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NCD BOLIVIA S.A. MGI

MANUAL DE GESTION INTEGRADO

Fecha Emisión: 01-2007 Revisión N°: 04

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

NCD BOLIVIA S.A.

Alcance: OBRAS Y SERVICIOS PARA LA ACTIVIDAD ENERGÉTICA Aplicación: Gestión de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Desempeño Ambiental Responde a: ISO 9001: 2000 ISO 14001: 2004 ISO / TS 29001: 2003 OHSAS 18001:1999 Copia Número:

Asignada a: Este documento es de exclusiva propiedad de NCD BOLIVIA S.A.- y no puede reproducirse total o parcialmente sin autorización del Director de Operaciones de la Compañía.El receptor se compromete a tratarlo como estrictamente confidencial y a restituirlo cuando le sea requerido.-

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COORDINADOR DE GESTION GERENTE DE QHSE

DIRECTOR DE OPERACIONES

NCD BOLIVIA S.A. MANUAL DE GESTION INTEGRADO

MGI


INDICE Hoja de Revisiones 1.

INTRODUCCIÓN

1.1

Manual de Gestión Integrado

1.1.1

Definición

1.1.2

Aplicación y Alcance

1.1.3

Confección, Revisión y Aprobación

1.1.4

Lista de Distribución

1.1.5

Términos y Definiciones

1.1.6

Revisión del Manual de Gestión Integrado

1.1.7

Compromiso

2.

RESPONSABILIDAD

2.1

POLÍTICA

2.2

Compromiso de la Dirección

2.3

Recursos

2.4

Revisión de la Dirección

3.

SISTEMA DE GESTIÓN

3.1

Normas de Referencia

3.2

Estructura Documental del Sistema de Gestión

3.3

Revisión y Actualización del Sistema de Gestión

3.4

Exclusiones

3.5

Control de los Documentos

3.6

Control de los Registros

3.7

Procesos de la Gestión del Sistema

4.

PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN

4.1

Criterios de Planificación de la Gestión

4.2

Gestión del Sistema

4.3

Revisión Ambiental – Aspectos Ambientales y de Riesgo

4.4

Identificación de peligros, Evaluación de Riesgos y Medidas de Control

4.5

Requisitos Legales y Reglamentaciones

5.

ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDAD

5.1

Organización NCD BOLIVIA S.A.

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5.2

Responsabilidades

5.2.1

Director de Operaciones

5.2.2

Gerente de Obras y Servicios

5.2.3

Gerentes de Área

5.2.4

Gerente de QHSE – Representante de la Dirección

5.2.5

Gerente istrativo y Financiero

5.2.6

Gerente Legal y RRHH

5.2.7

Jefe Dpto RRHH

5.2.8

Coordinador de Gestión

5.2.9

Representante Técnico o Supervisor General o Responsable de Departamento

5.2.10 De los Supervisores 5.2.11 Del Personal en General 5.2.12 Contratistas 6.

PROCESOS DEL SERVICIO

6.1

Presupuestación

6.2

Revisión del Contrato

6.3

Adjudicación / Inicio del Servicio

6.4

Planificación del Servicio

6.5

Prestación del Servicio

6.6

Control del Proceso de Prestación

6.7

Validación de los Procesos de Prestación

6.8

Registros de la Prestación

6.9

Procedimientos Operativos

6.10

Identificación y Trazabilidad

6.11

Preservación de Equipos, Herramientas e Insumos

6.12

Control de Elementos de Medición

6.13

Gestión de Diseño

6.14

Compras

6.14.1 Proceso de Compras 6.14.2 Régimen de autorización de las Ordenes de Compras 6.14.3 Información de las compras 6.14.4 Verificación de los Productos Comprados Elaborado por:

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MANUAL DE GESTION INTEGRADO 6.15


Procesos Relacionados con el Cliente

6.15.1 Requisitos del Cliente 6.15.2 Comunicaciones con el Cliente 6.15.3 Bienes del Cliente 6.16

Capacitación, Toma de Conciencia y Competencia

6.16.1 Procedimiento 6.16.2 Formación y Toma de Conciencia 6.16.3 Plan de Capacitación 6.16.4 Registros 6.17

Infraestructura

6.18

Ambiente de Trabajo

6.19

Comunicaciones

6.20

Control Operativo

6.21

Emergencias

7.

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

7.1

Auditorias Internas

7.2

Medición

7.3

Seguimiento y Medición del Servicio

7.4

Desempeño Ambiental

7.4.1

Indicadores del Desempeño Ambiental

7.5

Desempeño de la Gestión de Operaciones

7.5.1. Indicadores de Desempeño de la Gestión de Operaciones 7.6

Desempeño en SYSO

7.7

Indicadores de Desempeño en Seguridad

7.8

No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

7.8.1

Procedimiento

7.8.2

Investigación y Corrección de No Conformidades

7.8.3

Acciones Correctivas y Preventivas

7.9

Investigación de Incidentes y/o Accidentes

7.10

Objetivos y Metas – Programa de Mejora

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ANEXO 1: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ANEXO 2: DIAGRAMA DE PROCESOS ANEXO 3: DIAGRAMA DE LA INTERRELACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS RESPECTO DE LA OPERACIÓN ANEXO 4: ORGANIGRAMA

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HOJA DE REVISIONES Este Manual de Gestión anula y reemplaza al Manual: •

Manual de Gestión Integrado.-

Revisión Nº 04 – 01/2007

El cambio se debe a quitar la exclusión del Diseño y Desarrollo, se incluirá la Gestión de Diseño como un proceso de la empresa. Se colocó el organigrama como Anexo 4 Se eliminó el cargo de Sub Director de operaciones cambiándolo por Gerente de Obras y Servicios. Se eliminó el cargo de Jefe Dpto Legal y RRHH cambiándolo por Gerente Legal y RRHH. Se eliminó el cargo de Supervisor de Gestión por Coordinador de Gestión Se cambio la codificación de los Procedimientos de Gestión PG.GD.XXX por PG.XXX Se modificó la Política de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente a nivel corporativo Sae Group y en algunos puntos de los principios Se incorporó el punto 6.13 de Gestión de Diseño. Se amplio punto 6.19 Control Operativo referente a control del producto no conforme Se incorporó el punto 7.5 Desempeño de la Gestión de Operaciones, que incluye indicadores de desempeño 7.5.1

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MANUAL DE GESTION INTEGRADO 1.


INTRODUCCIÓN NCD BOLIVIA S.A. brinda servicios vinculados a la actividad energética. Nuestros procesos operativos principales son: •

Inspección de tuberías y tanques.

•

Servicio de montaje y mantenimiento de ductos, tanques y plantas.

•

Servicio de operación de campos productores de hidrocarburos.

•

Servicio de mantenimiento de equipos rotativos

•

Tendido de tuberías, gasoductos, oleoductos y poliductos.

•

Montaje y adecuación de facilidades de producción.

•

Construcción y Reparación de Tanques API.

•

Protección Catódica en ductos y plantas.

•

Automatismo y Control

•

Mantenimiento de Sistemas eléctricos.

•

Construcción de Baterías.

•

Construcción y Montaje de Instalaciones de Producción de Gas y Petróleo.

•

Construcciones de Prefabricados.

1.1 Manual de Gestión Integrado 1.1.1

Definición

El presente documento especifica nuestra Política; describe el Sistema de Gestión, sus alcances, procesos y documentos componentes; establece el marco para identificar los aspectos ambientales e impactos de significación de las actividades, para identificar y evaluar los riesgos a la Salud Ocupacional y Seguridad de nuestro personal y para definir los requisitos legales y reglamentarios aplicables y especifica la estructura, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para planificar, implementar, evaluar, revisar y mantener actualizada la política, los objetivos y metas y el propio Sistema de Gestión. 1.1.2

Aplicación y Alcance

Este Manual se aplica a todos los procesos y actividades que determinan el desempeño en calidad, en preservación del ambiente y en la seguridad y Salud Ocupacional ocupacional. El Sistema de Gestión que se describe brinda lineamientos e instrucciones con el objeto de lograr el mejoramiento continuo de los servicios vinculados a la actividad energética. Elaborado por:

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Se aplica a todas las actividades especificadas previamente con el Cliente y alcanza a todo el personal de la Empresa. Lo especificado en él es de cumplimiento obligado por nuestra parte. 1.1.3

1.1.4

Confección, Revisión y Aprobación Confeccionó

Viviana Olmos


Revisó

Flavio Saglia

Gerente QHSE

Aprobó

Luis Kulper


Lista de Distribución

Es función del Coordinador de Gestión distribuir las copias controladas de este Manual con constancia documentada de la recepción y, ante nuevas ediciones, retirar y destruir las copias obsoletas y distribuir la versión actualizada. Ver PG.006 - CONTROL DE DOCUMENTACIÓN. Para asegurar el control de la distribución de copias controladas sólo el Asistente QHSE tiene autoridad para asignar el Número de Copia y colocar el sello "COPIA CONTROLADA" en todos los documentos del S.G.I. Cumpliendo este requisito el Gerente de QHSE, el Coordinador de Gestión, cuentan con autorización para entregar copias controladas o no a Clientes, Proveedores y a la Comunidad en general. 1.1.5

Términos y Definiciones

Son aplicables los términos y definiciones establecidos por las Normas ISO 9000:2000, ISO 14004:2004, ISO / TS 29001:2003, OHSAS 18001:1999. 1.1.6

Revisión del Manual de Gestión Integrado

El Coordinador de Gestión mantiene este Manual actualizado de acuerdo con la actualización y mejora del Sistema de Gestión. En caso de reedición, el Manual es reeditado íntegramente, excepto en sus Anexos que pueden ser actualizados por separado, cumpliendo el requisito establecido por el PG. 006 - CONTROL DE DOCUMENTACIÓN en lo que respecta a identificación de cada Anexo con número y fecha de revisión e inclusión de cada Anexo en particular en el Listado de Documentación vigente. Los cambios realizados en este manual serán resumidos y resaltados en el cuadro de control de cambios. Todas las revisiones, del Manual y de sus Anexos, son aprobadas por el Director de Operaciones. 1.1.7

Compromiso

Cada Integrante de la Empresa, en todas las funciones y todos los niveles, está involucrado con la Política, Objetivos y Metas y, cumpliendo sus tareas específicas, opera de acuerdo a lo especificado en este Manual y en la Documentación que él origina. Elaborado por:

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MANUAL DE GESTION INTEGRADO 2.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

2.1

POLÍTICA


Nuestra misión es crear valor creciente para los clientes, accionistas y empleados a través de la prestación de obras y servicios para la actividad energética, respetando el medio ambiente, la seguridad y la Salud Ocupacional de las personas. Creemos que el éxito de la Compañía se fundamenta en: • • •

Mejorar continuamente la eficiencia de nuestros procesos y la coordinación entre ellos. Satisfacer, e incluso superar, las necesidades y expectativas de nuestros clientes. Lograr un alto desempeño en Seguridad, Salud Ocupacional Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad.

Son nuestros principios: • • • • • • • • •

Cumplir la Legislación y Normativa aplicables a nuestras actividades. Planificar la gestión de los recursos y procesos para mejorar continuamente la creación de valor. Establecer estrategias conjuntas con clientes y proveedores, compartiendo conocimientos, metodologías de mejora y beneficios de provecho mutuo. Mejorar continuamente la efectividad del Sistema de Gestión a través de un programa de mejora documentado, liderado por la Dirección, en el que participa todo el personal de acuerdo a sus responsabilidades específicas. Medir el desempeño a través de indicadores específicos. Mantener actualizados nuestros procedimientos para asegurar el desempeño, prevenir fallas, accidentes e incidentes y especificar contramedidas en el caso de que eventualmente ocurran. Promover la participación de los integrantes de la Compañía en la identificación de riesgos laborales y aspectos ambientales asociados a las operaciones, para establecer prácticas de trabajo seguras y eficaces. Prevenir la contaminación, asegurando un manejo ambiental responsable. Desarrollar permanentemente el recurso humano promoviendo las actitudes de trabajo en equipo.

Para llevar a la práctica estos principios en la prestación de Obras y Servicios para la Actividad Energética, hemos implementado, mantenemos actualizado y mejoramos continuamente un Sistema de Gestión Integrado acorde con los requisitos de las Normas ISO 9001, ISO 29001, ISO 14001, OHSAS 18001.

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Compromiso de la Dirección

La Dirección de NCD Bolivia S.A. asume el compromiso de: •

Documentar con su firma la aprobación de la Política de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

•

Impulsar a la Organización hacia el logro de la satisfacción del Cliente y el cumplimiento de Leyes, Normas y Reglamentos aplicables.

•

Asegurar que los requisitos del Clientes se especifican y se cumplen.

•

Establecer Objetivos de Mejora mensurables y coherentes con la Política en las funciones y niveles que correspondan.

•

Verificar que el diseño del Sistema de Gestión Integrado esté enfocado en el cumplimiento de la Política, el logro de los Objetivos y en la identificación, eficiencia y mejora continua de los procesos.

•

Analizar periódicamente el grado de implementación y eficacia del Sistema de Gestión Integrado, asegurar que se mantiene su integridad cuando se producen cambios y/o actualizaciones.

•

Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios, incluyendo capacitación y formación, para la implementación, funcionamiento y mejora del Sistema.

•

Definir las responsabilidades y autoridades dentro de la Organización y verificar que son comunicadas adecuadamente.

•

Establecer los necesarios canales de comunicación interna para asegurar el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión Integrado.

2.3

Recursos

La Empresa ha asignado los recursos técnicos, istrativos, financieros y humanos necesarios para istrar, realizar, verificar y auditar las actividades definidas en este Manual. El personal designado cuenta con las habilidades y aptitudes necesarias para cumplimentar con efectividad estas responsabilidades. 2.4

Revisión de la Dirección

Para asegurar la adecuación, actualización, efectividad y mejora del Sistema de Gestión Integrado, en diciembre de cada año, y con mayor frecuencia cuando es pertinente, el Director de Operaciones, de acuerdo a lo especificado en el Procedimiento PG. 014 - REVISION DE LA DIRECCION, confecciona el Informe de Revisión de la Dirección. Para realizar el Informe analiza y considera: •

El cumplimiento con la Legislación.

•

La información referida a la satisfacción del Cliente y de los requisitos empresarios.

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•

El avance en los Objetivos de Mejora, con especificación de las causas de aquellos Objetivos demorados o no cumplidos.

•

La identificación de los aspectos ambientales significativos y las medidas de mejora tomadas para eliminarlos, prevenirlos o para reducir sus consecuencias.

•

La identificación de peligros y la evaluación de los riesgos y las medidas de control necesarias.

•

Los niveles y tendencias de los Indicadores del Sistema de Gestión Integrado; la eficiencia de los procesos y el grado de conformidad del servicio.

•

El seguimiento de acciones derivadas de Revisiones de la Dirección anteriores

•

Cambios externos o internos que podrían afectar al Sistema de Gestión

•

Los avances logrados en la capacitación y concientización del personal

•

La eficacia y eficiencia de las comunicaciones internas

•

Los resultados de Auditorias Externas e Internas

•

Los datos de No Conformidades.

En las conclusiones presenta resultados y especifica objetivos y actividades relativas a: •

La efectividad del Sistema implementado para cumplir la Política y lograr los Objetivos.

•

La necesidad de adecuar la Política, los Objetivos y Metas o elementos del Sistema de Gestión y las oportunidades para mejorar la Gestión del Sistema y sus procesos de acuerdo a cambios en la legislación, en las expectativas y los requerimientos del Cliente, en los servicios y actividades, en la tecnología y lo aprendido a través de las acciones correctivas.

•

La identificación de las áreas específicas que requieren atención y mejora.

•

Los Objetivos y actividades para el año siguiente.

•

Las necesidades en materia de recursos.

Los resultados de las Revisiones de la Dirección son documentados, registrando observaciones y conclusiones. 3.

SISTEMA DE GESTIÓN

3.1

Normas de Referencia

Para diseñar, implementar, controlar y mejorar el Sistema de Gestión hemos utilizado como referencia las Normas ISO 9001:2000, ISO 14001:04, ISO / TS 29001:2003 y OHSAS 18001:1999. 3.2

Estructura Documental del Sistema de Gestión

Nuestro Sistema de Gestión Integrado está estructurado en base al siguiente esquema documental: • Manual de Gestión Integrado. Elaborado por:

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• Procedimientos de Gestión (PG.); indicados en el Anexo 1. • Procedimientos: Operativos (PO), istrativos (PA), Medio Ambientales (PO.MA) y de Seguridad (PO.S). • Registros asociados a los Procedimientos. • Planes de Emergencia. • Programa de Mejora de la Gestión. • Control de Avance de los Objetivos y específicos del desempeño. 3.3

Revisión y Actualización del Sistema de Gestión

El Representante de la Dirección evaluará sistemáticamente la efectividad del Sistema de Gestión para lograr los Objetivos y mantenerlo actualizado de acuerdo a las variaciones de las condiciones externas e internas y mejorarlo según los avances en los objetivos, conocimientos y toma de conciencia. 3.4

Exclusiones

No se excluye ningún punto de las normas de referencia (pto. 3.1). 3.5

Control de los Documentos

Mantenemos actualizado el Procedimiento de Gestión PG.006 - CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN que especifica la metodología y responsabilidades para asegurar el correcto procesamiento de la documentación del SGI. Asimismo, dentro del Servidor de Documentos del SGI (DOC SGI Server), en la carpeta LISTADO DE DOCUMENTACIÓN VIGENTE, contamos y mantenemos actualizada la lista maestra que permite identificar los documentos vigentes del SGI (procedimientos, manuales, políticas) y provee de la siguiente información: •

Doc. Número: Código del documento en el SGI.

•

Denominación: Nombre o título del documento.

•

Nº Revisión / Fecha Emisión: En distintas columnas con números de revisión se menciona la fecha de emisión de esa nueva versión del documento.

Para cada cambio que se efectúe en la documentación, las funciones que revisaron y aprobaron las emisiones originales, realizaran las revisiones y aprobaciones subsiguientes. 3.6

Control de los Registros

Hemos establecido y mantenemos Registros que proporcionan evidencia respecto de la aplicación eficaz del Sistema de Gestión Integrado, la conformidad de nuestro Servicio y nuestro nivel de desempeño ambiental y en Seguridad y Salud Ocupacional. Elaborado por:

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Estos Registros permanecen legibles y fácilmente identificables. De la misma manera que para el caso de documentos, mantenemos un Procedimiento General – PG. 012 - CONTROL DE REGISTROS- que define la metodología y responsabilidades relativas a la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación y la disposición de los registros y especifica el tiempo de retención. Los archivos requeridos para probar evidencia de conformidad y de la efectiva operación del sistema de manejo de la calidad serán mantenidos por 5 años. En el Procedimiento de Gestión indicado se especifica y se mantiene actualizado el LISTADO DE REGISTROS VIGENTES por cada área de la empresa. Puesto que los registros son documentación respaldatoria de actividades realizadas, estos listados proporcionan los datos siguientes: •

Título del Registro: Nombre o denominación del registro.

•

Sector: Área o departamento aplicable.

•

Soporte: Ya sea papel o electrónico.

•

Elabora: Cargo de la persona que elaboró el registro.

•

Revisa: Cargo de la persona que reviso la elaboración del documento.

•

Aprueba: Cargo de la persona que aprobó y permitió la vigencia y distribución del registro.

•

Mantiene: Área o sector que almacena estos documentos.

•

Tiempo de Almacenamiento: Tiempo de archivo en el sector encargado del mantenimiento.

•

Disposición Final: Archivo en el sector correspondiente por el lapso de 5 años.

Transcurrido este lapso de tiempo, se procede al desecho de los documentos obsoletos. Al igual que en el caso anterior, para cada cambio que se realicen en los registros, revisaran y aprobaran las mismas funciones que revisaron y aprobaron la emisión original. 3.7

Procesos de la Gestión del Sistema

Nuestra Empresa crea valor istrando la interrelación de los procesos: •

Determinación de las necesidades y expectativas del Cliente y de los requerimientos legales aplicables; especificación de la Política.

•

Planificación y realización de las actividades operativas.

•

Planificación y realización de los procesos de apoyo (compras, logística, mantenimiento, capacitación y formación, contabilidad y finanzas).

•

Control y medición de la eficacia y eficiencia de los procesos operativos y de apoyo, de la satisfacción del Cliente y del cumplimiento con la Legislación a través de indicadores específicos.

•

Control y medición de la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión: cumplimiento del Programa de Mejora, el uso de los recursos, nivel de desempeño general.

•

Análisis de datos y Mejora Continua.

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4.

PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN

4.1

Criterios de Planificación de la Gestión


La planificación de la gestión es realizada por la Dirección de acuerdo al ciclo:

Requisitos del Cliente. Requerimientos de Empresarios. Requerimientos Legales y Normativos. Identificación de Aspectos Ambientales y Evaluación de Impactos. Identificación de Riesgos de la Tarea. Indicadores de la Gestión de Procesos. Resultados de Auditorias y Acciones de Mejora.

Manual, Procedimientos y Registros de Gestión. Metas, Objetivos y Programas de Mejora. Organización y Responsabilidades. Procedimientos Operativos y Planes de Emergencia. Indicadores de la Gestión. Gestión de los Recursos Humanos. Comunicaciones. Gestión de la Logística. Desarrollo.

PLANIFICACIÓN

GESTIÓN DE LOS PROCESOS

POLÍTICA

CONTROL, AUDITORIAS, ANÁLISIS DE DATOS, VALIDACIÓN

MEJORA

4.2

Gestión del Sistema

La Empresa identifica los procesos necesarios para la concreción de los servicios, teniendo en cuenta las solicitudes del Cliente, y terceros involucrados. Para llevar a cabo las prestaciones se coordinan las actividades en función de los objetivos, metas y medidas de control (Ver Anexo 2). 4.3

Revisión Ambiental – Aspectos Ambientales y de Riesgo

Siguiendo un Procedimiento documentado – PG.002 – IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES - hemos identificado los aspectos y evaluado los impactos ambientales, riesgos de la tarea de nuestras actividades. Elaborado por:

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Nuestros aspectos ambientales significativos no serán comunicados externamente excepto a una autoridad de aplicación o un cliente en caso de que lo requieran. Mantenemos Procedimientos Operativos de Emergencia, Objetivos de Mejora y Controles Operativos de manera tal de eliminar, prevenir o reducir el riesgo de ocurrencia de la eventualidad y para minimizar sus consecuencias.Al fijar los Objetivos y Metas de nuestro Programa de Mejora tenemos en cuenta los resultados de esta determinación.4.4

Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Medidas de Control

Siguiendo un Procedimiento documentado – PG. 015 – IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS - hemos identificado los peligros y evaluado los riesgos de la tarea de nuestras actividades. Mantenemos Procedimientos Operativos de Emergencia, Objetivos de Mejora y Controles Operativos de manera tal de eliminar, prevenir o reducir el riesgo de ocurrencia de la eventualidad y para minimizar sus consecuencias.Al fijar los Objetivos y Metas de nuestro Programa de Mejora tenemos en cuenta los resultados de esta determinación.4.5

Requisitos Legales y Reglamentaciones

Nuestra Empresa ha establecido y mantiene un Procedimiento PG.001 - LEYES Y REGLAMENTOS, que específica la metodología y responsabilidades para identificar, acceder y adherir a los requisitos legales y reglamentarios aplicables directamente a nuestras actividades. 5.

ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDAD

5.1

Organización NCD BOLIVIA S.A.

Se adjunta el organigrama de la empresa en el Anexo 4. 5.2

Responsabilidades

Las responsabilidades comprenden a todo el personal y están establecidas en el Manual de Gestión, en los Procedimientos, Programa de Mejora y en la descripción del puesto de trabajo (Manual de Funciones). 5.2.1


• Dirigir, determinar y coordinar las políticas de operación en proyectos, obras y servicios. • Establecer políticas de funcionamiento de la Empresa. • Supervisar la operación de los contratos de servicios de campos, mantenimiento de plantas y ductos. Elaborado por:

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• Analizar los indicadores de gestión de los sectores operativos. • Controlar los presupuestos operativos. • Supervisar las actividades de las bases operativas. • Establecer las políticas de los recursos humanos y materiales en el área de operaciones. • Coordinar calidad, seguridad, higiene y medioambiente. • Analizar las expectativas y necesidades operacionales de los clientes. • Establecer la política de relaciones laborales operativas. • Aprobar el Manual de Gestión Integrado. • Establecer el Programa de Mejora. • Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicación de los valores de la organización y la comunicación y demostración del compromiso con la política; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinación entre procesos, alentando un ambiente de comunicación abierta y trabajo en equipo y capacitando e impulsando a todos y cada uno en la Organización para mejorar su propio trabajo. 5.2.2

Gerente de Obras y Servicios

• Analizar indicadores de gestión del sector operativo. • istrar el presupuesto operativo • Coordinar y controlar las actividades de las bases operativas • Analizar las expectativas y necesidades de los clientes de los contratos que gerencia • Establecer la política de Relaciones laborales • Confeccionar informes para la dirección • Confeccionar presupuestos y licitaciones. • Realizar el seguimiento y control de las mismas. • Atender requerimientos de los clientes. • Designación de grupos de trabajo y equipos para iniciar proyectos o mejorar servicios. • Gerenciar los recursos materiales y humanos para la correcta ejecución de obras servicios. • Coordinación de actividades de los distintos Responsables Técnicos. • Seguimiento de avance del proyecto y certificación de trabajos • Aprobar comparativas de precios y órdenes de compra. • Supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente.

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• Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicación de los valores de la organización y la comunicación y demostración del compromiso con la política; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinación entre procesos, alentando un ambiente de comunicación abierta y trabajo en equipo y capacitando e impulsando a todos y cada uno en la Organización para mejorar su propio trabajo. 5.2.3

Gerentes de Área

• Asignar y asegurar la disponibilidad de los recursos humanos y técnicos necesarios para ejecutar y controlar las actividades especificadas por el Sistema de Gestión incluyendo los necesarios para capacitación y formación. • Reconocer apropiadamente los resultados individuales y grupales en el logro de la Política, Objetivos y Metas. • Realizar y/o aprobar las comunicaciones con entes externos. • Aprobar el Plan de mantenimiento. • Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicación de los valores de la organización y la comunicación y demostración del compromiso con la política; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinación entre procesos, alentando un ambiente de comunicación abierta y trabajo en equipo y capacitando e impulsando a todos y cada uno en la Organización para mejorar su propio trabajo. 5.2.4

Gerente de QHSE – Representante de la Dirección

• Asistir a los Directores y Gerentes para alcanzar los objetivos de la política de Salud, Seguridad, Calidad y Medio Ambiente en los países donde desarrollan actividades las Empresas de Sae Group • Analizar los indicadores del Sistema de Gestión Integrado de QHSE y presentarlos a la Dirección • Realizar presentaciones del SGI a los Clientes • Preparar los legajos de Salud, Seguridad, Calidad y Medio Ambiente para nuevas Licitaciones. • Interactuar con los Responsables de QHSE de los clientes, con organismos certificadores y entes gubernamentales. • Aprobar los programas de Auditorias de QHSE. • Gestionar los Recursos de QHSE. • Capacitar sobre temas de Seguridad, Salud, Calidad y Medio Ambiente. • Identificar los aspectos ambientales, evaluar y cuantificar los impactos y proponer planes de acción para mitigar impactos significativos.

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• Identificar peligros, cuantificar los riesgos para la salud y seguridad ocupacional de las actividades y proponer acciones mitigadoras para aquellos riesgos definidos como severos e importantes. • Elaborar, revisar y aprobar procedimientos, normas e instrucciones de QHSE. • Investigar accidentes y otros eventos no deseados. • Promover el desarrollo de personal y el trabajo en equipo de los responsables de QHSE de las distintas operaciones • Asegurar la efectiva implementación del Sistema de Gestión; revisar periódicamente su funcionamiento y su efectividad a través del control de los avances en los Objetivos del Programa de Mejora, los resultados de las Auditorias Internas y del análisis de Oportunidades de Mejora y Acciones Correctivas / Preventivas; confeccionar el Informe de Revisión por la Dirección. • Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicación de los valores de la organización y la comunicación y demostración del compromiso con la política; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinación entre procesos, alentando un ambiente de comunicación abierta y trabajo en equipo y capacitando e impulsando a todos y cada uno en la Organización para mejorar su propio trabajo. 5.2.5

Gerente istrativo y Financiero

• Supervisar la confección del presupuesto financiero. • Analizar el presupuesto financiero. • Programar y controlar los pagos de la empresa de acuerdo al presupuesto aprobado. • Analizar y autorizar requerimientos financieros de las gerencias. • Efectuar negociaciones de plazos y condiciones con proveedores. • Controlar el cumplimiento del presupuesto económico de la empresa. • Controlas cobranzas de la empresa. • Tramitación de garantías bancarias y créditos ante entidades financieras. • Asignar y asegurar la disponibilidad de los recursos financieros necesarios para ejecutar y controlar las actividades especificadas por el Sistema de Gestión incluyendo los necesarios para capacitación y formación. • Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicación de los valores de la organización y la comunicación y demostración del compromiso con la política; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinación entre procesos, alentando un ambiente de comunicación abierta y trabajo en equipo y capacitando e impulsando a todos y cada uno en la Organización para mejorar su propio trabajo. 5.2.6

Gerente Legal y RRHH

• Prestar asesoramiento legal a la Dirección, Gerentes y diferentes sectores de las empresas del grupo Elaborado por:

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• Planificar las estrategias legales a seguir ante el advenimiento de determinadas situaciones que pudieran presentarse al interior de cualquiera de las empresas del grupo • Coordinar con los referentes legales de cada país el trabajo de los abogados externos, • Llevar el archivo, custodia y actualización de los documentos legales de todas las empresas del grupo • Practicar Auditorias legales, periódicas, a la documentación legal de las empresas del grupo con el fin de verificar el cumplimiento al cien por ciento de las normas legales o en su caso detectar los posibles desvíos que pudieran existir • Elaborar los procedimientos, políticas, registros concernientes al área de trabajo los cuales serán previamente consensuados con el Gerente referente de QHSE. • Actualizar constantemente las matrices legales en cada país con la promulgación de nuevas normas jurídicas y planificar su implementación en el desarrollo de las operaciones si correspondiera • Elaborar conjuntamente con cada Jefe de RRHH el Plan Anual de RRHH • Implementar nuevos subsistemas de RRHH con el fin de optimizar la istración y la gestión de los mismos • Tomar conocimiento de todas las invitaciones a cotizar o licitaciones para poder analizar los aspectos legales y de Recursos Humanos de las mismas • En el área de contrataciones, elaborar los contratos tipos para cada sector, establecer los requisitos mínimos que deben cumplir los proveedores para habilitar la firma de los mismos • Conocer las pólizas de seguros que la empresa hubiera suscrito en los diferentes lugares • Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicación de los valores de la organización y la comunicación y demostración del compromiso con la política; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinación entre procesos, alentando un ambiente de comunicación abierta y trabajo en equipo y capacitando e impulsando a todos y cada uno en la Organización para mejorar su propio trabajo. 5.2.7

Jefe Dpto. de RRHH

• Diseñar el Plan de Capacitación, coordinar las actividades; verificar su cumplimiento. 5.2.8


• Establecer, implementar y mantener el SGI de acuerdo a las Normas ISO 9001, ISO 29001, ISO 14001, OHSAS 18001; asegurar que es puesto en práctica permanentemente y verificar que es efectivo para lograr los Objetivos y Metas establecidos; revisarlo y actualizarlo sistemáticamente para mejorar continuamente el desempeño en las actividades • Confeccionar el Programa de Auditorias; coordinar las actividades; informar los resultados a Gerencias y Sectores involucrados. Elaborado por:

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• Mantener actualizada la información y los Indicadores respecto a la Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales; verificar que los Responsables de QHSE realicen la Revisión previa a todo nuevo proceso, desarrollo, actividad o servicio. • Confeccionar el Programa de Mejora, determinar los recursos necesarios y elevarlo al Director de Operaciones para su aprobación; documentar Objetivos y Metas; mantener el control istrativo del Programa de Mejora; verificar el grado de avance. • Informar periódicamente al Gerente de QHSE el desempeño del SGI y los avances en el Programa de Mejora. • Responder a los requerimientos de las partes externas: clientes, autoridades nacionales, provinciales y municipales • Verificar el cumplimiento del Programa de Auditorias; analizar los resultados de Auditorias y las No Conformidades y Acciones Correctivas / Preventivas • Analizar los resultados de las mediciones y seguimientos, la evolución de los Indicadores de Desempeño, los resultados del seguimiento de las características claves de las operaciones y mantener informado al Gerente QHSE. • Supervisar al Asistente de QHSE en el control istrativo de las No Conformidades, de las Acciones Correctivas y Preventivas; verificar la implementación y efectividad de las Acciones Correctivas y Preventivas; mantener informada al Gerente de QHSE al respecto. • Realizar las Comunicaciones Internas del Sistema de Gestión. • Supervisar al Asistente de QHSE en las tareas de control de la documentación y registros del SGI. 5.2.9

Representante Técnico o Supervisor General o Responsable de Departamento

• Aplicar el S.G.I. tal como define este Manual y los documentos que de él se derivan. • En conjunto con el Responsable de QHSE identificar los aspectos ambientales e impactos de las actividades, servicios; mantener actualizada la información y los Indicadores al respecto; realizar la Revisión Ambiental previa a todo nuevo proceso, desarrollo, actividad o servicio. • Mantener bajo control las condiciones en que se desarrolla el Servicio; asegurar la calidad y la eficiencia, la seguridad y el nivel de desempeño, incluyendo la prevención de la contaminación y el uso eficiente de los recursos, en todas las etapas; incluyendo instalaciones y equipos; coordinar la confección y mantenimiento de Indicadores al respecto • Prevenir No Conformidades en la prestación del servicio; registrar las que eventualmente ocurran; iniciar acciones para solucionarlas, establecer causas raíz y acciones correctivas; verificar la implementación y efectividad de las acciones correctivas y preventivas • Liderar el Proceso de Mejora en el personal a cargo, concientizar y motivar mediante la explicación de los valores de la organización y la comunicación y demostración del compromiso con la política; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinación entre procesos, alentando un ambiente de comunicación abierta y trabajo en Elaborado por:

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equipo y capacitando e impulsando para mejorar la efectividad y eficiencia, el nivel de seguridad, calidad y de desempeño ambiental en cada tarea individual específica. • Establecer Objetivos y metas en los Sectores a cargo. • Coordinar las comunicaciones internas referidas al nivel de desempeño y al cumplimiento del Programa de Mejora en el personal a cargo • Mantener comunicaciones con el Cliente respecto de las operaciones en curso • Identificar las necesidades en materia de capacitación; determinar los niveles de experiencia, competencia, y capacitación necesarios en los puestos de trabajo, verificar el cumplimiento y efectividad del Plan de capacitación; especificar los conocimientos necesarios en cada puesto de trabajo; evaluar y calificar al personal a cargo; asegurar la competencia del personal; mantener indicadores al respecto. • Coordinar las comunicaciones internas en base y en las operaciones • Especificar los Planes de Emergencia; verificar su efectividad • Verificar el cumplimiento del Plan de Mantenimiento; mantener en condiciones operativas seguras los equipos, instrumentos, herramental y materiales. • Colaborar con el Coordinador de Gestión en lo referido a comunicaciones internas y a la edición, control y distribución de la documentación. • Colaborar con el Responsable de Gestión en la verificación de la implementación y efectividad de las Acciones Correctivas y Preventivas. • Coordinar las actividades de calibración y mantenimiento del Instrumental de Control. 5.2.10 De los Supervisores • Aplicar el S.G.I. tal como define este Manual y los documentos que de él se derivan. • Mantener bajo control las condiciones en que se desarrolla el Servicio; asegurar la calidad y la eficiencia, la seguridad y el nivel de desempeño ambiental, incluyendo la prevención de la contaminación y el uso eficiente de los recursos. • Prevenir No Conformidades en la prestación del servicio; registrar las que eventualmente ocurran; iniciar o proponer al Representante Técnico acciones para solucionarlas, establecer causas raíz y acciones correctivas; verificar la implementación y efectividad de las acciones correctivas y preventivas. • Mantener en condiciones operativas y seguras los equipos, instrumentos, herramental y materiales. • Participar en la confección de Procedimientos Operativos, asegurar que el personal cuenta con las instrucciones escritas necesarias, que las comprende, mantiene y aplica. • Cumplir el Plan de Mantenimiento de los equipos a cargo. • Cumplir con los Objetivos y Metas especificados en el Programa de Mejora en los Sectores a cargo. Elaborado por:

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• Mantener las condiciones de preservación del Medio Ambiente en el Área de Operaciones. • Especificar las necesidades en materia de capacitación; determinar los niveles de experiencia, competencia, y capacitación necesarios en los puestos de trabajo, verificar el cumplimiento y efectividad del Plan de capacitación; especificar los conocimientos necesarios en cada puesto de trabajo; evaluar y calificar al personal a cargo; asegurar la competencia del personal. • Liderar el Proceso de Mejora en el personal a cargo, concientizar y motivar mediante la explicación de los valores de la organización y la comunicación y demostración del compromiso con la política; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinación entre procesos, alentando un ambiente de comunicación abierta y trabajo en equipo y capacitando e impulsando para mejorar la efectividad y eficiencia, el nivel de seguridad y de desempeño ambiental en cada tarea individual específica. 5.2.11 Del Personal en General • Aplicar el Sistema de Gestión Integrado tal como define este Manual y los documentos que de él se derivan • Prevenir No Conformidades en la realización de las tareas; registrar las que eventualmente ocurran; iniciar o proponer a sus jefes Directos acciones para solucionarlas. • Participar activamente en la Mejora Continua del desempeño cumplimentando las actividades derivadas del Programa de Mejora. • Mantener las condiciones de orden y limpieza en las áreas de trabajo, en los equipos e instalaciones. • Utilizar racionalmente los recursos, evitando derroches y gastos innecesarios. 5.2.12 Contratistas Requerimos de nuestros Contratistas la evidencia objetiva que demuestre que sus empleados son capaces y han recibido la capacitación necesaria para conducirse de manera responsable. Los Contratistas son evaluados según un procedimiento establecido PG. 009 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 6.

PROCESOS DEL SERVICIO

6.1

Presupuestación

El procedimiento para la elaboración del presupuesto para un Servicio cuenta con los siguientes pasos básicos: a) Ingreso del pliego a la Gerencia (Obras y Servicios) el cual puede ingresar por dos formas diferentes: •

Solicitud o invitación del cliente a cotizar

•

Compra del pliego

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b) Lectura y análisis detallado del pliego. c) Organización de la documentación a presentar en el presupuesto oferta solicitando a los distintos sectores la documentación que les compete. d) El Gerente de Obras y Servicios comienza con la elaboración del presupuesto oferta en colaboración con la persona adecuada para brindar el asesoramiento necesario. Realiza o coordina la Visita de Obra, resolviendo las dudas que pudieran presentarse como también solicitando documentación adicional al cliente. En forma conjunta con el Responsable de Compras realizan solicitud de precios a proveedores de los materiales e insumos requeridos para el servicio. e) Presentación de la Oferta. f) Seguimiento del resultado de la Licitación o Concurso con el apoyo del Sub Director Comercialización y Satisfacción del Cliente. 6.2

Revisión del Contrato

Toda oferta al Cliente y toda aceptación de un Contrato son precedidas de un cuidadoso análisis para asegurar que están definidos en forma clara y completa los requisitos del Servicio, se ha resuelto cualquier diferencia con el Cliente y se cuenta con la necesaria capacidad operativa y organizativa para satisfacer los requerimientos. La revisión de toda la documentación licitatoria o contractual es coordinada por el Gerente de Obras y Servicios, quien se apoyará en los sectores específicos: a) Documentos relativos a QHSE con el Gerente de QHSE b) Documentos relativos a Seguros con el Gerente istrativo c) Parte Legal con el Gerente Legal y RRHH Quienes visarán lo revisado. El Contrato será firmado por el Gerente Legal y RRHH; toda la documentación de la oferta como Planillas de Cotización, Listado de Equipamiento, Listado de Personal y Documentos Legales (garantías, seguros, etc.) será firmada por el Gerente de Obras y Servicios o en su ausencia por un Directivo o la persona que sea derivada. La documentación de la Revisión del Contrato: Presupuesto y Contrato con sus cláusulas particulares y anexos, debidamente aprobada por el Gerente de Obras y Servicios, es mantenida en Archivo por el Gerente de Dpto. Legal y RRHH. 6.3

Adjudicación / Inicio del Servicio

Recibida la comunicación de adjudicación de obra y/o servicio el Gerente de Obras y Servicios en forma conjunta con el Representante Técnico a efectuar el contrato, designan los recursos a afectar en el Servicio. Se solicita la documentación de los recursos requeridos por el contrato para afectar en el servicio al Departamento de RR.HH. Elaborado por:

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En el caso de necesidad de incorporación de personal para tareas específicas, el Representante Técnico o Supervisor realizan la selección técnica e informan al Departamento de RR.HH. de conforme al PA.001 BUSQUEDA DE PERSONAL y PA.002 INGRESO DE PERSONAL. 6.4

Planificación del Servicio

La Planificación es realizada por el Gerente de Obras y Servicios con los Gerentes Operativos de cada área, analizada y acordada con el Cliente. Está enfocada en asegurar las siguientes características: •

Cumplimiento de las tareas programadas en el tiempo establecido y realizando con eficiencia el trabajo; atención permanente buscando satisfacer al Cliente por nuevas demandas.

•

Priorizar la seguridad de las personas e instalaciones.

•

Proteger el medio ambiente.

•

Estar alerta para detectar cualquier anormalidad o potencial anormalidad; informar de inmediato en tal caso.

•

Calidad en las comunicaciones.

•

Rapidez y criterio en la coordinación.

•

Rapidez y criterio ante emergencia.

•

Estricto cumplimiento de las normas y procedimientos de Gestión, istrativos, Operativos, de seguridad y de protección al ambiente propios y/o del cliente.

Implica: • Asegurar la disponibilidad de personal idóneo. • Asegurar la disponibilidad de equipamiento y de la logística desde la Base. • Planificar las tareas de manera tal de lograr la máxima eficiencia. • Establecer el costo de la hora hombre y la hora equipo. • Estar preparados y contar con la flexibilidad necesaria para responder rápidamente a futuros requerimientos de ampliación de servicios dentro del contrato. 6.5

Prestación del Servicio

Las especificaciones de tareas están establecidas en el Contrato, de acuerdo a su modalidad: Servicio y Obra. En algunos casos la prestación del Servicio es especificada diariamente a través de un pedido de operaciones por el Representante del Cliente al Representante Técnico o Supervisor General (Responsable del Contrato). En otros casos se desarrollará la prestación del servicio en función de la planificación de actividades semanal / quincenal / mensual. El Representante Técnico coordina su realización y comunica las instrucciones correspondientes a los Supervisores. Elaborado por:

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En actividades de rutina, y dentro del marco del Contrato, esta coordinación diaria puede ser realizada por los Supervisores. Es función del Representante Técnico (Responsable de Contrato) la aceptación y coordinación de tareas adicionales a las establecidas en el Contrato, requeridas por el Cliente, informando a la Gerencia que istra ese contrato. El Representante Técnico mantiene permanente o con el Cliente informando de inmediato ante cualquier anormalidad o falencia relacionada con el servicio prestado, a través de los libros de comunicaciones implementados de acuerdo al tipo de comunicación establecida con el cliente. 6.6

Control del Proceso de Prestación

De la misma forma que en el caso de la validación, el Servicio es controlado por el Representante Técnico (Responsable del Contrato). El Cliente también controla el proceso de prestación a través de sus supervisores, ensayos específicos, etc. Las tareas las ejecuta el Sector Operativo e informa al Supervisor correspondiente las tareas incompletas o que no fueron factibles a realizar. A su vez, el Supervisor informa al Representante Técnico quien acuerda con el Cliente el curso de acción a seguir. En última instancia, el control final lo ejerce el Cliente; existen dos mecanismos fundamentales incorporados a nuestro Sistema de Gestión para mantener registro del control realizado por el Cliente: •

La certificación Mensual de las tareas realizadas al Cliente.

•

Las evaluaciones periódicas realizadas por el Cliente, valioso instrumento para la Mejora Continua en conjunto (cuando el Cliente no realiza evaluaciones formales, NCD BOLIVIA S.A. requiere dicha información a través de encuestas o reuniones de calidad documentadas).

6.7

Validación de los Procesos de Prestación

El proceso de prestación del servicio es validado continuamente por el Representante Técnico (Responsable del Contrato) y por el Cliente. Esta validación se refiere a los siguientes aspectos principales: •

La efectividad y eficiencia de las prácticas operativas.

•

La aptitud del equipamiento, incluyendo el herramental.

•

La capacidad y actitud del personal, incluyendo lo referido a seguridad y protección del ambiente, a la integración al Grupo y al espíritu de equipo.

•

La logística fundamentalmente en lo que hace a la provisión de repuestos, insumos y materiales para la operación como para la atención y mantenimiento de vehículos y máquinas.

Por su parte, el Cliente, ante cualquier falla o posibilidad de falla en la Planificación del Servicio y de su Logística comunica la falencia al Representante Técnico (Responsable del Contrato). Elaborado por:

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Los mecanismos de control para la validación de los servicios prestados estarán alineados con la normativa establecida contractualmente con el cliente o por procedimientos propios (Ejemplo: cumpliendo normas API 650, ASME IX, ASTM D1796-97, etc.). 6.8

Registros de la Prestación

Los registros de las actividades comprenden normalmente: •

Los Pedidos de Operaciones, MANTEC, SAP, SOT, OTT’s u otros aplicables por exigencia del cliente.

•

Los Partes Diarios, cuadernos de novedades, informes semanales.

•

Certificación.

6.9

Procedimientos Operativos

•

Mantenemos nuestros Procedimientos Operativos.

•

Los Procedimientos son documentos controlados y parte componente del Sistema de Gestión.

•

Los utilizamos para asegurar los niveles de eficiencia, seguridad y preservación del ambiente de nuestras tareas y para preservar y sistematizar nuestro conocimiento interno.

•

Los Procedimientos Operativos pueden ser analizados, revisados, actualizados en conjunto con el Cliente durante la Revisión del Contrato; sin embargo se entrega copia de las mismas al Cliente sólo una vez formalizado el mismo, cuando es aplicable.

•

Cuando así lo indica, seguimos los Procedimientos establecidos por el Cliente.

6.10

Identificación y Trazabilidad

La documentación de rutina asegura que se conoce en todo momento qué personal operó y controló el proceso, qué equipos se utilizaron, los materiales y su procedencia y los Procedimientos e Instrucciones de referencia. Los mecanismos de control para la identificación del estado de la prestación de servicios están dados por auditorias internas o externas, información del cliente y monitoreo semanal del Gerente a cargo del contrato por reportes de los Representantes Técnicos (RT) o Supervisores de Obra respectivos. 6.11

Preservación de Equipos, Herramientas e Insumos

Nuestros criterios para preservar los servicios son: •

Vehículos y herramientas: cada Operario es responsable de mantener el vehículo y las herramientas asignadas en permanente estado operativo.

•

Depósitos en Base: mantenemos un mínimo de stock de herramientas, insumos, materiales, repuestos de automotores y elementos de seguridad, compatible con el Servicio.

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•

Elementos e insumos para la tarea diaria: La provisión de los materiales para la realización de las tareas, generalmente queda definida en el Contrato. Pueden provenir de compras por nuestra Empresa o bien son retirados directamente por el personal operativo de Depósitos del Cliente, cumpliendo sus Normas y completando su documentación específica. El Operario es responsable del cuidado de los elementos desde su retiro hasta su utilización.

•

Todo movimiento de herramientas, materiales, insumos del depósito central tiene su correspondiente registro, estableciendo el responsable del movimiento.

•

Se realizará evaluaciones periódicas de equipos, herramental e insumos en intervalos específicos determinados por la organización o por el cliente cuando están especificados contractualmente.

6.12

Control de Elementos de Medición

Nuestros equipos de medición son controlados de manera tal de asegurar la calibración de los mismos; están protegidos de daños, deterioros y desajustes que podrían invalidar la calibración. Ver PG. 010 - EQUIPOS DE CONTROL Se ajustan y calibran periódicamente y se contrastan contra patrones válidos; mantenemos registros de los resultados de esta calibración. Cuando se detectan fallas en la calibración o en la medición atribuible al instrumento, en la medida de lo posible volvemos a efectuar las calibraciones y disponemos acciones correctivas o preventivas específicas en cada caso. Normalmente las actividades de medición y de toma de datos de instrumentos son realizadas según procedimientos, criterios y frecuencias determinados por el Cliente y sobre instrumental inserto en la instalación ó del tipo portátil. Es responsabilidad del Operador informar de inmediato al Representante Técnico cuando advierte instrumentos faltantes o dañados. Así mismo, el operador del elemento o equipo y/o Supervisor o Representante Técnico pertinente deben asegurarse que las condiciones medio ambientales son las adecuadas para la actividad a desarrollar ya sea: calibración, inspección, mediciones o cualquier otro tipo de testeo. 6.13

Gestión de Diseño

Hacemos la Gestión de Diseño según lo descrito en el PG.GD.019 Gestión de Diseño, se siguen todos los pasos para asegurar que el resultado del diseño cumple con todos los datos de entrada y especificaciones del Cliente. Mantenemos constancia de las revisiones realizadas durante la ingeniería de diseño y el desarrollo del servicio, y si es necesario de los cambios a solicitar o realizar emergentes de estas revisiones. Todo cambio originado desde la ingeniería o durante la ejecución de obra es identificado y registrado mediante la planilla de “Control de Desvío de Ingeniería” ver PO.02.01.07, registro que detalla las especificaciones y los documentos de ingeniería originales afectados por el desvío, y la alternativa propuesta que reemplace la especificación original. Elaborado por:

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NCD BOLIVIA S.A.

6.14


MGI


Compras

6.14.1 Proceso de Compras Adquirimos materiales o contratamos servicios siguiendo especificaciones dadas por los solicitantes de las distintas unidades operativas o de servicios. Seleccionamos, evaluamos y controlamos el desempeño de nuestros Proveedores según criterios establecidos. Ver PG. 009 - PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Mantenemos los registros pertinentes relativos a las compras y a los Proveedores. 6.14.2 Régimen de autorización de Ordenes de Compra La autorización de las compras esta normada de acuerdo al valor de la compra: Ejemplo: Monto

Aprueba

< 300

Gerentes de Área Rt´s en casos excepcionales

> 300

Directores Sub Director de Comercialización Satisfacción al Cliente.

y

6.14.3 Información de las Compras Las compras se realizan a través de Órdenes de Compra las cuales se hacen llegar al proveedor por fax o personalmente. Los documentos de compra describen claramente el producto pedido. La documentación de Compra es analizada y aprobada por el Responsable de Adquisiciones para asegurar que se cumplen los requisitos establecidos en el punto anterior. A su vez, el Responsable de Adquisiciones solicita a los proveedores la entrega de las certificaciones (de calidad, seguridad o ambientales) correspondientes a cada material (bien, equipo o servicio).

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6.14.4 Verificación de los Productos Comprados En el momento en que el personal de Almacén recibe los productos solicitados, se lleva a cabo la verificación de los materiales comprados asegurando de que lo recibido coincide y es lo que se ha requerido en la(s) Orden(es) de Compra.

REFERENCIAS Control Archivo Temporario Procesamiento Archivo Definitivo

ABREVIACIONES

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Req.

Requisitoria

SC

Solicitud de Cotización

OC

Orden de Compra

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DPTO SOLICITANTE

ADQUISICIONES

ALMACEN


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MANUAL DE GESTION INTEGRADO TESORERIA

DPTO CONTABLE

PROVEEDOR

RECEPCION

1

ENVIA: MERCADERIA, NOTA DE ENTREGA Y OC

1

FACTURA Y OC

2

RECIBE MERCADERIA Y VERIFICA CON NE Y OC

EFECTUAR RECLAMO A PROVEEDOR

NO

REGISTRA, CONTROLA PRECIO Y CALIDAD OC

¿EXISTE CONFORMI DAD?

SI RECIBE LEGAJO

1

FACTURA Y EMITE REMITO RECIBE 2

RECIBE MERCADERIA

DEVOLVER MATERIAL A PROVEEDOR

VERIFICA

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Procesos Relacionados con el Cliente

6.15.1 Requisitos del Cliente Los requisitos generales del Cliente son especificados en el Contrato. Los requisitos particulares surgen de la solicitud diaria ó a través del Cliente por Orden de Servicio. Un tercer método por el cual el Cliente puede especificar sus requisitos es la modificación del Contrato Marco original, cuando las necesidades implican cambios en más o en menos de una magnitud determinada (normalmente 25%) en los Servicios acordados originalmente, en cuyo caso se acuerda un nuevo Contrato. 6.15.2 Comunicaciones del Cliente Las comunicaciones con el Cliente se realizan de manera formal y documentada de acuerdo a PG. 006 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN. Los mecanismos de comunicación posible son: • Reuniones con el Cliente y el Gerente y/o el Representante Técnico o Supervisor General y/o el Coordinador de Gestión. • Respuesta del Representante Técnico por Nota Pedido de Empresa a las Órdenes de Servicio emitidas por el Cliente. • Registros de los Pedidos de Operación y de los Partes Diarios. 6.15.3 Bienes del Cliente Todo nuestro personal está capacitado y formado en las Reglas y Conceptos que regulan el trabajo, de modo especial en las condiciones de seguridad y de protección al Ambiente. Durante las operaciones de rutina se verifica permanentemente el estado de las instalaciones y equipos del Cliente; cualquier falencia detectada es informada de inmediato. Ante cualquier eventual daño o pérdida de algún bien del Cliente, se registra el hecho, se informa al Cliente por libro de Notas de Pedidos de Empresa, por Nota documentada, u otros medios documentales y se inicia la gestión de Acción Correctiva. 6.16

Capacitación, toma de conciencia y competencia

6.16.1 Procedimiento Las necesidades en materia de capacitación para todo el personal de la Empresa se identifican siguiendo un Procedimiento documentado (PG. 004 - CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN). Surgen de evaluaciones periódicas al personal basadas en especificaciones del puesto de trabajo, del análisis de resultados de auditorias, del análisis de causas de No Conformidades y Acciones correctivas, del grado de avance en los Objetivos y Metas y del análisis de los Indicadores y sus tendencias.

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El desarrollo del conocimiento y del recurso humano y el impulsar hacia la participación activa y el trabajo en equipo son enunciados de nuestra Política y Objetivos permanentes de nuestro Programa de Mejora. Para cada puesto de trabajo especificamos la experiencia o los conocimientos necesarios; el personal es evaluado periódicamente en su desempeño: Cuando se detectan falencias al respecto se proporciona la capacitación necesaria, se evalúan los resultados obtenidos y la efectividad de la capacitación y se implementan las acciones correctivas o de mejora necesarias. La capacitación del personal es continua a partir de la observación sistemática de sus tareas, en lo referido a la seguridad y calidad del trabajo por parte del supervisor. El análisis de los resultados del trabajo diario y acciones de capacitación específicas sobre la tarea realizada son también un componente principal de nuestro proceso de capacitación. 6.16.2 Formación y Toma de Conciencia Nuestro Procedimiento de Capacitación especifica la metodología y responsabilidades para lograr que cada Integrante de la Empresa tome conciencia de: • La importancia de cumplir con la política, los procedimientos y con los requisitos del SGI. • Los impactos ambientales significativos reales o potenciales derivados de sus actividades laborales y los beneficios ambientales surgidos de una mejora de su desempeño personal. • Las consecuencias reales o potenciales de sus actividades de trabajo para la SYSO y los beneficios que tiene en SYSO el mejoramiento en el desempeño personal. • Su responsabilidad específica para lograr el cumplimiento con la política, los procedimientos y con los requisitos del SGI, incluyendo los requisitos para la preparación y respuesta ante emergencias. • Las consecuencias potenciales de no cumplimiento de los procedimientos operativos específicos. 6.16.3 Plan de Capacitación La Empresa mantiene actualizado un Plan de Capacitación Anual. El Departamento de RRHH controla mediante un indicador específico el cumplimiento del mismo. 6.16.4 Registros Mantenemos los registros pertinentes referidos a educación, formación, habilidades y experiencia de todo nuestro personal. 6.17

Infraestructura

La Empresa gestiona de manera sistemática y planificada todos los factores de infraestructura dado que la eficiencia en el servicio está en relación directa con la logística de apoyo: las Elaborado por:

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condiciones operativas de los vehículos, de los equipos de comunicación, del equipamiento y de las herramientas. La infraestructura comprende Base Santa Cruz, Base Camiri y las distintas bases operativas. Disponen de instalaciones necesarias para un adecuado desarrollo del servicio al Cliente y para asegurar el bienestar y seguridad del personal. En caso de servicios de corta duración en lugares distantes de las bases operativas se dispone de tráileres con las instalaciones necesarias. 6.18

Ambiente de Trabajo

La mejora continua de los factores que determinan el ambiente de trabajo es una actividad permanente de nuestro Programa de Mejora y mantenemos un Objetivo específico al respecto. Estos factores incluyen aspectos tales como Salud Ocupacional, seguridad, ergonomía, participación activa, comunicación y coordinación interna, crear valor a través del conocimiento y trabajo en equipo. 6.19

Comunicaciones

Nuestra Empresa ha establecido y mantiene un procedimiento documentado PG.005 COMUNICACIONES. 6.20

Control Operativo

La implementación del Sistema de Gestión se realiza a través de Procedimientos y Controles que aseguran que la Política, los Objetivos y las Metas pueden ser cumplidos. Los Procedimientos de Gestión establecen la metodología y responsabilidades para identificar las operaciones y actividades. Para cada una de ellas hemos establecido y mantenemos Procedimientos Operativos, de Control y de Emergencia que especifican: • la planificación de los procesos y operaciones • el mantenimiento de los equipos • los criterios operativos para realizar y controlar los trabajos • control del producto no conforme, verificación en situ de los puntos de control, establecidos durante la etapa de planificación y programación de las operaciones, según registro (RG.007.01) PLAN DE INSPECCION Y ENSAYOS. • sistemas de comunicación Para los riesgos identificados de SYSO con respecto a bienes, equipos y servicios adquiridos se elaboran Procedimientos operativos y se comunican a los proveedores.

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Emergencias

Hemos establecido y mantenemos Planes de Emergencia para asegurar que habrá una respuesta apropiada para incidentes imprevistos o accidentales. El PG. 008 - EMERGENCIAS define nuestro potencial para enfrentar y responder a accidentes, situaciones de emergencia y la respuesta ante ellos para prevenir y mitigar las enfermedades y lesiones que puedan estar asociadas a estos. Este procedimiento es puesto a prueba periódicamente; se examina y revisa cuando es necesario y, en particular, luego de que se han producido accidentes o emergencias. Los Planes y el Procedimiento indicados tienen en cuenta los incidentes que surjan o que puedan surgir como consecuencia de condiciones de operación anormales y consideran también la consecuencia de accidentes y situaciones de emergencia potenciales. 7.

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

7.1

Auditorias Internas

Realizamos Auditorias Internas periódicas como mínimo una vez al año para asegurar que la prestación del Servicio sigue la planificación establecida y que el Sistema de Gestión: •

Es acorde a los requisitos de las Normas de referencia.

•

Se implementa tal como fue planificado.

•

Se actualiza cuando es necesario.

•

Es eficaz para lograr los objetivos establecidos.

Al programar cada una de ellas se especifican los criterios de realización teniendo en cuenta los resultados de Auditorias anteriores. El programa de auditorias internas se encuentra en el servidor del SGI (DOC SGI Server) de modo que todo el personal de la empresa tiene libre para consultas e información al respecto. Mantenemos un Procedimiento General – PG. 013 - AUDITORIAS INTERNAS – que establece las responsabilidades y requisitos para la planificación y realización de las Auditorias, informar los resultados de las mismas y para mantener los registros correspondientes. Los Auditores Internos son designados y calificados por el Gerente QHSE y en cada caso son independientes del área auditada. Es función del Coordinador de Gestión coordinar el Programa de Auditorias especificando alcance, frecuencia y metodología. En cada Auditoria es función del responsable del sector auditado tomar acciones inmediatas para solucionar las fallas detectadas y sus causas y aplicar las medidas de mejora necesarias. 7.2

Medición

Aplicamos métodos determinados para el control y, cuando corresponde, la medición, de la Gestión del Sistema. Elaborado por:

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Estos procesos, métodos e indicadores incluyen:

PROCESO/ACTIVIDAD

CONTROL

INDICADORES

• Capacidad de la organización para y lograr objetivos, Liderazgo de la dirección especificar • incluyendo los de mejora

Determinación de necesidades y Percepción del cliente satisfacción del cliente

Gestión de los recursos

Eficiencia del servicio con recursos asignados; solicitudes acciones correctivas, resultados auditorias y de revisiones de dirección

Nivel de avance y logro en los objetivos % de objetivos logrados

•

% de cliente.

•

Calificación del servicio

satisfacción

del

los de Indicadores financieros de de consumo; costos, rentabilidad. la

• Aplicación, medición y Auditorias, revisiones de la dirección, mejora del sistema de programa de mejora. • gestión

Control de resolución)

NC

(%

de

Grado de avance en los objetivos.

Indicadores horas de Competencia, Capacidad y aptitud del personal; capacitación / formación; capacitación, formación programas de capacitación y seguridad; evaluación de y desarrollo del personal desempeño desempeño, etc.Desarrollo, selección y Evaluación control de proveedores proveedores

periódica

de

los

Registros de la evaluación Indicadores operativos

Planificación Servicio/Prestación Control del Servicio

del y Control de indicadores

Indicadores Ambiental

de

Desempeño

Indicadores de Desempeño en SYSO Cuando en estos procesos no se alcanzan los resultados esperados, establecemos las necesarias acciones correctivas y acciones u objetivos específicos de mejora.

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NCD BOLIVIA S.A. MANUAL DE GESTION INTEGRADO 7.3

MGI


Seguimiento y Medición del Servicio

Realizamos rutinariamente el seguimiento y la medición a través de indicadores apropiados. Puesto que el Cliente, el personal operativo y el Representante Técnico (o Supervisor General) están en permanente o, cualquier falla es detectada y corregida de inmediato. Las fallas, accidentes e incidentes ambientales son documentados y registrados ya sea a través del Procedimiento de Acciones Correctivas o del mecanismo Orden de Servicio – Pedido de Empresa o el que resulta aplicable contractualmente. 7.4

Desempeño Ambiental

El PG. 007 - CONTROL DE LAS OPERACIONES especifica la metodología y responsabilidades para medir, seguir y evaluar periódicamente el desempeño ambiental referido a las características claves de los procesos, las operaciones y actividades que tienen o pueden tener un impacto significativo sobre el Medio Ambiente. El mismo incluye el registrar los resultados de las mediciones y controles relativos a: •

El desempeño ambiental de cada actividad a través de Indicadores de Desempeño apropiados.

•

Los controles operativos especificados.

•

El grado de avance y/o de conformidad con los Objetivos y Metas del Programa de Mejoras.

Los resultados de estas mediciones y controles son analizados y utilizados para determinar los avances en el desempeño ambiental y para identificar las actividades que requieran acciones correctivas y mejoramiento. 7.4.1

Indicadores del Desempeño Ambiental

La medición y seguimiento se realiza considerando Indicadores del Desempeño Ambiental especificados; estos indicadores son objetivos, verificables y reproducibles; apropiados para nuestras actividades, coherentes con la política, prácticos y tecnológicamente factibles. Dentro del mejoramiento continuo del Sistema de Gestión la identificación de los Indicadores más apropiados es un proceso permanente. 7.5

Desempeño de la Gestión de Operaciones

El PG.007 - CONTROL DE LAS OPERACIONES especifica la metodología y responsabilidades para medir, seguir y evaluar el cumplimiento y resultados de la gestión de la operación en tiempo y forma relacionados con los servicios que se brindan: El mismo incluye el registrar los resultados de las mediciones y controles relativos a: •

El desempeño de las actividades que conforman el servicio a través de Indicadores de Desempeño apropiados.

•

Los controles operativos específicados.

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Los resultados de estas mediciones y controles son analizados y utilizados para determinar los avances en el desempeño ambiental y para identificar las actividades que requieran acciones correctivas y mejoramiento. 7.5.1

Indicadores del Desempeño de la Gestión de Operaciones

La medición y seguimiento de la Gestión de Operaciones se realiza considerando Indicadores del Desempeño referidos a la ejecución y entrega de los servicios prestados en tiempo y forma. Indicadores referidos al cumplimiento de los requerimientos exigidos contractualmente y a la entrega de servicios en el plazo estipulado. 7.6

Desempeño en SYSO

El PG. 007 - CONTROL DE LAS OPERACIONES especifica la metodología y responsabilidades para medir, seguir y evaluar periódicamente el desempeño en SYSO referido a las características claves de los procesos, las operaciones y actividades que tienen o pueden causar daño a la Salud Ocupacional o Seguridad de las personas. El mismo incluye el registrar los resultados de las mediciones y controles relativos a: •

El desempeño en seguridad de cada actividad a través de Indicadores de Desempeño apropiados.

•

Los controles operativos especificados.

•


Así también contamos con un procedimiento documentado para llevar a cabo la Matriz de Posicionamiento la cual nos permite ver cual es nuestro posicionamiento en cuanto al desempeño proactivo y reactivo en SYSO de acuerdo al PO.S.024 Registro Estadístico. 7.7

Indicadores del desempeño en seguridad

La medición y seguimiento se realiza considerando Indicadores Proactivos y Reactivos: Indicadores Proactivos: Capacitación, Auditorias gerenciales de QHSE, Tarjetas Stop, Acciones Correctivas Indicadores Reactivos: Indices de Frecuencia, Indices de gravedad, Cantidad de Incidentes vehiculares. 7.8

No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

7.8.1

Procedimiento

Hemos establecido y mantenemos actualizados el PG. 011 – NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS que definen la responsabilidad y la autoridad en el manejo y la Elaborado por:

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investigación de las causas raíz de No Conformidades y las medidas a tomar para mitigar los desvíos producidos y para iniciar y completar acciones correctivas y preventivas. Cualquier acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de la No Conformidades reales o potenciales es apropiada respecto de la magnitud de los problemas y proporcional al desvío detectado. 7.8.2

Investigación y Corrección de No Conformidades

La investigación y corrección de No Conformidades incluye: • Identificar la causa de la no conformidad • Identificar e implementar las acciones correctivas necesarias. • Implementar o modificar los controles necesarios para evitar la repetición de la no conformidad. • Registrar todos los cambios en los procedimientos escritos resultantes de las acciones correctivas. 7.8.3

Acciones Correctivas y Preventivas

Investigamos las causas de las No Conformidades significativas o repetitivas e implementamos las acciones pertinentes tendientes a prevenirlas o a evitar su recurrencia. Cuando las Acciones correctivas y/o preventivas son derivadas de Incidentes o Accidentes se deberá evaluar el riesgo de las mismas antes de su implementación. Verificamos la efectividad de las Acciones tomadas y actualizamos nuestro Sistema para incorporar al mismo la mejora lograda. Mantenemos registro de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones surgidos como resultado de mediciones, seguimientos, auditorias y controles del Sistema de Gestión Integrado; de las causas de los problemas y de las acciones tomadas. El tiempo de respuesta para la entrega de un plan de acción dirigido a la corrección de la No Conformidad, no debe superar los 15 días. El Coordinador de Gestión, el Gerente de QHSE o los Supervisores según corresponda en cada caso, son responsables de verificar que las acciones correctivas y preventivas han sido implementadas y han sido efectivas. 7.9

Investigación de Incidentes y/o Accidentes

La Investigación de Incidentes y/o Accidentes se realiza de acuerdo al procedimiento PO.S.014 Investigación de Accidentes/ Incidentes.

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Objetivos y Metas – Programa de Mejora

Cada función y nivel pertinente dentro de la Organización mantiene especificados Metas y Objetivos de Mejora de acuerdo a su tarea específica. Estos objetivos son alcanzables, mesurables y coherentes con la Política de Gestión. Para gestionar sistemáticamente nuestros Objetivos y Metas hemos implementado un Programa de Mejora de Gestión del Sistema que se diseña, mantiene y actualiza anualmente de acuerdo a un Procedimiento (PG. 003 - PROGRAMA DE MEJORA). Al planificar la Mejora la Dirección toma en consideración el funcionamiento y oportunidades de mejora de todos los procesos de la Gestión del Sistema, incluyendo el propio Sistema de Gestión, y la planificación de los recursos necesarios para el logro de los Objetivos. En el Programa se especifican los responsables para el logro de los objetivos y metas, los plazos para cumplir las actividades y los recursos necesarios para cada una de ellas. Cuando es apropiado el Programa se rectifica y actualiza para aplicar la Política de Gestión también a los nuevos proyectos, los nuevos desarrollos y a las actividades, los servicios nuevos o modificados. En estos casos se realiza un análisis previo de la capacidad operativa, técnica y logística para satisfacer los requisitos y de los aspectos ambientales y los riesgos de la tarea antes de decidir sobre la viabilidad de las nuevas actividades o servicios. (Ver PG. 007 CONTROL DE LAS OPERACIONES).

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