Resumen Contabilidad General 4485e

UNIVERSIDAD DEL VALLE – SEDE PALMIRA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

NORLES GONZALEZ CALDERON

INTRODUCCION Las organizaciones han requerido siempre de una herramienta que satisfaga sus necesidades de manejo de la información. Esa herramienta es la contabilidad, disciplina que sirve para proporcionar información útil en la toma de decisiones económicas. La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio, de tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros, de manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. En consideración a que el nivel tecnológico requiere de la mayor atención posible en cuanto al grado de detalle de los conocimientos, este documento ilustrará los modelos fundamentales que se vislumbran en la práctica profesional, y vincularán la referencia bibliográfica que el estudiante deberá abordar para la profundización y aprendizaje de cada uno de los temas. El módulo contempla los elementos prácticos relacionados con los fundamentos contables y registra la elaboración básica de los estados financieros en su forma más básica. CAPITULOS Para el estudio de Contabilidad I, se toman en consideración los siguientes temas:

1. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD 2. 3. 4. 5. 6. 7.

REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DE UN NEGOCIO EL PROCESO DE AJUSTE TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE OPERACIONES DE COMERCIO INVENTARIO DE MERCANCIAS NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

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UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 1: GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD Introducción Esta unidad de aprendizaje, es la puerta de entrada al estudio de la contabilidad; su origen y evolución, importancia y objetivos. Se expondrán conceptos y términos necesarios para el completo entendimiento del tema contable. Justificación Es necesario que el estudiante comprenda y contextualice el concepto de empresa y la necesidad de información que tienen las mismas, la cual suplen a través de una herramienta estratégica como la contabilidad. Objetivo General Conocer y analizar las diferentes acepciones de contabilidad y la importancia que tiene para las empresas y los empresarios, iniciando a los estudiantes en el marco teórico de la contabilidad. Específicos • • • • • • •

Conocer el concepto de empresa y empresario Conocer el concepto de sociedad mercantil o comercial Conocer las diferentes definiciones de contabilidad Conocer la reseña histórica de la contabilidad y su evolución y desarrollo Emplear el vocabulario contable Emplear conceptos y principios de contabilidad Identificar los objetivos de la contabilidad

Marco de referencia La contabilidad es una disciplina cuyo origen se remonta al inicio del intercambio comercial entre los pueblos y la necesidad de dejar memorias de las transacciones realizadas. Se da inicio a los primeros registros. La contabilidad evoluciona de la mano con el desarrollo industrial hasta lo que tenemos hoy en día en materia de Normas internacionales relacionadas con finanzas y contabilidad. Estructura de la unidad de análisis Concepto de Empresa La empresa es la unidad económico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una actividad socialmente útil, de

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acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos físicos o materiales. En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital. Concepto de empresario Actualmente el concepto de empresario recoge a aquella persona que de forma individual o también aquellos órganos de carácter colegiado, que toman las decisiones oportunas para la consecución de objetivos previamente fijados que dependerán de los grupos de interés presentes en las empresas. En las empresas privadas estos grupos de presión están formados por los propietarios o accionistas, los directivos o es y los trabajadores. Concepto de sociedad La sociedad mercantil (o sociedad comercial) es aquella sociedad que tiene por objeto la realización de uno o más actos de comercio o, en general, una actividad sujeta al derecho mercantil. Se opone a la sociedad civil. Como toda sociedad, son entes a los que la ley reconoce personalidad jurídica propia y distinta de sus , y que contando también con patrimonio propio, canalizan sus esfuerzos a la realización de una finalidad lucrativa que es común, con vocación tal que los beneficios que resulten de las actividades realizadas , solamente serán percibidos por los socios. Concepto de contabilidad La contabilidad es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una sola definición concreta de contabilidad, aunque todas las definiciones tienen algo en común. A continuación se presentan algunas acepciones de contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable: 1. “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados” (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados). 2. “La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones” (Horgren & Harrison 1991)

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3. “La Contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica” (Meigs, Robert. 1992) 4. “ La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo” (Catacora, Fernando. 1998) 5. La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada con base en registros técnicos de las operaciones realizadas por un ente público o privado” (Redondo A. 2001). Finalmente y con las anteriores definiciones, podríamos deducir que la contabilidad es una técnica para registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados para que los es a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos confiables, permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de la empresa. Reseña histórica de la contabilidad La contabilidad se remonta a tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no era suficiente para guardar la información requerida. Se tienen evidencias por historiadores que en épocas como la romana y egipcia se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial. La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova y datan del año 1340 y muestran técnicas relativamente avanzadas para la época. El desarrollo en china de los primeros formularios de tesorería, y de los ábacos durante los primeros siglos de nuestra era permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente. Importancia de la contabilidad El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y jurídicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situación económica. Los es de la empresa, los accionistas, el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados; son personas e instituciones que constantemente requieren información financiera de la organización para sus respectivos análisis. La contabilidad suministra información de la empresa a los es como una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna.

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Los accionistas o propietarios de la empresa requieren de información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiado a la istración. Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de información contable de la empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdos con sus patronos. El gobierno también hace uso de la información suministrada por contabilidad cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa información financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo. La complejidad y gran número de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las operaciones comerciales. Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza. La importancia se basa en unos propósitos principales como:

• • •

Para el uso en la planeación y control de las operaciones normales de la empresa. Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulación de las políticas. Rendir informes externos a la empresa.

En síntesis, la contabilidad cumple con tres misiones: 1. El conocimiento del patrimonio de la empresa. Será necesario que se conozca el conjunto de bienes y derechos con que cuenta la empresa y los accionistas para el desarrollo de sus actividades, así como las obligaciones a que debe hacer frente. 2. El registro de las operaciones que realice la empresa en el curso de sus actividades. 3. El cálculo de los resultados de la actividad. La obtención de un beneficio es la razón por la que actúa un empresario, por tanto, su estimación lo más exacta posible es de gran importancia para el empresario. La Contabilidad Como Herramienta Estratégica La empresa de hoy no puede ser competitiva si no cuenta con sistemas de información eficientes de todo tipo, incluyendo un sistema de contabilidad. Ante un ambiente de globalización, donde la competencia es intensa entre todo tipo de organizaciones, del tamaño que sean, se necesita un flujo de datos constante y preciso para tomar las decisiones correctas y llevar a la entidad al logro de sus objetivos. Sin la información proporcionada por la contabilidad sería muy difícil tomar las decisiones como: o o o o

¿A qué precio vender los productos? ¿A qué precio es conveniente comprar la materia prima? ¿Cuánto cuesta lo que vendo? ¿Cuánto gasto para vender?

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o o o o o o o o o o o o o

¿Cuánto es el costo de istración? ¿Cuánto cuesta el dinero que se pidió prestado? ¿Cuándo debo pagar por los recursos que necesito adquirir? ¿Cuánto se supone que deben generar como rendimiento dichos recursos? ¿Cuánto dinero, si es necesario, debo pedir prestado? ¿Qué capacidad de pago puedo tener? ¿Cuánto está ganando o perdiendo la empresa? ¿Cuál opción de financiamiento es más conveniente? ¿Cuánto se puede repartir como utilidades a los accionistas? ¿Cuándo es conveniente pedir un financiamiento adicional? ¿Cuánto valen las acciones de los socios? ¿Cuál es la situación financiera de la compañía? ¿Es recomendable vender una parte de las acciones a nuevos socios?

Lo anterior es tan sólo una breve muestra de los diferentes tipos de decisiones que se pueden tomar basándose en la información proporcionada por la contabilidad. Vale la pena aclarar que, desde ese punto de vista, la información no es un fin en sí mismo. El fin de la contabilidad no es tan sólo generar la información, sino que ésta sea aprovechada para lograr la misión del negocio y para realizar los objetivos, planes y proyectos de los diferentes s de la misma, tanto internos como externos. Sólo así se puede dar a la contabilidad un sentido y un uso verdaderamente útil, un uso estratégico. Tan pronto como se le dé este tipo de uso a la contabilidad, se percibirá inmediatamente que la contabilidad estará apoyando o será de hecho una clara herramienta de competitividad para los negocios. La magnitud del valor de la información es incalculable, ya que aquellas empresas que cuenten con la mayor cantidad y calidad de datos, podrán tomar las mejores decisiones. Es decir, la información es una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactarán en la salud financiera de una organización. Supongamos una situación muy común hoy en día: existen dos, tres o más empresas que producen o venden los mismos productos o servicios. A los clientes les interesan cuatro atributos de lo que compran: precio, calidad, servicio y tiempo de entrega. Qué pasaría si una de las empresas tiene problemas en el flujo de información: 1. Acerca de la determinación del costo del producto y no está disponible, por lo

tanto se le asigna uno no exacto. 2. Sobre el control de calidad y por lo tanto produce bienes defectuosos. 3. Acerca de las necesidades del cliente y su grado de satisfacción, resultando en una pérdida del mercado. 4. Sobre la fecha estimada de entrega del bien a vender y proporcionando como resultado una entrega tardía o inoportuna. Sus clientes se irán con otras empresas que puedan cubrir sus expectativas. Sin embargo, en una empresa donde la información antes mencionada es preparada correctamente y llega a las manos de las personas que la necesitan, se pueden evitar los problemas anteriores y, en consecuencia, mantener y ganar clientes. Es decir, le sirve como herramienta estratégica para luchar contra la competencia.

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En síntesis, el ejemplo anterior permite remarcar que la contabilidad proporciona la información para que los s internos y externos de una organización tomen decisiones adecuadas con el objetivo de que la entidad económica como un todo pueda competir en el contexto en que se desenvuelve. Taller No. 1 - 1 Consulte la bibliografía y los sitios web recomendados y elabore las respuestas a las siguientes preguntas: 1. ¿Qué importancia tiene la contabilidad para las organizaciones? 2. ¿Qué es la partida doble? 3. ¿Qué es la ecuación patrimonial o la ecuación contable? 4. ¿Qué es un activo? 5. ¿Qué es un pasivo? 6. ¿Qué es el patrimonio? 7. ¿Qué son estados financieros de propósito general? 8. ¿Qué son estados financieros de propósito especial? 9. ¿Cuáles son los estados financieros básicos? 10. ¿Cuáles son los libros oficiales de contabilidad? 11. ¿Qué es una cuenta? 12. ¿Qué es el Plan Único de Cuentas para Comerciantes? 13. ¿Qué significa que una cuenta sea de naturaleza débito? 14. ¿Qué significa que una cuenta sea de naturaleza crédito? 15. ¿Qué es una cuenta de balance y que es una cuenta de resultados? Cuáles son sus principales diferencias?

UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 2: REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DE UN NEGOCIO Introducción Esta unidad de aprendizaje, nos introduce en el manejo propiamente dicho de las cuentas identificando la naturaleza de las mismas (débito y crédito), su clasificación como cuentas de balance y de resultados, su movimiento y la comprobación de los saldos a través de las sumas iguales de los débitos y créditos. Justificación El correcto registro de las transacciones en las cuentas respectivas y la comprobación de sus saldos, es fundamental para iniciar la preparación de los estados financieros, que resumen la situación financiera de la empresa. Objetivo General Registrar correctamente las transacciones en los libros diario y mayor de acuerdo con las reglas del débito y el crédito.

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Específicos • • •

• •

Definir y utilizar los términos contables básicos Aplicar la regla del débito y el crédito Registrar transacciones en el libro diario Registrar transacciones en el libro mayor Preparar y usar un balance de comprobación

Estructura de la unidad de análisis Relación entre las transacciones económicas y la ecuación contable. Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios elementos de la ecuación contable. Recordemos que en el lado izquierdo de la ecuación contable figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el derecho las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores y propietarios del negocio. La ecuación contable puede expresarse de la siguiente manera:

PROPIEDADES

PARTICIPACIONES

Bienes poseídos

Acreedores y propietarios

Todos los bienes que posee la empresa provienen de dos fuentes: las personas naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, y los propietarios que aportan capital. Los recursos, propiedades o derechos que tiene la organización para llevar a cabo sus operaciones se denominan activos. Sus obligaciones con terceros se definen como pasivos y el derecho de los propietarios en los activos se define como patrimonio. Estas definiciones se pueden expresar mediante la siguiente ecuación: ACTIVO

PASIVO PATRIMONIO

Para ilustrar la ecuación, supóngase que Juan y Jorge deciden establecer una compañía de fabricación de calzado y cuentan con los siguientes recursos: Efectivo Maquina guarnecedora Mesa para corte Juego de hormas Desbastadora de corte Efectivo proveniente de un préstamo bancario

$500.000 180.000 15.000 80.000 250.000 500.000

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Según esta información, la empresa posee un total de activos por valor de $1.025.000, discriminados así: Caja Maquina guarnecedora Mesa para corte Juego de hormas Desbastadora de corte Total activos

$500.000 180.000 15.000 80.000 250.000 $1.025.000

El pasivo asciende a $500.000 representado en un préstamo obtenido del banco industrial, por tanto el patrimonio estará constituido por la diferencia entre el activo y el pasivo, o sea, $525.000. La anterior información representada en forma de ecuación contable se expresa así: Activo 1.025.000

= =

Pasivo 500.000

+ +

Patrimonio 525.000

Mediante un simple manejo matemático, la ecuación permite calcular los otros componentes, pasivos y patrimonio de la siguiente manera: Pasivo 500.000

= =

Activo 1.025.000

-

Patrimonio 525.000

= =

Activo 1.025.000

-

Pasivo 500.000

y el patrimonio: Patrimonio 525.000

En el siguiente cuadro se presenta una lista con algunos ejemplos de los elementos constitutivos de la ecuación contable: Caja Obligaciones Capital social Bancos financieras P Reservas A Inversiones P Proveedores A Utilidades C Clientes A Cuentas por pagar T ejercicio T Mercancías S Impuestos por pagar R Utilidades I Terrenos I Obligaciones laborales I acumuladas V Edificios V Provisiones M Superávit O Equipo de oficina O Ingresos recibidos por O valorizaciones S Gastos pagados por S anticipado N anticipado I Intangibles O Valorizaciones

del

por

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Los efectos de las transacciones comerciales en la ecuación contable pueden generalizarse en los siguientes casos: Aumento en activo y disminución en activo Ejemplo: La empresa compra un vehículo de contado Aumento en activo y aumento en pasivo Ejemplo: La empresa compra maquinaria a crédito Aumento en activo y aumento en patrimonio Ejemplo: Ingresa un nuevo socio a la empresa, con un aporte en efectivo. Disminución en activo y disminución en pasivo Ejemplo: Cancelación de un préstamo bancario Disminución en activo y disminución en patrimonio Ejemplo: Retiro de un socio con pago en efectivo de sus aportes.

Ejemplo: Supóngase que la compañía González Hermanos realizó las siguientes transacciones durante enero de 2011: Enero 3: Constitución de la sociedad con dos socios. Cada uno aporta un millón en efectivo. El efecto de la transacción en la ecuación contable es: Aumenta un activo: CAJA Aumenta patrimonio: APORTES SOCIALES No afecta pasivo. Activo

=

Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.000.000 = 0 + 2.000.000 Enero 4: Apertura de cuenta corriente en el banco de Occidente mediante depósito de $1.500.000 Aumenta un activo: BANCOS

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Disminuye un activo: CAJA No afecta pasivo. No afecta patrimonio Activo

=

Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.000.000 = 0 + 2.000.000 Enero 8: Compra de un terreno por $800.000 a través de un préstamo bancario. Aumenta un activo: TERRENOS Aumenta un pasivo: OBLIGACIONES FINANCIERAS No afecta patrimonio Activo

=

Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.800.000 = 800.000 + 2.000.000

Enero 9: Venta a crédito de la mitad del terreno por $400.000 se recibe un pagaré. Disminuye un activo: TERRENOS Aumenta un activo: DEUDORES No afecta pasivo: No afecta patrimonio Activo

=

Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.800.000 = 800.000 + 2.000.000

Enero 14: Recibo del pago de la venta del terreno: Aumenta un activo: CAJA O BANCOS Disminuye un activo: DEUDORES No afecta pasivo: No afecta patrimonio Activo

=

Pasivo Patrimonio

+

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.800.000 = 800.000 + 2.000.000

Enero 16: Consecución de préstamo con el banco de Bogotá por $5.000.000. El banco consigna en la cuenta corriente de la empresa. Aumenta un activo: CAJA O BANCOS Aumenta un pasivo: OBLIGACIONES FINANCIERAS No afecta patrimonio Activo

=

Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7.800.000 = 5.800.000 + 2.000.000

Enero 18. Aumento de los aportes de capital en $500.000, recibidos en efectivo. Aumenta un activo: CAJA Aumenta patrimonio: APORTES SOCIALES No afecta pasivo Activo

=

Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8.300.000 = 5.800.000 + 2.500.000 Enero 20: Cancelación del préstamo bancario por la compra del lote Disminuye un activo: CAJA o BANCOS Disminuye un pasivo: OBLIGACIONES FINANCIERAS No afecta patrimonio: Activo

=

Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7.500.000 = 5.000.000 + 2.500.000 Registros en los libros de contabilidad: Libro diario.

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En un sistema contable, las transacciones deben registrarse primero en un libro diario, aunque para esquematizar mejor, hayamos iniciado señalando los registros en cuentas del mayor. El diario es el libro de contabilidad en el que se registran en orden cronológico los hechos económicos en términos de débito y crédito. Para cada transacción el asiento contable debe precisar los nombres de las cuentas que se debitan y acreditan, el valor de cada débito y crédito y cualquier explicación relevante en la transacción. El modelo de libro diario es Diario General Fecha

Descripción

Ref.

Numero de página: ____ Débito Crédito

Fecha: Se anota año, mes y día de la transacción. Descripción: Se registra la cuenta o cuentas debitadas y debajo, con una sangría hacia la derecha, la cuenta o cuentas que se acreditan. Referencia: Se anota el número de código de cada cuenta del mayor afectada con la transacción. De esta forma se cumple con la referencia cruzada entre el libro diario y el mayor. Débito: Valor de la cuenta debitada Crédito: Valor de la cuenta acreditada. A continuación se registran las transacciones de Servicios Integrales Ltda. Diario General Fecha Descripción 2011 Mayo 4 Caja Aportes sociales Inversión de capital en la empresa 10 Terrenos Caja Compra de terreno

Ref.

Numero de página: ____ Débito Crédito 4.000.000 4.000.000

3.000.000 3.000.000

14 Caja Obligaciones financieras Obtención de préstamo bancario

5.000.000

20 Equipo de oficina Caja Cuentas por pagar

2.000.000

22 Clientes Ingresos operacionales Venta de servicios a crédito

2.600.000

28 Caja

1.300.000

5.000.000

1.000.000 1.000.000 2.600.000

14

Ingresos operacionales Venta de servicios de contado

1.300.000

30 Gastos de personal Gastos por servicios Caja Costos y gastos por pagar Nómina y servicios públicos causados

800.000 130.000 800.000 130.000

Libro Mayor Los hechos económicos (transacciones) deben registrarse para que sirvan de base para la preparación de los estados financieros. Estos registros implican cambios en la ecuación contable por aumentos o disminuciones en los renglones que componen los estados financieros. Deben emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados financieros. El formato en que se registran los aumentos o disminuciones se denomina CUENTA. El conjunto de cuentas se denomina LIBRO MAYOR. Esquemáticamente y para fines didácticos, una cuenta se asemeja a una letra T, por tanto, se ha denominado CUENTA T. Esta cuenta T consta de el nombre de la cuenta, el lado izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las partidas que conforman las nueve clases del PUC (Plan Único de Cuentas), es decir, activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos, etc. que va a afectarse. El lado izquierdo se conoce como DEBITO y el lado derecho se denomina CREDITO y a la diferencia entre los dos lados (izquierdo y derecho) se le llama SALDO. EL débito se conoce también como CARGO O DEBE y el crédito como ABONO O HABER.

Nombre de la cuenta Débito Crédito

Una forma simple de presentar los aumentos y disminuciones en las cuentas del balance general consiste en ubicar una cuenta T para cada uno de los tres elementos de la ecuación contable así: Activo Débito Aumentos

Crédito

=

Pasivo Débito

Crédito

+

Patrimonio Débito

Crédito

Disminu-

Disminu- Aumentos

Disminu- Aumentos

ciones.

ciones.

ciones.

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Las transacciones asentadas en el libro diario, deben trasladarse a las cuentas del libro mayor respectivas. Para ilustrar esto, traslademos a cuentas del mayor, los registros del diario de Servicios Integrales Ltda. : Plan único de cuentas Balance general:

Clase 1 Clase 2 Clase 3

Activo Pasivo Patrimonio

Estado de resultados

Clase 4 Clase 5 Clase 6 Clase 7

Ingresos Gastos Costos Costos de producción

De orden

Clase 8 Clase 9

Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden acreedoras

ACTIVO

1 11 12 13 14 15 16 17 18 19

ACTIVO DISPONIBLE INVERSIONES DEUDORES INVENTARIOS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO INTANGIBLES DIFERIDOS OTROS ACTIVOS VALORIZACIONES

PASIVO

2 21 22 23 24 25 26 27 28 29

PASIVO OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS OBLIGACIONES LABORALES PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES DIFERIDOS OTROS PASIVOS BONOS Y PAPELES COMERCIALES

PATRIMONIO

3 31 32 33 34

PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL SUPERAVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO

35

DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES DECRETADOS, ACCIONES, CUOTAS O PARTES DE INTERÉS SOCIAL

36

RESULTADOS DEL EJERCICIO

16

37

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

38

SUPERAVIT POR VALORIZACIONES

INGRESOS

4 41 42 47

INGRESOS OPERACIONALES NO OPERACIONALES AJUSTES POR INFLACIÓN

GASTOS

5 51 52 53

GASTOS OPERACIONALES DE ISTRACIÓN OPERACIONALES DE VENTAS NO OPERACIONALES

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IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

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GANANCIAS Y PERDIDAS

6 61

COSTOS DE VENTAS COSTOS DE VENTAS Y DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

62

COMPRAS

7 71 72 73 74

COSTOS DE PRODUCCIÓN MATERIA PRIMA MANO DE OBRA DIRECTA COSTOS INDIRECTOS CONTRATOS DE SERVICIOS

COSTOS DE VENTAS

COSTOS DE PRODUCCIÓN

Esquema del plan de cuentas Clase Activo 1

Grupo Disponible 11

Cuenta Caja 1105

Subcuenta Caja general 110505

A la subcuenta de pasivo servicios de mantenimiento le corresponde el código 233555, el cual se explica así: 2 23 2335 233535

Pasivo Cuentas por pagar Costos y gastos por pagar Servicios de mantenimiento

Clase Pasivo

Grupo Cuentas por pagar

2

23

Cuenta Costos y gastos por pagar 2335

Subcuenta Servicios de mantenimiento 233535

Asientos débito y crédito. Cualquier valor registrado en el lado izquierdo de la cuenta se denomina asiento DEBITO y cualquier valor registrado en el lado derecho de la cuenta se denomina asiento CREDITO.

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Registro de transacciones en las cuentas: a) Identificar las cuentas que se afectan en cada transacción. b) Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o disminución, para definir si se trata de un débito o un crédito. c) Registrar la transacción en las respectivas cuentas. Ejemplo: Transacción 1. Servicios Integrales Ltda. recibe el 4 de mayo $4.000.000 en efectivo como aporte de capital de sus socios. Las cuentas afectadas son Caja y Aportes Sociales. El activo Caja, aumenta en $4.000.000. Un incremento en un activo es un débito y se registra como asiento débito. La cuenta de Patrimonio – Aportes Sociales también aumenta en $4.000.000. Un incremento en patrimonio es un crédito y origina un asiento crédito. El registro de la transacción en cuentas T (libro mayor) sería: Caja (1) 4.000.000

Aportes Sociales 4.000.000 (1)

Transacción 2. La empresa compra un terreno en efectivo por $3.000.000 en mayo 10. Las cuentas afectadas son Terrenos y Caja: el activo disminuye en $3.000.000 y una disminución en un activo genera un crédito y se registra como asiento crédito. La cuenta Terrenos también es un activo, aumenta en $3.000.000 originando un asiento débito. Las cuentas T aparecerían así:

(1)

Caja 4.000.000 3.000.000 (2)

(2)

Terrenos 3.000.000

Transacción 3. La empresa obtuvo el 14 de mayo un préstamo por $5.000.000 del banco. Las cuentas afectadas son Caja y Obligaciones financieras. El aumento en Caja origina un débito y el aumento en el pasivo Obligaciones financieras un crédito así:

Caja (1) 4.000.000 3.000.000 (2) (3) 5.000.000

Obligaciones financieras 5.000.000 (3)

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Transacción 4. La empresa adquiere muebles y enseres por $2.000.000 el 20 de mayo, pagando en efectivo la mitad y el resto a 30 días: Las cuentas afectadas son Equipo de oficina, Caja y Cuentas por pagar. Equipo de oficina se debita, Caja y Cuentas por pagar se acreditan así: Equipo de oficina (4) 2.000.000

Caja (1) 4.000.000 3.000.000 (2) (3) 5.000.000 1.000.000 (4)

Cuentas por pagar 1.000.000 (4)

Registradas las cuatro transacciones, se observa que en cada una de ellas intervienen al menos dos cuentas y que el asiento DÉBITO siempre es igual al CRÉDITO. Este es el punto inicial del sistema de contabilidad por PARTIDA DOBLE, el cual se basa en el principio de la ECUACION CONTABLE. En la cuenta Caja, el total de débitos es de $9.000.000 y el total de créditos es de $4.000.000. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de caja, $5.000.000. Si los débitos superan a los créditos, el saldo será débito, pero si los créditos exceden los débitos, el saldo será crédito. En el ejemplo de Servicios Integrales, las cuatro transacciones comerciales originaron movimientos en las cuentas Caja, Terrenos y Equipo de oficina, que pertenecen al activo; Cuentas por pagar y obligaciones financieras que son del pasivo y Aportes sociales que corresponde a cuentas del patrimonio. El cálculo de los saldos para las seis partidas anteriores se presenta así en cuentas T: Caja (1) 4.000.000 (3) 5.000.000 9.000.000 5.000.000

Aportes Sociales

3.000.000 (2) 1.000.000 (4) 4.000.000

Equipo de oficina (4) 2.000.000

4.000.000 (1)

Terrenos (2) 3.000.000

Obligaciones financieras 5.000.000 (3)

Las cuentas anteriores con sus respectivos saldos, permiten estructurar el siguiente balance general: SERVICIOS INTEGRALES LTDA. Balance General

ACTIVO Caja

PASIVO 5.000.000

Obligaciones Financieras

5.000.000

19

Terrenos Equipo de Oficina

3.000.000 2.000.000

Cuentas por pagar

1.000.000

Total pasivo

6.000.000

PATRIMONIO Aportes sociales Total activo

10.000.000

4.000.000

Total pasivo y patrimonio

10.000.000

El registro de las transacciones anteriores solo ha afectado cuentas del balance general, pero como existen hechos económicos que comprometen partidas del estado de resultados, deben utilizarse cuentas que proporcionen información útil relacionada con la medición de la utilidad del ejercicio. Como los ingresos originan aumentos en el patrimonio, deben registrarse en el CRÉDITO, al igual que los pasivos y el patrimonio. Por su parte como los gastos causan disminuciones en el patrimonio, estos deben registrarse en el DÉBITO, al igual que los activos. De esta manera, la ecuación contable puede ampliarse incluyendo las cuentas de ingresos y gastos: Activo A

= =

Pasivo P

+ +

Capital Social CS

+ +

Resultados del ejercicio RE

Si los resultados del ejercicio provienen de enfrentar ingresos con gastos, la ecuación podría plantearse así: Activo A

= =

Pasivo P

+ +

Capital Social CS

+ +

Ingresos I

- Gastos G

Al trasladar de manera algebraica los gastos al lado del activo, la ecuación se convierte en: Activo A

+ +

Gastos G

= =

Pasivo P

+ +

Capital Social CS

+ +

Ingresos I

La ecuación contable ampliada en términos de débitos y créditos puede formularse así: Activo Débito Crédito Aumentos

+

Disminu-

Aumentos

ciones.

Capital social

Gastos Débito Crédito

+

=

Pasivo Débito Crédito

Disminu-

Disminu-

ciones.

ciones.

Aumentos

Ingresos

20

Débito Disminu-

Crédito

Débito

Aumentos

Disminu-

ciones.

Crédito Aumentos

ciones.

Al retomar el caso analizado de Servicios Integrales Ltda., se presentan algunos ejemplos ilustrativos de transacciones que involucran ingresos y gastos: Transacción 5. La empresa vendió el 22 de mayo servicios a crédito a sus clientes por valor de $2.600.000.

Las cuentas afectadas son Clientes e Ingresos operacionales. El activo Clientes aumenta por el débito y la cuenta Ingresos se incrementa por el crédito, a saber. Clientes

Ingresos operacionales

2.600.000 (5)

2.600.000 (5)

Transacción 6. Servicios Integrales vendió servicios de contado por $1.300.000 el 28 de mayo. Caja (1) 4.000.000 (3) 5.000.000 (6) 1.300.000

Ingresos operacionales

3.000.000 (2) 1.000.000 (4)

2.600.000 (5) 1.300.000 (6)

Transacción 7. La empresa registró el último día del mes los siguientes gastos correspondientes a mayo: nómina, $800.000 y servicios públicos, $130.000. La nómina se pagó de contado y los servicios públicos se acumularon para el mes siguiente. Las cuentas que se afectan son Gastos de personal, gastos por servicios, Caja y Costos y Gastos por pagar. Los gastos de personal y de servicios se debitan, Caja y Costos y gastos por pagar, se acreditan. Gastos de personal (7) 800.000

Gastos servicios

Caja (1) 4.000.000 (3) 5.000.000 (6) 1.300.000

3.000.000 (2) 1.000.000 (4) 800.000 (7)

Costos y gastos por pagar

21

(7) 130.000

130.000 (7)

Las tres nuevas transacciones de Servicios Integrales Ltda., originaron movimientos en las siguientes cuentas: Clientes y Costos y Gastos por pagar del balance general e Ingresos Operacionales, Gastos de personal y Gastos por servicios del estado de resultados. Con los saldos de las cuentas de ingresos y gastos se puede elaborar el estado de resultados y de esta manera medir la utilidad operacional del mes.

SERVICIOS INTEGRALES LTDA. Estado de Resultados del 1 al 31 de mayo INGRESOS OPERACIONALES

3.900.000

Menos: GASTOS OPERACIONALES De personal Servicios

800.000 130.000 930.000

UTILIDAD OPERACIONAL

2.970.000

La cuenta utilidad del ejercicio absorberá el resultado de enfrentar los ingresos de $3.900.000 y los gastos de $930.000, es decir, la utilidad operacional que muestra el estado de resultados. Las cuentas del balance general con sus respectivos saldos se muestran así: Caja (1) 4.000.000 (3) 5.000.000 (6) 1.300.000 10.300.000 5.500.000

Clientes 3.000.000 (2) 1.000.000 (4) 800.000 (7)

2.600.000 (5)

4.800.000

Equipo de oficina (4) 2.000.000

Terrenos (2) 3.000.000

Cuentas por pagar 1.000.000 (4)

Obligaciones financieras 5.000.000 (3)

22

Costos y gastos por pagar

Aportes Sociales

130.000 (7)

4.000.000 (1)

Con los saldos de las cuentas del mayor de la empresa Servicios Integrales Ltda. se puede preparar el siguiente balance general al 31 de mayo de 2011.

SERVICIOS INTEGRALES LTDA. Balance General ACTIVO

PASIVO

Caja

5.500.000

Clientes Terrenos Equipo de Oficina

2.600.000 3.000.000

Obligaciones Financieras Costos y gastos por pagar Cuentas por pagar

5.000.000

Total pasivo

6.130.000

130.000 1.000.000

2.000.000 PATRIMONIO Aportes sociales Utilidad del ejercicio Total patrimonio

Total activo

13.100.000

2.970.000 4.000.000 6.970.000

Total pasivo y patrimonio 13.100.000

Obsérvese que la cuenta Utilidad del ejercicio, refleja ahora la utilidad obtenida en el estado de resultados y puesto que es una cuenta del patrimonio se incorpora al mismo equilibrando el balance. Taller Nº 2 - 1 1. Clasifique las siguientes cuentas como de balance (B) o de resultados (R). Las cuentas de balance clasifíquelas como de activo (A), pasivo (P) o patrimonio (Pt) y las de Resultados como de Ingreso, Costo o Gasto. B-R

A-P–Pt–I-C-G

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Gastos de Arrendamiento Rendimientos financieros Inversión en acciones Impuesto de renta por pagar Cuentas por cobrar a socios Alquiler pagado por anticipado Utilidades del ejercicio Equipo de cómputo Salarios por pagar Gastos financieros Capital suscrito y pagado Comercio al por mayor y menor Inventario de producto terminado

________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________

_______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______

2. Si el activo de una empresa asciende a 35 millones y su pasivo a 16 millones, determine el valor de su patrimonio.

3. Si el patrimonio de una sociedad es de 17 millones y su pasivo de 6 millones, cuál es el valor de su activo. 4. Señalar el efecto de los siguientes hechos económicos en la ecuación contable, en términos de aumento (A), disminución (D) o sin efecto (S): Transacción Compra de un computador a crédito

Activo

Pasivo

Patrimonio

Cancelación de una obligación bancaria Compra de maquinaria de contado Aporte en efectivo de un socio Compra de un terreno, mitad crédito mitad contado Constitución de una sociedad con aportes en efectivo y en equipos Venta del equipo de cómputo a crédito Recibo del pago por la venta del equipo de cómputo Consecución de préstamo en un banco local Aumento de aportes sociales en efectivo

5. Algunas cuentas aumentan por el lado izquierdo y otras cuentas por el lado derecho. Para cada uno de los siguientes eventos, señalar con una X si los valores deben anotarse en el lado izquierdo o en el derecho.

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IZQUIERDO

DERECHO

Aumento en cuentas por pagar Aumento en caja Aumento en salarios por pagar Aumento en mercancías no fabricadas por la empresa Aumento en aportes sociales Aumento en gastos pagados por anticipado Disminución en bancos Disminución en ingresos recibidos por anticipado Disminución en reservas ocasionales Disminución en gastos pagados por anticipado Disminución en inventario de mercancías

6. ¿Cuál de las siguientes cuentas se acreditan cuando aumentan? SI

NO

Obligaciones financieras Gastos de personal - sueldos Terrenos Utilidades acumuladas Cargos diferidos - Elementos de aseo Ingresos recibidos por anticipado Reservas obligatorias Patentes Inversiones en bonos Ingresos por cobrar 7. Indicar en qué lado de la cuenta T deben registrarse las siguientes situaciones: DEBITO

CRÉDITO

Aumento en patrimonio Aumento en gastos Disminución en activo Disminución en pasivo Aumento en activo Aumento en ingresos Aumento en pasivo Disminución en patrimonio Balance de prueba En la contabilidad siempre debe existir igualdad entre el valor débito y el valor crédito para cada transacción. En el proceso de mayorización de las cuentas, los débitos también deben coincidir con los créditos, y para verificar esta igualdad se elabora el

25

balance de prueba o de comprobación de saldos, el cual compara en forma de lista y a dos columnas los saldos débito y crédito de todas las cuentas del mayor. Preparación del balance de prueba: El balance de prueba se prepara antes de elaborar los estados financieros y es recomendable hacerlo al final de cada mes, con el objeto de comprobar la igualdad débitos – créditos en el mayor, localizar los errores que pudieran presentarse y servir de fuente para la preparación de los estados financieros. El balance de prueba como tal no constituye un estado financiero. Los nombres de las cuentas se presentan en el orden numérico como figuren en el libro mayor, los saldos débito se ubican en la columna izquierda del balance de prueba y los saldos crédito en la columna derecha del mismo. Los saldos de las cuentas de activos y gastos, por su naturaleza deberían ubicarse en la columna débito y los saldos de las cuentas de pasivos, patrimonio e ingresos en la columna crédito. Una vez relacionadas todas las cuentas deben sumarse las columnas y el saldo en ambas (débito y crédito) debe ser igual.

Ejemplo:

Código 1105 1305 1504 1524 2105 2205 2335 3115 4170 5105 5135

EMPRESA LTDA. Balance de Prueba Diciembre 31 de 2010 Nombre de la cuenta Débito Caja Clientes Terrenos Equipo de oficina Obligaciones financieras Proveedores Costos y gastos por pagar Aportes sociales Ingresos operacionales Gastos de personal Gastos por servicios Sumas iguales

Crédito

550.000 260.000 300.000 200.000 500.000 100.000 13.000 400.000 390.000 80.000 13.000 1.403.000

1.403.000

El balance de prueba, como se mencionó, sirve para detectar errores, pero solo los que tienen que ver con la igualdad de las columnas, errores como registros en cuentas equivocadas pero de la misma naturaleza, son más difíciles de detectar. De presentarse errores en la igualdad, se recomienda ejecutar algunos pasos para detectarlos como:

26

•

• •

•

• • •

Determinar el valor de la diferencia Probar las sumas, efectuándolas en sentido contrario al utilizado inicialmente. Si persiste la diferencia, esta se divide por 9. Las diferencias divisibles por 9 0 99 sugieren errores de transposición o punto corrido. Si el descuadre es de 10, 100, 1.000 el error radica en sumas mal efectuadas. Si la diferencia es divisible entre 2, esto implica que un valor débito se ha trasladado al lado crédito, o viceversa. Comparar las cifras del balance de prueba con los saldos de las cuentas del mayor (cuentas T) y constatar que los saldos de las cuentas figuren en la respectiva columna del balance de prueba, previa rectificación del saldo de cada cuenta. Revisar los asientos de diario Revisar los traslados al mayor en términos de valores débitos y créditos registrados Revisar las transacciones

Taller No. 2-2 A. Con los siguientes saldos de la empresa El Caracol Ltda. a diciembre 31 de 2011, prepare el balance de prueba: Caja Bancos Clientes Inventario de mercancía para la venta Equipo de oficina Depreciación acumulada - equipo de oficina Gastos pagados por anticipado - seguros Obligaciones financieras Proveedores nacionales Cuentas por pagar Cesantías consolidadas por pagar Capital social Utilidades acumuladas Reserva legal Ventas de mercancía Ingresos no operacionales - intereses Gastos operacionales de personal - Sueldos Gastos operacionales - Seguros Gastos operacionales – Servicios Gastos operacionales depreciación

10.600 5.000 18.100 13.600 70.000 12.500 9.600 12.000 10.820 1.550 22.950 32.000 14.100 2.000 51.250 2.500 14.250 9.820 3.200 7.500

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B. El siguiente es el movimiento del mes de enero de 2012 de la empresa El Caracol Ltda. cuyos saldos iniciales se presentan en el punto A. : 1. 2. 3. 4.

Factura $22.000 por ventas de contado Compra mercancía para la venta por $10.700 a crédito El banco Nacional le otorga un préstamo por $20.000 para pagar en tres años Compra un vehículo a Autosuper por $15.000. Paga 50% de contado y 50% a crédito 5. Paga salarios del mes por $12.200 6. Abona a proveedores $8.200 7. Recibe abono de clientes por $17.200 8. Registra el gasto por depreciación del mes por $3.200 9. Factura $8.900 por ventas a crédito 10. Amortiza $800 de seguros pagados por anticipado Se pide: •

Registrar el movimiento del mes de enero en cuentas T • Diligenciar una hoja de trabajo de 6 columnas con: saldos iniciales, movimiento y balance de prueba. C. Los siguientes son los saldos de la Comercializadora Oasis Ltda. al 31 de julio de 2011. (En miles de pesos) COD

1105 1110 1305 1435 1516 1528 1592 1705 2105 2205 2335 2365 2505 2705 3115 3705 4135 4210 5105 5110 5130 5135 5160 5305 6135

CUENTA

CAJA BANCOS CLIENTES MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES EQUIPOS DE COMPUTACION DEPRECIACION ACUMULADA GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO OBLIGACIONES FINANCIERAS - BANCOS PROVEEDORES NACIONALES COSTOS Y GASTOS POR PAGAR RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR SALARIOS POR PAGAR INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO APORTES SOCIALES UTILIDADES ACUMULADAS COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR INGRESOS FINANCIEROS - INTERESES GASTOS DE PERSONAL HONORARIOS SEGUROS SERVICIOS DEPRECIACIONES GASTOS FINANCIEROS COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

SALDO

10.250 26.150 55.700 37.700 100.000 6.500 14.900 1.800 60.000 39.200 1.000 2.500 10.000 6.400 70.000 12.600 185.200 1.900 32.000 3.700 9.200 1.200 14.900 4.600 100.000

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El siguiente es el movimiento del mes de agosto de 2011: Agosto 2: Factura $42.000 por ventas de contado. Agosto 3: Consigna lo recaudado por ventas del día 2 más el saldo del mes anterior. Agosto 5: Compra mercancía para la venta por $20.700 a crédito. Agosto 8: El banco Nacional le otorga un préstamo por $20.000 y se lo acredita a su cuenta. Agosto 12 Compra un computador por $15.000. Paga 70% de contado con cheque y el resto a crédito Agosto 15: Paga servicios públicos por $3.000 Agosto 18: Cancela a los proveedores el saldo pendiente del mes anterior con cheque. Agosto 21: Recauda de clientes $27.200 y el mismo día consigna en el banco lo recaudado. Agosto 25: Factura $18.900 por ventas a crédito. Agosto 30: Paga salarios del mes por $18.000 mediante transferencia bancaria a las cuentas de los empleados Se pide: •

•

Registrar el movimiento del mes de agosto en cuentas T Diligenciar una hoja de trabajo de 6 columnas con: saldos iniciales, movimiento y balance de prueba

D. A partir de las siguientes cuentas del Consultorio Veterinario el Gran Can, preparar el balance de prueba clasificado y con este, el estado de resultados y el balance general al 31 de agosto de 2011. Aportes sociales Caja Cesantías consolidadas por pagar Clientes Cuentas por pagar Depreciación acumulada equipo de oficina Dividendos por pagar Equipo de oficina Gastos de viaje Gastos operacionales - depreciaciones Gastos operacionales - Honorarios Gastos operacionales - seguros Gastos operacionales - servicios Gastos operacionales de personal - sueldos Gastos pagados por anticipado - seguros Ingresos financieros - intereses Ingresos operacionales - servicios veterinarios Inventario de materiales Obligaciones financieras Patentes

500.000 186.000 356.800 211.000 156.200 125.000 15.500 750.000 47.300 75.000 48.000 32.000 98.200 142.500 96.000 25.000 542.500 136.000 300.000 360.000

29

Utilidades acumuladas

CODIGO

161.000

CONSULTORIO VETERINARIO EL GRAN CAN BALANCE DE PRUEBA AL 31 DE AGOSTO DE 2008 CUENTAS DEBE

HABER

1105 1305 1405 1524 1592 1615 1705 2105 2335 2360 2510 3105 3705 4165 4205 5105 5110 5130 5135 5155 5160

SUMAS IGUALES

E. La señora Teresa Quintero posee un negocio de distribución de productos importados para la salud y la belleza. Al 31 de mayo su balance de prueba muestra los siguientes saldos: Bancolombia BBVA Ahorros Inversiones (póliza capitalización) Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar empleados Anticipo impuesto de renta Inventarios de mercancía para la Equipo de oficina Muebles y enseres Gastos diferidos Obligaciones financieras

362.655 304.803 900.000 8.676.193 200.000 354.716 12.442.231 3.428.020 5.030.450 1.000.000 5.144.000

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Obligaciones con particulares Cuentas por pagar Retención en la fuente por pagar Capital Ventas Costo de mercancía vendida Gastos operacionales Rendimientos financieros Gastos financieros e intereses Utilidad de ejercicios anteriores

8.000.000 600.000 4.785.617 3.196.810 159.663.016 152.060.015 6.876.704 1.205.642 550.000 9.590.702

Prepare el estado de resultados y el balance general de acuerdo con la información del anterior balance de prueba. F. La Lavandería Técnica S.A. prepara estados financieros mensualmente y presenta los siguientes saldos en sus cuentas al 31 de julio de 2011 Caja Edificios Inversiones Terrenos Capital Utilidades acumuladas Cuentas por pagar Inventario de suministros Equipo de lavado Clientes Depreciación acumulada Salarios por pagar

319.000 9.450.000 120.000 1.920.000 12.000.000 1.245.000 755.000 240.000 1.890.000 463.300 220.000 182.300

Durante el mes de agosto la empresa realizó las siguientes transacciones: Agt. 1: Se reciben $282.000 por servicios prestados en el mes anterior Agt. 3: Se cancelan salarios pendientes de pago del periodo anterior Agt. 5: Se reciben $60.000 de contado por el alquiler de unas oficinas localizadas en el segundo piso de la lavandería. Agt. 8: Los ingresos en efectivo por lavado durante la primera semana ascienden a $277.500 Agt. 10: Se compran detergentes y otros suministros por $372.600 cancelando la mitad de contado y el resto a 30 días Agt. 13: Se facturan $159.600 a la Clínica Palmira por servicios prestados Agt. 15: Se pagan los sueldos de la primera quincena por valor de $170.100 Agt. 17: Se cancelan $90.600 por la reparación de una de las máquinas de lavandería Agt. 23: Los ingresos en efectivo por lavado durante los últimos quince días son de $651.900 Agt. 25: Se abonan $396.000 a las deudas que habían pendientes de pago en julio 31 Agt. 26: Se recibe un abono de la clínica del pacífico por $79.800 Agt. 27: Se pagan servicios de energía, acueducto y teléfono por $229.500 Agt. 28: Se envía una nueva factura a la Clínica Palmira por $185.400

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Agt. 29: Se pagan $79.800 por concepto de recolección y reparto de ropa Agt. 30: Se causan los sueldos de la segunda quincena por $189.900 y se registran los ingresos en efectivo por lavado, recibidos en la última semana del mes por $363.300. Los suministros utilizados durante el mes valen $384.300. El gasto por depreciación del mes fue de 55.000 Se pide:

• • •

Registrar en el diario las transacciones de agosto de 2011 Trasladar los asientos al libro mayor y preparar el balance de prueba Preparar el estado de resultados y el balance general

UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 3: EL PROCESO DE AJUSTE Asientos de ajuste: Los asientos ordinarios corresponden a los registros de la mayoría de las transacciones soportadas por los documentos. Sin embargo, en atención al principio de la causación1 algunos hechos económicos no se originan en transacciones con terceros y no media un documento soporte, por lo tanto, se debe tener presente que pueden existir ingresos, costos o gastos que deben reconocerse en el periodo contable. Este reconocimiento en la contabilidad de dichos hechos económicos se conoce como ajustes, los cuales son necesarios para que la contabilidad refleje razonablemente la situación financiera de la empresa. Cuentas que se deben ajustar: Ingresos acumulados: Se acumulan ingresos, cuando los bienes son entregados físicamente o los servicios son prestados, más no se facturan en el periodo respectivo, por razones contractuales, istrativas, incluso por olvido. En este caso, independiente de que se envíe o no una factura al receptor de los bienes o servicios, el ingreso debe contabilizarse, reconocerse o causarse. La contabilización se hace con un crédito a la cuenta de ingresos respectiva y un débito a una cuenta por cobrar. Gastos acumulados En sentido inverso, pero bajo el mismo principio del reconocimiento de los hechos económicos, los gastos que no han sido cobrados a la empresa por sus prestadores o que se hace en periodos posteriores o acumulados, deben contabilizarse justo en el periodo en que se recibieron efectivamente. La contabilización se hace con un débito a la cuenta de gastos respectiva y un crédito a una cuenta por pagar. 1

Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Art. 48 Dec. 2649/93

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Ingresos diferidos Corresponden a los ingresos recibidos por anticipado para la entrega posterior de bienes o servicios. Esta cuenta corresponde a un pasivo que se amortiza o disminuye a medida que se entregan los bienes o servicios y se reconoce el ingreso respectivo. El ajuste se hace con un crédito a la cuenta de ingresos y un débito a ingresos diferidos por el mismo valor. Gastos diferidos Corresponden a gastos pagados por anticipado y cargos diferidos. Estos gastos no se registran directamente en la cuenta de gastos al momento de su adquisición, porque tienen la característica de cubrir periodos futuros, es decir que de ellos se espera obtener un beneficio en el futuro. Dichas erogaciones, entonces, deben manejarse como cuentas del activo (activos diferidos, cuenta 17) los cuales se amortizan 2 periódicamente, reconociendo en la contabilidad el incremento del gasto y la disminución del activo diferido. Algunos ejemplos de este tipo de activos son: seguros, intereses, honorarios, comisiones, arrendamientos, etc. Depreciaciones. La depreciación representa una pérdida teórica de valor de un bien (activo fijo) debido a su uso, desgaste u obsolescencia. Los edificios, maquinarias, vehículos, computadores, equipos de oficina, etc. pierden valor a medida que pasa el tiempo y estos bienes son usados en las operaciones del negocio. Existen diferentes métodos para depreciar los activos fijos, pero para efectos de este curso, solo se tratará el sistema de depreciación por línea recta, el cual consiste en dividir el costo de adquisición del activo entre la vida útil del mismo, lo cual nos daría el valor a depreciar anual o mensualmente, como se desee. La vida útil de un activo fijo, se supone es el tiempo durante el cual dicho activo está en capacidad de producir o prestar su servicio en condiciones normales de funcionamiento. Para efectos contables y tributarios, se han establecido tres grupos de vida útil en los cuales se deben clasificar los bienes por asociación: Veinte años: construcciones y edificaciones Diez años: Maquinaria y equipo, equipo de oficina Cinco años: vehículos y equipos de cómputo. Ejemplos de ajustes: Ingresos acumulados 1. G&C Ltda, prestó a uno de sus socios la suma de $210.000, el 1 de octubre del año pasado, con un plazo de tres meses y un interés simple del 12% anual pagaderos junto con el capital. Si la empresa ajusta sus cuentas cada mes, los 2

Se disminuye su valor proporcionalmente durante el tiempo de vigencia del activo diferido. El registro se hace debitando la cuenta de gasto respectiva y acreditando la cuenta de activo diferido.

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asientos contables, en forma de diario, para registrar el hecho económico y los ajustes a final de cada mes son los siguientes: Septiembre 1

Septiembre 30

Cuentas por cobrar socios Bancos

$210.000

Ingresos por cobrar -intereses Ingresos no operacionales financieros

$2.100

$210.00

$2.100

Este asiento sería igual en octubre 31 Si el socio cancela la deuda el 30 de noviembre el asiento sería: Noviembre 30

Caja Ingresos por cobrar - intereses Cuentas por cobrar socios Ingresos no operacionales financieros

$216.300 $ 4.200 $210.000 $ 2.100

Gastos acumulados 2. Industrias Xara solicitó un crédito bancario por $120 millones a doce meses con una tasa de interés del 30% anual mes trimestre vencido. El dinero le fue entregado a la empresa el 15 de junio del presente año. Junio 15

Bancos Obligaciones financieras

$120.000.000 $120.000.000

Ajuste el 30 de junio: Junio 30

Gastos no operacionales – Intereses Costos y gastos por pagar – Intereses

$1.500.000 $1.500.000

Ajuste el 31 de julio Julio 31

Gastos no operacionales – Intereses Costos y gastos por pagar – Intereses

$3.000.000 $3.000.000

Ajuste el 31 de agosto Agosto 31

Gastos no operacionales – Intereses Costos y gastos por pagar – Intereses

$3.000.000 $3.000.000

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Pago intereses primer trimestre Septiembre 15 Sept. 15

Costos y gastos por pagar – Intereses Gastos no operacionales – Intereses Bancos

$7.500.000 $1.500.000 $9.000.000

Paga la deuda en Junio 15 del año 2 Junio 15

Obligaciones financieras Costos y gastos por pagar - Intereses Gastos no operacionales – Intereses Bancos

$120.000.000 $ 7.500.000 $ 1.500.000 $129.000.000

Ingresos diferidos

3. Cómputo Ltda. recibió el 1 de junio la suma de 3.000.000 de Serviser S.A. por concepto de contrato de servicios de mantenimiento de computadores por tres meses. Registro inicial: Junio 1

Bancos Ingresos recibidos por anticipado

$3.000.000

Ingresos recibidos por anticipado Ingresos operacionales – serv. Mtto.

$1.000.000

$3.000.000

Ajuste mes 1 al 3 Junio 30

$1.000.000

4. El 15 de marzo la financiera ABC prestó a la empresa XYZ $20.000.000 a tres meses, con un interés del 24% anual trimestre anticipado. La financiera prepara informes mensuales: Marzo 15

Clientes Ingresos recibidos por anticipado – int Bancos

$20.000.000 $1.200.000 18.800.000

Ajuste marzo 30 Marzo 15

Ingresos recibidos por anticipado – int Ingresos operacionales

$200.000 $200.000

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Ajuste Abril 30 Abril 30

Ingresos recibidos por anticipado – int Ingresos operacionales

$400.000

Ingresos recibidos por anticipado – int Ingresos operacionales

$400.000

$400.000

Ajuste Mayo 30 Mayo 30

$400.000

Se recibe el pago de la deuda junio 15 Junio 15

Bancos Ingresos recibidos por anticipado – int Ingresos operacionales Clientes

$20.000.000 200.000 $ 200.000 $20.000.000

Gastos diferidos 5. La Nacional adquirió un seguro contra terremoto el 1 de febrero, por el cual pagó una prima de $1.200.000 con una cobertura de un año. Febrero 1

Gastos pagados por anticipado - seguro Bancos

$1.200.000 $1.200.000

Amortización mensual Febrero 28

Gastos amortización - seguro Gastos pagados por anticipado - seguro

$100.000 $100.000

Depreciación Costo histórico vehículo Método depreciación Vida útil activo Fecha

$12.000.000 Línea recta 10 años

Gasto depreciación Depreciación acumulada

$100.000 $100.000

Taller 3 - 1 A. A junio 30, la empresa de servicios Colo Colo Ltda., presentó el siguiente balance general:

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PASIVO Y PATRIMONIO

ACTIVO Caja

1.650.000

Clientes Inversiones Terrenos Equipo de Oficina Total activo

420.000 600.000 1.500.000

Proveedores Costos y gastos por pagar Aportes sociales Utilidades acumuladas

240.000 150.000 3.000.000 780.000

4.170.000

Total pasivo y patrimonio

4.170.000

Las transacciones de julio fueron las siguientes: Julio 5 Envió una factura a Pérez Ltda. por $270.000 por servicios prestados. (Crédito) Julio 7 Pagó publicidad por $240.000 por tres meses. Jul 11 Pago la mitad del saldo de costos y gastos por pagar, y $150.000 del saldo de proveedores Jul. 14 Recibió el pago total de las cuentas por cobrar que figuran a junio 30 Jul. 15 Pagó sueldos de istración por $240.000 y $60.000 de comisiones a vendedores Jul. 18 Recibió de Calderón Ltda. la suma de $120.000 por servicios prestados y un abono de Pérez Ltda. por $180.000 Jul. 21 Compró un computador por $300.000, abonó $90.000 de inicial y firmó una letra por el resto con intereses de financiación del 1.5% mensual pagadera mes vencido. Jul. 24 Recibió del Ingenio del Cauca un anticipo de $450.000 por servicios que se prestarán en el próximo mes. Jul. 30. Pago gastos de istración por $300.000 Se pide: a. Registrar las transacciones en forma de diario b. Trasladar los asientos al mayor y preparar el balance de prueba c. Elaborar el estado de resultados y el balance general

B. La siguiente información de viajes Armenia corresponde al segundo semestre de 2011. Con base en esos datos, se debe completar el ciclo contable del semestre y preparar el estado de resultados y el balance general Viajes Armenia Ltda. Balance de prueba al 31 de diciembre de 2011 Cifras en miles de pesos Caja

Debito 20.350

Crédito

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Bancos Clientes Inventario de materiales Gastos pagados por anticipado Cuentas por cobrar socios Inversiones en bonos Gastos de arrendamiento Gastos de personal Gastos por servicios Proveedores Impuestos por pagar Ingresos operacionales Ingresos financieros Ingresos recibidos por anticipado Aportes sociales Utilidades acumuladas

95.000 22.860 11.700 14.400 150.000 600.000 18.000 42.000 7.800

Sumas iguales

982.110

31.260 9.000 144.000 6.000 24.000 750.000 17.850 982.110

Información para los asientos de ajuste •

• • • • •

El 31 de diciembre se realizó un inventario físico de materiales. Este conteo arrojó existencias por valor de $7.500.000 Los gastos pagados por anticipado representan el saldo de una póliza de seguros contra incendio, tomada el 1 de julio de 2006 con una vigencia de dos años. El valor pagado inicialmente por la prima fue de $28.800.000 Las cuentas por cobrar a socios están representadas por un pagaré fechado el 1 de octubre de 2007 con un interés de 36% anual pagadero a la fecha de vencimiento. El pagaré tiene plazo de un año. A la fecha no se han reconocido los intereses del último trimestre sobre las inversiones en bonos. La tasa de interés es del 10% trimestral simple. Las prestaciones sociales causadas para el semestre, no reconocidas a la fecha, ascienden a $10.500.000 El saldo de ingresos recibidos por anticipado corresponde a un anticipo por concepto de arrendamiento de un piso que la empresa subarrendó el 1 de noviembre de 2007 y por el cual recibió $24.000.000. El anticipo tiene vigencia por cuatro meses.

C. Los siguientes son los saldos de las cuentas para el balance de prueba preajustado de López Ospina y Cia. Ltda. al 31 de diciembre de 2011. CAJA BANCOS INVERSIONES – PAPELES COMERCIALES CLIENTES MATERIALES, REPUESTOS Y RIOS TERRENOS OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CAPITAL RESERVAS OBLIGATORIAS

200.000 1.800.000 10.000.000 2.500.000 3.000.000 25.000.000 5.000.000 2.000.000 18.000.000 4.500.000

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UTILIDADES ACUMULADAS INGRESOS POR SERVICIOS INGRESOS NO OPERACIONALES - ARRENDAMIENTOS INGRESOS NO OPERACIONALES - FINANCIEROS GASTOS DE PERSONAL GASTO HONORARIOS GASTO SEGUROS GASTOS SERVICIOS GASTOS DIVERSOS

7.000.000 30.000.000 6.500.000 750.000 17.500.000 5.000.000 5.250.000 3.000.000 500.000

Datos para ajustes al 31 de diciembre de 2011: • • • • •

Los papeles comerciales devengan un interés mensual del 2%. Al 31 de diciembre están pendientes por cobrar y contabilizar los del último trimestre del año. Al 31 de diciembre quedan pendientes por pagar los sueldos de la última quincena por un monto de $335.000 Al 31 de diciembre se hizo un conteo físico de materiales, repuestos y rios. Este arrojó existencias por valor de un millón de pesos De los $5.250.000 de gastos por seguros debe diferirse para el próximo año la quinta parte. De los ingresos no operacionales – arrendamientos, $500.000 corresponden a la próxima vigencia (año 2008).

Se pide: 1. Registrar los asientos de ajuste en cuentas T 2. Diligenciar la hoja de trabajo con: balance de prueba preajustado, ajustes, balance de prueba ajustado, estado de resultados y balance general. E. Del balance de prueba antes de ajustes de La Empresa S.A. se han extractado los siguientes saldos a octubre 30 de 2011: (cifras en miles de pesos) Propiedad planta y equipo Terrenos Construcciones y edificaciones Depreciación acumulada C y E Maquinaria y equipo Depreciación acumulada M y E Gastos pagados por anticipado Seguros Arrendamientos Suscripción a revistas y diarios Ingresos recibidos por anticipado Intereses Honorarios

$100.000 600.000 240.000 420.000 84.000 $

6.750 10.300 900

$

3.750 44.800

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Las construcciones y edificaciones se adquirieron en julio 1 de 2004 y se estima que tienen una vida útil de 20 años, depreciando por el método de línea recta. La maquinaria y equipo se compró el 1 de agosto de 2009 y su vida útil es de 10 años. La póliza de seguros se adquirió el 1 de diciembre de 2011 y se pagó por ella una prima de $27.000.000. Su fecha de vencimiento es 30 de noviembre de 2012. El 1 de agosto se pagaron $20.600.000 correspondientes a cuatro meses de arrendamiento por anticipado. La suscripción a revistas se hizo el 1 de octubre de 2011 y su vigencia es de un año. El saldo de la cuenta intereses recibidos por anticipado, corresponde al primer trimestre pagado por el banco nacional sobre una inversión que se hizo el 16 de agosto de 2011. El 1 de julio de 2011, La Empresa S.A. firmó un contrato de asesoría por seis meses con Ramos & Cia. A razón de $11.200.000 mensuales. Ramos canceló el valor total del contrato por anticipado. Se pide: 1. Calcular el valor de los ajustes de las cuentas que lo requieran a octubre 30 de 2011, y elaborar los asientos de diario pertinentes para su contabilización. 2. Determinar los nuevos saldos de las cuentas después de ajustes. (Puede hacerlo frente a la columna de los saldos antes de ajuste). F. Con los siguientes saldos del libro mayor de la empresa Aliadas Ltda., elaborar los asientos de ajuste al 31 de diciembre de 2011, preparar un balance de prueba ajustado, el estado de resultados y el balance general. 1105 1110 1705 170525 1305 1365 1435 1524 1540 1592 159215 159235 2105 2205 2408 2705 3115 5105

CAJA BANCOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Arrendamientos CLIENTES CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA (50 UNIDADES A $500.000 CADA UNA) EQUIPO DE OFICINA FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE DEPRECIACION ACUMULADA Equipo de oficina Flota y equipo de transporte BANCO NACIONALES (Pagaré) PROVEEDORES NACIONALES IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO APORTES SOCIALES GASTOS DE PERSONAL

491.000 13.600.000 900.000 3.869.000 400.000 25.000.000 5.000.000 48.000.000 5.900.000 900.000 5.000.000 630.000 2.400.000 700.000 100.000 76.000.000 3.200.000

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4135 4210 5305 6135

COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR FINANCIEROS FINANCIEROS COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR

32.400.000 280.000 450.000 17.500.000

Datos para realizar los ajustes: a. Se realizó arqueo de caja y se halló un valor en efectivo de $443.000. Se desconoce la razón del faltante. b. En el extracto del banco aparece nota débito por $140.000 correspondiente al impuesto del 4 por mil no registrado por la empresa.

c. Al realizar el conteo físico de la mercancía se determina que el valor real es de $24.500.000 y que el faltante es responsabilidad del almacenista. d. Con el método de línea recta se deprecian los activos fijos por un mes. e. Se amortizan los diferidos, teniendo en cuenta que los gastos pagados por anticipado corresponden a tres meses de arrendamientos; se causan 27 días y los ingresos recibidos por anticipado corresponden a intereses por 100 días. Se causa un mes. f.

Al finalizar el periodo contable se ha dejado de pagar el servicio de energía a EPSA por $210.000.

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