Documentos Contables Y No Contables Sena (1).pdf 1n11u

. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”. LIBRO DE INVENTARIOS Y DE BALANCES DISTRIBUCIONES EL BUEN NOMBRE S.A.S NIT: 900.531.028-9 Inventario General Inicial al 1 de Julio de 2.013 CODIGO CUENTA 1 ACTIVO

PARCIAL

DÉBITO

1105

CAJA

110505

Caja General

1435

Inventario de M/cias

20.000.000

158805

Maquinaria y Equipo

30.000.000

158810

2.000.000

158815

Equipo de Oficina Equipo de cómputo y Com.

2

PASIVO

3

PATRIMONIO

3130

Capital

SUMAS IGUALES

CRÉDITO

10.000.000 10.000.000

10.000.000 0

72.000.000

72.000.000 72.000.000

ÁREA DE ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN/ GESTION DE NEGOCIOS COD 122133

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO 4. Los Libros Auxiliares; Estos libros son el apoyo de los demás libros y se utilizan para saber de manera detallada que ha sucedido en cada uno de los registros efectuados por el ente económico, son impresos en la medida en que se requiera de su comprobación, porque dado su gran volumen no se imprimen, solo que son una herramienta de soportes a los anteriormente descritos, entre ellos podemos tener: Auxiliar de Caja, de Bancos, de Clientes, de ventas, de proveedores, de ingresos, etc.

Casos Especiales De Libros De Contabilidad Existen casos especiales de libros de contabilidad para determinadas empresas, por ejemplo, para la empresa unipersonal, los entes vinculados a la Superintendencia Bancaria, las entidades sin ánimo de lucro, las asociaciones de juntas de acción comunal, los sindicatos, etcétera. 

Entidades sin ánimo de lucro Las entidades sin ánimo de lucro deberán llevar, con carácter obligatorio, los libros Mayor y Balances, el Diario y el libro de actas.

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Asociaciones de juntas de acción comunal De conformidad con el art. 61 del D.R. 2851 de 1984, las asociaciones llevarán, por lo menos, los siguientes libros: Registro de Juntas Afiliadas, Actas de la Asamblea General, Actas de la Junta Directiva, Inventarios, Tesorería, Presupuesto y Contabilidad.

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Sindicatos Todo sindicato debe llevar por lo menos los siguientes libros: Actas de la Asamblea General, Actas de la Junta Directiva, Inventarios y Balances e Ingresos y Egresos. Los anteriores libros deberán estar registrados, foliados y rubricados por el inspector de trabajo respectivo.

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Partidos políticos Deberán llevar los libros de contabilidad que señale el Consejo Nacional Electoral, que sean necesarios para registrar el origen y cuantía de todos los ingresos y recursos, y el valor de los gastos que efectúen. En el libro de ingresos y egresos se indicará el nombre y Nit de toda persona natural o jurídica que haga donaciones o reciba pagos durante el año por valor superior a $200.000. Además, presentarán un balance anual con un informe detallado de la situación financiera, suscrito por el contador público al Consejo Nacional Electoral.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO 

Bolsas de valores De conformidad con el art. 25 del Decreto 2969 de 1960, las bolsas de valores deberán llevar además de los libros de contabilidad exigidos por el C. de Co., libro Diario, Mayor e Inventarios y Balances; asimismo, un libro para el registro de todas las operaciones que celebren, indicando en orden cronológico los valores negociados, precio, plazo, nombre del cliente o comitente y número del comprobante de transacción.

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Comisiones de bolsas Es obligación de los comisionistas de bolsa llevar, además de la contabilidad indicada por la Comisión Nacional de Valores, un libro para el registro de todas las operaciones que celebren. Todas las transacciones de compra y venta que ejecuten las sociedades de comisionistas de bolsa deberán quedar registradas en un libro denominado “libro de operaciones”; este libro deberá mantenerse actualizado diariamente especificando fecha, valor negociado, precio, banco, nombre del cliente o comitente y número del comprobante de transacción.

De esta forma se ha podido apreciar que a través de diversos entes de control y vigilancia se exige el manejo de algunos libros que junto con la costumbre se genera obligación, el articulo 49 del Código del Comercio nos manifiesta que: “Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos”; la ley no definió exactamente cuales, pero la costumbre si nos ha referenciado cuales debemos estar utilizando para el registro de las operaciones contables; y dado que existen los mismos la ley a exigido unos parámetros o requisitos mínimos a tener en cuenta para su conservación y exhibición de los mismos. Conservación de los libros de contabilidad1 

1

Los libros y papeles de comercio deberán conservarse por lo menos 10 años, contados a partir del cierre de aquéllos o de la fecha del último asiento, documento o comprobante (art. 60 del C. de Co.).

Curso Contabilidad Básica; Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Subsecretaría de Desarrollo Humano División Escuela de Impuestos y Aduanas


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO 

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Para las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, el conjunto de libros y papeles puede conservarse por seis años a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. El comerciante podrá destruir estos libros y papeles siempre y cuando garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico adecuado. Para efectos tributarios del control de los impuestos nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes, deberán conservar por un período mínimo de cinco años, contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que originaron los registros contables. Cuando un establecimiento de comercio extravía o destruye sus libros y papeles, debe denunciarlo ante las autoridades competentes. Los libros y papeles de comercio pueden reconstruirse tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros, certificados, informes de terceros y demás documentos. Esta diligencia deberá hacerse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida o destrucción. Los libros de contabilidad y papeles de comercio constituirán plena prueba de las cuestiones mercantiles que comerciantes, debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre y cuando se lleven en debida forma, es decir, que estén registrados en la cámara de comercio o en la istración de impuestos nacionales según le corresponda, que estén respaldados por comprobantes internos y externos, como reflejo de la situación real de la entidad o del comerciante. Cuando un comerciante lleve doble contabilidad, los libros y papeles tendrán valor en su contra. De conformidad con el art. 74 del C. de Co., “existe doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.”

Prohibiciones en los libros de contabilidad El articulo 57 del Código del Comercio, establece: “En los libros de comercio se prohíbe:


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO 1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; 2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos; 3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u comisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros”. Este articulo se ratifica en el Decreto 2649 de 1993 en su articulo 128, con lo cual se presenta una clara advertencia a no llevar de forma herrada la contabilidad; hoy día con la sistematización del proceso contable se hace mas fácil el manejo de los libros de contabilidad ya que antes de realizar su impresión se pueden efectuar los ajustes pertinentes y el cierre contable en aras de presentar uno libros de manera impecable. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales “DIAN”, hace claridad en el Estatuto Tributario sobre el manejo irregular de la contabilidad y los libros de contabilidad en los siguientes artículos: ARTICULO 654. HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos: a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos. b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos. c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren. d. Llevar doble contabilidad. e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones. f. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso. ARTICULO 655. SANCIÓN POR IRREGULARIDADES EN LA CONTABILIDAD. Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT. Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder. PARAGRAFO. No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable. ARTICULO 656. REDUCCIÓN DE LAS SANCIONES POR LIBROS DE CONTABILIDAD. Las sanciones pecuniarias contempladas en el artículo 655 se reducirán en la siguiente forma: a. A la mitad de su valor, cuando se acepte la sanción después del traslado de cargos y antes de que se haya producido la resolución que la impone, y b. Al setenta y cinco por ciento (75%) de su valor, cuando después de impuesta se acepte la sanción y se desista de interponer el respectivo recurso. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite el pago o acuerdo de pago de la misma.

DE LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD

Como su nombre los dice son aquellos documentos que sirven para dar apoyo o soporte al registro de la contabilidad en desarrollo de las operaciones comerciales del ente económico; estos documentos deben estar adheridos a los comprobantes contables para su posterior archivo de acuerdo con la normatividad para este proceso. Dentro de los soportes contables necesarios para el buen manejo de las operaciones de la organización encontramos que estos tienen diversos tipos de clasificación entre ellos encontramos internos: los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros y los externos aquellos que afectan operaciones con terceros (recibo de caja, consignación, facturas, recibo de caja menor, títulos valores, etc.), esta no obedece a una normatividad, sino a


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO voluntades de quienes han escrito en materia de los mismos, a continuación se presenta una de las diversas formas de clasificación: Documentos NO contables; aquellos documentos que son necesarios pero que no alteran de forma inmediata el proceso contable, sirven de soporte al proceso de comercialización. Documentos contables; se les da esta categoría porque tienen incidencia directa con operaciones que de manera inmediata y mueven el aparato contable de la empresa. Títulos Valores; son documentos negociables que requieren especial cuidado por su valor comercial ya que se pueden convertir en dinero efectivo de manera inmediata, por tal motivo deben tener un lugar seguro para su custodia, observaremos los más utilizados y de fácil manejo en las empresas.

Orden de Compra

NO CONTABLES

-

Cotización

-

Comprobante de Ingreso o Recibo de Caja Comprobante de Egreso o de Pago Factura de Venta (T. Valor) Nota Contable

CONTABLES

Remisión

-

Nota Bancaria -

Entrada de Almacén Salida de Almacén Reembolso de Caja Menor Recibo de Caja Menor Consignación


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO

TITULOS VALORES

NO CONTABLES Cotización

-

Factura de Compra – Venta Letra de cambio Cheque Pagaré Libranza CDT Acciones


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO Imagen de cotización cotizacion.html

http://yaesvali.blogspot.com/2010/07/formato-de-

Este documento que se observa en la imagen presentada es solicitado por los empresarios en su proceso de adquisición de bienes y servicios, ello le permite realizar un análisis del mercado para poder tomar una opción de compra, la empresa que emite la cotización debe procurar que como mínimo esta contenga los siguientes elementos: Numero de Cotización, descripción y precio del bien o servicio, forma de pago, tiempo de validez de la cotización

Orden de Compra



Este documento referenciado en la figura por Formas Minerva con No. 30-03 se utiliza una vez efectuadas las diferentes cotizaciones y de ellas seleccionada la mejor el comprador emite este documento dando soporte a la posterior compra de productos, este documento garantiza la futura venta al proveedor y la disposición de productos al comprador; debe reunir los siguientes requisitos: Lugar y fecha de emisión, nombre del comprador y lugar de despacho, forma de pago, nombre del proveedor e identificación, teléfono, ciudad, dirección y para cuando requiere el despacho.

Remisión


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO Documento referenciado en la figura por formas minerva con No. 30-15 el cual se utiliza una vez realizada la Orden de Compra y conforme a lo acordado en a orden de compra se emitirá este documento para hacer entrega de los productos solicitados en ella encontraremos los siguientes aspectos: Nombre de los artículos despachados con todas sus característica, la cantidad despachada, el número de la orden de compra o pedido con el cual se solicitaron los productos, el transportador, conductor y placa del vehículo que efectuó el servicio.

CONTABLES

Comprobante de Ingreso o Recibo de Caja

Este documento contable esta referenciado en la figura por formas minerva con el No. 20-14 y es utilizado por el ente económico en el proceso de recepción de


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO dineros ya sea en efectivo, cheque u otro medio; debe contener como mínimo la siguiente información: fecha de pago, nombre de quien recibe el pago, concepto del pago, valor del pago en número y letras, este recibo es prenumerado por tanto, si se daña en el momento de su elaboración, debe ser anulado y conservarse completo, es decir, en original y copias; este evento se da cuando han sido elaborados previamente por un litógrafo, hoy día se hace con plantillas que el mismo sistema contable ya trae predeterminando y sus errores en la elaboración son mínimos o no existen.

Comprobante de Egreso o Recibo de Pago

El egreso es un documento referenciado en la figura por formas minerva con No. 20-14 y que se utiliza para la comprobación de pagos efectuados por la empresa


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO ya sea en efectivo o en cheque tanto a proveedores como a terceros a quienes se les adeude obligaciones al igual que el comprobante de ingreso estos documentos son prenumerados y exigen un consecutivo para su control, de igual forma ya existen en los programas contables y su elaboración de forma automática contabiliza todo el evento de salida de dinero; este documento debe contener el nombre de la entidad o persona a quien se le hace el pago, concepto del pago, su valor en números y letras, debe firmar quien es el beneficiario del pago con su número de identificación y de ser una empresa con sello y nit.

Factura de Venta

Este documento que se observa en la figura ya diligenciado, nos da la apreciación de los requisitos de la misma, a su vez que cuenta con elementos de valor para el análisis de los mismos en el cumplimiento de una operación contable, además de ser un soporte contable cuenta con la calidad de ser un título valor que se asimila a la letra de cambio dados los elementos que ella incorpora; el artículo 772 del Código del Comercio establece: “Factura es un título


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito. El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables. PARÁGRAFO. Para la puesta en circulación de la factura electrónica como título valor, el Gobierno Nacional se encargará de su reglamentación”. Igualmente este artículo se complementa con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario el cual manifiesta: “La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales. Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional….”.

Así mismo el legislador ha establecido los requisitos que debe tener una factura para que tenga validez a la luz del artículo 617 del Estatuto Tributario el cual dice “Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría. PARAGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma. PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 45 de la Ley 962 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Para el caso de facturación por máquinas registradoras será isible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

Nota Contable o de Contabilidad


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO Documento referenciado por formas minerva con No. 40-10 es utilizado para ajustar, corregir o modificar valores de algunas cuentas, bien sea por errores, por omisión o ajustes que tengan que aparecer en los asientos contables, con ella se logra dar claridad a la contabilidad y a los saldos de las cuentas; también se informa a los clientes de situaciones que se den en los procesos de negociación o en garantías; de ellas existen débito o crédito según sea el caso. Nota Bancaria

Este documento se encuentra ajustado a nota bancaria su referente de formas minerva es la No. 40-13 y es un medio informativo que puede utilizar la entidad financiera para dar a conocer un hecho que afecta el movimiento bancario del cliente, a través de esta el cliente debe afectar la contabilidad utilizándola como


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO soporte ya sea para acreditar o debitar su cuenta; con ella se informa sobre el cobro de interés por sobregiro, cobro de chequeras, comisiones por remesas, consignaciones de créditos bancarios, etc.

Entrada de Almacén

Documento referenciado por formas minerva con No. 30-17 el cual da soporte al manejo del kàrdex en su control de mercancías, cada vez que exista un ingreso de mercancía al almacén se debe realizar una Entrada de Almacén quedando una copia como soporte para la comprobación contable de la factura o la nota que se haya realizado al respecto, debe contener como mínimo los siguientes datos de quien se recibe la mercancía, numero de documento, fecha del


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO documento, descripción del producto, cantidad y firma de quien recibe la mercancía.

Salida de Almacén

La referencia para este documento de formas minerva es la No. 30-07, al igual que la entrada de almacén este documento soporta evidencia en el kàrdex de la salida de mercancías y da soporte contable a las facturas o a las notas que se emitan o se reciban en determinado momento; debe contener los siguientes datos de quien se recibe la mercancía, numero de documento, fecha del documento, descripción del producto, cantidad y firma de quien recibe la mercancía.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO Recibo de Caja Menor

Este documento esta referenciado por formas minerva con No. 20-02 es un documento que diligenciaron en el momento del pago para gastos menores, y por lo general son transportes en buses y taxis y aquellos en que no hay la posibilidad de realizar una cuenta de cobro o documento equivalente para el pago inmediato, debe contener la ciudad y fecha de expedición, el nombre de quien recibe el pago, el concepto el valor en números y letras la firma de recibido y cédula.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO Reembolso de Caja Menor

Este documento lo referencia formas minerva con el No. 20-04C y es utilizado para la solicitud de la Caja Menor, en él se resume todo el movimiento que se realizó con los dineros dispuestos para gastos menores de la dependencia asignada, sus soportes son facturas y los recibos de Caja Menor firmados por los beneficiarios; debe contener el nombre del beneficiario de los pagos, el concepto, valor y código de contabilización, la ciudad y fecha de realización, el valor del fondo asignado, el valor ejecutado que será el reembolso y el saldo pendiente en caja.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO La Consignación

Documento contable que se aprecia es emitido por formas minerva con el No. 7003 de forma didáctica, ya que este es exigido por las entidades financieras para el depósito de efectivo o de cheques cada entidad posee su propio formato que esta disponible en forma gratuita en las oficinas del banco.

TITULOS VALORES

La Factura de Compra Se encuentra relacionada dentro de los documentos contables vistos anteriormente; es un titulo valor por su similitud con la letra de cambio al prestar merito ejecutivo en caso del no pago, puede ser endosable para su cobro y es negociable.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO La Letra de Cambio

Es un título negociable emitido por formas minerva con el No. 60-00 que consiste en dar una orden incondicional de pago por una suma determinada de dinero a una persona llamada girado, aceptante u obligado, en una fecha cierta previamente acordada por las partes a otra llamada beneficiario. El artículo 671 del Código del Comercio establece su contenido así: “Además de lo dispuesto en el artículo 621, la letra de cambio deberá contener: 1) La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero; 2) El nombre del girado; 3) La forma del vencimiento, y 4) La indicación de ser pagadera a la orden o al portador”. Artículos 621 C.Co. “Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO 1) La mención del derecho que en el título se incorpora, y 2) La firma de quién lo crea. La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto. Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el del domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el título sea representativo de mercaderías, también podrá ejercerse la acción derivada del mismo en el lugar en que éstas deban ser entregadas. Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales la fecha y el lugar de su entrega”.

El Cheque


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO Este titulo valor, esta realizado por forma minerva con referencia No. 70-01de forma didáctica, su realización compete a la entidad financiera en donde se tenga la cuenta bancaria, en el, el titular de la cuenta (girador) ordena a un banco (girado), que se pague a una persona determinada - natural o jurídica (beneficiario), una determinada suma de dinero. Este título valor se encuentra regulado por el artículo 712 del C.Co. así: “El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco. El título que en forma de cheque se expida en contravención a éste artículo no producirá efectos de título-valor”. Igualmente su contenido se encuentra establecido en el articulo 713 del C.Co. “El cheque deberá contener, además de lo dispuesto por el artículo 621: 1) La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero; 2) El nombre del banco librado, y 3) La indicación de ser pagadero a la orden o al portador. El girador de un cheque cobrado a tiempo y no pagado cancelara al tenedor, como sanción, el 20% del importe del cheque, sin perjuicio de que dicho tenedor cobre por las vías judiciales la indemnización de los daños que le ocasione. El término de vencimiento de un cheque después de la fecha de giro es de 6 meses.

Tipos de Cheques:

Cheque de Gerencia; Cheque bancario para garantizar el pago de una deuda tiene la calidad de efectivo; Cruzado sencillo se cruza atravesando dos líneas en la parte superior del cheque es únicamente para consignar en cuenta del beneficiario o de quien endose el titulo; Cruzado primer beneficiario, únicamente lo puede consignar el beneficiario directo no es endosable, Nominativo: son aquellos que van destinados a una persona determinada con o sin la cláusula a la orden. Estos cheques se han de pagar a la persona física o jurídica que los presente al cobro (la ventanilla del banco). Esta modalidad de cheque es transferible por endoso.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO El Pagaré

Titulo valor que esta emitido por formas nessan con referencia No. 94-940, mediante el cual una persona se compromete a pagar una suma de dinero en un plazo estipulado de forma total o fraccionada junto con unos intereses previamente acordados se utiliza para garantizar el pago de créditos u otras obligaciones, su diferencia con la letra de cambio se establece en que este se compromete a pagar y en el otro se obliga a pagar una suma de dinero.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO Los requisitos del pagare se encuentran establecidos en el artículo 709 del C.Co., El cual expresa: “El pagaré debe contener, además de los requisitos que establece el Artículo 621, los siguientes: 1) La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero; 2) El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago; 3) La indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y 4) La forma de vencimiento.

La Libranza

Este título valor esta emitido por formas nessan con referencia No. 13 se utiliza como respaldo a deudas contraídas por los empleados con sus empleadores ya


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO sea de forma directa o a través de un tercero como un fondo de empleados o una cooperativa, la entidad empleadora se compromete a retener dichas sumas de dinero previa autorización del empleado y trasladarlas a estas entidades donde previamente se han establecidos estos acuerdos; debe contener los datos del deudor, los datos del responsable de retener los valores acordados o pagador, ciudad y fecha, la cantidad objeto del crédito, las cuotas que se cancelaran en números y letras, los datos del trabajador o asociado a la cooperativa con sueldo y tiempo de servicio, la firma de los responsables y la orden de descuento de los valores acordados en la nómina.

EL CERTIFICADO DE DEPÓSITO A TERMINO - CDT

Recuperado de http//:www.bancoccidente.com.pa/deps_plazo.html

Es un título valor expedido por las entidades financieras y vigiladas por la Superintendencia Financiera, cuya finalidad es recaudar fondos con el pago de una tasa de interés que atrae a los inversionistas o ahorradores, esto se hace para posteriormente colocar el dinero en el mercado, es decir, a quienes requieran créditos, los términos de vencimiento son de 30, 60, 90 o más días, pueden renovarse o prorrogarse por tiempos similares, son negociables antes de su redención



LA ACCION

Recuperado de: http://www.educaconta.com/2013/08/formato-de-certificado-de-accion.html

Es un título valor emitido por empresas que se constituyen a través de este medio, además de ser usted un inversionista se convierte en accionista de la empresa que las emitió, algunas son negociables en la bolsa de valores previa autorización de la Superintendencia de Sociedades, como inversionista usted tiene una renta variable, la cual está supeditada a la buena marcha de la empresa, es decir, a que hayan utilidades de la empresa que las emitió, para recibir beneficios. Hoy día muy pocas se emiten de forma tangible dado que en el mercado público de valores se maneja de forma electrónica.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO EL ARCHIVO Alguna de las definiciones que podríamos validar seria aquella de que el archivo es el resumen de experiencias de la empresa a través del tiempo, que proporciona la base para una continuidad en sus acciones. Es también el lugar donde se guarda la documentación constituida por el conjunto de papeles, documentos y correspondencia que proviene de las actividades legales o de negocios de una persona natural o jurídica y que se convierten en la memoria de la organización. Es, además, la ciencia que enseña las técnicas mas adecuadas para llevar a cabo la labor de archivar2. De acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000 en su articulo 3 escribe: “… conjunto de documentos, sea la cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia…” CLASES DE ARCHIVO En el artículo 23. de la ley 594 de 2000 encontramos: ”Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta istrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Otra forma de disponer las clases del archivo será: 2

Técnicas de archivo a su alcance, Editorial Norma, pag. 7


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO a) Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. b) Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. c) Archivo privado. Aquel que poseen los particulares y forma referencia a elementos privados del cual hace uso para su diario desarrollo. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital CONCEPTOS GENERALES Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental. Conjunto de actividades istrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de retención documental – T.R.D. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. PRINCIPIOS GENERALES Según lo establecido por la Ley 594 de 2000 en su ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. “Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO recuperable para uso de la istración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la istración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones istrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión istrativa, económica, política y cultural del Estado y la istración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política; f) istración y . Es una obligación del Estado la istración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la istración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla; h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de istración de documentos y archivos; i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la istración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano”. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. De acuerdo con lo establecido por la ley 594 de 2000 en el articulo 37 “El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política”.

METODOS BASICOS COMERCIALES:  

PARA

ARCHIVAR

Y

CONSERVAR

LOS

DOCUMENTOS

Método Manual Método Computarizado

METODO MANUAL Es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservación de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos específicos. Hay varios métodos o sistemas relacionados al archivo manual • • • •

Sistema alfabético Sistema por asunto Sistema de archivo numérico Sistema geográfico

SISTEMA: es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si, que se según para poder realizar una actividad esencial en la oficina. SISTEMA ALFABETICO: Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones SISTEMA POR ASUNTO: Los rótulos corresponden a los nombres de los demás.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO SISTEMA NUMERICO: El rotulo corresponde al numero asignado al individuo, organización o asunto, se utiliza en instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas etc. SISTEMA GEOGRAFICO: El rotulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal. METODO COMPUTARIZADO Existen varios programas y sistemas diseñados específicamente para el manejo de información, dentro de ellos tenemos el programa de gestión documental ORFEO, el cual es manejado por algunas entidades tanto públicas como privadas para el manejo de sus archivos tanto de medio magnético como físico. Los sistemas electrónicos de istración de documentos permiten un manejo de documentos eficiente y economía en cuanto al gasto del papel que con el uso se deteriora, le permite a las organizaciones recuperación de documentos, evitando su manejo en papel; el proceso apoya el manejo del archivo físico y el control de los procesos documentales. Los programas de base de datos se pueden utilizar para mantener información de: • Empleados y computarizar la nomina • Productos o piezas y obtener el inventario • Ventas y preparar las facturas de los clientes • Compras para el análisis de costos CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS • DOCUMENTOS VITALES: son esenciales para la existencia de una organización, no deben distribuirse mientras estén vigentes ejemplo: títulos de propiedad, planos, contratos, testamentos. • DOCUMENTOS UTILES: su utilidad es temporal y se puede reemplazar a bajo costo ejemplo: correspondencia, memorandos, estados de cuentas bancarias. • DOCUMENTOS NO ESCENCIALES: se pueden destruir tan pronto se trasmitan ejemplo: información y rutina, invitaciones, hojas de tramites, material publicitario. MANTENIMIENTO Y CONTROL EN EL DE LOS ARCHIVOS • • •

Crear claves de a la información confidencial Rotular adecuadamente las gavetas Mantener un sistema adecuado para la codificación y ordenación, clasificación de los documentos en las carpetas o en medios magnéticos.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO • • • • • • •

Creación o recibo Distribución Archivo Protección Localización y uso Transferencia Disposición

SOPORTE DOCUMENTAL La ley 594 de 2000 en el artículo 19. Expresa: “Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la istración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio”.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL De acuerdo con lo establecido en el acuerdo 04 de 2013 en el ARTÍCULO 19 establece: “OBLIGATORIEDAD DE LAS ENTIDADES PRIVADAS. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, solicitar a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos y en el presente acuerdo, la elaboración de las tablas de retención documental, y las tablas de valoración


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO documental para lo cual deberán coordinarse con el Archivo General de la Nación”. Constituye un instrumento que guía la organización de los documentos de una institución en cada una de sus dependencias y oficinas de acuerdo con los siguientes elementos que deben tener: • CODIGO: número que identifica cada serie y subserie y las ubica de acuerdo con la estructura orgánica y funcional de la institución. • SERIE: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanados de un mismo órgano sujeto productor como consecuencia de sus funciones especificas. • SUBSERIE: parte integral de un asunto especifico que por sus características forma parte de la serie documental. • TIPO DOCUMENTAL: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. • RETENCION: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos pueden pertenecer el archivo de gestión o en el archivo general. • DISPOSICION: consiste en asignarle el valor al documento con miras a su conservación temporal, permanente a su eliminación. • PROCEDIMIENTO: explica la disposición final de los documentos. • UTILIDADES: racionalizan, istran, controlan accesibilidad seleccionan y conservan las transferencias documentales de archivos. SISTEMA DE ARCHIVO Conjunto estructurado de dependencias de la institución, cuerpos y componentes del índole archivística, jurídica y técnica que de forma sistemática, estructuran y desarrollan en todos los niveles de forma ordenada, la istración de archivos de acuerdo con los Archivos Totales Desarrollados por la institución a través de su red de Archivos Totales de Gestión, satélites, especiales, centrales e históricos. REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO Régimen de responsabilidades y acciones que le corresponden asumir a las dependencias y funcionarios frente a los documentos y a la información se aplica a todos los archivos y servidores. La dirección y coordinación de la función archivística está a cargo de acuerdo a los estatutos o reglamentos de la institución. TIPOS DE ARCHIVOS DE GESTION


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO Conformados por los documentos producidos por una oficina durante su gestión son documentos activos, en circulación resguardada y organizada por la misma oficina. HISTORICO Donde se preservan de forma permanente los documentos posteriores a la frase de archivo central se hace selección y una valoración para determinar el valor histórico que representa para la investigación extensión y formación. ACUMULADOS Documentación acumulada en el transcurso de los años y que en su mayoría yace en depósitos inapropiados sin que hayan sido objetos de conservación, identificación, valoración, selección, eliminación y transferencias de documentos al archivo histórico. ARCHIVO SATELITE Son los mismos archivos de gestión, pero se encuentra diferente al de la oficina.

en un espacio físico

ARCHIVOS FACILITATIVOS Se encuentran en diferente lugar al de la oficina y son exclusivamente de guía, consulta y ayuda para el cumplimiento de las labores, de los funcionarios de cada oficina pero en ningún momento se constituye documentos generados por la oficina. Los documentos de gestión son parte del archivo histórico, las oficinas utilizaran para archivo solamente los insumos autorizados como los ganchos plásticos carpetas no perforadoras de documentos y se abstendrán de utilizar elementos metálicos de agarre directo sobre el documento archivadores tipo AZ legajadores y en general mecanismo que requieran de la perforación. En cuanto al al publico las oficinas atenderán las solicitudes de información que repose en su archivo de gestión, en los términos de la ley 57 de 1985 y las normas que la modifique reglamente o deroguen. En virtud del principio de economía de tiempo y de recursos se evitara la reproducción de documentos cuando esta no sea absolutamente indispensable. ARCHIVOS ESPECIALES Corresponde a documentos de la gestión resguardados y utilizados por la misma oficina productora de manera especial acorde con el soporte en que se encuentran como filmes, fotografías, entre otros, salvo que la unidad de archivo


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO de la sede asuma su manejo previa entrega inventariada del material componente del archivo. PAUTAS PARA EL DIAGNOSTICO GENERAL DE ARCHIVO a) identificación b) infraestructura física del archivo c) características del documento Reunión y organización de series: interno, natural de producción, rotulación de unidades de conservación. • Unidad documental • Año de producción • Numero de carpeta REQUISITOS MINIMOS Tabla 1. requisitos mínimos para hacer un diagnostico de archivo a) estructura orgánica, funcional de la empresa (organigrama). b) manual de funciones y procedimientos c) conocer la parte misional de la empresa misión, visión, valores corporativos 2. pasos metodológicos a) 385 fijar políticos documentales, se creo el sistema de archivo y realiza comités de archivos b) reglamentos de archivos c) manual de funciones y procedimientos archivísticos d) guía aplicación TRD tabla de retención documental e) diagnostico f) mapa de riesgo g) evidencias (fílmicos, digitales, testimonios) RELACION DE SERIES Y SUBSERIES POR GAVETA • • • • • • • • • •

110.105-01 110.105-01.01 110.105-01-02 110.105-02 110.105-02.01 110.105-02.02 110.105-03 110.105-03.01 110.105-03.02 110.105-02

ACTAS COMITÉ DE ARCHIVOS U.N. COMITÉ DE ARCHIVO ASESORIAS INTERNAS EXTERNAS INFORMES DE GESTION INTERNOS PROYECTOS DE ARCHIVO


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES Se hace de forma alfabética o numérica según las características de la serie, se deben distinguir de manera cronológica, de la fecha mas antigua- que quedara en la parte superior de la carpeta hasta la más reciente, manteniendo el orden natural de producción. UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION CARPETA DE ARCHIVO Los documentos que conforman el archivo de gestión de las oficinas y que no se encuentren empastados, el comité de archivo debe aprobarlos modelos de carpetas que por sus características evitan el deterioro y perdida de los documentos. Los modelos de carpetas llevan impresos el escudo y el nombre de la institución como representación de su imagen institucional. Los documentos que por su formato sobrepasan los tamaños corrientes, deben depositarse de forma horizontal sin doblarse, para esto se requiere muebles especiales en las oficinas, estos también pueden guardarse enrollados en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de acido ROTULACION E IDENTIFICACION DE HOJAS DE VIDA Para identificación y delimitación del espacio entre serie y subserie, se utilizan laminas de cartulina de un grosor aproximado de 2 mm, de forma y dimensiones archivadores verticales y horizontales, dichas laminas deben marcarse con letra imprenta- mayúscula y negrilla, con el código y el nombres de la respectiva serie letra ARIAL 18, las subseries al igual que la anterior se marca, pero sin negrita y con letra ARIAL 16. Para la identificación de las hojas de vida que se encuentran dentro de las carpetas de archivo, se rotulan cada una de estas con la siguiente información: • El nombre de la unidad documental, con base en la T.R.D . • La fecha o el año en que estos documentos se generaron y si los documentos de una misma hoja de vida sobrepasan la capacidad de una carpeta, el numero que tiene como parte de la hoja de vida. Por ejemplo 1 de 2, carpeta 2 de 2, la rotulación se efectúa sobre los marbetes con los que cuentan la a carpetas.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS NTC 4095: Norma general para la descripción archivística NTC3723: Micrografía, micro información, de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm.tecnicas de operación NTC4080: Micrografía. símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de microfilmes. NTC4436: Información y documentación. Papel para documentos de archivos requisitos para la permanencia y durabilidad. NTC5029: normas sobre la medición de archivos NTC 5174: normas sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata NTC5238: normas sobre la reprografía. Microfilmación series. Procedimiento de filmación

ESTUDIO DE CASO

La empresa Buen Camino Ltda, el día 30 de Noviembre de 2.013 requiere una asesoría en algunos inconvenientes que ha tenido por la elaboración de documentos contables, la empresa recibió un cheque el día 28 de Mayo de 2013 por valor de $30.000.000.oo en la ciudad de Cali, otro cheque lo recibió 20 de Noviembre de 2013 a nombre de Makro S.A. por $20.000.000.oo quien endoso el cheque cruzado para su correspondiente cobro, recoge un cheque para cobro el día 12 de enero de 2014; igualmente recibió una letra de cambio el día 25 de Octubre de 2010 por concepto de una indemnización; la empresa requiere dinero para cancelar las obligaciones laborales del mes de noviembre, que le puede aconsejar Usted como asesor.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO TALLER

1. El 1 de Marzo del 2013 se crea la empresa comercializadora de televisores zenit S.A.S. Con NIT No. 900.450.567-8 de Dirección Cra 13 No. 17 – 24 de la ciudad de Bogotá, Tel: 6214513, con un capital inicial de $ 40.000.000 de pesos aportados por 3 socios y distribuidos así: Socio 1 Calos Gutiérrez C.C. 5.001.234: $15.000.000 en equipo de cómputo Socio 2 Juan Roa C.C. 13.215.567: $10.000.000 vehículo Socio 3 Rosa Huertas C.C. 28.424.434: $10.000.000 en efectivo y una letra de cambio por $5.000.000.oo respaldada por el socio 1. 2. El día 2 de Marzo la DIAN emite resolución de facturación No. 100000002 para la numeración del 1al 1.000. 3. El 2 de se entrega anticipo del 50% para la fabricación de factura a LS Tipógrafos SAS, Nit: 900.456.876-1 Dir. Cl 54 No. 15 – 49 Tel: 3216677; para la realización de 1000 facturas por valor de $100.000. 4. El 3 de marzo se consigna el efectivo recibido en el banco de Bogotá a la cuenta 492- 37274-3 de la sucursal la independencia. 5. El 4 de marzo compra a crédito a Electrodomésticos la décima S.A.S, Nit: 860.531.454-1 Dir. Cra 38 No. 6 – 45 Tel. 2359033 250 neveras a razón de $800.000 cada una. 6. El 5 de marzo compra a crédito 35 neveras a razón de $850.000 cada a ICASA LTDA. NIT 900.315.400-2 Dir. Cl 17 No. 13 – 67 Tel: 5123456. 7. El 10 de marzo vende 110 neveras a $1.800.000 cada Juan Pérez C.C. 4.567.890 Dir. Cra 69 B 14 – 21 Tel 2880065 a crédito. 8. El 12 de marzo Paga por concepto de arriendo $800.000 a Carlos Saavedra C.C. 13.987.654. Dir cra No. 17 – 24 Tel: 5678922 del mes de marzo. 9. El 15 de Marzo presta a Alberto Sánchez C.C. 79.345.678 empleado la suma de $1.000.000 para que le sea descontado en mensualidades de $200.000. y lo respalda con una libranza.


DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU ARCHIVO 10. El 17 de Marzo nos devuelven 10 Neveras del señor Juan Pérez. 11. El 25 de Marzo nos cancelan el saldo de la cartera del señor Juan Pérez. 12. El 30 de marzo el banco nos reporta nota bancaria por venta de chequera valor $300.000. 13. Hacer los soportes contables necesarios en cada una de los puntos señalados incluyendo la apertura de la empresa y contabilizar las operaciones requeridas.



Referencias bibliográficas  Coral Delgado Lucy del Carmen, (2008). Contabilidad Universitaria.Sexta Edicion. Colombia: Mc Graw Hill.  Bolaño A. Cesar A, (1994). Contabilidad Comercial. Grupo Editorial Norma. Colombia.  Código del Comercio.  Ley 594 de 2000 ley General de archivos.  Acuerdo 04 de 2013; regula la tabla de retención documental.  Acuerdo 039 de 2002 regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de T.R.O en desarrollo del Art 24 de la ley 594 de 2000.  Acuerdo 042 de 2002 establece criterios para la organización de los archivos de gestión (Art 2, 3, 4).  Decretos 2578 y 2609 de 2012. 



Control de documento Control

Nombre

Cargo

Dependencia

Instructor

Área de

ABDEL Autor

HERNANDO FAJARDO

Economía

RAMOS

Financiera y de Gestión

Revisión

Dilia Del

Coordinadora

Rosario

Académica

Ceballos Figueroa Aprobación

Jorge Alberto

Subdirector

Bethancur

General

Fecha

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Overview 26281t

More details 6y5l6z

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