Recursos De Microsoft Project 3a3i4g

UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS, FISICAS, QUIMICAS

CARRERA DE INGENIERIA CIVIL

CREDITO: PROGRAMACION DE OBRA

TEMA: LOS RECURSOS USADOS EN MICROSOFT PROJECT

AUTORES: BAQUE VILLAFUERTE FABRICIO NÍCOLAS ALVAREZ ORTEGA ALFREDO AVENDAÑO ROBLES WILTER ALBAN MACIAS STALIN

DOCENTE: ING. TEOFILO CALDERERO

PORTOVIEJO, SEPTIEMBRE 2013 – FEBRERO 2014

Función de los recursos Los recursos son necesarios para completar las tareas reales del proyecto. Existen dos tipos de recursos: recursos de trabajo y recursos de material. Puede utilizar recursos para indicar las personas o cosas que se necesitan para completar las tareas de la programación. Puede crear recursos en el proyecto y después asignarlos a tareas. A continuación, las tareas se programan de acuerdo con el trabajo de los recursos, las unidades de asignación y los calendarios de recursos, lo cual permite una programación más precisa. Enfoque de los recursos en el proyecto De manera específica, debe utilizar recursos en el proyecto si su objetivo es:  Realizar un seguimiento del trabajo que realizan las personas y el equipamiento, o de la cantidad de material utilizado, para completar las tareas.  Garantizar un estricto control de los gastos y una buena comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, disminuye el riesgo de que las tareas se pasen por alto.  Ser más preciso a la hora de programar la duración de las tareas y el momento en el que es probable que se completen.  Realizar un seguimiento de los recursos a los que se les ha asignado un volumen de trabajo excesivo o insuficiente.  Controlar los gastos por tiempo de recursos y costos. Los recursos de trabajo Los recursos de trabajo son el equipo y las personas que completan tareas dedicando tiempo o trabajo a las mismas. Los recursos de trabajo son distintos de los recursos materiales, ya que éstos son las existencias de bienes consumibles utilizados para completar una tarea. Cuando se crea un recurso de trabajo, se hace en un contexto de tiempo. Puede definir un nuevo recurso de trabajo indicando cuánto tiempo (o la capacidad máxima) tendrá que dedicar al proyecto en su conjunto: tiempo completo (100%), tiempo parcial (por ejemplo, 50%) o múltiple (por ejemplo 300% para tres carpinteros que trabajen en el mismo proyecto). Del mismo modo, al asignar un recurso de trabajo a una tarea, se especifica la parte del tiempo de ese recurso que está disponible para dicha tarea. Es lo que se denomina unidades de asignación. El recurso puede estar asignado a tiempo completo (100%), a tiempo parcial (por ejemplo 20%, con el resto del tiempo disponible para otras asignaciones) o múltiple (por ejemplo 200% para dos fontaneros asignados a una tarea). Los recursos de material Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artículos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Algunos

ejemplos de recursos materiales son el hormigón, el acero, los tubos, la madera y el cristal. Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo, como las personas y el equipo, que utilizan tiempo en lugar de material para completar las tareas. Cuando crea un recurso material, establece que es un material y no un recurso de trabajo. Asimismo, define la etiqueta del material, o unidad de medida, para ese material. Por ejemplo, metros cúbicos, toneladas o cajas. Cuando asigna un recurso material a una tarea, especifica el consumo de material para la asignación, por ejemplo, 10 toneladas de acero (que es un consumo fijo de material). También se puede establecer si el uso de material está basado en el tiempo; por ejemplo, 2 toneladas de acero al día (que es un consumo variable de material). Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo por varios motivos:  Los campos de grupo de trabajo y tasa de horas extra están deshabilitados.  No se puede especificar la disponibilidad de unidades.  Los recursos materiales no están redistribuidos.  Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos.  Los costos por uso se acumulan de una forma diferente. 

Introducción de la información de recursos en el plan Puede ir introduciendo los recursos a medida que los va asignando a las tareas, o puede utilizar una lista de recursos que cree o comparta con otro proyecto. El método que utilice dependerá de las necesidades del proyecto, del uso de recursos en el departamento y del uso de recursos en toda la compañía.

Al introducir recursos en el proyecto, puede elegir entre crear una lista de recursos o introducirlos a medida que los asigna a las tareas. Puede introducir los recursos siguiendo uno de estos procedimientos:  Crear una lista de recursos en el plan del proyecto.

Compartir recursos de un fondo de recursos con otros proyectos.  Compartir una lista de recursos creada en otro plan de proyecto.  Utilizar los recursos de empresa de la organización (los recursos de empresa sólo están disponibles en Project Professional 2003.) Crear una lista de recursos en el plan del proyecto si éstos se van a utilizar sólo en dicho proyecto. Puede introducir toda la información de recursos de una vez en la vista Hoja de recursos. La información de un recurso incluye el nombre de éste, la capacidad máxima, el grupo del recurso, el tipo y los costos. Si usa Project Professional, puede introducir recursos de empresa si desea compartirlos con otros jefes de proyecto de toda la organización. Un proyecto puede contener tanto recursos de empresa como recursos que no formen parte de la lista de recursos de empresa. Compartir la lista de recursos creada en otro plan de proyecto si los recursos que necesita aparecen en ésta. Si se utilizan recursos de otro proyecto, la lista de recursos de éste se muestra en el plan del proyecto. Compartir recursos de un archivo de fondo de recursos (un archivo .mpp) con otros proyectos si hay varios proyectos que utilizan repetidamente los mismos recursos. Un fondo de recursos en un archivo del proyecto que sólo contiene la información de recursos que se va a compartir con otros proyectos. El método que utilice dependerá de las necesidades del proyecto, del uso de recursos en el departamento y del uso de recursos en toda la compañía. 

Organización y agrupación de los recursos A efectos organizativos, los recursos pueden agruparse de tres maneras distintas:  Puede crear un esquema de recursos utilizando códigos de esquema personalizados.  Puede usar el campo Grupo para especificar categorías de recursos.  Puede crear nombres consolidados de recursos que representen una categoría para las asignaciones. Puede utilizar códigos de esquema personalizados para definir un código alfanumérico que represente una estructura de recursos jerárquica o agrupada. Los códigos de esquema son etiquetas personalizadas para los recursos que comparten los mismos rasgos. Puede utilizar códigos de esquema personalizados como 1026, Arquitecto5, o NIVEL-4 para agrupar los recursos de la forma que desee. También puede crear códigos de esquema para representar la estructura detallada de la organización, los códigos de trabajo o los códigos de contabilidad de los costos asociados a los recursos. Una vez asignados estos códigos a los recursos, puede agruparlos, filtrarlos o ordenarlos para reflejar la estructura que desea ver al mostrar la información de recursos. Si utiliza el campo Grupo, puede agrupar, filtrar u ordenar los recursos según el criterio de éste. Si usa nombres de recursos consolidados, puede asignar y

realizar un seguimiento de varios recursos como si se tratara de un único recurso. Tenga en cuenta la forma en que desea asignar y realizar el seguimiento de varios recursos del mismo tipo. Por ejemplo, si hay cuadro ingenieros en el proyecto, puede escribir sus nombres o títulos individualmente. Utilice este método si es importante saber qué ingeniero está asignado a cada tarea y si desea realizar un seguimiento individual del tiempo y los costos de cada uno de ellos. Puede seguir utilizando el campo Grupo para revisar la información combinada de los cuatro ingenieros. Si aún no ha completado el personal, pero sabe que va a necesitar cuatro ingenieros de los que desea realizar un seguimiento individual, será mejor que los introduzca individualmente desde el exterior. Puede introducir recursos de texto genérico, por ejemplo, Ingeniero1, Ingeniero2, etc. Después, a medida que vaya contratando o asignando los ingenieros reales, puede sustituir el texto genérico por los nombres de éstos sin que ello afecte a ninguna de las asignaciones realizadas. Por otra parte, también puede crear un grupo de recursos denominado Ingenieros, y si sus integrantes son cuatro recursos a tiempo total, puede establecer su capacidad máxima en 400%. Use este método si las asignaciones de tareas de los ingenieros son intercambiables y desea efectuar un seguimiento de su tiempo y sus costos como grupo. Disponibilidad de recursos La disponibilidad de recursos es el tiempo o la capacidad de trabajo que se programa para un recurso en una tarea. La disponibilidad de recursos está determinada por:  Los períodos laborables especificados en el calendario de recursos.  Las fechas de comienzo y fin del proyecto.  La disponibilidad por unidad de recurso (por ejemplo, 50%, 100% o 300%) durante un período concreto. La disponibilidad de recursos se aplica sólo a recursos de trabajo, no a los recursos materiales. Utilice el calendario del proyecto del cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral para establecer los períodos laborables y no laborables estándar para todos los recursos del proyecto. Use un calendario de recursos para establecer las excepciones a los períodos laborables, como los días libres o de vacaciones, de recursos individuales. El calendario de recursos determina la forma en que se programan los recursos para las tareas. Si un recurso no comienza o finaliza en la misma fecha de comienzo o de fin del proyecto, puede especificar las fechas disponibles de comienzo o de fin del recurso en el cuadro de diálogo Información del recurso. Puede especificar la disponibilidad por unidad de recurso para la totalidad del proyecto: tiempo total (100%), tiempo parcial (por ejemplo, 50%), o múltiple (por ejemplo, 300% para los tres carpinteros del proyecto). En el cuadro de

diálogo Información de recursos, también puede especificar que la disponibilidad de las unidades del recurso varía en los distintos períodos laborables a lo largo del proyecto. Por ejemplo, utilice esta tabla para indicar que habrá tres carpinteros disponibles (300%) de Enero a Marzo, cinco carpinteros disponibles (500%) de Abril a Agosto y después dos carpinteros disponibles (200%) de Septiembre a Octubre. ¿Cómo afecta la disponibilidad de recursos a la programación de tareas? La disponibilidad de recursos se basa en las fechas de comienzo y de fin del recurso en el proyecto, así como en la capacidad máxima del recurso. A pesar de que la disponibilidad no afecta en principio a la programación de la tarea, si un recurso se programa para las tareas con posterioridad a las fechas disponibles o la capacidad máxima, se marcará como sobreasignado. Si a continuación redistribuye el recurso o realiza otro tipo de ajustes en el mismo para resolver los problemas de sobreasignación, las tareas asignadas pueden dividirse o retrasarse, con lo cual se producirá un cambio en la programación de tareas. Si el trabajo asignado a un recurso está fuera de las fechas de comienzo y de fin o del tiempo disponible del recurso, o bien si sobrepasa la capacidad máxima del recurso, Project asigna el recurso pero indica que el recurso está sobreasignado. En ese caso puede que le avisen del posible problema y tenga que decidir la solución. Los recursos genéricos Disponibles sólo en Project Professional, los recursos genéricos son recursos de texto genérico, no individuos concretos. Puede usar recursos genéricos para especificar las cualificaciones requeridas para una asignación antes de saber qué recursos individuales están disponibles. Project programa recursos genéricos como si se tratara de recursos de trabajo, y el comportamiento de éstos es parecido. En Project Professional, los recursos genéricos se utilizan principalmente para sustituir. En la sustitución de recursos los recursos genéricos se sustituyen por recursos específicos que poseen las mismas cualificaciones. También puede utilizar recursos genéricos en las fases iniciales del desarrollo de un plan de proyecto, o si la identidad de las personas que van a trabajar en el proyecto le es indiferente pero no obstante desea mantener un seguimiento del trabajo realizado en el mismo. Los recursos genéricos se introducen en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo y los recursos materiales. Por ejemplo, si un jefe de proyecto agrega un recurso con el nombre "carpintero" a la Hoja de recursos de Project, especificará que el recurso es genérico en la ficha General del cuadro de diálogoInformación del recurso. Puede que el jefe de proyecto necesite rellenar más información necesaria relacionada con el recurso si va a agregarlo a

los recursos de empresa. Los recursos genéricos pueden agregarse a los recursos de empresa utilizando el Asistente para importar recursos. Los recursos genéricos también pueden aparecer en plantillas de empresa en las que estén disponibles para agregarlos a los proyectos. Los recursos propuestos Disponibles sólo en Project Professional, los recursos propuestos se utilizan a menudo para intentar determinar cómo proveer de personal a varios proyectos que están en fase de estudio o para evaluar qué proyecto debe llevarse a cabo de entre una serie de proyectos que compiten entre sí. Los jefes de recursos y jefes de proyecto pueden experimentar con distintas formas de proveer da personal a los distintos proyectos propuestos sin tener que comprometer ningún recurso (y sin que ello tenga ningún impacto en su disponibilidad) mediante el cambio del tipo de reserva de los recursos de Comprometido a Propuesto en estos proyectos. Aunque la utilización de recursos genéricos para planear el proyecto permite especificar el tipo y el número de recursos (qué y cuándo), la designación de recursos propuestos permite planear como proveer de personal a un proyecto basándose en la disponibilidad de las personas que están realmente trabajando en la organización y las cualificaciones que se necesitan para el proyecto (quién y cómo). Los recursos de empresa Disponibles sólo en Project Professional, los recursos de empresa son los que forman parte del fondo de recursos de la organización. Los recursos de empresa se crean en una ubicación central de la organización y pueden compartirse entre todos los proyectos de la empresa. Los recursos de empresa son distintos de los fondos de recursos de los proyectos individuales (que no son de empresa). Un proyecto de empresa típico contiene principalmente recursos de empresa, pero también puede contener recursos que no sean de empresa. Project programa los dos tipos de recursos de la misma manera. Los recursos se convierten en recursos de empresa sólo después de agregarlos utilizando el Asistente para importar recursos. Los recursos que no forman parte de los recursos de empresa, como los recursos subcontratados que no pertenecen formalmente a la organización, se pueden agregar a los recursos de empresa con el Asistente para importar recursos, ya que no se agregan automáticamente si están asignados a tareas. Los recursos no agregados a los recursos de empresa no están disponibles en todos los proyectos de ésta, y los demás jefes de proyecto no pueden verlos. Todos los jefes de proyecto pueden cambiar parte de la información de los recursos de empresa, como la información de asignación. No obstante, sólo los jefes de proyecto que tengan los permisos adecuados pueden cambiar la

información personal de los recursos de empresa, como las cualificaciones, la disponibilidad y las tarifas. Agregar recursos al proyecto Un recurso se suele definir como cualquiera de las personas, del equipo y de los materiales utilizados para completar las tareas de las que se compone un proyecto. Otros tipos de recursos que puede agregar al proyecto incluyen:  Recursos de empresa Cada recurso de empresa forma parte de la lista de recursos de toda la organización; por consiguiente, cada uno de ellos puede compartirse entre varios proyectos. Normalmente, esta lista la istra un y cada jefe de proyecto agrega estos recursos a sus proyectos de acuerdo con sus necesidades.  Recursos que no sean de la empresa Un recurso que no sea de la empresa, o recurso local, no forma parte de la lista de recursos de toda la organización. Ningún otro jefe de proyecto puede utilizar sus recursos que no son de la empresa en los proyectos de los que se encarguen.  Recursos genéricos Estos recursos se utilizan para especificar las necesidades de personal de un proyecto, como los carpinteros y los programadores, o bien un equipo de recursos. Agregar recursos de empresa al proyecto 1. En el menú Herramientas, haga clic en Crear equipo desde la empresa. 2. En el cuadro de diálogo Crear equipo desde la empresa, en el cuadro Filtros existentes, haga clic en elfiltro que desee aplicar. La lista filtrada de recursos de empresa se muestra en la columna Recurso de empresa. Cualquier recurso ya asignado al equipo del proyecto se muestra en la columna Recurso del proyecto. 3. Para buscar recursos disponibles con el fin de que trabajen un número específico de horas durante un período de tiempo concreto, active la casilla de verificación Disponible para trabajar. Especifique el período de tiempo que necesita un recurso para estar disponible para el trabajo y, a continuación, seleccione el intervalo de fechas mediante los cuadros Desde y Hasta. 4. En la columna Recurso de empresa, haga clic en el recurso de empresa que desee agregar al proyecto y, a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar varios recursos, mantenga presionada CTRL mientras hace clic en cada recurso.  Para buscar recursos de la empresa que coincidan con el atributo de cualificaciones y con atributos adicionales de uno de los recursos existentes del equipo, seleccione el recurso que desee que coincida en Recurso del proyecto y, a continuación, haga clic en Coincidir.  Para reemplazar un recurso existente por un recurso de la empresa, en la columna Recurso del proyecto, seleccione el recurso o el

recurso genérico que desee reemplazar. En Recurso de empresa, seleccione el nuevo recurso de la empresa y, a continuación, haga clic en Reemplazar. Al reemplazar un recurso, el recurso reemplazado no se quita si ha concluido un trabajo real. Se asigna al recurso de reemplazo el trabajo que queda. 5. Para agregar un recurso propuesto al equipo del proyecto, en la columna Reserva, haga clic en Propuesto. 6. Para ver un gráfico de la disponibilidad de un recurso seleccionado, haga clic en Gráficos. 7. Haga clic en Aceptar. Agregar recursos que no son de la empresa al proyecto 1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada. 3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genérico. 4. Si desea designar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo. 5. Especifique el tipo de recurso:  Para especificar si se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en Trabajo.  Para especificar si se trata de un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en Material. En el campoEtiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo, yardas, toneladas o cajas) del recurso.  Para especificar si se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en Costo. 6. En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades de disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad máxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o múltiplos. Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos días por semana para el proyecto, puede especificar como capacidad máxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades de designación de un recurso. Por ejemplo, supongamos que cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros individuales del equipo. Puede especificar la capacidad máxima de Ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobreasignar el recursoIngenieros. Puede especificar la capacidad máxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como número decimal (0,5, 1, 3).  Para crear un recurso de presupuesto, selecciónelo, haga clic en Información del recurso y, a continuación, active la casilla de verificación Presupuesto.

Puede asignar un recurso de trabajo y la información asociada mediante la libreta de direcciones de correo electrónico de MAPI, desde Active Directory o los servidores de Microsoft Office Project Server. En la Hoja de recursos, haga clic en Insertar, elija Nuevo recurso de y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones, Active Directory o Project Server. Seleccione el recurso y después haga clic en Aceptar.  Cuando usted, u otro jefe de proyecto, desee compartir recursos, puede agregarlos desde un fondo de recursos Agregar recursos genéricos de la empresa al proyecto 1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Entrada. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Crear equipo desde la empresa. Si hay más de 1.000 recursos de la empresa, puede filtrar la lista de recursos mediante los códigos de esquema de la empresa. Estos códigos se definen en función de las necesidades de la organización. 3. En el cuadro de diálogo Crear equipo, haga clic en para expandir Personalizar filtros. 4. En Personalizar filtros, haga clic en Genérico en la columna Nombre de campo, haga clic en Es igual aen la columna Prueba y, a continuación, haga clic en Sí en la columna Valores. 5. Haga clic en Aplicar filtro para aplicar los valores del filtro a la lista de recursos de la empresa. 6. Para buscar recursos disponibles con el fin de que trabajen un número específico de horas durante un período de tiempo concreto, active la casilla de verificación Disponible para trabajar. Especifique el período de tiempo que necesita un recurso para estar disponible para el trabajo y, a continuación, seleccione el intervalo de fechas mediante los cuadros Desde y Hasta. 7. En la columna Recurso de empresa, haga clic en el recurso genérico que desee agregar al proyecto y, a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar varios recursos, mantenga presionada CTRL mientras hace clic en cada recurso. 

Agregar recursos genéricos que no son de la empresa al proyecto 1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Entrada. 2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso de trabajo o material. 3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha General. 4. Active la casilla de verificación Genérico. 5. En la ficha Campos pers., en la sección Campos personalizados, especifique los valores necesarios de este recurso.

Puesto que estos campos personalizados son exclusivos de cada organización, consulte al para que responda a las preguntas sobre su uso. NOTAS  Puede agregar cualquier recurso genérico a la lista de recursos de la empresa. Quizá deba especificar atributos adicionales para el recurso, como calendarios y conjuntos de aptitudes, en función de las necesidades de la organización.  Posteriormente, cuando esté preparado para reemplazar un recurso genérico por uno de la empresa con el conjunto de aptitudes adecuado, puede usar el cuadro de diálogo Crear equipo o el Asistente para la sustitución de recursos.