o un cobro de efectivo. Entre estas partidas tenemos : • Depreciación, amortización y agotamiento. • Provisiones para protección de activos. • Diferencias por fluctuaciones cambiarias. • Utilidades o pérdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u otros activos operacionales. • Correción monetaria del período de las cuentas de balance. • Cambios en rubros operacionales, tales como : aumento o disminuciones en cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y provisiones, etc. Para tales efectos SIIGO, utiliza el método indirecto, es necesario por la opción de modifica digitar el rango de cuentas que necesito incluir en la preparación del estado financiero. Después por la opción de utiliza genero el respectivo estado, ya sea a un archivo o impreso.

ESTADO DE RESULTADOS Es junto con el balance general uno de los principales estados financieros, determina el resultado de las operaciones del ente económico en un período contable, nos permite identificar el movimiento de la cuentas de ingresos, gastos y costos, determinar si las políticas de la empresa y la gestión empresarial se cumplieron..

BALANCE GENERAL Es uno de los principales informes financieros que un ente contable debe preparar, en el se discriminan las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, conformando así la estructura económica de la empresa. En SIIGO, este informe se puede presentar a nivel de grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar y subauxiliar. Se debe digitar la cuenta de utilidad del ejercicio y perdída del ejercicio, el informe es impreso o a un archivo.

INFORMES FINANCIEROS Estan opción le permite generar los diferentes reportes para suministrar información contable a quienes no tienen a los registros del ente económico. Los principales estados financieros que se deben preparar y emitir de acuerdo al reglamento general de la contabilidad son los de propósito general: ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujos de efectivo

BALANCE DE PRUEBA Es un informe del movimiento de todas las cuentas que en los parámetros de creación se marco como "S" si maneja centros de costos. Este informe puede ser en forma impresa o por pantalla.

(18/02/2004)

BALANCE DE COMPROBACION Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el movimiento correcto de las cuentas.

(18/02/2004)

BALANCE POR TERCEROS Nos muestra un informe impreso detallado de todos los terceros, con su respectivo movimiento débito o crédito, en las cuentas que menejan centros de costos y terceros.

GENERADOR DE REPORTES FINANCIEROS

Por medio de esta opción el podra diseñar sus propios formatos de los estados financieros, adecuandolos a sus necesidades.

(18/02/2004) D- Diseña : Como su nombre lo indica es la opción en la cual parametrizamos o creamos el modelo de reporte a utilizar. Esta opción nos presenta los siguientes campos a digitar: • Reporte número: En el se le digitan el número con el cual se identificará el módelo de reporte a desarrollar. En SIIGO podemos crear hasta 999 tipos de reportes financieros. • Títulos : (1.2.3.4): En estos cuatro campos se digitan las descripciones o títulos que encabezan el reporte o estado financiero. Ejemplo: Título 1: El nombre o razon social de la empresa. Título 2: El nombre del reporte financiero que se esta creando. Título 3: El nit de la empresa. Título 4: La fecha o periódo para el cual se solicitara el informe. Importante: este campo debe actualizarse cada vez que se solicite el informe en una fecha diferente a la parametizada incialmente en el módelo. • Número de datos: Corresponde a la información que no la deducimos directamente del informe contable, sino que corresponde a una información que se cálcula externamente y se introduce en el informe a través de un dato. Ejemplos: La utilidad es un dato externo en el informe del balance general, debido a que es una informacion que obtenemos en el estado de pérdidas y ganancias y

luego se lleva como dato de entrada o externo al balance general para que dicho informe tenga en cuenta ese concepto. El inventario final, (Inventario periódico), el valor físico del inventario, se toma como dato de entrada o externo en el informe a reportar. Podemos crear hasta crear hasta 9 numeros de datos. • Instrucción: Corresponde a dada expresión o nombre de títulos y subtítulos que confornen el reporte financiero, con su correspondiente información, podemos definir hasta 999 instrucciones.

• Salta pagina (S/N): Cuando en el informe por motivos de presentacion se decida cambiar a la página siguiente después de determinada instrucción (S). Importante: se de be tener en cuenta que una hoja de reporte esta conformada por 50 lineas o caracteres, de las cuales 4 conforman los títulos y las 46 restantes son instrucciones por lo tanto el programa realizará automáticamente el salto de página en la instrucción numero 046 " estas incluyen : instrucciones e interlineas". • Salta linea: Cuando se desee que exista uno o varios espacios (renglones o lineas) entre cada instrución, o indicamos de cuanto deseamos dicha separacion (maximo 9), entre esta linea y la anterior , si no, digitamos enter. • Descripción: Nombre completo de la expresión o de la instrucción. • Rango o Formula(R/F): Rango: Cuando la instrucción esta conformada por la sumatoria de un rango de cuentas contables Formula : Cuando se necesite la sumatoria de varias instrucciones a la vez , en la formula solo se pueden sumar hasta 7 rangos.

• Saldo o Movimiento (S/M): Saldo: Cuando el estado financiero se desarrolla para dar el acumulado o saldo del año. Movimiento : Cuando se desarrolla el estado financiero para utilizar unicamente los movimientos del mes. • Columna 1.2.3 : El informe de reportes financieros en SIIGO maneja cuatro (4) columnas, las tres (3) primeras para la informacion contable y una cuarta (4) para la información porcentual (%), si la respueta fue: Respuesta Rango (R): Se debe seleccionar en cual de las tres columnas se colocará la información contable de cada instrucción, además de especificar desde la primera cuenta contable, hasta la última cuenta contable que entran a sumar en el rango de la instrucción. Nota : cuando se trate de un dato, se crea la instrucción correspondiente al dato (ejemplo : la "utilidad") y en las columnas referente al rango se digita la tecla enter y se coloca en dato, el número del dato correspondiente en la columna que desea que aparezca la información. *Respuesta Formula (F): Se presentan en las tres columnas los siguientes campos : N00000 Lo cual indica : se coloca el signo menos (-) ó mas (+) de acuerdo a la operación a realizar en la formula. El primer cero corresponde a la columna que va a leer, es decir la columna donde están úbicados los subtotales que se van a sumar o a restar de acuerdo al caso.

Los tres ceros siguientes corresponden al número de la instrucción que se quiere utilizar (para sumar o restar). El último cero corresponde al número de la interlinea, En caso de que alguna instrucción quedo en una interlinea. Si no utiliza interlinea pulse la tecla enter para que deje el espacio con cero. • Numerador y Denominador: Cuando se desarrolla el estado financiero, y deseamos un análisis vertical entre las diferentes instrucciones (ejemplo en el estado de ganancias y pérdidas) la instrucción que represente el 100 % siempre se debe colocar al inicio y no al final, para que el sistema deduzca a partir de esta instrucción principal, el porcentaje que equivale para cada instrucción subsiguiente, con relacion a la principal (100%), se desarrolla de la siguiente forma : Numerador : 00000 (instrucción a dividir) Denominador : 00000 (instrucción del 100%) 0: El primer cero corresponde a la columna donde se encuentra la instrucción a utilizar. 000 :Los tres ceros siguientes corresponden al número de la instrucción que se va a dividir para cálcular el porcentaje. 0 : El último cero corresponde al número de la interlinea, en caso de que alguna instrucción a dividir esta representada en una interlinea; si no, se le pulsa la tecla enter y se deja un espacio con cero. Ejemplo: Cuando se esta tomando como el 100 % ventas netas y esta se representó en el informe en la columna dos (2) y corresponde a la instrucción 001, al crearla y para identificarla que ella corresponde al 100 % su denominador y denominador serán iguales (20010/20010)

L- Lista : Para solicitar el listado de las instrucciones utilizadas en el reporte creado, con cada una de las caracteristicas digitadas. E- Ejecuta: Opción en la cual realizamos la impresión del informe generado, digitando la fecha o período del cual se solicita la información. Damos entrada a los datos que se hayan definido en el esquema del reporte, para que sean tenidos en cuenta en la impresión total del esquema o reporte.

INFORME EN MEDIOS MAGNETICOS La DIAN como entidad reguladora de tributos, exige que después de la declaración de renta, algunas empresas anexen información a esta que le permita controlar el cruce de información, dicha información debe cumplir con ciertos requerimientos de de orden formal (según resoluciones y artículos) y de orden técnico (formato y especificaciones de registros). Esta información esta regulada por la ley 383 de junio 10 de 1997, el decreto 1693 de junio de 1997 y los artículos 631, 633 y 684 del Estatuto Tributario. No todas las empresas presentan la misma información, para esto deben cumplirsen ciertos requerimientos que las obligan y de acuerdo a la clasificación (tipo de empresa que es), el contenido de la información y el tipo de registros son diferentes. Tipos de empresas como bancos y demas entidades financieras, notarias, las camaras de comercio, bolsas de valores, cooperativas, corporaciones de ahorro y vivienda, fondos de empleados, litografias y tipografias (empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes), etc. A nosotros nos interesa lo concerniente a entidades comerciales.

Para una mejor comprensión de lo que hace la opción "informe en medio magnetico" de SIIGO, es indispensable conocer a que se refieren los artículos y decretos mencionados anteriormente.

(18/02/2004) F1- Archivo información medio magnetico : Nos permite generar el archivo general de la DIAN para información en medios magnéticos que trata la resolución 1766 de octubre 21 de 1997 la cual contempla los literales e, f, h, i del artículo 631, el artículo 633 y 684 del estatuto tributario. Resumen de la resolución: "Para el año gravable de 1997 estan obligados a suministrar información las personas

jurídicas

que

hayan

presentado

declaración

de

renta

y

complementarios o de ingresos y patrimonio** sean contribuyentes o no contribuyentes, entidades públicas o privadas calificadas o no como grandes contribuyentes, que el último día del año gravable de 1996 hayan poseido un patrimonio bruto superior a $ 2.181.000.oo o cuando los ingresos brutos de ese año sean superiores a $ 4.631.000.oo". Información y conceptos a suministrar : Debe suministrarse apellidos y nombres de o razón social, nit, cc./.ti de cada beneficiario de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción ( retención practicada) o que otorguen derecho a impuesto descontable (iva retenido/iva facturado), incluyendo la adquisición de activos fijos para los que el valor acumulado por tercero sea superior a $ 13.900.000.oo, sin embargo se pueden reportar aquellos terceros que al discriminar el pago por cada concepto los valores sean menores sin que esto

constituya infracción y siempre y cuando se cumplan con las demás condiciones establecidas. Para salario ( incluido prestaciones sociales y demás pagos laborales ) se debe reportar el valor acumulado que sea igual o superior a $ 54.400.000.o, también se debe reportar la información de los terceros de los que se recibieron ingresos brutos acumulados por un valor superior a $ 34.800.000.oo y la información de los terceros cuando el saldo a 31 de diciembre del 97 sea superior a $ 35.400.000.oo. NOTA: El valor de los pasivos de los acreedores en el exterior debe presentarse en un solo registro con nit 444444444 y con nombre o razón social del nit como "pasivos en el exterior" Las especificaciones técnicas que se deben tener en cuenta para la presentación de este informe estan consagradas en la resolución 1751 de octubre 21/97, la cual se resume a continuación: Para presentar dicha información deberá generarse un archivo plano con extención ASC o PRN (en códigos ASCCI, tipo texto: hoja electronica excel , ) y el nombre del archivo será IMP631.ASC o IMP631.PRN Unicamente se debe utilizar un medio magnético, si el archivo es muy grande y excede la capacidad del rio se deberá presentar la información en el que siga en capacidad (como rios se entienden diskettes, cartridge, minicartridge, cintas magneticas..) Los campos numericos nunca deberan grabarsen con caracteres especiales como . , # $. Los valores que se reporten deberán expresarsen en pesos y en multiplos de mil aproximados al mas cercano.

La información debera relacionarse mediante 3 tipos de registro los cuales se identifican con el numeral 1,2,3 y deben estar posicionados en los primeros campos de cada item. Registro tipo 1 : Contiene los datos del informante (aquel que presenta el informe en medios magnético) Registro tipo 2 : Contiene los datos de los informados ( terceros que se relacionan) Registro tipo 3 : Contiene los datos de control ( indicativo, teléfono, dirección, código DIAN, totales de sumatoria de primer y segundo valor informado...) Cabe anotar que la información debe ser mediante códigos y subcódigos definidos por la DIAN, los cuales contemplan especificamente los rubros, valores y ubicaciones de los valores informados. Estos códigos se encuentran definidos en la resolución 1766 y 1751 de 1997 F2- Interfase de facturación : Nos permite generar el archivo general de la DIAN para información en medios magneticos que trata la resolución 1759 de octubre 21 de 1997 la cual contempla el literal 1 del artículo 631, el artículo 633 y 684 del E.T. Resumen de la resolución: "Para el año gravable de 1997 estan obligados a suministrar información las personas

jurídicas

que

hayan

presentado

declaración

de

renta

y

complementarios o de ingresos y patrimonio** sean contribuyentes o no contribuyentes, entidades publicas o privadas calificadas o no como grandes contribuyentes, que el último día del año gravable de 1996 hayan poseido un patrimonio bruto superior a $ 2.181.000.oo o cuando los ingresos brutos de ese año sean superiores a $ 4.631.000.oo"

Información y conceptos a suministrar: La información que se presentará mediante esta opción ( que corresponde al literal 1 del artículo 631 del E.T . ) será el valor global de las ventas o prestación de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con indicación de : 1. Valor global de las ventas por tipo de facturación de venta 2. Prefijo, si se utiliza antes de la numeración de las facturas. 3. Intervalos de numeración factura inicial y final., 4. Tipo o referencia comercial de la máquina registradora. 5. Número o serie de fabricación de la máquina registradora. 6. Indicación del número de la máquina registradora. 7. Dirección donde se encuentra ubicado el establecimiento. 8. Ciudad donde se encuentra ubicado el establecimiento. NOTA: Debe entenderse por factura, la factura o cualquier documento equivalente. Las especificaciones técnicas que deben tenerse en cuenta para presentar este informe son las siguientes: La informacion debera grabarse en un archivo plano con nombre IMP631L.ASC o IMP631L.PRN, según sea el caso. Unicamente se debe utilizar un medio magnetico, si el archivo es muy grande y excede la capacidad del rio se deberá presentar la información en el que siga en capacidad (como rios se entienden diskettes, cartridge, minicartridge, cintas magneticas..) Los campos numericos nunca deberan grabarsen con caracteres especiales como . , # $.

Los valores que se reporten deberan expresarsen en pesos y en multiplos de mil aproximados al mas cercano. La información deberá relacionarse mediante 2 tipos de registro los cuales se identificaran con el numeral 1,2 y deberán estar posicionados en los primeros campos de cada item. Registro tipo 1 : Contiene los datos del informante (aquel que presenta el informe en medios magnético) y los datos de control : NIT, Dígito de verificación, Razón social, Código de la actividad económica de la persona o entidad informante, etc... Registro tipo 2 : Contiene los datos de los informados ( terceros que se relacionan) Los códigos de los municipios deberán ser tomados de la división política istrativa, generada por el DANE. Al entregarse el medio magnético en la DIAN deberá acompañarsen del formato DIAN -79. 032.97, debidamente diligenciado, dicho formato deberá ir firmado por el representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal cuando este obligado. A continuación se describe el procedimiento para crear códigos, subcódigos, cálcular saldos y como generar el archivo plano. C- códigos DIAN F6-Actualizar . permite incorporar los códigos y subcódigos, indicados por la DIAN. Secuencia. Número de consecutivo asumido en el momento de ingresar, el código y subcódigo estipulado por la DIAN en el orden dado por la resolución.

Ejemplo 001: Código. campo para relacionar el código según información indicada en la resolución de la DIAN. Ejemplo Código 75: Subcódigo : Campo para relacionar el subcódigo según información indicada en la resolución de la DIAN. Ejemplo Subcódigo 01 Nro Valor : Campo para indicar a donde debe ir relacionado el valor(1er. valor o 2do. valor) de acuerdo a lo sugerido por la DIAN, dependiendo del tipo de movimiento que se va a reportar. Pago al exterior : Campo para indicar si el valor reportado corresponde a una transacción con moneda extranjera (S) o moneda nacional (N). Monto : De 1 a 5 corresponde al valor del monto que debe validar de acuerdo al tipo de información que se este procesando para cálcular los topes mínimos que debe tener en cuenta al reportar los terceros (corresponde a la opcion cálcula saldos). Descripción :Campo para relacionar el detalle de la información suministrada, según código y subcódigo. Para borrar un código mal digitado indique la secuencia, código y subcódigo a borrar, digitando F5-borrar en el campo de" número de valor" -enter- permite ingresar al código seleccionado, los rangos de cuentas correspondientes Ejemplo: Compra de activos fijos código 75 subcódigo 07 RANGOS

150404 a 150410 152000 a 152098 152400 a 152495 Digitar - F1- Fin cuando se terminen de incorporar los rangos correspondientes, por cada código y subcódigo. F8- Consulta : Permite consultar los rangos de cuentas incluidas a cada código y subcódigo. **Después de ingresar los códigos de la DIAN con sus respectivos rangos de cuentas (recuerde que la información que será reportada, es aquella que se encuentre dentro de los rangos definidos en los códigos) debe continuar por la opción Cálcula saldos. C-cálcula saldos : Se ejecuta después de incluir los respectivos rangos de cuentas a cada código y subcódigo. Indicar el valor mínimo a reportar de cada uno de los rangos establecidos por la DIAN. Indicar el año de proceso (período a informar). Este proceso genera la información que me permite crear el archivo para la DIAN, después de terminado este proceso, en el cual el programa extrae la información de los saldos de terceros por cuentas de aquellas definidas en los códigos de la DIAN, se debe continuar con la opción Genera archivo. G- genera archivo : Esta opción esta en tres opciones mas, las cuales me generan el archivo con las especificaciones técnicas requeridas por la DIAN, al igual que me permite imprimir o modificar la información contenida en este archivo antes de generar el definitivo :

C- crea temporal : Después de realizar la opción "C" Cálcula saldos" ejecutar "C" Crea temporal, la cual se ejecuta automáticamente y me permite crear una especie de pre-archivo el cual, si es necesario, lo puede modificar. I- Imprime : Genera el informe de los datos cálculados por los rangos incluidos en la opción códigos DIAN. M- Modifica : . Permite cambiar los valores reportados en el informe. Código. indique el código al cual se necesita cambiar la información. Subcódigo. indique el subcódigo al cual se necesita cambiar la información. .1er Valor. Digite el nuevo valor a reportar, según sea el caso. .2do Valor. Digite el nuevo valor a reportar, según sea el caso. -F5- Permite borrar la información que no corresponda al código y subcódigo digitado. -A- Adiciona. permite adicionar la información no incorporada en los rangos dados por la opción -C- Códigos de la DIAN. Código. Indique el código al cual se necesita adicionar la información. Subcódigo. Indique el código al cual se necesita adicionar la información. Nit. Indique el nuevo nit a reportar. .1er Valor. Digite el nuevo valor a reportar, según sea el caso. .2do Valor. Digite el nuevo valor a reportar, según sea el caso. (D) Crea archivo de DIAN. Después de modificar y adicionar , ingrese a esta opción, con el fin de crear el archivo plano denominado IMPEXO .ASC, para ser enviados a la DIAN.

NOTA: Es recomendable verificar los datos reportados por el archivo plano a través de la opción de -A- Actualiza , imprime, comparandola con la relación de terceros en contabilidad. Opcion -f2: interfase de facturación: Para generar la información sobre ingresos recibidos y facturación del es necesario suministrar la siguiente información: 1. Año del cual se extraer la información. 2. Código del departamento: De acuerdo a la división politico istrativo del DANE, para Bogotá es 51. 3. Código de actividad económica: Esta información solo la conoce el , es aquella que le asigna la DIAN. 4. Digito de verificación: El digito de verificación del nit informante. 5. Identificación del carrete: Código de 5 digitos alfanumericos que corresponde al un código con el que se va a identificar el diskette, este código tiene que ser igual tanto en el archivo como en el diskette. 6. Este proceso se ejecuta automáticamente y la información la toma de los terceros afectados en las cuentas de ingresos : 41... 42....

MANEJO DE COMPROBANTES CONTABLES

BORRADO EN BLOQUE

Cuando se requiera eliminar las afectaciones de un grupo de comprobantes contables, se puede hacer por esta opción, se recomienda que la persona que utilice esta opción sea el del programa. Con la función ( F2- Dctos ), puede seleccionar el tipo de documento a borrar, se digita el nímero inicial hasta el número final. Los comprobantes borrados no podrán ser recuperados, los comprobantes que no esten grabados, aparecen como comprobantes no catalogados.

AUDITORIA DE COMPROBANTES

COMPROBANTES DIFERIDOS Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se convierten en operaciones períodicas repetitivas. El procedimiento es el mismo que para los comprobantes prefijados, pero la aplicación básica es poder hacer amortizaciones o causaciones de gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Lo que el debe hacer es crear las secuencias de los diferentes registros contables. En

los

comprobantes

comprobantes diferentes.

diferidos

podemos

parametrizar

hasta

999.999

Después de ser fijados mensualmente los utilizamos, para ello debemos parametrizar documentos tipo "L" o la letra escogida para registrar las afectaciones contables.

(18/02/2004) F-fija : Es la opción por donde pueden crear las secuencias del respectivo comprobante prefijado, el procedimiento es el siguiente : Número del comprobante : Digite el número de comprobante a crear ( 000001 999999). Descripción : Corresponde al detalle del movimiento para lo cual se parametriza el comprobante prefijado y es el detalle del documento contable al momento de utilizar el comprobante. Fecha : Corresponde a la fecha de adquisición del activo o de la obligación diferida. Valor total : Corresponde al principal del documento que se va a diferir. Monto : Corresponde al valor que mensualmente se causa, amortiza o difiere. Saldo : Corresponde al valor del principal del documento, o al saldo si parte de este documento ya se causa mediante otra opción o en forma manual. Activo (S/N) : Corresponde a si el documento a diferir, esta vigente o por lo contrario se amortizo completamente. Cuenta débito : Corresponde al movimiento débito de la secuencia o el primer item del comprobante, la selección de esta cuenta depende del tipo de registros contables que el pretenda realizar. Con las opciones de ayuda puede consultar la cuenta si previamente la han creado (F2-Alf, F3-Num).

Centro de costo : Si la cuenta débito o crédito digitada maneja centros de costos, se debe digitar el correspondiente centro y subcentro de costos, al cual afectará el registro contable. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes centros y subcentros de costos creados (F2-Alf, F3-Num). Nit : Si la cuenta escogida maneja terceros, se debe escoger el correspondiente tercero para que el movimiento quede contabilizado al nit correspondiente. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes terceros creados (F2-Alf, F3-Num). Código de activo : Si la cuenta escogida débito o crédito, corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en una tabla de activos, se debe digitar el activo sobre le cual se va realizar el movimiento contable. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes activos creados (F2Alf, F3-Num). Producto, bodega, cantidad : Si la cuenta escogida débito o crédito, corresponde a una cuenta que se encuentra en una tabla de inventarios, se debe digitar el código del producto, la bodega a cual se le va a realizar el movimiento débito o crédito, y la cantidad de producto. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes productos creados en el módulo de inventarios (F2-Alf, F3-Num, F4-Ref ). Tipo de documento, número, secuencia cruce, fecha de vencimiento : Si la cuenta débito o crédito digitada corresponde a una cuenta detallada por Cobrar o por Pagar, se debe digitar el tipo de documento ( F, P, etc.), escoger el número consecutivo del documento de once dígitos, digitar el número de

secuencia o de ítem hasta el 250 ítems, digitar la fecha de vencimiento del documento (AAAAMMDD). Para borrar un comprobante diferido, basta con ingresar por la opción fija, digitar el número del comprobante, con la función F5, elimina, por cada secuencia registrada. I-imprime : Para imprimir los parámetros de los comprobantes diferidos, por la opción imprime, se digita el comprobante inicial hasta el comprobante final, se puede hacer generando un archivo o un listado impreso. U-utiliza : Si va a utilizar comprobantes diferidos escoja la opción "U"utiliza. Es necesario tener parametrizados uno o más comprobantes contables, de acuerdo a las necesidades del , para registrar allí los diferentes movimientos. Digite el número inicial del comprobante diferidos a utilizar, hasta el número final, el tipo de documento parametrizado para registrar los movimientos contables, número consecutivo del documento, "S" si esta seguro de ejecutar la opción, "N" si quiere cambiar el número del documento.

COMPROBANTES PREFIJADOS Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se convierten en operaciones períodicas repetitivas. Algunas de ellas son las diferentes provisiones (Cartera, inventarios, activos, gastos de personal, etc.), amortizaciones y causaciones de gastos pagados por anticipado. Lo que el debe hacer es crear las secuencias de los diferentes registros contables, la fijación de las secuancias se asemejan a la estructura de una piramide.

En

los

comprobantes

prefijados

podemos

parametrizar

hasta

999

comprobantes diferentes cada uno de 49 secuencias. Después de ser fijados mensualmente los utilizamos, para ello debemos parametrizar documentos tipo "L" para registrar las afectaciones contables.

(18/02/2004) F-fija : Es la opción por donde pueden crear las secuencias del respectivo comprobante prefijado, el procedimiento es el siguiente : Número del comprobante : Digite el número de comprobante a crear ( 001 999). Secuencia : Corresponde al movimiento débito y crédito, una secuencia equivale a dos items en el comprobante, por lo cual, por cada comprbante prefijado podrá crear solamente 49 secuencia, que equivale a 98 items. Porcentaje o valor (P/V) : En el comprobante se puede establecer si la operación mensual que se va ha realizar corresponde a un valor fijo a causar, o un porcentaje que se aplica a la cuenta de cálculo. Solamente es seleccionar "P" o "V", según corresponda. Cuando se digita la opción de porcentaje o valor (P/V), "V", no pregunta cuenta de cálculo. Si se escoge la opción "P", se debe establecer si el porcenatje lo aplica sobre el saldo de la cuenta o sobre el movimiento (S/M), se digita cual es el porcentaje a aplicar a la cuenta de cálculo. Cuenta de cálculo : Corresponde a la cuenta contable a la cual se le aplicará el porcentaje establecido en el paso anterior. La cuenta se puede buscar con las

opciones de ayuda (F2-Alf., F3-Num.), si la cuenta maneja centros y subcentros de costos, se deben digitar según corresponda. Descripción : Corresponde al detalle del movimiento para lo cual se parametriza el comprobante prefijado y es el detalle del documento "L" al momento de utilizar el comprobante. Cuenta débito : Corresponde al movimiento débito de la secuencia o el primer item del comprobante, la selección de esta cuenta depende del tipo de registros contables que el pretenda realizar. Con las opciones de ayuda puede consultar la cuenta si previamente la han creado (F2-Alf, F3-Num). Centro de costo : Si la cuenta débito o crédito digitada maneja centros de costos, se debe digitar el correspondiente centro y subcentro de costos, al cual afectará el registro contable. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes centros y subcentros de costos creados (F2-Alf, F3-Num). Nit : Si la cuenta escogida maneja terceros, se debe escoger el correspondiente tercero para que el movimiento quede contabilizado al nit correspondiente. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes terceros creados (F2-Alf, F3-Num). Código de activo : Si la cuenta escogida débito o crédito, corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en una tabla de activos, se debe digitar el activo sobre le cual se va realizar el movimiento contable. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes activos creados (F2Alf, F3-Num).

Porducto, bodega, cantidad : Si la cuenta escogida débito o crédito, corresponde a una cuenta que se encuentra en una tabla de inventarios, se debe digitar el código del producto, la bodega a cual se le va a realizar el movimiento débito o crédito, y la cantidad de producto. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes productos creados en el módulo de inventarios (F2-Alf, F3-Num, F4-Ref ). Tipo de documento, número, secuencia cruce, fecha de vencimiento : Si la cuenta débito o crédito digitada corresponde a una cuenta detallada por Cobrar o por Pagar, se debe digitar el tipo de documento ( F, P, etc.), escoger el número consecutivo del documento de once dígitos, dígitar el número de secuencia o de item hasta el 250 items, digitar la fecha de vencimiento del documento (AAAAMMDD). Para borrar un comprobante prefijado, basta con ingresar por la opción fija, ubicarse en el campo de porcenataje o valor (S/N), con la función F5, elimina, por cada secuencia registrada. I-imprime : Para imprimir los parámetros de los comprobantes prefijados, por la opción imprime, se digita el comprobante inicial hasta el comprobante final, se puede hacer generando un archivo o un listado impreso. U-utiliza : Si va a utilizar comprobantes prefijados escoja la opción "U"utiliza. Es necesario tener parametrizados uno o más comprobantes contables, de acuerdo a las necesidades del , para registrar allí los diferentes movimientos.

(18/02/2004)

Digite el tipo de comprobante parametrizado para registrar los movimientos contables, número consecutivo del documento, número inicial del comprobante prefijado a utilizar, hasta el número final, "S" si esta seguro de ejecutar la opción, "N" si quiere cambiar de tipo de documento.

COMPROBANTES PROCESADOS La opción F1 (Comprobantes Procesados), permite incluir comprobantes externos hacia SIIGO, mediante la creación de un archivo ASCII el cual debe tener las siguientes especificaciones por registro (puede realizarse en un editor de texto): 1 - 2 Tipo de comprobante 3 - 8 Número de Documento 9 - 11 Secuencia 12 - 24 Nit 25 - 27 Sucursal 28 - 35 Cuenta 36 - 44 Código del Producto 45 - 50 Fecha Documento 51 - 53 Centro de Costo 54 - 103 Descripción de Movimiento 104 -104 Débito o Crédito 105 -119 Valor del Movimiento 120 -134 Base de Retención

135 -138 Código del Vendedor 139 -141 Código de Bodega 142 - 152 Cantidad 153 -154 Tipo Documento Cruce 155 -160 Número Documento Cruce 161 -163 Vencimiento Documento Cruce 164 -169 Fecha Vencimiento de Documento Cruce 170 -171 Código Bancario 172 -173 Comprobante de pedido 174 -179 Número de Comprobante de Pedido 180 -182 Secuencia de Pedido 183 -185 Filler: Espacios en Blanco 186 -186 Tipo de Moneda 187 -197 Valor Extranjero Si no utiliza algún espacio debe digitar cero en el número de campos asignados. Digite el nombre del archivo a incorporar, si no existe aparecerá el mensaje NO EXISTE ESTE ARCHIVO CON DATOS, digite Enter e intente nuevamente.

Cuando haya digitado el nombre del archivo correcto, aparecerá el mensaje Fn impresora Enter archivo. Digite entre F1 y F9 (Según impresoras activadas), paso seguido aparece el mensaje impresora lista S/N ? digite S si desea imprimirlo o Enter si desea generar el informe en un archivo.

Si digitó ENTER aparecerá el mensaje INCORPORADO COMPROBANTES DE INTERFASE, Posteriormente aparece SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO, USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN. Este informe imprime las inconsistencias y validaciones que generó el archivo externo.

COMPROBANTES SIN GRABAR Se utiliza para consultar por tipo de comprobantes, cuales consecutivos no han sido utilizados.

COMPROBANTES ANULADOS Se utiliza para consultar mediante un listado o un archivo, el consecutivo de comprobantes anulados y no grabados, se puede obtener por tipo de comprobantes o en forma general, dentro de un rango de tiempo.

COMPROBANTE GENERAL Se utiliza para consulatar en forma impresa o un archivo, el listado de comprobantes procesados, se debe digitar el mes de inicio hasta el mes final, el tipo de comprobante, con la función ( F2- Dctos ), puede seleccionar el tipo de documento a consultar o si selecciona "*" , el listado mostrará todos los comprobantes procesados, paso siguiente se digita el rago de número consecutivo a procesar para el informe.

COMPROBANTE RESUMIDO Se utiliza para consultar los diferentes comprobantes de diario procesados en un rango de tiempo no superior a un mes. En este informe ya sea impreso o un listado muestra el movimiento de la cuentas contables tanto débitos como créditos.

CONSECUTIVO DE COMPROBANTES Se utiliza para consultar un listado, ya sea impreso a un archivo donde podemos determinar por tipo de comprobante, el número de secuencias, fecha de grabación, el valor, digitado por, adicionalmente que consecutivos se encuentran sin grabar..

GENERACION DE COMPROBANTES Es el módulo de SIIGO que le permite al , ingresar, anular, modificar y optimizar la elaboración de comprobantes. F1- Entrada de comprobantes : En esta opción, si el no adquiere el módulo de elaboración de documentos es donde puede hacer el registro de las transacciones contables. Adicionalmente, si desea anular, borrar o cunsultar un documento lo puede hacer, solo basta con seleccionar el tipo de documento y digitar el respectivo número.

CATALOGO DE ACTIVOS FIJOS. CATALOGOS. En esta opción se crea la estructura necesaria para el manejo de los activos fijos, junto con cada uno de ellos, para crear esta estructura el plan de cuentas proporciona una clasificación de la cuenta de Propiedad, planta y equipo.

APERTURA DE GRUPOS En esta opción se crean los diferentes grupos o divisiones necesarias de los activos fijos de acuerdo a sus características físicas, de tal forma que le permita al tener un control estructurado en grupos homogeneos de los activos.

(18/02/2004) Para la apertura de grupos es necesario crear una serie de tablas, donde se asignan las cuentas que el activo utiliza, cuentas que afecta en el momento de adquisición, ajustes por inflación y proceso de la depreciación.

(18/02/2004) Código de grupo : A nivel de SIIGO se pueden crear hasta 9.999 grupos diferentes, donde en se pueden crear hasta 999.999 activos por cada grupo. Es importante que las cuentas que se catálogan en cada grupo, deben ser las correctas y se podrán cambiar facilmente si no tienen movimiento.

APERTURA DE GRUPOS

En esta opción se crean los diferentes grupos o divisiones necesarias de los activos fijos de acuerdo a sus características físicas, de tal forma que le permita al tener un control estructurado en grupos homogeneos de los activos.

(18/02/2004) Para la apertura de grupos es necesario crear una serie de tablas, donde se asignan las cuentas que el activo utiliza, cuentas que afecta en el momento de adquisición, ajustes por inflación y proceso de la depreciación.

(18/02/2004) Código de grupo : A nivel de SIIGO se pueden crear hasta 9.999 grupos diferentes, donde en se pueden crear hasta 999.999 activos por cada grupo. Es importante que las cuentas que se catálogan en cada grupo, deben ser las correctas y se podrán cambiar facilmente si no tienen movimiento.

INFORMES DE ACTIVOS FIJOS

MODULO DE ACTIVOS FIJOS Este modulo le permite a ente económico, obtener un control individual de todas las cuentas de propiedad, planta y equipo, los cuales representan los activos tangibles adquiridos, construidos y que puedan generar una utilidad al ente en el desarrollo de su objeto social.

Un aspecto que se debe tener en cuenta en el manejo de los activos fijos es, la disminución del valor como consecuencia de uso y del tiempo. El SIIGO, proporciona las herramientas técnicas que le permiten al tener un control de cada uno de los activos que tiene el ente económico y le proporciona las herramientas necesarias para realizar el proceso de la depreciación por cada uno de ellos.

(18/02/2004)

ACTIVOS POR RESPONSABLE Proporciona un informe por pantalla o impreso de cada uno de los activos que tiene una persona bajo su responsabilidad. En se discriminan datos como el código, el nombre del activo, ubicación y fecha de compra. Si el informe es impreso, se puede consultar un rango de nits de personas responsables y el informe mostrara adicionalmente el saldo del activo.

CONSULTA POR RESPONSABLE En esta opción proporciona un informe ya sea por pantalla o impreso, ordenado en forma alfabetica o numérica de todos los activos que han sido incorporados en el módulo de activos

CONSULTA POR UBICACION

En esta opción se puede ver un informe ya sea impreso o por pantalla, ordenado en forma alfabetica por el sitio de ubicación que se le asigno en el catálogo de activos, fecha de compra, nit del responsable, código del activo, nombre del activo.

DEPRECIACION Genera en forma automática el comprobante de depreciación, para efectos de este proceso es necesario tener en cuenta que : • El activo ya este incorporado en la contabilidad y tenga un valor de compra. • No se puede depreciar un activo en el mismo mes de compra. • Que el activo no este totalmente depreciado. Solo por estas razones no se podrá generar el comprobante de depreciación. Para ejecutar el proceso de depreciación el programa pregunta : • ¿ Desea correr la depreciación incluídos los ajustes por inflación ?. En caso de responder en forma negativa la pregunta, el comprobante de depreciación lo hará con el valor historico unicamente, no incluye la depreciación que le debe calcular la cuenta de ajustes por inflación. • ¿ Desea que se tenga en cuenta los ajustes al P.A.A.G. del presente mes ?. El proceso de ajustes por inflación se debe ejecutar el primer día de cada mes, el proceso de depreciación se realiza el último día del mes. Si la respuesta a la pregunta es negativa el proceso de la depreciación excluye los ajustes por inflación calculados el primer día del mes que se va a depreciar, por lo tanto el saldo de la cuenta de ajustes por inflación a depreciar es el del mes anterior. Si la respuesta es afirmativa incluye el ajuste calculado al mes a depreciar.

• ¿ Desea que la depreciación del ajuste por inflación se contabilice en la cuenta de depreciación ?. Esta pregunta define la cuenta contable a donde llevar la depreciación del ajuste por inflación : Ejemplo con la cuenta de muebles y enseres Valor historico

Valor ajustado por inflación

Cuenta

Valor Cuenta

Valor

152405

9.600 152499

960

Depreciación del valor historico Depreciación del ajuste por inflación Cuenta

Valor Cuenta

Valor

159215

80

80

159215

159299 80

Si contesto en forma afirmativa la depreciación del ajuste lo llevará a la cuenta 159215 ( $80), si es negativa la depreciación del ajuste lo llevará a la cuenta 159299 ( $80). Para efectos de la depreciación, se debe parametrizar un comprbante tipo "L" para la respectiva contabilización. Después de decidir la forma las respuestas a las preguntas anteriores, preguntará el tipo de documento en el que contabilizará la depreciación .

Tipo : L- Depreciación Tipo : A- Ajustes por inflación Nit : Corrresponde al Nit del documento, generalmente es el de la cia se puede crear uno para tal efecto. Código inicial del activo : 000000000 Código final : 999999999

Seguro (S/N) : "N" volverá al campo de tipo de documento, "S" actualizará el documento. Ejemplo : Se compra un activo en el mes de febrero por valor de $20.000.000,oo el cual se va a depreciar tres veces, como se observa a continuación :

(18/02/2004) El primero de marzo se realiza el correspondiente ajuste por inflación con un PAAG del 1% .

(18/02/2004) En marzo 31 se realiza la depreciación respectiva, incluidos los ajustes por inflación.

(18/02/2004) En abril 1 ajustes por inflación con un PAAG del 2%

(18/02/2004) En abril 30 se realiza la respectiva depreciación, incluidos ajustes

(18/02/2004) En mayo 1 ajustes por inflación con un PAAG del 1%

CONCILIACION BANCARIA

Esta opción le permite realizar la conciliación bancaria, generando la información procesada contablemente y dando la posibilidad de grabar la información suministrada por el extracto bancario. Mediante un informe suministra las diferencias presentadas para que por medio de notas contables realice los ajustes correspondientes. Nota: El proceso de conciliación bancaria es extracontable, en ningun caso SIIGO automaticamente procederá a realizar el ajuste de las diferencias presentadas. F1- Genera: En esta opción genera un archivo temporal Z244T, el cual será reescrito cada vez que ingrese a esta opción. Digite S en caso de querer generar una nueva información para la conciliación bancaria, o N en caso de querer mantener la información anterior. Digite la cuenta inicial de bancos a los cuales le desea realizar la conciliación bancaria. Digite la cuenta final de bancos a los cuales le desea realizar la concialiación bancaria. Digite en números el mes a conciliar. Digite S si desea incluir más cuentas o N en caso contrario.

(18/02/2004) F2- Graba : En graba extracto, digite la información reportada por la entidad financiera, a través de las siguientes opciones: D- Depositos La opción depositos le mostrara las consignaciones grabadas durante el mes y el tipo de documento, número y consecutivo con que se realizo.

• Digite( enter) si el valor que le muestre la pantalla coincide con el extracto bancario. • Digite el valor del extracto y (enter), si existe diferencia entre el mostrado en la pantalla y el reportado en el extracto bancario.

C- Cheques La opción de cheques le mostrara los comprobantes de egreso con su respectivo número de cheque, grabados durante el mes. • Digite (enter) si el valor que le muestre la pantalla coincide con el valor del extracto bancario. • Digite el valor del extracto( con el signo menos -) y (enter), si existe diferencia entre el mostrado en la pantalla y el valor reportado en el extracto bancario O-Otros La opción otros, le permitira digitar valores correspondientes a notas débito o crédito , o partidas pendientes de conciliar. • Digite el año, mes y día del valor de acuerdo al reporte del extracto bancario • Digite el valor reportado en el extracto bancario • Digite el número de cheque, si corresponde a un cheque girado que no aparece en el movimiento contable. M- Modificación La opción de modificar, le permitira corregir aquellos valores que se reportaron mal en depositos y cheques.

F3 - Informe de diferencias : La opción de informes le genera el movimiento contable y la información relacionada en graba extracto indicando las diferencias entre los valores reportados. Puede imprimir el informe G-general, que le reportara todo el movimiento contable, comparado con el extracto, indicandole las diferencias y el saldo contable, o el informe por D- diferencias, el cual le reportara unicamente las diferencias existentes en la conciliación bancaria. • Digite la cuenta inicial del banco, del cual desea imprimir el informe • Digite la cuenta final del banco, del cual desea imprimir el informe • Digite el mes de movimiento del cual se realizo la conciliación bancaria.

CUENTAS POR COBRAR

CUPOS DE CREDITO Este listado es practico para aquellos clientes que manejan cupos de crédito, para poder hacer una consulta rápida de cual es cupo asignado en la creación del NIT, cual de este cupo a sido utilizado y cual es el disponible, para saber en un momento determinado a cual ya se le venció el cupo de crédito o esta próximo a vencer. La única limitación que se puede tener para no facturar a un cliente que ya se le venció el cupo, es por asignación de claves. ORDENADO ALFABETICAMENTE Este informe sale ordenado por el nombre de los clientes, es útil en el momento en que yo no maneje la cartera por Nits sino por el nombre. Se puede observar

únicamente impreso o por un archivo indicando el rango de NITS a observar y si se quiere o no con sucursales. ORDENADO NUMERICAMENTE Este listado se puede observar de forma impresa con la opción Fn y si se quiere enviar a un archivo con ENTER, este informe nos indica el cupo de crédito, el saldo actual, la cartera disponible y el cupo vencido del rango de Nits que se le asigna al enviar este informe.

EDADES DE CARTERA Dentro de esta opción aparecen dos formas de observar el informe por edades de cartera, para que el defina el numero de rangos con los cuales desea que salga el listado. Este informe tiene muchas utilidades debido a que se puede proyectar la cartera con rangos determinados para poder hacer la provisión de cartera, dependiendo lo establecido. ACTUALIZA A 5 COLUMAS Este informe lo podemos observar en una hoja tamaño carta. En esta opción solicita el numero de modelo a actualizar y el nombre del modelo. Maneja 5 rangos de idas entre los cuales puede ubicar las edades de cartera, de tal manera que las cifras que corresponden a la función menor van a la derecha y a la izquierda las de función mayor. Observe que los extremos toman siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades intermedias seleccionadas. Cabe notar que estos rangos deben ser crecientes, es decir, el siguiente debe ser mayor que el anterior. Para cuentas vencidas

use el signo negativo (ESC retorna a la anterior, ENTER ubica el mostrado). Solicita él numero de modelo a actualizar, en caso de que ya este creado aparecerá el nombre de modelo de lo contrario aparecerá a pie de pantalla "CREACION", y permite crearlo, con ENTER, grabe los rangos de edades de cartera o ESC regresa al menú anterior.

(18/02/2004) ACTUALIZA A 10 COLUMNAS De la misma manera se puede observa pero en una hoja de 180 columnas, se puede configurar rangos más amplios tantos vencidos como por vencer.

(18/02/2004) INFORME A 5 COLUMNAS Presenta dos opción General (G) o Detallada (D). Si escoge cualquiera de las dos opciones, pregunta él numero de modelo a utilizar, que debe estar previamente creado, luego si es a un corte anterior S/N, posteriormente mostrara los rangos, donde sé digita ENTER y al finalizar pregunta desde que cuenta hasta que cuenta se desea la impresión de la edad de cartera, desde que NIT hasta que NIT, y desde que sucursal hasta que sucursal. El listado General muestra la información de todos los clientes de cartera vencida, cartera por vencer en los rangos establecidos. El listado detallado presenta la información de cada cliente con detalle de cada factura de compra o recibo, con cartera vencida, cartera por vencer también en los rangos establecidos. A continuación se pueden observar cuando se le están dando los rangos mencionados anteriormente.

INFORME A 10 COLUMNAS Este informe nos puede ser mas útil cuando nuestra cartera se recupera con una rotación más baja. Debido a que hay rangos más amplios, para proyectarlos a un periodo de idas vencidos y por vencer.

CARTERA MOROSA A diferencia de los otros informes este lo discrimina por cliente pero solo permite observar la cartera que esta pendiente de pago en el momento de emitir el informe. Este informe nos da la opción de generarlo ya sea por orden alfabético o numérico de identificación NIT, por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar desde y hasta que NIT y desde y hasta que sucursal, con ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1F9) según la impresora activada, seguidamente aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si sé digitó ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje titilante: "PROCESANDO INFORMACION" y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

CARTERA GENERAL

Con esta opción se puede listar un archivo con la cartera de los vendedores, en un período determinado. Al ingresar a la función F1 (Cartera General), se genera un informe para enviar a impresión, el cual solicita un corte anterior y un rango de vendedores como lo muestra el siguiente pantallazo.

CARTERA GENERAL POR ZONA Por la opción F2(Cartera General por Zona), muestra un informe impreso con la cartera general pero discriminada por zonas, como se muestra en el siguiente pantallazo:.

CARTERA MOROSA POR ZONA Con estas opciones se puede consultar o imprimir los saldos de cartera morosa y morosa por zona a la fecha, para poder identificar los clientes con su respectivo saldo en cartera. Al ingresar a estas dos opciones va a solicitar lo mismo solicitado en las dos opciones anteriores de cartera.

ANALISIS DE CARTERA DETALLADO

Este informe únicamente se puede observar de forma impresa, y arroja la misma infamación que se observo en el listado anterior por la opción P de pantalla, la diferencia esta en que se puede enviar la información de varios NITS para hacer el análisis correspondiente hasta el mes en que sé esta interesado en imprimir. Al entrar a esta opción va a pedir el rango de NITS que sé a enviar, y la fecha de corte, indicando si se quiere imprimir con la tecla Fn o con ENTER, si se va a enviar a un archivo.

ANALISIS DE CARTERA GENERAL Este listado nos permite consultar por cada uno de los meses del año con una casilla para compras, abonos y la correspondiente para el saldo de lo que se realizo mes a mes. De esta manera podemos observar de forma rápida cual es el movimiento del cliente en forma global o en un mes determinado, de igual manera consultar la fecha del ultimo movimiento. Este listado se puede observar por pantalla o impreso, cuando digitamos la opción P, sólita el numero del NIT, el cual se quiere consultar, y automáticamente traerá a continuación la información de lo que este cliente a comprado, abonado o cancelado y el saldo que tiene en cada mes , en la parte final aparece los totales, la fecha del ultimo movimiento, el saldo actual, la cartera vencida, por vencer y el cupo de crédito que se le otorgo en el momento de la creación del NIT.

Si sé digita la opción I de impreso, el informe tiene la ventaja de ver varios NITS al mismo tiempo, observando el total de lo que ha comprado, abonado y el saldo a la fecha de corte que se le digitó al ingresar, digitando el rango de NITS que se van a observar y al mes de corte que se va a enviar, si se quiere observar en orden alfabético o numérico, dando la opción de imprimirlo con la tecla Fn o con ENTER si se va a enviar a un archivo.

CIRCULARES DE COBRO Esta opción genera un informe que sirve para enviar a cada cliente en el momento que se desee, con la descripción que se necesite dependiendo el caso. ACTUALIZA Por esta opción se puede entrar a generar hasta 99 opciones de circulares de cobro, si ya esta creada muestra la información que contiene de lo contrario permite crearla. El comentario digitado en la parte superior da margen para colocar nueve (9) renglones al igual que la parte inferior. Para tal caso aparece la siguiente pantalla

(18/02/2004) UTILIZA Al escoger esta opción, solicita el numero de la circular a utilizar, luego si es a un corte anterior S/N, con ENTER ubica N, sino requiere de nuevo corte de fecha de lo contrario digite S, y la fecha del nuevo corte (MMDD),

seguidamente; Aparece la pregunta Desea mostrar los créditos? : S/N, luego va a solicitar el rango de idas vencidos desde, hasta y de igual manera continua solicitando desde que NIT hasta que NIT desea imprimir la circular de cobro, con ENTER va a ubicar siempre todos los vencidos y todas las circulares de cobro de todos los clientes. Posteriormente aparece la pregunta Desea el informe con circulares S/N; si opta por la opción S pedido desde que sucursal, hasta que sucursal desea la impresión del informe. Con ENTER va a ubicar todas las sucursales si un tercero determinado maneja n sucursales, se obtiene un informe independiente por cada una de ellas. Además, se puede generar el informe en orden alfabético o numérico (por nombre de tercero o numero de NIT de respectivamente). El proceso de circulares de cobro da la opción de modificar el modelo del texto tanto del encabezado como de la parte final, realizando el mismo proceso de diseño de la circular. El informe generado muestra el encabezado diseñado, ubicando en el centro el resumen de las obligación vencidas del cliente en el rango definido ordenado por idas de vencimiento, liquidando el valor de los intereses de a cuerdo con el porcentaje dado en los paramentos (Registro de Control).

ESTADO DE CUENTA Ofrece la posibilidad de obtener en forma detallada el saldo a la fecha, de todos los clientes o uno en particular, haciendo enfasis en el numero de dias que esta vencido o por vencer una deuda.

PANTALLA Este listado nos sirve para ver en forma detallada el saldo de cada cliente por documento y en forma total. Siempre al entrar a esta opción pregunta si se quiere generar el informe A un corte anterior (S / N), esto significa si se va ha observar a una fecha determinada, sin tener en cuenta lo que ha sucedido con este cliente después de esta fecha.

(18/02/2004) Posteriormente aparecerá el pantallazo donde pregunta el numero del NIT, a ser consultado. Seleccionando el cliente con las teclas ayuda F2 alfabética y F3 numérica, aparecerá el nombre de la empresa o persona natural que le adeuda a la compañía y su sucursal correspondiente, si estuviera catalogado así. Este informe muestra por renglón la cuenta contable que afecto el movimiento, el centro de costo, el numero de documento de cruce, la fecha de elaboración y la fecha de vencimiento, los idas vencidos y por vencer del documento, en donde los que tienen signo positivo son por vencer y los de signo negativo son los vencidos, al final del renglón aparece el saldo del documento a la fecha en la que nos ubicamos al ingresar a la opción. Por ultimo aparece el saldo total pendiente por pagar de este cliente. COMENTARIO Este comentario aparecerá impreso en el estado de cuenta de cada cliente, nos sirve para identificar el motivo por el cual estamos enviando este informe. Para este comentario únicamente puede utilizar hasta tres líneas. INFORME

Podemos observar el estado de cuenta impreso del cliente, en donde nos va aparecer la información de lo que nos esta pendiente de pago en el momento de observar el informe, a nivel General o distribuido por Centro de Costos. Aparece la pregunta solicitando la si desea fecha de corte (S/N), si se opta por la opción S pedirá la nueva fecha que se desee. En caso contrario asumira la fecha en la cual estamos posesionados.

Se puede observa el informe en forma General o por Centro de Costos, posteriormente aparecera la pregunta Desea la impresión con comentario S/N: el cual hace referencia al comentario dado en la opcion comentario a incluir. Luego le solicita desde que NIT a que NIT, desea la impresión; con ENTER los ubica todos, en caso de no estar seguro del numero de NIT, con las teclas de ayuda F2 o F3 podra realizar una consulta rapida Alfabetica o Numerica respectivamente. A continuacion aparece la pregunta Desea el informe con sucrusales S/N, si la respuesta es S, solicita desde que sucursal, hasta que sucursal desea la impresión; con ENTER las ubica todas, y si se desea en orden numerico o alfabetico, obteniendo la impresion del informe o creación de un archivo como se puede observar en el siguiente pantallazo:

(18/02/2004)

CARTERA ORDENADA POR CENTRO DE COSTOS

Este informe es útil cuando la cuenta de cartera maneja diferentes centros de costos y se requiere verlo ordenado de esta manera, por ejemplo si se maneja los centros de costos como ciudades y los subcentros de costos como puntos de venta, es importante poder observar a los clientes que se le venden en una ciudad o en cada punto de venta determinado, discriminando cada factura pendiente de pago con su respectiva fecha de elaboración y vencimiento y el saldo a pagar por documento y saldo total. Si escogió esta opción pregunta desde que hasta que centro de costo; con ENTER toma todos los centros de costo, desde que subcentro hasta que subcentros de costos si existen desde que cuenta a que cuenta contable que afecte cartera, y si desea ver la cartera morosa o total en el informe; y luego aparece el mensaje " Fn Impresora ENTER archivo". Digite entre F1-F9 según las impresoras activadas seguidamente aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si sé dígito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje titilante: PROCESANDO INFORMACION. Y en el momento de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

CARTERA ORDENADA POR CUENTA

Este informe nos ordena la situación de cartera que tiene cada cliente por el código de la cuenta contable, dependiendo la que se haya utilizado en el momento de elaborar la factura de venta. En el momento de enviarlo pregunta desde que hasta que cuenta ENTER toma todas las cuentas de cartera, desde que centro de costo a que centro de costo y si desea verlo con subcentros de costos si existen; y luego aparece el mensaje: Fn Impresora, ENTER archivo, digite entre (F1-F9) según las impresoras activadas, luego aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si sé dígito la tecla ENTER, comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje titilante PROCESANDO INFORMACION. En el instante de terminar:

"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

CARTERA ORDENADA POR NRO. Este informe nos sirve para observar un listado ordenado por clientes y cada uno de ellos con sus documentos pendientes por cancelar, totalizándolo por cada cliente, en donde en cada renglón aparece el vendedor que realizo la venta, la cuenta contable que afecto, el numero del documento de la transacción, la fecha de elaboración y la de vencimiento idas vencidos o por

vencer y el saldo que tiene cada documento a la fecha en que nos encontramos ubicados. Esta opción nos brinda generar el informe ya sea por orden alfabético o numero de identificación, NIT. Por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar desde que NIT a que NIT y desde que sucursal hasta que sucursal, con ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER, Archivo"; digite entre "F1-F9" según las impresoras activadas, seguidamente aparecerá: Impresora Lista? S/N S" comienza a producir el informe. Si sé dígito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso y mostrara el siguiente mensaje: "PROCESANDO INFORMACION" Y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

ANALISIS DE CARTERA SIN VENTA DETALLADA En esta opción se puede observar el numero de días que el cliente no a efectuado compras por cada mes en que se ha tenido movimiento, para tener un análisis mas detallado al poderlo observar cuantos días a dejado sin comprar de enero, febrero, etc. Se puede ver en forma impresa o por pantalla, si se escoge la opción P de pantalla lo primero que se tiene que digitar son los días sin compra que se van a analizar, luego con ENTER permite observar a nivel informativo NIT a NIT.

ANALISIS DE CARTERA SIN VENTA GENERAL Este informe sirve para comparar la actividad de compra con respecto de un cliente a otro, en un numero de idas determinado. El listado se puede observar por pantalla o de forma impresa, si se escoge la P de impreso sé digita el NIT desde el cual se quiere hacer el análisis, y los idas en los cuales se quiere observar los clientes no han efectuado compras. Y enseguida aparecerá la lista de Nits con la ultima fecha de compra y el numero de idas que lleva sin comprar. Si sé digita I de impreso lo primero que se indica es el numero de idas que se quieren observar sin que hayan comprado los clientes y a continuación se marca el rango de NITS que se van a analizar, describiendo si se quiere observar con sucursales o no, y en el orden que se va a enviar si numérico o alfabetico, dándole la opción Fn si se quiere imprimir o ENTER si se va a enviar a un archivo.

SALDOS DOCUMENTO NUMERICO Este informe sirve para observar los diferentes números de documentos generados al hacer una factura de compra, ordenado por el numero del NIT de cada proveedor. El informe pide una fecha de corte y el rango de NITS que se va ha observar y si se va a enviar la impresión en carro ancho o normal.

SALDOS POR DOCUMENTO

Muestra un informe por cada documento y por cada vencimiento digitado en su elaboración, y también si se desea en un corte de mes determinado. SALDOS POR DOCUMENTOS Este informe nos sirve de consulta para ver el saldo especifico de un documento por cliente determinado, a la fecha en que se emita el listado.

(18/02/2004) Solicita que sé digite el tipo de documento. Utilice el numero que corresponda, recuerde si ha olvidado el numero del tipo del documento pulse F2, así aparecerán las opciones con su numeración, elija la que necesite, seguido del numero del comprobante a consultar. Muestra NIT del cliente, Cuenta Contable que afecta, el documento con sus diferentes vencimientos, la fecha de elaboración, fecha de vencimiento, días que lleva vencidos o le falta por vencer al documento, y el saldo para cada vencimiento. Si se escoge esta opción muestra un pantallazo como el que se observa a continuación:

(18/02/2004) MOVIMIENTO AUXILIAR Lo podemos observar por pantalla o de forma impresa, NIT a NIT, y sucursal por sucursal, el informe nos indica que documento afecto el movimiento, si aparece la letra F, es una factura lo que lo origino y si aparece la letra R fue un recibo de caja, cancelando el documento de origen o sea una factura de venta

(18/02/2004)

MOVIMIENTO DE CARTERA Este informe es útil para el análisis general de lo que un cliente a generado tanto en las ventas que se le han efectuado como en la cancelación de las facturas y poder observar el cruce con el documento que corresponda.

MOVIMIENTO DOCUMENTO CRUCE Este informe sirve para poder analizar el documento origen con los cruces respectivos que lo han afectado, es decir si se genera una factura se puede observar con que numero de recibo de caja se cancelo o si se hizo algún abono. Al ingresar a esta opción exige que se le digite el comprobante que se quiere analizar, en este caso será la factura de venta, o sea el documento F, dándole el rango de los números de facturas que se van a observar, con ENTER, los asume todos, luego presunta si se quiere la impresión en carro ancho o normal, dando la opción de imprimirlo con Fn o con ENTER para enviarlo a un archivo.

(18/02/2004)

GESTION DE COBRANZA Este informe permite observar cuanto de lo que sé a facturado sé a recaudado, con los documentos respectivos de cruce. COBRANZA GENERAL

Al ingresar a esta opción sé digita el espacio de tiempo en el cual se quiere hacer el análisis, de igual manera da el rango de NITS y sé envía con ENTER a un archivo o con Fn a imprimir COBRANZA POR CUENTA Si lo que se quiere es analizar alguna cuenta especifica se utiliza es informe para saber en un momento determinado cual ha sido las ventas y recaudos por cuenta contable, algunas veces se presenta este caso cuando la cuenta de cartera esta auxiliarizada por ciudades y se necesita observar de esta manera. COBRANZA POR VENDEDOR Este informe es practico cuando se tiene el modulo de venta y se han discriminado por códigos los vendedores para saber exactamente cuanto a vendido y recaudado alguno o todos los vendedores. Al querer generar este informe sé digitará las fechas que se van a tener en cuenta, el rango de los códigos de los vendedores a analizar y grupo de NITS a observar. Luego con la tecla Fn sé imprimirá o con ENTER se enviara a un archivo.

ESTADISTICAS DE CUMPLIMIENTO Al seleccionar la función F3 (Estadísticas de cumplimiento), muestra otro display con dos opciones más que son: • F1 Detallado • F2 General

(18/02/2004)

PROYECCION VENCIMIENTO Este informe es muy practico para poder observar a una fecha determinada cuanto se va ha recaudar por cartera, para elaborar nuestro flujo de caja, aunque se debe tener en cuenta que no siempre el cliente va a cancelar tan pronto sé le vence la cartera. También se puede observar proyectándolo a fechas anteriores, en donde el recaudo es mas seguro debido a que las facturas tienen fechas de vencimiento pasadas. PROYECCION GENERAL Este listado muestra a nivel informativo el rango de NITS que se quieren proyectar a una fecha determinada, al ingresar a esta opción sé tendrá que indicar que fecha a que fecha se va a analizar el recaudo, de igual forma el rango de NITS. Enviándolo impreso o generando un archivo con la opción Fn se imprime, con ENTER sé envía al archivo. PROYECCION POR CUENTA Este informe permite hacer la proyección con una cuenta determinada para analizar específicamente a un rango de clientes, indicando la fecha en la cual se va a efectuar la proyección. Al ingresar a esta opción lo primero que digita es el parámetro de las fechas que se van a analizar, luego las cuentas especificas que se van a proyectar, indicando el rango de NITS, se puede con las teclas de impresión Fn o con ENTER enviarlo a un archivo para poderlo observar.

RECAUDO POR VENDEDOR La opción F8 (Recaudo por Vendedor), muestra un informe para impresión detallado con una relación de recaudos hechos por cada vendedor, muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Se digita el mes y el día desde y hasta el cual desea generar el informe, también se digita el rango de vendedores para mostrar el informe. Paso seguido, solicitará número de impresora a activar (con las funciones de F1 a F12), después de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente mensaje: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN"

SALDOS DOCUMENTOS ALFABETICO Este

listado

nos

permite

ver

él

numero

del

documento

ordenado

alfabéticamente por el nombre del cliente, especificando el rango de facturas y de NITS que deseo observar, y si se desea la impresión más ancha que lo normal es Pedirá un corte de mes especifico, paso seguido desde que documento hasta que documento y desde que NIT hasta que NIT quiere consultar,

ANALISIS DE PROVEEDORES GENERAL Este listado nos permite consultar por cada uno de los meses del año con una casilla para compras, abonos y la correspondiente para el saldo de lo que se realizo mes a mes. De esta manera podemos observar de forma rápida cual es el movimiento del PROVEEDOR en forma global o en un mes determinado, de igual manera consultar la fecha del ultimo movimiento. Este listado se puede observar por pantalla o impreso, cuando digitamos la opción P, solicita el numero del NIT, el cual se quiere consultar, y automáticamente traerá a continuación la información de lo que este proveedor nos ha vendido, y lo que le hemos abonado o cancelado y el saldo que se tiene en cada mes, en la parte final aparece los totales, la fecha del ultimo movimiento, el saldo actual, los saldos vencidos, por vencer.

Si sé digita la opción I de impreso, el informe tiene la ventaja de ver varios NITS al mismo tiempo, observando el total de lo que se ha comprado, abonado y el saldo a la fecha de corte que se le digitó al ingresar, digitando el rango de NITS que se van a observar y al mes de corte que se va a enviar, si se quiere observar en orden alfabético o numérico, dando la opción de imprimirlo con la tecla Fn o con ENTER si se va a enviar a un archivo. DETALLADO Este informe únicamente se puede observar de forma impresa, y arroja la misma infamación que se observo en el listado anterior por la opción P de

pantalla, la diferencia esta en que se puede enviar la información de varios NITS para hacer el análisis correspondiente hasta el mes en que sé esta interesado en imprimir. Al entrar a esta opción va a pedir el rango de NITS que sé a enviar, y la fecha de corte, indicando si se quiere imprimir con la tecla Fn o con ENTER, si se va a enviar a un archivo. COMPRAS GENERAL Este informe sirve para comparar la actividad de compra con respecto de un proveedor a otro, en un numero de días determinado. El listado se puede observar por pantalla o de forma impresa, si se escoge la P de impreso sé digita el NIT desde el cual se quiere hacer el análisis, y los idas en los cuales se quiere observar los proveedores no le hemos efectuado compras. Y enseguida aparecerá la lista de Nits con la ultima fecha de compra y el numero de idías que llevamos sin comprar. Si sé digita I de impreso lo primero que se indica es el numero de díass que se quieren observar sin que nos hayan vendido los proveedores y a continuación se marca el rango de NITS que se van a analizar, describiendo si se quiere observar con sucursales o no, y en el orden que se va a enviar si numérico o alfabetico, dándole la opción Fn si se quiere imprimir o ENTER si se va a enviar a un archivo. COMPRAS DETALLADO En esta opción se puede observar el numero de días que no hemos efectuado compras a un cliente determinado por cada mes en que se ha tenido movimiento, para tener un análisis mas detallado al poderlo observar cuantos días se a dejado sin comprar de enero, febrero, etc.

Se puede ver en forma impresa o por pantalla, si se escoge la opción P de pantalla lo primero que se tiene que digitar son los días sin compra que se van a analizar, luego con ENTER permite observar a nivel informativo NIT a NIT.

CARTERA ORDENADA POR CENTRO DE COSTOS (PROVEEDORES) Este informe es útil cuando la cuenta de proveedores maneja diferentes centros de costos y se requiere verlo ordenado de esta manera, por ejemplo si se maneja los centros de costos como ciudades y los subcentros de costos como puntos de venta, es importante poder observar a los proveedores a los que se les compra en una ciudad o en cada punto de venta determinado, discriminando cada factura pendiente de pago con su respectiva fecha de elaboración y vencimiento y el saldo a pagar por documento y saldo total. Si escogió esta opción pregunta desde que hasta que centro de costo; con ENTER toma todos los centros de costo, desde que subcentro hasta que subcentros de costos si existen desde que cuenta a que cuenta contable que afecte proveedores, y si desea ver la cartera morosa o total en el informe; y luego aparece el mensaje " Fn Impresora ENTER archivo". Digite entre F1-F9 según las impresoras activadas seguidamente aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si sé dígito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje titilante: PROCESANDO INFORMACION. Y en el momento de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)

USE COMANDO PARA IMPRESION

CARTERA ORDENADA POR CUENTA (PROVEEDORES) Este informe nos ordena la situación de cartera que tiene cada proveedor por el código de la cuenta, dependiendo la que se haya afectado en el momento de registrarlo contable. En el momento de enviarlo pregunta desde que hasta que cuenta ENTER toma todas las cuentas de proveedores, desde que centro de costo a que centro de costo y si desea verlo con subcentros de costos si existen; y luego aparece el mensaje: Fn Impresora, ENTER archivo, digite entre (F1-F9) según las impresoras activadas, luego aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si sé dígito la tecla ENTER, comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje titilante PROCESANDO INFORMACION. En el instante de terminar:

"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION CARTERA ORDENADO POR NUMERO (PROVEEDORES) Este informe nos sirve para observar un listado ordenado por proveedores y cada uno de ellos con sus documentos pendientes por cancelar, totalizándolo por cada proveedor, en donde en cada renglón aparece la cuenta contable que afecto, el numero del documento de la transacción, la fecha de elaboración y la

de vencimiento días vencidos o por vencer y el saldo que tiene cada documento a la fecha en que nos encontramos ubicados. Esta opción nos brinda generar el informe ya sea por orden alfabético o numero de identificación, NIT. Por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar desde que NIT a que NIT y desde que sucursal hasta que sucursal, con ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER, Archivo"; digite entre "F1-F9" según las impresoras activadas, seguidamente aparecerá: Impresora Lista? S/N S" comienza a producir el informe. Si sé dígito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso y mostrara el siguiente mensaje: "PROCESANDO INFORMACION" Y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION CARTERA MOROSA TOTAL Al seleccionar cualquiera de las 4 opciones que encontramos va a pasar a la pregunta: A UN CORTE ANTERIOR (S/N), al digitar S pregunta a pie de pagina de pantalla: Fecha de Corte? MMDD. Al digitar el mes y el día, el proceso puede demorar dependiendo del movimiento de proveedores que se tenga en ese momento.

SALDOS POR DOCUMENTOS (PROVEEDORES)

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Este informe nos sirve de consulta para ver el saldo especifico de un documento por proveedor determinado, a la fecha en que se emita el listado. Solicita que sé digite el tipo de documento. Utilice el numero que corresponda, recuerde si ha olvidado el numero del tipo del documento pulse F2, así aparecerán las opciones con su numeración, elija la que necesite, seguido del numero del comprobante a consultar. Muestra NIT del proveedor, Cuenta Contable que afecta, el documento con sus diferentes vencimientos, la fecha de elaboración, fecha de vencimiento, días que lleva vencidos o le falta por vencer al documento, y el saldo para cada vencimiento. SALDOS CARTERA MOROSA (PROVEEDORES) A diferencia de los otros informes este lo discrimina por proveedor pero solo permite observar los saldos que están pendientes de pago en el momento de emitir el informe. Este informe nos da la opción de generarlo ya sea por orden alfabético o numérico de identificación NIT, por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar desde y hasta que NIT y desde y hasta que sucursal, con ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1F9) según la impresora activada, seguidamente aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si sé digitó ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje titilante: "PROCESANDO INFORMACION" y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

EDADES DE PROVEEDORES Dentro de esta opción aparecen dos formas de observar el informe por edades de proveedores, para que el defina el numero de rangos con los cuales desea que salga el listado. Este informe tiene muchas utilidades debido a que se puede proyectar las cuentas por pagar con rangos determinados para poder hacer la provisión de proveedores, dependiendo lo establecido. ACTUALIZA A 5 COLUMAS Este informe lo podemos observar en una hoja tamaño carta. En esta opción solicita el número de modelo a actualizar y el nombre del modelo. Maneja 5 rangos de idas entre los cuales puede ubicar las edades de proveedores, de tal manera que las cifras que corresponden a la función menor van a la derecha y a la izquierda las de función mayor. Observe que los extremos toman siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades intermedias seleccionadas. Cabe notar que estos rangos deben ser crecientes, es decir, el siguiente debe ser mayor que el anterior. Para cuentas vencidas use el signo negativo (ESC retorna a la anterior, ENTER ubica el mostrado). Solicita él numero de modelo a actualizar, en caso de que ya este creado aparecerá el nombre de modelo de lo contrario aparecerá a pie de pantalla "CREACION", y permite crearlo, con ENTER, grabe los rangos de edades de cartera o ESC regresa al menú anterior.

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ACTUALIZA A 10 COLUMNAS De la misma manera se puede observa pero en una hoja de 180 columnas, se puede configurar rangos más amplios tantos vencidos como por vencer.

(Haga click en esta imagen para verla mejor) INFORME A 5 COLUMNAS Presenta dos opción General (G) o Detallada (D). Si escoge cualquiera de las dos opciones, pregunta él numero de modelo a utilizar, que debe estar previamente creado, luego si es a un corte anterior S/N, posteriormente mostrara los rangos, donde sé digita ENTER y al finalizar pregunta desde que cuenta hasta que cuenta se desea la impresión de la edad de proveedores, desde que NIT hasta que NIT, y desde que sucursal hasta que sucursal. El listado General muestra la información de todos los proveedores de cartera vencida, cartera por vencer en los rangos establecidos. El listado detallado presenta la información de cada proveedor con detalle de cada factura de compra o comprobante de pago, con cartera vencida, cartera por vencer también en los rangos establecidos. A continuación se pueden observar cuando se le están dando los rangos mencionados anteriormente. INFORME A 10 COLUMNAS Este informe nos puede ser mas útil cuando nuestros proveedores tienen un movimiento con una rotación más baja. Debido a que hay rangos más amplios, para proyectarlos a un periodo de días vencidos y por vencer.

ESTADO DE CUENTA

Esta función se utiliza para consultar o analizar, el estado de cuenta de los proveedores, de igual forma como circularización. Muestra dos opciones para consultar los informes, como se puede apreciar en el siguiente pantallazo

(Haga click en esta imagen para verla mejor) Al escoger la opción P (Pantalla), solicita si se desea sacar el informe con un corte anterior (S/N), si se digita S, se digita la fecha del corte, de lo contrario se digita N. En seguida solicita el número del Nit a ser consultado, si no se conoce con exactitud el número, se puede utilizar las teclas de función de ayuda (F2Alfabética, F3-Numérica).

(Haga click en esta imagen para verla mejor) Al escoger la opción I (Informe) solicitará un rango de Nits, con Enter los ubica todos, también solicitará estos manejan sucursales, si se le digita S, se marcar desde y hasta que sucursal, con Enter las ubica todas, de lo contrario se digita N.

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SALDOS DOCUMENTO DETALLADO (PROVEEDORES) Este informe nos permite ver en forma detallada el movimiento de cada documento ordenado por el numero con que se genero cada uno,

especificando el rango de facturas de compra y de NITS que deseo observar, y si se desea la impresión más ancha que lo normal. Al entrar a esta opción, pregunta si se desea ver el informe a una fecha de corte determinada, para no tener en cuenta el movimiento que no nos interesa. Luego nos pide que factura a que factura indicando el numero del comprobante completo, si no recuerda el numero con que esta parametrizada la factura se puede escribir la letra F, y sé podrá observar los diferentes tipos de facturas que existen, y escoger el que se necesita. Así: Luego se tiene que indicar desde que NIT a que NIT se quiere ver el informe con ENTER, toma todos y se debe decir si la impresiona se va a sacar un carro ancho a normal, si se emite el informe en carro ancho podremos verlo de manera mas amplia para observarlo mejor. Luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1-F9) según la impresora activada, seguidamente aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si sé digitó ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje titilante:

(18/02/2004) "PROCESANDO INFORMACION" Y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

MANEJO DE PROVEEDORES En esta etapa se ha determinado como realizar la consulta y el manejo de los diferentes listados que nos ofrece este modulo, ofreciendo un mayor entendimiento y fácil ubicación del funcionamiento del modulo. Este modulo nos brinda ocho (8) opciones para poder extraer los diferentes listados, dependiendo de su necesidad.

(Haga click en esta imagen para verla mejor) Es la primera opción que encontramos, en donde se pueden crear directamente los proveedores y observarlos por pantalla o de forma impresa.

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MOVIMIENTO DE PROVEEDORES Este informe es útil para el análisis general de lo que un proveedor a generado tanto en las compras que se le han efectuado como en la cancelación de las facturas y poder observar el cruce con el documento que corresponda. MOVIMIENTO AUXILIAR Lo podemos observar por pantalla o de forma impresa, NIT a NIT, y sucursal por sucursal, el informe nos indica que documento afecto el movimiento, si aparece la letra correspondiente, a una factura de compra de lo que lo origino y si aparece la letra G fue un comprobante de egreso, cancelando el documento de origen o sea una factura de compra. MOVIMIENTO DOCUMENTO CRUCE

Este informe sirve para poder analizar el documento origen con los cruces respectivos que lo han afectado, es decir si se genera una factura de compra se puede observar con que numero de comprobante de egreso que se cancelo o si se hizo algún abono. Al ingresar a esta opción exige que se le digite el comprobante que se quiere analizar, en este caso será la factura de compra, o sea el documento P, dándole el rango de los números de facturas que se van a observar, con ENTER, los asume todos, luego presunta si se quiere la impresión en carro ancho o normal, dando la opción de imprimirlo con Fn o con ENTER para enviarlo a un archivo.

VENTAS

ELABORACION DE COTIZACIONES La opción FI (Elaboración), permite realizar las cotizaciones de los productos para enviarlas al cliente. Se debe definir la Cotización por el Módulo de Contabilidad, la opción F9 (Definición Documentos). Los pasos para realizar una Cotización en SIIGO son los siguientes: 1. Digite el día de la Cotización, con Enter ubica el día de proceso. 2. Digite el Número de cotización que desea realizar (documento no contable). Si se tiene parametrizado el documento con numeración automática, el documento asume el número consecutivo.

3. Digite el Centro de Costo y Subcentro al cual corresponde la Cotización, paso seguido aparece el nombre del centro de costo. 4. Digite el código del Vendedor (Cuatro posiciones), con Enter ubica el mostrado, muestra el nombre del Vendedor. 5. Digite la fecha de entrega: (AAAA/MM/DD). 6. Digite el Nit del beneficiario al que se realiza la Cotización, se puede consultar con las teclas de función F2 (Alfabético) o F3 (Numérico). 7. Digite la forma de pago (efectivo o a crédito). 8. Seleccione el producto a cotizar, se puede consultar con las teclas de función F2 (Alfabético), F3 (Numérico) o F4 (por Referencia). Paso seguido mostrará la descripción del producto y el valor unitario. 9. Se digita la bodega a la que corresponde la cotización y la cantidad de productos a cotizar, con la función F1 finaliza el ingreso de productos.

(18/02/2004) .

STRACION DE COTIZACIONES

(18/02/2004) La opción F2 (on de Cotizaciones), permite realizar y corregir cotizaciones, además muestra una serie de informes los cuales sirven para llevar un control sobre los pedidos entregados o pendientes por despachar.

ANALISIS DE COTIZACIONES Por medio de esta opción se puede pedir un análisis de un producto basándose en la información de saldo de producto, cotizaciones no efectivas, compras pendientes por recibir, bien sea I Impreso o por P Pantalla. En caso de escoger I Impreso aparecerán tres opciones por las cuales se desea enviar el listado (Alfabético, Numérico, Referencia de fabrica), al escoger cualquiera de las tres opciones, solicitará un rango de productos, se puede ubicar con las teclas de función de ayuda F2 (Alfabético), F3 (Numérico), F4 (por Referencia) o F5 (Por código de barras). Paso seguido aparecerá el mensaje: Fn Impresora Enter Archivo Si se escoge la opción P Pantalla mostrara el siguiente pantallazo:

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AUXILIAR DE COTIZACIONES Por esta opción se puede consultar un auxiliar de todas las Cotizaciones con su respectivo documento cruce (Pedido) o solo los pendientes de un producto o rango de productos y/o Nit o rango de Nits. El programa por defecto al oprimir Enter, marca la opción P (Pendientes). Paso seguido solicita un rango de fecha inicial - final, un rango de productos (con Enter los ubica todos) y el tipo de comprobante a consultar, inmediatamente aparecerá el mensaje: Fn Impresora Enter Archivo

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MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES

(18/02/2004) La opción F2 (Mantenimiento), permite anular, agregar o descargar productos además de modificar cualquier dato de la cotización previamente realizada, a lo cual se debe dar el número de la misma, muestra el contenido de la cotización e indica se es para anular o no. Si se digita NO, se da Enter hasta llegar a la secuencia siguiente para suministrar un nuevo código de producto o la modificación que se le vaya a realizar. Con F1 finaliza el ingreso de productos.

ESTADISTICA DE VENTAS La función F6 (Estadística de Ventas), sirve para llevar un control relacionado con las ventas realizadas por cliente, por producto, por vendedor, por bodega y por centro de costo.

(18/02/2004)

COTIZACIONES PENDIENTES POR PRODUCTO / POR CLIENTE

Con estas opciones, se puede consultar o imprimir los productos o clientes con cotizaciones aún sin cruce con el pedido para poder identificar los pendientes de un cliente y/o producto pendiente a varios clientes.

(18/02/2004) POR PRODUCTO: Trae dos opciones (Producto - Referencia), por defecto el programa toma la opción (Producto), solicita el código del producto del cual se desea consultar, se puede ubicar con las teclas de función de ayuda F2 (Alfabético), F3 (Numérico), F4 (por Referencia) o F5 (Por código de barras). POR CLIENTE: Se digita el Nit del beneficiario, se puede consultar con las teclas de función F3 (Alfabético) F3 (Numérico).

(18/02/2004) VENTAS POR BODEGA En caso de escoger o seleccionar la opción F4 (Ventas por Bodega), mostrará el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Se digita la fecha hasta la cual se quiere tomar las ventas efectuadas, se digita el rango de bodegas para generar el informe, con Enter las ubica todas Digite S si desea el informe resumido, de lo contrario N. Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el número o números de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de función F1 o ESC.

VENTAS POR CENTRO DE COSTOS En caso de seleccionar F5 (Ventas por centros de costos), mostrará el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Se digita la fecha hasta la cual se quiere tomar las ventas efectuadas, se digita el rango de Centros de Costos para generar el informe, con Enter las ubica todas Digite S si desea el informe resumido, de lo contrario N. Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el número o números de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de función F1 o ESC.

VENTAS POR CLIENTE En caso de escoger F1 (Ventas por Cliente) aparecerá el siguiente mensaje:.

(18/02/2004) Después del anterior mensaje oprima Enter para continuar. Se digita el mes y día y hasta cual quiere tomar las ventas efectuadas. Si desea generar el informe por sucursal digite S, de lo contrario N. Digite el Nit del cliente, con Enter los ubica todos. Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el número o números de comprobantes a incluir.

VENTAS POR PRODUCTO En caso de escoger F2(Ventas por Producto), mostrará la siguiente pantalla: Digite el rango de vendedores, si desea el informe por zonas, digite S, y digita el rango de zonas, con Enter las ubica todas.

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VENTAS POR VENDEDOR En caso de escoger F3 (Ventas por vendedor), mostrará la siguiente pantalla:

(18/02/2004) Digite el rango de la fecha hasta el cual se quiere tomar las ventas efectuadas. Digite el rango de vendedores, con Enter los ubica todos. Si desea el informe por zonas digite S de lo contrario digite N, en caso afirmativo digite el rango de las zonas, con Enter las ubica todas. Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el número o números de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de función F1 o ESC. INFORME POR ZONAS La opción F4(Informe por Zona), permite consultar y/o imprimir una relación de vendedores por zona, inmediatamente al ingresar a esta opción muestra el siguiente mensaje: Fn Impresora ENTER Archivo El informe de Vendedores por Zona viene discriminado de la siguiente manera: 1. Zona (Código y Nombre).

2. Código y nombre del vendedor. 3. Ciudad (Código y nombre). 4. País (Código y nombre). 5. Porcentaje de ventas y recaudo. INFORME DE CLIENTES El cliente se identifica por su numero de NIT o para personas naturales con su numero de cédula, y así mismo identificarlo por la sucursal a la cual pertenece, siempre y cuando se hubiera identificado así en su creación. Este informe nos sirve para consulta de los diferentes Clientes que tenemos creados con su respectivo NIT, teléfono y la fecha de la creación.

INFORME DE VENDEDORES Por la opción F2(Informe Vendedores), se puede consultar o imprimir una relación de vendedores, al ingresar a esta opción, muestra un pantallazo donde solicita si se desea el informe alfabética o numéricamente, al marcar cualquiera de las dos opciones, pide lo siguiente: Fn Impresora ENTER Archivo El informe de Vendedores viene discriminado de la siguiente manera: 1. Código y nombre del vendedor. 2. Zona en la cual esta ubicado el Vendedor. 3. Ciudad (Código y nombre). 4. País (Código y nombre). 5. Porcentaje de ventas y recaudo.

MANEJO DE CLIENTES Es la primera opción que encontramos, en donde se pueden crear directamente los clientes y observarlos por pantalla o de forma impresa.

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ISTRACION DE VENDEDORES Por la opción F4 (ón. de Vendedores), se puede generar informes o enviarlos a un archivo para observarlos en pantalla, según la necesidad requerida.

APERTURA DE VENDEDORES

Por el módulo F11 Ventas, Opción F1 Catálogo de Vendedores, F1 Apertura; podrá crear los diferentes vendedores que manejará la Empresa, siempre y cuando posea dicho módulo. Para esto los vendedores deben haber sido creados previamente en el módulo de Contabillidad, por la opción istración de Terceros, y estar marcados como E (Empleados).

En caso de escoger la opción apertura aparecerá:

Digite el código del Vendedor a crear, si ya se encuentra registrado, puede modificarse cualquier dato , con <ENTER> ubica el siguiente código disponible. Digite el Número del NIT, al que corresponde el vendedor. Digite la Zona asignada al vendedor, previamente creada en Registro de Zonas. Digite el código del País y el Código de Ciudad a asignar al vendedor, previamente creados en Registro de Países y Ciudades. Digite el Porcentaje a aplicar por ventas. Este cálculo lo hará tomando en cuenta la cuenta de ingresos, el nit al que se afecte y el vendedor. (3 enteros, 2 decimales) Digite el Porcentaje a aplicar por recaudos. Este cálculo lo hará tomando en cuenta los documentos que son recibos de caja con los que se registra el pago o abono del cliente. (3 enteros, 2 decimales). Para la eliminación de un código registrado, basta con digitar el código a borrar y presionar la tecla de FUNCION F5. En caso de tener movimiento acumulado, a pie de pantalla aparecerá "CODIGO CON MVTO NO BORRA." Por el módulo F11 VENTAS, Opción F1 Catálogo de Vendedores, F2 Informe de vendedores, podrá obtener un listado de los diferentes vendedores creados. Le permite obtener el informe ordenado por nombre del vendedor o por Código de vendedor, paso seguido aparecerá el mensaje "Fn Impresora ENTER Archivo", digite entre F1 Y F9 (según impresoras activadas), a continuación aparecerá el mensaje "Impresora Lista ? (S/N) S" digite S, lo que ocasiona que se empiece a producir el informe impreso.

Este informe muestra por cada vendedor la información detallada en orden Numérico o Alfabético de acuerdo a como se haya solicitado y tiene los siguientes campos : 1. Código del vendedor 2. Nombre del vendedor 3. Zona 4. Ciudad 5. País 6. Porcentaje de Ventas 7. Porcentaje de Recaudo

ANALISIS DE RENTABILIDAD Con la función F7 (Análisis de Rentabilidad), suministra un informe detallado con la rentabilidad producida por cada venta, y muestra seis opciones para realizar estos informes, como lo muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Digite F1 (Rentabilidad por Producto) si desea el informe por venta de productos, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de productos desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F2 (Rentabilidad por Línea) si desea el informe por la línea de productos, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual quiere generar

el informe; digite el rango de líneas de productos desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F3 (Rentabilidad por Vendedor) si desea el informe por vendedor de los productos, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de vendedores desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F4 (Rentabilidad por Zonas) si desea el informe por zona que corresponda a cada vendedor, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de zonas desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F5 (Rentabilidad por Cliente) si desea el informe se produzca por cliente de los productos vendidos, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de clientes desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F6 (Rentabilidad por Centro de Costos) si desea que se produzca el informe de ventas por Centros de Costos, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de Centros de Costos desde y hasta el cual quiere el informe, si desea el informe con subcentros de costos digite el rango.

VENTAS

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Ofrece la informacion necesaria, para soporte del presupuesto entre lo historico y lo proyectado de ventas de articulos o prestacion de servicios. Tambien ofrece el control de vendedores, pedidos en cumplimiento o incumplimiento en su entrega.

CATALOGO DE PRODUCTOS Por la opción F3 (Catálogo de productos), podemos importar archivos de otros programas hacia SIIGO. Al manipular esta opción inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

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LIQUIDACION DE COMISIONES La función F5 (LIQUIDACION COMISIONES), muestra tres opciones:

(18/02/2004) COMISIONES Digite, F1 (Comisiones), si se desea imprimir un informe de las comisiones por cada vendedor en forma detallada (D), en resumen (R), o por porcentaje (P).

(18/02/2004) Digite C si quiere el informe de liquidación de comisiones con el IVA ó S si quiere el informe sin incluir el IVA. Digite S ó N según se quiera afectar la nómina, S si de desea generar las comisiones como novedades de nómina que se este generando, al cual preguntará el número de la nómina y el código del concepto de comisiones. También solicita un rango tanto de fechas como de vendedores. Después solicita si se desea el informe detallado o resumido, se digita R si se quiere resumido por vendedor o D si se desea detallado por documento. FACTURA En caso de escoger la opción F2 (Facturas), solicita el código del vendedor para lo cual muestra un rango, con Enter los ubica todos.

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RECAUDO En caso de escoger la opción F3 (Recaudo), mostrará la siguiente pantalla: Digite C si se quiere generar el informe incluido el IVA o S si se quiere que el valor salga descontando el IVA. Se digita el rango de la fecha y el rango de vendedores, con Enter los ubica todos.

(18/02/2004)

Paso seguido aparecerá el mensaje "Fn Impresora ENTER Archivo" digite entre F1 y F9 (Según impresoras activadas), paso seguido aparece el mensaje "Impresora Lista" ? (S/N), al digitar S, muestra el siguiente mensaje: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN" INFORME POR CIUDAD La última función del Catálogo de vendedores es F5 (Informe por Ciudad), donde muestra una relación detallada de vendedores por ciudad, al igual que en la función anterior envía el siguiente mensaje: Fn Impresora ENTER Archivo El informe de Vendedores por Ciudad viene discriminado de la siguiente manera: 1. Ciudad (Código y Nombre). 2. Código y nombre del vendedor. 3. Zona (Código y nombre). 4. País (Código y nombre). 5. Porcentaje de ventas y recaudo. CATALOGO DE VENDEDORES La opción F1 (Catálogo de Vendedores), sirve para crear los vendedores que va a utilizar la empresa. Para crear el Catálogo de vendedores, es necesario tener previamente incluidos : • Los empleados (por el Módulo de Contabilidad o por el Módulo de Nómina). • Los países, las ciudades y las zonas (Por parametrización).

La ruta de para crear los vendedores es por la opción F11 (Ventas), F1 (Catálogo de Vendedores), F1 (Apertura)

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También por la opción F1 (Catálogo de Vendedores), se pueden realizar las siguientes consultas:

(18/02/2004) CONSULTA DE VENDEDORES

(18/02/2004) Otra de las funciones que se encuentran en el Catálogo de Vendedores es F3 (Consulta Vendedores), con esta opción se puede consultar los vendedores que estén incluidos en el programa.

CONSULTA DE PRECIOS : Permite tener listados ordenados por Código de Producto, Nombre de Producto, Referencia de Fábrica, y Marca. Por esta opción los informes de acuerdo a como los elija, mostrarán los datos del producto y los precios asociados por cada uno de ellos, podrá escoger un rango de productos específico o digitando <ENTER> en Producto Inicial y <ENTER> en Producto Final mostrará todos los productos creados. CONSULTA DE COSTOS :

Permite tener listados ordenados por Código de Producto, Nombre de Producto, Referencia de Fábrica, y Marca. Por esta opción los informes de acuerdo a como los elija, mostrarán los datos del producto y los costos promedios o predeterminados según sea el caso por cada uno de ellos, el informe podrá escoger un rango de productos específico o digitando <ENTER> en Producto Inicial y <ENTER> en Producto Final mostrará todos los productos creados. El informe tendrá un renglón por cada producto y mostrará los siguientes campos : 1. Producto 2. Referencia de fábrica 3. Descripción del Producto 4. Marca 5. Unidad de Medida 6. Costo unitario 7. Ultimo valor de Compra 8. Ajustable (s/n) CONSULTAS GENERALES Podrá obtener listados organizados por Listas de Precios de Venta, este informe mostrará un renglón por cada producto, de acuerdo con los escogidos, bien sea ordenados por nombre del productos, por código o por referencia de fábrica. Y muestra los siguientes campos : 1. Producto 2. Referencia de Fábrica 3. Descripción del Producto

4. Precio 5. IVA 6. Precio Neto F6 EXENTOS/GRAVADOS Podrá obtener listados organizados por cada producto, de acuerdo con la opción escogida: X Para productos excentos (aquellos en los que el valor IVA es igual a 00.00) o G para productos Gravados, bien sea ordenados por nombre del producto, por código o por referencia de fábrica. F7 PRODUCTOS COMPLEMENTARIOS Podrá obtener información de ubicación de los productos solicitados. El informe discriminará información de : 1. Código de Producto 2. Referencia de Fábrica 3. Descripción de Producto 4. Marca 5. Equivalencia 6. Código de Barras 7. Factores de Conversión

PARTICIPACION La opción F8 (Participación), esta dada para obtener un informe con la participación de ventas; si se selecciona esta función, mostrará el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Al seleccionar F1 (Participación), se digita el rango de fechas para generar el informe. También se digita el rango de productos. Paso seguido aparecerá el mensaje "Fn Impresora ENTER Archivo", digite F1 a F9 (Según Impresoras activadas). Después de enviar el informe a impresión mostrará el siguiente mensaje: SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN"

PEDIDOS

INFORME PEDIDOS POR VENDEDOR En caso de seleccionar la opción F11 (Informe pedidos por vendedor), mostrará el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Se digita el rango de los números de pedidos y el rango de códigos de vendedores, con Enter los ubica todos. Paso seguido, solicitará número de impresora a activar (con las funciones de F1 a F12), después de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente mensaje: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMRESION

INFORMES PENDIENTES POR DESPACHAR En caso de seleccionar la opción F9 (Informe pendiente por despachar), muestra una relación de todos los pedidos pendientes por despachar. Al ingresar a esta función muestra dos opciones: P (Producto) en caso de querer el listado de pedidos por vendedor por producto; ó C (Cliente) en caso de querer el informe de pedidos por cliente. En el siguiente pantallazo se ha seleccionado por Cliente:

(18/02/2004) Se digita el rango de vendedores y el rango de clientes, con Enter los ubica todos. Paso seguido, solicitará número de impresora a activar (con las funciones de F1 a F12), después de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente mensaje: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN"

CONSULTA PENDIENTE POR PRODUCTO Por la opción F10 (Consulta pendiente por producto), se puede realizar una búsqueda de los pedidos pendientes por producto. Digite P (Producto) si desea consultar por producto o R (Referencia) para consultar por la referencia de fábrica, como lo muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004)

GENERADOR DE DOCUMENTOS El generador de documentos es una herramienta que brinda el programa SIIGO para el diseño y adaptacion de la informacion contenida en el programa para diseñar un documento deacuerdo a las necesidades de la empresa para el caso que deseemos imprimirlo en una hoja en blanco o segun formas preimpresas . Para el manejo del generador de documentos debe ingresar por la opcion de menu principal- contabilidad-definicion de documentos,aqui escogemos el documento al cual le deseamos crear un formato en especial, lo inicial es parametrizarlo comun y corriente en el momento llegar a la opcion de *USA GENERADOR S/N* digitamos la letra *S*, luego pregunta *USA GENERADOR NUEVO S/N*al digitar *S* el programa nos dara la posibilidad de entrar a diseñar nuestros documentos por el generador nuevo digitamos *N* y nos aparece a pie de pagina un mensaje *MODIFICA EL FORMATO S/N *digitamos *S*

(18/02/2004)

(18/02/2004)

En este momento nos aparece en la pantalla las siguientes opciones: • ESC Para retornar. • VARIABLES Los campos que puede para imprimir en el documento.

• DEF.FRMTO Definir cuales son las variables a utilizar. • LIS.FRMTO Imprimir las variables que hemos marcado y/o utlizado en el diseño. • PROTOTIPO Es un preliminar de los del formato definido o diseñado.

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VARIABLES Si digitamos la opcion variables (V)apareceran el listado de variables que nos proporciona SIIGO (las variables son los datos internos y a disposicion del cliente para direccionar el diseño o contenido de los datos a incluir en el documento)es de anotar que aqui el programa nos pide impresora o archivo para visualizar el listado por pantalla,podemos directamente con la opcion F1 enviar el listado para que salga impreso y tengamos un mejor manejo de las diferentes variables, el programa nos presenta 126 opciones de los campos que puede utilizar en cada uno de los documentos que desee adecuar en la empresa. Numero de campo: En primera instancia dentro de siigo campo significa el lugar alfanumerico o numerico donde se incorporan los datos informativos que componen el documento aqui en este numero de campo se debe utilizar los asignados internamente por SIIGO desde 001 A 126 con su respectiva descripcion ej:direccion del cliente, fecha de documento, nit del cliente. Nombre del campo: Es la descripcion del campo que se esta utilzando, es decir cada numero de campo tiene un nombre con la respectiva informacion que necesita cada documento a utilizar mas adelante podremos darnos cuenta que

a cada posicion debemos asinarle un numero de campo y automaticamente nos trae su respectivo nombre. Definicion del campo: indica si dicho campo tiene una forma y/o presentacion numerica o alfanumerica para siigo ciertos campos tienen predeterminada cada forma. Longitud del campo: Es el espacio que va a utilizar la variable, es adecuado con el tamaño que necesite el campo, SIIGO automaticamente calcula un aproximado de los campos segun los conceptos que se deban utilizar, pero se puede modificar la longitud en el momento del diseño. Tipo de campo: Hace referencia a las veces que se necesita que salga una variable en la impresion ej: en el caso que el dato sea el nit o nombre de la empresa tendriamos el caso de una variable unica; en el caso de ser un dato como la descripcion del producto, cantidad, valor unitario o total, etc, es decir que se necesita varias veces dentro del formato sera el caso de un campo repetitivo. Mascara o formato de impresion: Aplica para las variables numericas y/o alfanumericas especifica la presentacion estos datos los trae SIIGO del documento que se esta digitando , que puede ser con decimales, normal o mascara significando que los campos que utiliza el programa los cuenta de derecha a izquierda y no al contrario como es lo comun. Presentacion: Es la presentacion que da SIIGO en el momento de imprimir un prototipo que se define con las siguientes variables asi: variable alfabetica XXXXXXXXXXXXXXXXXX variable numerica 999999999999999999

Para comenzar el diseño de nuestro formato y conociendo con anticipacion la descripcion y que contiene cada una de las variables procedemos a tomar la plantilla (plantilla diseñada por SIIGO)la cual contiene entre 1 y 66 filas y desde 1 hasta 137 posiciones para una hoja tamaño carta. Si es media carta de 1 a 37 filas y de 1 hasta 137 columnas o posiciones dentro de las cuales se puede utilizar las variables anteriormente impresas dicha plantilla ise encuentra en el archivo SIIGO00, archivo PLANTILL .TXT y se consulta con la siguiente ruta :| SIIGO00>EDIT PLANTILL .TXT y desde alii se puede imprimir (ALTIMPRIMIR).

DEFINIR FORMATO Definir el formato es asignarle a nuestro documento las diferentes posiciones en donde ubicaremos nuestras variables, campos y demas. Al digitar *D*(Def-frmto) ingresaremos directamente a diseñar el formato de impresion que necesitemos, es decir que aqui tenemos la una de las opciones o por asi decirlo la mas importante ya que desde aqui diseñaremos nuestro documento que es la parte esencial de este capitulo. Y nos aparece la siguiente panatalla :

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Encontraremos a continuacion las siguiente informacion solicitada. Numero de linea: Se usa de acuerdo con la posicion donde se requiere que imprima los campos a definir lo anterior hace refenrencia al campo que le hallamos designado segun la colocacion de la plantilla sobre el formato

preimpreso (esqueleto de la factura o documento a diseñar)este numero de linea puede oscilar entre 1 y 66 filas o 1 y 33 filas segun medida del papel , la mejor utilizacion de la plantilla es la siguiente ; se debe realizar colocando la hoja preimpresa y sobre esta colocamos la plantilla, indispensable que una hoja quede cuadrada con la otra de forma sobrepuesta luego segun la ubicacion de la descripcion de la forma preimpresa describimos los lugares donde queremos que nos quede la informacion. Posicion inicial: Tambien va deacuerdo con la colocacion del formato de impresion con respecto a la plantilla en este caso permite utilizar desde 1 hasta 137 posiciones (hablamos de columnas). Posicion final: Este campo nunca se puede manipular de forma directa o manual, ya que automaticamente queda habilitado con el mismo dato de la posicion inicial(SIIGO proyecta automaticamente)es decir al momento de definir el campo, luego la longitud de los campos del sistema los asume y hace el conteo automatico de campos y los envia o nos ubica en una posicion final. Numero de campo: Se debe escoger segun las necesidades del documento que estamos diseñando deacuerdo al listado de variables que nos proporciona SIIGO,por la opcion variables(anteriormente expuesto) si no se tiene el listado de variables se puede buscar con F4. NOTA: Se puede presentar el caso que dentro de todas las variables proporcionadas por SIIGO, ninguna cumpla con los requisitos especificos que necesita la empresa entonces es necesario ubicar la posicion donde queremos que salga impreso un cierto dato y donde se encuentra la opcion numero de campo

digitamos

000

y

aqui

le

podemos

asignar

una

variable

(constante/entrada)cuando hablamos de tipo de variable *C* constante nos

hace referencia a un dato que siempre lo imprimira en la posicion que hallamos definido ej:forma de pago....etc. Tipo de variable de entrada hace referencia a que nos presenta la posibilidad que en cada documento pregunte la informacion variante que se necesita imprimir ej: elaboro, reviso.

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Tipo de variable: Aqui expresa si el campo a describir es numerico o alfabetico y si es constante o entrada (expuesto anteriormente). Nombre del campo: De acuerdo al numero de campo escogido para nuestro formato en este campo aparecera por defecto la descripcion alfabetica o nombre, cuando el caso sea colocar una constate debe escribir lo que necesita que aparezca en el documento y si es un dato de entrada debe escribir cual es el titulo que se necesita que aparezca en la pantalla para digitar la informacion en cada uno de los documentos, es decir cada que hagamos un documento nos solicitara en dato de entrada que sera suceptible de cambiar deacuerdo a los requerimientos de cada transaccion. Tipo de campo: En este campo definimos si las variables que se utilizaran tienen la descripcion unica *U* termina la pantalla, repetitiva *R*el cursor se ubicara en los campos siguientes . Numero de items: Aqui registramos el numero de reglones que utiliza al generar el diseño del formato.Siempre en el primer reglon que genera el repetitivo, el numero de item debe ser 01, ya que es la base de las variables que deben salir mas de una vez en dicho documento.

Es de vencimiento: Esta opcion solo aplica cuando se utilicen campos repetitivos que tengan alguna relacion con los vencimientos del documento que se esta generando (comunmente el documento que se utiliza con vencimientos es la factura ).Si la variable repetitiva hace referencia a productos y a codigos del inventario siempre la respuesta sera no. A pie de pagina nos presenta una serie de ayudas las cuales veremos ahora:

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F2 Imagen: Se utiliza para las variables que son repetitivas, ya que despues de generar el primer reglon de estas variables a las que se les digito numero de item 001, se puede copiar cada uno de los reglones y el programa automaticamente le asignara el numero de item correspondiente a la secuencia que necesite. Esto evita tener que generar manualmentela cantidad de reglones con las mismas variables, esta imagen es utilizada para evitar el trabajo de realizar un reglon similar al anterior y asi sucesivamente con lo cual realizamos una especie de copiado del reglon anterior en los siguientes segun lo requiera el documento, tambien es importante resaltar que el reglon que se tome como base para realizar la imagen ademas debe estar completamente revisado y estructurado adecuadamente para que sus imagenes queden perfectamente,

en

el

evento

de

que

algun

defecto

sea

detectado

posteriormente en el reglon base y para corregir los demas tendra que relizarse de forma manual sobre cada uno de los reglones que se manejaron como imagen.

F3 Cambia: Mediante esta ayuda podemos modificar las posiciones asignadas a cada una de las variables.Podemos asignar una nueva linea a una nueva posicion a utilizar es importante aclarar que cuando vamos a modificar alguna linea o columna debemos primero borrar si existe una preliminar, es decir no podemos sobreescribirla primero debemos borrar la que no nos sirve y luego asignar la que utilizaremos asi ej: tenemos el nombre de un cliente en la linea 3 columna 15 con la tecla F3 cambiamos a la linea 3 columna 5. F5 Borra: Lo podemos utilizar para borrar las variables que generaron en un momento dado y no se necesita en la impresion final del documento, con lo cual podemos borrar cualquier variable que definitivamente no necesitemos ej: si definimos un campo de entrada en la linea 5 columna 2 y no lo necesitamos, ubicados sobre la linea 5 damos la tecla F5 para borrar este campo. F8 Ignora: Aplica para salir de una variable sin necesidad de ejecutar el ESC o ENTER, opcion utilizada para salir sin modificacion alguna. F4 Campos: Es una ayuda que muestra las variables que existen en el programa para que el pueda escoger de acuerdo con las necesidades. Son las mismas que se imprime por la opcion de variables, unicamente que por esta ayuda aparecen en la parte inferior de la pantalla.

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Listar formato: ( lis.frmto)Por esta opcion podemos listar todas las variable que hemos marcado para nuestro diseño del documento, las variables que utilizaremos los campos y sus caracteristicas, digitando *L* podemos enviar a

impresion directamente (Fn) o se puede generar por pantalla, dando enter en la opcion (enter archivo).

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Prototipo: Por medio de esta opcion podemos observar un bosquejo de como esta quedando el diseño en nuestra papeleria preimpresa y si se adecua a nuestras necesidades.Es importante que en el momento de ir definiendo nuestro formato elaboremos pruebas con una forma preimpresa e ir cuadrando el punto de partida de la impresora para cada adaptacion al formato deseado. Ej :

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ISTRCIÓN DE SIIGO

CIERRES DE AÑO Un cierre de año es el proceso mediante el cual se cierran las cuentas de resultado y de terceros, para determinar que utilidad o perdida se ha tenido en el año o período contable. Se recomienda que las cuentas de terceros que deben cerrarse son las que tienen que ver con impuestos (retenciones a favor o retenciones por pagar). "SUGERENCIA"

Las cuentas de terceros a cerrar son las siguientes: 135515 = Anticipo Retención en la Fuente 135517 = Anticipo Retención de I.C.A. 135518 = Anticipo Retención de I.V.A. 2365NN = Retención en la Fuente (Por Pagar) 2367NN = Retención en la Fuente (Por Pagar) 2368NN = Retención en la Fuente (Por Pagar) 2408NN = Impuesto a las Ventas (Por Pagar) Para utilizar SIIGO en un año nuevo es necesario realizar un proceso de cierre de año. El cierre en SIIGO se conoce como manejo del mes 13, el cual podrá realizarse tantas veces como sea necesario, sin que esto afecte la información que se haya incorporado en el nuevo año. Existen dos clases de cierre de año: 1.Cierre Parcial. 2.Cierre definitivo.

CIERRE DEFINITIVO El Cierre Definitivo es donde se realizan los comprobantes de cierre en el mes 13 o mes de cierre, caso en el cual en la pregunta: QUIERE CORRER COMPROBANTE DE CIERRE CONTABLE (SI/NO): SI Se le responde SI, y pregunta si desea cerrar cuentas de terceros y/o cuentas de resultados. Para este cierre es aconsejable crear un comprobante tipo L para que en este comprobante quede toda la información del cierre de año.

En el primer caso, es decir, cerrar cuentas de terceros en donde solicita un NIT de cierre contra el cual el sistema consolidará el valor de cada NIT y lo llevará contra éste, se recomienda que el NIT a llevar el cruce de las cuentas de terceros sea el de la DIAN. Después se digita el tipo y número de comprobante a utilizar así como la cuenta a cerrar. En el segundo caso, es decir, cerrar cuentas de resultados , cancela el valor de las cuentas marcadas como Ingreso o Egreso contra la cuenta de utilidad creada en el planta de cuentas (normalmente la 590505 perdidas y ganancias), es bueno aclarar que el comprobante de cierre solicita esta cuenta. Se recomienda que en el mes 12 antes de este proceso automático del sistema, el realice todas las contabilizaciones correspondientes a un cierre de año, como son la provisión de impuestos de renta. Un ejemplo práctico para estas contabilizaciones es el siguiente: • Una empresa XXX, al finalizar el año, tiene un saldo en la cuenta 590505 (Perdidas y Ganancias) de 500 millones de pesos de utilidad (saldo debido). • A este saldo se le resta lo concerniente a impuestos de renta (35%). 590505 (Utilidad DB) 500.000.000 540505 (Impuesto de Renta) -175.000.000 Utilidad después de Impuestos 325.000.000 La dinámica de los impuestos de renta es la siguiente: 540505 (Impuesto de Renta) 175.000.000 135515 (Rete-Fuente) - 25.000.000 135530 (Impuestos descontables) - 10.000.000 IMPUESTOS POR PAGAR 140.000.000 La dinámica en el manejo de las cuentas es la siguiente:

Mes 12 (Doce): 1. 540505 (Impuesto de Renta y Comp.) Débito = 175.000.000 240405 (Vigencia Fiscal Corriente) Crédito = 175.000.000 2. 135515 (Retención en la Fuente) Crédito = 25.000.000 135530 (Impuestos descontables) Crédito = 10.000.000 240405 (Vigencia Fiscal Corriente) Débito = 35.000.000 Después de haber realizado estas contabilizaciones para obtener la provisión de Impuestos de Renta, el saldo en la cuenta de Pérdidas y Ganancias (590505), sería la utilidad neta o utilidad después de impuestos si el saldo es Débito o pérdida si el saldo es Crédito. Al realizar el correspondiente traslado este saldo pasaría a un Crédito (Si es utilidad) a la cuenta 360505 (Utilidad del Ejercicio). "SUGERENCIA" Contablemente esta cuenta no es ajustable, pero en la práctica es necesario realizarle el respectivo ajuste para que al pasar a Enero del siguiente año, se traslade ajustada a la cuenta 370505 (Utilidades o Excedentes anteriores). Este proceso de cierre definitivo puede ser repetido siempre y cuando se borren

o

anulen

por

F2(Contabilidad),

F6(Generación

Comprobante),

F1(entrada de comprobantes), en el mes 13 los comprobantes generados por

el cierre automático y posteriormente volver a realizar todos los pasos mencionados. Vale aclarar que cualquier modificación realizada en el año anterior después de haber realizado cualquiera de las dos clases de cierres descritos, hasta no realizar nuevamente un cierre no será trasladado al año siguiente. CIERRE PARCIAL En este proceso se realiza un cierre de año con los saldos existentes en el momento que serán trasladados como saldos iniciales del siguiente año. Esta opción aplica para generar los archivos del nuevo año. Este proceso puede ser repetido las veces que el desee. El procedimiento para correr un cierre parcial en SIIGO es el siguiente: En el menú (CONTROL DE ) en la opción F3 (CIERRES ANUALES) al entrar a esta opción pide digitar el año a cerrar, después de haber marcado o digitado el año, se genera un archivo para enviarlo a impresión o mirarlo por pantalla, en este proceso el programa hace una comparación de las cuentas contables del presente año y el siguiente, mientras realiza este proceso muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Si se hizo un cierre anterior y se tiene un plan de cuentas con características diferentes, inmediatamente este proceso encuentra inconsistencias. Las inconsistencias que se reportan en un listado deben corregirse y así se puede volver a correr otra vez el cierre parcial, algunas de las inconsistencias que se pueden presentar son las siguientes: Costos Diferentes

Detalles Diferentes Auxiliares Diferentes Terceros Diferentes Al correr de nuevo el proceso de cierre y si no presenta ya inconsistencias, dará otro pantallazo el cual presenta la siguiente pregunta:

(18/02/2004) De la opción que se le de a esta pregunta depende la clase de cierre de año que sea, como se esta hablando de cierre parcial, se debe colocar NO. Después de haber colocado (NO), muestra otra pregunta la cual dice: CONTINUA EL PROCESO DE CIERRE DEL AÑO ?? SI/NO Si se contesta NO, vuelve al menú principal, de lo contrario el programa pregunta lo siguiente: PASA TODO EL PUC O SOLO LAS UTILIZADAS (T/U) El programa sigue mostrando pantallazos, marcando una serie de preguntas como si QUIERE CERRAR LAS CUENTAS DE TERCERO (S/N)?, el Tipo de Comprobante en que se va a contabilizar y el Número del mismo, también la CUENTA que se va a cerrar. Estas no son las cuentas de resultados, sino las cuentas de terceros que tienen que ver con la Retención o de IVA que se quieren cerrar al final del año y donde se realiza el proceso contra el NIT suministrado, luego pregunta si CONTINUA CERRANDO CUENTAS DE TERCEROS y se siguen cerrando las cuentas que tengan creadas. Después de haber concluido este proceso de cierre anual y de haberse creado un comprobante de cierre, este es generado en un mes 13, igualmente el puede consultar las cuentas cerradas o no cerradas en mes 12 y/o 13.

¿QUE SON Y PARA QUE SIRVEN LAS CLAVES DE ? Las claves de son la forma de restringir o autorizar funciones al para el manejo del programa. Sirven para llevar un mejor control de la información y delimitar la utilización de opciones específicas, según las funciones de cada empleado. SIIGO por defecto trae una clave genérica para el , la cual puede ser cambiada por seguridad constantemente. Cuando se instala SIIGO, asume una clave para el , que le otorga todos los derechos en las diferentes opciones, pero como ya se había dicho antes debe ser cambiada , por la que designe el nuevo de SIIGO.

(18/02/2004) UTILIZACION DEL COMANDO REC. El comando REC cumple la función de cerrar archivos que se encuentren abiertos debido a salidas bruscas del programa. El comando REC realiza una recuperación del archivo del archivo que dependiendo del estado de deterioro en el que se encuentre lo reconstruirá total o parcial. CAUSAS: Al ingresar al programa puede ser solicitado el comando REC a un archivo específico. Esto debido a que en los computadores se pueden presentar como consecuencia de una salida del programa mal efectuada.

Otra razón puede ser caída de luz, o picos en el voltaje, razón por la cual algunos archivos sobre los cuales se estaba trabajando anteriormente quedan abiertos, siendo necesario cerrarlos para poder continuar trabajando. La utilización del comando se especifica de la siguiente forma: Al ingresar al sistema saldrá un recuadro que le informa que archivos deberán ser recuperados. Al ubicarse en la empresa correspondiente se ejecuta de la siguiente manera para cerrar los archivos de control (necesariamente ejecutar el REC sobre los dos): C:\SIIGONN >REC Z06 A (ENTER) ó C:\SIIGONN >REC Z24 A (ENTER) Cuando los archivos abiertos son los de movimiento contable, inventarios, terceros, etc. Del año indicado, se ejecuta el comando REC de la siguiente manera: C:\SIIGONN >REC Z??NNNN A (ENTER) Donde Z?? Es el nombre del archivo y NNNN es el año de proceso. EFECTO: Es importante que antes de ejecutar el comando REC sobre alguno de los archivos de la empresa, obtenga una copia de seguridad y verifique el tamaño del archivo correspondiente, esto con el fin de verificar que en la recuperación no haya sido afectado el contenido del archivo, de lo contrario será necesario volver a montar o restaurar la copia de seguridad. RECUPERACION EN CASO DE FALLAS DE LUZ En caso de que el programa haya sido cerrado bruscamente (ya sea por caídas de luz o fallas eléctricas) en el momento de registrar un comprobante y al ingresar nuevamente al programa puede realizar actualizaciones parciales, para lo cual al pie de la pantalla aparecerá el mensaje HAGO PROCESO DE

RECUPERACION 99-999999-99. De esta forma es reversada la actualización parcial o total de algún documento que se estaba contabilizando. Es muy probable que por este hecho algunos archivos de programa queden abiertos o desorganizados, esto no implica pérdida de información , al ingresar nuevamente al sistema aparecerá el mensaje : "DE EL COMANDO REC Z?? NNNN A, Y REINTENTE". Este proceso permite cerrar los archivos y poder ingresar normalmente al programa. Se ejecuta de la siguiente forma : Ubicados en DOS o en UNIX (por fuera de SIIGO), en la empresa que tiene el inconveniente (SIIGO01, SIIGO02, ...) Y se digita así: C:\SIIGO01>REC Z031998 A<ENTER>. Si por algún motivo se perdió el archivo Z06, aparecerá el mensaje "NO HAY ARCHIVO DE CONTROL", deberá recuperarlo de la copia de seguridad en el archivo que está accesando. En caso de aparecer el mensaje "SERIAL NO CONCUERDA" ubique los diskette con los que el Asesor instaló el programa y copie el archivo Z12 en el directorio principal (SIIGO00). *** FAVOR REMITASE A LA CARTILLA N°8, "Procesos del Sistema". Nuevamente intente ingresar, aparecerá en la pantalla el siguiente mensaje:

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PASO COMPROBANTES ENTRE EMPRESAS

Por

la

opción

F2

(Paso

Comp.

Entre

empresas),

permite

importar

comprobantes de una empresa a otra, al utilizar esta opción nos muestra el siguiente pantallazo.

CONSOLIDACION DE EMPRESAS Las consolidaciones son el proceso por medio del cual se pueden unificar varias empresas en una sola para así realizar análisis de información en conjunto. SIIGO permite consolidar las empresas que se deseen dejando esta consolidación en la empresa SIIGO_99, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: • Creación del directorio SIIGO_99, en el sistema operacional que este trabajando el programa (DOS o UNIX). • Forma de consolidación (Sólo Saldos o todo el movimiento). Para efectuar este proceso, lo primero que se debe hacer es crear el directorio SIIGO_99 para DOS de la siguiente manera: C:\>MD SIIGO_99 Para los s de SIIGO en sistema operacional UNIX con el comando mkdir es: /u/mkdir siigo_99 Posteriormente dentro del menú principal se debe digitar la tecla de función F4 (Consolidaciones) y digitar el año a consolidar como lo muestra el siguiente pantallazo.

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Pregunta el número de la empresa (99) con la que se desea generar la ya consolidada, con movimiento S/N (el máximo de empresas con movimiento que permite consolidar son diez), luego el número de la primera empresa a consolidar, si se está seguro S/N, en este proceso demora unos minutos, al terminar si desea otra (S/N) pregunta el número de la segunda empresa a consolidar y sucesivamente con las demás que desee. Para consultar la información consolidada debe ubicarse en el directorio SIIGO_99 para DOS o /u/siigo_99 para UNIX, la cual se comportará como cualquier empresa, donde podrá extraer los listados de saldos unificados.

¿COMO COPIAR ARCHIVOS DE UNA EMPRESA A OTRA? Cuando se instala una nueva empresa y se desea que ésta contenga el mismo plan de cuentas, catálogo de terceros, inventarios, activos, que la empresa anteriormente creada, hay que tener en cuenta lo siguiente: • Referente a los inventarios y activos se debe parametrizar las tablas iguales a las tablas de la empresa de donde se desean copiar, antes de realizar la copia. • Al copiar los archivos Z03NNNN (Plan de Cuentas), Z04NNNN(Inventarios), Z08NNNN (Catálogo de Terceros), Z14NNNN (Catálogo de Empleados), Z27 (Activos), estos pasan a la empresa con saldos; para limpiarlos se debe correr un RECUPERA, ya que este procedimiento compara estos archivos con el Z09NNNN (Movimiento) y como observa este archivo limpio automáticamente limpia los otros. • El archivo Z09NNNN (Movimiento) no se debe copiar puesto que este es el más importante y va complementado con los anteriores. Ilustrando un ejemplo, el procedimiento a seguir es el siguiente:

• C:\SIIGO02>COPY \SIIGO01\Z031998 (y Enter) • Después de haber copiado este archivo (Z031998), corremos un RECUPERA. ESTRUCTURA CLAVES DE Cada clave se compone de un código de cuatro posiciones alfanuméricas y de un nombre de . Además pueden crearse infinitas claves. La ruta específica para la creación de claves es la siguiente: Teniendo en cuenta que el único que tiene a esta opción es el , se escoge la opción F2 (Parametrización), muestra el menú de parametrización, se marca F1 (Registro de claves), esta opción muestra el siguiente pantallazo.

(18/02/2004) Se digita la clave a ser asignada, en 4 posiciones alfanuméricas, luego digita el nombre del . En caso de existir un ya creado mostrará los permisos asignados. Después de digitar el nombre del a asignar, inmediatamente se empieza a darle funciones digitando S, en caso contrario digitando N. El programa por defecto al darle Enter asume N. Si desea que el tenga autorización al cambio de fecha (AÑO) de proceso se le digita S, de lo contrario digite N, con ENTER asume NO. Si desea que el anule documentos previamente contabilizados digite S, de lo contrario N, igualmente en esta opción como en todas las demás opciones de asignación de funciones con ENTER asume NO. Si desea que el borre documentos previamente contabilizados digite S, de lo contrario N.

Si se le permite al cambiar de una empresa a otra sin salirse del programa se digita S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el elabore facturas de venta por debajo de la lista de precios definida, en caso contrario digite N. Si permite que el realice facturas de venta con sobre cupo de crédito, digite S, de lo contrario N. Si desea que el asigne Descuentos, en las facturas de ventas digite S, de lo contrario N. Si se le permite al realice Facturas de venta a clientes con saldos en mora, se digita S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el Borre Cuentas previamente creadas, en caso contrario digite N. Si permite que el borre Terceros-Nits, previamente creados, digite S, de lo contrario digite N. Si se le permite al Borrar Productos previamente creados se digita S, de lo contrario digite N. Se digita S, si permite que el Borrar Activos previamente creados, en caso contrario digite N. Si permite que el Gire en Rojo comprobantes de Egreso, digite S, de lo contrario N. Si desea que el Liste el Informe de los Comprobantes Anulados digite S, de lo contrario N. Si se le permite al Cambiar Cupos de Crédito, se digita S, de lo contrario N.

Se digita S, si permite que el Imprima Documentos previamente creados, en caso contrario digite N. Si permite que el Pueda Cambiar Atributos de las Cuentas Contables, digite S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el Borrar Activos previamente creados, en caso contrario digite N. Si permite que el Ingresar al Módulo de istración, digite S, de lo contrario N. Si desea que el Verifique Actualización parcial de Comprobantes al entrar al Programa digite S, de lo contrario N. Si se le permite al Cambiar Cupos de Crédito, se digita S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el Cree Nits, en caso contrario digite N. Si permite que el Pueda Crear Cuentas, digite S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el Pueda Crear Productos, en caso contrario digite N. Si permite que el Pueda Crear Activos, digite S, de lo contrario N. Si desea que el Consulte Costos digite S, de lo contrario N. Si permite que el Pueda Cambiar el Mes de Proceso, digite S, de lo contrario N. Si permite que el Pueda Cambiar el Día de Proceso, digite S, de lo contrario N. Digite S, si permite al Borrar En bloque Comprobantes o Documentos previamente contabilizados, de lo contrario N.

(18/02/2004) Al ubicarse en la opción (Menú Propietario), si se digita S, después de haber terminado de marcar las funciones, mostrará otro pantallazo el cual trae dos mensajes (Asigna y Desasigna), al marcar la opción Asignada, muestra otra pantalla con una serie de funciones las cuales serán las únicas que pueda manejar este (máximo se pueden asignar veinte funciones por clave). Se ubica en la función a asignar y le da Enter para que sea marcada con un asterisco (*); en caso de marcar por equivocación una opción le vuelve a dar Enter en la opción y de inmediato queda desmarcada. Al digitar la opción (D) Desasigna muestra un pantallazo el cual trae tres mensajes (ESC Retorna, ENTER Desmarca, F1 Graba). Esta opción como su nombre lo indica se utiliza para eliminar funciones que ya estén asignadas al , dándole ENTER sobre la función. Si se le digita N a la opción (Menú Propietario) automáticamente el puede ingresar y manipular los módulos activados, de acuerdo a las funciones asignadas en la creación de la clave de .

INTERPRETACION Y SOLUCION DE ERRORES COBOL. TIPO: En la ejecución del sistema, puede interrumpirse un programa y arrojar un número correspondiente a un tipo específico de error del cobol que puede ser: 22, 41, 42, 43, 44, 46, 47, 105, 106, 107, 201, 202, 203, 205, 208, 209, 210, 211, 213, 214, 215, 216, 217, 218, 219, 220, 221. CAUSA: Todos estos errores son inconsistencias en los programas fuentes, los cuales no pueden ser arreglados simplemente reemplazando el programa

nuevamente sino que se presenta por error físico en el programa o en la compilación del mismo. SOLUCION: Tomar nota exacta de las dos primeras líneas en las que reporta el error e informar a INFORMATICA & GESTION S.A. para que se lleve a cabo la correspondiente revisión y solución del problema. TIPO: El error 24, 34, ó 94.61 significa que el espacio en el disco duro se lleno. CAUSA: Pueden existir muchos archivos en el disco duro del computador que no se necesitan o un computador con un disco duro muy pequeño para cubrir las necesidades de la empresa. SOLUCION: Lo más aconsejable en estos casos es realizar un backup de los programas que no se necesitan y borrarlos del disco duro. TIPO: Error 30,4 ó 30,5 hace referencia a la configuración del equipo en D.O.S. y en red, puede ser problema de permisos de o que esta trabajando la información. CAUSA: Es el caso del sistema operacional D.O.S. que permite manejar por defecto hasta ocho archivos, el programa SIIGO necesita para su buen funcionamiento 48, en red permisos del restringidos de crear nuevos archivos o escribir sobre los que haya. SOLUCION: Modificar el Config.sys con la ayuda del Edit.com de tal forma que los archivos sean iguales a 48, Buffers=48 y Files=48, en red el supervisor por el utilitario Syscon propio de la red debe aumentar permisos a lis directorios que usa el . TIPO: Error 30.NN donde NN es diferente a 04 ó 05, se entiende que el archivo está tan dañado que ni siquiera lo puede abrir.

CAUSA: En sistema Multi este error puede ser causado por los permisos, en cuyo caso no es grave, pero también se puede presentar por la aparición de un virus. SOLUCION: Como el error significa daño físico de Hardware, una vez comprobado que no es por permisos lo mejor es hacer revisar tecnicamente el equipo. TIPO: Error 90.5 o 93.02 Hay conflictos al intentar abrir un archivo. CAUSA: Sucede cuando un archivo está siendo compartido al tiempo por dos s y es el de control o un listado, o con un rec al mismo archivo. SOLUCION: Terminar la utilización de un para que el siguiente lo pueda tomar. TIPO: El error 93,NN, diferente a 02 ó 39,NN. Es la modificación de un archivo el cual no corresponde a la versión en la que están los demás archivos del SIIGO. CAUSA: Suele suceder cuando luego de actualizar la versión del sistema SIIGO, por error se recupera un backup que no debía, o que se está ejecutando un programa de una versión distinta a la de los archivos, si esto se presenta basta con correr el programa correcto. SOLUCION: Tener los diskettes bien identificados, y reemplazar los archivos a la versión que coincida con los programas o viceversa. TIPO: Error 94,60 es insuficiente memoria, para ejecutar un programa. CAUSA: Cuando se ha utilizado programas como el LOTUS, el DBASE y otros, se tiene el inconveniente de que al salirse de ellos quedan residentes en memoria. Por lo que al utilizar otros programas como el SIIGO puede reportar este error.

SOLUCION: Apagar el computador tan pronto como salga del programa como el LOTUS, o en el momento de presentarse dicho error. Si el problema persiste es una falla del Hardware. TIPO: Error 98,1 y 98,2 La estructura de llaves no está consistente. CAUSA: Es un típico error de los bajones de luz y de las salidas mal realizadas del programa. SOLUCION: Se ejecuta el comando REC, su utilización correcta es: REC Z?? NN A. Donde ?? es el archivo a recuperar y NN es el año del correspondiente archivo. TIPO: Error 98,3, 98,4 ó 98,5 La estructura de datos puede estar mal. (98,6 en adelante): la estructura física del archivo está mal. CAUSA: Es consecuencia directa de las muchas veces que se presenta el 98,1 ó 98,2 fallas de instalación eléctrica o cableado en el caso de la red o disco duro con problemas físicos. SOLUCION: Restaurar el último backup o aplicar procedimientos de RECOVER2, si son los archivos Z25, Z26, Z28, Z07 ó Z23 se puede copiar el archivo del año inmediatamente anterior con el del problema y correr un RECUPERA, para de esta forma regenerarlo. Si el RECOVER2 pierde muchos registros y es en los archivos Z03, Z04, Z08 y Z27 deben redigitarse cuentas, productos, nits o activos respectivamente y correr un RECUPERA para integrar la información. TIPO: Error 204 no encuentra un programa que se está llamando, o el disco duro no corresponde.

CAUSA: Porque no existe copiado e programa que se está llamando, o se instaló una empresa nueva y no quedó bien enrutado (disco llave), o se esta trabajando una empresa de un disco duro D por ejemplo en C. SOLUCION: Copiar el programa que no está, correr el distri o cambiar direccionamiento de la empresa. TIPO: Error 104 es que no corresponden las áreas de impresión. CAUSA: En parámetros han digitado S (Si usa generador de formas) sin haber realizado el formato. SOLUCION: Cambiar en parámetros a no usar generador, esto sucede también para los clientes que tienen adaptados programas de elaboración de documentos y quieren usar el generador el cual es imposible de usar ya que las áreas están modificadas (Este programa en especial hay que realizarse en INFORMATICA Y GESTION S.A. Bogotá)

EXPORTACION DE DATOS Esta opción permite generar información dinámica para que pueda ser exportada hacia otro programa por medio de un archivo con extensión .PRN, el cual puede ser manipulado para ser una presentación variada de informes. La ruta para realizar una exportación de datos es por menú principal (CONTROL DE ), F7 (Exportación de Datos), al oprimir Enter en esta opción o marcando la tecla de la función nos muestra el siguiente pantallazo:

Al marcar la tecla F1 (Módulo de Contabilidad) u oprimir Enter encima de la función, mostrará el siguiente pantallazo:

FUNCIONES DEL La función del es la de llevar el control del programa mediante restricciones creando claves de . Para ello, el puede establecer funciones a los demás s, tener a otras opciones las cuales otro no lo puede hacer, debido a la restricción en las claves asignadas. Como se había comentado anteriormente la clave del es genérica, cuatro posiciones numéricas (1111). Para cambiar la clave del se ubica en el menú F2 (parametrización) entra y luego digita F6 (Cambio clave on.) o también se puede transportar con el cursor hasta la función deseada y con ENTER continua.

(18/02/2004) Muestra un pantallazo con tres mensajes (NUEVA, RECONFIRME Y ), se digita la nueva clave, luego reconfirma la misma y por último se escribe el nombre del

(18/02/2004) Si se digita una clave de ya creada o la misma, dirá CLAVE YA ASIGNADA. La clave del no se puede imprimir, ni observar por pantalla. CAMBIO DE FECHA

Existen tres formas para cambio de fecha en el programa SIIGO. Esta posibilidad depende de los permisos dados a cada en la asignación de claves. 1. Una de las opciones es cuando se va a ingresar a SIIGO, después de digitar la clave de , pregunta: AÑO, MES Y DIA en que se desea trabajar, se coloca el año, cuatro posiciones alfanuméricas (el programa por defecto deja la última fecha en que se ingreso), el mes y el día en dos posiciones numéricas.

(18/02/2004) 2. Otra opción es por la opción F5 (istración), la cual muestra un menú, el cual marcando la opción F2 (Cambio de Fecha), se puede cambiar mes y día únicamente.

(18/02/2004) 3. En F1 Menú Principal, donde se encuentran los módulos de SIIGO sin activar alguno de estos, se digita la letra F y se marca la fecha nueva, pero solamente el mes y el día.

(18/02/2004) La única manera de cambiar de un año a otro es salir totalmente del programa y volver a ingresar. BLOQUEO DE FECHA En las funciones del también hay una opción específica para el bloqueo de la información almacenada a través de la fecha, esto es por

seguridad para evitar modificación o eliminación de la información almacenada en SIIGO. Para bloquear una fecha hacia atrás, también en Parametrización se marca la opción F7 (Bloqueo de Fecha) se le da ENTER, muestra un pantallazo solicitando AÑO/MES/DIA (AAAA/MM/DD) se digita la fecha a bloquear, cabe aclarar que el único que tiene a esta opción es el . Después de haber bloqueado una fecha hacia atrás lo único que el programa permite en esta fecha es observar mas no modificar, agregar o anular cualquier clase de documento o movimiento. Si por algún motivo se entra a modificar, agregar, borrar o anular algún documento que se encuentre cerrado en esta fecha aparecerá un mensaje que dice: NO SE PUEDE ANULAR EN AÑO-MES YA CERRADO Para desbloquear la fecha solo se digita ceros (00000000) o con la tecla TAB en el cambio de fecha.

(18/02/2004) Muchas veces cuando se manejan dos o más empresas, existen dos formas de cambiar de una empresa a otra: 1. La primera opción es saliendo del programa y entrando a la segunda empresa. 2. Y la segunda es también por Parametrización, F5 istración, muestra un pantallazo y al igual que para cambiar de fecha existe una opción para cambio de empresa.

(18/02/2004) Con la tecla ESC (Escape), toma la opción de cambio de empresa. De la misma manera como se cambia la fecha o de empresa, también por F5 istración se puede efectuar el cambio de moneda o cambio del valor de la misma.

IMPORTACION DE DATOS Esta opción nos permite incluir comprobantes externos hacia SIIGO. La ruta para acceder esta opción es por F6 (Importación de Datos) al oprimir Enter muestra el siguiente pantallazo:

INCONVENIENTES MAS FRECUENTES EN CIERRES • Cuando en un proceso de cierre definitivo no cierra algunas cuentas de resultado, muchas veces es porque estas cuentas no se encuentran marcadas como Egreso o Ingreso. SOLUCION: Se debe verificar por apertura del Plan de Cuentas que estas cuentas estén marcadas como Egreso o Ingreso. • Algunas veces al generar un cierre de año se bloquea el equipo. SOLUCION: Se debe verificar el espacio en el disco duro. • Después de generar un cierre definitivo la cuenta 590505 de pérdidas y ganancias queda con saldo.

SOLUCION: Se debe realizar la nota contable en el mes de cierre o mes trece (13) trasladando el valor de la cuenta a la 36 correspondiente.

¿QUE ES UN UTILITARIO? El programa SIIGO COMERCIAL O ESTANDAR tiene la opción de crear hasta noventa y ocho empresas y una noventa y nueve para la consolidación de estas. La forma de crear estas empresas es la siguiente: Después de haber copiado los disquettes en el directorio C:\SIIGO00, paso seguido se le digita lo siguiente: C:\SIIGO00>INSTALA NN (NN es el número de empresa) Después de haber digitado INSTALA NN y presionar ENTER, nos muestra el siguiente pantallazo donde nos trae una advertencia que dice:

(18/02/2004) Este mensaje quiere decir que si ya se tiene creada la empresa con el número que aparece en el pantallazo al seguir el proceso de instalación, cuando ya se instale la empresa la información que tenía la empresa No. 2 será totalmente borrada. Al digitarle S nos muestra otra pregunta la cual se refiere si este proceso corresponde

a

una

Reinstalación

o

no

(CORRESPONDE

A

UNA

REINSTALACION ? : N). Después de haber contestado esta pregunta mostrará un pantallazo donde solicita la siguiente información:

(18/02/2004) Después de haber digitado estos datos necesarios para la instalación, el programa

empieza

el

proceso

de

instalación,

este

proceso

dura

aproximadamente cinco minutos. Es conveniente reiniciar el equipo para adopte los cambios realizados. El programa en el proceso de instalación de la empresa crea el directorio por la cual se va a ingresar a SIIGO. Ejemplo: Si se instaló la empresa No. 01, el directorio se va a llamar C:\SIIGO01>, inmediatamente después de llamar el directorio por (C:\CD SIIGO01), copiamos de SIIGO00, todos los ejecutables *.BAT, de la siguiente manera: C:SIIGO01>COPY \SIIGO00\*.BAT Paso seguido se digita la palabra para ingreso al programa (SIIGO).

ACTIVOS FIJOS Por la opción F5 (ACTIVOS FIJOS), podemos importar archivos con saldos de activos de otros programas para que puean ser manipulados en SIIGO. Al manipular esta opción inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo:

Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

INTERFASE ACTIVOS FIJOS Por la opción F7 (Activos Fijos) permite generar en un archivo con extensión .PRN los saldos de los activos para que puedan se manipulados desde cualquier programa utilitario, al entrar a esta opción mostrará un pantallazo donde solicitará: Código desde, Código hasta el cual se quiere realizar la interfase. Con las opciones de ayuda F2 (Alfabética) o F3(Numérica), se busca el rango de activos necesitados. Después de digitar Enter, aparecerá el mensaje titilante Generando la Interfase y al terminar muestra el mensaje SE GENERO ARCHIVO CON NOMBRE ACO400I. PRN, USE COMANDOS DE IMPRESIÓN PARA SU USO

(18/02/2004)

INTERFASE ORDENES DE COMPRA. Por la opción F11 (Ordenes de Compra) permite generar y exportar un archivo de las ordenes de compra, para que puedan ser manipulados desde cualquier programa utilitario.

El pantallazo marca tres opciones: "ESC Retorna, Todos, Unico", al marcar (T) Todos muestra lo siguiente:

(18/02/2004) Al marcar la opción (U), Unico, solicita un rango de ordenes de compras (once digitos), al marcar este rango renombra el mensaje de impresión. Cuando se genere cualquier de las interfases mencionadas anteriormente, podrá salir de SIIGO, ubicarse en el programa a donde va a llevar el archivo de interfase (Ej: Lotus) y utilizando los comandos de importación del programa escogido puede manipular la información generada.

INTERFASE DE CONTABILIDAD GENERAL En Interfase Contabilidad, F1 (General de Contabilidad), se define el tipo de archivo a exportar, dandóle (S y/o N) según el formato que se desee exportar. Cuando se digita S en (Cuenta) se relaciona el nivel de cuenta, y posteriormente el rango de códigos con el cual se desea generar la información (Grupo, Cuenta, Subcuenta; Auxiliar) . Cuando llega a la pregunta Presupuesto y se le digita S nos pedirá Mes Inicio y Mes Final; y después de haber marcado todas las preguntas para generar el archivo a la interfase, nos muestra el siguiente pantallazo

(18/02/2004)

Cuando se genere la interfase mostrará el archivo CN12000G.prn, o el escogido, el cual llevará además de la información escogida, (en el orden en que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en la que se está generando la interfase. GENERAL DE CONTAB. X C.C. Por F2 (Generar de contab. x C.C.), con esta opción si se desea llevar la información por Centro de Costo en la Interfase mostrará: ESC Retorna; F1 Salta al final; F8 Vuelve al inicio de las opciones para la interfase. Digite a cada opción "S" o "N", de acuerdo a la información que desee llevar a la interfase. Cuando digite "S" en (Movimiento mes) escoja el rango de meses que desee llevar de información. Dentro de esta interfase tiene la posibilidad de llevar la información ordenada por C (Cuenta) o por E (Centro de costo). Si escoge C (Cuenta) digite "S" en el nivel de cuenta, y posteriormente el rango de códigos con el cual desea generar la información (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar).

(18/02/2004) Si se escoge E (Centro de Costo) relacione de que número de centro de costo a que número desea llevar la información (del 001 al 999). Cuando escoja la información de los centros de costo, a llevar, mostrará: "Desea ingresar nombre a los archivos S/N", si digita S podrá cambiar el nombre al archivo, si digita N generará el ya especificado.

Cuando se genere la interfase mostrará el archivo CN1190Cn.PRN, o el escogido, el cual llevará además de la información escogida, (en el orden en que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en la que se está generando la interfase. MOVIMIENTO CONTABLE: Si se desea generar la información por movimiento escoja la opción F3 (Movimiento Contable), la cual le permite escoger la información que desee llevar a la interfase, según el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) T (Tipo de Documento) para generar la interfase ordenada por documento. C (Cuenta) para generar la interfase ordenada por cuentas contables. F (Fecha) Para generar la interfase ordenada por fechas. N (Número) Para generar la interfase ordenada por Nits. Si escoge la opción "T" (Tipo de documento), escoja el tipo de documento a llevar en la interfase, como ejemplo se va a tomar todos los documentos *(*Todos):

(18/02/2004) Si se escoge la opción "C" (Cuenta), digite "S" frente al rango al que desee llevar la información (grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar) y posteriormente el rango de códigos que desee generar.

(18/02/2004)

Si escoge "F" (Fecha) digite la fecha inicial (AAAAMMDD) y la fecha final (AAAAMMDD) con la cual desee generar la información.

(18/02/2004)

Si escoge "N" (Número) digite el Nit inicial hasta el Nit final con el cual desee generar la información.

(18/02/2004) Cuando se genere la interfase mostrará los archivos CN11900G.PRN y CN11901G.PRN el cual llevará además de la información escogida, (en el orden en que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en la que se está generando la interfase. Posteriormente mostrará "Digite cualquier tecla para continuar". Se Genero Archivo de INTERFASE con el Nombre CN11900G.PRN CN11901G.PRN Use comandos de Importación INTERFASE CON AJUSTES Si desea generar la información de ajustes escoja la opción F4 (Interfase con Ajustes). Cuando se genere la interfase mostrará el archivo CN01600.PRN, el cual llevará además de la información con ajustes, el nombre de la empresa y fecha en la que se esta generando la interfase.

(18/02/2004)

INTERFASE CUENTAS POR COBRAR Por la opción F2 (Cuentas por cobrar) permite exportar datos hacia otros programas, esta opción se puede realizar en forma dinámica, es decir, le da la oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.

(18/02/2004) Después de seleccionar los diferentes datos arrojará el mensaje: "Se generó Archivo de INTERFASE con el nombre CR11200a.prn Use Comandos de Importación" También mostrará el número de registros generados.

INTERFASE CUENTAS POR PAGAR La opción F3 (Cuentas por pagar), permite exportar datos hacia otros programas. Esta opción se puede realizar en forma dinámica, es decir, le brinda la oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.

(18/02/2004) Después de haber seleccionado los diferentes datos arrojará el mensaje: "Se generó Archivo de INTERFASE con el nombre CR11200a.prn Use Comandos de Importación" También mostrará el número de registros generados.

INTERFASE EMPLEADOS

La opción F5 (Empleados) Genera un listado detallado o general con la información completa del empleado para enviar o exportar datos hacia otros programas, esta opción se puede realizar en forma dinámica, es decir, da la oportunidad de seleccionar que datos se requiere llevar a otros medios.

(18/02/2004) Después de seleccionar los diferentes datos arrojará dos opciones: (Numérico o Alfabético), por cualquiera de las dos opciones, al marcarla, solicita si se desea inlcuir los retirados o no.

INTERFASE ORDENES DE PEDIDO Por la opción F10 (Ordenes de Pedido) permite generar y exportar un archivo de los pedidos por vendedor y los pendientes por despachar por producto o por cliente. El pantallazo marca tres opciones: "ESC Retorna, Todos, Unico", al marcar (T) Todos muestra lo siguiente:

(18/02/2004) Al marcar la opción (U), Unico, solicita un rango de número de ordenes de pedidos, al marcar este rango renombra el mensaje de impresión.

INTERFASE PRESUPUESTO PRESUPUESTO CONTABLE

Por la opción F8(Presupuesto Contable) permite exportar datos a otros programas, a nivel de Contabilidad o Inventarios. En la opción de contabilidad se tienen dos opciones a exportar, (General o por Centros de Costos), al escoger la opción (General), solicita un mes de cierre, también trae las opciones de ayuda (F2-Alfabética o F3-Numérica) y muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Al haber terminado de digitar el rango de las cuentas a exportar muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004)

PRESUPUESTO DE INVENTARIOS Por la opción F9(Presupuesto Inventarios), permite exportar datos o informes de inventarios a otros programas, al digitar la función (F9), o oprimir Enter encima de esta, muestra el siguiente pantallazo, donde solicita usar comandos de exportación.

(18/02/2004)

INTERFASE DE PRESUPUESTO PRESUPUESTO CONTABLE

Por la opción F6 (Presupuesto Contable), podemos importar archivos de otros programas para que puedan ser manipulados en SIIGO. Al manipular esta opción inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo con el siguiente mensaje:

(18/02/2004) Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

(18/02/2004) PRESUPUESTO DE INVENTARIOS Por la opción F7 (Presupuesto Inventarios), podemos importar archivos de otros programas para que puedan ser manipulados en SIIGO. Al manipular esta opción inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo con el siguiente mensaje:

(18/02/2004) Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

(18/02/2004)

INTERFASE CATALOGO DE PRODUCTOS

La opción F4 (Catálogo de Productos), permite exportar datos hacia otros programas. Esta opción se puede realizar en forma dinámica, es decir, le brinda la oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.

(18/02/2004) Si se desea enviar el informe por (Código), solicita el número de código inicial al final, inmediatamente trae las opciones de ayuda ya conocidas (F2Alfabética, F3-Numérica, F4-Referencia, F5-Código de barras).

(18/02/2004) Si se desea enviar el informe por (Descripción), solicita descripción desde: y descripción hasta: inmediatamente trae las opciones de ayuda ya conocidas (F2-Alfabética, F3-Numérica, F4-Referencia, F5-Código de barras).

(18/02/2004) Si se desea enviar el informe por (Referencia de Fabrica), solicita Referencia de Fabrica desde: y Referencia de Fabrica hasta: inmediatamente trae las opciones de ayuda ya conocidas (F2-Alfabética, F3-Numérica, F4-Referencia, F5-Código de barras).

(18/02/2004)

INTERFASES INTERNAS, EXTERNAS Y DE MOVIMIENTO INTERFASE: Permite generar en un archivo con extensión .PRN, con toda la información o listados contables para que puedan ser manipulados desde

cualquier programa utilitario o llevados a una hoja electrónica diferente de SIIGO como Excel, etc. En esta nueva versión los comandos de interfases vienen modificados, ya que se trabajan independiente a cada módulo como en la versión anterior. En esta versión las Interfases se conocen como Exportación e Importación de datos. Estas dos opciones vienen en el pantallazo principal (CONTROL DE ) de la siguiente manera:

NOMBRES DE LOS NUEVOS ARCHIVOS SIIGO DE LA VERSION 9. La nueva versión 9. del programa SIIGO, trae como novedad tres archivos los cuales los vamos a nombrar: • Z10 = En la versión anterior cumplía la función de guardar los terceros por centro de costo, en la nueva versión este archivo ha sido modificado para llevar los acumulados de Nómina por concepto. • Z14 = Este es el nuevo archivo en la versión 9. para guardar el registro de empleados. • Z17 = Archivo creado para cumplir la función de Temporal de Actualización en la nueva versión 9.

PROCEDIMIENTO DE RECOBRAR Y RECOVER2 RECOBRAR: Es una herramienta propia de SIIGO, que por objetivo verificar la consistencia del movimiento contable con sus respectivos archivos auxiliares. Para poder correr un procedimiento de RECOBRAR es indispensable que se conozcan las prioridades en cuanto a los archivos que guardan la información.

Por esta razón a continuación se muestra la lista de los archivos que compone el SIIGO y su prioridad dentro de él. Z06 = ARCHIVO DE CONTROL Z24 = ACTUALIZACIONES PARCIALES Z03NNNN = PLAN DE CUENTAS Z04NNNN = CATALOGO DE PRODUCTOS Z05NNNN = PEDIDOS - COMPRAS Z07NNNN = DETALLES DE CARTERA-PROVEEDORES Z08NNNN = NITS Z09NNNN = MOVIMIENTO Z11NNNN = ANULADOS (NO INDEXADO) Z25NNNN = TERCEROS Z26NNNN = BODEGAS Z27NNNN = CODIGOS DE ACTIVOS Z28NNNN = CENTROS DE COSTOS Z29NNNN = NOMINAS (NO INDEXADO) PRIORIDAD 1: De acuerdo con las prioridades, el archivo Z09 es el más importante, porque en caso de algún daño si tiene éste, puede perderse toda la información y el Z05 para la empresa que maneja pedidos y órdenes de compras. PRIORIDAD 2: Dentro de este prioridad se encuentran los siguientes archivos Z03, Z04, Z08, Z27. PRIORIDAD 3:

Los archivos de prioridad tres son: Z07, Z25, Z26 y Z28, cuando uno de estos archivos esta dañado y no se puede recurrir a la copia de seguridad, basta con copiarlos del año inmediatamente anterior y correr un RECUPERA.

PRIORIDAD 4: Los archivos de prioridad cuatro son: Z11 Y Z29 cuando uno de estos está dañado y no se puede recurrir al backup se pierden y los Z29 se regeneran volviendo a digitar las novedades de nómina y el Z11 se vuelve a crear en la medida en que se vuelvan a anular o borrar comprobantes. Teniendo en cuenta la información que almacena cada archivo y su prioridad debe realizarse los siguientes pasos para ejecutar el PROCEDIMIENTO DE RECOBRAR y/o RECOVER2 para D.O.S. y para XENIX o UNIX PROCEDIMIENTO DE RECOBRAR 1. El archivo RECOBRAR.EXE se debe copiar en la empresa en la cual se debe realizar el arreglo del archivo indexado. Hay que identificar el nombre del archivo con la siguiente estructura: Z03NNNN = MAE Z04NNNN = INV Z05NNNN = PED Z07NNNN = DET Z08NNNN = NIT Z09NNNN = MOV Z25NNNN = TER Z26NNNN = BOD Z27NNNN = ACT

Z28NNNN = COS Ejemplo: Si el archivo que presenta problema está en el SIIGO01 el debe copiar el archivo RECOBRAR.EXE en este mismo directorio de la siguiente manera: C:\SIIGO01 >COPY \SIIGO00\RECOBRAR.EXE (Enter) 2. La forma de ejecutar el programa es la siguiente: RECOBRAR NOMBRE-ARCHIVO AÑO-ARCHIVO PUENTE NOMBRE-ARCHIVO: Corresponde al nombre que tiene el archivo de acuerdo con la tabla anterior. AÑO-ARCHIVO: Digitar el año al cual pertenece el archivo. PUENTE: Digitar una letra entre A y Z. C:\SIIGO02 >RECOBRAR MOV 98 A PROCEDIMIENTO RECOVER2 RECOVER2: Es una herramienta o utilitario propio del RUN-TIME (RM COBOL). El cual se utilizar para restaurar archivos que se encuentran dañados por causas ajenas al programa como bajones de luz, salidas bruscas del sistema y todos los problemas que se puedan presentar con relación al Hardware del equipo o red si es multi. Es importante aclarar que el RECOVER2 es un procedimiento manual que aplica para cualquier sistema operacional y el proceso a seguir es el siguiente: 1. Como recomendación inicial debe crearse un directorio en la raíz del disco duro con el nombre que se desee y ubicarse en él, esto con el fin de borrarlo al final del proceso y no correr el riesgo de eliminar información importante, así: • D.O.S./RED: C:\>MD PRUEBA y enter

C:\>CD PRUEBA y enter • UNIX/XENIX: cd / mkdir /prueba cd /prueba 2. Copiar a este directorio el archivo a corregir, así: • D.O.S./RED: C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO01\Z??NNNN C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\R*.* C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\P*.* C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\C*.*

• UNIX/XENIX: copy /u/siigo01/Z??NNNN copy /u/siigo00/R*.* copy /u/siigo00/P*.* copy /u/siigo00/C*.* Lo anterior es un ejemplo ya que los (??), corresponden al nombre del archivo al cual se le va a realizar este procedimiento y los (NNNN), corresponden año de este archivo. Lo correspondiente al directorio SIIGO00 no varia. 3. Se debe dar un REC al archivo con el fin de anotar el número de registros que tiene originalmente, esta información la ubica con el pantallazo del REC en la tercera fila segunda columna "NUMBER OF RECORDS", así:

(18/02/2004)

4. El primer paso es generar el archivo secuencial en blanco y para ello es necesario saber como se denomina el archivo a utilizar, los cuales están especificados así: Z03NNNN = MAE Z04NNNN = INV Z05NNNN = PED Z07NNNN = DET Z08NNNN = NIT Z09NNNN = MOV Z25NNNN = TER Z26NNNN = BOD Z27NNNN = ACT Z28NNNN = COS El comando a ejecutar es: • D.O.S. • C:\PRUEBA>R8 C???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo • UNIX/XENIX # r8 C???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo. 5. Para sistemas operacionales UNIX/XENIX se debe tener instalada la impresora default y con esta prendida y papel dar el comando: • D.O.S./RED: C:\PRUEBA>R8 RECOVER2 y enter • UNIX/XENIX: # r8 recover2 y enter

Este procedimiento vuelve el archivo indexado (archivo a recuperar) secuencial y hace las siguientes preguntas:

INDEX FILE: Responder Z??NNNN (Ejemplo Z091998) DROP FILE: Responder en el caso del Z091998: MOVS Lo anterior varía dependiendo del archivo, así: Z03NNNN = MAES Z04NNNN = INV S Z05NNNN = PEDS Z07NNNN = DETS Z08NNNN = NITS Z09NNNN = MOVS Z25NNNN = TERS Z26NNNN = BODS Z27NNNN = ACTS Z28NNNN = COSS OPTION : ? Responder : NOSUB 6. Generar nuevamente el archivo indexado por medio de la instrucción: • D.O.S. C:\PRUEBA>R8 P???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo. • UNIX/XENIX # r8 P???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo. Paso seguido digitar el año que corresponde. Al final de este proceso en la parte inferior derecha de la pantalla saldrá el número de registros que quedaron

después del proceso los cuales deben compararse con los anotados en el numeral 3. En este caso tomamos un ejemplo: Se genera el archivo XZ091998 el cual se copia como Z091998 con el siguiente comando: • D.O.S./RED: C:\>PRUEBA>COPY XZ091998 Z091998 y enter • UNIX/XENIX: #copy XZ091998 Z091998 y enter 7. Debe compararse el número de registros entre el Z091998 y el XZ091998 para optar por lo siguiente: • Si la diferencia es muy grande es mejor recurrir a un backup reciente que a éste proceso. • Si la diferencia es mínima se copia el archivo al directorio correspondiente, así: D.O.S. C:\SIIGO01>COPY \PRUEBA\Z091998 y enter

UNIX/XENIX: #copy Z091998 /u/siigo01/Z091998 y enter. Para correr el proceso de RECUPERA del año correspondiente e integrar toda la información. Vale la pena anotar que este proceso no puede ser interrumpido y ningún puede ingresar a trabajar en SIIGO hasta su finalización, adicionalmente es muy probable que el proceso de RECUPERA presente un listado de inconsistencias el cual informa los documentos que va a eliminar y el motivo para lo cual, se pueden entrar a corregir, o tomar la decisión de borrarlos continuando el proceso de RECUPERA.

8. Después de verificar el punto anterior se borra el contenido y el directorio creado, así: • D.O.S. C:\PRUEBA>DEL *.* y enter. C:\PRUEBA>CD .. C:\>RD PRUEBA y enter • UNIX/XENIX: cd /u/prueba rm * cd /u rmdir prueba

RECUPERACIONES El concepto RECUPERA: Es el proceso que tiene por objeto reorganizar la información que debido a circunstancias externas como bajones de luz, salidas bruscas del programa, s simultáneos al mismo archivo pueden en algún momento desvirtuar la información. El RECUPERA verifica en el programa todos los movimientos, revisando los comprobantes y observa si existen diferencias en el cruce de las cuentas y si sus sumas son iguales. Se recomienda que antes de realizar este proceso de RECUPERA se realice una copia de seguridad de la empresa donde se va a ejecutar este proceso. Cuando por alguna circunstancia se presentan inconsistencias en el Balance General de cualquiera de las empresas, se debe correr un proceso de recuperación (RECUPERA).

El procedimiento a seguir para correr un RECUPERA es el siguiente: se pulsan los

botones

F2

Parametrización,

F9

Recuperaciones

en

el

menú

(PARAMETRIZACION), al pulsar ENTER muestra un display con el siguiente mensaje:

(18/02/2004) Se digita S para continuar el proceso, de lo contrario se devuelve al pantallazo de PARAMETRIZACION. También compara las características de las cuentas del año anterior y el presente, si encuentra inconsistencias sacará un reporte o listado de fallas, indicando cuales son las diferencias para que se proceda a corregir.

(18/02/2004) Después que el proceso haya verificado y no encuentre inconsistencias, el programa mostrará el siguiente pantallazo

(18/02/2004) El programa solicita impresora, para listar los comprobantes que él sacará como mal ingresados antes de ser borrados. Es recomendable listar los comprobantes antes de ser borrados para que se puedan observar sus inconsistencias y continuar el proceso de recuperación. Si desea corregir este o estos comprobantes erróneos, puede entrar por la opción F1 (Menú Principal), F2 (Contabilidad), F6 (Generación Comprobante), al darle ENTER a esta opción muestra otro cuadro de opciones del cual se

escoge o pulsa F1 (Entrada de Comprobantes), se llama el comprobante y se corrige.

(18/02/2004) Una vez sean arregladas todas las inconsistencias en los comprobantes errados, deben volver a correr el proceso de RECUPERACIONES, si no se encuentran inconsistencias en las cuentas ni en los comprobantes podrá continuar el proceso. Este proceso de RECUPERACION, en los casos de daños físicos en los archivos, toma todos aquellos registros que sean consistentes y desechando los problemáticos, razón por la cual, debe evaluar el resultado y posteriormente incluir todos los datos (cuentas maestros, códigos de inventarios, códigos de activos, nits, comprobantes, etc.) que se hayan podido perder, obviamente el resultado es dejar consistencia en la información recuperada.

¿QUE ES UN UTILITARIO? Son herramientas adicionales del programa que tienen como objetivo principal agilizar y restablecer procedimientos que tengan que ver con el óptimo funcionamiento del programa. Esta opción es de exclusivo manejo del de SIIGO y su forma de ejecutar es la siguiente: Desde el Menú de (Control de ), se oprime la función F2 (Parametrización), F10 (Utilitarios), y muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Para tomar cualquiera de las opciones se digita la tecla de la función que corresponda o con el cursor se marca la indicada y se pulsa ENTER. La función F1 (Borra Cliente 0) se utiliza para borrar el NIT 0, al digitar esta opción mostrará un pantallazo solicitando digitar el año de proceso del cual se quiere borrar el NIT 0: La función F2 (Copia Formas Docum. o Finan.), se utilizar para copiar los formatos de los documentos o reportes financieros que se necesiten de una empresa a otra. Al entrar a esta opción en la siguiente pantalla muestra tres preguntas (ESC Retorna, Empresa-actual, Otra-empresa), el programa por defecto al darle ENTER toma (Otra-empresa). Si se va a copiar formato de Generador de Documento, se marcar la letra D y se escoge el documento que se quiere copiar así:

(18/02/2004) En el ejemplo anterior, se tomó la opción D, documento que hace referencia a la Nota Débito, preguntará la empresa destino. Si la empresa destino no existe mostrara el mensaje en el pantallazo. Tampoco se puede copiar el generador sobre la misma empresa y en caso de que la empresa destino ya tenga su generador de documento predefinido aparecerá el siguiente mensaje: FORMA EXISTE REESCRIBE S/N ? Para copiar el Reporte Financiero, se toma la opción F y mostrará:

(18/02/2004)

Cuando se desea trabajar, corregir, borrar, trasladar, copiar un formato de generador o sus características, se toma la función F3 (Generador de Documentos). Al ingresar a esta opción nos muestra un pantallazo con seis funciones específicas, así:

(18/02/2004) Si se escoge la opción F1, se puede extractar un formato de generador para poder copiarlo en otra empresa, como lo indica el siguiente pantallazo, donde solicita Tipo de Forma (tipo de documento), después de este proceso él genera un archivo ZGEN.FRM el cual se copia en la empresa a la cual se va a trasladar el generador. Luego de extraer el generador de una empresa y de haberlo copiado en la empresa destino, la opción F2 sirve para incluirlo en los parámetros de esta empresa. La Función F4 (Actualiza Consumos Inventarios) se utiliza para solucionar el inconveniente de cuando ingresamos al programa y le damos si a la opción Actualizar consumos de Inventario, de borrar los acumulados de salidas de inventarios traídos en el cierre de año anterior (Hay que tener en cuenta que este proceso se realiza una sola vez al año, después del cierre. Si es realizado luego de incluido el movimiento deja en ceros los consumos de Inventario y así es imposible realizar estadísticas de ventas); dejando los consumos reales. Después de haber ingresado a esta opción , muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004)

Enseguida el sistema pide el período a corregir, el producto inicial y el producto final, como se puede observar en el siguiente pantallazo Con la opción F6 (Copia Tablas de Inventarios o Activos) se pueden pasar estas de la empresa en la que se esta posicionado a la empresa en la que requiera. Cuando se entra a esta opción se debe definir que tipo de tabla se copiará; en el caso de ser activos se digita A, luego preguntará el GRUPO en caso de que éste ya exista en la empresa destino sacará el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Cuando el grupo no existe en la empresa destino o la empresa no esta creada(no existe) mostrará el mensaje en el mimo pantallazo. Cuando se copian los archivos de catálogos de una empresa a otra, ejemplo: el plan de cuentas, hay necesidad de realizar una limpieza de archivos, en el caso que se esta planteando, él pasa los saldos que tenian en el balance. Para dejar los archivos sin saldo alguno es necesario entrar a la opción F7 (Limpia Archivos) donde preguntará cual será el archivo a limpiar y las opciones de limpiar y limpiar e imprimir como se en el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Existe una opción de este utilitario que permite corregir los errores o descuadres en el balance, sólo basta con tomar la opción F8 (Menú Archivo Maestro Vs. Otros) y el despliega el siguiente pantallazo:

(18/02/2004)

Escoja la opción dentro de las cinco posibles de acuerdo con los requerimientos del caso. De acuerdo con lo anterior podrá solucionar inconsistencias a nivel de terceros, centros de costos, inventarios, activos y a nivel auxiliar.

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