Sesion 6 Tipos De Requisiciones 542

TIPOS DE REQUISICIONES Solicitudes de Información y Solicitudes de Cotización

Tipos de Requisiciones Existen 1. Estándares 2. Viajeras 3. Lista de Materiales 4. Almacenes/Inventarios

Requisición Estándar 

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Una requisición estándar debe contener Fecha, Número de Requisición para su identificación Departamento de Origen Cuenta a la que deberá cargarse Descripción completa de producto, material que se desea

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Fecha que se requiere el material. Otra instrucción que se requiera remarcar Firma de la persona autorizada

Requisición Viajera Sistema manual. Es una especie de tarjeta de almacén con descripción del artículo y unidades a requerir. La tarjeta se traslada al dpto. requerido. El área de Suministro registra el proveedor, el precio y el número de la o/c y la devuelve a la persona que hizo la requisición.

Requisición Lista de Materiales – MRP o ERP Bill of Materials – BOM Simplifica el proceso de requisición de los artículos ( materiales y partes ) de línea con que frecuencia una organización requiere a largo tiempo. TAMBIEN DE UNA PROVISION DE REPUESTOS

Requisición Lista de Materiales Bill of Materials – BOM Producción solicita a el Area de Suministro, la cantidad requerida (ejemplo, 10, 000 unidades ) ya estipuladas para la producción del siguiente mes. Qué origina? Multiplica sus elementos x 10,000 para determinar la cantidad total de componentes que necesitará la producción del mes siguiente.

Requisición Lista de Materiales – MRP o ERP Bill of Materials – BOM La comparación de estas cantidades con el inventario da lugar a las cantidades que están listas para comprarse. Inventario – requisición = cantidad a comprar. Sistemas de Planeación de los Requerimientos de Materiales (MRP – Material Requirement Planning)…. o

Requisición Lista de Materiales – ERP o MRP Bill of Materials – BOM de Planeación de los Recursos Empresariales – ERP (Enterprise Resource Planning), se carga en forma anticipada con la información de precios provenientes de los proveedores con contrato a largo plazo, el que luego genera la liberación de una órdenes para cubrir las cantidades que están listas para cobrarse.

Requisición de Almacenes/Inventarios Las necesidades se pueden satisfacer mediante una requisición de materiales provenientes del inventario o a través de la transferencia de un Inventario excesivo a partir de otro departamento o división.

participación anticipada del proveedor En el caso de compras con valor estratégico se requiere istrar este tipo de suministro a través de equipos inter-funcional de suministro. En el caso de compras con menor valor el comprador puede proponer un substituto de menor valor pero de la misma eficiencia, cuando hayan faltantes del principal en el mercado o cuando exista precios más bajos.

Presentación de la pantalla panorámica Por tanto, Debe existir un alto grado de interacción entre los grupos del área de suministro y los que hacen la especificación en las primeras etapas de la definición de la necesidad para evitar equivocaciones o descripción inexacta que pueda originar consecuencias financieras e interrumpir el proceso de suministro y aún más, el proceso de producción.

IDENTIFICACION DE POSIBLES FUENTES Selección de proveedores, implica: 1. Identificar las fuentes potenciales calificadas 2. Evaluar la probabilidad de que un contrato de compra dé como resultado una entrega a tiempo de un producto con un servicio apropiado, antes como después de la venta al costo más bajo posible.

Cuando no se está cubierto con un Contrato de Compra Opciones para comunicarse con los proveedores:(4)  Emitir una solicitud de información (Request for Information (RFI)….no representa una solicitud de operaciones de negocios.  Una solicitud de cotización Request for Quotation (RFQ)  Una solicitud de propuesta Request for Proposal (RFP)  Una solicitud o Invitación para Oferta Request for bid (RFB) o Invitación for Bbid (IFB) Bid = hacer una oferta.

Tipos de Requerimientos Solicitud de Información RFI Recopila datos, no es una petición de negocio Solicitudes para Operaciones de Negocios a. Solicitud de Cotización (RFQ) b. Solicitud de Propuesta (RFP) c. Solicitud de Invitación para una Oferta (RFB o IFB)

Tipos de Requerimientos Solicitud de Cotización (RFQ) Se emite cuando hay una descripción clara y bien defina la necesidad. SKU /unid para manten.invent. Es una herramienta de comparación de precios. Es una requisición standard que incluye una lista de proveedores potenciales Se prepara - se verifica - se firma – transmite electr. Las cotizaciones se registran, el comprador selecciona un proveedor, tomando casi siempre como base el precio y luego se prepara la Orden de Compra con el proveedor elegid.

Tipos de Requerimientos Solicitud de Propuesta (RFP) Se utiliza para satisfacer necesidades más complejas, en el cual el precio es SOLO uno de los factores CLAVE DE DECISION. El comprador por lo general negocia el precio y las condiciones de adquisición/compra. NOTA El documento debe tener una descripción detallada de la necesidad específica e invita a los ofertantes a usar sus conocimientos para desarrollar y proponer más soluciones.

Tipos de Requerimientos Solicitud de Oferta (RFB - IFB) Se utiliza para presentar una oferta en un proceso competitivo de licitaciones con o sin la oportunidad de negociar después de la recepción de la oferta. Es importante informar a los proveedores como se llevará a cabo la selección final. Ej. Oferta más baja en sobre sellado. Ej. A partir de la oferta escogida se inicia el punto de negociaciones.

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR La selección del proveedor conducen a la colocación de la Orden de Compra. La O/C es seleccionada desde un análisis simple de las ofertas, hasta la realización de negociaciones complejas. Ej. 1. Selección del proveedor 2. determinación del precio y de los términos 3. Entregas 4. istración de costos 5. Aspectos legales y ética.

Preparación y colocación de la Orden de Compra Cuando una orden se coloca por teléfono debe CONFIRMARSE la Orden de Compra por Escrito para evitar complicaciones legales futuras si las hubiera. NO SE DEBEN hacer compras, a menos que estas, compras menores, sean provenientes de fondos de caja chica, sin generar un documento escrito. REVISAR LAS CONDICIONES DE COMPRA IMPRESAS EN LOS DOCUMENTOS YA QUE LA RESPONSABILIDAD DE TRANSFIERE AL COMPRADOR EN EL CONTRATO DE VENTA.

Preparación y colocación de la Orden de Compra FORMATO. Requisitos 1. Número de serie 2. Fecha de emisión 3. Número y dirección del proveedor 4. Cantidad, y descripción del producto o servicio 5. Fecha de entrega, 6. Instrucciones de embarque, 7. Precio 8. Términos de pago 9. Condiciones especiales de la Orden de Compra.

Condiciones de una Orden de Compra Puede incluir:  Cláusula de indemnización, proteger al comprador contra demandas por daños ocasionados por infracciones a la ley de patentes.  Cláusula de Precios, precio pactado en la O/C, es precio indicado en la Factura Comercial.  La aceptación de materiales dependerá de la inspección y de la calidad acordada.  En caso de rechazo del producto, el vendedor recibirá una nueva orden antes que se efectúe el reemplazo.

Condiciones de una Orden de Compra Puede incluir:  Descripción detallada de los requisitos de calidad y de control de calidad  Disposición de la cancelación de la orden en caso no se reciban en la fecha acordada en el pedido.  Penalidades en caso la Orden no sea entregada completa.  Arbitraje en caso de controversias

Quiénes necesitan a las O/C? y por qué?   

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Es un tema de diseño de proceso Es un tema de capacidad organizacional EXTERNAMENTE El proveedor remite un RECONOCIMIENTO para CONFIRMAR la aceptación de la orden de compra. En ausencia de este reconocimiento el proveedor SOLO SUPONE que se entregará en la fecha requerida. Las fechas indefinidas el comprador requiere fechas definidas por adelantado para planear las operaciones.

Quiénes necesitan a las O/C? y por qué?  

INTERNAMENTE El Dpto. de Suministros necesita , sea esta en forma electrónica o impresa, a las cuentas por pagar para el proceso de pago e instalaciones de recepción y/o almacenes para planear y confirmar la recepción de la mercancía. Al mismo tiempo una inspección de entrada.

ORDENES DE COMPRA GLOBALES Y ABIERTAS Este tipo de órdenes reducen los costos al disminuir el número de órdenes que se emiten. Cubren una variedad de artículos. Las abiertas: permiten adicionar productos y/o ampliarlos tiempos. Puede permanecer vigente durante uno año. Las globales: se utilizan para comprar artículos de mantenimiento, de reparación y de operaciones (MRO = Maintenance Repair and Operations). Satisfacen necesidades de línea de producción. Compras en volumen y repetitivas a lo largo de un período.

CONTRATO MAESTRO DE SERVICIO (MSA) MASTER SERVICE AGREEMENT Contrato Maestro de Servicios Acuerdo de varios proveedores proporcionan a la empresa servicios PREDETERMINADOS durante un período específico en el cual los costos totales no deben exceder de una cantidad convenida previamente. Los servicios se realizan posterior a los acuerdos. Tiene costos fijos durante los períodos acordados. Se utilizan por períodos de un año a más.

MUCHAS GRACIAS

C Carmen Benaducci