Panduan Kepegawaian 102s15

PANDUAN KEGIATAN SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN, HUKUM, DAN HUMAS RSU DUTA MULYA MAJENANG

Bab I. Definisi Sub Bag Kepegawaian, Hukum dan Humas merupakan unit kerja yang menangani masalah istrasi kepegawaian, permasalahan yang berkaitan dengan hukum serta kehumasan. istrasi kepegawaian yang dikelola oleh Sub bag Kepegawaian, Hukum dan Humas meliputi kegiatan pengistrasian pegawai mulai dari seorang pegawai diangkat menjadi Karyawan, kenaikan pangkat baik fungsional maupun non fungsional, permohonan cuti, penilaian kinerja, penyusunan data kenaikan pangkat, dan kegiatan lainnya sampai dengan proses pensiun, termasuk didalamnya pemutakhiran data pegawai setiap 2 tahun sekali. Tujuan pengelolaan istrasi kepegawaian di Sub Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas adalah terciptanya keseragaman dalam pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data serta informasi mennganai data kepegawaian yang memenuhi syarat untuk berbagai macam keperluan kepegawaian. Dalam kaitannya dengan hukum dan kehumasan, Sub Bag Kepegawaian, Hukum dan Humas menangani berbagai pengaduan yang disampaikan oleh pengguna jasa terkait dengan pelayanan yang diberikan di RSU Duta Mulya baik disampaikan secara langsung maupun melalui media tertentu. Koordinasi dengan dinas terkait juga dilakukan oleh Sub Bag Kepegawaian, Hukum dan Humas untuk penanganan pasien terlantar.

Bab II. Ruang Lingkup Sub bag Kepegawaian Hukum dan Humas di RSU Duta Mulya terdiri dari: a. Kepala Sub Bag Kepegawaian Hukum dan Humas Mempunyai

tugas

menyediakan

data

bahan

perumusan

kebijakan

teknis,

pengkoordinasian, pembinaan, fasilitasi dan penata laksanaan tugas dibidang kepegawaian hukum dan humas meliputi pengelolaan istrasi kepegawaian hukum dan humas, organisasi dan tata laksana di lingkungan RS.

b. Pengistrasi Kepegawaian hukum dan humas mempunyai tugas: -

Menyusun data kenaikan pangkat regular Menyusun Daftar Urutan Kepangkatan sesuai aturan untuk ketentuan yang berlaku guna

-

tertib istrasi kepegawaian Pemutakhiran data pegawai secara berkala agar data pegawai tetap aktual Pengurusan cuti pegawai Pengajuan permintaan peserta ujian dinas bagi tenaga non fungsional. Mengajukan kenaikan gaji berkala Mengusulkan pensiun Pengajuan usulan penerbitan karpeg dan taspen Pengajuan karis dan karsu Pengajuan usulan penambahan tunjangan keluarga

c. Pengelola Data Kepegawaian Hukum dan Humas Mempunyai tugas: -

Membuat surat pengantar usulan kenaikan pangkat Mengajukan usulan kenaikan pangkat fungsional ke Direktur ntuk proses lebih lanjut. Mengusulkan kenaikan pangkat angka kredit tenaga fungsional Ajukan proses pengangkatan Karyawan

d. Agendaris Kepegawaian Hukum dan Humas Mempunyai tugas: -

Membantu pengiriman surat-surat urusan kepegawaian di lingkungan RSU Duta Mulya Membawa dan mengambil asmanan urusan kepegawaian hukum dan humas ke / dari

-

bagian umum Membantu penata arsip Melaksanakan tugas untuk mem foto copy data kepegawaian hukum dan humas Membantu penyuluhan kesehatan RS

e. Operator Komputer Kepegawaian Hukum dan Humas Mempunyai tugas: -

Membantu membuat konsep surat yang berkaitan dengan kepegawaian hukum dan humas Menerima hasil koreksi surat dari atasan Membantu kelancaran sub bag kepegawaian hukum dan humas Pengurusan absensi pegawai

-

Mengetik Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) bagi pegawai RSU Duta Mulya Melaksanakan tugas kedinasan untuk pasien terlantar.

III. Tata Laksana a. Kepala Sub Bag Kepegawaian Hukum dan Humas Rincian tugas jabatan Kepala Sub Bag Kepegawaian, hukum dan humas meliputi : 1. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bag Kepegawaian, Hukum dan Humas berdasarkan per undang-undanagn yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas 2. Mengkoordinasikan tugas-tugas di bidang kepegawaian, Hukum dan Humas untuk kelancaran pelaksanaan tugas 3. Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi agar tugas dapat diselesaikan tepat waktu, sasaran dan mutu. 4. Menyediakanan bahan perumusan kebijakan teknis dibidang Kepegawaian 5. Menyediakanan bahan perumusan kebijakan teknis dibidang Hukum dan Humas 6. Menyediakan data bahan penyusunan rencana dan program kerja RSUD Kardinah di bidang Kepegawaian, Hukum dan Humas 7. Menyediakan bahan laporan perkembangan kegiatan dan laporan Akuntabilitas Kerja Instansi Pemerintah (LAKIP) bidang kepegawaian, hukum dan Humas. 8. Menyediakan data bahan LPPD dan KPL di bidang Kepegawaian, Hukum dan Humas dengan melakukan koordinasi dengan Sub. Bag atau seksi lain. 9. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data di bidang Kepegawaian, hukum dan humas. 10. Menyajikan data di bidang Kepegawaian, Hukum dan Humas. 11. Memberikan pelayanan teknis dibidang Kepegawaian, Hukum dan Humas. 12. Melaksanakan tugas-tugas Kepegawaiana, Hukum dan Humas meliputi pengelolaan istrasi Kepegawaian, Hukum dan Humas, organisasi dan tatalaksana di lingkungan Rumah Sakit. 13. Memantau dan mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas secara rutin sebagai bahan masukan dan saran kepada pimpinan guna pengambilan keputusan lebih lanjut 14. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada pimpinan sebagai bentuk pertanggung jawaban untuk memudahkan pengendalian dan pengawasan. 15. Membina bawahan untuk meningkatkan motivasi dan disiplin kerja. 16. Memberikan penilaian bawahan sesuai ketentuan peraturan per undang-undanagn yang berlaku untuk pengingkatan prestasi kerja. 17. Melaksanakan tugas kedinasan lain atas perintah pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Hasil kerja : 1. Adanya data kepegawaian tentang pegawai yang memenuhi syarat untuk mendapatkan kenaikan 2. Terkirimnya usulan kenaikan pangkat ke BKD secara tepat waktu 3. Tersedianya data kepegawaian yang ada di RSUD Kardinah (jumlah pegawai perpendidikan, agama, jenis kelmain, dll dengan status kepegawaiannya). 4. Tersedianya rencana laporan program kerja di Kepegawaian, Hukum dan Humas. 5. Adanya penyesuain gaji secara tepat waktu

6. Tersedianya bahan laporan perkembangan kegiatan dan laporan Akuntabilitas Kerja Instansi Pemerintah (LAKIP) bidang Kepegawaian, Hukum dan Humas 7. Melayani teknis dibidang Kepegawaian, Hukum dan Humas. b. Pengistrasi Kepegawaian hukum dan humas Rincian tugas bagian pengistrasi Kepegawaian, Hukum dan Humas meliputi : 1. Menyusun data kenaikan pangkat regular Prosedur penyusunan data kenaikan pangkat adalah sebagai berikut:  Mempelajari DUK  Mencatat nama-nama yang akan diusulkan KP ke dalam buku penjagaan KP  Membuat usulan KP  Menaikkan usulan KP kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan  Menghubungi PNS yang akan naik pangkat untuk melengkapi berkas  Menghimpun berkas usulan KP dari PNS yang akan naik pangkat  Menaikkan kelengkapan persyaratan untuk dilegalisir pejabat yang berwenang  Mengajukan usulan KP ke BKD untuk proses lebih lanjut. 2. Menyusun Daftar Urutan Kepangkatan sesuai aturan untuk ketentuan yang berlaku guna tertib istrasi kepegawaian Prosedur penyusunan DUK adalah sebagai berikut :  Mempelajari DUK lama  Mengurutkan jenjang pangkat PNS yang lebih tinggi dan lebih dahulu  Mengurutkan jenis jabatan PNS yang lebih tinggi dan lebih dahulu  Mengurutkan masa kerja PNS yang lama  Mengurutkan latihan jabatan PNS mana yang lebih dahulu lulus mengikuti pelatihan  Mengurutkan tingkat pendidikan PNS yang lebih tinggi dan lebih dahulu lulus  Mengurutkan usia PNS yang lebih tinggi 3. Pemutakhiran data pegawai secara berkala agar data pegawai tetap aktual Prosedur pemutakhiran data pegawai adalah sebagai berikut :  Mempelajari DUK  Mencatat ke buku penjagaan perubahan data pegawai  Memfoto copy SK bila ada mutasi pegawai  Memasukkan SK ke dalam file pegawai 4. Pengurusan cuti pegawai Prosedur pengurusan cuti pegawai adalah sebagai berikut ;    

Membuat permohonan cuti Mengajukan asmanan cuti ke atasan Membuat jawaban cuti untuk disampaikan ke yang bersangkutan Mengirimkan permohonan cuti ke BKD

5. Pengajuan permintaan peserta ujian dinas bagi tenaga non fungsional. Prosedur pengajuan permintaan peserta ujan dinas adalah sebagai berikut :  Mempelajari DUK  Mencatat data PNS yang akan melaksanakan ujian dinas  Membuat surat pengantar

 Mengajukan surat ke direktur  Mengirimkan data usulan dinas ke BKD 6. Mengajukan kenaikan gaji berkala Prosedur pengajuan kenaikan gaji berkala adalah sebagai berikut :     

Ambil data PNS yang memenuhi syarat untuk kenaikan gaji berkala Konsep SK Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Ketik nota pengajuan Koreksi bila masih ada kesalahan Ajukan ke Direktur untuk ditanda tangani

 Kirimkan surat keterangan gaji berkala untuk realisasi gaji.  Distribusikan ke Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan  Simpan sebagai arsip 7. Mengusulkan pensiun Prosedur pengusulan pensiun adalah sebagai berikut :  Pilah PNS yang memasuki BUP  Catat PNS yang memasuki BUP kedalam buku penjagaan pensiun  Buat nominatif PNS yang memasuki BUP  Hubungi PNS yang sudah memasuki BUP untuk melengkapi berkas  Terima berkas usulan pensiun  Koreksi kelengkapan berkas pensiun  Ajukan berkas kepada direktur untuk ditanda tangani  Buat surat pengantar ke Badan Kepegawaian Daerah  Ajukan berkas usulan pensiun untuk proses lebih lanjut  10Penerbitan SK Pensiun oleh Badan Kepegawaian Negara  11Penerimaan SK Pensiun dari BKN ke BKD  Penerimaan SK Pensiun dari BKD kepada Sub Bagian Kepegawaian RSSUD Kardinah  Pemberitahuan kepada PNS yang pensiun oleh Sub bagian Kepegawaian  Penyerahan SK Pensiun kepada yang bersangkutan. 8. Pengajuan usulan penerbitan karpeg dan TASPEN Prosedur pengajuan usulan penerbitan karpeg dan TASPEN adalah sebagai berikut :         

Pelajari DUK Catat kebuku penjagaan usulan Karpeg dan Taspen Buat daftar nominatif PNS yang akan diusulkan Karpeg dan Taspen Hubungi yang bersangkutan untuk mengumpulkan persyaratan yang berlaku Minta legalisir kepada pejabat yang berwenang menanda tangani Buat surat pengantar dan nota pengajuan ke BKD Bawa berkas ke BKD Koreksi Karpeg / Taspen yang sudah jadi Hubungi yang bersangkutan untuk mengambil Karpeg/Taspen di Sub Bag.

Kepegawaian 9. Pengajuan karis dan karsu Prosedur pengajuan karis dan karsu adalah sebagai berikut :  Minta berkas Karsu/Karis

     

Kumpulkan berkas Karsu/Karis Koreksi berkas Karsu/Karis. Ajukan ke Direktur Kirim berkas ke Badan Kepegawaian Daerah. Penerimaan Karsu/Karis. Beritahukan kepada Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan untuk menerima

Karpeg/Karsu/Karis. 10. Melaksanakan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan yang berkaitan dengan bidang tugas

Hasil kerja : 1. Adanya data kepegawaian tentang pegawai yang ememnuhi syarat untuk keperluan 2. 3. 4. 5.

kepegawaian Terkirimnya usulan kenaikan pangkat secara tepat waktu Terkirimnya asli kenaikan pangkat kepada pegawai yang bersangkutan secara tepat waktu Terealisasinya SK KGB seuai dengan kebutuhan Diterimanya karis/karsu kepada yang bersangkutan

c. Pengelola Data Kepegawaian Hukum dan Humas Mempunyai tugas: 1. Membuat surat pengantar usulan kenaikan pangkat Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :  Membuat konsep dan mengetik surat pengantar  Membuat nota pengajuan untuk permohonan tanda tangan  Mengajukan ke BKD untk proses lebih lanjut 2. Mengajukan usulan kenaikan pangkat fungsional ke BKD untuk proses lebih lanjut. Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :  Mengurutkan berkas berdasarkan usulan pertimbangan  Menata berkas yang sudah lengkap  Mengirimkan berkas ke BKD 3. Mengusulkan kenaikan pangkat angka kredit tenaga fungsional Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :  Mempelajari DUK  Mencatat PNS yang sudah memenuhi persyaratan untuk diusulkan kenaikan pangkat ke buku penjagaan KP  Membuat daftar nominative KP/nota Pertimbanagn  Menghubungi PNS yang akan naik pangkat untuk melengkapi berkas  Mengecek berkas DUPAK dari PNS yang akan naik pangkat untuk memenuhi syarat yang ditentukan dalam nagka kredit  Menaikkan DUPAK kepada atasan selaku TIM Penilai Angka krdit di RSUD untuk ditnda tngani  Menaikkan DUPAK yang sudah ditanda tanagni oleh TIM penilai kepada Direktur untuk ditanda tangani selaku pejabat pengusul 4. Pengajuan proses pengangkatan NS menjadi PNS Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :  Pelajari DUK

 Catat ke buku penjagaan usulan PNS  Cek NS yang sudah lulus mengikuti prajabatan  Buat daftar nominatif nama-nama NS yang akan diusulkan PNS  Hubungi yang bersangkutan untuk mengumpulkan berkas yang berlaku  Himpun dan teliti berkas yang masuk  Minta tanda tangan kepada pejabat yang berwenang untuk ditanda tangani  Buat nota pengantar ke BKD  Bawa berkas yang sudah lengkap ke BKD  Ambil SK yang sudah turun dari BKD  Hubungi yang bersangkutan untuk mengambil SK  Pencatatan ke dalam buku penjagaan 5. Pengajuan usulan satya lencana karya satya Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :  Baca surat dari BKD  Buka file PNS yang bersangkutan  Pilih PNS yang sudah memiliki masa kerja 10 – 30 tahun  Catat dalam buku penjagaan  Ketik daftar nominatif PNS yang akan diusulkan  Buat surat pengantar ke BKD  Buat nota pengajuan  Bawa berkas usulan ke BKD 6. Penanganan keluhan pengguna jasa Prosedur penanganan keluhan pengguna jasa adalah sebagai berikut :  Siapkan kotak saran / tempat pengaduan di lingkungan RSUD Kardinah  Terima keluhan / aduan yang masuk  Koordinasai dan klarifikasi keluhan / aduan yang masuk  Lakukan pengolahan permintaan informasi yang masuk  Siapkan, dan terbitkan informasi RSUD Kardinah

7. Membuat surat permohonan perceraian pegawai di lingkungan RSUD Kardinah Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :  Membaca permohonan pengajuan perceraian  Membuat undangan pembinaan (3-5 kali)  Membuat pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan kepada yang bersangkutan  Membuat notulen pembinaan  Membuat berita acara dan pengantar ke BKD 8. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan yang berkaitan dengan bidang tugas Hasil kerja : 1. Tersedia data kenaikan pangkat fungsional untuk acuan kenaikan pangkat periode selanjutnya 2. Tersedia data KGB pegawai RSUD Kardinah yang sesuai denga TMT masing-masing 3. Tersedia data usulan Lencana Karya satya sesuai dengan ketentuan dan masukan dari Kepala Bagian masing-masing 4. Laporan pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan Kepegawaian, Hukum dan Humas. d. Agendaris Kepegawaian, Hukum dan Humas Mempunyai tugas :

1. Membantu mengirimkan surat-surat urusan Kepegawaian, hukum dan Humas

di

lingkungan RSUD Kardinah 2. Membawa dan mengambil asmanan urusan Kepegawaian, Hukum dan Humas ke / dari bagian umum 3. Menerima telephon / aiphone dari luar dan menghubungkan kepada yang bersangkutan 4. Membantu menata arsip 5. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan yang berkaitan dengan bidang tugas Hasil kerja : 1. Terkirimnya surat sesuai dengan alamat dan tujuan 2. Adanya arsip sesuai dengan kebutuhan

Rencana Kerja Sub Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas: Jadwal Pelaksanaan Kegiatan No

Kegiatan 1

1

2

3

4

5

Bulan 6 7

8

9

3

Kenaikan Pangkat Reguler Daftar Urutan Kepangkatan Pemutakhiran Data

4

Pengajuan Cuti

Hak 12 hari, diajukan oleh PNS yang bersangkutan

5

Adanya permintaan dari BKD

6

Ujian Dinas Non Fungsional Kenaikan Gaji Berkala

7

Pensiun

8

Pembuatan Karpeg/Taspen Pembuatan Karis / Karsu

Setelah diangkat menjadi NS

Usulan Penambahan Tunjangan Keluarga Pegawai Kenaikan Pangkat Fungsional NS menjadi PNS

Adanya penambahan jumlah keluarga

Satya Lencana Karya Satya

Permintaan dari BKD

2

9 10

11 12 13

Setiap 2 tahun sekali

PNS yang telah menikah

Minimal 1 tahun setelah diangkat menjadi NS

10

11

12

14

Perceraian

15

Absensi

16

Penilaian Prestasi Kerja

17

Pasien Terlantar

Diajukan oleh PNS setelah adanya pembinaan atasan

Setiap ada pasien tanpa penanggung jawab

IV. Dokumentasi Dokumentasi yang ada di Sub Bag Kepegawaian, Hukum, dan Humas meliputi : -

Adanya Data Urutan Kepangkatan Realisasi penerbitan SK Kenaikan Pangkat Realisasi peneribitan SK Kenaikan Gaji Berkala Realisasi penerbitan Karis / Karsu Realisasi Karpeg/Taspen Adanya penyesuaian tunjangan keluarga Adanya data Kenaikan Pangkat Fungsional Tersedianya Data Kenaikan Gaji Berkala pegawai RSUD sesuai tanggal melaksanakan

-

tugas (TMT) masing-masing Tersedianya data usulan lencana karya satya sesuai dengan ketentuan dan masukan dari

-

kepala bagian masing-masing Laporan pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan kepegawaian hukum dan humas Tersedianya laporan absensi tiap bulan Data DP3 sesuai hasil Terealisasi istrasi pasien terlantar