Planillade Deficiencias 2c2l1x
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Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
LC5 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
Infraestructura
Según la Ley General La
falta
inadecuada:
de Trabajo en su Art. 72 mantenimiento
Tomando en cuenta la “El Reglamento General refacción infraestructura
de
de
EFECTO de Debido
a
RECOMENDACIÓN la Se
y infraestructura
recomienda
Máximo Ejecutivo de la
los inadecuada que tiene la Empresa
“Pil
la del Trabajo clasificará diferentes ambientes de Empresa, existe riesgo S.A.
Andina” realizar
empresa PIL ANDINA las industrias insalubres la Empresa, en especial de que los productos se periódicamente S.A.
se
especialmente
observó y en
peligrosas
y en aquellas áreas donde contaminen
el prescribirá las medidas se
almacenan
al
ambientes
se cuya
infracción
podrá la venta.
deterioros
y con los pisos rotos, no pública.”
imposibilitando
estando aptos para el Infraestructura almacenaje productos.
de
los Empresa
de
debe
la
las
de aquellas en donde se su encuentran almacenados
los
provocando la perdida productos para la venta
adecuada y tener las
de los clientes y también
condiciones necesarias
generando incomodidad
para
en las labores de los
desarrollar
de
siendo diferentes áreas de la
comercialización,
ser
refacción
vulnerables a daños y empresa, especialmente
encuentran deteriorados denunciarse por acción La
el
estar debido mantenimiento y
los expuestos al polvo y la
área de almacenes que de protección y defensa, productos lácteos para humedad, los
al
sus
actividades.
funcionarios. GESTION 2013
y consumo humano.
Avda. Bolívar N°600
LC5/1
Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION Falta
de
CRITERIO
con un correcto manual de
Empresa
por
la
manual
de
de
un Empresa
funciones
específico
para
cada
empleado
de
la
Empresa
un
adecuado
problemas funcionamiento
falta
funciones
y
una elaboración
PIL de funciones específicas estructura organizativa
ANDINA S.A. sufre de para constantes
EFECTO
Funciones La Empresa debe contar La falta de un manual Ineficiencia
Especificas La
CAUSA
de
la
productos. Empleados funciones
en de
RECOMENDACIÓN la Se
recomienda
a
la
los Máxima Autoridad de la Empresa PIL ANDINA sin S.A. a instruir a quien
específicas corresponda
la
para cumplir con sus elaboración
de
funciones.
funciones
manual
de
específicas
para
un el
funcionamiento adecuado Empresa.
de
la
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/2
www.auditec.com.bo
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
Inexistencia de
Según las normas de La
Reglamentos Internos
auditoria
Al
revisar
la debe
la
contar
falta
de
EFECTO un Ineficiencia
de
RECOMENDACIÓN los Se
recomienda
a
la
Empresa reglamento interno para empleados en el área Máxima Autoridad de la con
un cada
área
o de Recursos Humanos.
Empresa PIL ANDINA
documentación que nos reglamento interno en departamento
S.A. a fijar o establecer
proporcionó la Empresa cada
reglamentos
área
de
la específico.
el
internos
se pudo observar que Empresa PIL ANDINA
para
no existe Reglamento S.A.
Recursos
Interno en el Área de
Para un buen y eficiente
Recursos Humanos.
funcionamiento Empresa.
área
de
Humanos. de
la
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/3
www.auditec.com.bo
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION Segregación
CRITERIO CAUSA de Capacitar al personal o Incumplimiento
funciones
elaborar
un
EFECTO del
control departamento
de Debido
En la empresa no se interno adecuado y que recursos humano al no incumplimiento cuenta con la adecuada especifique
la hacer cumplir con el departamento
segregación
y control
de responsabilidad
funciones.
funciones de cada uno reglamentos
Se pudo evidenciar que de los funcionarios. en
uno
de
departamentos dos realizando funciones.
interno
empresa.
RECOMENDACIÓN
y de
los recursos
al Se
recomienda
a
la
al MAE instruya a quien de corresponda
realizar
humanos una reestructuración de
la genera un gasto para la sus funciones a cada empresa.
una de los funcionario,
los
así para que no haiga
existen
duplicidad de funciones
funcionarios dos
dentro de la empresa.
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/4
www.auditec.com.bo EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION Equipamiento
CRITERIO Para una mejor En
Tecnológico
elaboración
La Empresa debido a la estados falta
de
de
financieros
que
realice
su debe
la
RECOMENDACIÓN la Se recomienda a la
y adecuada para que los la tecnología adecuada corresponda
medios registros contable para funcionarios
mano sus libros y eso eficiente
EFECTO no Debido a que
los cuenta con la tecnología empresa no cuenta con MAE a la sección que
tecnológicos, realiza a que sea más rápido y sus hace
CAUSA la empresa
realicen para la elaboración de implemente
funciones
de los registros contables, actualizada y paquetes
empresa manera eficiente para el motivo por el cual los de contabilidad a acorde
contar
con bien de la Empresa “Pil informen
es
de
los y actualizados.
trabajo de manera más equipamiento adecuado Andina” S.A.
estados financieros son
tardía
retrasados por realizarlo
en
el acorde
departamento
de necesidades
contabilidad,
los
registros contables los realizan manual.
de
manera
tecnología
a
sus
de madera manual.
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/5
www.auditec.com.bo EMPRESA “PIL ANDINA” S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013 CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO Inexistencia de Manual Según reglamentos de Por falta de seguimiento Al no existir los Manuales de Procedimientos en la Empresa y las leyes a el
Departamento
se
Departamento
Tráfico constantes
sufre
debe
de importante que rija las
de Procedimientos
información,
de procedimientos que actualizada, concisa y describa los pasos a clara de las actividades
actividades esta área.
de
en
cada
Procedimientos
se
consecuencias está: la
Máxima Autoridad de la Empresa algún
delegar
funcionario
a del
área istrativa de la
la ejecución incorrecta de Empresa que tenga los labores conocimientos Empresa, como el las y la encomendadas al establecimiento de experiencia necesaria personal, repetición de manuales, políticas, para la elaboración del instrucciones en las reglamentos, entre ellos Manual de funciones la negligencia de no Procedimientos desempeñadas, puede crear un Manual de correspondiente para el ocasionar demoras de Procedimientos para la funcionamiento tiempo y dobles Empresa. adecuado de la esfuerzos en la ejecución Empresa, o contratar los del trabajo, impide el servicios de Consultores seguimiento, supervisión Externos. y evaluación del trabajo.
que actividades
por no tener un manual ejemplos y descripción
seguir para realizar las contenidas operaciones y proceso.
o de
de genera caos o desorden dentro de ella, entre otras
desarrollar documentación
de Manuales
problemas contengan
correspondientes
actualización
de vigentes que la regulan, creación
Tráfico El
la
RECOMENDACIÓN Se recomienda a la
de
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
LC5/6 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013 CONDICION Inexistencia
CRITERIO de
Según
normas
Políticas y Estrategias auditoria en el Dpto. de Trafico : Al
revisar
deben
de
las
entidades
tener,
establecer
políticas bien definidas y
CAUSA EFECTO Esto debido al descuido -Genera un y
negligencia
de
la entendimiento
RECOMENDACIÓN mal Se recomienda a la
de
gerencia de la empresa actividades
las M.A.E. que instruya a su del creación de manuales
la actualizadas en la por no implementar y departamento. documentación que nos empresa para realizar las crear políticas claras en -Evita o afecta llegar a proporcionó la empresa actividades operacionales acorde a las actividades los se pudo evidenciar y y istrativa de mejor que observar que no existen
manera.
realiza
objetivos
de
-Que
los
resultados de la empresa.
obtenidos
en el departamento de
actividades no son los
tráfico para que puedan
esperados
generar mayor eficiencia
empresa.
Y eficacia en desarrollo
-Generar
de
los
económicas
del
empresa.
empleados departamento.
por
en
el
departamento de tráfico
políticas y estrategias
trabajo
para el desarrollo de
la actividades
el empresa.
departamento de tráfico.
de política y estrategias
en por
las la
pérdidas hacia
la
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LC5/7
www.auditec.com.bo
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013 CONDICION Incumplimiento de Horarios
de
los De
CRITERIO acuerdo a
Entrega políticas
EFECTO CAUSA las Negligencia o descuido Incumplimiento y por la no cumplir con los
horarios
RECOMENDACIÓN en Se recomienda a la de Máxima
Autoridad
Programados
procedimientos
de los horarios de entrega entrega de productos Ejecutiva instruir a la
Se pudo evidenciar que en la
producción
los de productos por parte que
empresa “PIL ANDINA” S.A. productos no se
cumple con los
en
Empresa,
han
sido sección
la de la empresa, que son programados por la corresponda el programados por parte empresa
que que
“PIL cumpla con los horarios
horarios de entrega de los departamento de trafico del departamento de ANDINA “S.A.
de entrega de productos
productos
programados así mismo
a
proveedores.
La
sus debe
empresa productos
tiene un rendimiento ineficaz en cuanto
entregar
los
sus productos, esta mala productos atención
ocasiona
disgusto
a
siendo
los
sus
cumpliendo que la empresa pierda
programas
a la entrega de entrega
los tráfico. Esto ocasionara
de de
de a sus proveedores y da
responsabilidades
los mala imagen para la
cada departamento.
la empresa.
un empresa “PIL ANDINA “
clientes S.A productos
entregados incumpliendo la
establecer a
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo programación de entrega.
LC5/8
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION Inadecuado Almacenaje
de
Productos Al
CRITERIO
departamentos
de
S.A. se encuentra que almacén cuenta
adecuado
con
de
para
q
la
un Empresa tenga un buen
almacenaje almacenaje
de los productos para su productos
en de
RECOMENDACIÓN la Se
Se
podría
productos
recomienda
a
la
los Máxima Autoridad de la
terminados productos.
la S.A. debe contar con un para su despacho.
Empresa “PIL ANDINA” departamento no
la en el almacenaje de los entrega
los Empresa PIL ANDINA productos de
EFECTO
los Según el manual de Ineficiencia del personal Ineficiencia organización
revisar
CAUSA
Empresa PIL ANDINA dañar por
los S.A. a establecer reglas el específicas
inadecuado almacenaje.
exista
un
almacenaje
de
los
productos
para
que
despacho
para
que
adecuado de
los
para
el
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo despacho o distribución sean entregados a los a los clientes.
correspondiente.
clientes.
.
LC5/9 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013 CONDICION Verificación de
CRITERIO la Según Normas
cantidad de productos Control a transportar
establecen
Interno que
de Por
CAUSA deficiencia
y, aplicación antes controles
o
de
EFECTO no Incertidumbre de
RECOMENDACIÓN la Se recomienda a la
los cantidad de salida del Máxima
Autoridad
internos producto, desorden y no Ejecutiva de la Empresa
En el Departamento de del transporte de los establecidos para esas cumplimiento
a
Tráfico de la Empresa productos
Control corresponda
se
observa
productos disponen
que que para
los realizarse
debe operaciones
y normas
controles, actividades.
También Interno
se recuentos y revisiones por no contar con un Posibles ser de la cantidad, el estado manual
de
las instruir
a
establecidos. establecimiento pérdidas
de desaparición
o controles
quien el de internos
de necesarios en esta área
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo transportados
a
sus y
correspondientes
acomodación procedimientos
respectiva del producto describan
que productos.
consignas
destinos,
no a ser entregado.
para controlar la salida
realizándose
los
de productos.
para
dichas
operaciones.
conteos o verificación necesaria de la cantidad de productos que se
LC5/10
están por transportar.
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIÓN
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Dualidad
de
Funciones:
En el departamento de La empresa no cuenta Debido a la existencia Se
Se pudo evidenciar que recursos humanos en el con
un
en el departamento de área de contratación de interno tráfico
dentro de
recursos
los personal
humanos, realizar
se
buen
control de
para
debe departamento
capacitaciones una
dualidad
recomienda
tiene perdida para la empresa una
que
realice
inadecuada en el sentido que se organizacional
un lo cual no permite una para
funciones en el área de buen reclutamiento de adecuada Tráfico.
personal.
realizar
reestructuración
existen dos funcionarios al personal encargado organización estructural paga a dos funcionarios capacite realizando las mismas para
la
de MAE instruya a quien
este funciones esto genera corresponda y
a
que
realicen
segregación mismo trabajo.
de funciones.
el para
al
una
y personal adecuada
segregación
de
funciones.
LC5/11 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIÓN
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Control de los Productos antes de la
Según
documentación Falta de reglamentación Productos de mala
Se
Entrega
de
Empresa
Máxima Autoridad de la
Al
revisar
la
PIL interna para realizar un calidad.
la ANDINA S.A. se deben control de calidad
documentación que nos realizar
de Ineficiencia
inspecciones los productos para su entrega
proporcionó la Empresa físicas a cada unidad, despacho.
productos
en de
recomienda
a
la
la Empresa PIL ANDINA los S.A. a establecer reglas específicas
que
se pudo observar que para realizar un control
exista
no existen inspecciones de
los
control de calidad de los
físicas para el control de productos antes de su
productos antes de su
los productos de buena entrega a los clientes.
entrega a los clientes
calidad
de
un
para
adecuado
calidad para su entrega a los clientes. .
LC5/12 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
CONDICION Despachos productos:
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
tener
una Esto se debe a que no Esta
RECOMENDACIÓN
de Para
situación
puede Se
recomienda
a
la
Se pudo evidenciar que supervisión y control de existe un buen control producir la perdida de MAE que instruya al para los despachos de los productos que salen interno
en
el los productos o que los ejecutivo de ventas para
los productos no existe de la empresa se debe departamento de ventas mismos una solicitud del pedido realizar como también no existe reestructuración
una por
lo
parte
de
los roben el producto al ver a su cargo para evitar
de funcionarios no tienen que no existe un control pérdidas
aprobación del pedido cada puesto y tener un conocimiento por
que
trabajadores que capacite al personal
de
los
sus sobre la salida de los productos y controlar las
los manual de funciones en responsabilidades
ejecutivos de la venta el que se especifique las obligaciones
de
y
y mismos y esto puede salidas de los mismos. el ser una perdida para la
de los productos.
funciones de cada uno procedimiento que se empresa.
.
de los funcionarios.
debe realizar para la
LC5/13
salida de un producto.
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014 CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIÓN
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Falta de capacitación De acuerdo al Control
Falta de capacitación en
Incrementos
al personal
el área de en el
demoras
En la gestión 2013 no reglamentos para la
departamento de tráfico
EMPRESA , al no estar
se
de la empresa “PIL
capacitado el personal instruir de forma
ANDINA” S.A.
para realizar su trabajo inmediata a los
efectuaron
Interno y demás las Empresa esta debe
debidas capacitaciones tener programas de
en Se recomienda a la para
la Máxima Autoridad de la Empresa “PIL ANDINA”
al personal en ninguna capacitaciones para
de manera eficiente , responsables de cada
de las áreas mas que cada departamento con
que va en mal de la de departamento de
todo en el departamento sus respectivas áreas
empresa
de trafico como en las
para así cumplir con las
gestiones anteriores lo operaciones con que
ocasiono
trafico realizar los programas de capacitaciones.
una eficacia y experiencia.
deficiencia en mal de la Empresa, “PIL ANDINA “reduciendo los niveles de deficiencia por la falta
experiencia
LC5/14
del
personal.
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
CONDICION Inexistencia
CRITERIO de Según las normas de A
CAUSA la negligencia
Asignación y Delegación auditoria, las entidades descuido de Funciones:
deben
disponer
de
nos
proporcionó
la organizativas a
los contar
actividades específicas en reglamentos de establecidos
responsabilidad
empresa.
istrativa
en
de
una sus respectivas áreas.
operaciones
las
de
mejor
a
la
autoridad
ejecutiva
instruya un
al
sistema
y que los responsables
y estructura organizativa
jerárquicos
tomen
que nos ayude a llegar
decisiones
en
la a los objetivos de la empresa.
del
llevar
recomienda
-Mala organización en personal
delegación de funciones necesarias para realizar las
departamento, para que se pueda
Se
de actividades y de no el departamento y en organizativa actualizada
apropiada organización en procedimientos asignaciones
de funciones.
determinadas
empresa se evidencio que actualizadas no existe una adecuada, acuerdo
la del personal.
RECOMENDACIÓN
e gerencia de no asignar -falta de delegación de máxima
Al revisar la documentación implantar de sistemas responsables que
EFECTO y -Inadecuada dirección
actividades
correspondientes.
LC5/15
manera. EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
CONDICION Inexistencia seguimiento
CRITERIO de Según Normas al Control
servicio de transporte
CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN de Por no aplicación de los Las consecuencias de Se recomienda al
Interno
normativas
y debidos
Controles no realizar seguimiento Máximo Ejecutivo de la
legales Internos o ineficiencia a las actividades del Empresa que instruya al
En el departamento de vigentes que rigen la del funcionamiento de servicio de transporte en área correspondiente la Tráfico se observa que empresa, no
existe
control
seguimiento
a
y realizar
se
debe estos, también por no el
controles
como: la planificación de operaciones
de
y contar con un respectivo podrían
las seguimiento a todas las manual
actividades de esta área actividades
área
ocasionar internos
de irregularidades
y procedimientos. naturales
rutas, cumplimiento de de la Empresa.
tráfico aplicación de controles para
operaciones,
causando desorden y también pérdidas
en
departamento.
supervisión
las
vehículo
planificación
del
delegar de
actividades,
documentación
como
este responsabilidades
horarios, asignación de autorizado,
estas
de
y de
las
tareas a realizar, con su
transporte.
debida documentación.
TR
Trabajo realizado por el Auditor
EMPRESA PIL ANDINA S.A.
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo REGISTRO DE INFORMACION CARTA DE ACTIVIDADES MES DE OCTUBRE DE 2009
OBJETIVO: Área de Trafico
N°
ACCIONES PRINCIPALES SECUNDARIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
FECHA DE INICIO: FECHA DE CONCLUSION:
AREA
OBLIGACIONES SECCION PERSONA
Escritura de Constitución Acta de Fundación Cuadro de Aportes
Gerencia Gerencia Finanzas
General General Contabilidad
Aportes Efectuados
Finanzas
Contabilidad
Organigrama General
Gerencia Gerencia Distribución
General General Trafico
Análisis FODA Investigación y Análisis
Gerencia Producción
General General
Estándares de Servicios
Producción
General
Cuadro Demostrativo Diferentes Productos de Leche Producción Leche Líquida
Producción
General
Producción
General
Organigrama de Trafico POA
Gerente General Gerente General Responsable de Contabilidad Responsable de Contabilidad Gerente General Gerente General Responsable de Trafico Gerente General Gerente de Producción Gerente de Producción Gerente de Producción Gerente de
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Cuadro Demostrativo Producción de Leche en Polvo Cuadro Demostrativo Producción de Leche Líquida Mercado Interno o Externo Producción de Leche en Polvo, Mercado Interno y Externo Almacenaje de los Productos
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Producción
General
Producción
General
Producción
General
Almacenes
General
Políticas y Estrategias Contratación de Personal
Gerencia Producción
General General
Marco Legal Procedimiento Producción de Leche Liquida Procedimiento Producción de Leche en Polvo
Gerencia Producción
General General
Producción
General
Distribución
Trafico
Distribución
Trafico
Procedimiento Comercialización de la Leche Procedimiento Venta por Pedido
TR
Trabajo realizado por el Auditor EMPRESA “PIL ANDINA”S.A.
PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Producción Gerente de Producción Gerente de Producción Gerente de Producción Responsable de Almacenes Gerente General Gerente de Producción Gerente General Gerente de producción Gerente de producción Responsable de Trafico Responsable de Trafico LC10/1.1FB
HH
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo CONDICIÓN
CRITERIO
Organigrama
del Según
Departamento
de
EFECTO
de
Entidad,
la de
los una
señalan funcionarios
Estructura Máxima
Funcional
La Empresa “Pil Andina” S.A. que toda estructura encargados de la aprobada cuenta con un Organigrama orgánica debe estar falta para Tráfico
el
Departamento que
actualizado
de debidamente
se
encuentra actualizada
y
que
RECOMENDACIÓN
de crear
Autoridad
LP17/2
no Ejecutiva instruir a
LC10/1
es quien
corresponde
una la
aprobación de la confusión
y nueva Estructura incertidumbre de Organigrama
es legalmente
Organizacional
usar o no dicha actualizado
para
su aprobada
por
el del Departamento estructura que a Directorio
funcionalidad,
pero no se Directorio
de
la de
aprobado
por
el Empresa,
Tráfico,
y pesar
de
para Áreas necesarias actualizada
Directorio de la Empresa para poder ser utilizado para
el
mejor está
autoridades
encuentra
elaborado
el
de
la
legalmente
organigrama
de la Empresa.
el
no
aprobada por las
se naturales.
por
estar Empresa.
ser utilizado. De acuerdo al en sus actividades funcionamiento actual
aprobación
de inmediata del último
adecuado halla
REF.
Normas Por el descuido Lo que ocasiona Se recomienda a la
Tráfico Generales
actualizado y no aprobado:
CAUSA
correspondientes.
manual de funciones. Gestión 2014
TR
Trabajo realizado por el Auditor
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS
LC10/2.1H H
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Gestión 2014 CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACION
REF.
DUALIDAD DE
Según las Normas Negligencia
del Lo que ocasiona Se recomienda a la
FUNCIONES:
Generales
de es una serie de Máxima
Autoridad
LC8
de dificultades
instruir a
LC 10/2
Se
observó
en
y responsable
la reglamentos de la delegación
Empresa “Pil Andina”
Empresa,
cada funciones por no falencias
S.A. en el Manual de funcionario,
verificar
que
que quien
de
Control
de desempeñe,
Inventarios Sr. Pablo tener es
debe las mismas, para retraso tareas, que
distintas
no
o duplicación
decir responsabilidades
dualidad de funciones.
del
o al personal de la además ocasiona personal en el manual
Miranda tienen tareas funciones iguales,
las
Empresa, funciones
Sr. Mario López y el Área en el que se Empresa no sean informes repetidos, de Jefe
corresponda
las ocasionan daño a reestructurar
Funciones que el Jefe cualquiera sea el tareas designadas la de control de Calidad Departamento
y Ejecutiva
de
se
para
encuentren
exista información
e segregadas cada una
de información
de las tareas para el
tareas o dualidad inoportuna y de funciones.
la que
funciones,
inadecuada.
e respectivo
cargo
o
función.
particulares.
TR
Trabajo realizado por el Auditor
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A.
LC10/3.3
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014 CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
Falta de Implementación del
Según Normas y Descuido
Sistema de Distribución en
Estatutos
el Área de Tráfico:
Entidad,
En el Plan Operativo Anual se
existir en el Plan responsables de la inadecuados
encuentra
contemplado
de
los Operativo
y Consecuentemente Se
la negligencia
debe parte
RECOMENDACION
de
Anual elaboración
recomienda
al
por se ocasionarán
Máximo Ejecutivo de
LP5
los -resultados
la Empresa instruir a
LC 10/3
los
LC 10/3.1
y -precios
altos
funcionarios
o responsables
de
la
antecedentes, Misión, Visión, del área de Tráfico, desarrollo de los bajos
elaboración del Plan
Valores,
del -pérdidas
Operativo
de económicas
implementación de un
de
Sistema
Políticas, los lineamientos de contenidos
Localización,
Objetivos, un
Sistema
de Plan
Productos, Factores Políticos Distribución
Anual
de Distribución
Anual,
la de
y Legales del Departamento Productos para el Productos para el
Distribución para el
de Tráfico, pero se observa desarrollo de las Departamento
Departamento
que no se ha desarrollado el
operaciones
Productos
en
él,
que
es
de
y Tráfico.
Sistema de Distribución de actividades
del
Departamento.
esencial para las actividades de esta área de la Empresa.
TR
REF.
Trabajo realizado por el Auditor
Tráfico.
de
LC 10/3.2
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 LC10/3.4
www.auditec.com.bo EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS CONDICION
CRITERIO
Inexistencia de Políticas Según Específicas En
el
Anual
Entidad,
Plan
y Descuido
de el
y -Operaciones
la negligencia Plan parte
área que
desarrollaron
se área
de
de
se debe
haber
Políticas fijación de Políticas contenidos como actividades de las
Distribución
para
políticas naturales.
y específicas
Políticas Específicas de objetivos
el relacionados, para el Anual
que son necesarias para eficiente realización
de
y
objetivos del Plan
no Se
recomienda
de
REF. al
Máximo Ejecutivo de la y Empresa
instruir a los
para funcionarios y elaboración
de del
LC 10/3.1
POA
LC 10/3.2
para la Distribución de Productos, la creación de políticas específicas y corrección
de
correctas y adecuados
las Productos para el
para el desarrollo de las
Tráfico.
concretas de esta área.
TR
Trabajo realizado por el Auditor
sean
operaciones
del
Departamento
de
Tráfico. Gestión 2014
que
los
de
funciones del Departamento.
LP 5/2
la
objetivos,
las tareas y operaciones Departamento de
LP 5/1 LC 10/3
de
Departamento de Tráfico, desarrollo normal y Distribución
y
los -Confusión
la desarrollo de los operaciones
consta que no se crearon Distribución,
tareas
por adecuadas.
RECOMENDACION
Tráfico, la elaboración y llevar a cabo las responsables
Generales, pero también específicas
la
EFECTO
Operativo Operativo Anual del responsables de dificultades
del
evidencia
Normas
de Estatutos
Distribución:
CAUSA
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
LC10/4.2H H
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014 CONDICION
CRITERIO
CAUSA
Incumplimiento a los
Según Normativa Debido
Manuales de los
Interna
procedimientos de
Empresa,
Comercialización:
funcionarios que parte
En la Empresa “Pil Andina” S.A.
laboran en ella, funcionarios
existe
procedimientos
de deben
de
contienen
los
establecidos,
falta de
de consecuencias
de
de tiempo
Procedimientos
la los Manuales de Entidad
en
para
Ejecutivo
comunique
Departamento
los
empleados
las clientela.
manera obligatoria los
del
Manuales
proveedores,
área
de
Procedimientos
del establecidos,
del
la -perdida de la área deben cumplir de
operaciones
envío
de
a Tráfico, comunicar y
planeación de la operación, los Procedimientos el
e
de los asegurarse que todos
productos
de
producto, plan de mercadeo, los para desempeñar Comercialización en
establecidos,
clientes y la venta. Pero se
sus
una mejor eficiencia
evidencio que nos e cumplen
encomendadas.
funciones el Dpto. de Tráfico.
TR
para
de sus actividades.
con dichos procedimientos. Trabajo realizado por el Auditor
REF.
al
en instruya al jefe del
la las actividades los -no entrega
recomienda
Máximo que
los -ineficiencia
a
en implantados
Se
por serían:
los Manuales
pasos establecidos como
la
cumplir empresa
lineamientos
RECOMENDACION
negligencia Las
los cumplimiento
Comercialización de Leche y de con Venta por Pedido a seguir, que
la y
EFECTO
LP 15 LP 16 LP 10/4 LP 10/4.1
LC5 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
Infraestructura
Según la Ley General La
falta
inadecuada:
de Trabajo en su Art. 72 mantenimiento
Tomando en cuenta la “El Reglamento General refacción infraestructura
de
de
EFECTO de Debido
a
RECOMENDACIÓN la Se
y infraestructura
recomienda
Máximo Ejecutivo de la
los inadecuada que tiene la Empresa
“Pil
la del Trabajo clasificará diferentes ambientes de Empresa, existe riesgo S.A.
Andina” realizar
empresa PIL ANDINA las industrias insalubres la Empresa, en especial de que los productos se periódicamente S.A.
se
especialmente
observó y en
peligrosas
y en aquellas áreas donde contaminen
el prescribirá las medidas se
almacenan
al
ambientes
se cuya
infracción
podrá la venta.
deterioros
y con los pisos rotos, no pública.”
imposibilitando
estando aptos para el Infraestructura almacenaje productos.
de
los Empresa
de
debe
la
las
de aquellas en donde se su encuentran almacenados
los
provocando la perdida productos para la venta
adecuada y tener las
de los clientes y también
condiciones necesarias
generando incomodidad
para
en las labores de los
desarrollar
de
siendo diferentes áreas de la
comercialización,
ser
refacción
vulnerables a daños y empresa, especialmente
encuentran deteriorados denunciarse por acción La
el
estar debido mantenimiento y
los expuestos al polvo y la
área de almacenes que de protección y defensa, productos lácteos para humedad, los
al
sus
actividades.
funcionarios. GESTION 2013
y consumo humano.
Avda. Bolívar N°600
LC5/1
Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION Falta
de
CRITERIO
con un correcto manual de
Empresa
por
la
manual
de
de
un Empresa
funciones
específico
para
cada
empleado
de
la
Empresa
un
adecuado
problemas funcionamiento
falta
funciones
y
una elaboración
PIL de funciones específicas estructura organizativa
ANDINA S.A. sufre de para constantes
EFECTO
Funciones La Empresa debe contar La falta de un manual Ineficiencia
Especificas La
CAUSA
de
la
productos. Empleados funciones
en de
RECOMENDACIÓN la Se
recomienda
a
la
los Máxima Autoridad de la Empresa PIL ANDINA sin S.A. a instruir a quien
específicas corresponda
la
para cumplir con sus elaboración
de
funciones.
funciones
manual
de
específicas
para
un el
funcionamiento adecuado Empresa.
de
la
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/2
www.auditec.com.bo
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
Inexistencia de
Según las normas de La
Reglamentos Internos
auditoria
Al
revisar
la debe
la
contar
falta
de
EFECTO un Ineficiencia
de
RECOMENDACIÓN los Se
recomienda
a
la
Empresa reglamento interno para empleados en el área Máxima Autoridad de la con
un cada
área
o de Recursos Humanos.
Empresa PIL ANDINA
documentación que nos reglamento interno en departamento
S.A. a fijar o establecer
proporcionó la Empresa cada
reglamentos
área
de
la específico.
el
internos
se pudo observar que Empresa PIL ANDINA
para
no existe Reglamento S.A.
Recursos
Interno en el Área de
Para un buen y eficiente
Recursos Humanos.
funcionamiento Empresa.
área
de
Humanos. de
la
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/3
www.auditec.com.bo
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION Segregación
CRITERIO CAUSA de Capacitar al personal o Incumplimiento
funciones
elaborar
un
EFECTO del
control departamento
de Debido
En la empresa no se interno adecuado y que recursos humano al no incumplimiento cuenta con la adecuada especifique
la hacer cumplir con el departamento
segregación
y control
de responsabilidad
funciones.
funciones de cada uno reglamentos
Se pudo evidenciar que de los funcionarios. en
uno
de
departamentos dos realizando funciones.
interno
empresa.
RECOMENDACIÓN
y de
los recursos
al Se
recomienda
a
la
al MAE instruya a quien de corresponda
realizar
humanos una reestructuración de
la genera un gasto para la sus funciones a cada empresa.
una de los funcionario,
los
así para que no haiga
existen
duplicidad de funciones
funcionarios dos
dentro de la empresa.
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/4
www.auditec.com.bo EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION Equipamiento
CRITERIO Para una mejor En
Tecnológico
elaboración
La Empresa debido a la estados falta
de
de
financieros
que
realice
su debe
la
RECOMENDACIÓN la Se recomienda a la
y adecuada para que los la tecnología adecuada corresponda
medios registros contable para funcionarios
mano sus libros y eso eficiente
EFECTO no Debido a que
los cuenta con la tecnología empresa no cuenta con MAE a la sección que
tecnológicos, realiza a que sea más rápido y sus hace
CAUSA la empresa
realicen para la elaboración de implemente
funciones
de los registros contables, actualizada y paquetes
empresa manera eficiente para el motivo por el cual los de contabilidad a acorde
contar
con bien de la Empresa “Pil informen
es
de
los y actualizados.
trabajo de manera más equipamiento adecuado Andina” S.A.
estados financieros son
tardía
retrasados por realizarlo
en
el acorde
departamento
de necesidades
contabilidad,
los
registros contables los realizan manual.
de
manera
tecnología
a
sus
de madera manual.
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/5
www.auditec.com.bo EMPRESA “PIL ANDINA” S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013 CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO Inexistencia de Manual Según reglamentos de Por falta de seguimiento Al no existir los Manuales de Procedimientos en la Empresa y las leyes a el
Departamento
se
Departamento
Tráfico constantes
sufre
debe
de importante que rija las
de Procedimientos
información,
de procedimientos que actualizada, concisa y describa los pasos a clara de las actividades
actividades esta área.
de
en
cada
Procedimientos
se
consecuencias está: la
Máxima Autoridad de la Empresa algún
delegar
funcionario
a del
área istrativa de la
la ejecución incorrecta de Empresa que tenga los labores conocimientos Empresa, como el las y la encomendadas al establecimiento de experiencia necesaria personal, repetición de manuales, políticas, para la elaboración del instrucciones en las reglamentos, entre ellos Manual de funciones la negligencia de no Procedimientos desempeñadas, puede crear un Manual de correspondiente para el ocasionar demoras de Procedimientos para la funcionamiento tiempo y dobles Empresa. adecuado de la esfuerzos en la ejecución Empresa, o contratar los del trabajo, impide el servicios de Consultores seguimiento, supervisión Externos. y evaluación del trabajo.
que actividades
por no tener un manual ejemplos y descripción
seguir para realizar las contenidas operaciones y proceso.
o de
de genera caos o desorden dentro de ella, entre otras
desarrollar documentación
de Manuales
problemas contengan
correspondientes
actualización
de vigentes que la regulan, creación
Tráfico El
la
RECOMENDACIÓN Se recomienda a la
de
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
LC5/6 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013 CONDICION Inexistencia
CRITERIO de
Según
normas
Políticas y Estrategias auditoria en el Dpto. de Trafico : Al
revisar
deben
de
las
entidades
tener,
establecer
políticas bien definidas y
CAUSA EFECTO Esto debido al descuido -Genera un y
negligencia
de
la entendimiento
RECOMENDACIÓN mal Se recomienda a la
de
gerencia de la empresa actividades
las M.A.E. que instruya a su del creación de manuales
la actualizadas en la por no implementar y departamento. documentación que nos empresa para realizar las crear políticas claras en -Evita o afecta llegar a proporcionó la empresa actividades operacionales acorde a las actividades los se pudo evidenciar y y istrativa de mejor que observar que no existen
manera.
realiza
objetivos
de
-Que
los
resultados de la empresa.
obtenidos
en el departamento de
actividades no son los
tráfico para que puedan
esperados
generar mayor eficiencia
empresa.
Y eficacia en desarrollo
-Generar
de
los
económicas
del
empresa.
empleados departamento.
por
en
el
departamento de tráfico
políticas y estrategias
trabajo
para el desarrollo de
la actividades
el empresa.
departamento de tráfico.
de política y estrategias
en por
las la
pérdidas hacia
la
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492
LC5/7
www.auditec.com.bo
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013 CONDICION Incumplimiento de Horarios
de
los De
CRITERIO acuerdo a
Entrega políticas
EFECTO CAUSA las Negligencia o descuido Incumplimiento y por la no cumplir con los
horarios
RECOMENDACIÓN en Se recomienda a la de Máxima
Autoridad
Programados
procedimientos
de los horarios de entrega entrega de productos Ejecutiva instruir a la
Se pudo evidenciar que en la
producción
los de productos por parte que
empresa “PIL ANDINA” S.A. productos no se
cumple con los
en
Empresa,
han
sido sección
la de la empresa, que son programados por la corresponda el programados por parte empresa
que que
“PIL cumpla con los horarios
horarios de entrega de los departamento de trafico del departamento de ANDINA “S.A.
de entrega de productos
productos
programados así mismo
a
proveedores.
La
sus debe
empresa productos
tiene un rendimiento ineficaz en cuanto
entregar
los
sus productos, esta mala productos atención
ocasiona
disgusto
a
siendo
los
sus
cumpliendo que la empresa pierda
programas
a la entrega de entrega
los tráfico. Esto ocasionara
de de
de a sus proveedores y da
responsabilidades
los mala imagen para la
cada departamento.
la empresa.
un empresa “PIL ANDINA “
clientes S.A productos
entregados incumpliendo la
establecer a
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo programación de entrega.
LC5/8
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION Inadecuado Almacenaje
de
Productos Al
CRITERIO
departamentos
de
S.A. se encuentra que almacén cuenta
adecuado
con
de
para
q
la
un Empresa tenga un buen
almacenaje almacenaje
de los productos para su productos
en de
RECOMENDACIÓN la Se
Se
podría
productos
recomienda
a
la
los Máxima Autoridad de la
terminados productos.
la S.A. debe contar con un para su despacho.
Empresa “PIL ANDINA” departamento no
la en el almacenaje de los entrega
los Empresa PIL ANDINA productos de
EFECTO
los Según el manual de Ineficiencia del personal Ineficiencia organización
revisar
CAUSA
Empresa PIL ANDINA dañar por
los S.A. a establecer reglas el específicas
inadecuado almacenaje.
exista
un
almacenaje
de
los
productos
para
que
despacho
para
que
adecuado de
los
para
el
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo despacho o distribución sean entregados a los a los clientes.
correspondiente.
clientes.
.
LC5/9 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013 CONDICION Verificación de
CRITERIO la Según Normas
cantidad de productos Control a transportar
establecen
Interno que
de Por
CAUSA deficiencia
y, aplicación antes controles
o
de
EFECTO no Incertidumbre de
RECOMENDACIÓN la Se recomienda a la
los cantidad de salida del Máxima
Autoridad
internos producto, desorden y no Ejecutiva de la Empresa
En el Departamento de del transporte de los establecidos para esas cumplimiento
a
Tráfico de la Empresa productos
Control corresponda
se
observa
productos disponen
que que para
los realizarse
debe operaciones
y normas
controles, actividades.
También Interno
se recuentos y revisiones por no contar con un Posibles ser de la cantidad, el estado manual
de
las instruir
a
establecidos. establecimiento pérdidas
de desaparición
o controles
quien el de internos
de necesarios en esta área
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo transportados
a
sus y
correspondientes
acomodación procedimientos
respectiva del producto describan
que productos.
consignas
destinos,
no a ser entregado.
para controlar la salida
realizándose
los
de productos.
para
dichas
operaciones.
conteos o verificación necesaria de la cantidad de productos que se
LC5/10
están por transportar.
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIÓN
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Dualidad
de
Funciones:
En el departamento de La empresa no cuenta Debido a la existencia Se
Se pudo evidenciar que recursos humanos en el con
un
en el departamento de área de contratación de interno tráfico
dentro de
recursos
los personal
humanos, realizar
se
buen
control de
para
debe departamento
capacitaciones una
dualidad
recomienda
tiene perdida para la empresa una
que
realice
inadecuada en el sentido que se organizacional
un lo cual no permite una para
funciones en el área de buen reclutamiento de adecuada Tráfico.
personal.
realizar
reestructuración
existen dos funcionarios al personal encargado organización estructural paga a dos funcionarios capacite realizando las mismas para
la
de MAE instruya a quien
este funciones esto genera corresponda y
a
que
realicen
segregación mismo trabajo.
de funciones.
el para
al
una
y personal adecuada
segregación
de
funciones.
LC5/11 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIÓN
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Control de los Productos antes de la
Según
documentación Falta de reglamentación Productos de mala
Se
Entrega
de
Empresa
Máxima Autoridad de la
Al
revisar
la
PIL interna para realizar un calidad.
la ANDINA S.A. se deben control de calidad
documentación que nos realizar
de Ineficiencia
inspecciones los productos para su entrega
proporcionó la Empresa físicas a cada unidad, despacho.
productos
en de
recomienda
a
la
la Empresa PIL ANDINA los S.A. a establecer reglas específicas
que
se pudo observar que para realizar un control
exista
no existen inspecciones de
los
control de calidad de los
físicas para el control de productos antes de su
productos antes de su
los productos de buena entrega a los clientes.
entrega a los clientes
calidad
de
un
para
adecuado
calidad para su entrega a los clientes. .
LC5/12 EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2013
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
CONDICION Despachos productos:
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
tener
una Esto se debe a que no Esta
RECOMENDACIÓN
de Para
situación
puede Se
recomienda
a
la
Se pudo evidenciar que supervisión y control de existe un buen control producir la perdida de MAE que instruya al para los despachos de los productos que salen interno
en
el los productos o que los ejecutivo de ventas para
los productos no existe de la empresa se debe departamento de ventas mismos una solicitud del pedido realizar como también no existe reestructuración
una por
lo
parte
de
los roben el producto al ver a su cargo para evitar
de funcionarios no tienen que no existe un control pérdidas
aprobación del pedido cada puesto y tener un conocimiento por
que
trabajadores que capacite al personal
de
los
sus sobre la salida de los productos y controlar las
los manual de funciones en responsabilidades
ejecutivos de la venta el que se especifique las obligaciones
de
y
y mismos y esto puede salidas de los mismos. el ser una perdida para la
de los productos.
funciones de cada uno procedimiento que se empresa.
.
de los funcionarios.
debe realizar para la
LC5/13
salida de un producto.
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014 CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIÓN
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Falta de capacitación De acuerdo al Control
Falta de capacitación en
Incrementos
al personal
el área de en el
demoras
En la gestión 2013 no reglamentos para la
departamento de tráfico
EMPRESA , al no estar
se
de la empresa “PIL
capacitado el personal instruir de forma
ANDINA” S.A.
para realizar su trabajo inmediata a los
efectuaron
Interno y demás las Empresa esta debe
debidas capacitaciones tener programas de
en Se recomienda a la para
la Máxima Autoridad de la Empresa “PIL ANDINA”
al personal en ninguna capacitaciones para
de manera eficiente , responsables de cada
de las áreas mas que cada departamento con
que va en mal de la de departamento de
todo en el departamento sus respectivas áreas
empresa
de trafico como en las
para así cumplir con las
gestiones anteriores lo operaciones con que
ocasiono
trafico realizar los programas de capacitaciones.
una eficacia y experiencia.
deficiencia en mal de la Empresa, “PIL ANDINA “reduciendo los niveles de deficiencia por la falta
experiencia
LC5/14
del
personal.
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
CONDICION Inexistencia
CRITERIO de Según las normas de A
CAUSA la negligencia
Asignación y Delegación auditoria, las entidades descuido de Funciones:
deben
disponer
de
nos
proporcionó
la organizativas a
los contar
actividades específicas en reglamentos de establecidos
responsabilidad
empresa.
istrativa
en
de
una sus respectivas áreas.
operaciones
las
de
mejor
a
la
autoridad
ejecutiva
instruya un
al
sistema
y que los responsables
y estructura organizativa
jerárquicos
tomen
que nos ayude a llegar
decisiones
en
la a los objetivos de la empresa.
del
llevar
recomienda
-Mala organización en personal
delegación de funciones necesarias para realizar las
departamento, para que se pueda
Se
de actividades y de no el departamento y en organizativa actualizada
apropiada organización en procedimientos asignaciones
de funciones.
determinadas
empresa se evidencio que actualizadas no existe una adecuada, acuerdo
la del personal.
RECOMENDACIÓN
e gerencia de no asignar -falta de delegación de máxima
Al revisar la documentación implantar de sistemas responsables que
EFECTO y -Inadecuada dirección
actividades
correspondientes.
LC5/15
manera. EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
CONDICION Inexistencia seguimiento
CRITERIO de Según Normas al Control
servicio de transporte
CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN de Por no aplicación de los Las consecuencias de Se recomienda al
Interno
normativas
y debidos
Controles no realizar seguimiento Máximo Ejecutivo de la
legales Internos o ineficiencia a las actividades del Empresa que instruya al
En el departamento de vigentes que rigen la del funcionamiento de servicio de transporte en área correspondiente la Tráfico se observa que empresa, no
existe
control
seguimiento
a
y realizar
se
debe estos, también por no el
controles
como: la planificación de operaciones
de
y contar con un respectivo podrían
las seguimiento a todas las manual
actividades de esta área actividades
área
ocasionar internos
de irregularidades
y procedimientos. naturales
rutas, cumplimiento de de la Empresa.
tráfico aplicación de controles para
operaciones,
causando desorden y también pérdidas
en
departamento.
supervisión
las
vehículo
planificación
del
delegar de
actividades,
documentación
como
este responsabilidades
horarios, asignación de autorizado,
estas
de
y de
las
tareas a realizar, con su
transporte.
debida documentación.
TR
Trabajo realizado por el Auditor
EMPRESA PIL ANDINA S.A.
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo REGISTRO DE INFORMACION CARTA DE ACTIVIDADES MES DE OCTUBRE DE 2009
OBJETIVO: Área de Trafico
N°
ACCIONES PRINCIPALES SECUNDARIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
FECHA DE INICIO: FECHA DE CONCLUSION:
AREA
OBLIGACIONES SECCION PERSONA
Escritura de Constitución Acta de Fundación Cuadro de Aportes
Gerencia Gerencia Finanzas
General General Contabilidad
Aportes Efectuados
Finanzas
Contabilidad
Organigrama General
Gerencia Gerencia Distribución
General General Trafico
Análisis FODA Investigación y Análisis
Gerencia Producción
General General
Estándares de Servicios
Producción
General
Cuadro Demostrativo Diferentes Productos de Leche Producción Leche Líquida
Producción
General
Producción
General
Organigrama de Trafico POA
Gerente General Gerente General Responsable de Contabilidad Responsable de Contabilidad Gerente General Gerente General Responsable de Trafico Gerente General Gerente de Producción Gerente de Producción Gerente de Producción Gerente de
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Cuadro Demostrativo Producción de Leche en Polvo Cuadro Demostrativo Producción de Leche Líquida Mercado Interno o Externo Producción de Leche en Polvo, Mercado Interno y Externo Almacenaje de los Productos
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Producción
General
Producción
General
Producción
General
Almacenes
General
Políticas y Estrategias Contratación de Personal
Gerencia Producción
General General
Marco Legal Procedimiento Producción de Leche Liquida Procedimiento Producción de Leche en Polvo
Gerencia Producción
General General
Producción
General
Distribución
Trafico
Distribución
Trafico
Procedimiento Comercialización de la Leche Procedimiento Venta por Pedido
TR
Trabajo realizado por el Auditor EMPRESA “PIL ANDINA”S.A.
PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Producción Gerente de Producción Gerente de Producción Gerente de Producción Responsable de Almacenes Gerente General Gerente de Producción Gerente General Gerente de producción Gerente de producción Responsable de Trafico Responsable de Trafico LC10/1.1FB
HH
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo CONDICIÓN
CRITERIO
Organigrama
del Según
Departamento
de
EFECTO
de
Entidad,
la de
los una
señalan funcionarios
Estructura Máxima
Funcional
La Empresa “Pil Andina” S.A. que toda estructura encargados de la aprobada cuenta con un Organigrama orgánica debe estar falta para Tráfico
el
Departamento que
actualizado
de debidamente
se
encuentra actualizada
y
que
RECOMENDACIÓN
de crear
Autoridad
LP17/2
no Ejecutiva instruir a
LC10/1
es quien
corresponde
una la
aprobación de la confusión
y nueva Estructura incertidumbre de Organigrama
es legalmente
Organizacional
usar o no dicha actualizado
para
su aprobada
por
el del Departamento estructura que a Directorio
funcionalidad,
pero no se Directorio
de
la de
aprobado
por
el Empresa,
Tráfico,
y pesar
de
para Áreas necesarias actualizada
Directorio de la Empresa para poder ser utilizado para
el
mejor está
autoridades
encuentra
elaborado
el
de
la
legalmente
organigrama
de la Empresa.
el
no
aprobada por las
se naturales.
por
estar Empresa.
ser utilizado. De acuerdo al en sus actividades funcionamiento actual
aprobación
de inmediata del último
adecuado halla
REF.
Normas Por el descuido Lo que ocasiona Se recomienda a la
Tráfico Generales
actualizado y no aprobado:
CAUSA
correspondientes.
manual de funciones. Gestión 2014
TR
Trabajo realizado por el Auditor
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS
LC10/2.1H H
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo Gestión 2014 CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACION
REF.
DUALIDAD DE
Según las Normas Negligencia
del Lo que ocasiona Se recomienda a la
FUNCIONES:
Generales
de es una serie de Máxima
Autoridad
LC8
de dificultades
instruir a
LC 10/2
Se
observó
en
y responsable
la reglamentos de la delegación
Empresa “Pil Andina”
Empresa,
cada funciones por no falencias
S.A. en el Manual de funcionario,
verificar
que
que quien
de
Control
de desempeñe,
Inventarios Sr. Pablo tener es
debe las mismas, para retraso tareas, que
distintas
no
o duplicación
decir responsabilidades
dualidad de funciones.
del
o al personal de la además ocasiona personal en el manual
Miranda tienen tareas funciones iguales,
las
Empresa, funciones
Sr. Mario López y el Área en el que se Empresa no sean informes repetidos, de Jefe
corresponda
las ocasionan daño a reestructurar
Funciones que el Jefe cualquiera sea el tareas designadas la de control de Calidad Departamento
y Ejecutiva
de
se
para
encuentren
exista información
e segregadas cada una
de información
de las tareas para el
tareas o dualidad inoportuna y de funciones.
la que
funciones,
inadecuada.
e respectivo
cargo
o
función.
particulares.
TR
Trabajo realizado por el Auditor
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A.
LC10/3.3
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014 CONDICION
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
Falta de Implementación del
Según Normas y Descuido
Sistema de Distribución en
Estatutos
el Área de Tráfico:
Entidad,
En el Plan Operativo Anual se
existir en el Plan responsables de la inadecuados
encuentra
contemplado
de
los Operativo
y Consecuentemente Se
la negligencia
debe parte
RECOMENDACION
de
Anual elaboración
recomienda
al
por se ocasionarán
Máximo Ejecutivo de
LP5
los -resultados
la Empresa instruir a
LC 10/3
los
LC 10/3.1
y -precios
altos
funcionarios
o responsables
de
la
antecedentes, Misión, Visión, del área de Tráfico, desarrollo de los bajos
elaboración del Plan
Valores,
del -pérdidas
Operativo
de económicas
implementación de un
de
Sistema
Políticas, los lineamientos de contenidos
Localización,
Objetivos, un
Sistema
de Plan
Productos, Factores Políticos Distribución
Anual
de Distribución
Anual,
la de
y Legales del Departamento Productos para el Productos para el
Distribución para el
de Tráfico, pero se observa desarrollo de las Departamento
Departamento
que no se ha desarrollado el
operaciones
Productos
en
él,
que
es
de
y Tráfico.
Sistema de Distribución de actividades
del
Departamento.
esencial para las actividades de esta área de la Empresa.
TR
REF.
Trabajo realizado por el Auditor
Tráfico.
de
LC 10/3.2
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 LC10/3.4
www.auditec.com.bo EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS CONDICION
CRITERIO
Inexistencia de Políticas Según Específicas En
el
Anual
Entidad,
Plan
y Descuido
de el
y -Operaciones
la negligencia Plan parte
área que
desarrollaron
se área
de
de
se debe
haber
Políticas fijación de Políticas contenidos como actividades de las
Distribución
para
políticas naturales.
y específicas
Políticas Específicas de objetivos
el relacionados, para el Anual
que son necesarias para eficiente realización
de
y
objetivos del Plan
no Se
recomienda
de
REF. al
Máximo Ejecutivo de la y Empresa
instruir a los
para funcionarios y elaboración
de del
LC 10/3.1
POA
LC 10/3.2
para la Distribución de Productos, la creación de políticas específicas y corrección
de
correctas y adecuados
las Productos para el
para el desarrollo de las
Tráfico.
concretas de esta área.
TR
Trabajo realizado por el Auditor
sean
operaciones
del
Departamento
de
Tráfico. Gestión 2014
que
los
de
funciones del Departamento.
LP 5/2
la
objetivos,
las tareas y operaciones Departamento de
LP 5/1 LC 10/3
de
Departamento de Tráfico, desarrollo normal y Distribución
y
los -Confusión
la desarrollo de los operaciones
consta que no se crearon Distribución,
tareas
por adecuadas.
RECOMENDACION
Tráfico, la elaboración y llevar a cabo las responsables
Generales, pero también específicas
la
EFECTO
Operativo Operativo Anual del responsables de dificultades
del
evidencia
Normas
de Estatutos
Distribución:
CAUSA
Avda. Bolívar N°600 Teléf. 69-61492 www.auditec.com.bo
LC10/4.2H H
EMPRESA “PIL ANDINA”S.A. PLANILLA DE DEFICIENCIAS Gestión 2014 CONDICION
CRITERIO
CAUSA
Incumplimiento a los
Según Normativa Debido
Manuales de los
Interna
procedimientos de
Empresa,
Comercialización:
funcionarios que parte
En la Empresa “Pil Andina” S.A.
laboran en ella, funcionarios
existe
procedimientos
de deben
de
contienen
los
establecidos,
falta de
de consecuencias
de
de tiempo
Procedimientos
la los Manuales de Entidad
en
para
Ejecutivo
comunique
Departamento
los
empleados
las clientela.
manera obligatoria los
del
Manuales
proveedores,
área
de
Procedimientos
del establecidos,
del
la -perdida de la área deben cumplir de
operaciones
envío
de
a Tráfico, comunicar y
planeación de la operación, los Procedimientos el
e
de los asegurarse que todos
productos
de
producto, plan de mercadeo, los para desempeñar Comercialización en
establecidos,
clientes y la venta. Pero se
sus
una mejor eficiencia
evidencio que nos e cumplen
encomendadas.
funciones el Dpto. de Tráfico.
TR
para
de sus actividades.
con dichos procedimientos. Trabajo realizado por el Auditor
REF.
al
en instruya al jefe del
la las actividades los -no entrega
recomienda
Máximo que
los -ineficiencia
a
en implantados
Se
por serían:
los Manuales
pasos establecidos como
la
cumplir empresa
lineamientos
RECOMENDACION
negligencia Las
los cumplimiento
Comercialización de Leche y de con Venta por Pedido a seguir, que
la y
EFECTO
LP 15 LP 16 LP 10/4 LP 10/4.1
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