Ejemplo De Plan Auditoria Integral f8h
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- Pages: 15
PROCESO
AUDTORÍAS INTEGRAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
VERSIÓN
ELABORÓ: Profesional Oficina de Control Externo Profesional Oficina Asesora de Planeación FECHA:
REVISÓ: Jefe Oficina de Control Externo Jefe Oficina Asesora de Planeación FECHA:
DDJ 1
APROBÓ: Paula Catalina FECHA:
16/04/2018 16/04/2018 16/04/2018 Establecer un procedimiento que permita al Auditor Interno en cumplimiento de las normas vigentes y en el ejercicio de la labor de Auditoría, establecer si las operaciones Financieras, istrativas, operacional, informática, y determinar si se han OBJETIVO realizado conforme a las normas legales, reglamentarias y de procedimiento que le son aplicables.
ALCANCE AMBITO DE APLICACIÓN
Inicia con la recopilación, análisis y evaluación de información que se considere necesaria para la elaboración de Auditoria integral, continúa con la aprobación, Sigue con la gestión y control del Programa de Auditoria integral, con el fin de expresar nuestra opinión profesional sobre la situación actual de la empresa y así mismo realizar las respectivas observaciones para el mejoramiento. Este procedimiento aplica a toda la operación de CASTILLO GUTIERREZ SAS, en consecuencia, a todos los procesos de la Entidad. DEFINICIONES
Alcance de la Auditoria: auditoría integral de la entidad CASTILLO GUTIERREZ S.A.S, con el fin de expresar nuestra opinión profesional sobre la situación actual de la empresa y así mismo realizar las respectivas observaciones. Nuestra opinión se basará en la revisión de cada punto específico de la empresa: Auditoria operacional Auditoria istrativa Auditoría financiera Auditoria informática Auditoría integral Auditado: Paula Catalina Representante legal de la empresa CASTILLO GUTIERREZ SAS, Toda la organización es susceptible de ser auditada, es decir, en todos los niveles jerárquicos e independientemente de la vinculación de sus servidores públicos o colaboradores Auditores: Jessica Carvajal, Diana Arango, Diana Fernández de la firma de auditoria DDJ SAS. Auditor Líder: Jessica Carvajal Pág. 1 de 15
PROCESO
AUDTORÍAS INTEGRAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
VERSIÓN
DDJ 1
DEFINICIONES
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría de Gestión: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos para la organización y con los que se han manejado los recursos. Tiene como objetivo primordial evaluar los objetivos y planes organizacionales, vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento, comprobar la confiabilidad de la información y de los controles, verificar la existencia de métodos adecuados de operación y comprobar la correcta utilización de los recursos. Conclusiones de Auditoria: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma. Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas istrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier otra información, que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo. Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Hallazgo de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Informe de Auditoría: Es el resultado del trabajo realizado por el auditor que contiene las observaciones y recomendaciones, producto de los hallazgos evidenciados.
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PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
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DEFINICIONES Modelo Estándar de Control Interno- MECI: Estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso istrativo y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades del Estado Colombiano hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión, que no permiten alcanzar los objetivos de calidad. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, NTC ISO 19011:2012) Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeño de los Sistemas de Control Interno o de Gestión, o eliminar situaciones de riesgo potencial. Papeles de Trabajo u Hoja de Verificación: Documento de trabajo que permite estructurar la auditoria y desarrollar los procedimientos definidos. Sirve de guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como soporte para realizar las entrevistas. Allí se pueden realizar las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de base para la elaboración del Informe de Auditoria. Al ser un instrumento propio del auditor líder y de los auditores que conforman el equipo de auditoría, los papeles de trabajo pueden ser diseñados por cada uno de los mismos, en busca de cumplir con el objetivo de la auditoría; y por tanto no estarán codificados. Plan de Auditorias: Es el conjunto de actividades diseñadas por el auditor, que contiene los pasos mínimos a seguir en la auditoría. Programa de Autoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, NTC ISO 19011:2012) Un programa de auditoria incluye las actividades para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Sistema Integrado de Gestión (SIG): Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestión no solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino también otros como Desarrollo istrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de la Información, Responsabilidad Social, Gestión Pág. 3 de 15
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DEFINICIONES Documental y Archivos, entre otros que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditoría puede centrarse en uno o en varios de los subsistemas que se encuentren implementados. Técnicas de Auditoria: Son los métodos prácticos de investigación y pruebas que utiliza el auditor para obtener evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones. Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 1. Para efectos de la generación del Programa de Auditoría deberá tenerse en cuenta el nivel de Riesgo de los procesos y procedimientos con que cuenta la Entidad. 2. Las Auditorias de Gestión deberán ser programadas y planificadas para ser ejecutadas durante una vigencia; programación que deberá estar contenida en el Plan Anual de Gestión (PAG), el cual es aprobado por la Alta Dirección de la Entidad. 3. La clasificación de las auditorías que ejecuta la Oficina de Control Interno, son: Auditorías de Gestión y Auditorías al Sistema Integrado de Gestión (SIG). En las Auditorías de Gestión, podrá verificarse aspectos referentes al Sistema Integrado de Gestión (SIG); sin embargo, en las Auditorías al Sistema Integrado de Gestión (SIG), solo se verificarán las normas atinentes a los subsistemas definidos y aprobados en la Entidad. 4. En el caso que la Alta Dirección de la Entidad solicite la realización de Auditorias especiales de Gestión no definidas en el Programa Anual de Auditorías, el Jefe de la Oficina de Control Interno, revisará la viabilidad y factibilidad para la ejecución de la Auditoría; y en caso de serlo, estas deberán ser ejecutadas, de conformidad a lo establecido en los procedimientos Planeación y Ejecución de las Auditorías Gestión (IGPD01). 5. Los Profesionales de la Oficina de Control Interno deberán dar cumplimiento a lo establecido en la “Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno”; el cual tiene como anexo técnico el Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad. 6. Las Auditorías de Gestión, comprenden las siguientes etapas: Planeación, ejecución, presentación de informe (preliminar y final), y seguimiento a los planes de mejoramiento o acciones correctivas formuladas por el (los) proceso (s) auditado (s), a través de la herramienta tecnológica Pág. 4 de 15
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PROCEDIMIENTO
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DDJ 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: dispuesta por la Entidad, actividad que deberá ser ejecutada por el (los) profesional (es) designado (s), de conformidad al “Plan Padrino” establecido por la Oficina de Control Interno; lo anterior con el fin de determinar la eficacia del mismo. 7. El ejercicio de auditoría deberá ceñirse a los preceptos contenidos en el “Estatuto de Auditoría y Código del Auditor”, aprobados mediante Resolución No. 2462 de 25 de julio de 2017. 8. El Jefe de la Oficina de Control Interno, en coordinación con el Gestor de la misma, deberá propender por la actualización y gestión del presente procedimiento, así como la Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01) e Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad. NORMAS REQUISITO LEGAL Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado. Decreto 1826 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO TODA LA NORMA TODA LA NORMA
Artículo 26. Planes de Acción. Con base en el Plan Nacional de Desarrollo Ley 152 de 1994. Por el cual se establece la Ley Orgánica del aprobado cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se Plan de Desarrollo aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar TODA LA NORMA de Control Interno (MECI). Decreto 648 de 2017. Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, reglamentario único del Sector de la TODA LA NORMA Función Pública y los Actos istrativos proferidos por la Superintendencia Nacional de Salud, acatando lo normado en este Decreto. Resolución 678 de 2014. Por la cual se adopta el Sistema TODA LA NORMA Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones.
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ID 1.
1.1.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN ÁREA TAREA RESPONSABLE ¿CÓMO? ¿QUÉ? Elaborar el Programa Anual de Auditorías y Seguimientos Se debe determinar los procesos a auditar (de conformidad con el mapa de procesos aprobado por la Entidad), e identificar las fuentes que se consideren necesarias como insumo para su elaboración. (Está se relaciona con normatividad, planes, programas, proyectos, Sistema Integrado de Gestión, herramientas tecnológicas - hardware y software y servicios tecnológicos), implementados por la Entidad.
Identificar las prioridades de necesidad de Auditorías de Gestión para la vigencia
Teniendo en cuenta elementos de planificación estratégica, así como la recopilación de información de vigencias anteriores, referentes a informes de auditorías, evaluaciones o seguimientos, producto no conforme, acciones correctivas y de mejora y en especial el nivel de riesgos de cada uno de los procesos con que cuenta la Entidad.
Oficina de Control Interno
CARGO
Jefe de Oficina de Control Interno Profesionales Oficina de Control Interno
DDJ 1
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
Oficina de Control Interno
Matriz Priorización de Necesidades de Auditoria Integral Código IGFL01
En todo caso, la Oficina de Control Interno en la planeación de las Auditorias al Sistema Inte4grado de Gestión, tendrá en cuenta los requisitos establecidos en las normas que regulan los diferentes subsistemas, entre otros: las evaluaciones de Riesgos de sistema seguridad y salud en el trabajo y los aspectos ambientales significativos.
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PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
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DDJ 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
1.2.
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
Formulación Programa Anual de Auditorías y Seguimientos
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
Con base en los resultados del análisis de la información, se establecerá y registrará las necesidades de auditorías de Gestión en el formato “Matriz Priorización de Necesidades de Auditoría Integral”, Código IGFL01. A partir de los resultados de la priorización de necesidades para la estructuración del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), este se debe formular, previa la consulta de la disponibilidad de los recursos necesarios (Ejemplo: humanos, físicos, financieros, tecnológicos e informáticos), los cronogramas de actividades claves de la organización que determinen su operación (Ejemplo: vacaciones, cierres de periodos fiscales, proyectos especiales entre otros). El Jefe de la Oficina de Control Interno deberá asignar equipo auditor de acuerdo a su competencia y experiencia; así: 1. Auditor Líder. 2. Auditor (es) acompañante (s). 3. Auditor (es) observador (es).
CARGO
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
Matriz de Formulación del Plan Anual de Gestión PAG (PIFT02) Memorando, código ASFL01 Jefe de Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno
Profesional (es) Asignado (s)
Acta Comité de Control Interno Oficina de Control Interno
Programa Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) IGFT04
Una vez cumplido lo preceptuado en el Decreto 648 del 19 de abril de 2017 (aprobación del Programa Anual de Auditoría por parte del Comité de Control Interno), la Oficina de Control Interno, procederá a incorporar las actividades de Pág. 7 de 15
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VERSIÓN
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
2.
2.1
3
4
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
Auditorías y Seguimientos en el Plan Anual de Gestión, de conformidad con lo establecido en el Procedimiento “Formulación y Elaboración de Planes Institucionales” (PIPD01) y la Guía “Formulación, elaboración, implementación y evaluación del Plan Anual de Gestión” (PIGU01); y se remitirá a la Oficina Asesora de Planeación mediante memorando. Formulación Planes de Auditorías de Gestión 9. La planeación de las Auditorías de Gestión deberá desarrollarse de conformidad con lo estipulado en la Guía Orientación de Actividades Planeación de la de la Oficina de Control Interno (IGGU01). Auditoría numeral 2.2.1. Planeación de Auditorías e Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad. 10.La Ejecución del Plan de Auditoría, se llevará a cabo de conformidad con lo estipulado en el Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad. y la Guía Orientación de Actividades de Ejecución del Plan la Oficina de Control Interno (IGGU01). numeral 2.2.2 Ejecución de la Auditoría, la cual establece: de Auditoría Anunció de la Auditoría Reunión de Apertura Solicitud de Información Verificación In Situ Informe Preliminar Auditoría de Gestión
ÁREA RESPONSABLE
CARGO
Oficina de Control Interno
Equipo Auditor
Oficina de Control Interno
Equipo Auditor
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
Dependen cias y/o Procesos Auditados
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
4.1
4.2
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
CARGO
Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría de Gestión
Una vez recaudada y analizada la información obtenida en desarrollo del proceso auditor, el Equipo Auditor redactará Informe Preliminar de Auditoria, de acuerdo a lo establecido en la Guía Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01). numeral 2.2.3.1 Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría de Gestión
Oficina de Control Interno
Equipo Auditor
Conciliación o Traslado de Informe Preliminar de Auditoría
Una vez elaborado el Informe Preliminar de Auditoría, el Auditor Líder determinará, en atención al Derecho a la Defensa y Contradicción, la pertinencia de Conciliar o Trasladar el Informe Preliminar, de acuerdo a lo establecido en la Guía Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01). numeral 2.2.3.2 Conciliación o Traslado de Informe Preliminar de Auditoría.
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
Memorando, código ASFL01
Oficina de Control Interno
Jefe Oficina Control Interno Equipo Auditor
Dependen cias y/o Procesos Auditados
El informe preliminar se remitirá al responsable del proceso auditado, en los formatos institucionales que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión (Word o Power Point), mediante el Sistema de Correspondencia dispuesto por la Entidad.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
4.3
5
5
6
6
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
En caso de presentarse observaciones al Informe Preliminar de Auditoría, el Jefe de la Oficina de Observaciones por Control Interno asignará al Equipo Auditor a Parte del Proceso través del sistema documental vigente, el Auditado Respecto documento remitido por el Proceso Auditado y se del Informe evaluaran de conformidad con lo establecido en Preliminar de la Guía Orientación de Actividades de la Oficina Auditoría de Control Interno (IGGU01) numeral 2.2.3.3 Observaciones por Parte del Proceso Auditado Respecto del Informe Preliminar de Auditoría Informe Final Auditoría de Gestión Luego de analizadas las observaciones, el Equipo Auditor procederá a la elaboración del Informe Final de Informe Final de Auditoría, de conformidad con lo Auditoría de establecido en el Instructivo Modulo de Auditoras Gestión (IGIN01) y la Guía Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01) numeral 2.2.4 Informe Final de Auditoría de Gestión Publicación en carpeta compartida y página web Finalizado el proceso de auditoría y una vez se hayan generado los correspondientes informes y se incorpore la totalidad de información requerida en el Instructivo del sistema o aplicación definido Publicación por la Entidad, por parte del Auditor Líder, este Informe en Carpeta deberá incorporar en la carpeta compartida de la Compartida y Oficina de Control Interno, el Informe Final de Página Web Auditoría (formato PDF), para que el (la) funcionario (a) designado (a), realice la publicación del mismo en la página web de la Entidad, esto en cumplimiento de los preceptos
ÁREA RESPONSABLE
Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno
CARGO
ÁREA PARTICIP ANTE
Equipo Auditor
Dependen cias y/o Procesos Auditados
Jefe Oficina de Control Interno Equipo Auditor
Profesional Asignado
REGISTRO
Correo electrónico o Memorando, código ASFL01
Dependen cias y/o Procesos Auditados
Publicación Informe en Carpeta Compartida y Página Web
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
7
7
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
CARGO
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
contenidos en la Ley 1712 de Marzo de 2014. La publicación debe cumplir con lo estipulado en el programa presidencial de Gobierno en Línea, específicamente con lo referente a accesibilidad. Planes de Mejoramiento Con ocasión de los hallazgos formulados, en desarrollo del proceso auditor, el líder del proceso auditado, deberá incorporar en la herramienta tecnológica que disponga la Entidad, los Planes de Mejoramiento, (los cuales serán desarrollados a través de acciones correctivas), de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades (PMPD01). Planes de Mejoramiento Producto de las Auditorías de Gestión
El equipo auditor debe hacer seguimiento a la eficacia de las acciones propuestas por los líderes de los procesos en los planes de mejoramiento para eliminar las causas de los hallazgos clasificados como No Conformidades y registrar en la herramienta tecnológica que disponga la Entidad, su concepto, si este es favorable se dará por cerrada la auditoría, de lo contrario el Líder del Proceso deberá formular un nuevo plan de mejoramiento. En caso, que alguno de los líderes de los procesos auditados no formule plan de mejoramiento para superar las no conformidades detectadas en el proceso de auditoría de gestión, Pág. 11 de 15
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VERSIÓN
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
CARGO
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
se entiende que el procedimiento de responsabilidad de la Oficina de Control Interno, ha terminado con el informe final de auditoría.
PUNTOS DE CONTROL ID
1.
2.
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA Recopilar la información necesaria para estructurar el Programa Anual de Auditorías Integrales.
MÉTODO DE CONTROL
Registro en la hoja electrónica con el propósito de identificar y controlar las fuentes de información y las áreas responsables de remitir la información que pueda considerarse como insumo para la elaboración del Programa Anual de Auditorias Integrales.
Presentar y aprobar el Programa Anual Revisión y validación del Programa Anual de Auditorias de Gestión por parte del Comité de Control Interno en el de Auditorias momento de la aprobación del Programa. Integrales
FRECUENCIA
Anual
RESPONSABLE
REGISTRO
Oficina de Control Interno-Profesional
Memorando, código ASFL01 solicitud de información radicado para el caso que aplique
Jefe Oficina de Control Interno Anual
Oficina Asesora de Planeación Comité de Control Interno
3
Designar al Auditor Líder y al Equipo Auditor para cada auditoría integral.
La verificación de requisitos de perfil profesional, así como los atributos, conocimientos y/o habilidades personales. Anual Cuando el equipo y líder auditor se hayan seleccionado se deberá proceder a la elaboración del Plan de Auditoría, en
Oficina de Control Interno
Programa Anual de Auditorias de Gestión aprobado. Guía de Orientación de Actividades de la Oficina Pág. 12 de 15
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PUNTOS DE CONTROL el cual se incorpora el Equipo Auditor y se designa el Auditor Líder, Plan de Auditoría de conformidad a lo establecido en la Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno. El Auditor líder revisa la documentación de trabajo, listas de verificación, cuestionarios relacionados y demás información que aplique en coherencia con el Plan de Auditoria referente. 4
Consolidar y revisar el Plan de Auditoría Integral de Gestión
Teniendo la propuesta de Plan de Auditoria de Gestión definitiva, es revisada y validada por el Auditor Líder con el Jefe de la Oficina de Control Interno, específicamente en la verificación de la consistencia de las técnicas de auditoría a utilizar, la composición del equipo auditor y su competencia colectiva y el riesgo creado por la auditoría para la organización de este.
DDJ 1
de Control Interno
Oficina de Control Interno mensual Auditor Líder y Equipo Auditor
Plan de Auditoria
ANÁLISIS DE TIEMPO La elaboración del Programa Anual de Auditorias de Gestión aproximadamente demanda un mes, ubicado específicamente en el mes de noviembre de cada vigencia, incluye las distintas instancias de revisión, validación y envío a la Oficina Asesora de Planeación para su correspondiente aprobación y publicación. La elaboración del Plan de Auditoria de Gestión se estima aproximadamente una semana, que incluye la selección de equipo auditor, posteriormente la estructuración de planificación y los papeles de trabajo de la auditoría por parte del auditor líder y demás del equipo auditor, así como la revisión, aprobación y comunicación del mismo. En el caso de estructurar un Plan de Auditoria de Gestión para aquellas solicitudes especiales y extemporáneas, se estima una semana para la revisión de viabilidad de planificación de la auditoría, si el resultado es favorable se estima el mismo tiempo para elaborar el Plan de Auditoria establecido anteriormente. Pág. 13 de 15
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Lo anterior, de conformidad a lo establecido en la Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01).
DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. NTC-ISO 19011 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de gestión de la Calidad y/o ambiental ISO 9001 – 2015 ISO 14001 – 2015 ISO 27001 – 2013 OHSAS 18001 – 2007 Cartillas de istración Pública Guía Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría interna o quien haga sus veces, vigentes.
CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO
Adopción del documento
Adopción del documento
DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS Mediante el artículo 7 de la Resolución 1622 del 21 de agosto de 2014 se adoptó el proceso y la documentación relacionada en él. Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó la Resolución 1622 del mismo año y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad.
RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO
FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA
VERSIÓN
Jefe de la Oficina de Control Interno
21/08/2014
1
Jefe de la Oficina de Control Interno
19/12/2014
1
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Normatividad Puntos de Control Documentos de referencia
Ajuste documento
Actualización procedimiento Planeación y Ejecución Auditorías de Gestión
Se eliminó el Decreto 1599 de 2005, MECI. Se cambió el punto de control 7.4 Jefe de la Oficina de por el 7.3 y se agregó el código de la Guía 26/08/2015 Control Interno de auditorías. NURC-3-2015-016802. Mediante memorando NURC: 3-2017017093 se solicita la inclusión del punto 14, en la Actividad relacionada con el Jefe de la Oficina de 01/11/2017 numeral 3.1 Control Interno Se aprueba ajuste mediante memorando NURC: 3-2017-017122 Mediante NURC 3-2017-019936, se solicita LA separaron los procedimientos referentes a auditorias de gestión y al Sistema Integrado de Gestión y se creó el procedimiento, se consolidaron los procedimientos Ejecución de Auditorias Jefe de la Oficina de Integrales de Gestión IGPD02 y 13/12/2017 Control Interno Planeación de las Auditorías Integrales de Gestión en el procedimiento IGPD01 PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE GESTIÓN IGPD01, Y se da respuesta de aprobación con NURC 3-2017-019947
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ELABORÓ: Profesional Oficina de Control Externo Profesional Oficina Asesora de Planeación FECHA:
REVISÓ: Jefe Oficina de Control Externo Jefe Oficina Asesora de Planeación FECHA:
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APROBÓ: Paula Catalina FECHA:
16/04/2018 16/04/2018 16/04/2018 Establecer un procedimiento que permita al Auditor Interno en cumplimiento de las normas vigentes y en el ejercicio de la labor de Auditoría, establecer si las operaciones Financieras, istrativas, operacional, informática, y determinar si se han OBJETIVO realizado conforme a las normas legales, reglamentarias y de procedimiento que le son aplicables.
ALCANCE AMBITO DE APLICACIÓN
Inicia con la recopilación, análisis y evaluación de información que se considere necesaria para la elaboración de Auditoria integral, continúa con la aprobación, Sigue con la gestión y control del Programa de Auditoria integral, con el fin de expresar nuestra opinión profesional sobre la situación actual de la empresa y así mismo realizar las respectivas observaciones para el mejoramiento. Este procedimiento aplica a toda la operación de CASTILLO GUTIERREZ SAS, en consecuencia, a todos los procesos de la Entidad. DEFINICIONES
Alcance de la Auditoria: auditoría integral de la entidad CASTILLO GUTIERREZ S.A.S, con el fin de expresar nuestra opinión profesional sobre la situación actual de la empresa y así mismo realizar las respectivas observaciones. Nuestra opinión se basará en la revisión de cada punto específico de la empresa: Auditoria operacional Auditoria istrativa Auditoría financiera Auditoria informática Auditoría integral Auditado: Paula Catalina Representante legal de la empresa CASTILLO GUTIERREZ SAS, Toda la organización es susceptible de ser auditada, es decir, en todos los niveles jerárquicos e independientemente de la vinculación de sus servidores públicos o colaboradores Auditores: Jessica Carvajal, Diana Arango, Diana Fernández de la firma de auditoria DDJ SAS. Auditor Líder: Jessica Carvajal Pág. 1 de 15
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DDJ 1
DEFINICIONES
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría de Gestión: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos para la organización y con los que se han manejado los recursos. Tiene como objetivo primordial evaluar los objetivos y planes organizacionales, vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento, comprobar la confiabilidad de la información y de los controles, verificar la existencia de métodos adecuados de operación y comprobar la correcta utilización de los recursos. Conclusiones de Auditoria: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma. Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas istrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier otra información, que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo. Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Hallazgo de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Informe de Auditoría: Es el resultado del trabajo realizado por el auditor que contiene las observaciones y recomendaciones, producto de los hallazgos evidenciados.
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PROCESO
AUDTORÍAS INTEGRAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
VERSIÓN
DDJ 1
DEFINICIONES Modelo Estándar de Control Interno- MECI: Estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso istrativo y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades del Estado Colombiano hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión, que no permiten alcanzar los objetivos de calidad. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, NTC ISO 19011:2012) Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeño de los Sistemas de Control Interno o de Gestión, o eliminar situaciones de riesgo potencial. Papeles de Trabajo u Hoja de Verificación: Documento de trabajo que permite estructurar la auditoria y desarrollar los procedimientos definidos. Sirve de guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como soporte para realizar las entrevistas. Allí se pueden realizar las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de base para la elaboración del Informe de Auditoria. Al ser un instrumento propio del auditor líder y de los auditores que conforman el equipo de auditoría, los papeles de trabajo pueden ser diseñados por cada uno de los mismos, en busca de cumplir con el objetivo de la auditoría; y por tanto no estarán codificados. Plan de Auditorias: Es el conjunto de actividades diseñadas por el auditor, que contiene los pasos mínimos a seguir en la auditoría. Programa de Autoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, NTC ISO 19011:2012) Un programa de auditoria incluye las actividades para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Sistema Integrado de Gestión (SIG): Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestión no solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino también otros como Desarrollo istrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de la Información, Responsabilidad Social, Gestión Pág. 3 de 15
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AUDTORÍAS INTEGRAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
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DDJ 1
DEFINICIONES Documental y Archivos, entre otros que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditoría puede centrarse en uno o en varios de los subsistemas que se encuentren implementados. Técnicas de Auditoria: Son los métodos prácticos de investigación y pruebas que utiliza el auditor para obtener evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones. Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 1. Para efectos de la generación del Programa de Auditoría deberá tenerse en cuenta el nivel de Riesgo de los procesos y procedimientos con que cuenta la Entidad. 2. Las Auditorias de Gestión deberán ser programadas y planificadas para ser ejecutadas durante una vigencia; programación que deberá estar contenida en el Plan Anual de Gestión (PAG), el cual es aprobado por la Alta Dirección de la Entidad. 3. La clasificación de las auditorías que ejecuta la Oficina de Control Interno, son: Auditorías de Gestión y Auditorías al Sistema Integrado de Gestión (SIG). En las Auditorías de Gestión, podrá verificarse aspectos referentes al Sistema Integrado de Gestión (SIG); sin embargo, en las Auditorías al Sistema Integrado de Gestión (SIG), solo se verificarán las normas atinentes a los subsistemas definidos y aprobados en la Entidad. 4. En el caso que la Alta Dirección de la Entidad solicite la realización de Auditorias especiales de Gestión no definidas en el Programa Anual de Auditorías, el Jefe de la Oficina de Control Interno, revisará la viabilidad y factibilidad para la ejecución de la Auditoría; y en caso de serlo, estas deberán ser ejecutadas, de conformidad a lo establecido en los procedimientos Planeación y Ejecución de las Auditorías Gestión (IGPD01). 5. Los Profesionales de la Oficina de Control Interno deberán dar cumplimiento a lo establecido en la “Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno”; el cual tiene como anexo técnico el Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad. 6. Las Auditorías de Gestión, comprenden las siguientes etapas: Planeación, ejecución, presentación de informe (preliminar y final), y seguimiento a los planes de mejoramiento o acciones correctivas formuladas por el (los) proceso (s) auditado (s), a través de la herramienta tecnológica Pág. 4 de 15
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PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
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DDJ 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: dispuesta por la Entidad, actividad que deberá ser ejecutada por el (los) profesional (es) designado (s), de conformidad al “Plan Padrino” establecido por la Oficina de Control Interno; lo anterior con el fin de determinar la eficacia del mismo. 7. El ejercicio de auditoría deberá ceñirse a los preceptos contenidos en el “Estatuto de Auditoría y Código del Auditor”, aprobados mediante Resolución No. 2462 de 25 de julio de 2017. 8. El Jefe de la Oficina de Control Interno, en coordinación con el Gestor de la misma, deberá propender por la actualización y gestión del presente procedimiento, así como la Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01) e Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad. NORMAS REQUISITO LEGAL Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado. Decreto 1826 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO TODA LA NORMA TODA LA NORMA
Artículo 26. Planes de Acción. Con base en el Plan Nacional de Desarrollo Ley 152 de 1994. Por el cual se establece la Ley Orgánica del aprobado cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se Plan de Desarrollo aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar TODA LA NORMA de Control Interno (MECI). Decreto 648 de 2017. Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, reglamentario único del Sector de la TODA LA NORMA Función Pública y los Actos istrativos proferidos por la Superintendencia Nacional de Salud, acatando lo normado en este Decreto. Resolución 678 de 2014. Por la cual se adopta el Sistema TODA LA NORMA Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones.
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ID 1.
1.1.
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CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN ÁREA TAREA RESPONSABLE ¿CÓMO? ¿QUÉ? Elaborar el Programa Anual de Auditorías y Seguimientos Se debe determinar los procesos a auditar (de conformidad con el mapa de procesos aprobado por la Entidad), e identificar las fuentes que se consideren necesarias como insumo para su elaboración. (Está se relaciona con normatividad, planes, programas, proyectos, Sistema Integrado de Gestión, herramientas tecnológicas - hardware y software y servicios tecnológicos), implementados por la Entidad.
Identificar las prioridades de necesidad de Auditorías de Gestión para la vigencia
Teniendo en cuenta elementos de planificación estratégica, así como la recopilación de información de vigencias anteriores, referentes a informes de auditorías, evaluaciones o seguimientos, producto no conforme, acciones correctivas y de mejora y en especial el nivel de riesgos de cada uno de los procesos con que cuenta la Entidad.
Oficina de Control Interno
CARGO
Jefe de Oficina de Control Interno Profesionales Oficina de Control Interno
DDJ 1
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
Oficina de Control Interno
Matriz Priorización de Necesidades de Auditoria Integral Código IGFL01
En todo caso, la Oficina de Control Interno en la planeación de las Auditorias al Sistema Inte4grado de Gestión, tendrá en cuenta los requisitos establecidos en las normas que regulan los diferentes subsistemas, entre otros: las evaluaciones de Riesgos de sistema seguridad y salud en el trabajo y los aspectos ambientales significativos.
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CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
VERSIÓN
DDJ 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
1.2.
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
Formulación Programa Anual de Auditorías y Seguimientos
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
Con base en los resultados del análisis de la información, se establecerá y registrará las necesidades de auditorías de Gestión en el formato “Matriz Priorización de Necesidades de Auditoría Integral”, Código IGFL01. A partir de los resultados de la priorización de necesidades para la estructuración del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), este se debe formular, previa la consulta de la disponibilidad de los recursos necesarios (Ejemplo: humanos, físicos, financieros, tecnológicos e informáticos), los cronogramas de actividades claves de la organización que determinen su operación (Ejemplo: vacaciones, cierres de periodos fiscales, proyectos especiales entre otros). El Jefe de la Oficina de Control Interno deberá asignar equipo auditor de acuerdo a su competencia y experiencia; así: 1. Auditor Líder. 2. Auditor (es) acompañante (s). 3. Auditor (es) observador (es).
CARGO
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
Matriz de Formulación del Plan Anual de Gestión PAG (PIFT02) Memorando, código ASFL01 Jefe de Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno
Profesional (es) Asignado (s)
Acta Comité de Control Interno Oficina de Control Interno
Programa Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) IGFT04
Una vez cumplido lo preceptuado en el Decreto 648 del 19 de abril de 2017 (aprobación del Programa Anual de Auditoría por parte del Comité de Control Interno), la Oficina de Control Interno, procederá a incorporar las actividades de Pág. 7 de 15
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CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
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VERSIÓN
DDJ 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
2.
2.1
3
4
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
Auditorías y Seguimientos en el Plan Anual de Gestión, de conformidad con lo establecido en el Procedimiento “Formulación y Elaboración de Planes Institucionales” (PIPD01) y la Guía “Formulación, elaboración, implementación y evaluación del Plan Anual de Gestión” (PIGU01); y se remitirá a la Oficina Asesora de Planeación mediante memorando. Formulación Planes de Auditorías de Gestión 9. La planeación de las Auditorías de Gestión deberá desarrollarse de conformidad con lo estipulado en la Guía Orientación de Actividades Planeación de la de la Oficina de Control Interno (IGGU01). Auditoría numeral 2.2.1. Planeación de Auditorías e Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad. 10.La Ejecución del Plan de Auditoría, se llevará a cabo de conformidad con lo estipulado en el Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad. y la Guía Orientación de Actividades de Ejecución del Plan la Oficina de Control Interno (IGGU01). numeral 2.2.2 Ejecución de la Auditoría, la cual establece: de Auditoría Anunció de la Auditoría Reunión de Apertura Solicitud de Información Verificación In Situ Informe Preliminar Auditoría de Gestión
ÁREA RESPONSABLE
CARGO
Oficina de Control Interno
Equipo Auditor
Oficina de Control Interno
Equipo Auditor
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
Dependen cias y/o Procesos Auditados
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CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
VERSIÓN
DDJ 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
4.1
4.2
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
CARGO
Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría de Gestión
Una vez recaudada y analizada la información obtenida en desarrollo del proceso auditor, el Equipo Auditor redactará Informe Preliminar de Auditoria, de acuerdo a lo establecido en la Guía Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01). numeral 2.2.3.1 Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría de Gestión
Oficina de Control Interno
Equipo Auditor
Conciliación o Traslado de Informe Preliminar de Auditoría
Una vez elaborado el Informe Preliminar de Auditoría, el Auditor Líder determinará, en atención al Derecho a la Defensa y Contradicción, la pertinencia de Conciliar o Trasladar el Informe Preliminar, de acuerdo a lo establecido en la Guía Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01). numeral 2.2.3.2 Conciliación o Traslado de Informe Preliminar de Auditoría.
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
Memorando, código ASFL01
Oficina de Control Interno
Jefe Oficina Control Interno Equipo Auditor
Dependen cias y/o Procesos Auditados
El informe preliminar se remitirá al responsable del proceso auditado, en los formatos institucionales que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión (Word o Power Point), mediante el Sistema de Correspondencia dispuesto por la Entidad.
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CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL
VERSIÓN
DDJ 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
4.3
5
5
6
6
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
En caso de presentarse observaciones al Informe Preliminar de Auditoría, el Jefe de la Oficina de Observaciones por Control Interno asignará al Equipo Auditor a Parte del Proceso través del sistema documental vigente, el Auditado Respecto documento remitido por el Proceso Auditado y se del Informe evaluaran de conformidad con lo establecido en Preliminar de la Guía Orientación de Actividades de la Oficina Auditoría de Control Interno (IGGU01) numeral 2.2.3.3 Observaciones por Parte del Proceso Auditado Respecto del Informe Preliminar de Auditoría Informe Final Auditoría de Gestión Luego de analizadas las observaciones, el Equipo Auditor procederá a la elaboración del Informe Final de Informe Final de Auditoría, de conformidad con lo Auditoría de establecido en el Instructivo Modulo de Auditoras Gestión (IGIN01) y la Guía Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01) numeral 2.2.4 Informe Final de Auditoría de Gestión Publicación en carpeta compartida y página web Finalizado el proceso de auditoría y una vez se hayan generado los correspondientes informes y se incorpore la totalidad de información requerida en el Instructivo del sistema o aplicación definido Publicación por la Entidad, por parte del Auditor Líder, este Informe en Carpeta deberá incorporar en la carpeta compartida de la Compartida y Oficina de Control Interno, el Informe Final de Página Web Auditoría (formato PDF), para que el (la) funcionario (a) designado (a), realice la publicación del mismo en la página web de la Entidad, esto en cumplimiento de los preceptos
ÁREA RESPONSABLE
Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno
CARGO
ÁREA PARTICIP ANTE
Equipo Auditor
Dependen cias y/o Procesos Auditados
Jefe Oficina de Control Interno Equipo Auditor
Profesional Asignado
REGISTRO
Correo electrónico o Memorando, código ASFL01
Dependen cias y/o Procesos Auditados
Publicación Informe en Carpeta Compartida y Página Web
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DDJ 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
7
7
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
CARGO
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
contenidos en la Ley 1712 de Marzo de 2014. La publicación debe cumplir con lo estipulado en el programa presidencial de Gobierno en Línea, específicamente con lo referente a accesibilidad. Planes de Mejoramiento Con ocasión de los hallazgos formulados, en desarrollo del proceso auditor, el líder del proceso auditado, deberá incorporar en la herramienta tecnológica que disponga la Entidad, los Planes de Mejoramiento, (los cuales serán desarrollados a través de acciones correctivas), de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades (PMPD01). Planes de Mejoramiento Producto de las Auditorías de Gestión
El equipo auditor debe hacer seguimiento a la eficacia de las acciones propuestas por los líderes de los procesos en los planes de mejoramiento para eliminar las causas de los hallazgos clasificados como No Conformidades y registrar en la herramienta tecnológica que disponga la Entidad, su concepto, si este es favorable se dará por cerrada la auditoría, de lo contrario el Líder del Proceso deberá formular un nuevo plan de mejoramiento. En caso, que alguno de los líderes de los procesos auditados no formule plan de mejoramiento para superar las no conformidades detectadas en el proceso de auditoría de gestión, Pág. 11 de 15
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VERSIÓN
DDJ 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ID
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
CARGO
ÁREA PARTICIP ANTE
REGISTRO
se entiende que el procedimiento de responsabilidad de la Oficina de Control Interno, ha terminado con el informe final de auditoría.
PUNTOS DE CONTROL ID
1.
2.
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA Recopilar la información necesaria para estructurar el Programa Anual de Auditorías Integrales.
MÉTODO DE CONTROL
Registro en la hoja electrónica con el propósito de identificar y controlar las fuentes de información y las áreas responsables de remitir la información que pueda considerarse como insumo para la elaboración del Programa Anual de Auditorias Integrales.
Presentar y aprobar el Programa Anual Revisión y validación del Programa Anual de Auditorias de Gestión por parte del Comité de Control Interno en el de Auditorias momento de la aprobación del Programa. Integrales
FRECUENCIA
Anual
RESPONSABLE
REGISTRO
Oficina de Control Interno-Profesional
Memorando, código ASFL01 solicitud de información radicado para el caso que aplique
Jefe Oficina de Control Interno Anual
Oficina Asesora de Planeación Comité de Control Interno
3
Designar al Auditor Líder y al Equipo Auditor para cada auditoría integral.
La verificación de requisitos de perfil profesional, así como los atributos, conocimientos y/o habilidades personales. Anual Cuando el equipo y líder auditor se hayan seleccionado se deberá proceder a la elaboración del Plan de Auditoría, en
Oficina de Control Interno
Programa Anual de Auditorias de Gestión aprobado. Guía de Orientación de Actividades de la Oficina Pág. 12 de 15
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VERSIÓN
PUNTOS DE CONTROL el cual se incorpora el Equipo Auditor y se designa el Auditor Líder, Plan de Auditoría de conformidad a lo establecido en la Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno. El Auditor líder revisa la documentación de trabajo, listas de verificación, cuestionarios relacionados y demás información que aplique en coherencia con el Plan de Auditoria referente. 4
Consolidar y revisar el Plan de Auditoría Integral de Gestión
Teniendo la propuesta de Plan de Auditoria de Gestión definitiva, es revisada y validada por el Auditor Líder con el Jefe de la Oficina de Control Interno, específicamente en la verificación de la consistencia de las técnicas de auditoría a utilizar, la composición del equipo auditor y su competencia colectiva y el riesgo creado por la auditoría para la organización de este.
DDJ 1
de Control Interno
Oficina de Control Interno mensual Auditor Líder y Equipo Auditor
Plan de Auditoria
ANÁLISIS DE TIEMPO La elaboración del Programa Anual de Auditorias de Gestión aproximadamente demanda un mes, ubicado específicamente en el mes de noviembre de cada vigencia, incluye las distintas instancias de revisión, validación y envío a la Oficina Asesora de Planeación para su correspondiente aprobación y publicación. La elaboración del Plan de Auditoria de Gestión se estima aproximadamente una semana, que incluye la selección de equipo auditor, posteriormente la estructuración de planificación y los papeles de trabajo de la auditoría por parte del auditor líder y demás del equipo auditor, así como la revisión, aprobación y comunicación del mismo. En el caso de estructurar un Plan de Auditoria de Gestión para aquellas solicitudes especiales y extemporáneas, se estima una semana para la revisión de viabilidad de planificación de la auditoría, si el resultado es favorable se estima el mismo tiempo para elaborar el Plan de Auditoria establecido anteriormente. Pág. 13 de 15
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VERSIÓN
DDJ 1
Lo anterior, de conformidad a lo establecido en la Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01).
DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. NTC-ISO 19011 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de gestión de la Calidad y/o ambiental ISO 9001 – 2015 ISO 14001 – 2015 ISO 27001 – 2013 OHSAS 18001 – 2007 Cartillas de istración Pública Guía Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría interna o quien haga sus veces, vigentes.
CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO
Adopción del documento
Adopción del documento
DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS Mediante el artículo 7 de la Resolución 1622 del 21 de agosto de 2014 se adoptó el proceso y la documentación relacionada en él. Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó la Resolución 1622 del mismo año y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad.
RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO
FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA
VERSIÓN
Jefe de la Oficina de Control Interno
21/08/2014
1
Jefe de la Oficina de Control Interno
19/12/2014
1
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PROCEDIMIENTO
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VERSIÓN
Normatividad Puntos de Control Documentos de referencia
Ajuste documento
Actualización procedimiento Planeación y Ejecución Auditorías de Gestión
Se eliminó el Decreto 1599 de 2005, MECI. Se cambió el punto de control 7.4 Jefe de la Oficina de por el 7.3 y se agregó el código de la Guía 26/08/2015 Control Interno de auditorías. NURC-3-2015-016802. Mediante memorando NURC: 3-2017017093 se solicita la inclusión del punto 14, en la Actividad relacionada con el Jefe de la Oficina de 01/11/2017 numeral 3.1 Control Interno Se aprueba ajuste mediante memorando NURC: 3-2017-017122 Mediante NURC 3-2017-019936, se solicita LA separaron los procedimientos referentes a auditorias de gestión y al Sistema Integrado de Gestión y se creó el procedimiento, se consolidaron los procedimientos Ejecución de Auditorias Jefe de la Oficina de Integrales de Gestión IGPD02 y 13/12/2017 Control Interno Planeación de las Auditorías Integrales de Gestión en el procedimiento IGPD01 PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE GESTIÓN IGPD01, Y se da respuesta de aprobación con NURC 3-2017-019947
DDJ 1
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3
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