Estruturas Organizacionais On-line Unip 321h6g

Habilitado Conteúdo UNIP Conteúdo 1 – Estruturas Organizacionais 1 – Estruturas Organizacionais 1.1. INTRODUÇÃO As organizações são tão antigas quanto à história do Homem (Gibson 1981), como também são as idéias sobre como istrá-las (Hampton 1992). Até o século ado, as pessoas tinham uma visão relativamente limitada do papel que poderiam desempenhar nas organizações, em função de que a sociedade ainda detinha uma situação estática, não havendo nenhuma necessidade maior de novas práticas de comportamento social. Este quadro mudou drasticamente com o surgimento da Teoria Clássica de istração, que teve início no começo do século XIX e durou até o inicio do século XX com uma forte influência de forças sociais, econômicas e tecnológicas mais amplas, que contribuíram para a precipitação da transição de uma sociedade agrária para uma sociedade industrial. Organizações estão entre as instituições mais importantes da sociedade como principal meio para a realização de trabalho produtivo e a criação de valor econômico. Elas são também um importante meio pelo qual as pessoas satisfazem suas necessidades de realização individual e de filiação social, pois é através dela que os valores culturais são perpetuados de geração a geração. (Prof. Sério) O que é uma organização? São entidades sociais, que são dirigidas por metas, são desenhados como sistemas de atividades deliberadamente estruturados e coordenados e são ligados ao ambiente externo.

Evolução da Teoria e da Prática nas Organizações Para entendermos as organizações precisamos considerar algumas premissas: ·

As organizações diferem uma das outras.

· Estrutura, pessoal e funcionamento diferem uma das outras mesmo que produzindo produtos e tendo recursos humanos semelhantes atuando num mesmo ambiente geográfico. · As variáveis fundamentais que compõem uma organização foram objeto de abordagens que procuram solucionar as questões organizacionais: 1)

Escola Clássica ou istração Científica

2)

Escola das Relações Humanas

3)

Abordagem Estruturalista

4)

Abordagem de Sistemas Abertos

5)

Abordagem Contingencial

Tendências da Teoria das Organizações O surgimento de novos ingredientes de gestão nas organizações transferiu a essência do estudo organizacional para a análise dos processos, incluindo-se os processos críticos. Novas abordagens contemplarão a informação, o conhecimento, o crescimento pessoal e darão importância não crucial às arrumações tradicionais como organograma, descrição de cargos, hierarquizações e manualizações. Tais arrumações tradicionais serão úteis à medida que se integrarem a novas ações organizacionais. Quem detiver meios e modos de trabalhar e entender a informação estará à frente. Esta é a nova meta: conhecer para vencer. (Daft)

1.2.

ENTENDENDO AS ORGANIZAÇÕES

Para entender as organizações por inteiro, é preciso vê-la como um sistema. Um sistema é um conjunto de elementos interativos que recebe entradas do ambiente, transforma-as, e emite saídas para o ambiente externo. A necessidade de entradas e saídas reflete a dependência do ambiente. Os elementos interativos significam que as pessoas e os departamentos dependem um dos outros e devem trabalhar juntos.

Questões: 1. Explique a organização funcionando como um sistema Resp:

As organizações são estruturadas para capturar e dirigir os sistemas de fluxos e para definir os inter-relacionamentos das diferentes partes. Uma estrutura proposta por Henry Mintzberg sugere que toda organização possui 5 componentes: o núcleo técnico (ou operacional), a alta istração (ou Cúpula Estratégica), a istração média (ou intermediária), o e técnico (ou tecnoestrutura) e o e istrativo (ou assessoria de apoio). Os 5 componentes da organização podem variar em tamanho e importância dependendo do ambiente, tecnologia e outros fatores

1.3

Fundamentos da estrutura organizacional

O processo de organizar consiste em dividir e estabelecer blocos de atividades, identificandoas e individualizando-as de acordo com suas particularidades e características, tornando-os eficientes e produtivos para a organização. Os critérios destes blocos e suas decorrentes distribuições é que originará as estruturas organizacionais, que, será o extrato prático e comportamental da organização. Portanto, será elemento fundamental na eficiência do movimento de transição entre organização e istração, e na istração a função de organizar assume importância fundamental. Podemos assim afirmar que a função de organizar é determinar de forma coordenada o relacionamento dos vários fatores conexos para a realização do plano pré-estabelecido. A organização, também deve examinar e analisar uma vasta gama de fatores tangíveis e intangíveis para fundamentar sua estrutura organizativa e operacional. Assim a estrutura organizacional indica o conjunto das relações existentes entre os vários organismos da

organização. Ela expõe, portanto, um quadro amplo da divisão e subdivisão da distribuição da autoridade, da responsabilidade, nos mais diferentes níveis. “A estrutura organizacional é a conformação que se atribui a organização a fim de que esta possa eficientemente alcançar os objetivos pré estabelecidos”. (Luciano Ronchi - Organização Métodos e Mecanização). (Prof. Sério)

1.3.1

Conceito e finalidade da estrutura organizacional

a) O que é uma Estrutura Organizacional? É o resultado de um processo através do qual a autoridade é distribuída, as atividades desde os níveis mais baixos até a alta istração são especificadase um sistema de comunicação é delineado permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para o atingimento dos objetivos organizacionais. (EO) Organogramas e descrições de funções são os instrumentos mais utilizados para formalizar uma estrutura. b) O que é um Organograma? É uma representação gráfica simplificada da estrutura organizacional de uma instituição, especificando os seus órgãos, seus níveis hierárquicos e as principais relações formais entre eles. Sua finalidade é permitir uma visualização rápida e real de como a empresa está organizada. Não pretende ser completa, precisa e abrangente.

2. Defina estrutura organizacional Resp:

1.4

Fatores delineadores da estrutura organizacional (Transcrito de Organizações Teoria e Projetos – Daft – pag. 15/16 e 18).

A visão sistêmica diz respeito às atividades dinâmicas em curso dentro das organizações. O o seguinte para o conhecimento das organizações é considerar dimensões que descrevem traços específicos do projeto ou desenho organizacional. Essas dimensões descrevem as organizações quase do mesmo modo como os traços físicos e de personalidade descrevem as pessoas. As dimensões organizacionais se dividem em dois tipos: estrutural e contextual, ilustrados na figura 10 (veja abaixo).

Fig. 10 – A Interação das Dimensões Contextuais e Estruturais. Fonte: Organizações Teorias e Projetos (Daft – pg. 15).

As dimensões estruturais fornecem rótulos para descrever as características internas de uma organização. Elas criam uma base para se medir e comparar organizações. As dimensões contextuais caracterizam toda a organização, inclusive seu porte, tecnologia, ambiente e metas. Elas descrevem o ajuste organizacional que influencia e molda as dimensões estruturais. As dimensões contextuais podem confundir porque representam tanto a organização como o ambiente. Elas podem ser encaradas como um conjunto de elementos superpostos subjacentes à estrutura e aos processos de trabalho de uma organização. Para conhecer e avaliar organizações é preciso examinar as dimensões estrutural e contextual. Essas dimensões do desenho da organização interagem entre si e podem ser ajustadas para alcançar seus propósitos.

1.4.1. Dimensões Estruturais a) A formalização diz respeito ao volume de documentação escrita da organização. A documentação inclui procedimentos, descrições de cargos, regulamentos e manuais de políticas. Esses documentos escritos descrevem comportamentos e atividades. A formalização muitas vezes é medida pela simples contagem das páginas de documentação existentes na organização. Grandes universidades estaduais, por exemplo, tendem a ter grande formalização porque tem diversos volumes de normas escritas para aspectos como registros, eliminação e acréscimo de aulas, associações de alunos, controle de dormitórios e assistência financeira. Uma pequena empresa familiar, ao contrário, pode não ter praticamente nenhuma norma escrita e seria considerada informal. b) A especialização é o nível em que as tarefas organizacionais são subdivididas em cargos separados. Se a especialização for extensiva, cada funcionário desempenha apenas um estreito leque de tarefas. Se for baixa, os funcionários desempenham um grande número de tarefas em seus cargos. A especialização por vezes é referida como divisão do trabalho. c) A hierarquia de autoridade define quem se reporta a quem e a esfera de controle para cada gerente. A hierarquia é retratada pelas linhas verticais de um organograma. A hierarquia esta relacionada com o limite de controle (o número de funcionários que se reportam a um supervisor). Quando os limites de controle são estreitos, a hierarquia tende a ser alta. Quando os limites de controle são largos, a hierarquia de autoridade será mais baixa. d) A centralização refere-se ao nível hierárquico que tem autoridade para tomar uma decisão. Quando a tomada de decisões é reservada para o nível mais elevado, a organização é centralizada. Quando as decisões são delegadas a níveis organizacionais mais baixos, ela é descentralizada. As decisões organizacionais que podem ser centralizadas ou descentralizadas incluem a compra de equipamentos, o estabelecimento de metas, a escolha de fornecedores, a estipulação de preços, a contratação de funcionários e a decisão de territórios de marketing. e) O profissionalismo é o nível de educação formal e de treinamento dos funcionários. O profissionalismo é considerado elevado quando os funcionários devem receber longos períodos de treinamento para assumir cargos na organização. Ele geralmente é medido como o número médio de anos de formação dos funcionários, que pode chegar a vinte na área médica e menos de dez numa empresa construtora. f) As taxas de pessoal referem-se ao desmembramento de pessoas pelas várias funções e departamentos. As taxas de pessoal incluem o grau istrativo, o grau burocrático, o grau de assessoria profissional e a proporção da mão-de-obra indireta para a direta. A taxa de pessoal é medida fazendo-se a divisão do número de funcionários de uma classificação pelo número total dos funcionários da organização.

3. Explique a hierarquia de autoridade esclarecendo a amplitude de controle Resp:

1.4.2. DIMENSÕES CONTEXTUAIS a) Tamanho é a magnitude da organização em termos do número de pessoas na organização. Pode ser medida para a organização como um todo ou para componentes específicos, como uma instalação ou uma divisão. Como as organizações são sistemas sociais, o tamanho costuma ser medido pelo número de funcionários. Outras medidas como o total de vendas ou o total de haveres também refletem o tamanho, mas não indicam o volume do componente humano do sistema social. b) Tecnologia organizacional é a natureza do subsistema de produção, incluindo as ações e técnicas utilizadas para transformar as entradas organizacionais em saídas. Ela se refere a como a organização realmente fabrica produtos e serviços que provê os consumidores e inclui, por exemplo, a manufatura auxiliada por computador (CAM), sistema avançado de informações e a Internet. Uma linha de montagem automotiva uma sala de aula e um sistema noturno de entrega de embalagem são tecnologias, embora difiram entre si. c) O Ambiente inclui todos os elementos além dos limites da organização. Entre os elementos principais estão a industria, o governo, os consumidores, os fornecedores e a comunidade financeira. Elementos ambientais que mais afetam uma organização são muitas vezes outras organizações. d) As Metas e Estratégias da organização definem o propósito e as técnicas competitivas que a distinguem das outras organizações. As metas muitas vezes são escritas como uma declaração duradoura dos intentos da empresa. Uma estratégia é um plano de ação que descreve a alocação de recursos e as atividades para lidar com o ambiente e alcançar as metas organizacionais. As metas e estratégias definem o escopo das operações e o relacionamento com funcionários, clientes e concorrentes. e) A Cultura de uma empresa é o conjunto subjacente de valores, crenças, conhecimentos e normas essenciais compartilhados pelos funcionários. Esses valores subjacentes podem referir-se ao comportamento ético, compromisso com os funcionários, eficiência ou serviços aos clientes, e fornecem a cola para manter unidos os componentes da organização. A cultura de uma organização não é escrita, mas pode ser observada em suas histórias, slogans, cerimônia, maneiras de vestir e disposição dos escritórios.

4. Que elementos ambientais mais podem afetar uma organização e por qual razão? Resp:

Conteúdo 2 – CICLO DE VIDA O estudo relacionado ao ciclo de vida das organizações, dificilmente nos conduzirá a um modelo referencial padrão que possa ser aplicado indiscriminadamente ao universo organizacional. Conhecimento e sensibilidade do profissional serão fundamentais para qualquer diagnóstico. Assim como o ciclo de vida dos seres humanos, as organizações surgem como seres vivos, para satisfazer necessidades pessoais e sociais. Assim, satisfeitas ou atingidas esta satisfação a mesma torna-se obsoleta. Desta forma, cada período do ciclo de vida de uma organização é composto de uma série de características e que, à medida que surgem novas características estas se tornam obsoletas, surgindo então ciclos de vida. À medida que a organização vai mudando suas características estará mudando também de fase, seus processos, necessidades, objetivos, portanto mudando de fase seu desenvolvimento em seu ciclo de vida. Lezana (1996) diz que “o processo evolutivo de uma empresa compreende uma serie de etapas que devem ser superadas, desde a criação até a empresa se transformar numa instituição efetivamente consolidada.” Independentemente

de

seu

tamanho,

as

empresas

am

por

fase

de

desenvolvimento, ciclos de vida, que apresentam novas e diferentes situações, tanto ligadas ao próprio crescimento como ligadas à explosão de crises. Marques (1994) diz que “a vida das organizações apresenta um razoável grau de semelhança com o ciclo de vida dos organismos vivos: nascem, tem infância e adolescência, atingem a maioridade, envelhecem e morrem”, o mesmo Marques também afirma que “o ciclo de vida das organizações pode ser chamado também de estágios de desenvolvimento organizacional, isto porque existem elementos na vida de uma empresa, o crescimento e o desenvolvimento. Crescimento está ligado à idéia de incrementos

quantitativos,

enquanto

desenvolvimento

diz

respeito

à

progressão

qualitativa”. Em suma, sustentabilidade ao crescimento. Na verdade o ciclo de vida é um conjunto de fases ou etapas que uma empresa percorre durante sua vida, que caracterizam o nascimento, o fracasso (se for o caso), decadência e estabilização. Ainda que se alterem as denominações destas fases, a grande maioria dos estudiosos do ciclo de vida organizacional definem estes estágios. A cada vez que um novo estágio sucede ao anterior, novo conjunto de regras, funcionamento interno e relações com os ambientes são solicitados e desencadeiam novas necessidades e ações na organização. Como estabelecer o momento adequado? Como promover as mudanças ou equacionar estes problemas que são inerentes a todas as organizações? Crescer é preciso, pelo menos para que a organização permaneça economicamente sadia. Parar de crescer é estagnar e

deixar as oportunidades arem. Nesta hora, tanto empreendedores, executivos e gerentes tem que ter a máxima atenção e coadunar conhecimento e “feeling” para decidir no momento e na hora certa. As teorias sobre ciclo de vida são, sem dúvida, uma metodologia para diagnosticar, avaliar, definir e implementar o crescimento de forma sustentável, combinando crescimento orgânico com crescimento estrutural, isto sim, mantendo a saúde da organização. Os modelos apresentados pela literatura localizam as empresa em estágios de acordo com certas características preponderantes na mensuração e identificação da maturidade organizacional.

Pequenas organizações bem-sucedidas tendem a crescer. Este crescimento pode trazer consigo uma maior burocratização e redução na flexibilidade. A experiência tem demonstrado que a sobrevivência, continuidade do sucesso e do crescimento dependem do quanto a organização consegue beneficiar-se das vantagens do tamanho mesclando alguns de seus pontos fortes da época em que era pequena. No processo de crescer e desenvolver, a organização a, normalmente, por diferentes tipos de crises. Segundo Greiner (1967) para uma empresa industrial há 5 fases conforme mostra a próxima figura. Para ele, cada estágio evolutivo ou de crescimento é marcado por um período de crescimento e termina os ciclos com período de revolução ou de crise. Este período assemelha-se a teria de Kaufmann, onde tudo deve ser revisto, reavaliado e mudado se for o caso.

Fase 1. Criatividade: • os proprietários da empresa são geralmente muito orientados para a tecnologia e para o mercado, mas pouco orientados para a atividade gerencial; • a comunicação entre os colaboradores e a direção é frequente e informal; • o trabalho é intenso, e a remuneração baseia-se na promessa de participação nos resultados futuros da empresa; • o controle do negócio é feito com base na aceitação do cliente ao produto

Fig. 11 – As cinco fases de crescimento. Fonte: Greiner 1972.

Fase 2. Direção: • utilização de uma departamentalização departamental/ funcional, separando as atividades de produção das de marketing. Os cargos tornam-se mais especializados; • sistemas de custos para compras e controle de estoques são implantados; • sistemas de incentivos e orçamentos são adotados; • comunicação torna-se mais formal à medida que aumenta o número de níveis hierárquicos e cargos de chefia; • o controle é efetuado pelo gerente geral e seus subordinados diretos. Os níveis abaixo tomam pouca decisão. Fase 3. Delegação e descentralização: • maior responsabilidade e autoridade são delegadas aos gerentes de níveis hierárquicos mais baixos; • centros de lucro e prêmios são utilizados para estimular os colaboradores; • a direção limita-se a gerenciar por exceção, baseando-se em relatórios periódicos do negócio; • a direção concentra seus esforços em novos negócios. Fase 4. Coordenação: • integração das unidades organizacionais em grupos de produtos; • estabelecimento de procedimentos formais de planejamento; • assessorias de planejamento e controle constituídas a níveis da direção;

• investimentos de capital, cuidadosamente alocados aos vários grupos de produtos, tendo como um dos critérios básicos o retorno sobre o investimento; • centralização de certas funções como relações públicas e setor jurídico.

Fase 5. Colaboração: • comportamento mais livre e flexível com autodisciplina; • problemas solucionados por equipes formadas por elementos das várias áreas da empresa — grupos de melhoria; • a estrutura matricial/inovadora é utilizada com freqüência; • assessores da direção são reduzidos em número e am a ter um papel mais consultivo em vez de diretivo; • sistemas formais simplificados; • reuniões da direção acontecem com mais frequência; • programas de treinamento aos gerentes com foco em técnicas comportamentais; • encorajada a experimentação de novos procedimentos.

A maioria dos empreendedores deseja que suas organizações cresçam. Entretanto, à medida que uma empresa se torna maior e mais complexa, os gerentes precisam desenvolver sistemas e procedimentos que os ajudem a orientar e controlar a organização.

As organizações de hoje – grandes e pequenas – estão procurando obter formas de flexibilidade e capacidade de resposta em um mercado em rápida transformação. No entanto, a flexibilidade sem o controle adequado pode resultar em um desastre. Um dos motivos pelo qual muitos empreendedores fracassam em instalar controle corretos é seu receio de que a empresa se burocratize, o que geralmente é associado a formalidade, ineficiência e inflexibilidade. Embora a burocracia tenha sido acusada de muitos pecados, também trazem efeitos positivos, sendo que a maioria das grandes empresas revela características burocráticas e são altamente eficazes: organizam, definem responsabilidades, fixam a cultura e são referência para treinamento, crítica e melhoria contínua, entre outros. O grande desafio é crescer sem perder as características de quando era pequeno: ágil e focada nos clientes.

Conteúdo 3 – ESTRUTURAS TRADICIONAIS

Vasconcellos

&

Hemsley (1986)

defendem

uma classificação

de

estruturas

organizacionais em tradicionais e inovativas. De acordo com os autores, estruturas tradicionais adaptam-se melhor às empresas que desenvolvem atividades repetitivas, com atuação em ambientes estáveis, enquanto as estruturas inovativas são uma solução para ambientes organizacionais mais complexos. A tônica nas primeiras décadas do século XX se concentrava na busca de racionalizar o trabalho para garantir e aumentar a produção e para este objetivo as estruturas eram implementadas e colocadas a funcionar. Cury (2000) cita que as práticas istrativas desse período voltavam-se para a analise das atividades das empresas, nos estudos de estruturas e da departamentalização. A este enfoque foi dado o nome de Escola Tradicionalista, também conhecida como Mecanicista ou de istração Científica. Os mais proeminentes representantes desta escola foram: Taylor, Fayol, Gulick, James Mooney e muitos outros. Os dois maiores foram Taylor e Fayol que estabeleceram os princípios da escola e cuja bibliografia estabeleceu os parâmetros para a consolidação metodológica e de atuação. Esta escola liderada por Taylor e Fayol pregava a ênfase da estrutura organizacional como forma de aumentar o fluxo de trabalho, aprimorar as relações entre cada segmento da empresa, dividindo o trabalho e concentrando as especializações, obtendo assim ganhos de eficiência. A escola tradicionalista tem uma abordagem de conceito verticalizado que caminha hierarquicamente da direção para a execução das tarefas. As estruturas tradicionais “são as formas clássicas desenvolvidas em ambiente estáveis caracterizadas por rigidez e padronização, ou seja, apresentam visão estática e mecânica da organização” (Olivares 1999). Segundo Vasconcellos & Hemsley (1986) “é resultante da utilização das formas convencionais

e

departamentalização”. Surge

então

o

alinhamento

entre

Estruturas

Tradicionais e os chamados Sistemas Mecânicos – típicos das estruturas tradicionais.

Estruturas Tradicionais x Sistemas Mecânicos

Estruturas Tradicionais - Alto nível de formalização - Unidade de comando - Especialização elevada - Comunicação vertical - Utilização de formas tradicionais de departamentalização

Sistemas Mecânicos

- Ênfase exclusivamente individual e nos cargos da organização - Relacionamento do tipo autoridade – obediência - Rígida adesão à delegação e à responsabilidade dividida - Rígida divisão do trabalho e supervisão hierárquica - Tomada de decisão centralizada - Solução de conflitos por meio de repressão, arbitragem e/ou hostilidade.

3.1. DEPARTAMENTALIZAÇÃO – VANTAGENS E DESVANTAGENS:

A departamentalização não é privilégio exclusivo de uma escola. Podemos inferir que a escola é a ação, enquanto a departamentalização é o instrumento para a consecução dos objetivos. A departamentalização é uma forma sistematizada de agrupar atividades em frações organizacionais definidas, sem preterir a divisão do trabalho, com vistas a obter melhor adequação da estrutura organizacional, bem como a manutenção das dinâmicas de fluxo e ação. Vasconcellos & Hemsley (1986), definem departamentalização como “o processo de agrupar indivíduos em unidades para que possam ser istrados.” Departamentalizar também é agrupar de acordo com um critério especifico de homogeneidade das atividades e correspondentes recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas, chama-se departamentalização, que exige a aplicação de alguns objetivos observância de alguns fatores fundamentais para sua otimização: a) Aproveitamento da especialização, aumentando a eficiência; b) Maximização dos recursos disponíveis; c) Controle; d) Coordenação; e) Descentralização; f) Integração entre ambiente e organização; g) Redução de conflitos. Alguns

fatores

precisam

também

ser

considerados

no

processo

de

departamentalização. Estes fatores devem ser flexíveis a fim de garantir a composição da estrutura segundo os objetivos diagnosticados:  Importância das Atividades – Quanto mais importante for uma atividade para o produto/serviço final, mais elevado deve ser seu nível na hierarquia.

 Ênfase na Especialização – assegurar maior efetividade às unidades com base na especialização, permitindo plano de ação compatível com as necessidades da organização.  Processo de Coordenação – deve ser orientada no sentido de facilitar a coordenação.

Caso

determinadas

atividades

precisam

ser

estreitamente

coordenadas ou têm o mesmo objetivo devem ser subordinadas a uma só liderança.  Autoridade – deve haver linha clara e definida de autoridade.  Responsabilidade – Quem comanda tem absoluta responsabilidade pelos atos de seus comandados.  Processo de Controle – deve existir sempre para facilitar o próprio controle e permitir a rastreabilidade.  Custo da Estrutura – cuidar para que a estrutura não extrapole com reflexos no custo operacional da organização. Algumas recomendações de princípios precisam ser observadas quando da implementação de departamentalização. Estas recomendações são: 

Princípio do maior uso – o departamento que faz o maior uso

de uma atividade deve tê-la sob sua jurisdição. 

Princípio do maior interesse – o departamento que tem o

maior interesse pela atividade deve supervisioná-la. 

Princípio da separação e do controle – a atividade de controle

deve estar separada das atividades controladas. 

Princípio de supressão da concorrência – eliminar a

concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento. Os critérios mais tradicionais de departamentalização praticados pela escola Clássica de istração são os seguintes:

FORMAS TRADICIONAIS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO 1 – Funcional

2 – Geográfica

3 – Produtos ou Serviços

4 – Fases ou Processo de Produção

Consiste no agrupamento das atividades e tarefas de acordo com as funções principais desenvolvidas dentro da empresa. Devem ser agrupadas as atividades que se realizam em um determinado território. Agrupam na mesma unidade as pessoas que lidam com um mesmo produto; linda de produtos ou serviços. Freqüentemente utilizada nas empresas industriais nos níveis mais baixos da

estrutura organizacional das áreas produtivas ou de operações. 5 – Clientes

Divide as necessidades organizacionais para que cada uma delas possa servir a um diferente cliente.

6 – Período

Organizações que operam 24 horas por dia são obrigadas a criar unidades cuja única diferença é o período no qual suas equipes trabalham. A natureza da atividade permanece a mesma.

7 – Amplitude de Controle

Há casos e que a necessidade de departamentalização é conseqüência somente do limite do chefe para comandar. Neste caso, as unidades são formadas levando-se em conta o número máximo de pessoas que o chefe pode coordenara eficientemente.

Fig. 15 – Principais Formas Tradicionais de Departamentalização. Fonte: Vasconcellos & Hemsley (2002) – Estrutura das Organizações – adaptada.

Para todo planejamento estratégico é importante conhecer os objetivos, instrumentos para delineá-lo e suas vantagens e desvantagens antes da decisão relacionada ao risco. Não é diferente com relação às estruturas organizacionais. A figura 16 (abaixo) baseada nas estruturas tradicionalistas mais comuns, elenca vantagens e desvantagens, bem como os conceitos de cada uma a fim de contribuir para o entendimento prático quando da eventual implementação.

Tipo de departamentalização tradicional

Amplitude de Controle

Funcional

Territorial ou Geográfica

Produtos

Conceito

Vantagens

Desvantagens

Agrupamento de certo número, máximo de pessoas não diferenciáveis que, a partir dessa situação, têm obrigação de executar tarefas sob as ordens de um superior.

1. Facilidade para medir resultados e definir claramente níveis de responsabilidade. 2. Flexibilidade na definição de unidades de trabalho quanto ao número de trabalhadores.

1. Desintegração e diferenças entre unidades organizacionais tanto em número quanto em quantidade dos trabalhadores. 2. Dificuldade para diferenciar os méritos do pessoal e traduzi-los em compensação, segundo o valor agregado de cada unidade organizacional.

Agrupamento pelo critério de habilidade ou conhecimento técnico de algumas áreas funcionais ou organizacionais; entre elas, marketing, finanças, etc. ou domínio de algum segmento dentro de uma delas, como vendas ou preço, na área de marketing. Representa, portanto, a especialização do trabalho.

1. Maior satisfação dos técnicos, advinha da maior estabilidade do grupo. 2. Melhor utilização dos recursos materiais. 3. Mais fácil e eficiente gestão em cada área funcional.

1. Resposta lenta às modificações ambientais. 2. Pode fazer com que as decisões se acumulem nos níveis mais elevados; sobrecarga na direção. 3. Leva a má coordenação horizontal entre os departamentos (interdepartamental) devido à formação.

Agrupamento das unidades organizacionais pelo critério de localização de várias unidades dispersas ou distribuídas em diversos locais, ou seja, alocadas pelo critério de desconcentração.

1. Obter vantagens econômicas de determinadas operações locais. 1. Maior facilidade de conhecer os fatores e os problemas locais por ocasião da decisão. 2. Possibilidade de uma ação mais imediata em determinada região.

1. Probabilidade de ocorrência de rivalidade entre as diferentes sedes regionais. 2. Falta de uma cultura única, o que faz surgirem várias subculturas. 3. Desintegração e diferenças entre unidades organizacionais tanto em número quanto em quantidade dos trabalhadores.

Agrupamento das unidades organizacionais tendo como critério as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços da

1. Maior e melhor integração do pessoal que produz um mesmo tipo de produto ou serviço. 2. Melhor emprego dos recursos destinados a cada produto.

1. Dificulta a integração e a padronização entre as linhas de produtos e serviços. 2. Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos ou serviços se

ou Serviços

Processos Produtivos

Clientes

Período

empresa. Com essa departamentalização, as divisões podem ser organizadas segundo produtos individuais, serviços, grupo de produtos.

3. Desenvolvimento tecnológico do produto favorecido.

tornam muito mais poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa. 3. Rivalidade entre unidades organizacionais encarregadas dos diversos tipos de produtos ou serviços.

Agrupamento das atividades de acordo com as etapas de um processo. Portanto, considera a maneira pela qual são executados os trabalhos ou processos para a consecução de uma meta ou objetivo específico.

1. Maior especialização de recursos alocados na várias fases do processo. 2. Claro sistema de controle e definição da responsabilidade por cada parte do processo. 3. Elevada integração entre o pessoal interno de cada unidade que faz parte de um processo.

1. Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo. 2. No caso de ausência de atividades paralelas, acontecem demoras no processo já que uma parte dele deve ser acabada para ser iniciada outra. 3. Flexibilidade restrita para ajustes no processo.

Agrupamento das unidades organizacionais com base em critérios mercadológicos de vendas, ou seja, emprega conceitos de segmentação de nichos de mercado ou clientes específicos.

1. Foco de mercado preciso com estratégias dirigidas a esse mercado quanto a produto, preço, praça e promoção; evitando-se desperdício de recursos. 2. Consolidação da imagem e do prestígio da organização por se destacar e ser forte em determinado mercado no qual possa atuar de acordo com as características do consumidor.

1. Focando um único segmento ou nicho de mercado, a organização perde a possibilidade de abranger outros segmentos. 2. Pode-se procurar dar toda a atenção ao cliente, esquecendo-se dos demais aspectos e, muitas vezes, esquecendo-se dos próprios objetivos da organização.

Agrupamento por divisão de horários ou turnos de trabalho, sem que exista qualquer mudança das características concementes a público alvo, produção, etc.

1. Na existência de diferenciação e na elaboração dos padrões técnicos do produto, dado que o trabalho é padronizado. 2. Continuidade do mesmo ritmo de trabalho, por rotatividade dos empregados. 3. Capacitação profissional semelhante para os trabalhadores visando ao seu melhor desenvolvimento.

1. Em alguns casos o salário por turnos noturnos é maior do que diurnos gerando diferença na remuneração de trabalhadores que executam as mesmas tarefas e, assim, descontentamento de alguns funcionários e uma possível sobrecarga na folha salarial. 2. Alterações provocadas, normalmente negativas, sejam de ordem biológica ou familiar na vida do trabalhador.

Fig. 16 – Principais Conceitos, Vantagens e Desvantagens de Departamentalização. Fonte: Vasconcellos & Hemsley (2002, pg 15) – Estrutura das Organizações – adaptado.

Evidentemente, o que define graficamente a estrutura e identifica fisicamente as interações organizativas é o Organograma, a figura 17 abaixo procura identificar, a guisa de exemplo, cada uma das estruturas departamentais citadas na figura 15.

Fig. 17 – Exemplos de Organogramas. Fonte: Adaptada de Vasconcellos & Hemsley (2002)

Conteúdo 4 – ESTRUTURAS INOVATIVAS / ADAPTATIVAS / AVANÇADAS A cronologia com a qual abrimos este tópico serve para nos dar a exata dimensão das mudanças estruturais promovidas nos processos istrativos ao longo do período apontado, bem como as adequações às estruturas organizacionais. Entre a década de 40/50, floresceram as novas teorias que foram alem da teoria clássica a partir de 50 e culminaram com o surgimento de estruturas mais flexíveis e de modelagem fundamentada nos ambientes externos.

- Linha de montagem

- 2ª Guerra Mundial

- Controle estatístico de qualidade

- Controle estatístico de qualidade

1920

1940

- Controle de qualidade chega ao Japão por meio de Deming

- Qualidade total de Figenbaum e Ishikawa

- Qualidade assegurada - Auditoria de qualidade

- Qualidade como estratégia de negócio

- Norma ISO 1950

1960

1980

Séc. XXI

DÉCADAS Fig. 18 – Evolução do processo istartivo. Fonte – Amaru Maximiano – Introdução a istração – adaptada.

Para que uma organização se mantenha saudável, sob a ótica da istração e sob a pressão promovida pelas rápidas mudanças ambientais, é necessária a aproximação cada vez maior entre as estruturas e as demandas dos ambientes. Há que se cuidar para que as culturas moldadas anteriormente nas instituições não se tornem impermeáveis, concretando tanto portas de entrada como de saída, isto é, desconsiderando a realidade dos movimentos ao seu redor, gerando uma cultura imutável e prejudicial a organização. Teóricos de Desenvolvimento Organizacional afirmam que: a única maneira viável de mudar uma organização é mudar sua cultura. Mercados, ambientes e concorrências mudaram a incrível velocidade no pósguerra, de modo a quase eliminar a resistência das estruturas tradicionais ao impacto das mudanças. Neste contexto ganha força a escola neoclássica de istração e dando oportunidade ao surgimento de novas teorias, que terminam por evoluir as formas de estruturas organizacionais, através de novos postulados, novas pesquisas, novas formas de considerações às estruturas, ao individuo, e aos anseios pessoais e grupais. Estes estudos am a considerar, como grande diferencial, resultados e objetivos organizacionais focalizando principalmente as praticas istrativas, não deixando, contudo, de considerar os aspectos humanos e do comportamento coletivo dentro da organização. Surge então as teorias de Desenvolvimento Organizacional – DO, intimamente ligada aos conceitos de mudança e de capacidade adaptativa à mudança, contribuindo de forma crescente ao surgimento das estruturas inovativas, também chamadas de modernas e contemporâneas. As estruturas inovativas são formas novas, mais ativas e dinâmicas, que respondem ou se adaptam às constantes mudanças do contexto das organizações (Olivares 1999: 44). A figura 18 retrata as modelagens organizacionais que comentamos, de forma bastante resumida, com suas tipologias particulares e alguns indicadores básicos.

ORGANIZAÇÕES INDICADORES 1 – Enfoque Básico

Tradicional - Análise das atividades

Moderna

Contemporânea

- Comportamento humano - Clientes e não clientes

das empresas 2 – Ambiente da empresa 3 – Essência da istração

- Autoritária

- Consultiva

- Participativa

- Princípios de istração

- Conceito de cultura

- Empowerment - Gerência participativa - Processos

4 – Visão do mundo

5 – Estrutura organizacional

- Sistema fechado

- Sistema aberto

- Hoslística

- Linear

- Função

- Projeto

- Staff and line

- Divisional

- Matricial

- Funcional

- Colateral

- Colegiado

- Equipes - Processos

6 – Tomada de decisão

- Individual e centralizado

- Processo decisório

- Processo decisório com informação e negociação.

Fig. 19 – Quadro Evolutivo das Organizações. Fonte: Antonio Cury – Organização e Métodos, Uma Visão Holística.

Cada vez mais as estruturas tradicionais, baseadas somente na hierarquia e divisão funcional do trabalho, tais como as estruturas linear e funcional estão se tornando mais raras e menos usuais por não corresponderem as expectativas istrativas atuais. As estruturas inovativas por sua vez, frente às mudanças dos ambientes istrativos, aliada as pesquisas e teorias emprestadas do Desenvolvimento Organizacional, trouxeram novas alternativas às estruturas. Adaptando os conceitos de Departamentalização, estas estruturas traduziram as novas técnicas e necessidades oriundas de fatores como globalização, foco de custos, agregação de valor e resultados, motivação pessoal e profissional, e outras. Diversos autores contemporâneos como: Tom Peters, Michael Hammer, Peter Drucker, Henry Mintzberg e tantos outros tem falado de organizações inteligentes, empresa auto desenhada (em se tratando de organograma), e organizações em rede ou mesmo virtuais. Estes são modelos descritivos e gráficos (quando possível) que procuram retratar as atuais tendências no mundo das organizações e influenciando os conceitos de “Management”. A figura 20 estabelece as principais formas de departamentalização e/ou apresentação nas estruturas inovativas e contemporâneas, bem como analisa as vantagens e desvantagens de cada uma.

Estruturas Inovativas X Sistemas Orgânicos

Estruturas Inovativas - Baixo nível de formalização - Multiplicidade de comando - Diversificação elevada - Comunicação horizontal e diagonal - Utilização de formas avançadas de departamentalização

Sistemas Orgânicos - Ênfase nos relacionamentos entre e dentro dos grupos - Confiança e crença recíprocas - Interdependência e responsabilidade multigrupal - Tomada de decisão descentralizada - Amplo compartilhamento de responsabilidade e controle - Solução de conflitos através de negociação ou de solução de problemas.

5. Diferencie um sistema mecânico de um orgânico Resp:

Fig. 20 – Características das Estruturas Inovativas e Sistemas Orgânicos. Fonte: Vasconcellos $ Hemsley, 1986 – adaptado.

Nem sempre é possível retratar de forma clara a dinâmica de alguns modelos de organização, tendo em vista as dificuldades de se montar uma arquitetura, uma vez que em alguns casos elas são meramente conceituais. De qualquer modo, damos a seguir exemplos de alguns modelos, os principais, para que haja entendimento simultâneo entre conceitos e arquitetura, bem como visão comparativa entre os conceitos mostrados na figura 20. As figuras a seguir visualizam as arquiteturas organizacionais principais entre as estruturas inovativas e contemporâneas. Tipo de departamentalização tradicional

1Divisonal

Conceito

Vantagens

Desvantagens

Constitui estruturas com certo grau de autonomia, conhecida como unidades estratégicas de negócios, sujeitas ao comando de uma unidade matriz central que gere estrategicamente a organização como um todo, diante da qual todas as unidades devem responder por objetivos e contribuição aos lucros da corporação.

1. Cada gerente, em função do mercado, orienta estrategicamente suas atividades com relação a produtos, programação, expansão, comercialização, custos e lucratividade. 2. Permite a utilização máxima da capacidade individual e do conhecimento especializado, favorecendo a inovação, o crescimento e a diversificação de produtos e mercados.

1. sacrifica a especialização funcional e as economias de escala pela diferenciação de produtos e suas diferentes estruturas. 2. Dificulta a integração e a padronização entre as linhas de produtos. 3. Leva à má coordenação entre as linhas de produtos.

2Projetos

3Matricial

4 – Mista ou Híbrida

5 - Rede

6– Horizontal por Processos

7– NovosEmpreendimentos

Agrupamento de pessoas utilizando como critério o projeto no qual estão envolvidos naquele determinado instante. Cada projeto é como se fosse um ―departamento temporário‖ cujo chefe é o gerente do projeto, cuja equipe é a equipe do projeto e que existe enquanto o projeto não termina. Terminada a tarefa, o pessoal, temporariamente havia sido destinado a ela é designado para outros departamentos ou outros projetos.

1. Possibilita que os funcionários envolvidos tenham elevado grau de conhecimento de todos os trabalhos inerentes ao projeto. 2. Tem alto grau de versatilidade e adaptabilidade, aceitando novas idéias e técnicas durante o desenvolvimento dos trabalhos. 3. Permite alto grau de responsabilidade do grupo de execução do projeto.

1. O caráter temporário dá um sentido de instabilidade ocupacional ao pessoal da equipe. 2. Geralmente não apresenta um sistema adequado de comunicação e de tomada de decisão principalmente porque cada grupo procura dedicar-se ao seu próprio projeto, esquecendo que é parte integrante da empresa. 3. Dificuldades para definir planos de carreira e de remunerações ao longo do tempo.

Utilização simultânea de dois ou mais tipos de departamentalização sobre o mesmo grupo de pessoas. Geralmente é a combinação entre os tipos funcional e por projetos ou por produtos; entretanto, outras combinações são possíveis.

1. Interações constantes entre especialistas diversos para produzir inovações que permitam consolidar corecompetences que facilitam o aprimoramento tecnológico. 2. A movimentação de equipes de um projeto para outro, de acordo com as necessidades permite à organização maximizar o emprego das destrezas profissionais.

1. Conflitos de interesse entre os chefes funcionais e os chefes de projetos. 2. Faz com que os participantes experimentem dupla autoridade, o que pode ser frustrante e confuso.

Agrupamento multifocalizado no sentido de que os produtos e as funções, ou os produtos e as geografias, por exemplo, são priorizados simultaneamente.

1. São correspondentes às das departamentalizações híbridas.

1. Tem potencial para excessiva sobrecarga istrativa. 2. Conduz a conflitos entre divisões e departamentos corporativos.

Conjuntos de organizações ou divisões, independentes, que se juntam rapidamente para explorar oportunidades de rápida mudança em seu mercado, ou seja, são estruturas menos formais e mais oportunistas. A rede divide custos, habilidades e o aos mercados globais, com cada organização compartilhando a sua competência distintiva. Três formas de rede: interna, estável e dinâmica.

1. Integração e compartilhamento integral da organização. 2. Alto grau de interação com clientes e fornecedores. 3. Elevada capacidade de adaptação às mudanças. 4. Melhor aproveitamento de recurso e novas formas de gestão de pessoal.

1. Pouco controle devido às operações não estarem sob o mesmo teto e os gerentes terem de confiar em subcontratantes independentes para realizar o trabalho. 2. Frágil lealdade dos funcionários devido à alta rotatividade gerada pelo comprometimento deles somente com suas próprias tarefas ou com o subcontratante podendo assim ser demitidos a qualquer momento em favor de um novo subcontratante.

Agrupamento em que: 1. A estrutura é em fluxos de trabalho ou de processos e as fronteiras entre os departamentos são eliminadas. 2. A hierarquia vertical é reduzida. 3. As tarefas gerenciais são delegadas ao nível mais baixo. A maioria dos funcionários trabalha em equipes multidisciplinares e autodirigidas, organizadas em torno de um processo.

1. Ligação com fornecedores e clientes: cadeia de valor. 2. Existem barreiras reduzidas, praticamente inexistentes entre os departamentos, o que significa obter cooperação com a tarefa total na cabeça. 3. O moral é melhor porque os funcionários se entusiasmam com seu envolvimento e participação.

1. Os empregados têm de despender mais tempo em longas reuniões para coordenar e alcançar decisões consensuais. 2. Políticas de remuneração e de carreira não-definidas claramente. 3. Temporalidade das equipes de trabalho.

As atividades de inovação deveriam ser separadas das rotineiras. Quando a inovação for aceita deverá ar para a área operacional e o grupo de novos empreendimentos ará a se preocupar com a próxima inovação.

1. Aumento do número de inovações e soluções integradas. 2. Permite a alocação de pessoas que tenham perfil compatível com as atividades rotineiras e inovativas.

1. Dificuldade da transferência da atividade desenvolvida no departamento inovativo para a divisão rotineira. 2. Cria uma classe de ―cabeças de ouro‖ que devido a maior autonomia que possuem poderiam resultar em conflitos intra-organizacionais.

Fig. 21 – Principais Conceitos, Vantagens e Desvantagens de Departamentalização. Fonte: Vasconcellos & Hemsley (2002, pg 15) – Estrutura das Organizações – adaptada