Modulo Coordinador De Programa 5j45

SISTEMA DE INFORMACIÓN GOSLING ACADEMIC MODULO COORDINADOR DE PROGRAMA

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Por medio de Gosling Academic se puede controlar la hoja de vida de los estudiantes, permitiendo en línea realizar procedimientos tales como: • • • • •

Matriculas de estudiantes nuevos y antiguos Paz y salvos Cargue y consultas de notas Creación de grupos y horarios de clase Modificación, cancelación, inscripción, registro de estudiantes

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El ingreso al sistema se realizara por medio de un directo a la aplicación ubicado en la pagina web de la universidad www.unitropico.edu.co, en caso de que el se encuentre caído se debe reportar al Departamento de Sistemas de Información, si se encuentra en las instalaciones en el área istrativa puede ingresar al servidor por medio de la siguiente dirección http://192.168.0.235:8080/sistemaInformacion/.seam

directo en línea Gosling Academic

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El primer pantallazo nos mostrara la siguiente imagen Para loguearse , se debe seleccionar el rol especifico, en este caso Coordinador de Programa

Seleccionar Rol

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A continuacion se digitan los campos correspondientes a y , el o nombre de con su respectiva contraseña sera proporcionado por el Departamento de Sistemas de Informacion

1.Digitar o nombre de ususario 2.Digitar 3. Ingresar 5

Al ingresar se mostrara un a la izquierda con las diferentes opciones de istración y consulta tal como se muestra en la imagen

de istración y consulta

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En la opción isiones encontraremos menús de istración para : • Selección itidos y/o consulta estado de itidos • Registro de hoja de vida y prog. itidos primer nivel • Matricula asignaturas estudiantes primer nivel

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•

SELECCIÓN ITIDOS Y/O CONSULTA ESTADO DE ITIDOS

Este nos muestra los estudiantes ya inscritos en la universidad a quienes se les debe definir la situación las cuales pueden ser: • SIN DEFINIR • ITIDO • NO ITIDO • ANULADA 1. Se debe digitar año y periodo el • ITIDO REGISTRADO EN EL SISTEMA sistema por defecto nos muestra el año y periodo activo

5. Dar clic CONTINUAR

en

2. Seleccionar el programa a consultar

4. También se puede consultar las fechas para visualizar si hay entrevistas por realizar Al cambiar algún estado se debe dar clic en Actualizar estados para guardar los cambios

2. Seleccionar el estado a consultar. (si no se selecciona el sistema mostrara todos los estados) • SIN DEFINIR • ITIDO • NO ITIDO • ANULADA • ITIDO REGISTRADO EN EL SISTEMA

Si es necesario se podrá cambiar los estados según la situación del estudiante. Después de itido y registrado no se podrá cambiar ese estado Después de realizada la consulta se puede imprimir el reporte

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•

Registro de hoja de vida y prog. itidos primer nivel

En esta opción se matricula al estudiante y su hoja de vida se registra en el sistema el código se genera consecutivo, solamente se debe escribir el primer código y el genera los siguientes como tantos alumnos estén itidos. 1. Se debe digitar año y periodo el sistema por defecto nos muestra el año y periodo activo

2. Se selecciona el programa

Se muestra el listado de estudiantes itidos 4. Se da clic y se matricula el estudiante y se registra la hoja de vida en el sistema de registro

3. Se digita el código inicial el sistema genera los códigos necesarios según el numero de estudiantes itidos 9

•

Matricula asignaturas estudiantes primer nivel

En esta opción nos permite matricular los estudiantes de primer semestre con las asignaturas respectivas NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios

1. Se debe digitar año y periodo el sistema por defecto nos muestra el año y periodo activo

2. Se selecciona el programa

5. Clic en continuar

3. Se selecciona el plan de estudio

4. Se selecciona la asignatura a matricular

6. Se muestra el listado de estudiantes a matricular

7. Se selecciona el grupo

8. Clic en actualizar estados

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En la opción Estudiantes encontraremos menús de istración para : • Paz y salvos • Matricula de estudiantes por asignatura • Matricula de asignatura por estudiante • Matricula de estudiantes en curso vacacional • Homologación de asignaturas (Sin nota) • Homologación de asignaturas (Con nota) NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios

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•

Paz y salvos

En esta opción se pueden consultar las deudas de los estudiantes y cargarles nuevas deudas si lo requiere. Para cargar una deuda se debe dar clic en Cargar nueva deuda a estudiante

1. Para consultar un estudiante especifico se debe seleccionar cualquiera de las opciones disponibles para la consulta, ya sea por Código, por año y periodo, por nombres , apellidos o por fecha

2. Se da clic en Consultar

3. Si el estudiante ha cancelado o se ha puesto al día con la deuda se da clic en Saldar Deuda y confirmar cancelación de la deuda

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• Paz y salvos Cargar nueva deuda a estudiante En esta opción se cargan las deudas de los estudiantes si lo requieren, las deudas especificadas son • ISIONES • ALMACEN Y LOGISTICA • BIBLIOTECA • BIENESTAR INSTITUCIONAL • DIVISION FINANCIERA • LABORATORIO DE QUIMICA • REGISTRO Y CONTROL • SISTEMAS En caso tal de que su deuda a cargar no aparezca se debe informar al Departamento de Sistemas de Información

1. Se mostrara el periodo activo 2. Se debe seleccionar la unidad organizacional o tipo de deuda

3. Se digita el código o nombre del estudiante

4. Se digita una breve descripción de la deuda

5. Se da clic en Aceptar y la deuda será cargada

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Matricula de estudiantes por asignatura

Nos permite realizar la matricula académica seleccionando la asignatura y cargando los respectivos estudiantes en grupos normales NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios Recuerde que el proceso de matricula se debe realizar en las fechas establecidas en el Calendario académico mostrara 1. SeSe mostrara el año ely activo periodo activo.

3. Seleccionar grupo 2. Digitar nombre o código de la asignatura 5. Seleccionar Programa

6. Clic en Matricular

4. Digitar nombre o código del estudiante

Aquí se mostrara la capacidad del grupo y los matriculados actuales

Si desea cancelar la matricula de un estudiante al grupo se debe dar clic en Eliminar y confirmar la eliminación

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•

Matricula de asignatura por estudiante

Nos permite realizar la matricula académica seleccionando el estudiante y cargando las asignaturas respectivas en grupos normales. NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios Recuerde que el proceso de matricula se debe realizar en las fechas establecidas en el Calendario académico

mostrara 1. SeSe mostrara el año ely activo periodo activo.

3. Seleccionar programa 2. Digitar nombre o código del estudiante 5. Seleccionar grupo

6. Clic en Matricular

4. Digitar nombre o código de la asignatura

Aquí se mostrara la cantidad de asignaturas matriculadas 7. Finalizada la matricula se podrá imprimir el comprobante de matricula

Si desea cancelar la matricula de una asignatura al estudiante se debe dar clic en Eliminar y confirmar la eliminación

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•

Matricula de estudiantes en curso vacacional

Nos permite realizar la matricula de los cursos vacacionales, se debe tener en cuenta que solo permite matricular grupos vacacionales NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios Recuerde que el proceso de matricula se debe realizar en las fechas establecidas en el Calendario académico mostrara 1. SeSe mostrara el año ely activo periodo activo.

3. Seleccionar grupo 6. Clic en Matricular 2. Digitar nombre o código de la asignatura 4. Digitar nombre o código del estudiante 5. Seleccionar Programa Aquí se mostrara la capacidad del grupo y los matriculados actuales

Si desea cancelar la matricula de un estudiante al grupo se debe dar clic en Eliminar y confirmar la eliminación

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•

Homologación de asignaturas (Sin nota)

Nos permite realizar homologaciones de asignaturas sin nota

2. Seleccionar programa 1. Digitar nombre o código del estudiante

3. Digitar nombre o código de la asignatura

6. Clic en Homologar 4. Seleccionar SI o NO es homologación externa

5. Agregar una descripción

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Homologación de asignaturas (Con nota)

Nos permite realizar homologaciones de asignaturas con nota

2. Seleccionar programa

1. Digitar nombre o código del estudiante

5. Clic en Homologar 3. Digitar nombre o código de la asignatura

4. Digitar Nota

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En la opción Programas y planes de estudio podemos crear o eliminar los planes de estudio así como editar su información.

Permite crear nuevo programa

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Crear nuevo programa académico Ingresar código programa

del

Ingresar nombre del programa Ingresar Director encargado

Ingresar código SNIES del programa

Ingresar valor de la inversión

Ingresar Perfil Profesional

Ingresar Perfil Ocupacional

Ingresar Misión

Ingresar Visión 20

Esta opción nos permite crear los grupos y los horarios para el periodo académico así como las respectivas consultas de los mismo.

Para crear un nuevo grupo se da clic en Crear nuevo grupo

Se debe digitar año y periodo el sistema por defecto nos muestra el año y periodo activo

Se pueden realizar las consultas de los grupos con las opciones mostradas, año, periodo, cód.. asignatura, nombre asignatura, grupo o tipo de grupo

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Esta opción nos permite asignarle grupos a diferentes asignaturas, el año y periodo hace referencia al periodo académico activo

1. Digitar código o nombre de la asignatura

2. Se debe digitar el nombre o numero de documento del Docente activo, en caso de no estar el docente activo se debe reportar a TALENTO HUMANO para crearlo en el sistema

4. Se debe seleccionar el tipo de grupo NORMAL O VACACIONAL

3. Se debe digitar el numero del grupo 5. Se debe digitar la capacidad del grupo

6. Se da clic en aceptar para crear el grupo y nos arrojara una mensaje de éxito. 22

Creación de horarios de clase

Después de creados el grupo de una asignatura se debe crear el horario respectivo, esto se hace consultando la asignatura con cualquiera de las opciones vistas en la opcion de Grupos asignaturas Se realiza las consultas de los grupos con las opciones mostradas, año, periodo, cód.. asignatura, nombre asignatura, grupo o tipo de grupo

Se da clic en Horario grupo

Se pueden editar o eliminar los grupos 23

1. Al dar clic en Horario Grupo se nos muestra el resumen del grupo y nos muestra el aviso “El grupo seleccionado no posee horarios asignados

2. Procedemos a dar clic en Asignar nuevo horario a grupo

1. Seleccionamos el dia.

4. Seleccionamos el edificio

2. Seleccionamos la hora inicio, esta en formato 24 horas

3. Seleccionamos la hora final, esta en formato 24 horas

5. Seleccionamos respectivo 6. Clic en Aceptar para crear el horario

el

salon

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Los listados nos permiten generar dos tipos de reportes:

Se debe generar la consulta utilizando las diferentes opciones para ello, ya sea por : • Periodo • Año • Cód.. Asignatura • Nombre Asignatura • Documento • Apellidos • Nombres

Los reportes se generan en formato PDF para su impresión.

Se debe generar la consulta seleccionado el tipo de docente y si esta activo o no 25

Actualizar la contraseña, nos permite cambiar la contraseña entregada por el Departamento de Sistemas de Información por una personal, en caso de olvidarla el Departamento de Sistemas le asignara una nueva aleatoria.

Digitar contraseña actual

Digitar nueva contraseña

Repetir contraseña nueva Clic en Actualizar contraseña

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