Sk Pedoman Spo Retensi Rm 482n3

Jln. Jendral A.Yani No. 52 Iring Mulyo Kota Metro. Telp. 0725 49200

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN ASIH Nomor :

/SK Dir/RSBA/VI/

/2014

TENTANG PEDOMAN TENTANG RETENSI REKAM MEDIS

Menimbang

: a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Bersalin Asih, maka diperlukan penyelenggaraan pelayanan rekam medis yang bermutu tinggi; b. bahwa telah disusun Pedoman Retensi Rekam Medis yang kegiatannya dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis; c. bahwa Pedoman Retensi Rekam Medis ini merupakan Pedoman dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis; d. bahwa pemberlakuan Pedoman Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit Bersalin Asih ini perlu ditetapkan dan diberlakukan dengan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Bersalin Asih.

Mengingat

: a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit b. Peraturan Menteri Kesahatan Nomor 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008 tentang Rekam Medis

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN ASIH TENTANG PEMBERLAKUAN PEDOMAN RETENSI REKAM MEDIS

Pertama

:

Memberlakukan penggunaan Pedoman Retensi Rekam Medis sebagaimana terlampir dalam surat keputusan ini;

Kedua

:

Menginstruksikan kepada seluruh Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit untuk mengikuti kebijakan Pedoman Retensi Rekam Medis;

Ketiga

:

Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam Surat Keputusan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Metro Pada Tanggal : Juli 2014 DIREKTUR RSB ASIH

Dr.RIRIN FEBRINA NKP.1312 2011 001

Lampiran

: Keputusan Direktur RSB Asih

Nomor

:

/SK Dir/RSBA/VI/

Tanggal

:

Juli 2014

/2014

RETENSI DAN PENGHAPUSAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Retensi adalah penentuan masa /waktu penyimpanan berkas rekam medis. Pada saat akan dilakukan pengurangan /penyusutan berkas rekam medis perlu ditentukan jadwal retensi. Berkas yang sudah dinyatakan inaktif akan disortir dan dipindah ke ruang inaktif. Berkas rekam medis yang dinyatakan inaktif apabila sudah tersimpan 5 tahun dihitung sejak pasien berobat terakhir. Tujuan Retensi dan penyusutan berkas rekam medis adalah sbb : a.

Untuk mengurangi volume berkas rekam medis dalam penyimpanan.

b.

Guna memisahkan berkas rekam medis aktif dan in-katif.

c.

Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan.

d.

Menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan berkas rekam medis.

e.

Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna/ nilai guna rendah / nilai guna telah menurun. Penghapusan atau pemusnahan adalah suatu proses penghancuran berkas

rekam medis inaktif secara fisik yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya berdasarkan umur berkas rekam medis. Penghancuran dilakukan secara total dengan cara membakar atau mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal lagi isi maupun bentuknya. Peraturan tentang penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medis bisa dilihat pada buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi I tahun 1997, yang diterbitkan oleh Depkes. RI. Dirjend. Pelayanan Medik Jakarta. Instalasi Rekam Medis RSB ASIH belum pernah melakukan pemusnahan dokumen rekam medis inaktif.

RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS No. Revisi : -

Halaman 1/2

Ditetapkanoleh : Direktur RSB Asih SPO REKAM MEDIS

Tanggalterbit dr. Ririn Febrina

PENGERTIAN

1. Retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan / memindahkan antara dokumen Rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan inaktif di ruang penyimpanan (filing) 2. Permusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. TujuanRetensi :

TUJUAN

1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas rekam medis aktif 2. Memudahkan dalam retrieval berkas rekam medis aktif 3. Menjaga informasi medis yang masih aktif (yang masih mengandung nilai guna) 4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas aktif dan in aktif Tujuan dari pemusnahan :

KEBIJAKAN

M

1. Mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis 2. Mengabadikan formulir – formulir rekam medis yang memiliki nilai guna 1. Agar kapasitas penyimpanan berkas tidak terus menerus bertambah maka berkas yang telah in aktif harus dilakukan penyusutan 2. Berkas dinyatakan in-aktif bila setelah 2 tahun berturut-turut pasien tidak pernah datang berobat ke Rumah Sakit Bersalin ASIH Persiapan – persiapan : 1. Di buat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan. 2. Dibuat TIM PENILAIAN SK Direksi  Ka. RekamMedis  Perawat Senior  Petugasterkait  PanitiaRekamMedis  KomiteMedik 3. Di buat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi 4. Disiapkan form pertelaan : NO. NO. RM

TAHUN

JANGKA WAKTU

5. Disiapkan Berita Acara pemusnahan.

DIAGNOSIS AKHIR

RETENSI REKAM MEDIS TERMASUK PEMUSNAHAN REKAM MEDIS No. Revisi : -

Halaman 2/2

Ditetapkan oleh : Direktur RSB Asih SPO REKAM MEDIS

PROSEDUR

UNIT TERKAIT SUMBER

Tanggal terbit dr. Ririn Febrina Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain : 1. Pembuatan tim pemusnah yang terdiri dari komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan surat keputusan Direktur Rumah Sakit. 2. Tim Pemusnah membuat daftar pertelaahan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaahan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan, diagnosis terakhir 3. Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain :  Dibakar dengan menggunakan incinerator atau dibakar biasa.  Dicacah, dibuat bubur. ( DIBAKAR BIASA)  Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah. 4. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditanda tangani oleh Ketua tim pemusnahan,sekretaris tim pemusnah dan diketahui oleh Direktur Rumah Sakit Bersalin ASIH 5. Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca Dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditanda tangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Instalasi Rekam Medis Permenkes No. 269/MENKES/PER/2008 Tentang Rekam Medis