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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido
Licenciatura en Gestión y istración de PyMES
5º cuatrimestre
Programa de la asignatura: Contabilidad Financiera
Clave: 080920519/070920519
Universidad Abierta y a Distancia de México
Ciencias Sociales y istrativas
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Índice Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido ............................................................. 3 Presentación de la unidad .............................................................................................. 3 Propósitos ...................................................................................................................... 4 Competencia específica ................................................................................................. 4 3.1. Pagos anticipados ................................................................................................... 4 3.1.1. Concepto, características e importancia ............................................................... 5 3.1.2. Principales cuentas .............................................................................................. 8 Actividad 1. Partidas de activo diferido ......................................................................... 12 3.1.3. Aplicación práctica.............................................................................................. 13 Actividad 2. Cuentas de activo diferido en una empresa .............................................. 16 Actividad 3. Análisis de la aplicación contable en una empresa ................................... 16 Autoevaluación............................................................................................................. 17 Evidencia de aprendizaje. Estudio de caso en cuentas de activo diferido .................... 18 Autorreflexiones ........................................................................................................... 18 Cierre de la unidad ....................................................................................................... 18 Para saber más ............................................................................................................ 18 Fuentes de consulta ..................................................................................................... 19
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Presentación de la unidad Una de las funciones del de pymes es interpretar el manejo de las cuentas del activo diferido, es decir, las principales cuentas de operaciones en una empresa. En este proceso, es fundamental realizar su aplicación en el estado financiero denominado balance general. El balance general es el estado donde se encuentra el tercer grupo de activos denominado diferido. El activo diferido está compuesto por todos aquellos gastos que en forma anticipada ha erogado la empresa y de los que se espera un beneficio económico. En cada cuenta del activo diferido, se aplican registros de operaciones y distintas técnicas contables; por lo que en esta unidad se ejemplifica el uso del registro de las operaciones de cada una de las cuentas que conforman el grupo de activo diferido y su importancia en el balance general. Al mismo tiempo, en esta unidad, se analizan las operaciones que realiza la empresa sólo dentro de las partidas del activo diferido, según el tipo de actividad para la cual es contratado y la forma en que debe ser registrada en el estado de situación financiera. Es preciso tener en cuenta que el tercer grupo de las cuentas del activo diferido está compuesto por todos aquellos gastos pagados en forma anticipada que haya efectuado la empresa, las cuales son: papelería y útiles; propaganda, primas de seguros, rentas pagadas por anticipado e intereses pagados por anticipado. El manejo de las cuentas del activo diferido o gastos pagados en forma anticipada, son los que la empresa efectúa al inicio del año y los va utilizando conforme transcurre el tiempo, razón por la cual, es fundamental conocer la aplicación de técnicas contables para cada cuenta que la integra. Por tal motivo, en esta unidad se conocerá el correcto registro de operaciones, de tal forma que permita reflejar el saldo real de las cuentas del activo diferido dentro del balance general y sobre los cuales se tiene el derecho de recibir un servicio aprovechable, tanto en el mismo ejercicio como en posteriores. En resumen, una vez que sean aplicados todas aquellas cuentas que integran el activo diferido, en forma adecuada y en base a la operación que representa cada cuenta del activo diferido, es posible entender su funcionamiento con relación a sus técnicas contables aplicables.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Propósitos Esta unidad te permitirá:
Identificar las operaciones, que en forma cotidiana realiza la empresa, con base en las necesidades y características de las cuentas de activo diferido. Reconocer los elementos de las cuentas de activo diferido, a partir de sus fases de operación. Aplicar la técnica contable con base en un caso práctico.
Competencia específica Analizar las características de las cuentas de activo diferido y aplicar en forma adecuada en cada ejercicio la técnica contable en sus operaciones que le permita verificar sus saldos reales y confiables.
3.1. Pagos anticipados Una empresa, para el arranque de sus operaciones, se apoya de los conceptos que integran el activo diferido, en los cuales se ve la necesidad de efectuar gastos anticipados para dar inicio a sus actividades. Por lo que los pagos anticipados explican el manejo de los activos diferidos como gastos pagados que no se han utilizado, su objetivo primordial es no afectar los estados financieros de la empresa en los periodos en los que esos gastos aún no se han utilizado. En ciertas circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algún gasto que no va a utilizar de forma inmediata, pero mientras esto sucede permanecen en calidad de activos, es decir que, primero se afecta en forma operativa el activo y según el tiempo del uso se afecta el estado de resultados. Entre los gastos pagados en forma anticipada se encuentran: arrendamientos, seguros, papelería, interés pagado en forma anticipada, publicidad y propaganda.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Con el transcurso del tiempo, los activos que se utilizan se llevan a gasto (amortizando), para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos; aquí se encuentra el objetivo de los activos diferidos, es decir, cuando se contrata un seguro por un año con un costo de $ 5,000.00 ($5,000.00 dividido entre 12 meses es igual a $ 416.66 por mes), para el mes de enero se amortiza la cantidad de $ 416.66, quedando por devengar $4,583.33. Los pagos que la empresa no utiliza deben permanecer en activo diferido y una vez que este concepto da inicio a una generación del ingreso, se reconoce como gasto aplicado. Si los gastos pagados en forma anticipada se llevaran al gasto y no al activo, estaríamos imputando unos gastos que no tienen ninguna relación con el ingreso, puesto que un gasto no utilizado no podrá contribuir de forma alguna a la generación de ingresos, es decir, cuando se compra papelería y útiles, y esta adquisición no se registra como activo diferido, se estaría omitiendo la técnica de aplicación contable, que a todo cargo corresponde a un abono, donde el cargo seria al activo (Papelería y útiles) y el abono a gasto de istración. Por ejemplo, si en el mes de enero la compra de papelería y útiles fue por $ 60 000.00, es normal que para el mes de diciembre no se tenga el mismo importe, ya que su valor ha ido reduciendo conforme se ha utilizado o consumido dicha papelería. Otro ejemplo es cuando se paga por anticipado dos años de renta, por un importe de $ 35 000.00 en cada uno. Naturalmente al terminar el ejercicio no se tendrá la misma cantidad pagada por anticipado, ya que su valor ha ido disminuyendo con el transcurso del tiempo. Dichos ejemplos muestran que de los gastos pagados por anticipado; únicamente se considera gasto a la parte consumida o utilizada y la restante es un activo.
3.1.1. Concepto, características e importancia Para reconocer todos los elementos implícitos en una cuenta de activo diferido, es necesario conceptualizar a los gastos pagados por anticipado, analizar sus características y valorar su importancia en una empresa activa. El concepto de gastos pagados en forma anticipada, consiste en cumplir los servicios que se van a obtener o los bienes que se van a utilizar en un futuro para una empresa; éstos no tienen relación directa con el proceso productivo ni se venderán. Constituyen un derecho por la compra efectuada o servicio contratado en forma anticipada, su propósito es proporcionar un beneficio económico futuro a la entidad. A continuación, se muestran las diferencias entre el concepto de cargos diferidos y cobros anticipados:
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Cargos diferidos. Deben examinarse con los activos intangibles, para hacerlo es necesario utilizar un servicio o ser un consumo de un bien que producirá un ingreso. Su aplicación en el estado de resultados es un gasto diferido, según el uso que le dé la empresa y la parte que queda se aplica en activo; por ejemplo: los gastos de colocación de valores, los gastos de organización o la emisión de obligaciones. Cobros anticipados. Son cuentas de pasivo, una obligación para la entidad a través de algún servicio a otras empresas. Cargo diferido. Se aplica, por ejemplo, cuando una empresa maneja grandes volúmenes de dinero en efectivo y decide contratar los servicios de una empresa transportadora de valores, al hacerlo realiza su cargo diferido por el servicio que contrata y paga en forma anticipada. El cobro anticipado se puede relacionar cuando un cliente nos hace un pago anticipado para un producto en particular y con ciertas características, razón por la cual el dinero como no es de la empresa y a su vez es obligación entregar el producto en un tiempo, éste se queda como pasivo. Características e importancia. Es necesario tener conocimiento de todas las operaciones que se realizan en una empresa de servicios, por su distinta aplicación de las técnicas contables en cada una de las cuentas que integran el activo diferido, para que cuando se presente la necesidad de un gasto a erogar en forma anticipada, se aplique en forma correcta y nos permita determinar saldos reales y confiables. En estas operaciones, se siguen lineamientos contables que proporcionan certeza sobre el registro de las mismas, por lo que es fundamental identificar los siguientes principios de contabilidad: Principio del periodo contable: Surge a partir de la necesidad de analizar en una fecha determinada (mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual) los estados financieros que se deseen elaborar, en donde se consideren los pagos anticipados en que haya incurrido la empresa para dar a conocer los derechos recibidos, más no disfrutados en su totalidad. Además de ser considerados para su respectiva aplicación, así como registrados en las cuentas de egresos (gastos) correspondientes. Principio del valor histórico: En este principio es importante considerar el registro de las cantidades efectivamente pagadas, la contabilidad cuantifica las transacciones económicas y se registran según las cantidades de efectivo que se afecten, dichas cifras deberán ser actualizadas, en el caso que ocurran eventos que hagan que pierdan su valor, aplicando métodos de ajuste que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable, además de que los gastos se deben realizar con los costos de factura.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Realización: Los beneficios económicos sólo deben registrarse cuando sean realizados, es decir, cuando la operación que los origina queda establecida desde el punto de vista de la legislación o de las prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe señalarse con carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto devengado. Revelación suficiente: La información muestra los derechos adquiridos por los gastos realizados y que facilitarán a la entidad, derechos por servicios que aún están pendientes de recibirse. Reglas de valuación: Se valúan a costo histórico, es decir, en cuanto se consumen o devenguen los servicios o se obtengan los beneficios del pago por anticipado se aplica al estado de resultados del periodo. En cuanto a la importancia de los pagos anticipados radica en el asiento contable, que es un cargo a gastos de operación del periodo, ya sea de venta, istración o financieros, según corresponda, con abono a la cuenta del activo – pago anticipado- que se haya devengado, consumido o utilizado. Como se mencionó anteriormente, sólo se lleva a la cuenta de gastos la parte utilizada o devengada, el asiento necesario para realizar su registro es mediante un cargo a gastos de operación del periodo según corresponda, contra un abono a la cuenta del activo diferido -pago anticipado- que se haya devengado, consumido o utilizado, de esta manera tenemos un nuevo saldo de la cuenta del activo diferido y una cuenta de gastos que se utiliza en el estado de resultados del periodo. La aplicación al estado de resultados deberá realizarse en el momento en que los pagos anticipados se hayan devengado, es decir, se recomienda realizar el registro mensualmente, si la empresa prepara estados financieros con esta periodicidad. En ocasiones existen empresas que sus estados de resultados los preparan en forma trimestral, semestral o anualmente, por los costos de elaboración de parte de un consultor certificado, y en estas fechas se hace la aplicación dentro del estado de resultados, según el gasto por anticipado en que se haya incurrido. Para aplicar en forma correcta las políticas establecidas por la empresa, en la cual decide la periodicidad de aplicación al estado de resultados de los pagos anticipados devengados, es necesario conocer las siguientes reglas de presentación: Reglas para su presentación en el Balance General: a) Se presentan en el activo circulante, siempre y cuando el periodo de beneficio no sea mayor a un año; es decir, menor del ciclo financiero a corto plazo.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido b) Los pagos anticipados mayores a un año o mayor al ciclo financiero a corto plazo se clasificaran como activo no circulante. c) Los intereses pagados por anticipado se clasificaran contra el pasivo correspondiente. Cuando el pago anticipado es mayor al ciclo operativo de la empresa; la mayoría de las empresas contratan seguros contra siniestros y robo mayores a un año, lo consideran como no circulante por rebasar el periodo de un año. En tanto, el interés pagado en forma anticipada proviene de un movimiento bancario principalmente, por ejemplo, cuando una empresa solicita un préstamo bancario y decide pagar dos o tres meses por adelantado de intereses, se afecta la cuenta de pasivo, que en este caso es la cuenta de acreedores diversos.
3.1.2. Principales cuentas Para tener un mejor control en cada una de las cuentas de los pagos anticipados (rentas pagadas por anticipado, primas de seguros y fianzas, intereses pagados por anticipado, papelería y útiles, propaganda y publicidad), se recomienda llevarlas de forma independiente. Es importante llevar tantas subcuentas como sean necesarias, para apreciar lo que está ocurriendo en cada cuenta y saber cómo y cuándo se está afectando. A continuación analizaremos las principales cuentas de activo diferido o pagos anticipados, se recomienda llevarlas de manera independiente llevando tantas subcuentas sean necesarias, para apreciar los movimientos que va teniendo cada activo diferido. Algunas de las cuentas que deben estar presentes en pagos anticipados son las rentas pagadas por anticipado, las cuales son los derechos que se adquieren por la contratación de bienes de terceras personas. Debe (aumenta) Rentas pagadas x anticipado (disminuye) Haber Se carga: Se abona: Al iniciarse el ejercicio Por la parte proporcional del servicio que 1.- Esta cuenta se carga por el importe de se haya disfrutado en el transcurso del los pagos mensuales, trimestrales, tiempo. semestrales o anuales efectuados por anticipado, por los pendientes de devengarse y se tiene el derecho de utilizar los bienes muebles o inmuebles. Durante el ejercicio Se carga por cobro de renta pagada por
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Se abona por renta devengada. Al finalizar el ejercicio se abona, si no se aplicó
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido anticipado.
durante el ejercicio al estado de resultados y este importe haya devengado su saldo queda saldado. Al finalizar el ejercicio: Una vez vencido el contrato, donde se efectuó el pago en forma anticipada de la renta, el saldo queda saldado. Su saldo es deudor y representa el costo de rentas pagadas por adelantado pendientes de devengarse y por lo que se adquirió el derecho de utilizarse. Presentación: Esta cuenta se registra en el balance general dentro del activo diferido Primas de seguros y fianzas. Representa los beneficios que obtiene la entidad en caso de algún contratiempo o desastre. Debe (aumenta) Primas de seguros y fianzas (disminuye) Haber Se carga: Se abona: Al iniciarse el ejercicio Por la parte proporcional que de las primas Esta cuenta se carga por el saldo deudor pagadas se haya disfrutado el servicio. o el importe del costo de las primas de los contratos de seguros y fianzas. Durante el ejercicio
Se abona por el importe devengado de las primas o seguros, por algunos importes de resultado no aplicado en su momento y por el saldo para poder liquidarlo. Al finalizar el ejercicio: Durante el cierre del periodo fiscal, se determina un saldo, en función a los gastos en que se hayan incurrido.
Saldo Su saldo es deudor y representa el costo de los pagos efectuados por el concepto mencionado y por el cual tiene derecho de reclamar el monto asegurado en caso de ocurrir algún siniestro, pendiente de devengar. Presentación: Se presenta en el balance general dentro del activo diferido Intereses pagados por anticipado. Son aquellos pagos que se efectúan derivado de un financiamiento contraído. Debe (aumenta) Se carga:
Intereses pagados x anticipado Se abona:
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(disminuye)
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Haber
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Al iniciarse el ejercicio: Del importe de su saldo deudor, que representa el costo total de los intereses pagados totalmente derivados del financiamiento contraído.
Por la parte proporcional que de dichos intereses se hayan convertido en gasto.
Durante el ejercicio Se carga por el importe del precio del costo de los intereses pagados anticipadamente, sobre los créditos obtenidos, pendientes de devengarse y por el saldo deudor al inicio de un ejercicio. Al finalizar el ejercicio: Se abona por el importe de los intereses denegados y por el importe de su saldo para liquidarlo. Saldo Representa el precio de costo de los intereses pagados por anticipado, pendientes de devengarse, y el cual proporciona derechos a utilizar dicho crédito y pagarlo al final del periodo contratado. Presentación: Se presenta en el balance general dentro del activo diferido
Papelería y útiles. Son artículos necesarios para la actividad misma de la entidad durante el periodo contable y que serán almacenados. Debe (aumenta) Papelería y útiles (disminuye) Haber Se carga: Se abona: Al iniciarse el ejercicio Por el valor de los materiales de útiles y Del importe de su saldo deudor, que papelería que se vaya utilizando representa el precio de toda papelería y útiles propiedad de la empresa. Durante el ejercicio Se carga por el precio-costo de la papelería y útiles que se almacenaran y por el saldo deudor al inicio de un ejercicio. Al finalizar el ejercicio: Se abona por la parte de artículos
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido consumidos y por su saldo para poder saldarla. Saldo El saldo es deudor y representa el precio de costo de dichos concepto y que está pendiente de utilizarse. Presentación: Se presenta en el balance general dentro del activo diferido Propaganda y publicidad. Se refiere a los medios por los cuales se da a conocer al público en general determinada actividad, servicio, o producto que el negocio proporciona. Los medios más conocidos son: folletos, volantes, anuncios luminosos, anuncios en periódicos, radio y televisión, perifoneo, internet Hay empresas que utilizan una gran gama de medios publicitarios para dar a conocer, sus productos, servicios, así como promociones, razón por la cual se ve obligado a llevar una relación analítica (auxiliares) para un mejor control de los mismos. Los auxiliares desglosan los distintos medios de publicidad que utiliza la empresa, lo que permite tener un control y a la vez clasificarlas con números de cuentas distintas. Al momento de tener bien definida su clasificación, estas cuentas deben de contener datos suficientes, tales como nombre de la propaganda o publicidad, la cuenta que le ha sido asignada, la fecha que inicio la operación, el concepto, referencias, él debe (cuando se carga), el haber (cuando se abona), el saldo (deudor a acreedor), se pueden ir aumentando tantas columnas como sean necesarias para llevar un control adecuado. Es decir, dependiendo las condiciones en que sea contratado el servicio. Debe (aumenta) Propaganda y publicidad. (disminuye) Haber Se carga: Se abona: Al iniciarse el ejercicio Por la parte de la publicidad y propaganda Del importe de su saldo deudor, que que se vaya utilizando representa el precio de costo de los materiales publicitarios, tales como contratos celebrados con la prensa, radio, televisión, revistas, folletos, volantes. Con miras a lanzar un nuevo producto al mercado. Del importe del precio de costo de las erogaciones realizadas por los conceptos anteriores. Durante el ejercicio
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Del importe de la propaganda y publicidad
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido relativa a productos o servicios lanzados al mercado. Al finalizar el ejercicio: Del importe de la propaganda relativa a los productos o servicios lanzados al mercado. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Saldo Su saldo es deudor y representa el precio del material o campañas publicitarias empleado por la entidad para dar a conocer al público los productos, bienes y servicios que ofrece. Cuando estos no han sido lanzados al mercado. Presentación: Se presentan en el balance general dentro del activo diferido. En cuanto a alguna parte que exceda del periodo de corto plazo, se tendrá que presentar en el activo diferido. En el estado de resultados se presentaran las partidas ya devengadas y están registradas como parte de gastos de operación o financieros según sea el caso.
Actividad 1. Partidas de activo diferido Es momento de que realices la primera actividad de la unidad y para poner en práctica lo aprendido hasta el momento. Para ello, tendrás que identificar las características de las cuentas de activo diferido realizando lo siguiente: 1. Investiga y explica cinco diferentes partidas que puedan afectar una cuenta de activo diferido distinta a las que ya se explicaron en el subtema 3.1.2. Principales cuentas 2. Descarga el documento Act 1. Partidas de activo diferido y llena la plantilla que se te presenta. Ya que concluyas tu actividad: 3. Guarda tu trabajo como CF_U3_A1_XXYZ y envía a tu Facilitador (a) mediante la sección de tareas.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido 3.1.3. Aplicación práctica Una función del de pymes es interpretar de forma adecuada el manejo de las cuentas que conforman el grupo de activo diferido, es decir, las principales cuentas de operaciones que utiliza una empresa para registrar sus gastos pagados en forma anticipada. Éste conocimiento es la base para manejar el estado financiero denominado Balance general (dentro de este documento se integran los activos diferidos). El activo diferido está compuesto por el tercer grupo de cuentas que contempla el balance general por su apoyo a las actividades operativas que se espera genere un beneficio a futuro para la empresa. Ejemplo de cuentas que integran el activo diferido: Por expansión de la agencia “El Viejo Roble”, existe la necesidad de alquilar un almacén con un costo de renta mensual de $ 7,500.00; para poder firmar el contrato el dueño del local pidió por adelantado un año de renta. Para solventar este compromiso se expidió un cheque por dicho importe. A continuación se muestra la forma de registrar las cuentas en libro diario: Fecha
Detalle
Debe
1/Ene/10
Renta pagada x anticipado
1/Ene/10
Bancos
Haber
$ 90 000 $ 90 000
En el registro, la renta pagada por anticipada del almacén afecta el concepto de bancos (en haber) por la salida del cheque
Siguiendo con el mismo ejemplo, con la finalidad de evitar contratiempos de sufrir algún siniestro, la agencia ha decidido contratar una póliza por 3 años con cobertura amplia, la cual incluye: robo, incendio, inundación, sismos, y otra eventualidad, cabe hacer mención y después de haber analizado las distintas aseguradoras, se decidió convenir con seguros Alatrizte, con un prima total por año de $ 18,500.00, de los cuales se efectuó el pago expidiendo un cheque. Además se contrató con seguros Buenaventura la flotilla del equipo de transporte por 3 años, para esto se convino una prima anual de $ 8,500.00 Fecha 1/Feb/10
Detalle
Debe
Haber
Póliza de seguros y fianzas (seguros Alatrizte)
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$ 55 500
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido (seguros Buenaventura) 1/Feb/10
$ 25,500 Bancos
$ 81 000
Para registrar el pago de póliza de seguros para la empresa y equipo de transporte
En este momento la agencia tiene una necesidad de dinero muy importante, por cuestión de tiempo la institución financiera le tardará un mes, ya tienen a su posible o que le prestara dinero, para esto el acreedor financiero necesita que los intereses le sean pagados en forma anticipada. En base a esta condición, el monto del préstamo asciende a $ 500,000.00 con interés del 3% mensual a pagar en 5 meses. Fecha
Detalle
Debe
2- oct-10
Bancos
$ 455 000
2- oct-10
En este cuenta se deposita el diferencial (capital menos interés pagado)
$ 150 000
2- oct-10
Interés pagado x anticipado
2- oct-10
Acreedor Financiero
Haber
$45 000 $ 500 000
Para registrar la operación de los intereses pagados x anticipado del financiamiento que se adquirió
El director de istración y finanzas de la agencia le está solicitando al gerente general, papelería y útiles para el siguiente año, con un gasto total de $ 25,000.00 de los cuales se pagan con cheque. Fecha 2012
Detalle Papelería y útiles Bancos
Debe
Haber
$ 25 000 $ 25 000
Para registrar la operación de la adquisición de papelería y útiles, es necesario utilizar el formato de libro diario y ver su aplicación de la técnica contable de sus cuentas antes registradas.
El siguiente año la agencia tiene considerado ofrecer a sus clientes un nuevo servicio, para esto el gerente de ventas y mercadotécnica, ha pronosticado para la promoción y publicidad un desembolso por $ 9,500.00 de los cuales se pagan con cheque.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido
Fecha 2011
Detalle
Debe
Publicidad y propaganda
Haber
$ 9 500
Bancos
$ 9 500
Para registrar la operación de la publicidad por el nuevo producto
Para poder reflejar los gastos erogados anteriormente por la empresa, se tienen que reflejar los datos en el siguiente estado de situación financiera (Balance General): Agencia Viejo Roble, S.A. Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre del 2010 Activos Total de activos circulantes Activos fijos Terreno Edificio Menos: Depreciación acumulada edificio Maquinaria Menos: Depreciación acumulada maquinaria Equipo de reparto Menos: Depreciación acumulada Eq. reparto Total activos fijos Renta pagada x anticipada Póliza de seguros y fianzas Intereses pagados x anticipado Papelería y útiles Publicidad y propaganda Total activos diferidos Total de activos fijos Total de activos
$ 680 000 $ 1 000 000 $ 1 500 000 (30 000) 850 000 (12 700) 470 000 (47 000)
1 470 000 837 300 423 000 $ 3 730 300
$ 90 000 $ 81 000 $ 45 000 $ 25 000 $ 9 500 $ 250 500
$ 4 660 800
A partir del ejemplo anterior sobre el procedimiento en libro diario, se puede analizar cada una de las cuentas que integran el activo diferido, así como su registro en el balance general.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Actividad 2. Cuentas de activo diferido en una empresa En esta segunda actividad podrás analizar los elementos de las cuentas de activo diferido para obtener saldos correctos y confiables. Para ello: 1. Descarga y analiza el Caso de la agencia Ruvirosa que encontrarás en el archivo Act 2. Cuentas de activo diferido en una empresa. 2. Ingresa al foro cuentas de activo diferido en una empresa y debate con tus compañeros(as) sobre la situación de las cuentas que interfieren en el caso analizado, el monto total que se requiere para solventar la situación; y además, si es adecuado el proceso que se plantea. Recuerda que en tus participaciones dentro de éste y todos los foros, wikis, blogs y demás herramientas del aula, debes dirigirte a tus compañeros(as) de manera respetuosa, cordial y en concordancia con lo establecido en cada ocasión. Consulta las Normas de participación en foros y la Rúbrica general de foros que se encuentran como archivos descargables de tu unidad.
Actividad 3. Análisis de la aplicación contable en una empresa Para esta actividad tendrás que redactar un ejemplo en donde menciones de qué manera podrías aplicar la técnica contable en el activo diferido y por qué consideras que lo es. Para ello: 1. Elabora un breve ejemplo de una empresa que refleje la aplicación de la técnica contable del activo diferido, puedes apoyarte de la información que has revisado a lo largo de la unidad o en fuentes de consulta confiables y de tu Facilitador(a). 2. Ingresa al foro, comparte tu ejemplo y justifica la aplicación de la técnica. 4. Lee las aportaciones de tus compañeros(as) y comenta a por lo menos tres ejemplos, para enriquecer el trabajo de los demás.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Autoevaluación Para medir el avance de tus conocimientos adquiridos en esta tercera unidad, se te solicita poner mucha atención en el siguiente recuadro, lee en forma detenida los párrafos que se encuentran en el texto que están a tu derecha y lo vas a relacionar con el concepto correcto que se localiza al lado izquierdo: I.- Se carga de los importes monetarios que se paguen para llevar a cabo premiaciones, festejos, cursos, etc. Se abona de la parte proporcional que se amortice. II.- Se carga por el importe de los pagos que la empresa efectúa para las mejoras del local o edificios. Se abona por el importe monetario que se amortice durante el ejercicio.
(
V.- Se carga del importe de pagos que la empresa realiza para contratar publicidad en distintos medios. Se abona por el importe de la publicidad que se haya vencido. VI.- Se carga por el importe de las rentas que la empresa paga anticipadamente. Se abona por el importe de las rentas que la empresa paga anticipadamente que se hayan vencido.
a) Primas de seguros
pagadas por anticipado. b) Rentas cobrada por adelantado. (
)
c) Gastos de organización. d) Gastos de instalación.
( III.- Se carga del importe de toda la papelería que se tenga que adquirir. Se abona del importe de la papelería y útiles que se hayan usado.
IV.- Se carga del importe de pagos que la empresa realiza para contratar diversos seguros. Se abona por el importe de las primas vencidas.
)
(
)
)
e) Papelería y artículos de escritorio. f) Primas de seguros cobrados por anticipado. g) Propaganda y publicidad pagadas por anticipado.
(
)
h) Propaganda y publicidad cobrada por anticipado (
)
i) Papelería y artículos de escritorio. j) Rentas pagadas por adelantado.
Respuestas correctas: I c, II d, III e, IV f, V g, VI j
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Evidencia de aprendizaje. Estudio de caso en cuentas de activo diferido Para finalizar las actividades de la Unidad 3, y como parte de tus Evidencias de aprendizaje, es necesario que basados en un caso práctico puedas identificar y analizar la técnica contable adecuada para el manejo de las cuentas que involucran el activo diferido y que nos permitan determinar saldos reales. Para ello: 1. Descarga el documento EA. Estudio de caso en las cuentas de activo diferido y realiza lo que en él se te solicita 2. Guarda tu documento con el nombre CF_U3_EA_XXYZ y envíalo a tu Facilitador(a) mediante la sección Portafolio de Evidencias * Para conocer los criterios por evaluar, descarga el documento Escala de evaluación
Autorreflexiones Después de haber enviado tu evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de autorreflexión y lee los cuestionamientos que formuló tu Facilitador(a); posteriormente, sal del foro, ingresa a la sección Autorreflexiones y envía tu ejercicio.
Cierre de la unidad ¡Muy bien! Has finalizado la asignatura Contabilidad Financiera. En esta unidad se identificaron los elementos de las cuentas de activo diferido y la técnica contable adecuada para establecer saldos reales en los estados financieros. De este modo se aprecia que las empresas efectúan gastos en forma anticipada, que dé inicio no muestran ningún beneficio económico sino que se ve a través del tiempo. Si consideras que te hace falta profundizar en alguno de los temas mencionados, te sugerimos volver a revisarlos, apoyarte de la sección Para saber más y de las Fuentes de consulta para complementar la información. ¡Felicidades!
Para saber más A continuación se enlistan algunos documentos que te pueden ayudar a complementar los conocimientos adquiridos en esta tercera unidad. Estos documentos se encuentran disponibles dentro la sección de Material de apoyo.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido
- Si requieres profundizar sobre cuentas que integran el activo diferido, te recomendamos el documento “Activos Diferidos” recuperado el 27 de Noviembre del 2011 en: http://www.temasdeclase.com/libros%20gratis/teoriabasica/captres/contable3_6.htm
Fuentes de consulta - Flores, E. (2007). Primer Curso de Contabilidad. México: Trillas - Guajardo C. G. (2005).Contabilidad Financiera. México: Mc Graw Hill - Guajardo C. G. (2005).Contabilidad un enfoque para . México: Mc Graw Hill, - Horngren C. (2008).Contabilidad un enfoque aplicado a México. México: Prentice Hall - Horngren C. (2008). Introducción a la Contabilidad Financiera. México: Prentice Hall, - Lara F. E. (2008). Primer Curso de Contabilidad. México: Trillas. - Romero, A. J. (2010). Principios de contabilidad. México: Mc Graw-Hill
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Licenciatura en Gestión y istración de PyMES
5º cuatrimestre
Programa de la asignatura: Contabilidad Financiera
Clave: 080920519/070920519
Universidad Abierta y a Distancia de México
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Índice Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido ............................................................. 3 Presentación de la unidad .............................................................................................. 3 Propósitos ...................................................................................................................... 4 Competencia específica ................................................................................................. 4 3.1. Pagos anticipados ................................................................................................... 4 3.1.1. Concepto, características e importancia ............................................................... 5 3.1.2. Principales cuentas .............................................................................................. 8 Actividad 1. Partidas de activo diferido ......................................................................... 12 3.1.3. Aplicación práctica.............................................................................................. 13 Actividad 2. Cuentas de activo diferido en una empresa .............................................. 16 Actividad 3. Análisis de la aplicación contable en una empresa ................................... 16 Autoevaluación............................................................................................................. 17 Evidencia de aprendizaje. Estudio de caso en cuentas de activo diferido .................... 18 Autorreflexiones ........................................................................................................... 18 Cierre de la unidad ....................................................................................................... 18 Para saber más ............................................................................................................ 18 Fuentes de consulta ..................................................................................................... 19
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Presentación de la unidad Una de las funciones del de pymes es interpretar el manejo de las cuentas del activo diferido, es decir, las principales cuentas de operaciones en una empresa. En este proceso, es fundamental realizar su aplicación en el estado financiero denominado balance general. El balance general es el estado donde se encuentra el tercer grupo de activos denominado diferido. El activo diferido está compuesto por todos aquellos gastos que en forma anticipada ha erogado la empresa y de los que se espera un beneficio económico. En cada cuenta del activo diferido, se aplican registros de operaciones y distintas técnicas contables; por lo que en esta unidad se ejemplifica el uso del registro de las operaciones de cada una de las cuentas que conforman el grupo de activo diferido y su importancia en el balance general. Al mismo tiempo, en esta unidad, se analizan las operaciones que realiza la empresa sólo dentro de las partidas del activo diferido, según el tipo de actividad para la cual es contratado y la forma en que debe ser registrada en el estado de situación financiera. Es preciso tener en cuenta que el tercer grupo de las cuentas del activo diferido está compuesto por todos aquellos gastos pagados en forma anticipada que haya efectuado la empresa, las cuales son: papelería y útiles; propaganda, primas de seguros, rentas pagadas por anticipado e intereses pagados por anticipado. El manejo de las cuentas del activo diferido o gastos pagados en forma anticipada, son los que la empresa efectúa al inicio del año y los va utilizando conforme transcurre el tiempo, razón por la cual, es fundamental conocer la aplicación de técnicas contables para cada cuenta que la integra. Por tal motivo, en esta unidad se conocerá el correcto registro de operaciones, de tal forma que permita reflejar el saldo real de las cuentas del activo diferido dentro del balance general y sobre los cuales se tiene el derecho de recibir un servicio aprovechable, tanto en el mismo ejercicio como en posteriores. En resumen, una vez que sean aplicados todas aquellas cuentas que integran el activo diferido, en forma adecuada y en base a la operación que representa cada cuenta del activo diferido, es posible entender su funcionamiento con relación a sus técnicas contables aplicables.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Propósitos Esta unidad te permitirá:
Identificar las operaciones, que en forma cotidiana realiza la empresa, con base en las necesidades y características de las cuentas de activo diferido. Reconocer los elementos de las cuentas de activo diferido, a partir de sus fases de operación. Aplicar la técnica contable con base en un caso práctico.
Competencia específica Analizar las características de las cuentas de activo diferido y aplicar en forma adecuada en cada ejercicio la técnica contable en sus operaciones que le permita verificar sus saldos reales y confiables.
3.1. Pagos anticipados Una empresa, para el arranque de sus operaciones, se apoya de los conceptos que integran el activo diferido, en los cuales se ve la necesidad de efectuar gastos anticipados para dar inicio a sus actividades. Por lo que los pagos anticipados explican el manejo de los activos diferidos como gastos pagados que no se han utilizado, su objetivo primordial es no afectar los estados financieros de la empresa en los periodos en los que esos gastos aún no se han utilizado. En ciertas circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algún gasto que no va a utilizar de forma inmediata, pero mientras esto sucede permanecen en calidad de activos, es decir que, primero se afecta en forma operativa el activo y según el tiempo del uso se afecta el estado de resultados. Entre los gastos pagados en forma anticipada se encuentran: arrendamientos, seguros, papelería, interés pagado en forma anticipada, publicidad y propaganda.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Con el transcurso del tiempo, los activos que se utilizan se llevan a gasto (amortizando), para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos; aquí se encuentra el objetivo de los activos diferidos, es decir, cuando se contrata un seguro por un año con un costo de $ 5,000.00 ($5,000.00 dividido entre 12 meses es igual a $ 416.66 por mes), para el mes de enero se amortiza la cantidad de $ 416.66, quedando por devengar $4,583.33. Los pagos que la empresa no utiliza deben permanecer en activo diferido y una vez que este concepto da inicio a una generación del ingreso, se reconoce como gasto aplicado. Si los gastos pagados en forma anticipada se llevaran al gasto y no al activo, estaríamos imputando unos gastos que no tienen ninguna relación con el ingreso, puesto que un gasto no utilizado no podrá contribuir de forma alguna a la generación de ingresos, es decir, cuando se compra papelería y útiles, y esta adquisición no se registra como activo diferido, se estaría omitiendo la técnica de aplicación contable, que a todo cargo corresponde a un abono, donde el cargo seria al activo (Papelería y útiles) y el abono a gasto de istración. Por ejemplo, si en el mes de enero la compra de papelería y útiles fue por $ 60 000.00, es normal que para el mes de diciembre no se tenga el mismo importe, ya que su valor ha ido reduciendo conforme se ha utilizado o consumido dicha papelería. Otro ejemplo es cuando se paga por anticipado dos años de renta, por un importe de $ 35 000.00 en cada uno. Naturalmente al terminar el ejercicio no se tendrá la misma cantidad pagada por anticipado, ya que su valor ha ido disminuyendo con el transcurso del tiempo. Dichos ejemplos muestran que de los gastos pagados por anticipado; únicamente se considera gasto a la parte consumida o utilizada y la restante es un activo.
3.1.1. Concepto, características e importancia Para reconocer todos los elementos implícitos en una cuenta de activo diferido, es necesario conceptualizar a los gastos pagados por anticipado, analizar sus características y valorar su importancia en una empresa activa. El concepto de gastos pagados en forma anticipada, consiste en cumplir los servicios que se van a obtener o los bienes que se van a utilizar en un futuro para una empresa; éstos no tienen relación directa con el proceso productivo ni se venderán. Constituyen un derecho por la compra efectuada o servicio contratado en forma anticipada, su propósito es proporcionar un beneficio económico futuro a la entidad. A continuación, se muestran las diferencias entre el concepto de cargos diferidos y cobros anticipados:
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Cargos diferidos. Deben examinarse con los activos intangibles, para hacerlo es necesario utilizar un servicio o ser un consumo de un bien que producirá un ingreso. Su aplicación en el estado de resultados es un gasto diferido, según el uso que le dé la empresa y la parte que queda se aplica en activo; por ejemplo: los gastos de colocación de valores, los gastos de organización o la emisión de obligaciones. Cobros anticipados. Son cuentas de pasivo, una obligación para la entidad a través de algún servicio a otras empresas. Cargo diferido. Se aplica, por ejemplo, cuando una empresa maneja grandes volúmenes de dinero en efectivo y decide contratar los servicios de una empresa transportadora de valores, al hacerlo realiza su cargo diferido por el servicio que contrata y paga en forma anticipada. El cobro anticipado se puede relacionar cuando un cliente nos hace un pago anticipado para un producto en particular y con ciertas características, razón por la cual el dinero como no es de la empresa y a su vez es obligación entregar el producto en un tiempo, éste se queda como pasivo. Características e importancia. Es necesario tener conocimiento de todas las operaciones que se realizan en una empresa de servicios, por su distinta aplicación de las técnicas contables en cada una de las cuentas que integran el activo diferido, para que cuando se presente la necesidad de un gasto a erogar en forma anticipada, se aplique en forma correcta y nos permita determinar saldos reales y confiables. En estas operaciones, se siguen lineamientos contables que proporcionan certeza sobre el registro de las mismas, por lo que es fundamental identificar los siguientes principios de contabilidad: Principio del periodo contable: Surge a partir de la necesidad de analizar en una fecha determinada (mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual) los estados financieros que se deseen elaborar, en donde se consideren los pagos anticipados en que haya incurrido la empresa para dar a conocer los derechos recibidos, más no disfrutados en su totalidad. Además de ser considerados para su respectiva aplicación, así como registrados en las cuentas de egresos (gastos) correspondientes. Principio del valor histórico: En este principio es importante considerar el registro de las cantidades efectivamente pagadas, la contabilidad cuantifica las transacciones económicas y se registran según las cantidades de efectivo que se afecten, dichas cifras deberán ser actualizadas, en el caso que ocurran eventos que hagan que pierdan su valor, aplicando métodos de ajuste que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable, además de que los gastos se deben realizar con los costos de factura.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Realización: Los beneficios económicos sólo deben registrarse cuando sean realizados, es decir, cuando la operación que los origina queda establecida desde el punto de vista de la legislación o de las prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe señalarse con carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto devengado. Revelación suficiente: La información muestra los derechos adquiridos por los gastos realizados y que facilitarán a la entidad, derechos por servicios que aún están pendientes de recibirse. Reglas de valuación: Se valúan a costo histórico, es decir, en cuanto se consumen o devenguen los servicios o se obtengan los beneficios del pago por anticipado se aplica al estado de resultados del periodo. En cuanto a la importancia de los pagos anticipados radica en el asiento contable, que es un cargo a gastos de operación del periodo, ya sea de venta, istración o financieros, según corresponda, con abono a la cuenta del activo – pago anticipado- que se haya devengado, consumido o utilizado. Como se mencionó anteriormente, sólo se lleva a la cuenta de gastos la parte utilizada o devengada, el asiento necesario para realizar su registro es mediante un cargo a gastos de operación del periodo según corresponda, contra un abono a la cuenta del activo diferido -pago anticipado- que se haya devengado, consumido o utilizado, de esta manera tenemos un nuevo saldo de la cuenta del activo diferido y una cuenta de gastos que se utiliza en el estado de resultados del periodo. La aplicación al estado de resultados deberá realizarse en el momento en que los pagos anticipados se hayan devengado, es decir, se recomienda realizar el registro mensualmente, si la empresa prepara estados financieros con esta periodicidad. En ocasiones existen empresas que sus estados de resultados los preparan en forma trimestral, semestral o anualmente, por los costos de elaboración de parte de un consultor certificado, y en estas fechas se hace la aplicación dentro del estado de resultados, según el gasto por anticipado en que se haya incurrido. Para aplicar en forma correcta las políticas establecidas por la empresa, en la cual decide la periodicidad de aplicación al estado de resultados de los pagos anticipados devengados, es necesario conocer las siguientes reglas de presentación: Reglas para su presentación en el Balance General: a) Se presentan en el activo circulante, siempre y cuando el periodo de beneficio no sea mayor a un año; es decir, menor del ciclo financiero a corto plazo.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido b) Los pagos anticipados mayores a un año o mayor al ciclo financiero a corto plazo se clasificaran como activo no circulante. c) Los intereses pagados por anticipado se clasificaran contra el pasivo correspondiente. Cuando el pago anticipado es mayor al ciclo operativo de la empresa; la mayoría de las empresas contratan seguros contra siniestros y robo mayores a un año, lo consideran como no circulante por rebasar el periodo de un año. En tanto, el interés pagado en forma anticipada proviene de un movimiento bancario principalmente, por ejemplo, cuando una empresa solicita un préstamo bancario y decide pagar dos o tres meses por adelantado de intereses, se afecta la cuenta de pasivo, que en este caso es la cuenta de acreedores diversos.
3.1.2. Principales cuentas Para tener un mejor control en cada una de las cuentas de los pagos anticipados (rentas pagadas por anticipado, primas de seguros y fianzas, intereses pagados por anticipado, papelería y útiles, propaganda y publicidad), se recomienda llevarlas de forma independiente. Es importante llevar tantas subcuentas como sean necesarias, para apreciar lo que está ocurriendo en cada cuenta y saber cómo y cuándo se está afectando. A continuación analizaremos las principales cuentas de activo diferido o pagos anticipados, se recomienda llevarlas de manera independiente llevando tantas subcuentas sean necesarias, para apreciar los movimientos que va teniendo cada activo diferido. Algunas de las cuentas que deben estar presentes en pagos anticipados son las rentas pagadas por anticipado, las cuales son los derechos que se adquieren por la contratación de bienes de terceras personas. Debe (aumenta) Rentas pagadas x anticipado (disminuye) Haber Se carga: Se abona: Al iniciarse el ejercicio Por la parte proporcional del servicio que 1.- Esta cuenta se carga por el importe de se haya disfrutado en el transcurso del los pagos mensuales, trimestrales, tiempo. semestrales o anuales efectuados por anticipado, por los pendientes de devengarse y se tiene el derecho de utilizar los bienes muebles o inmuebles. Durante el ejercicio Se carga por cobro de renta pagada por
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Se abona por renta devengada. Al finalizar el ejercicio se abona, si no se aplicó
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido anticipado.
durante el ejercicio al estado de resultados y este importe haya devengado su saldo queda saldado. Al finalizar el ejercicio: Una vez vencido el contrato, donde se efectuó el pago en forma anticipada de la renta, el saldo queda saldado. Su saldo es deudor y representa el costo de rentas pagadas por adelantado pendientes de devengarse y por lo que se adquirió el derecho de utilizarse. Presentación: Esta cuenta se registra en el balance general dentro del activo diferido Primas de seguros y fianzas. Representa los beneficios que obtiene la entidad en caso de algún contratiempo o desastre. Debe (aumenta) Primas de seguros y fianzas (disminuye) Haber Se carga: Se abona: Al iniciarse el ejercicio Por la parte proporcional que de las primas Esta cuenta se carga por el saldo deudor pagadas se haya disfrutado el servicio. o el importe del costo de las primas de los contratos de seguros y fianzas. Durante el ejercicio
Se abona por el importe devengado de las primas o seguros, por algunos importes de resultado no aplicado en su momento y por el saldo para poder liquidarlo. Al finalizar el ejercicio: Durante el cierre del periodo fiscal, se determina un saldo, en función a los gastos en que se hayan incurrido.
Saldo Su saldo es deudor y representa el costo de los pagos efectuados por el concepto mencionado y por el cual tiene derecho de reclamar el monto asegurado en caso de ocurrir algún siniestro, pendiente de devengar. Presentación: Se presenta en el balance general dentro del activo diferido Intereses pagados por anticipado. Son aquellos pagos que se efectúan derivado de un financiamiento contraído. Debe (aumenta) Se carga:
Intereses pagados x anticipado Se abona:
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(disminuye)
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Haber
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Al iniciarse el ejercicio: Del importe de su saldo deudor, que representa el costo total de los intereses pagados totalmente derivados del financiamiento contraído.
Por la parte proporcional que de dichos intereses se hayan convertido en gasto.
Durante el ejercicio Se carga por el importe del precio del costo de los intereses pagados anticipadamente, sobre los créditos obtenidos, pendientes de devengarse y por el saldo deudor al inicio de un ejercicio. Al finalizar el ejercicio: Se abona por el importe de los intereses denegados y por el importe de su saldo para liquidarlo. Saldo Representa el precio de costo de los intereses pagados por anticipado, pendientes de devengarse, y el cual proporciona derechos a utilizar dicho crédito y pagarlo al final del periodo contratado. Presentación: Se presenta en el balance general dentro del activo diferido
Papelería y útiles. Son artículos necesarios para la actividad misma de la entidad durante el periodo contable y que serán almacenados. Debe (aumenta) Papelería y útiles (disminuye) Haber Se carga: Se abona: Al iniciarse el ejercicio Por el valor de los materiales de útiles y Del importe de su saldo deudor, que papelería que se vaya utilizando representa el precio de toda papelería y útiles propiedad de la empresa. Durante el ejercicio Se carga por el precio-costo de la papelería y útiles que se almacenaran y por el saldo deudor al inicio de un ejercicio. Al finalizar el ejercicio: Se abona por la parte de artículos
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido consumidos y por su saldo para poder saldarla. Saldo El saldo es deudor y representa el precio de costo de dichos concepto y que está pendiente de utilizarse. Presentación: Se presenta en el balance general dentro del activo diferido Propaganda y publicidad. Se refiere a los medios por los cuales se da a conocer al público en general determinada actividad, servicio, o producto que el negocio proporciona. Los medios más conocidos son: folletos, volantes, anuncios luminosos, anuncios en periódicos, radio y televisión, perifoneo, internet Hay empresas que utilizan una gran gama de medios publicitarios para dar a conocer, sus productos, servicios, así como promociones, razón por la cual se ve obligado a llevar una relación analítica (auxiliares) para un mejor control de los mismos. Los auxiliares desglosan los distintos medios de publicidad que utiliza la empresa, lo que permite tener un control y a la vez clasificarlas con números de cuentas distintas. Al momento de tener bien definida su clasificación, estas cuentas deben de contener datos suficientes, tales como nombre de la propaganda o publicidad, la cuenta que le ha sido asignada, la fecha que inicio la operación, el concepto, referencias, él debe (cuando se carga), el haber (cuando se abona), el saldo (deudor a acreedor), se pueden ir aumentando tantas columnas como sean necesarias para llevar un control adecuado. Es decir, dependiendo las condiciones en que sea contratado el servicio. Debe (aumenta) Propaganda y publicidad. (disminuye) Haber Se carga: Se abona: Al iniciarse el ejercicio Por la parte de la publicidad y propaganda Del importe de su saldo deudor, que que se vaya utilizando representa el precio de costo de los materiales publicitarios, tales como contratos celebrados con la prensa, radio, televisión, revistas, folletos, volantes. Con miras a lanzar un nuevo producto al mercado. Del importe del precio de costo de las erogaciones realizadas por los conceptos anteriores. Durante el ejercicio
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Del importe de la propaganda y publicidad
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido relativa a productos o servicios lanzados al mercado. Al finalizar el ejercicio: Del importe de la propaganda relativa a los productos o servicios lanzados al mercado. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Saldo Su saldo es deudor y representa el precio del material o campañas publicitarias empleado por la entidad para dar a conocer al público los productos, bienes y servicios que ofrece. Cuando estos no han sido lanzados al mercado. Presentación: Se presentan en el balance general dentro del activo diferido. En cuanto a alguna parte que exceda del periodo de corto plazo, se tendrá que presentar en el activo diferido. En el estado de resultados se presentaran las partidas ya devengadas y están registradas como parte de gastos de operación o financieros según sea el caso.
Actividad 1. Partidas de activo diferido Es momento de que realices la primera actividad de la unidad y para poner en práctica lo aprendido hasta el momento. Para ello, tendrás que identificar las características de las cuentas de activo diferido realizando lo siguiente: 1. Investiga y explica cinco diferentes partidas que puedan afectar una cuenta de activo diferido distinta a las que ya se explicaron en el subtema 3.1.2. Principales cuentas 2. Descarga el documento Act 1. Partidas de activo diferido y llena la plantilla que se te presenta. Ya que concluyas tu actividad: 3. Guarda tu trabajo como CF_U3_A1_XXYZ y envía a tu Facilitador (a) mediante la sección de tareas.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido 3.1.3. Aplicación práctica Una función del de pymes es interpretar de forma adecuada el manejo de las cuentas que conforman el grupo de activo diferido, es decir, las principales cuentas de operaciones que utiliza una empresa para registrar sus gastos pagados en forma anticipada. Éste conocimiento es la base para manejar el estado financiero denominado Balance general (dentro de este documento se integran los activos diferidos). El activo diferido está compuesto por el tercer grupo de cuentas que contempla el balance general por su apoyo a las actividades operativas que se espera genere un beneficio a futuro para la empresa. Ejemplo de cuentas que integran el activo diferido: Por expansión de la agencia “El Viejo Roble”, existe la necesidad de alquilar un almacén con un costo de renta mensual de $ 7,500.00; para poder firmar el contrato el dueño del local pidió por adelantado un año de renta. Para solventar este compromiso se expidió un cheque por dicho importe. A continuación se muestra la forma de registrar las cuentas en libro diario: Fecha
Detalle
Debe
1/Ene/10
Renta pagada x anticipado
1/Ene/10
Bancos
Haber
$ 90 000 $ 90 000
En el registro, la renta pagada por anticipada del almacén afecta el concepto de bancos (en haber) por la salida del cheque
Siguiendo con el mismo ejemplo, con la finalidad de evitar contratiempos de sufrir algún siniestro, la agencia ha decidido contratar una póliza por 3 años con cobertura amplia, la cual incluye: robo, incendio, inundación, sismos, y otra eventualidad, cabe hacer mención y después de haber analizado las distintas aseguradoras, se decidió convenir con seguros Alatrizte, con un prima total por año de $ 18,500.00, de los cuales se efectuó el pago expidiendo un cheque. Además se contrató con seguros Buenaventura la flotilla del equipo de transporte por 3 años, para esto se convino una prima anual de $ 8,500.00 Fecha 1/Feb/10
Detalle
Debe
Haber
Póliza de seguros y fianzas (seguros Alatrizte)
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$ 55 500
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido (seguros Buenaventura) 1/Feb/10
$ 25,500 Bancos
$ 81 000
Para registrar el pago de póliza de seguros para la empresa y equipo de transporte
En este momento la agencia tiene una necesidad de dinero muy importante, por cuestión de tiempo la institución financiera le tardará un mes, ya tienen a su posible o que le prestara dinero, para esto el acreedor financiero necesita que los intereses le sean pagados en forma anticipada. En base a esta condición, el monto del préstamo asciende a $ 500,000.00 con interés del 3% mensual a pagar en 5 meses. Fecha
Detalle
Debe
2- oct-10
Bancos
$ 455 000
2- oct-10
En este cuenta se deposita el diferencial (capital menos interés pagado)
$ 150 000
2- oct-10
Interés pagado x anticipado
2- oct-10
Acreedor Financiero
Haber
$45 000 $ 500 000
Para registrar la operación de los intereses pagados x anticipado del financiamiento que se adquirió
El director de istración y finanzas de la agencia le está solicitando al gerente general, papelería y útiles para el siguiente año, con un gasto total de $ 25,000.00 de los cuales se pagan con cheque. Fecha 2012
Detalle Papelería y útiles Bancos
Debe
Haber
$ 25 000 $ 25 000
Para registrar la operación de la adquisición de papelería y útiles, es necesario utilizar el formato de libro diario y ver su aplicación de la técnica contable de sus cuentas antes registradas.
El siguiente año la agencia tiene considerado ofrecer a sus clientes un nuevo servicio, para esto el gerente de ventas y mercadotécnica, ha pronosticado para la promoción y publicidad un desembolso por $ 9,500.00 de los cuales se pagan con cheque.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido
Fecha 2011
Detalle
Debe
Publicidad y propaganda
Haber
$ 9 500
Bancos
$ 9 500
Para registrar la operación de la publicidad por el nuevo producto
Para poder reflejar los gastos erogados anteriormente por la empresa, se tienen que reflejar los datos en el siguiente estado de situación financiera (Balance General): Agencia Viejo Roble, S.A. Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre del 2010 Activos Total de activos circulantes Activos fijos Terreno Edificio Menos: Depreciación acumulada edificio Maquinaria Menos: Depreciación acumulada maquinaria Equipo de reparto Menos: Depreciación acumulada Eq. reparto Total activos fijos Renta pagada x anticipada Póliza de seguros y fianzas Intereses pagados x anticipado Papelería y útiles Publicidad y propaganda Total activos diferidos Total de activos fijos Total de activos
$ 680 000 $ 1 000 000 $ 1 500 000 (30 000) 850 000 (12 700) 470 000 (47 000)
1 470 000 837 300 423 000 $ 3 730 300
$ 90 000 $ 81 000 $ 45 000 $ 25 000 $ 9 500 $ 250 500
$ 4 660 800
A partir del ejemplo anterior sobre el procedimiento en libro diario, se puede analizar cada una de las cuentas que integran el activo diferido, así como su registro en el balance general.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Actividad 2. Cuentas de activo diferido en una empresa En esta segunda actividad podrás analizar los elementos de las cuentas de activo diferido para obtener saldos correctos y confiables. Para ello: 1. Descarga y analiza el Caso de la agencia Ruvirosa que encontrarás en el archivo Act 2. Cuentas de activo diferido en una empresa. 2. Ingresa al foro cuentas de activo diferido en una empresa y debate con tus compañeros(as) sobre la situación de las cuentas que interfieren en el caso analizado, el monto total que se requiere para solventar la situación; y además, si es adecuado el proceso que se plantea. Recuerda que en tus participaciones dentro de éste y todos los foros, wikis, blogs y demás herramientas del aula, debes dirigirte a tus compañeros(as) de manera respetuosa, cordial y en concordancia con lo establecido en cada ocasión. Consulta las Normas de participación en foros y la Rúbrica general de foros que se encuentran como archivos descargables de tu unidad.
Actividad 3. Análisis de la aplicación contable en una empresa Para esta actividad tendrás que redactar un ejemplo en donde menciones de qué manera podrías aplicar la técnica contable en el activo diferido y por qué consideras que lo es. Para ello: 1. Elabora un breve ejemplo de una empresa que refleje la aplicación de la técnica contable del activo diferido, puedes apoyarte de la información que has revisado a lo largo de la unidad o en fuentes de consulta confiables y de tu Facilitador(a). 2. Ingresa al foro, comparte tu ejemplo y justifica la aplicación de la técnica. 4. Lee las aportaciones de tus compañeros(as) y comenta a por lo menos tres ejemplos, para enriquecer el trabajo de los demás.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Autoevaluación Para medir el avance de tus conocimientos adquiridos en esta tercera unidad, se te solicita poner mucha atención en el siguiente recuadro, lee en forma detenida los párrafos que se encuentran en el texto que están a tu derecha y lo vas a relacionar con el concepto correcto que se localiza al lado izquierdo: I.- Se carga de los importes monetarios que se paguen para llevar a cabo premiaciones, festejos, cursos, etc. Se abona de la parte proporcional que se amortice. II.- Se carga por el importe de los pagos que la empresa efectúa para las mejoras del local o edificios. Se abona por el importe monetario que se amortice durante el ejercicio.
(
V.- Se carga del importe de pagos que la empresa realiza para contratar publicidad en distintos medios. Se abona por el importe de la publicidad que se haya vencido. VI.- Se carga por el importe de las rentas que la empresa paga anticipadamente. Se abona por el importe de las rentas que la empresa paga anticipadamente que se hayan vencido.
a) Primas de seguros
pagadas por anticipado. b) Rentas cobrada por adelantado. (
)
c) Gastos de organización. d) Gastos de instalación.
( III.- Se carga del importe de toda la papelería que se tenga que adquirir. Se abona del importe de la papelería y útiles que se hayan usado.
IV.- Se carga del importe de pagos que la empresa realiza para contratar diversos seguros. Se abona por el importe de las primas vencidas.
)
(
)
)
e) Papelería y artículos de escritorio. f) Primas de seguros cobrados por anticipado. g) Propaganda y publicidad pagadas por anticipado.
(
)
h) Propaganda y publicidad cobrada por anticipado (
)
i) Papelería y artículos de escritorio. j) Rentas pagadas por adelantado.
Respuestas correctas: I c, II d, III e, IV f, V g, VI j
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido Evidencia de aprendizaje. Estudio de caso en cuentas de activo diferido Para finalizar las actividades de la Unidad 3, y como parte de tus Evidencias de aprendizaje, es necesario que basados en un caso práctico puedas identificar y analizar la técnica contable adecuada para el manejo de las cuentas que involucran el activo diferido y que nos permitan determinar saldos reales. Para ello: 1. Descarga el documento EA. Estudio de caso en las cuentas de activo diferido y realiza lo que en él se te solicita 2. Guarda tu documento con el nombre CF_U3_EA_XXYZ y envíalo a tu Facilitador(a) mediante la sección Portafolio de Evidencias * Para conocer los criterios por evaluar, descarga el documento Escala de evaluación
Autorreflexiones Después de haber enviado tu evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de autorreflexión y lee los cuestionamientos que formuló tu Facilitador(a); posteriormente, sal del foro, ingresa a la sección Autorreflexiones y envía tu ejercicio.
Cierre de la unidad ¡Muy bien! Has finalizado la asignatura Contabilidad Financiera. En esta unidad se identificaron los elementos de las cuentas de activo diferido y la técnica contable adecuada para establecer saldos reales en los estados financieros. De este modo se aprecia que las empresas efectúan gastos en forma anticipada, que dé inicio no muestran ningún beneficio económico sino que se ve a través del tiempo. Si consideras que te hace falta profundizar en alguno de los temas mencionados, te sugerimos volver a revisarlos, apoyarte de la sección Para saber más y de las Fuentes de consulta para complementar la información. ¡Felicidades!
Para saber más A continuación se enlistan algunos documentos que te pueden ayudar a complementar los conocimientos adquiridos en esta tercera unidad. Estos documentos se encuentran disponibles dentro la sección de Material de apoyo.
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Contabilidad financiera Unidad 3. Manejo de cuentas de activo diferido
- Si requieres profundizar sobre cuentas que integran el activo diferido, te recomendamos el documento “Activos Diferidos” recuperado el 27 de Noviembre del 2011 en: http://www.temasdeclase.com/libros%20gratis/teoriabasica/captres/contable3_6.htm
Fuentes de consulta - Flores, E. (2007). Primer Curso de Contabilidad. México: Trillas - Guajardo C. G. (2005).Contabilidad Financiera. México: Mc Graw Hill - Guajardo C. G. (2005).Contabilidad un enfoque para . México: Mc Graw Hill, - Horngren C. (2008).Contabilidad un enfoque aplicado a México. México: Prentice Hall - Horngren C. (2008). Introducción a la Contabilidad Financiera. México: Prentice Hall, - Lara F. E. (2008). Primer Curso de Contabilidad. México: Trillas. - Romero, A. J. (2010). Principios de contabilidad. México: Mc Graw-Hill
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