Microsoft Project 2s152z
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República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” Escuela de Ingeniería Civil Extensión Barcelona
Microsoft Project Profesora:
Bachilleres:
Anny Albornoz
Luis F. Fernandez Z. C.I.: 25.451.173 Patricio. Ferrer C.I.: 20.126.684 Gionan. Rivas C.I.: 25.786.613 Norelys. Boada C.I: 25.860.946 Jorge. Hernández C.I.: 19.168.014 Ana. Salazar C.I.: 20.342.716 Norbelis. Márquez C.I.: 22.855.117
Agosto, 2015
Informática -Sección CB.
Índice Introducción.............................................................................................................................3 Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project....4 1.- Elaborar un plan:.............................................................................................................4 2.-Controlar y istrar un proyecto..............................................................................15 3.- Cerrar un proyecto........................................................................................................20 Trabajo con proyectos múltiples............................................................................................21 Personalización de Microsoft Project.....................................................................................25 Conclusión.............................................................................................................................32 Bibliografía............................................................................................................................33
Introducción
Microsoft Project es un programa para creación, seguimiento y gestión de proyectos, a los que se puede dar seguimiento por medio de diagramas de Gantt, calendarios o diagramas PERT. Project es una herramienta que se puede aplicar en cualquier área en donde se trabaje por planeación de proyectos, es decir, en casi todo. Estas áreas pueden ser el ramo de la construcción, ramo industrial, comercial y en general todas las empresas públicas o privadas que quieran mejorar la organización y gestión de sus proyectos. En Project también se podrá controlar los recursos asignados a cada tarea o actividad relacionada con el proyecto y hacer cálculos de rutas críticas para optimizar tiempo y recursos. En lo personal, creo que es una muy buena idea utilizar este programa ya que además de las ventajas técnicas que ofrece es una manera de crear una nueva cultura de planeación y seguimiento en las actividades de las empresas. La última versión de Project es la 2013, que salió con algunas mejoras significativas que facilitan aún más el trabajo en la gestión de proyectos. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la más reciente a febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute.
Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project
Los pasos que se comentan pueden servir de ayuda para realizar la planificación y el seguimiento de un proyecto con el Microsoft Project cumpliendo los estándares aceptados de la metodología de gestión de proyectos.
1.- Elaborar un plan: 1.1 Definir un proyecto Antes de elaborar un proyecto, debe decidir en qué va a consistir exactamente, cuál será su alcance (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) y qué espera alcanzar con el proyecto.
Comenzar un proyecto.- Durante la fase de planeación de los proyectos que se prolongan en el tiempo o implican a un gran número de personas, es
importante definir: 1. los objetivos, 2. los supuestos y 3. las limitaciones del proyecto Las limitaciones en un proyecto son factores que probablemente coartarán las opciones de un jefe de proyecto. Normalmente las tres limitaciones principales son: Programación: (programación: medición del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, delimitaciones e información del proyecto en función del tiempo.), como una fecha de finalización o una fecha límite en uno de los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) Principales: Recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.), como un presupuesto (presupuesto:
costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan previsto.)Predefinido. Ámbito (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.), por ejemplo, el requisito de que
se desarrollen tres modelos del producto. Comenzar a elaborar el plan de un proyecto.- Tras la fase inicial de planeación, puede crear un archivo de proyecto, especificar los datos preliminares del proyecto y adjuntar los documentos del plan al archivo. Para crear un plan de proyecto, hay que introducir los tipos siguientes de
información de manera que Project pueda calcular la programación, costos y carga de trabajo de los recursos: 1. 2. 3. 4. 5.
Tareas Duración Costes Recursos Dependencias entre tareas
Definir los resultados del proyecto.- Una vez determinados los objetivos del proyecto, defina el producto o servicios que cumpla esos objetivos. Los resultados materiales que se deben entregar son tangibles y verificables.
1.2. Planear las actividades del proyecto Cuando haya definido en qué consiste el proyecto y, para asegurarse de que el proyecto tendrá resultados satisfactorios, deberá analizar las principales actividades implicadas. Muchos proyectos fracasan debido a que el jefe de proyecto no considera a tiempo el alcance del trabajo que implica la creación de un proyecto.
Definir fases y tareas.- Una vez que haya determinado el trabajo que implica
el proyecto, puede organizarlo en: 1. hitos. 2. fases 3. tareas, e integrarlos en un plan de proyecto. Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, se organizan y agregue una estructura al proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas, o bien para mostrar la relación entre ellas. Los esquemas se aplican a las tareas que compartan características o que vayan a completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Se utiliza el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el coste) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.). También puede utilizar las tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto. Las tareas de resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas (subtarea: es una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de la subtarea está consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la función de esquema de Project para designar subtareas) que son las tareas agrupadas dentro de ellas. Se pueden sangrar las tareas tantos niveles como sea necesario para reflejar la organización del proyecto.
Mostrar la organización del proyecto.- Después de perfilar las tareas, puede mostrar asimismo la estructura del proyecto mediante códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) integrados o personalizados, o mediante códigos de esquema. Los códigos EDT (estructura de descomposición del trabajo) EDT: Estructura
detallada del trabajo, Estructura jerárquica que se utiliza para organizar tareas de cara a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos.
Con Project se puede representar la estructura detallada del trabajo mediante la utilización de identificadores de tareas o mediante la asignación de códigos EDT personalizados a cada tarea. Son alfanuméricos e identifican la ubicación exclusiva de cada tarea en la estructura de esquema del proyecto. Pueden utilizarse para generar informes de la programación y llevar un seguimiento de los costos. Tipos de códigos EDT Hay dos tipos de códigos EDT en Project: 1. Números de esquema Son el tipo más simple de código EDT. Project calcula los números de esquema de cada tarea basándose en la estructura de esquema de la lista de tareas. Los números de esquema son números que indican la posición exacta de una tarea en el esquema. Por ejemplo, una tarea con el número de esquema 7.2 indica que se trata de la segunda subtarea bajo la tarea de resumen de séptimo nivel. Los números de esquema consisten únicamente en números que no se pueden modificar. No obstante, cambian automáticamente al desplazar una tarea en la lista o al aplicar sangrías o quitar las sangrías de las tareas. Los números de esquema no deben confundirse con los códigos de esquema. Los números de esquema se calculan automáticamente en Microsoft Project y no pueden modificarse. Los códigos de esquema son etiquetas personalizadas que pueden definirse utilizando una combinación de números y letras en mayúsculas y minúsculas. 2. Códigos EDT personalizados Puede definir una serie de códigos EDT personalizados y mostrarlos en el campo EDT. Cada nivel del código EDT representa un nivel del esquema en la lista de tareas. A diferencia de los números de esquema, los niveles del código pueden representarse como letras en mayúsculas o minúsculas, números o caracteres (una combinación de números y letras en mayúsculas y minúsculas), dependiendo de lo especificado para cada nivel en la máscara de código al crear el código EDT. Puede hacer que los códigos EDT personalizados se calculen automáticamente
para las nuevas tareas o permitir códigos EDT duplicados para tareas diferentes.
Duración estimada de las tareas.- Project podrá crear una programación realista, a menudo basándose únicamente en las duraciones de tareas y
dependencias de tareas especificadas. Programar tareas de proyectos.- Tras especificar las duraciones de las tareas, llega el momento de indicar cómo se relacionan entre sí y cómo se vinculan con fechas determinadas.
Incluir más información sobre las tareas Para aclarar, ampliar o mejorar un proyecto se pueden usar uno o varios métodos para agregar información a las tareas, los recursos, las asignaciones o todo el proyecto. Agregar una nota En una nota se puede incluir información, como por ejemplo un texto recordatorio, hipervínculos o vínculos a archivos almacenados en otro lugar. Otra posibilidad es crear un vínculo a un archivo desde una nota, para incluir una foto del recurso, adjuntar una presentación que describa un proceso relacionado, o bien otro tipo de información relacionada.
Agregar un Hipervínculo Desde el archivo de proyecto, es posible acceder a otros archivos del equipo, la red o la intranet (intranet: cualquier red que proporcione servicios similares a los proporcionados por Internet dentro de una organización. La intranet de una organización puede estar o no conectada a Internet y es posible que su información se distribuya sólo dentro de la compañía.) O bien del World Wide Web creando hipervínculos (parte de un texto que se distingue por el color y que contiene un
vínculo a otro archivo o ubicación dentro de un archivo. Al hacer clic en el hipervínculo, un explorador de Web busca y muestra el documento asociado al hipervínculo.). Tareas con fases temporales (campos) A continuación se enumeran los campos de tareas con fases temporales. Una fase temporal: es información sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisarse la información de fase temporal en cualquier período de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.). Un campo es una ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico que contiene un determinado tipo de información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. %VC (campos).- Los campos %VC (porcentaje de variación de costo) muestran la relación entre la variación de costo (VC) y el costo presupuestado del trabajo realizado (TR), expresada como un porcentaje. Indica la variación entre lo que debería haber costado y lo que ha costado realmente conseguir el nivel de finalización actual hasta la fecha de estado o la fecha actual. El %VC es el porcentaje de la variación de costo (VC) dividido por el TR (costo presupuestado del trabajo realizado). Se calcula el %VC de una tarea de la siguiente manera: %VC = [(TR - CRTR) / TR] * 100 Costo a) b) c) d) e) f)
Costo acumulado (campos) Costo fijo (campos) Costo fijo real (campo de tareas con fases temporales) Costo previsto () Costo real (CR) TP Coste presupuestado del trabajo programado
g) TR Coste presupuestado del trabajo realizado h) CRTR .- Coste Real del trabajo realizado
IRC (campos).- Los campo IRC (índice de rendimiento de costos) muestran la relación entre los costos presupuestados (o previstos) del trabajo realizado y los costos reales de dicho trabajo, hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos en el tiempo.
IRP (campos).- El campo IRP (índice de rendimiento de la programación) muestra la relación entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado (TR/TP). El campo IRP se utiliza a menudo para estimar la fecha de finalización del proyecto. La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos en el tiempo. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)
Porcentaje (%) completado Porcentaje (%) completado acumulado (campo de tareas con fases temporales) Porcentaje VP Sobreasignación Trabajo Trabajo acumulado Trabajo de horas extra Trabajo normal Trabajo previsto Trabajo real Trabajo real de horas extra VC. - Variación del Coste
Crear interrelaciones entre proyectos.- Mediante la creación de dependencias entre tareas de diferentes proyectos, puede evaluar los efectos que ciertos cambios o actividades producirán en otros proyectos.
1.3. Planificar y adquirir recursos En esta fase del proceso de planificación del proyecto, ya se ha identificado el alcance del proyecto, creado la lista de tareas y estimado la duración de las mismas.
Estimar las necesidades de los recursos.- Ya se han identificado el alcance del proyecto, la lista de tareas y estimado las duraciones de las mismas. Puede usarse esta información para realizar estimaciones preliminares, identificar los requisitos e iniciar los procesos de asignación de personal y de adquisición
para obtener los recursos necesarios. Crear el equipo del proyecto.- Una vez identificado, aprobado y adquirido todos los recursos del proyecto. Llega el momento de crear el equipo
integrando la información sobre los recursos en el plan del proyecto. Compartir los recursos con otros proyectos.- Es posible el uso compartido de los recursos en varios proyectos donde se van a utilizar los mismos materiales,
personas y equipos. Asignar los recursos a las tareas.- Una vez integrada la información sobre los recursos en el proyecto, podrá asignar los recursos a las tareas específicas que
ha definido para el proyecto. Duración es la longitud del período laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Project basa el cálculo de la duración de una tarea en la cantidad de trabajo y la cantidad de unidades de recursos que se le asignan. El período laborable de una tarea se define mediante el calendario del proyecto, el calendario del recurso, el calendario de tareas o cualquier calendario personalizado que se haya definido para el proyecto. La duración de cada tarea viene determinada por las unidades de recursos
asignadas y el trabajo estimado (esfuerzo del recurso) y se calcula mediante esta fórmula de programación: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso La fórmula de programación se calcula siempre en segundo plano ajustando la programación del proyecto según los valores que asigne a estos tres elementos. Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso.
a. Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en unidades de tiempo (como horas o días) que un recurso necesita para completar la tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del número de recursos asignados a la tarea. b. Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo disponible de un recurso, según el calendario de recurso, que se va a emplear para trabajar en una tarea concreta. Los recursos son las personas, el equipo o los demás materiales que se utilizan para realizar una tarea. En la programación de un proyecto, el esfuerzo del recurso se expresa como unidades de asignación o, en ocasiones, sólo como unidades.
1.4. Planear los costes del proyecto Sin una clara comprensión de dónde se generan los costes de un proyecto, éste podría venirse abajo rápidamente y volverse económicamente inviable. Los costes se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.
Estimar los costes.- La estimación de costes es el proceso de desarrollar los costes aproximados de los recursos y/o tareas necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.
Definir y compartir la información de costes.- Tras especificar los costes, podrá guardarlos como presupuesto antes de comenzar a realizar el seguimiento y istrar el plan. Quizás desee adjuntar asimismo importantes notas sobre las decisiones presupuestarias, compartir la información presupuestaria con otros s o transferir la información a otros formatos de archivo.
Preparar la istración de costes.- Tras determinar los costes, podrá llevar a cabo los preparativos necesarios para realizar su seguimiento y istración con el fin de asegurar que el proyecto no sobrepase el presupuesto. Puede especificar una fecha de inicio del año fiscal, controlar las opciones de cálculo y determinar la fecha en que los costes deben ser pagaderos. 1.5. Planear la calidad y los riesgos La calidad es un aspecto básico que afecta directamente a los clientes o
s. Sin un plan de istración de riesgos, el proyecto puede sufrir problemas inesperados.
Planear la calidad.- Antes de comenzar un proyecto, debe identificar los
estándares de calidad necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Identificar y planear los riesgos.- Planear, identificar y reducir los riesgos varias veces a lo largo de un proyecto puede ayudar a respetar la programación y el presupuesto.
1.6. Planear la comunicación y la seguridad La comunicación y la seguridad son aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta a la hora de crear un grupo que colabore adecuadamente.
Definir métodos para comunicar la información del proyecto.- Defina un método para comunicarse con el grupo del proyecto y mantener el proyecto
actualizado. Proteger la información del proyecto.- Project y Project Server cuentan con funciones de seguridad básicas para ayudar a impedir el no autorizado a la información del proyecto.
1.7. Optimizar un plan de proyecto. Cuando el proyecto haya comenzado, puede que sea necesario revisar el desarrollo del mismo y ajustar las tareas, los recursos o los costes.
Optimizar el plan del proyecto para cumplir con la fecha de finalización.- Una vez elaborado el plan del proyecto, puede revisarlo y ajustarlo para asegurarse
de que se cumplirá con la fecha de finalización programada. Optimizar el plan del proyecto para los recursos.- Una vez elaborado el plan del proyecto, revise la asignación de los recursos para optimizar sus cargas de
trabajo. Optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto.- Revise los costes planeados en el plan de proyecto elaborado para garantizar que se ajusten al presupuesto. 1.8. Distribuir un plan de proyecto Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo
proporcionándoles a las vistas y los informes impresos o en pantalla.
Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso.- Cuando haya programado el proyecto, quizás desee distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del
grupo. Distribuir información sobre el proyecto en línea.- También puede distribuir en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.
2.-Controlar y istrar un proyecto
2.1.
Realizar un seguimiento del progreso
Seleccione los elementos de los que desee realizar un seguimiento, elija el método de seguimiento y, a continuación, comience a supervisar el progreso del proyecto.
Configurar un proyecto para su seguimiento.- Aunque el seguimiento con Project es sencillo de realizar, hay varios pasos que debe seguir antes de
comenzar a supervisar el progreso del proyecto. Registrar el progreso y responder a las actualizaciones.- Una vez seleccionados los elementos y el método de seguimiento, puede comenzar a supervisar dichos elementos.
2.2.
istrar una programación
Para istrar un proyecto, identifique los problemas, ajuste la programación e informe del progreso a los participantes e integrantes del grupo.
Identificar los problemas de programación.- A medida que controla el progreso de las tareas, puede revisar la programación para identificar
problemas o posibles problemas en la programación de las tareas. Volver a poner las tareas, las fases o el proyecto en las fechas previstas.- Si identifica problemas en la programación, puede utilizar diversas estrategias
para istrar la programación del proyecto. Distribuir la información del proyecto en formato impreso.- Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del
grupo. Distribuir la información del proyecto en línea.- Si ha cambiado tareas, recursos, asignaciones, también puede distribuir versiones en línea de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.
2.3.
istrar los recursos
istre los recursos controlando su progreso, identifique y resuelva los problemas de asignación, istre los recursos compartidos e informe del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.
Realizar un seguimiento del progreso de los recursos.- La forma más efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos en un proyecto consiste en
equilibrar la carga de trabajo de éstos y controlar el progreso de las tareas. Identificar los problemas de asignación de los recursos.- Al revisar la información sobre los recursos como las asignaciones, sobreasignaciones o infraasignaciones, los costes y las varianzas entre el trabajo planeado y el trabajo real, se puede comprobar si los recursos están asignados de forma
óptima a las tareas para obtener los resultados deseados. Resolver los problemas de asignación de los recursos.- Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, deberá istrar su carga de trabajo con el fin de resolver las sobreasignaciones e
infraasignaciones de los mismos. istrar los recursos compartidos.- Después de definir el uso compartido de los recursos entre los proyectos mediante un fondo de recursos, actualice y
revise la información sobre los recursos compartidos. Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso.- A medida que los recursos finalicen tareas del proyecto, podrá distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o
integrantes del grupo. Distribuir la información sobre el proyecto en línea.- A medida que progresa el trabajo de los recursos, también puede distribuir a los participantes e integrantes del grupo versiones en línea de la información más actualizada sobre el proyecto.
2.4.
istrar los costes
La istración de costes consiste en mantener éstos dentro del presupuesto. Se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo, y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.
Identificar los problemas de costes.- Identifique los problemas de costes revisando los costes totales y las varianzas que se producen a lo largo del
proyecto. De este modo, podrá realizar ajustes si son necesarios. Mantener los costes de acuerdo al presupuesto.- Para mantener los costes dentro del presupuesto, deberá revisar las varianzas de costes que se producen a lo largo del proyecto. De este modo, podrá realizar los ajustes necesarios.
2.5.
istrar el alcance
El alcance de un proyecto consiste en los productos o servicios que se deben proporcionar y el trabajo requerido. A medida que avanza el proyecto, es posible que algunos componentes del producto o servicio necesiten ajustes o deban ser eliminados.
Responder a los cambios en el alcance.- Una vez comenzado el proyecto, es posible que sea necesario incrementar o recortar el alcance para ajustarse al
presupuesto o a la programación. Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso.- Si cambia el alcance del proyecto y ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, quizá desee distribuir copias impresas de la información de proyecto más
actualizada. Distribuir la información sobre el proyecto en línea.- También puede distribuir versiones en línea de la información más actualizada del proyecto.
2.6.
istrar los riesgos
Identifique los posibles puntos conflictivos anticipando los riesgos y respondiendo a los eventos de riesgo, e informe del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.
Identificar los nuevos riesgos.- Una vez comenzado el proyecto, es posible que eventos difíciles de anticipar creen nuevos riesgos que deberán
istrarse. Responder a los eventos de riesgo.- Si identifica nuevos riesgos durante el
proyecto, tendrá que responder a ellos. Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso.- Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones como respuesta a los riesgos, quizás desee distribuir copias impresas de la información más actualizada del
proyecto a los participantes o integrantes del grupo. Distribuir la información sobre el proyecto en línea.- En lugar de distribuir copias impresas, puede facilitar en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes e integrantes del proyecto.
2.7.
Informar del estado del proyecto
Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo proporcionándoles a vistas e informes impresos o en línea.
Informar del estado del proyecto en formato impreso.- Puede distribuir a los participantes o integrantes del grupo copias impresas de la información acerca
del estado del proyecto. Informar en línea del estado del proyecto.- También puede facilitar esta información en línea a los participantes e integrantes del grupo, ya sea de forma periódica o según sea necesario.
3.- Cerrar un proyecto
3.1.
Revisar la información final del proyecto
Cuando el proyecto finaliza, es un buen momento para celebrar una reunión con los participantes e integrantes del equipo, analizar lo que ha ido bien y lo que no, y elaborar informes y vistas finales, ya sea impresos o en línea.
Revisar la información final del proyecto.- El final de un proyecto es una oportunidad para recabar y registrar la información del proyecto y compartirla
con los participantes e integrantes del grupo. Distribuir la información sobre el proyecto en línea.- Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones como respuesta a los riesgos, quizás desee distribuir en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes o
integrantes del grupo. Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso.- En lugar de distribuir los datos del proyecto en línea, quizá desee distribuir copias impresas de la información de proyecto más actualizada a los participantes e integrantes del grupo.
Trabajo con proyectos múltiples Los jefes de proyecto mantienen muchos de los proyectos técnicos de forma simultánea. Las diversas complejidades, tamaños, líneas de tiempo y los plazos hacen que el manejo de múltiples proyectos desafiantes. Comprender las estrategias clave como la gestión del tiempo, la dinámica de grupos y habilidades individuales pueden hacer posible el manejo profesional y eficiente múltiples proyectos, cumplir con los requisitos y obtener resultados con éxito. El programa de gestión de software Microsoft Project ( MSP ) fue desarrollado por Microsoft como una herramienta para ayudar a los es de proyectos a desarrollar planes , asignar tareas , gestionar presupuestos , análisis de cargas de trabajo con fines de gestión del tiempo , el seguimiento del progreso y solucionar problemas de las áreas problemáticas de múltiples proyectos. Veamos un ejemplo sencillo. Tenemos estos dos proyectos por separado:
Si queremos ver los dos proyectos a la vez, no puede ser más sencillo: Hay que abrir una nueva ventana seleccionando los 2 proyectos
Y obtenemos un
nuevo proyecto combinado, que podríamos grabar como otro
fichero de Project:
Project funciona igual que otras herramientas de Microsoft Office, con documentos maestros y subdocumentos. Aparte de no perder ningún tiempo en visualizar varios proyectos a la vez, la ventaja es que se pueden vincular dependencias entre tareas de distintos proyectos: Sobre un plan maestro es posible establecer dependencias lógicas entre distintos proyectos (cuándo se gestionan por separado aparecen tareas “Fantasmas”). Si en el ejemplo anterior, la tarea E del proyecto Y depende de la tarea C del proyecto X esto puede modelarse en el proyecto maestro XY:
Y cuando los vemos por separados, las dependencias aparecen representadas por tareas “fantasmas” (ghost tasks), que no se pueden editarse:
La otra gran utilidad de gestionar varios proyectos a la vez en Project, aparte de poder visualizar la información de tiempos globales, es gestionar recursos compartidos. Para esto Project aporta el concepto de “pool de recursos”. Un pool de recursos no es otra que un fichero de Project que contiene solo información de recursos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si tenemos un recurso R que se utiliza a la vez en los 2 proyectos X e Y, el fichero de pool de recursos podría contener esta información:
Ahora cuando abrimos los ficheros Poyecto X y Proyecto Y, podemos indicar que comparten recursos del pool:
Si asignamos el recurso R a la actividad B del Proyecto X y a la actividad D del Proyecto Y:
En el proyecto combinado XY, o bien en el pool de recursos, podremos ver que este recurso está sobreasignado a partir del 7 de Mayo:
Personalización de Microsoft Project Puede personalizar lo que hace Microsoft Project, su aspecto y lo que imprime para que refleje mejor su manera de trabajar. La personalización de Microsoft Project puede ayudarle a crear y istrar los proyectos más eficazmente. Con Microsoft Project, podrá: o Cambiar la configuración predeterminada.- Puede personalizar Microsoft Project cambiando la configuración predeterminada, como la vista inicial, la unidad de presentación del trabajo (horas, días o semanas)
y
si
los
cálculos
han
de
realizarse
manual
o
automáticamente. o Mostrar u ocultar elementos de la pantalla. Puede personalizar el aspecto de Microsoft Project mostrando u ocultando varios elementos, como indicadores, mensajes, cuadros de diálogo y sugerencias. o Crear y personalizar las barras de herramientas y los botones de las barras de herramientas de Microsoft Project. o Puede personalizar barras de herramientas y botones integrados o crear barras de herramientas y botones personalizados. Crear y personalizar los menús y comandos de menú de Microsoft Project. Puede personalizar menús y comandos integrados o crear menús y comandos personalizados. o Crear nuevos formularios para escribir y mostrar información acerca de tareas y recursos. Puede personalizar formularios integrados o crear formularios nuevos personalizados. o Mejorar campos personalizados. Puede insertar y mostrar campos personalizados en cualquier vista de hoja. Puede realizar cálculos en un campo personalizado. Para efectuar la inserción de datos de forma rápida y exacta, puede especificar una lista de valores aceptable para un campo personalizado. También puede asociar un indicador visual con los datos especificados para avisarle cuando aparezcan los datos en un campo personalizado.
o Personalizar vistas e informes. Puede personalizar la información mostrada en una vista o informe aplicando diferentes tablas y filtros, o personalizar el aspecto de lo que se imprime agregando notas, cuadrículas, bordes y totales de columnas. o Cambiar la apariencia de una página. Puede personalizar el aspecto de una página cambiando su orientación, ajustando márgenes y agregando encabezados, pies de página y leyendas. o Crear macros para automatizar operaciones repetitivas. Puede asignar macros a comandos de menús o a botones de barras de herramientas, e incluso combinar macros para crear módulos con Microsoft Visual Basic. o Compartir elementos entre proyectos y grupos de trabajo. Es posible compartir elementos personalizados como normas de la organización, proporcionando así soluciones de Microsoft Project para su negocio y mejorando la compatibilidad y la coherencia entre todos los s. Creación de plantillas personales Cualquier información de un archivo de Microsoft Project puede pasar a formar parte de una plantilla, incluida la información acerca de tareas y recursos, formatos de vistas y texto, macros y valores específicos del archivo. Guarde cualquiera de los proyectos como plantilla. Si no desea información prevista, real, acerca de tarifas de recursos o de costos fijos, puede quitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Utilice las plantillas para ahorrar tiempo en la planeación de nuevos proyectos. Con éstas, puede volver a usar los archivos de los proyectos existentes como planes de nuevos proyectos. 1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. 4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla. 5. Haga clic en Guardar.
6. Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto
7. Haga clic en Guardar.
Las macros en Microsoft Project Si realiza frecuentemente una misma tarea en Microsoft Project, puede automatizarla con una macro. Una macro es una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que se puede ejecutar siempre que desee realizar la tarea. Las macros se graban de la misma manera que se graba música en una cinta. Una vez grabada la macro, sólo es necesario ejecutarla para repetir o reproducir los comandos. Antes de grabar o crear una macro, debe decidir los pasos y comandos que desea que la macro ejecute. Si se equivoca al grabar la macro, las correcciones que haga también se grabarán. Cada macro que graba se almacena en un módulo adjunto a su proyecto. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiar macros de un módulo a otro, copiar macros entre diferentes proyectos, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros. Grabar una macro 1. En el menú Herramientas, señale Macro y haga clic en Grabar nueva macro. 2. En el cuadro Nombre de macro, escriba un nombre para la macro. El primer carácter del nombre de una macro debe ser una letra. Los restantes pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se puede incluir espacios en un nombre de macro; un carácter de subrayado es válido como separador de palabras. 3. Para ejecutar una macro pulsando una tecla de método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado. Puede utilizar la combinación CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+MAYÚS+ letra (para letras mayúsculas), siendo
letra cualquier tecla de letra del teclado, pero no un número ni un carácter especial. No se puede utilizar una combinación de teclas que ya esté utilizando Microsoft Project. 4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación donde desea guardar la macro. Para que la macro esté disponible siempre que utilice Microsoft Project, haga clic en Archivo global. 5. Para incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro Descripción. 6. Si selecciona celdas durante la grabación de una macro, ésta seleccionará la misma columna (campo) cada vez que se ejecute, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, ya que la macro graba referencias absolutas a columnas. Si desea que la macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posición de la celda activa en el momento de ejecutar la macro, haga clic en Relativa en el cuadro Referencia de columna. En caso contrario, la macro seleccionará filas sin tener en cuenta la posición de la celda activa al ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si desea que una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta (Identificador) en el cuadro Referencia de fila. Microsoft Project continuará grabando macros con esta configuración hasta que la cambie o hasta que salga de Microsoft Project. 7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, realice las acciones que desee grabar. 8. En el menú Herramientas señale Macro y, a continuación, haga clic en Detener grabación.
Ejecutar una macro Después de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft Project o desde el Editor de Visual Basic. Por lo general, las macros se ejecutan en Microsoft Project, aunque también se pueden ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se están modificando. Para interrumpir una macro antes de que realice las acciones grabadas, presione CTRL+INTER. 1. Abra el proyecto que contiene la macro. 2. En el menú Herramientas, señale Macro y, a continuación, haga clic en Macros. 3. Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista Nombre de macro. 4. Haga clic en Ejecutar.
Conclusión Indudablemente existen múltiples herramientas que se pueden utilizar en la gestión de proyectos y que facilitan la labor del Director de proyectos. Una gestión de proyectos efectiva dependerá más que de una elección adecuada, de la correcta aplicación y uso de la herramienta. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos
específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. Sin lugar a dudas, una de las herramientas más adecuadas para una gestión eficaz en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, istrar presupuesto y analizar cargas de trabajo es Microsoft Project, considerada la herramienta más poderosa en cuanto a gestión de proyectos se trata. Muchas empresas luchan para distribuir los recursos con eficacia. De esta forma, se incrementan los costos y se retrasan los proyectos. Microsoft Project le ayuda a evaluar con precisión las necesidades para distribuir hoy los recursos eficazmente y crear planes futuros para la empresa. De esta manera, puede contar con las personas adecuadas en los proyectos de más importancia.
Bibliografía Planificación y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project. Documento en línea. Disponible en: http://ocw.upm.es/proyectos-de-ingenieria/proyectos-de-desarrollo-rurali/Materiales-de-cada-tema/Planificacion-seguimiento-Proyectos-MSProject.pdf .
(Consultado el 31/07/2015)
Cómo utilizar Microsoft Project y gestionar múltiples proyectos en Portafolio. Documento en línea. Disponible en: http://ordenador.wingwit.com/software/productivity-software/162257.html (Consultado en 31/07/2015)
Personalizar Microsoft Project. Documento en línea. Disponible en: http://www.arquba.com/curso-microsoft-project-gratis/personalizar-microsoftproject/. (Consultado el 03/08/2015).
MICROSOFT PROJECT. Documento en línea. Disponible en: http://project123conceptos.blogspot.com/2013/04/microsoft-projectcaracteristicas.html. (Consultado el 04/08/2015).
Microsoft Project en la gestión de proyectos. Documento en línea. Disponible en: http://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/04/15/microsoft-project-en-la-gestionde-proyectos/. (Consultado el 04/08/2015).
Microsoft Project Profesora:
Bachilleres:
Anny Albornoz
Luis F. Fernandez Z. C.I.: 25.451.173 Patricio. Ferrer C.I.: 20.126.684 Gionan. Rivas C.I.: 25.786.613 Norelys. Boada C.I: 25.860.946 Jorge. Hernández C.I.: 19.168.014 Ana. Salazar C.I.: 20.342.716 Norbelis. Márquez C.I.: 22.855.117
Agosto, 2015
Informática -Sección CB.
Índice Introducción.............................................................................................................................3 Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project....4 1.- Elaborar un plan:.............................................................................................................4 2.-Controlar y istrar un proyecto..............................................................................15 3.- Cerrar un proyecto........................................................................................................20 Trabajo con proyectos múltiples............................................................................................21 Personalización de Microsoft Project.....................................................................................25 Conclusión.............................................................................................................................32 Bibliografía............................................................................................................................33
Introducción
Microsoft Project es un programa para creación, seguimiento y gestión de proyectos, a los que se puede dar seguimiento por medio de diagramas de Gantt, calendarios o diagramas PERT. Project es una herramienta que se puede aplicar en cualquier área en donde se trabaje por planeación de proyectos, es decir, en casi todo. Estas áreas pueden ser el ramo de la construcción, ramo industrial, comercial y en general todas las empresas públicas o privadas que quieran mejorar la organización y gestión de sus proyectos. En Project también se podrá controlar los recursos asignados a cada tarea o actividad relacionada con el proyecto y hacer cálculos de rutas críticas para optimizar tiempo y recursos. En lo personal, creo que es una muy buena idea utilizar este programa ya que además de las ventajas técnicas que ofrece es una manera de crear una nueva cultura de planeación y seguimiento en las actividades de las empresas. La última versión de Project es la 2013, que salió con algunas mejoras significativas que facilitan aún más el trabajo en la gestión de proyectos. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la más reciente a febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute.
Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project
Los pasos que se comentan pueden servir de ayuda para realizar la planificación y el seguimiento de un proyecto con el Microsoft Project cumpliendo los estándares aceptados de la metodología de gestión de proyectos.
1.- Elaborar un plan: 1.1 Definir un proyecto Antes de elaborar un proyecto, debe decidir en qué va a consistir exactamente, cuál será su alcance (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) y qué espera alcanzar con el proyecto.
Comenzar un proyecto.- Durante la fase de planeación de los proyectos que se prolongan en el tiempo o implican a un gran número de personas, es
importante definir: 1. los objetivos, 2. los supuestos y 3. las limitaciones del proyecto Las limitaciones en un proyecto son factores que probablemente coartarán las opciones de un jefe de proyecto. Normalmente las tres limitaciones principales son: Programación: (programación: medición del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, delimitaciones e información del proyecto en función del tiempo.), como una fecha de finalización o una fecha límite en uno de los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) Principales: Recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.), como un presupuesto (presupuesto:
costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan previsto.)Predefinido. Ámbito (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.), por ejemplo, el requisito de que
se desarrollen tres modelos del producto. Comenzar a elaborar el plan de un proyecto.- Tras la fase inicial de planeación, puede crear un archivo de proyecto, especificar los datos preliminares del proyecto y adjuntar los documentos del plan al archivo. Para crear un plan de proyecto, hay que introducir los tipos siguientes de
información de manera que Project pueda calcular la programación, costos y carga de trabajo de los recursos: 1. 2. 3. 4. 5.
Tareas Duración Costes Recursos Dependencias entre tareas
Definir los resultados del proyecto.- Una vez determinados los objetivos del proyecto, defina el producto o servicios que cumpla esos objetivos. Los resultados materiales que se deben entregar son tangibles y verificables.
1.2. Planear las actividades del proyecto Cuando haya definido en qué consiste el proyecto y, para asegurarse de que el proyecto tendrá resultados satisfactorios, deberá analizar las principales actividades implicadas. Muchos proyectos fracasan debido a que el jefe de proyecto no considera a tiempo el alcance del trabajo que implica la creación de un proyecto.
Definir fases y tareas.- Una vez que haya determinado el trabajo que implica
el proyecto, puede organizarlo en: 1. hitos. 2. fases 3. tareas, e integrarlos en un plan de proyecto. Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, se organizan y agregue una estructura al proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas, o bien para mostrar la relación entre ellas. Los esquemas se aplican a las tareas que compartan características o que vayan a completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Se utiliza el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el coste) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.). También puede utilizar las tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto. Las tareas de resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas (subtarea: es una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de la subtarea está consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la función de esquema de Project para designar subtareas) que son las tareas agrupadas dentro de ellas. Se pueden sangrar las tareas tantos niveles como sea necesario para reflejar la organización del proyecto.
Mostrar la organización del proyecto.- Después de perfilar las tareas, puede mostrar asimismo la estructura del proyecto mediante códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) integrados o personalizados, o mediante códigos de esquema. Los códigos EDT (estructura de descomposición del trabajo) EDT: Estructura
detallada del trabajo, Estructura jerárquica que se utiliza para organizar tareas de cara a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos.
Con Project se puede representar la estructura detallada del trabajo mediante la utilización de identificadores de tareas o mediante la asignación de códigos EDT personalizados a cada tarea. Son alfanuméricos e identifican la ubicación exclusiva de cada tarea en la estructura de esquema del proyecto. Pueden utilizarse para generar informes de la programación y llevar un seguimiento de los costos. Tipos de códigos EDT Hay dos tipos de códigos EDT en Project: 1. Números de esquema Son el tipo más simple de código EDT. Project calcula los números de esquema de cada tarea basándose en la estructura de esquema de la lista de tareas. Los números de esquema son números que indican la posición exacta de una tarea en el esquema. Por ejemplo, una tarea con el número de esquema 7.2 indica que se trata de la segunda subtarea bajo la tarea de resumen de séptimo nivel. Los números de esquema consisten únicamente en números que no se pueden modificar. No obstante, cambian automáticamente al desplazar una tarea en la lista o al aplicar sangrías o quitar las sangrías de las tareas. Los números de esquema no deben confundirse con los códigos de esquema. Los números de esquema se calculan automáticamente en Microsoft Project y no pueden modificarse. Los códigos de esquema son etiquetas personalizadas que pueden definirse utilizando una combinación de números y letras en mayúsculas y minúsculas. 2. Códigos EDT personalizados Puede definir una serie de códigos EDT personalizados y mostrarlos en el campo EDT. Cada nivel del código EDT representa un nivel del esquema en la lista de tareas. A diferencia de los números de esquema, los niveles del código pueden representarse como letras en mayúsculas o minúsculas, números o caracteres (una combinación de números y letras en mayúsculas y minúsculas), dependiendo de lo especificado para cada nivel en la máscara de código al crear el código EDT. Puede hacer que los códigos EDT personalizados se calculen automáticamente
para las nuevas tareas o permitir códigos EDT duplicados para tareas diferentes.
Duración estimada de las tareas.- Project podrá crear una programación realista, a menudo basándose únicamente en las duraciones de tareas y
dependencias de tareas especificadas. Programar tareas de proyectos.- Tras especificar las duraciones de las tareas, llega el momento de indicar cómo se relacionan entre sí y cómo se vinculan con fechas determinadas.
Incluir más información sobre las tareas Para aclarar, ampliar o mejorar un proyecto se pueden usar uno o varios métodos para agregar información a las tareas, los recursos, las asignaciones o todo el proyecto. Agregar una nota En una nota se puede incluir información, como por ejemplo un texto recordatorio, hipervínculos o vínculos a archivos almacenados en otro lugar. Otra posibilidad es crear un vínculo a un archivo desde una nota, para incluir una foto del recurso, adjuntar una presentación que describa un proceso relacionado, o bien otro tipo de información relacionada.
Agregar un Hipervínculo Desde el archivo de proyecto, es posible acceder a otros archivos del equipo, la red o la intranet (intranet: cualquier red que proporcione servicios similares a los proporcionados por Internet dentro de una organización. La intranet de una organización puede estar o no conectada a Internet y es posible que su información se distribuya sólo dentro de la compañía.) O bien del World Wide Web creando hipervínculos (parte de un texto que se distingue por el color y que contiene un
vínculo a otro archivo o ubicación dentro de un archivo. Al hacer clic en el hipervínculo, un explorador de Web busca y muestra el documento asociado al hipervínculo.). Tareas con fases temporales (campos) A continuación se enumeran los campos de tareas con fases temporales. Una fase temporal: es información sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisarse la información de fase temporal en cualquier período de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.). Un campo es una ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico que contiene un determinado tipo de información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. %VC (campos).- Los campos %VC (porcentaje de variación de costo) muestran la relación entre la variación de costo (VC) y el costo presupuestado del trabajo realizado (TR), expresada como un porcentaje. Indica la variación entre lo que debería haber costado y lo que ha costado realmente conseguir el nivel de finalización actual hasta la fecha de estado o la fecha actual. El %VC es el porcentaje de la variación de costo (VC) dividido por el TR (costo presupuestado del trabajo realizado). Se calcula el %VC de una tarea de la siguiente manera: %VC = [(TR - CRTR) / TR] * 100 Costo a) b) c) d) e) f)
Costo acumulado (campos) Costo fijo (campos) Costo fijo real (campo de tareas con fases temporales) Costo previsto () Costo real (CR) TP Coste presupuestado del trabajo programado
g) TR Coste presupuestado del trabajo realizado h) CRTR .- Coste Real del trabajo realizado
IRC (campos).- Los campo IRC (índice de rendimiento de costos) muestran la relación entre los costos presupuestados (o previstos) del trabajo realizado y los costos reales de dicho trabajo, hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos en el tiempo.
IRP (campos).- El campo IRP (índice de rendimiento de la programación) muestra la relación entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado (TR/TP). El campo IRP se utiliza a menudo para estimar la fecha de finalización del proyecto. La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos en el tiempo. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)
Porcentaje (%) completado Porcentaje (%) completado acumulado (campo de tareas con fases temporales) Porcentaje VP Sobreasignación Trabajo Trabajo acumulado Trabajo de horas extra Trabajo normal Trabajo previsto Trabajo real Trabajo real de horas extra VC. - Variación del Coste
Crear interrelaciones entre proyectos.- Mediante la creación de dependencias entre tareas de diferentes proyectos, puede evaluar los efectos que ciertos cambios o actividades producirán en otros proyectos.
1.3. Planificar y adquirir recursos En esta fase del proceso de planificación del proyecto, ya se ha identificado el alcance del proyecto, creado la lista de tareas y estimado la duración de las mismas.
Estimar las necesidades de los recursos.- Ya se han identificado el alcance del proyecto, la lista de tareas y estimado las duraciones de las mismas. Puede usarse esta información para realizar estimaciones preliminares, identificar los requisitos e iniciar los procesos de asignación de personal y de adquisición
para obtener los recursos necesarios. Crear el equipo del proyecto.- Una vez identificado, aprobado y adquirido todos los recursos del proyecto. Llega el momento de crear el equipo
integrando la información sobre los recursos en el plan del proyecto. Compartir los recursos con otros proyectos.- Es posible el uso compartido de los recursos en varios proyectos donde se van a utilizar los mismos materiales,
personas y equipos. Asignar los recursos a las tareas.- Una vez integrada la información sobre los recursos en el proyecto, podrá asignar los recursos a las tareas específicas que
ha definido para el proyecto. Duración es la longitud del período laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Project basa el cálculo de la duración de una tarea en la cantidad de trabajo y la cantidad de unidades de recursos que se le asignan. El período laborable de una tarea se define mediante el calendario del proyecto, el calendario del recurso, el calendario de tareas o cualquier calendario personalizado que se haya definido para el proyecto. La duración de cada tarea viene determinada por las unidades de recursos
asignadas y el trabajo estimado (esfuerzo del recurso) y se calcula mediante esta fórmula de programación: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso La fórmula de programación se calcula siempre en segundo plano ajustando la programación del proyecto según los valores que asigne a estos tres elementos. Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso.
a. Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en unidades de tiempo (como horas o días) que un recurso necesita para completar la tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del número de recursos asignados a la tarea. b. Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo disponible de un recurso, según el calendario de recurso, que se va a emplear para trabajar en una tarea concreta. Los recursos son las personas, el equipo o los demás materiales que se utilizan para realizar una tarea. En la programación de un proyecto, el esfuerzo del recurso se expresa como unidades de asignación o, en ocasiones, sólo como unidades.
1.4. Planear los costes del proyecto Sin una clara comprensión de dónde se generan los costes de un proyecto, éste podría venirse abajo rápidamente y volverse económicamente inviable. Los costes se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.
Estimar los costes.- La estimación de costes es el proceso de desarrollar los costes aproximados de los recursos y/o tareas necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.
Definir y compartir la información de costes.- Tras especificar los costes, podrá guardarlos como presupuesto antes de comenzar a realizar el seguimiento y istrar el plan. Quizás desee adjuntar asimismo importantes notas sobre las decisiones presupuestarias, compartir la información presupuestaria con otros s o transferir la información a otros formatos de archivo.
Preparar la istración de costes.- Tras determinar los costes, podrá llevar a cabo los preparativos necesarios para realizar su seguimiento y istración con el fin de asegurar que el proyecto no sobrepase el presupuesto. Puede especificar una fecha de inicio del año fiscal, controlar las opciones de cálculo y determinar la fecha en que los costes deben ser pagaderos. 1.5. Planear la calidad y los riesgos La calidad es un aspecto básico que afecta directamente a los clientes o
s. Sin un plan de istración de riesgos, el proyecto puede sufrir problemas inesperados.
Planear la calidad.- Antes de comenzar un proyecto, debe identificar los
estándares de calidad necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Identificar y planear los riesgos.- Planear, identificar y reducir los riesgos varias veces a lo largo de un proyecto puede ayudar a respetar la programación y el presupuesto.
1.6. Planear la comunicación y la seguridad La comunicación y la seguridad son aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta a la hora de crear un grupo que colabore adecuadamente.
Definir métodos para comunicar la información del proyecto.- Defina un método para comunicarse con el grupo del proyecto y mantener el proyecto
actualizado. Proteger la información del proyecto.- Project y Project Server cuentan con funciones de seguridad básicas para ayudar a impedir el no autorizado a la información del proyecto.
1.7. Optimizar un plan de proyecto. Cuando el proyecto haya comenzado, puede que sea necesario revisar el desarrollo del mismo y ajustar las tareas, los recursos o los costes.
Optimizar el plan del proyecto para cumplir con la fecha de finalización.- Una vez elaborado el plan del proyecto, puede revisarlo y ajustarlo para asegurarse
de que se cumplirá con la fecha de finalización programada. Optimizar el plan del proyecto para los recursos.- Una vez elaborado el plan del proyecto, revise la asignación de los recursos para optimizar sus cargas de
trabajo. Optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto.- Revise los costes planeados en el plan de proyecto elaborado para garantizar que se ajusten al presupuesto. 1.8. Distribuir un plan de proyecto Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo
proporcionándoles a las vistas y los informes impresos o en pantalla.
Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso.- Cuando haya programado el proyecto, quizás desee distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del
grupo. Distribuir información sobre el proyecto en línea.- También puede distribuir en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.
2.-Controlar y istrar un proyecto
2.1.
Realizar un seguimiento del progreso
Seleccione los elementos de los que desee realizar un seguimiento, elija el método de seguimiento y, a continuación, comience a supervisar el progreso del proyecto.
Configurar un proyecto para su seguimiento.- Aunque el seguimiento con Project es sencillo de realizar, hay varios pasos que debe seguir antes de
comenzar a supervisar el progreso del proyecto. Registrar el progreso y responder a las actualizaciones.- Una vez seleccionados los elementos y el método de seguimiento, puede comenzar a supervisar dichos elementos.
2.2.
istrar una programación
Para istrar un proyecto, identifique los problemas, ajuste la programación e informe del progreso a los participantes e integrantes del grupo.
Identificar los problemas de programación.- A medida que controla el progreso de las tareas, puede revisar la programación para identificar
problemas o posibles problemas en la programación de las tareas. Volver a poner las tareas, las fases o el proyecto en las fechas previstas.- Si identifica problemas en la programación, puede utilizar diversas estrategias
para istrar la programación del proyecto. Distribuir la información del proyecto en formato impreso.- Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del
grupo. Distribuir la información del proyecto en línea.- Si ha cambiado tareas, recursos, asignaciones, también puede distribuir versiones en línea de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.
2.3.
istrar los recursos
istre los recursos controlando su progreso, identifique y resuelva los problemas de asignación, istre los recursos compartidos e informe del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.
Realizar un seguimiento del progreso de los recursos.- La forma más efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos en un proyecto consiste en
equilibrar la carga de trabajo de éstos y controlar el progreso de las tareas. Identificar los problemas de asignación de los recursos.- Al revisar la información sobre los recursos como las asignaciones, sobreasignaciones o infraasignaciones, los costes y las varianzas entre el trabajo planeado y el trabajo real, se puede comprobar si los recursos están asignados de forma
óptima a las tareas para obtener los resultados deseados. Resolver los problemas de asignación de los recursos.- Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, deberá istrar su carga de trabajo con el fin de resolver las sobreasignaciones e
infraasignaciones de los mismos. istrar los recursos compartidos.- Después de definir el uso compartido de los recursos entre los proyectos mediante un fondo de recursos, actualice y
revise la información sobre los recursos compartidos. Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso.- A medida que los recursos finalicen tareas del proyecto, podrá distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o
integrantes del grupo. Distribuir la información sobre el proyecto en línea.- A medida que progresa el trabajo de los recursos, también puede distribuir a los participantes e integrantes del grupo versiones en línea de la información más actualizada sobre el proyecto.
2.4.
istrar los costes
La istración de costes consiste en mantener éstos dentro del presupuesto. Se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo, y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.
Identificar los problemas de costes.- Identifique los problemas de costes revisando los costes totales y las varianzas que se producen a lo largo del
proyecto. De este modo, podrá realizar ajustes si son necesarios. Mantener los costes de acuerdo al presupuesto.- Para mantener los costes dentro del presupuesto, deberá revisar las varianzas de costes que se producen a lo largo del proyecto. De este modo, podrá realizar los ajustes necesarios.
2.5.
istrar el alcance
El alcance de un proyecto consiste en los productos o servicios que se deben proporcionar y el trabajo requerido. A medida que avanza el proyecto, es posible que algunos componentes del producto o servicio necesiten ajustes o deban ser eliminados.
Responder a los cambios en el alcance.- Una vez comenzado el proyecto, es posible que sea necesario incrementar o recortar el alcance para ajustarse al
presupuesto o a la programación. Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso.- Si cambia el alcance del proyecto y ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, quizá desee distribuir copias impresas de la información de proyecto más
actualizada. Distribuir la información sobre el proyecto en línea.- También puede distribuir versiones en línea de la información más actualizada del proyecto.
2.6.
istrar los riesgos
Identifique los posibles puntos conflictivos anticipando los riesgos y respondiendo a los eventos de riesgo, e informe del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.
Identificar los nuevos riesgos.- Una vez comenzado el proyecto, es posible que eventos difíciles de anticipar creen nuevos riesgos que deberán
istrarse. Responder a los eventos de riesgo.- Si identifica nuevos riesgos durante el
proyecto, tendrá que responder a ellos. Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso.- Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones como respuesta a los riesgos, quizás desee distribuir copias impresas de la información más actualizada del
proyecto a los participantes o integrantes del grupo. Distribuir la información sobre el proyecto en línea.- En lugar de distribuir copias impresas, puede facilitar en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes e integrantes del proyecto.
2.7.
Informar del estado del proyecto
Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo proporcionándoles a vistas e informes impresos o en línea.
Informar del estado del proyecto en formato impreso.- Puede distribuir a los participantes o integrantes del grupo copias impresas de la información acerca
del estado del proyecto. Informar en línea del estado del proyecto.- También puede facilitar esta información en línea a los participantes e integrantes del grupo, ya sea de forma periódica o según sea necesario.
3.- Cerrar un proyecto
3.1.
Revisar la información final del proyecto
Cuando el proyecto finaliza, es un buen momento para celebrar una reunión con los participantes e integrantes del equipo, analizar lo que ha ido bien y lo que no, y elaborar informes y vistas finales, ya sea impresos o en línea.
Revisar la información final del proyecto.- El final de un proyecto es una oportunidad para recabar y registrar la información del proyecto y compartirla
con los participantes e integrantes del grupo. Distribuir la información sobre el proyecto en línea.- Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones como respuesta a los riesgos, quizás desee distribuir en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes o
integrantes del grupo. Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso.- En lugar de distribuir los datos del proyecto en línea, quizá desee distribuir copias impresas de la información de proyecto más actualizada a los participantes e integrantes del grupo.
Trabajo con proyectos múltiples Los jefes de proyecto mantienen muchos de los proyectos técnicos de forma simultánea. Las diversas complejidades, tamaños, líneas de tiempo y los plazos hacen que el manejo de múltiples proyectos desafiantes. Comprender las estrategias clave como la gestión del tiempo, la dinámica de grupos y habilidades individuales pueden hacer posible el manejo profesional y eficiente múltiples proyectos, cumplir con los requisitos y obtener resultados con éxito. El programa de gestión de software Microsoft Project ( MSP ) fue desarrollado por Microsoft como una herramienta para ayudar a los es de proyectos a desarrollar planes , asignar tareas , gestionar presupuestos , análisis de cargas de trabajo con fines de gestión del tiempo , el seguimiento del progreso y solucionar problemas de las áreas problemáticas de múltiples proyectos. Veamos un ejemplo sencillo. Tenemos estos dos proyectos por separado:
Si queremos ver los dos proyectos a la vez, no puede ser más sencillo: Hay que abrir una nueva ventana seleccionando los 2 proyectos
Y obtenemos un
nuevo proyecto combinado, que podríamos grabar como otro
fichero de Project:
Project funciona igual que otras herramientas de Microsoft Office, con documentos maestros y subdocumentos. Aparte de no perder ningún tiempo en visualizar varios proyectos a la vez, la ventaja es que se pueden vincular dependencias entre tareas de distintos proyectos: Sobre un plan maestro es posible establecer dependencias lógicas entre distintos proyectos (cuándo se gestionan por separado aparecen tareas “Fantasmas”). Si en el ejemplo anterior, la tarea E del proyecto Y depende de la tarea C del proyecto X esto puede modelarse en el proyecto maestro XY:
Y cuando los vemos por separados, las dependencias aparecen representadas por tareas “fantasmas” (ghost tasks), que no se pueden editarse:
La otra gran utilidad de gestionar varios proyectos a la vez en Project, aparte de poder visualizar la información de tiempos globales, es gestionar recursos compartidos. Para esto Project aporta el concepto de “pool de recursos”. Un pool de recursos no es otra que un fichero de Project que contiene solo información de recursos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si tenemos un recurso R que se utiliza a la vez en los 2 proyectos X e Y, el fichero de pool de recursos podría contener esta información:
Ahora cuando abrimos los ficheros Poyecto X y Proyecto Y, podemos indicar que comparten recursos del pool:
Si asignamos el recurso R a la actividad B del Proyecto X y a la actividad D del Proyecto Y:
En el proyecto combinado XY, o bien en el pool de recursos, podremos ver que este recurso está sobreasignado a partir del 7 de Mayo:
Personalización de Microsoft Project Puede personalizar lo que hace Microsoft Project, su aspecto y lo que imprime para que refleje mejor su manera de trabajar. La personalización de Microsoft Project puede ayudarle a crear y istrar los proyectos más eficazmente. Con Microsoft Project, podrá: o Cambiar la configuración predeterminada.- Puede personalizar Microsoft Project cambiando la configuración predeterminada, como la vista inicial, la unidad de presentación del trabajo (horas, días o semanas)
y
si
los
cálculos
han
de
realizarse
manual
o
automáticamente. o Mostrar u ocultar elementos de la pantalla. Puede personalizar el aspecto de Microsoft Project mostrando u ocultando varios elementos, como indicadores, mensajes, cuadros de diálogo y sugerencias. o Crear y personalizar las barras de herramientas y los botones de las barras de herramientas de Microsoft Project. o Puede personalizar barras de herramientas y botones integrados o crear barras de herramientas y botones personalizados. Crear y personalizar los menús y comandos de menú de Microsoft Project. Puede personalizar menús y comandos integrados o crear menús y comandos personalizados. o Crear nuevos formularios para escribir y mostrar información acerca de tareas y recursos. Puede personalizar formularios integrados o crear formularios nuevos personalizados. o Mejorar campos personalizados. Puede insertar y mostrar campos personalizados en cualquier vista de hoja. Puede realizar cálculos en un campo personalizado. Para efectuar la inserción de datos de forma rápida y exacta, puede especificar una lista de valores aceptable para un campo personalizado. También puede asociar un indicador visual con los datos especificados para avisarle cuando aparezcan los datos en un campo personalizado.
o Personalizar vistas e informes. Puede personalizar la información mostrada en una vista o informe aplicando diferentes tablas y filtros, o personalizar el aspecto de lo que se imprime agregando notas, cuadrículas, bordes y totales de columnas. o Cambiar la apariencia de una página. Puede personalizar el aspecto de una página cambiando su orientación, ajustando márgenes y agregando encabezados, pies de página y leyendas. o Crear macros para automatizar operaciones repetitivas. Puede asignar macros a comandos de menús o a botones de barras de herramientas, e incluso combinar macros para crear módulos con Microsoft Visual Basic. o Compartir elementos entre proyectos y grupos de trabajo. Es posible compartir elementos personalizados como normas de la organización, proporcionando así soluciones de Microsoft Project para su negocio y mejorando la compatibilidad y la coherencia entre todos los s. Creación de plantillas personales Cualquier información de un archivo de Microsoft Project puede pasar a formar parte de una plantilla, incluida la información acerca de tareas y recursos, formatos de vistas y texto, macros y valores específicos del archivo. Guarde cualquiera de los proyectos como plantilla. Si no desea información prevista, real, acerca de tarifas de recursos o de costos fijos, puede quitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Utilice las plantillas para ahorrar tiempo en la planeación de nuevos proyectos. Con éstas, puede volver a usar los archivos de los proyectos existentes como planes de nuevos proyectos. 1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. 4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla. 5. Haga clic en Guardar.
6. Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto
7. Haga clic en Guardar.
Las macros en Microsoft Project Si realiza frecuentemente una misma tarea en Microsoft Project, puede automatizarla con una macro. Una macro es una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que se puede ejecutar siempre que desee realizar la tarea. Las macros se graban de la misma manera que se graba música en una cinta. Una vez grabada la macro, sólo es necesario ejecutarla para repetir o reproducir los comandos. Antes de grabar o crear una macro, debe decidir los pasos y comandos que desea que la macro ejecute. Si se equivoca al grabar la macro, las correcciones que haga también se grabarán. Cada macro que graba se almacena en un módulo adjunto a su proyecto. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiar macros de un módulo a otro, copiar macros entre diferentes proyectos, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros. Grabar una macro 1. En el menú Herramientas, señale Macro y haga clic en Grabar nueva macro. 2. En el cuadro Nombre de macro, escriba un nombre para la macro. El primer carácter del nombre de una macro debe ser una letra. Los restantes pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se puede incluir espacios en un nombre de macro; un carácter de subrayado es válido como separador de palabras. 3. Para ejecutar una macro pulsando una tecla de método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado. Puede utilizar la combinación CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+MAYÚS+ letra (para letras mayúsculas), siendo
letra cualquier tecla de letra del teclado, pero no un número ni un carácter especial. No se puede utilizar una combinación de teclas que ya esté utilizando Microsoft Project. 4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación donde desea guardar la macro. Para que la macro esté disponible siempre que utilice Microsoft Project, haga clic en Archivo global. 5. Para incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro Descripción. 6. Si selecciona celdas durante la grabación de una macro, ésta seleccionará la misma columna (campo) cada vez que se ejecute, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, ya que la macro graba referencias absolutas a columnas. Si desea que la macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posición de la celda activa en el momento de ejecutar la macro, haga clic en Relativa en el cuadro Referencia de columna. En caso contrario, la macro seleccionará filas sin tener en cuenta la posición de la celda activa al ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si desea que una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta (Identificador) en el cuadro Referencia de fila. Microsoft Project continuará grabando macros con esta configuración hasta que la cambie o hasta que salga de Microsoft Project. 7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, realice las acciones que desee grabar. 8. En el menú Herramientas señale Macro y, a continuación, haga clic en Detener grabación.
Ejecutar una macro Después de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft Project o desde el Editor de Visual Basic. Por lo general, las macros se ejecutan en Microsoft Project, aunque también se pueden ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se están modificando. Para interrumpir una macro antes de que realice las acciones grabadas, presione CTRL+INTER. 1. Abra el proyecto que contiene la macro. 2. En el menú Herramientas, señale Macro y, a continuación, haga clic en Macros. 3. Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista Nombre de macro. 4. Haga clic en Ejecutar.
Conclusión Indudablemente existen múltiples herramientas que se pueden utilizar en la gestión de proyectos y que facilitan la labor del Director de proyectos. Una gestión de proyectos efectiva dependerá más que de una elección adecuada, de la correcta aplicación y uso de la herramienta. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos
específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. Sin lugar a dudas, una de las herramientas más adecuadas para una gestión eficaz en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, istrar presupuesto y analizar cargas de trabajo es Microsoft Project, considerada la herramienta más poderosa en cuanto a gestión de proyectos se trata. Muchas empresas luchan para distribuir los recursos con eficacia. De esta forma, se incrementan los costos y se retrasan los proyectos. Microsoft Project le ayuda a evaluar con precisión las necesidades para distribuir hoy los recursos eficazmente y crear planes futuros para la empresa. De esta manera, puede contar con las personas adecuadas en los proyectos de más importancia.
Bibliografía Planificación y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project. Documento en línea. Disponible en: http://ocw.upm.es/proyectos-de-ingenieria/proyectos-de-desarrollo-rurali/Materiales-de-cada-tema/Planificacion-seguimiento-Proyectos-MSProject.pdf .
(Consultado el 31/07/2015)
Cómo utilizar Microsoft Project y gestionar múltiples proyectos en Portafolio. Documento en línea. Disponible en: http://ordenador.wingwit.com/software/productivity-software/162257.html (Consultado en 31/07/2015)
Personalizar Microsoft Project. Documento en línea. Disponible en: http://www.arquba.com/curso-microsoft-project-gratis/personalizar-microsoftproject/. (Consultado el 03/08/2015).
MICROSOFT PROJECT. Documento en línea. Disponible en: http://project123conceptos.blogspot.com/2013/04/microsoft-projectcaracteristicas.html. (Consultado el 04/08/2015).
Microsoft Project en la gestión de proyectos. Documento en línea. Disponible en: http://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/04/15/microsoft-project-en-la-gestionde-proyectos/. (Consultado el 04/08/2015).
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