Manual Siigo Version 4.3 4b2l6p
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- Words: 4,873
- Pages: 99
ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION INTRODUCCION Y PARAMETROS
TABLA DE CONTENIDO CONTENIDO INTRODUCCION 1. CREACION EMPRESA 2. MANEJO SIIGO 3. PARAMETRIZACION 3.1. Registro de Control 3.2. Registro de Ciudades 3.3. Registro de Zonas 3.4. Registro de Vendedores 3.5. Registro de Cobradores 3.6. Centro de Costos 3.7. Apertura de Bodega 3.8. Clasificación de Clientes 3.9. Apertura de terceros (Otros) 3.10. Creación Plan de Cuentas 3.11. Creación de Clientes 3.12. Creación de Proveedores 3.13. Apertura de Líneas y grupos 3.14. Apertura de Productos 3.15. Definición de Documentos 4. GENERACION DE MOVIMIENTOS 4.1. Saldos Iníciales 4.2. Nota Consignación 4.3. Comprobante de Egreso 4.4. Registro de Compra 4.5. Factura de Venta 4.6. Recibo de Caja 4.7. Devolución de factura 5. OTROS PROCESOS 5.1. Como Cambiar Fecha en el Programa 5.2. Como Consultar los Documentos Creados 5.3. Como consultar los Movimientos de las cuentas 5.4. Como Consultar los Comprobantes 5.5. Como Corregir o Borrar Comprobantes 5.6. Como Consultar Inventarios
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5.7. 5.8. 5.9. 5.10. 5.11. 5.12. 5.13. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 7.10. 8. 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5.
Como Consultar Precios Como Consultar Costos Como Consultar Productos Gravados Como Consultar Tablas de Catalogo Como Consultar Saldos Totales Como Consultar Movimiento Total Como Consultar Conteo Físico CONSULTAS Y CANCELACIONES Consulta Proveedores Cancelación Proveedores Estado de Cuentas por Pagar Movimiento Proveedores Consulta Cartera Cancelación Clientes Informe Clientes Edades de Cartera Cupos de Crédito Consulta de Informes Estado de Resultado Terceros Terceros por Numero General Anexo al Balance por Terceros Consulta Libro Auxiliar por Terceros Informe Libro Diario Libro Diario Resumido Libro Mayor Libro Inventarios y Balances Comprobantes Anulados o Borrados FUNCIONES F1 F2 F3 F5 F7
53 54 54 55 56 57 58 59 59 60 62 63 63 64 66 66 69 70 70 71 72 73 74 75 77 78 80 81 82 82 82 82 82 82
INTRODUCCION Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnológicas que le permita mejorar y agilizar los procesos, reduciendo costos, los cuales se ven reflejados en la gestión de las diferentes áreas de la empresa.
Es por ello que este manual le ofrece una guía a cerca del manejo y beneficios de los diferentes productos y servicios de tecnología; a disposición inmediata para la solución de dudas e inquietudes de forma ágil y oportuna.
1. CREACION DE LA EMPRESA
♣ ♣ ♣
Verificar la existencia de la carpeta SIIWI0- ubicada en mi PC disco local D. Crear la siguiente carpeta SIIWI0- de acuerdo al consecutivo previsto en el ítem anterior.
Buscar en el escritorio el icono de CREAR EMPRESA , Se digita el numero de la empresa a instalar y la unidad (D), después se ingresan los respectivos datos de la empresa de acuerdo a las exigencias del programa.
♣
El programa muestra una ventana de verificación para constatar de que la información digitada es correcta, si lo es dar clic en SI y luego en instalar módulos se da ENTER y se ACEPTA.
2. MANEJO DE SIIGO
♣
Buscar en el escritorio el icono de , y en la ventana que aparece a continuación aceptamos las condiciones, aparece la ventana CONTROL DE .
♣
♣
Buscamos el nombre de la empresa que hemos creado y le damos doble clic, después digitamos el y la clave, damos ENTER para verificar la fecha.
Aparece una ventana y escogemos la opción Word ENTER, seguidamente aparece otra ventana (quiere que este mensaje no vuelva a parecer), oprimimos la tecla ENTER.
NOTA: Después de realizar el proceso aparecen los módulos con los cuales cuenta la empresa.
3. PARAMETRIZACION
3.1. Registro de control
♣ ♣
Dentro de la ventana parametrización.
de
los
módulos
buscamos
la
opción
Al lado derecho buscamos la opción registro de control para proceder a ingresar los datos correspondientes de la empresa.
3.2. Registro de Ciudades
♣
Dentro del icono parametrización buscamos la opción registro de ciudades para ingresar las ciudades con las cuales la empresa va a realizar sus movimientos. Para consultarla oprimimos F2 si se busca por orden alfabético ó F3 si se busca por orden numérico.
3.3.
♣
3.4.
Registro de Zonas
Dentro del icono parametrización buscamos la opción registro de zonas para ingresar las zonas correspondientes a las ciudades con las cuales realizamos los movimientos. Para consultarla oprimimos F2 si se busca por orden alfabético ó F3 si se busca por orden numérico.
Registro de Vendedores
♣ ♣ ♣
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción ventas. Al lado derecho buscamos la opción catálogo de vendedores, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura para proceder a ingresar los datos correspondientes de cada vendedor. Ingresamos el código del vendedor y digitamos la cedula.
Oprimimos ENTER y nos aparece el siguiente recuadro para ingresar los datos del vendedor. (nombre, dirección, país, ciudad…)
3.5. Registro de Cobradores
♣ ♣
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción gestión de recaudo. Al lado derecho buscamos la opción parametrización, damos doble clic, ingresamos en la opción cobradores, manejo de cobradores y apertura, para proceder a ingresar los datos correspondientes de cada cobrador. Ingresamos el código del cobrador y digitamos la cedula.
♣
Oprimimos ENTER y nos aparece el siguiente recuadro para ingresar los datos del cobrador. (nombre, dirección, país, ciudad…)
3.6. Centro de Costos
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de centro de costos, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura, para proceder a ingresar los datos correspondientes a los centros de costos. (Son las áreas de la empresa que tienen manejo y control sobre el consumo de recursos).
3.7. Apertura de Bodega
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción inventarios. Al lado derecho buscamos la opción istración de bodegas, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de bodegas, para proceder a ingresar los datos correspondientes a las bodegas.
3.8.
♣ ♣
Calificación de los Clientes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción gestión de recaudo. Al lado derecho buscamos la opción parametrización, damos doble clic e ingresamos en la opción tablas, calificación, actualiza y procedemos a ingresar la calificación de los clientes.
3.9. Apertura de Terceros (otros)
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura para proceder a ingresar los datos correspondientes de cada cliente.
3.10.
♣ ♣
Creación Plan de Cuentas
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de cuentas contables, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura para proceder a ingresar las cuentas que se van a utilizar en los movimientos de la empresa.
♣
Después de digitar todas las cuentas que vamos a utilizar ingresamos en contabilidad, plan de cuentas, pantalla, numérico, solo las utilizadas, ENTER… y a continuación aparecerán todas las cuentas creadas.
3.11.
♣ ♣
Creación de Clientes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción manejo de clientes, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de clientes para proceder a ingresar los datos correspondientes a los clientes.
3.12.
♣ ♣
Creación de Proveedores
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por pagar. Al lado derecho buscamos la opción manejo de proveedores, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de proveedores para proceder a ingresar los datos correspondientes a los proveedores.
3.13.
♣ ♣
Apertura de líneas y grupos
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción inventarios. Al lado derecho buscamos la opción catálogos, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de líneas y grupos para proceder a
ingresar las referencias de los productos que tiene la empresa para ofrecer a sus clientes.
3.14.
♣
Apertura de Productos
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción inventarios.
♣
Al lado derecho buscamos la opción catálogos, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de productos para proceder a ingresar las referencias de los productos que tiene la empresa para ofrecer a sus clientes.
3.15.
Definición de Documentos
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción catálogos, damos doble clic e ingresamos en la opción definición de documentos para proceder a escoger los documentos con los que la empresa contara durante su funcionamiento.
♣
A continuación se procede a crear cada uno de los documentos que son necesarios para realizar los movimientos del ente económico.
L Otros: en este ítem se pueden crear los saldos iníciales, notas
de contabilidad, consignaciones, entre otros. Siguiendo el mismo proceso, pero cambiando el número de comprobante según el consecutivo y la descripción por el respectivo nombre del documento.
G Egresos: en este ítem se registran los pagos efectuados por la
empresa ya sean en efectivo o en cheque. Siguiendo el mismo proceso, pero cambiando el número de comprobante según el consecutivo y la descripción por el respectivo nombre del documento.
R Recibos: en este ítem se registran los ingresos recibidos en la
empresa por terceros ya sean en efectivo o en cheque.
F Facturas: en este ítem se soporta la venta o el servicio prestado por un ente a un tercero.
P Registro de Compra: en este ítem se soporta la compra de mercancía o destinada exclusivamente para la venta o que tenga que ver con el objeto social.
J Nota de Devolución: en este ítem se registran las devoluciones
que nos practican los clientes ya sean por defectos de fabricación, mal despacho u otras causas.
D Notas Debito: en este ítem cargamos un mayor valor en
clientes y un menor valor en proveedores por los respectivos casos. (descuentos, devoluciones, intereses, correcciones, entre otros).
4. GENERACION DE MOVIMIENTOS
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción documentos. Al lado derecho buscamos el documento que vamos a elaborar, seleccionamos tipo de documento, la clase y finalmente nos aparece el formato del documento a elaborar.
4.1. Saldos Iníciales
♣
Procedemos a diligenciar la información.
♣
♣
A continuación procedemos a digitar los datos correspondientes a los aportes iníciales, si son de diferentes socios se hace individual, para cambiar de referencia a cuenta oprimimos F7 siguiendo la secuencia que automáticamente aparece después de dar ENTER al terminar de digitar el valor.
Después de digitar los datos completos de cada secuencia correspondiente al ítem anterior, oprimimos F1 para guardar los datos que hemos diligenciados, a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI.
♣
A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR.
4.2. Notas de Consignación
♣
Procedemos a diligenciar la información, el número de NIT que se diligencia es el correspondiente a quien va ser el beneficiario de la consignación.
♣
♣
A continuación procedemos a digitar los datos correspondientes a la nota de consignación, para cambiar de referencia a cuenta oprimimos F7 siguiendo la secuencia que automáticamente aparece después de dar ENTER al terminar de digitar el valor.
A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR.
4.3. Comprobante de Egreso NOTA: en los comprobantes de egreso se escriben todas las cuentas, menos las parametrizadas (1105 caja, 1110 bancos), es decir si un comprobante de egreso tiene IVA o Retención lo digitamos.
♣
Procedemos a diligenciar la información, el número de NIT que se diligencia es el correspondiente a quien va ser el beneficiario de la consignación.
♣
A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR.
4.4
. Registro de Compra
♣
A la ventana de comprobantes damos doble ENTER.
♣
Procedemos a diligenciar la información.
♣
A continuación nos aparece el siguiente recuadro, donde digitaremos la información correspondiente al producto que adquirimos, si hay más productos seguiremos con la secuencia correspondiente.
♣
Después de digitar los datos completos de cada secuencia correspondiente al ítem anterior, oprimimos F1 para guardar los datos que hemos diligenciados, a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI.
4.5. Factura de Venta
♣ ♣
♣
Al elaborar la factura de venta nos aparece el valor unitario automáticamente de cada uno de los productos con que cuenta la empresa. Procedemos a diligenciar los datos del cliente
A continuación nos aparece una venta llamada transacciones en la cual se especifica el producto, la bodega en la cual se encuentra, la descripción del producto, la cantidad, el valor unitario (aparece automáticamente) y se diligencia el respectivo descuento si se concede, se escribe el porcentaje de las tasas de impuestos (IVA, Retención y Rete IVA, los valores aparecen automáticamente).
♣
Si son varios productos a vender se debe realizar el procedimiento para cada tipo de producto, siguiendo el respectivo consecutivo.
♣
Después de haber terminado el proceso anterior se oprime la tecla F1, aparece la ventana de elaboración de factura y el cursor aparece en la casilla de los impuestos.
♣ ♣
A continuación nos aparece una ventana llamada Retenciones y damos ENTER. Después nos aparece otra ventana llamada Vencimientos y en ella digitamos la forma de pago y automáticamente nos aparecen los siguientes datos.
♣ ♣
Al finalizar en el valor damos ENTER y a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI. A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR en el resto de ventanas.
4.6.
♣
Recibo de Caja
Procedemos a diligenciar los datos de elaboración del recibo.
♣ ♣
♣
Después de dar ENTER en el centro, nos sale una ventanita llamada documento cruce a la cual procedemos a dar los respectivos ENTER hasta quedar nuevamente en la elaboración del recibo. Seguimos diligenciando los datos y en el tipo nos aparece la letra A (abono) y automáticamente nos aparecen los datos, en caso de que no nos acepta la letra A debemos digitar la letra O (otros) y hacer el debido proceso. Cuando demos ENTER en el NIT nos aparece una ventana que dice datos en generales, en ella debemos dar los ENTER necesarios hasta que nos salga otra ventana llamada descripción, damos ENTER y quedamos nuevamente en la elaboración del recibo.
4.7. Devolución de Facturas
♣
♣ ♣ ♣
Procedemos a diligenciar los datos del comprobante al cual se le hará la respectiva devolución.
Después damos ENTER, a continuación nos aparece una ventana para proceder a elaborar la devolución. Diligenciamos los datos correspondientes al cliente al cual le vamos a realizar la devolución. Cuando demos ENTER en el teléfono 2 nos aparece una ventana que dice transacciones, en esta diligenciamos los datos correspondientes a la referencia, cantidad, valor unitario, tasas de porcentajes del IVA, Retención, Rete IVA.
♣
Después de haber terminado el proceso anterior se oprime la tecla F1, aparece la ventana de elaboración de la devolución y el cursor aparece en la casilla de los impuestos.
5. OTROS PROCESOS
5.1.
♣ ♣
♣
Como Cambiar la Fecha en el Programa
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción istración. Al lado derecho buscamos la opción cambio fecha, damos doble clic e ingresamos la fecha que necesitamos para elaborar los respectivos movimientos. Debe cambiarse mensualmente.
Terminamos dando doble ENTER, para aparecer nuevamente en la ventana de módulos.
5.2.
Como Consultar los Documentos Creados o Guardados
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informes financieros, damos doble clic e ingresamos a balance de comprobación y oprimimos la tecla ENTER la cantidad de veces que sea necesaria para que nos aparezca el comprobante, teniendo presente que se debe digitar el mes del cual queremos ver los movimientos.
5.3.
♣ ♣
Como Consultar el Movimiento de una Cuenta
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de cuentas contables, damos doble clic e ingresamos movimiento general, oprimimos la tecla ENTER la cantidad de veces que sea necesaria para que nos aparezca la ventana de movimiento general, digitamos la fecha y la cuenta que queremos consultar.
5.4.
♣ ♣ ♣
Como Consultar los Comprobantes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción generación de comprobantes, damos doble clic e ingresamos en comprobantes generales, podemos verlos por meses o por número de comprobantes si lo sabemos. Si es por fecha la digitamos en la respectiva casilla, y si no donde dice comprobantes digitamos la letra correspondiente al soporte y de que numero a que numero queremos observar.
♣
Finalmente damos los ENTER necesarios para llegar al comprobante.
5.5.
♣ ♣
♣
Como Corregir o Borrar los Comprobantes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción generación de comprobantes, damos doble clic e ingresamos entrada de comprobantes, y procedemos a digitar los datos correspondientes al comprobante que vamos a corregir o a borrar.
Después no sale una ventanita llamada reserva comprobantes donde escogemos la opción que deseamos.
♣
♣
Si le damos clic en borrar podemos reincorporar el documento digitando otra vez los datos del comprobante, si le damos ignorar no efectúa ninguna operación y si le damos anular elimina el comprobante. Cuando se corrige la diferencia debe ser cero (0).
5.6.
♣ ♣
Como Consultar Inventarios
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción saldo de inventarios, damos doble clic e ingresamos balance de inventarios, y escogemos la opción Numérico, digitamos la relación de meses, digitamos los ENTER necesarios hasta que aparezca la ventana Balance de Inventarios.
5.7.
♣ ♣
♣
Como Consultar Precios
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción Catálogos, damos doble clic e ingresamos consulta de precios, seleccionamos marca, y digitamos la lista de precios a verificar (donde comienza y donde finaliza), pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a seleccionar destacado. Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar.
5.8.
♣ ♣ ♣
Como Consultar Costos
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción Catálogos, damos doble clic e ingresamos consulta de costos, seleccionamos marca, promedio, pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a seleccionar destacado. Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar.
5.9.
♣ ♣
♣
Como Consultar Productos Exentos o Gravados
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción Catálogos, damos doble clic e ingresamos productos exentos y gravados, seleccionamos la opción que deseamos consultar, numérico, ENTER, buscamos con F2 los productos desde, hasta, pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a seleccionar destacado.
Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar.
5.10. Como Consultar Tablas de Catalogo
♣ ♣
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción Catálogos, damos doble clic e ingresamos impresión de tabla de inventarios, seleccionamos la opción producto, digitamos la cuenta de inventario correspondiente, ENTER, seleccionar destacado. Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar impresión de parámetros.
5.11. Como Consultar Saldos Totales
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción saldo de inventarios, damos doble clic e ingresamos saldos totales, seleccionamos la opción pantalla, numérico y pulsamos ENTER necesarios hasta llegar a la ventana de saldos de inventarios.
5.12. Como Consultar Movimiento Total
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción movimiento de productos, damos doble clic e ingresamos a movimiento total, seleccionamos la opción pantalla, digitamos el rango de fecha, numérico y pulsamos ENTER necesarios hasta llegar a la ventana de movimiento de inventarios, en código de producto buscamos con F2 el producto deseado.
5.13. Como Consultar Conteo Físico
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción conteo físico, damos doble clic e ingresamos a listado saldos, seleccionamos la opción numérico, digitamos el rango de fecha, la bodega , la ubicación, seleccionamos
el rango de productos y pulsamos ENTER necesarios hasta llegar a destacado.
♣
Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar.
6.
CONSULTAS Y CANCELACIONES
6.1.
♣ ♣
Consulta de proveedores
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por pagar. Al lado derecho buscamos la opción estado de cuenta, damos doble clic e ingresamos en informe por pantalla, y procedemos a digitar los datos correspondientes del proveedor a consultar.
6.2.
♣ ♣
Cancelación de Proveedores
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción documentos. Al lado derecho buscamos la opción comprobantes de egreso, damos doble clic en la opción con la cual va a realizar el pago y digitamos los datos correspondientes para elaborar el comprobante de egreso.
♣ ♣
Al finalizar en el valor damos ENTER y a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI. A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR en el resto de ventanas.
6.3.
♣ ♣
Estado de Cuentas por Pagar
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por pagar. Al lado derecho buscamos la opción estado de cuentas, damos doble clic en la opción informe por pantalla y buscamos con la tecla F2 el NIT correspondiente al proveedor.
6.4.
♣ ♣
Movimiento de Proveedores
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por pagar. Al lado derecho buscamos la opción movimiento de proveedores, damos doble clic en la opción movimiento auxiliar, escogemos pantalla, digitamos el rango de fecha, buscamos con la tecla F2 el NIT correspondiente al proveedor.
6.5.
Consulta de Cartera
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción estado de cuenta, damos doble clic e ingresamos en informe por pantalla, y procedemos a digitar los datos correspondientes del cliente a consultar.
6.6.
Cancelación de Clientes
♣ ♣
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción documentos. Al lado derecho buscamos la opción recibo de caja, damos doble clic en la opción recibo de caja y digitamos los datos correspondientes para elaborar el recibo de caja.
Al finalizar en el valor damos ENTER y a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI.
♣
A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR en el resto de ventanas
6.7.
♣ ♣
Informe de Clientes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción manejo de clientes, damos doble clic en la opción informes de clientes, pantalla, doble ENTER.
6.8. Edades de Cartera
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción edades de cartera, damos doble clic en la opción actualiza 5 columnas, se digitan los datos correspondientes a las edades en las cuales se clasifican la cartera.
♣
Después oprimimos ESC hasta salir a la ventana de módulos, escogemos la opción Informe a 5 Columnas y digitamos los ENTER necesarios, hasta quedar en el último rango.
♣
A continuación digitamos la cuenta a consultar, el NIT, seleccionamos total y pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a seleccione y escogemos cuenta, ENTER y seleccionamos destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar edades cartera.
6.9. Cupos de Crédito
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción cupos de crédito, damos doble clic en la opción ordenada alfabéticamente, se digita el NIT correspondiente al cliente, oprimimos ENTER hasta llegar al rango de fecha, seleccionar destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar cupos de crédito.
7. Consulta de Informes
7.1. Estado de resultados
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informe financiero, damos doble clic en la opción estado de resultado, estándar doble ENTER, escogemos la opción cuenta y digitamos el rango de meses a consultar, oprimimos los ENTER necesarios para llegar al estado de resultado.
7.2. Terceros
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic en la opción consulta por tipo de tercero, pantalla doble ENTER y nos aparecen los datos de los clientes, proveedores y otros.
7.3. Terceros por Número General
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad.
♣
♣
Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic en la opción terceros por número general, pantalla doble ENTER, digitamos el rango de meses a consultar y el rango de cuentas.
Después de digitar los datos del cuadro anterior nos aparece la siguiente ventana.
7.4. Anexo al Balance por Tercero
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic en la opción anexo al balance por terceros y digitamos la cuenta que deseamos consultar.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar.
7.5. Consulta de libro Auxiliar por terceros
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic en la opción libro auxiliar, digitamos el rango de la fecha, digitamos la cuenta que deseamos consultar y al resto de datos damos ENTER.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar.
7.6. Informe Libro Diario
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informes oficiales, damos doble clic en la opción libro diario, pulsamos ENTER, seleccionamos le nivel de cuenta, ordenado por, digitamos el rango de fecha y seleccionamos destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar.
7.7. Libro Diario Resumido
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informes oficiales, damos doble clic en la opción libro diario resumido, pulsamos ENTER, seleccionamos le nivel de cuenta, tipo de comprobante, digitamos el rango de fecha y seleccionamos destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar Libro Diario Resumido.
7.8. Libro Mayor
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad.
♣
♣
Al lado derecho buscamos la opción informes oficiales, damos doble clic en la opción libro mayor, pulsamos ENTER, escogemos la selección, totales por columna y seleccionamos destacado.
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar Libro Mayores y Balances.
7.9. Libro Inventario y Balances
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informes oficiales, damos doble clic en la opción libro de inventarios y balance, pulsamos los ENTER, necesarios hasta llegar a escoger destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar Libro Inventarios y Balances.
7.10. Comprobantes Anulados o Borrados
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción Generación de Comprobantes, damos doble clic en la opción comprobantes anulados, seleccionamos anulados o borrados, ENTER, digitamos el rango de la fecha, pulsamos ENTER, seleccionamos destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar Comprobantes anulados.
8. FUNCIONES
8.1. F1: Esta tecla nos sirve para guardar la información o grabar transacciones. 8.2. F2: Busca la información alfabéticamente. 8.3. F3: Busca la información numéricamente. 8.4. F5: Borrar información errónea. 8.5. F7: Cambiar de referencia a cuenta. i
i
Elaborado: Grupo
Revisado:
800630 TP en Gestión Contable y Financiera Luz Dary Arias Arias Instructora Centro de Servicios Empresariales y Turísticos
TABLA DE CONTENIDO CONTENIDO INTRODUCCION 1. CREACION EMPRESA 2. MANEJO SIIGO 3. PARAMETRIZACION 3.1. Registro de Control 3.2. Registro de Ciudades 3.3. Registro de Zonas 3.4. Registro de Vendedores 3.5. Registro de Cobradores 3.6. Centro de Costos 3.7. Apertura de Bodega 3.8. Clasificación de Clientes 3.9. Apertura de terceros (Otros) 3.10. Creación Plan de Cuentas 3.11. Creación de Clientes 3.12. Creación de Proveedores 3.13. Apertura de Líneas y grupos 3.14. Apertura de Productos 3.15. Definición de Documentos 4. GENERACION DE MOVIMIENTOS 4.1. Saldos Iníciales 4.2. Nota Consignación 4.3. Comprobante de Egreso 4.4. Registro de Compra 4.5. Factura de Venta 4.6. Recibo de Caja 4.7. Devolución de factura 5. OTROS PROCESOS 5.1. Como Cambiar Fecha en el Programa 5.2. Como Consultar los Documentos Creados 5.3. Como consultar los Movimientos de las cuentas 5.4. Como Consultar los Comprobantes 5.5. Como Corregir o Borrar Comprobantes 5.6. Como Consultar Inventarios
PAGINA 5 6 7 8 8 9 10 10 12 13 14 15 16 17 23 24 25 26 27 35 35 37 38 39 42 45 46 47 47 48 49 50 51 52
5.7. 5.8. 5.9. 5.10. 5.11. 5.12. 5.13. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 7.10. 8. 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5.
Como Consultar Precios Como Consultar Costos Como Consultar Productos Gravados Como Consultar Tablas de Catalogo Como Consultar Saldos Totales Como Consultar Movimiento Total Como Consultar Conteo Físico CONSULTAS Y CANCELACIONES Consulta Proveedores Cancelación Proveedores Estado de Cuentas por Pagar Movimiento Proveedores Consulta Cartera Cancelación Clientes Informe Clientes Edades de Cartera Cupos de Crédito Consulta de Informes Estado de Resultado Terceros Terceros por Numero General Anexo al Balance por Terceros Consulta Libro Auxiliar por Terceros Informe Libro Diario Libro Diario Resumido Libro Mayor Libro Inventarios y Balances Comprobantes Anulados o Borrados FUNCIONES F1 F2 F3 F5 F7
53 54 54 55 56 57 58 59 59 60 62 63 63 64 66 66 69 70 70 71 72 73 74 75 77 78 80 81 82 82 82 82 82 82
INTRODUCCION Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnológicas que le permita mejorar y agilizar los procesos, reduciendo costos, los cuales se ven reflejados en la gestión de las diferentes áreas de la empresa.
Es por ello que este manual le ofrece una guía a cerca del manejo y beneficios de los diferentes productos y servicios de tecnología; a disposición inmediata para la solución de dudas e inquietudes de forma ágil y oportuna.
1. CREACION DE LA EMPRESA
♣ ♣ ♣
Verificar la existencia de la carpeta SIIWI0- ubicada en mi PC disco local D. Crear la siguiente carpeta SIIWI0- de acuerdo al consecutivo previsto en el ítem anterior.
Buscar en el escritorio el icono de CREAR EMPRESA , Se digita el numero de la empresa a instalar y la unidad (D), después se ingresan los respectivos datos de la empresa de acuerdo a las exigencias del programa.
♣
El programa muestra una ventana de verificación para constatar de que la información digitada es correcta, si lo es dar clic en SI y luego en instalar módulos se da ENTER y se ACEPTA.
2. MANEJO DE SIIGO
♣
Buscar en el escritorio el icono de , y en la ventana que aparece a continuación aceptamos las condiciones, aparece la ventana CONTROL DE .
♣
♣
Buscamos el nombre de la empresa que hemos creado y le damos doble clic, después digitamos el y la clave, damos ENTER para verificar la fecha.
Aparece una ventana y escogemos la opción Word ENTER, seguidamente aparece otra ventana (quiere que este mensaje no vuelva a parecer), oprimimos la tecla ENTER.
NOTA: Después de realizar el proceso aparecen los módulos con los cuales cuenta la empresa.
3. PARAMETRIZACION
3.1. Registro de control
♣ ♣
Dentro de la ventana parametrización.
de
los
módulos
buscamos
la
opción
Al lado derecho buscamos la opción registro de control para proceder a ingresar los datos correspondientes de la empresa.
3.2. Registro de Ciudades
♣
Dentro del icono parametrización buscamos la opción registro de ciudades para ingresar las ciudades con las cuales la empresa va a realizar sus movimientos. Para consultarla oprimimos F2 si se busca por orden alfabético ó F3 si se busca por orden numérico.
3.3.
♣
3.4.
Registro de Zonas
Dentro del icono parametrización buscamos la opción registro de zonas para ingresar las zonas correspondientes a las ciudades con las cuales realizamos los movimientos. Para consultarla oprimimos F2 si se busca por orden alfabético ó F3 si se busca por orden numérico.
Registro de Vendedores
♣ ♣ ♣
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción ventas. Al lado derecho buscamos la opción catálogo de vendedores, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura para proceder a ingresar los datos correspondientes de cada vendedor. Ingresamos el código del vendedor y digitamos la cedula.
Oprimimos ENTER y nos aparece el siguiente recuadro para ingresar los datos del vendedor. (nombre, dirección, país, ciudad…)
3.5. Registro de Cobradores
♣ ♣
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción gestión de recaudo. Al lado derecho buscamos la opción parametrización, damos doble clic, ingresamos en la opción cobradores, manejo de cobradores y apertura, para proceder a ingresar los datos correspondientes de cada cobrador. Ingresamos el código del cobrador y digitamos la cedula.
♣
Oprimimos ENTER y nos aparece el siguiente recuadro para ingresar los datos del cobrador. (nombre, dirección, país, ciudad…)
3.6. Centro de Costos
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de centro de costos, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura, para proceder a ingresar los datos correspondientes a los centros de costos. (Son las áreas de la empresa que tienen manejo y control sobre el consumo de recursos).
3.7. Apertura de Bodega
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción inventarios. Al lado derecho buscamos la opción istración de bodegas, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de bodegas, para proceder a ingresar los datos correspondientes a las bodegas.
3.8.
♣ ♣
Calificación de los Clientes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción gestión de recaudo. Al lado derecho buscamos la opción parametrización, damos doble clic e ingresamos en la opción tablas, calificación, actualiza y procedemos a ingresar la calificación de los clientes.
3.9. Apertura de Terceros (otros)
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura para proceder a ingresar los datos correspondientes de cada cliente.
3.10.
♣ ♣
Creación Plan de Cuentas
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de cuentas contables, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura para proceder a ingresar las cuentas que se van a utilizar en los movimientos de la empresa.
♣
Después de digitar todas las cuentas que vamos a utilizar ingresamos en contabilidad, plan de cuentas, pantalla, numérico, solo las utilizadas, ENTER… y a continuación aparecerán todas las cuentas creadas.
3.11.
♣ ♣
Creación de Clientes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción manejo de clientes, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de clientes para proceder a ingresar los datos correspondientes a los clientes.
3.12.
♣ ♣
Creación de Proveedores
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por pagar. Al lado derecho buscamos la opción manejo de proveedores, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de proveedores para proceder a ingresar los datos correspondientes a los proveedores.
3.13.
♣ ♣
Apertura de líneas y grupos
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción inventarios. Al lado derecho buscamos la opción catálogos, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de líneas y grupos para proceder a
ingresar las referencias de los productos que tiene la empresa para ofrecer a sus clientes.
3.14.
♣
Apertura de Productos
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción inventarios.
♣
Al lado derecho buscamos la opción catálogos, damos doble clic e ingresamos en la opción apertura de productos para proceder a ingresar las referencias de los productos que tiene la empresa para ofrecer a sus clientes.
3.15.
Definición de Documentos
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción catálogos, damos doble clic e ingresamos en la opción definición de documentos para proceder a escoger los documentos con los que la empresa contara durante su funcionamiento.
♣
A continuación se procede a crear cada uno de los documentos que son necesarios para realizar los movimientos del ente económico.
L Otros: en este ítem se pueden crear los saldos iníciales, notas
de contabilidad, consignaciones, entre otros. Siguiendo el mismo proceso, pero cambiando el número de comprobante según el consecutivo y la descripción por el respectivo nombre del documento.
G Egresos: en este ítem se registran los pagos efectuados por la
empresa ya sean en efectivo o en cheque. Siguiendo el mismo proceso, pero cambiando el número de comprobante según el consecutivo y la descripción por el respectivo nombre del documento.
R Recibos: en este ítem se registran los ingresos recibidos en la
empresa por terceros ya sean en efectivo o en cheque.
F Facturas: en este ítem se soporta la venta o el servicio prestado por un ente a un tercero.
P Registro de Compra: en este ítem se soporta la compra de mercancía o destinada exclusivamente para la venta o que tenga que ver con el objeto social.
J Nota de Devolución: en este ítem se registran las devoluciones
que nos practican los clientes ya sean por defectos de fabricación, mal despacho u otras causas.
D Notas Debito: en este ítem cargamos un mayor valor en
clientes y un menor valor en proveedores por los respectivos casos. (descuentos, devoluciones, intereses, correcciones, entre otros).
4. GENERACION DE MOVIMIENTOS
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción documentos. Al lado derecho buscamos el documento que vamos a elaborar, seleccionamos tipo de documento, la clase y finalmente nos aparece el formato del documento a elaborar.
4.1. Saldos Iníciales
♣
Procedemos a diligenciar la información.
♣
♣
A continuación procedemos a digitar los datos correspondientes a los aportes iníciales, si son de diferentes socios se hace individual, para cambiar de referencia a cuenta oprimimos F7 siguiendo la secuencia que automáticamente aparece después de dar ENTER al terminar de digitar el valor.
Después de digitar los datos completos de cada secuencia correspondiente al ítem anterior, oprimimos F1 para guardar los datos que hemos diligenciados, a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI.
♣
A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR.
4.2. Notas de Consignación
♣
Procedemos a diligenciar la información, el número de NIT que se diligencia es el correspondiente a quien va ser el beneficiario de la consignación.
♣
♣
A continuación procedemos a digitar los datos correspondientes a la nota de consignación, para cambiar de referencia a cuenta oprimimos F7 siguiendo la secuencia que automáticamente aparece después de dar ENTER al terminar de digitar el valor.
A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR.
4.3. Comprobante de Egreso NOTA: en los comprobantes de egreso se escriben todas las cuentas, menos las parametrizadas (1105 caja, 1110 bancos), es decir si un comprobante de egreso tiene IVA o Retención lo digitamos.
♣
Procedemos a diligenciar la información, el número de NIT que se diligencia es el correspondiente a quien va ser el beneficiario de la consignación.
♣
A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR.
4.4
. Registro de Compra
♣
A la ventana de comprobantes damos doble ENTER.
♣
Procedemos a diligenciar la información.
♣
A continuación nos aparece el siguiente recuadro, donde digitaremos la información correspondiente al producto que adquirimos, si hay más productos seguiremos con la secuencia correspondiente.
♣
Después de digitar los datos completos de cada secuencia correspondiente al ítem anterior, oprimimos F1 para guardar los datos que hemos diligenciados, a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI.
4.5. Factura de Venta
♣ ♣
♣
Al elaborar la factura de venta nos aparece el valor unitario automáticamente de cada uno de los productos con que cuenta la empresa. Procedemos a diligenciar los datos del cliente
A continuación nos aparece una venta llamada transacciones en la cual se especifica el producto, la bodega en la cual se encuentra, la descripción del producto, la cantidad, el valor unitario (aparece automáticamente) y se diligencia el respectivo descuento si se concede, se escribe el porcentaje de las tasas de impuestos (IVA, Retención y Rete IVA, los valores aparecen automáticamente).
♣
Si son varios productos a vender se debe realizar el procedimiento para cada tipo de producto, siguiendo el respectivo consecutivo.
♣
Después de haber terminado el proceso anterior se oprime la tecla F1, aparece la ventana de elaboración de factura y el cursor aparece en la casilla de los impuestos.
♣ ♣
A continuación nos aparece una ventana llamada Retenciones y damos ENTER. Después nos aparece otra ventana llamada Vencimientos y en ella digitamos la forma de pago y automáticamente nos aparecen los siguientes datos.
♣ ♣
Al finalizar en el valor damos ENTER y a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI. A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR en el resto de ventanas.
4.6.
♣
Recibo de Caja
Procedemos a diligenciar los datos de elaboración del recibo.
♣ ♣
♣
Después de dar ENTER en el centro, nos sale una ventanita llamada documento cruce a la cual procedemos a dar los respectivos ENTER hasta quedar nuevamente en la elaboración del recibo. Seguimos diligenciando los datos y en el tipo nos aparece la letra A (abono) y automáticamente nos aparecen los datos, en caso de que no nos acepta la letra A debemos digitar la letra O (otros) y hacer el debido proceso. Cuando demos ENTER en el NIT nos aparece una ventana que dice datos en generales, en ella debemos dar los ENTER necesarios hasta que nos salga otra ventana llamada descripción, damos ENTER y quedamos nuevamente en la elaboración del recibo.
4.7. Devolución de Facturas
♣
♣ ♣ ♣
Procedemos a diligenciar los datos del comprobante al cual se le hará la respectiva devolución.
Después damos ENTER, a continuación nos aparece una ventana para proceder a elaborar la devolución. Diligenciamos los datos correspondientes al cliente al cual le vamos a realizar la devolución. Cuando demos ENTER en el teléfono 2 nos aparece una ventana que dice transacciones, en esta diligenciamos los datos correspondientes a la referencia, cantidad, valor unitario, tasas de porcentajes del IVA, Retención, Rete IVA.
♣
Después de haber terminado el proceso anterior se oprime la tecla F1, aparece la ventana de elaboración de la devolución y el cursor aparece en la casilla de los impuestos.
5. OTROS PROCESOS
5.1.
♣ ♣
♣
Como Cambiar la Fecha en el Programa
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción istración. Al lado derecho buscamos la opción cambio fecha, damos doble clic e ingresamos la fecha que necesitamos para elaborar los respectivos movimientos. Debe cambiarse mensualmente.
Terminamos dando doble ENTER, para aparecer nuevamente en la ventana de módulos.
5.2.
Como Consultar los Documentos Creados o Guardados
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informes financieros, damos doble clic e ingresamos a balance de comprobación y oprimimos la tecla ENTER la cantidad de veces que sea necesaria para que nos aparezca el comprobante, teniendo presente que se debe digitar el mes del cual queremos ver los movimientos.
5.3.
♣ ♣
Como Consultar el Movimiento de una Cuenta
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de cuentas contables, damos doble clic e ingresamos movimiento general, oprimimos la tecla ENTER la cantidad de veces que sea necesaria para que nos aparezca la ventana de movimiento general, digitamos la fecha y la cuenta que queremos consultar.
5.4.
♣ ♣ ♣
Como Consultar los Comprobantes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción generación de comprobantes, damos doble clic e ingresamos en comprobantes generales, podemos verlos por meses o por número de comprobantes si lo sabemos. Si es por fecha la digitamos en la respectiva casilla, y si no donde dice comprobantes digitamos la letra correspondiente al soporte y de que numero a que numero queremos observar.
♣
Finalmente damos los ENTER necesarios para llegar al comprobante.
5.5.
♣ ♣
♣
Como Corregir o Borrar los Comprobantes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción generación de comprobantes, damos doble clic e ingresamos entrada de comprobantes, y procedemos a digitar los datos correspondientes al comprobante que vamos a corregir o a borrar.
Después no sale una ventanita llamada reserva comprobantes donde escogemos la opción que deseamos.
♣
♣
Si le damos clic en borrar podemos reincorporar el documento digitando otra vez los datos del comprobante, si le damos ignorar no efectúa ninguna operación y si le damos anular elimina el comprobante. Cuando se corrige la diferencia debe ser cero (0).
5.6.
♣ ♣
Como Consultar Inventarios
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción saldo de inventarios, damos doble clic e ingresamos balance de inventarios, y escogemos la opción Numérico, digitamos la relación de meses, digitamos los ENTER necesarios hasta que aparezca la ventana Balance de Inventarios.
5.7.
♣ ♣
♣
Como Consultar Precios
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción Catálogos, damos doble clic e ingresamos consulta de precios, seleccionamos marca, y digitamos la lista de precios a verificar (donde comienza y donde finaliza), pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a seleccionar destacado. Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar.
5.8.
♣ ♣ ♣
Como Consultar Costos
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción Catálogos, damos doble clic e ingresamos consulta de costos, seleccionamos marca, promedio, pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a seleccionar destacado. Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar.
5.9.
♣ ♣
♣
Como Consultar Productos Exentos o Gravados
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción Catálogos, damos doble clic e ingresamos productos exentos y gravados, seleccionamos la opción que deseamos consultar, numérico, ENTER, buscamos con F2 los productos desde, hasta, pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a seleccionar destacado.
Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar.
5.10. Como Consultar Tablas de Catalogo
♣ ♣
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción Catálogos, damos doble clic e ingresamos impresión de tabla de inventarios, seleccionamos la opción producto, digitamos la cuenta de inventario correspondiente, ENTER, seleccionar destacado. Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar impresión de parámetros.
5.11. Como Consultar Saldos Totales
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción saldo de inventarios, damos doble clic e ingresamos saldos totales, seleccionamos la opción pantalla, numérico y pulsamos ENTER necesarios hasta llegar a la ventana de saldos de inventarios.
5.12. Como Consultar Movimiento Total
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción movimiento de productos, damos doble clic e ingresamos a movimiento total, seleccionamos la opción pantalla, digitamos el rango de fecha, numérico y pulsamos ENTER necesarios hasta llegar a la ventana de movimiento de inventarios, en código de producto buscamos con F2 el producto deseado.
5.13. Como Consultar Conteo Físico
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción Inventarios. Al lado derecho buscamos la opción conteo físico, damos doble clic e ingresamos a listado saldos, seleccionamos la opción numérico, digitamos el rango de fecha, la bodega , la ubicación, seleccionamos
el rango de productos y pulsamos ENTER necesarios hasta llegar a destacado.
♣
Oprimimos los ENTER necesarios hasta llegar a la vista preliminar.
6.
CONSULTAS Y CANCELACIONES
6.1.
♣ ♣
Consulta de proveedores
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por pagar. Al lado derecho buscamos la opción estado de cuenta, damos doble clic e ingresamos en informe por pantalla, y procedemos a digitar los datos correspondientes del proveedor a consultar.
6.2.
♣ ♣
Cancelación de Proveedores
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción documentos. Al lado derecho buscamos la opción comprobantes de egreso, damos doble clic en la opción con la cual va a realizar el pago y digitamos los datos correspondientes para elaborar el comprobante de egreso.
♣ ♣
Al finalizar en el valor damos ENTER y a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI. A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR en el resto de ventanas.
6.3.
♣ ♣
Estado de Cuentas por Pagar
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por pagar. Al lado derecho buscamos la opción estado de cuentas, damos doble clic en la opción informe por pantalla y buscamos con la tecla F2 el NIT correspondiente al proveedor.
6.4.
♣ ♣
Movimiento de Proveedores
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por pagar. Al lado derecho buscamos la opción movimiento de proveedores, damos doble clic en la opción movimiento auxiliar, escogemos pantalla, digitamos el rango de fecha, buscamos con la tecla F2 el NIT correspondiente al proveedor.
6.5.
Consulta de Cartera
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción estado de cuenta, damos doble clic e ingresamos en informe por pantalla, y procedemos a digitar los datos correspondientes del cliente a consultar.
6.6.
Cancelación de Clientes
♣ ♣
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción documentos. Al lado derecho buscamos la opción recibo de caja, damos doble clic en la opción recibo de caja y digitamos los datos correspondientes para elaborar el recibo de caja.
Al finalizar en el valor damos ENTER y a continuación nos aparece una ventana para verificar si los datos que vamos a gravar son correctos, en caso de serlos damos clic en la opción SI.
♣
A las ventanas de verificación que a parecen a continuación de realizado el proceso anterior damos ENTER, y seleccionamos destacado, clic en ACEPTAR en el resto de ventanas
6.7.
♣ ♣
Informe de Clientes
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción manejo de clientes, damos doble clic en la opción informes de clientes, pantalla, doble ENTER.
6.8. Edades de Cartera
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción edades de cartera, damos doble clic en la opción actualiza 5 columnas, se digitan los datos correspondientes a las edades en las cuales se clasifican la cartera.
♣
Después oprimimos ESC hasta salir a la ventana de módulos, escogemos la opción Informe a 5 Columnas y digitamos los ENTER necesarios, hasta quedar en el último rango.
♣
A continuación digitamos la cuenta a consultar, el NIT, seleccionamos total y pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a seleccione y escogemos cuenta, ENTER y seleccionamos destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar edades cartera.
6.9. Cupos de Crédito
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción cuentas por cobrar. Al lado derecho buscamos la opción cupos de crédito, damos doble clic en la opción ordenada alfabéticamente, se digita el NIT correspondiente al cliente, oprimimos ENTER hasta llegar al rango de fecha, seleccionar destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar cupos de crédito.
7. Consulta de Informes
7.1. Estado de resultados
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informe financiero, damos doble clic en la opción estado de resultado, estándar doble ENTER, escogemos la opción cuenta y digitamos el rango de meses a consultar, oprimimos los ENTER necesarios para llegar al estado de resultado.
7.2. Terceros
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic en la opción consulta por tipo de tercero, pantalla doble ENTER y nos aparecen los datos de los clientes, proveedores y otros.
7.3. Terceros por Número General
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad.
♣
♣
Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic en la opción terceros por número general, pantalla doble ENTER, digitamos el rango de meses a consultar y el rango de cuentas.
Después de digitar los datos del cuadro anterior nos aparece la siguiente ventana.
7.4. Anexo al Balance por Tercero
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic en la opción anexo al balance por terceros y digitamos la cuenta que deseamos consultar.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar.
7.5. Consulta de libro Auxiliar por terceros
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción istración de terceros, damos doble clic en la opción libro auxiliar, digitamos el rango de la fecha, digitamos la cuenta que deseamos consultar y al resto de datos damos ENTER.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar.
7.6. Informe Libro Diario
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informes oficiales, damos doble clic en la opción libro diario, pulsamos ENTER, seleccionamos le nivel de cuenta, ordenado por, digitamos el rango de fecha y seleccionamos destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar.
7.7. Libro Diario Resumido
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informes oficiales, damos doble clic en la opción libro diario resumido, pulsamos ENTER, seleccionamos le nivel de cuenta, tipo de comprobante, digitamos el rango de fecha y seleccionamos destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar Libro Diario Resumido.
7.8. Libro Mayor
♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad.
♣
♣
Al lado derecho buscamos la opción informes oficiales, damos doble clic en la opción libro mayor, pulsamos ENTER, escogemos la selección, totales por columna y seleccionamos destacado.
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar Libro Mayores y Balances.
7.9. Libro Inventario y Balances
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción informes oficiales, damos doble clic en la opción libro de inventarios y balance, pulsamos los ENTER, necesarios hasta llegar a escoger destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar Libro Inventarios y Balances.
7.10. Comprobantes Anulados o Borrados
♣ ♣
Dentro de la ventana de los módulos buscamos la opción contabilidad. Al lado derecho buscamos la opción Generación de Comprobantes, damos doble clic en la opción comprobantes anulados, seleccionamos anulados o borrados, ENTER, digitamos el rango de la fecha, pulsamos ENTER, seleccionamos destacado.
♣
Pulsamos los ENTER necesarios hasta llegar a la presentación preliminar Comprobantes anulados.
8. FUNCIONES
8.1. F1: Esta tecla nos sirve para guardar la información o grabar transacciones. 8.2. F2: Busca la información alfabéticamente. 8.3. F3: Busca la información numéricamente. 8.4. F5: Borrar información errónea. 8.5. F7: Cambiar de referencia a cuenta. i
i
Elaborado: Grupo
Revisado:
800630 TP en Gestión Contable y Financiera Luz Dary Arias Arias Instructora Centro de Servicios Empresariales y Turísticos
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