3 Examen-sena istracion Documental.doc 51149

PREGUNTA 1 1.

El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________ los documentos, debidamente ________________ y organizados a. Documentos, garantizar, foliados b. Unidades, garantizar, clasificados c. Documentos, recopilar, clasificados d. Unidades, organizar, foliados 10 puntos

PREGUNTA 2 1.

Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas en soporte ________________ y contiene original y máximo dos ___________ a. Internas, físico, originales b. Internas, físico, anexos c. Enviadas, físico, copias d. Oficiales, electrónico, copias 10 puntos

PREGUNTA 3 1.

Comunicaciones recibidas, son:

a. Documentos que ingresan a la empresa b. Documentos que son transferidos de un archivo a otro c. Comunicaciones que ingresan a la oficina de correspondencia para ser despachadas fuera

de la empresa d. Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado de la entidad

10 puntos

PREGUNTA 4 1.

La ________________ es la ejecución de los _________________ la motivación, la comunicación, es decir la etapa en que se _____________al personal a. Organización, programas, orienta b. Dirección, planes, orienta c. istración, archivos, organiza d. Planeación, archivos, direcciona 10 puntos

PREGUNTA 5 1.

Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o despachadas por una empresa en desarrollo de sus funciones

Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 6 1.

Se refiere a comunicación escrita de interés común con mismo contenido a. Memorando b. Circular c. Actas d. Informes 10 puntos

PREGUNTA 7 1.

Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra: a. Un gran número de datos o de información genérica que no es relevante a lo que se

esperaba encontrar b. Documentos que pierden su valor documental por el paso del tiempo c. Descarte de documentos soportado en actas d. Falta de información 10 puntos

PREGUNTA 8 1.

El reparto consiste en la distribución de las comunicaciones, hacia las oficinas que deban realizar el proceso de atención y trámite correspondiente Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 9 1.

Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que consiste en la hora en que se debe atender al interno y externo para la recepción de las comunicaciones oficiales Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 10 1.

Un memorando es un documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado en una reunión específica Verdadero Falso

PREGUNTA 1 1.

La _________________ consiste, en recibir las comunicaciones, _________________ de diferentes entidades, y ______________ o soportes a. Documentación, escritas, materiales b. Información, proveniente, materiales c. Información, almacenadas, materiales d. Recepción, provenientes, medios 10 puntos

PREGUNTA 2 1.

La radicación consiste en el número consecutivo que se asigna a las comunicaciones producidas o recibidas Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 3 1.

Se denomina silencio documental cuando: a. Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se requiere b. Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves c. Dentro de un documento hay hojas en blanco d. Información completa pero no con deterioro físico 10 puntos

PREGUNTA 4 1.

Comunicaciones privadas son todas aquellas comunicaciones que llegan con el nombre del funcionario los cuales se deben radicar para llevar un control pese a ser de carácter personal Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 5 1.

Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos a. Informe b. Acta c. Memorando d. Circular 10 puntos

PREGUNTA 6

1.

Las _____________________ se dividen en dos grupos __________________ y ______________________, se deben separar en el momento en que se reciben, según el tipo de comunicaciones a. Comunicaciones, activas, inactivas b. Circulares, internas, externas c. Actas, internas, externas d. Comunicaciones, oficiales, personales 10 puntos

PREGUNTA 7 1.

La istración de documentos e define como: a. Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas b. El control de las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel c. Elaboración de documentos debidamente planeados y organizados d. istración del horario de atención al público visible y de fácil a los ciudadanos 10 puntos

PREGUNTA 8 1.

Dentro del proceso de istración qué papel desempeña la organización

a. Es la forma en que cumple las funciones la entidad respetando el orden en los procesos b. Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo o empresa c. Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la empresa d. La organización es la entidad es decir la razón social 10 puntos

PREGUNTA 9 1.

Una comunicación _______________ de interés _____________ con el mismo contenido dirigida a un grupo específico es la ______________ a. Escrita, común, circular b. Laboral, público, circular c. Escrita, común, carta d. Formal, laboral, circular 10 puntos

PREGUNTA 10 1.

Se conoce por mantenimiento en la función de la istración documental a. Comprobación soporte e ilustración de los documentos b. Regular la gestión de los archivos

c. Recopilación de documentos clasificados y organizados d. Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico