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PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA 1. CONCEPTO: Los programas son una versión escrita de los planes de auditoria. En el cual se pude verificar una lista de los procedimientos de auditoria a aplicar, sino también su alcance; distribución del tiempo y asignación de los diversos del equipo de auditoria. 2. VENTAJA DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA  Un buen programa de auditoria brinda las siguientes ventajas:  Permite determinar con mayor facilidad las áreas en las que se puede solicitar colaboración del cliente con la preparación de elementos de juicio.  Permite fundamentar más adecuadamente el alcance de los trabajos.  Permite una mejor división de tareas entre el equipo de auditores internos.  Anticipa la detección de problemas y su análisis.  Puede ser empleado en más de una auditoria. 3. LAS NORMAS DE AUDITORIA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA La evaluación de las actividades de la empresa, debe ser convenientemente controlada por medio de la utilización de Programas de Auditoria, tal como establece las normas de auditoria, en lo referente a su planificación. Los programas de auditoria son planes que se realizan por adelantado para la realización de una avaluación, y están basados en el propósito formulado para la evaluación, así como de la información disponible que posee el auditor con el propósito de obtener un mayor conocimiento sobre la actividades, procesos, procedimientos y otros aplicados en la empresa. 4. CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA Los programas de auditoria Operacional se preparan progresivamente, en base a los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla.  La preparación de los programas de auditoria Operacional dependen de un gran número de factores tales como la naturaleza, ramo en el que opera y complejidad de las actividades, externas e internas, bajo

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examen; no es factible preparar programas de auditoria de carácter estándar.  Los Programas de Auditoria Operacional se refieren a fases de la auditoria, es decir, a etapas o momentos del examen y por otras a condiciones, áreas débiles, hallazgo, etc. Cada programa de auditoria debe contener las siguientes partes, considerando que se trata de un papel de trabajo: Área de identificación:      

Razón social de la empresa o entidad. Nombre del programa de auditoria. Alcance del examen. Identificación del responsable de su preparación. Fecha de inicio del examen o aplicación del programa. Fecha de conclusión del examen.

Área de Análisis:       

Propósito del examen. Pasos o procedimientos a desarrollar. Métodos o fuentes de la Información. Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento. Fecha de conclusión del paso o procedimiento. Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento. Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de su no – ejecución.

5. LOS ASPECTOS QUE AMERITAN UNA EXPLICACION MAS AMPLIA DE SUS CARACTERISTICAS 

Propósito del Examen

Este se refiere a los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen, aspecto por el cual debe de ser expuesto de manera clara y precisa para su comprensión por parte del personal que aplicara este programa.

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Se debe considerar en este segmento los criterios de auditoria aplicables en el examen que se definen como aquellas “normas razonables que permiten comparar y evalúa condiciones existentes”. 

Pasos o procedimientos a desarrollar

Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones específicas para llevar a cabo el examen. Estos deben cumplir los siguientes criterios:   



Se debe de escribir en tercera persona por la connotación de orden que tiene cada paso de procedimiento. Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoria, buscando obtener el máximo beneficio. Cada paso, que es una instrucción debe de ser planteado de manera completa, para que el responsable de su ejecución comprenda de manera plena la naturaleza de la instrucción. Justificar la incorporación de un nuevo paso o procedimiento en el programa de Auditoria, para evitar la inclusión de procedimientos innecesarios.  Métodos o Fuentes de la Información

Con el propósito de obtener el máximo rendimiento dl personal a cargo de la aplicación del programa, se debe incorporar posibles métodos y fuentes para la obtención de información.  Los programas de auditoria son papeles de trabajo por lo cual se debe aplicar, en su preparación, normas referentes a su identificación, supervisión, control y referenciación.  Los propósitos del examen deben ser fáciles de comprender y alcanzables.  Los programas de auditoria, excepto en de auditoria preliminar, deben ser preparados de manera específica.  Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no de pregunta.  Los pasos o procedimientos deben de implicar el uso de una o más técnicas.  Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos. 6. TECNICAS DE AUDITORIA

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Las técnicas de auditoria son métodos prácticos normalmente aplicados por los auditores durante el curso de sus labores. De acuerdo a la ejecución de las fases seva determinando cuales técnicas se va emplear, una vez seleccionada estas se convierten en procedimientos de auditoria. Las técnicas de Auditoria son métodos y pruebas que se utilizan para lograr la evidencia y fundamentar un hallazgo de auditoria. Los Procedimientos: Son las operaciones o pasos específicos a aplicar en una evaluación específica y recopilar evidencias para respaldar una observación o hallazgo. Los procedimientos son una manera específica de aplicar técnicas. Estos definen ¿Qué Hacer?, ¿Quién?, ¿Dónde? Y ¿Cuándo?. Los Métodos: Son un conjunto de instrucciones detalladas que definen la forma en que se debe llevar a cabo una operación; los métodos son un complemento y definen el ¿Cómo Hacerlo?. 7. CLASES DE TECNICAS  Análisis. Se refiere básicamente a descomponer un todo en las partes que lo forman. Se aplica a la evaluación de las actividades ejecutadas por la empresa, con el propósito de establecer si dichas actividades, se realizan con eficiencia, eficacia y economía.  Inspección. Significa tomar conocimiento de la existencia de cosas o actividades desarrolladas por personas. Como instalaciones, equipos, inmuebles, vehículos, etc.  Observación Esta técnica se aplica a las actividades para observar la forma o formas en que se ejecutan las operaciones, procedimientos, métodos, etc.  Comparación.

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Es la relación entre dos o más elementos que están bajo examen, con el propósito de establecer analogías o diferencias.  Documentación. Es justificar datos procesos, decisiones, rendimientos, etc. Con documentos existentes o desarrollados por el auditor, como evidencia analítica.  Rastreo. Es la realización del seguimiento de un conjunto de antecedentes relacionados con un asunto en especial, proceso istrativo o técnico.  Encuesta. Constituye la recopilación de información de fuentes externas a la empresa mediante cuestionarios, casi siempre de la calidad de los bienes y servicios ofrecidos por ella.  Sospecha. Practica utilizada en auditoria, que consiste en la acción de recelar o desconfiar de alguna información que por diversas circunstancias especiales no se permiten otorgarle crédito suficiente. 8. TECNICAS CUANTITATIVAS DE ANALISIS ISTRATIVO En el marco de las técnicas de análisis istrativos y aplicables en la evaluación de las operaciones de una empresa, podríamos considerar las siguientes: o Análisis de series de tiempo o Correlación. o Números índices. o Simulación. o Pruebas Colectivas o Muestreo. a) b) c) d)

Muestreo al Azar. Muestreo Consecutivo. Muestreo Periódico. Muestreo Estratificado.

9. DETERMINACION DE LAS TECNICAS Y / O PRACTICAS APLICABLES Dentro del programa de auditoria operativa existen dos técnicas principales:

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a) Entrevistas. b) Observaciones de Campo.

a) ENTREVISTAS. Las entrevistas con los ejecutivos y funcionarios de la empresa son practicadas por el auditor con el propósito de obtener información detallada sobre las características de un sistema, un procedimiento o un método. Las entrevistas deben celebrarse, en primera instancia, con el ejecutivo de más alta jerarquía a cuyo cargo éste el área funcional o proceso sujeto a estudio. Las entrevistas con funcionarios y empleados de menor jerarquía serán necesarias a medida que la investigación involucre más detalles de los procedimientos y métodos de examen. Durante la realización de las entrevistas el auditor necesita conocer las interrogantes:  ¿Qué?  ¿PARA QUE?  ¿DÓNDE?  ¿CUÁNDO?  ¿QUIÉN?  ¿CÓMO? Para obtener información b) OBSERVACIÓN DE CAMPO. El proceso de obtención de conocimientos no será completo ni profesional si carece en el campo de la observación de los procedimientos que aplica la empresa. Esta característica permite aseverar que el auditor operativo es “UN AUDITOR ACTIVO”, por cuanto está en o con las formas de hacer las cosas en la realidad.

Esta técnica es muy útil ya que permite familiarizarse con el personal de la empresa y con los procesos mismos, de tal forma que podemos tener una visión más objetiva.

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10. CLASES DE PROGRAMAS Los programas de auditoria operativa pueden ser de las siguientes clases: 

Memorándum de Planificación En atención a lo señalado en las normas de auditoria, se considera de utilidad preparar un memorándum de planificación que comprende información introductoria de carácter general referida a la empresa, área, programa, función, etc. Bajo examen.

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Programa de Auditoria Preliminar o Diagnostico Por las características de la evaluación a practicar y el tipo de información que se precisa, este programa es de carácter estándar con un formato más o menos similar, de acuerdo con las peculiaridades, necesidades y objetivos formulados.

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Programa de Auditoria para el Desarrollo de Áreas Críticas. Con base en los resultados de la auditoria preliminar, se deben diseñar programas adicionales, hacia lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditoria, lo que está sujeta al grado de complejidad, que este tenga. En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados, determinando si una situación requiere acción correlativa, y si el asunto de hecho es de total importancia que merezca tal acción y determine la acción correlativa a ser recomendada o su discontinuación por ser relevante.

11. REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE PLANEAMIENTO Y CONTROL.

Para la evaluación y revisión del sistema da planeamiento y control, el equipo de auditoria podría ser ampliado e incluir algún otro auditor experimentado 8

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en esta función. Todavía no se requiere asistencia o auxiliares de auditoria ni personal de apoyo especializado. En la realidad no se pueden identificar las áreas de especialización requeridas hasta la determinación de las áreas críticas al concluir esta fase. La duración de esta fase normalmente seria dos o tres veces el número de días hombre de la primera fase. Sin embargo, es importante recordar que esta fase aún es preliminar a las labores de examen profundo, evitar entrar en demasiado detalle en ninguna área o actividad. Esta fase tiene los propósitos de: Identificar las áreas críticas o problemáticas de mayor significación que merezcan un examen más profundo y cuyos resultados podrían conllevar a beneficios muy importantes. Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase. Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe. 12. EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS El examen profundo de las áreas críticas constituye entre el 80% y 90% de las labores de auditoria operacional y obviamente es la fase más importante. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para examen profundo al concluir la segunda fase. Es esencial haber terminado las condiciones actuales, los criterios de comprobación y evaluación, el efecto negativo dela causa o causas que motivaron cada desviación o problema identificado. En la tercera fase se amplía el equipo de auditoria de acuerdo a las necesidades específicas, aumentado auditores tanto como asistentes o auxiliares de auditoria necesario. Normalmente en la auditoría operacional no debe utilizarse más de un asistente o auxiliar por cada auditor, debido la necesidad de que existe una estrecha y adecuada supervisión de sus labores. Además cuando sea necesario en esta fase se pueden utilizar especialistas en áreas técnicas específicas, únicamente por el tiempo indispensable, en las áreas críticas examinadas de acuerdo a las circunstancias. Dichos servicios no siempre son necesarios y por su elevado costo deben ser limitados solamente a los aspectos indispensables del examen.

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Al terminar la tercera fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase, atravez del planeamiento de la estructura, organización y contenido del informe, así como el planeamiento de las conferencias o conferencias finales.

13. COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS La comunicación de los resultados es muy similar en la auditoría financiera y auditoria operativa. Constituye la comunicación verbal de una o más conferencias finales efectuados al finalizar el trabajo de campo para cumplir el borrador de informe, su presentación final debe ser por escrito. Como la comunicación es el resultado de la auditoria viene a constituir el producto final del programa del auditor y debido a su importancia este trabajo debe ponerlo a conocimiento, por anticipado verbalmente luego discutirlo y presentarlo.

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