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Guía Básica de Microsoft Project 2007 Cómo hacer Cronogramas, Ruta crítica, Análisis PERT y costos en pocos minutos… 10/05/2012 Universidad Nacional de Colombia Diego Salgado Castellanos

Tabla de contenido Introducción ........................................................................................................................................ 2 Interfaz de Microsoft Project .............................................................................................................. 3 Cronograma de Proyecto .................................................................................................................... 5 Ruta Crítica y Diagramas Resumen ................................................................................................... 12 Análisis PERT...................................................................................................................................... 13 Recursos del Proyecto ....................................................................................................................... 15 Asignar Recursos al Proyecto ............................................................................................................ 16 Seguimiento del Proyecto ................................................................................................................. 17 Análisis de Valor Ganado................................................................................................................... 18 Fuentes .............................................................................................................................................. 22

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Introducción

Una de las tareas más relevante en la dirección de proyectos es sin duda alguna el desarrollo del cronograma un documento que, de ser bien estructurado, planteado y realizado, proporciona una guía certera de la dirección que debe seguir un proyecto para resultar exitoso; el cronograma es una herramienta de enorme valor para el gerente ya que puede incluir información sobre tiempos, requisitos de tareas, planes de contingencia, tareas críticas, costos, tiempos y recursos, siendo un resumen de los aspectos que más lo aquejan durante su labor, por lo que su desarrollo debe ser muy concienzudo y de retroalimentación continúa.

Microsoft Project es una herramienta aplicativa generalizada del paquete Office desarrollada por Microsoft que permite realizar las tareas mencionadas anteriormente de forma efectiva y que además permite realizar un seguimiento de los cronogramas realizados y analizar cargas de trabajo ampliamente recomendado por la comunidad del PMI (Project Management Institute). El presente documento pretende ser una guía básica para el desarrollo de cronogramas, seguimiento, asignación de recursos, presentación de informes, análisis PERT y valor ganado (Earned Value) en forma de tutoriales de cómo hacer… para facilitar su comprensión.

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Interfaz de Microsoft Project

Una vez haya ingresado a Microsoft Project (Inicio/Todos los programas/Microsoft Office/Microsoft Project 2007) se encontrará con una ventana similar a la que muestra la figura 1.

Figura 1: Interfaz de Entrada Microsoft Project (Agrupada por el autor)

Para facilitar la explicación de la interfaz se agrupó secciones de la interfaz dentro de recuadros de colores, estos recuadros no aparecerán en la interfaz de Microsoft Project. Dentro de los recuadros se definen:

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Grupo Rojo: Consta de la barra de menús (Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Proyecto, Informe, Colaborar, Ventana y Ayuda) típica en mucho Software con algunas opciones particulares de Microsoft Project y Barras de rápido tales como Estándar, Guía de proyectos, Formato y Análisis PERT, cuya visibilidad puede cambiar desde el Menú Ver/Barras de Herramientas, las distintas barras serán explicadas posteriormente en el documento según se requiera.

Grupo Verde: Muestra un asistente de programa, muy útil para controlar casi todos los aspectos del proyecto en un solo lugar, cuenta con diversas especificaciones paso a paso, se recomienda mantenerlo siempre activo, para activarlo se debe ir al Menú Ver/Activar Guía de Proyectos.

Grupo Violeta: En esta zona de la interfaz y en algunas ocasiones tomando también el espacio del grupo azul, se encuentran las tablas de Microsoft Project, en el cuál se concentran la mayoría de datos de entrada, en la Figura 1 el grupo Violeta enseña la tabla de tareas, que posteriormente será explicada en detalle.

Grupo Azul: Este grupo aparece cada vez que se esté desarrollando el cronograma, el grupo azul consta de un calendario y un espacio gris donde se muestra una representación gráfica de la duración, precedencia y grupos de tareas definidas, acordes con los diagramas de Gantt.

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Cronograma de Proyecto

Para explicar cómo desarrollar un cronograma completo de proyecto seguiremos los pasos propuestos por la guía de proyectos, las letras en azul de la guía lo dirigen a las distintas configuraciones requeridas, debe acceder a ellas mediante el clic y posteriormente seguir las instrucciones como todo asistente (Siguiente, siguiente, atrás, finalizar, etc.):

Definir Proyecto: 1. Defina la fecha de inicio del Proyecto, en caso de no contar con la guía de proyectos puede dirigirse al Menú Proyecto/Información del proyecto… y modificar la casilla “Fecha de Comienzo”. 2. La guía le pregunta si desea enlazarse el proyecto en la Red o con un equipo de trabajo, generalmente se responde NO. 3. Al guardar y finalizar, ya se define un proyecto con los parámetros que asignó, estos parámetros pueden ser modificados desde la guía de proyectos o por información del proyecto…

Figura 3: Pasos para definir un proyecto

Figura 2: Guía de Proyectos

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Definir los Periodos laborales: 1. Seleccione cómo se organizarán las semanas laborales en su proyecto de tres opciones: Estándar, 24 horas o Turno nocturno, la distribución de días u horas puede cambiar así que generalmente se elige Estándar. 2. Seleccione los días laborales en una semana, incluya o excluya días para acomodarse a las necesidades del su proyecto, si hace clic en la opción “Deseo ajustar las horas laborales mostradas para uno o varios días de la semana” puede modificar las horas de trabajo día por día.

Figura 4: Definir periodos laborales por semana

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Mientas usted configura cómo desea configurar los periodos laborales en la semana Microsoft Project genera un horario gráfico:

Figura 5: Vista Previa de Semana Configurable

3. Configure los días laborales según el calendario, agregue excepciones tales como vacaciones o días feriados, no laborales, la guía de proyectos abrirá una nueva ventana llamada “Cambiar calendario laboral”, rellene la tabla de excepciones con una descripción e indique la fecha de comienzo y la fecha de fin, si desea declara un día feriado, la fecha de comienzo y la fecha de fin debe ser la misma, al finalizar haga clic en Aceptar.

Figura 6: Tabla de Excepciones

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4. Microsoft Project muestra las horas calculadas por semana según su configuración, puede cambiar estos valores pero se aconseja dejarlos como están 5. Aquí puede definir calendarios alternos al principal, en esta guía sólo se manejará un calendario, por lo que este pasó se obviará.

Figura7: Resumen de Horas

Crear una lista de tareas: 1. En el del grupo violeta escriba las tareas de su proyecto en la columna “Nombre Tarea”, existen tres tipos básicos de tarea en el cronograma Tarea, Grupo e Hito: Un grupo es un conjunto de tareas su duración es igual a la duración de la tarea o de la suma de dependencias de tareas más extensa, comúnmente usado para determinar iteraciones del proyecto, Un hito es una tarea que no consume tiempo en el cronograma, comúnmente usado para entregas o denotar fin de iteraciones. Se recomienda NO asignar la duración de las tareas que no sean hitos hasta agruparlas, es decir en pasos posteriores, defina los hitos de su proyecto haciendo clic en “Establecer tarea seleccionada como hito” o definiendo duración de 0 días para dicha tarea. Figura 8: Definir Hitos

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Figura 9: Lista de Tareas

Fíjese que se cuentan con dos hitos: “Retroalimentar” y “Cerrar Proyecto”, su duración es de cero días y en el diagrama de Gantt se ilustran como rombos negros.

Organizar Tareas en Fases: 1. Aplique sangrías para determinar los grupos de tareas en su proyecto, seleccione todas las tareas que deseen hagan parte de un grupo y haga clic en el icono con la flecha a la derecha para crear un grupo o con la flecha izquierda para disolverlo, en caso de no contar con la guía de proyectos en la barra formato del grupo rojo, encuentra las flechas para agregar o quitar sangrías. 2. Digite la duración de las tareas que no sean grupo de tareas, Microsoft Project automáticamente calculará la duración del grupo de tareas.

Figura 10: Organizar Tareas en Fases

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Programar Tareas: Muy a menudo se encontrará con diversos tipos de tareas y dependencias entre ellas, estas características especiales de las tareas condicionan los tiempos de duración del proyecto y pueden ser de 4 tipos:

Fin a Comienzo: Esta dependencia determina que únicamente al finalizar una tarea se puede dar comienzo a la otra. Ejemplo: La tarea “Instalar Equipo” es fin a comienzo con “Usar Equipo”, ya que para poder usar un equipo necesariamente tuvo que instalarse primero.

Comienzo a Comienzo: Esta dependencia determina que dos o más tareas pueden iniciar al tiempo. Ejemplo: La tarea “Obtener permisos de construcción” es comienzo a comienzo con “Realizar Entrevistas de Requerimientos” ya que pueden iniciar al tiempo debido a que son independientes entre si.

Fin a Fin: Esta dependencia determina que dos o más tareas deben terminar al mismo tiempo. Ejemplo: La tarea “Copiar Archivos a Disco” es fin a fin con “Mostrar Estado de la Copia” ya que deben terminar al mismo tiempo, no tendría sentido mostrar un mensaje en pantalla de copia de archivos cuando dicha copia ya se realizó.

Figura 11: Dependencias

Fin a Comienzo: Esta dependencia determina que una tarea debe comenzar para finalizar otra. Ejemplo: La tarea “Subir notas al SIA” es Fin a Comienzo con “Cerrar Semestre Académico” ya que al subir las notas se finaliza el semestre académico.

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1. Seleccione las tareas que desee programar y elija las dependencias que se ajusten a su proyecto, si comete errores en alguna dependencia puede romper dicha relación haciendo clic en el botón “Romper vínculo entre tareas seleccionadas”.

Nota: Tenga en cuenta que las únicas tareas que deben ser seleccionadas son las tareas y los hitos, NO vincule ninguna tarea a un grupo de tareas o grupos de tareas entre sí. En caso de no contar con la guía de proyectos en la Barra Estándar cuenta con los vínculos de tareas necesarias, también puede definir dependencias en la columna precedencias de la Tabla de tareas digitando el número de la tarea a relacionar.

Dependencia Fin a Comienzo Comienzo a Comienzo Fin a Fin Comienzo a Fin

Convención

Ejemplo

CC FF CF

3 5CC 2FF 1CF

Interpretación La tarea 3 es Fin a Comienzo de esta tarea. La tarea 5 es Comienzo a Comienzo de esta tarea. La tarea 2 es Fin a Fin de esta tarea. La tarea 1 es Comienzo a Fin de esta tarea.

Tabla 1: Dependencias Escritas.

Otro método, aunque poco recomendable es definir las fechas de inicio y fin de las tareas de modo que coincidan con las dependencias deseadas.

Figura 11: Cronograma con Dependencias

Como se puede apreciar las barras de Gantt y la duración del proyecto se ajustan automáticamente, con esto tendríamos listo el cronograma, las siguientes tareas hacen parte de material complementario y personalizaciones no cubiertas en este tutorial.

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Ruta Crítica y Diagramas Resumen Una vez finalizado todos los pasos del tutorial hasta las dependencias se le puede pedir a Microsoft Project que calcule la ruta crítica de nuestro cronograma realizando las siguientes instrucciones: 1. Diríjase al Menú Formato/Asistente para Diagramas de Gantt. 2. Aparecerá una ventana indicando que se inició el asistente haga clic en siguiente. 3. Elija la opción Ruta crítica y haga clic en siguiente. 4. Elija la información adicional que desee ver en las barras y haga clic en siguiente. 5. Elija si desea o no ver las líneas de dependencias entre tareas, se recomienda ampliamente que responda SÍ y haga clic en siguiente. 6. Haga clic en el botón Dar Formato. 7. Haga clic en el botón Salir del Asistente.

Ahora las barras de Gantt cambiaran y las indicadas en rojo harán parte de la ruta crítica del cronograma.

Figura 12: Diagrama de Gantt con ruta crítica.

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Microsoft Project puede generar varios informes y diagramas con los resultados recopilados durante la construcción del cronograma entre los cuales se incluye un diagrama en red el cuál se obtiene dirigiéndose al Menú Ver/Diagrama de Red, coexisten en el mismo Menú otra clase de diagramas útiles, como el de seguimiento.

Análisis PERT El análisis PERT es una técnica muy usada y recomendada por el PMI, para dirección de proyectos y consiste en realizar una posible predicción del tiempo duración de cada tarea cuando no se posee claridad sobre este dato mediante definición de tiempo optimista, tiempo pesimista y tiempo esperado, mediante fórmula:

la de la la

Para realizar un análisis PERT en Microsoft Project debemos:

Figura 13: Barra Análisis PERT

Figura 14: Barra Análisis PERT con grupos (Agrupada por el autor)

1. Obtener la Barra de Análisis PERT, mediante el Menú Ver/Barra de herramientas/Análisis PERT. 2. Haga clic en el icono marcado con el cuadro rojo para ir a la tabla de ingreso de valores. 3. Llene la tabla según los datos que haya estimado (Optimista, Esperado, Pesimista), la columna de duración es para el resultado, tenga en cuenta que los hitos siempre serán de duración CERO DÍAS y de NO rellenar ninguna duración en los grupos de tareas. 13

4. Una vez finalizado el paso anterior haga clic en el ícono con el cuadro verde. 5. A continuación aparece un mensaje explicativo del proceso a realizar, responda SÍ para continuar.

Observará que se calcularán nuevos valores y las tareas en grupo se sumarán por si mismas, si regresa al cronograma inicial verá que la duración de las tareas ha sido reemplazada por el resultado del Análisis PERT.

Figura 15: Tabla del Análisis PERT

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Recursos del Proyecto La realización de cualquier tarea de un proyecto requiere de recursos, materiales, insumos, dineros y/o personas, es prioritario para un gerente saber en cómo y dónde están siendo gastados los recursos del proyecto con el fin de controlar aspectos críticos de los mismos y conservar un plan de presupuesto.

Los recursos de un proyecto generalmente se clasifican dentro de dos grupos:

Recurso de Trabajo: En este grupo entra las personas, los diferentes empleados que se requieren para desarrollar el proyecto. Ejemplo:

Gerente de Proyecto, Asistente de Gerente, Obrero, etc.

Recurso Material: desarrollar el proyecto. Ejemplo:

En este grupo entran los insumos necesarios para

Ladrillos, Computadores, Cemento, etc.

Para ingresar los recursos del proyecto en un mismo archivo de cronograma en Microsoft Project se debe hacer:

1. Abrir la hoja de recursos de Microsoft Project, dirigiéndose al Menú Ver/Hoja de Recursos. 2. Llene la tabla incluyendo todos los recursos que requiera en su proyecto, ingresando el nombre del recurso, el tipo de recurso (Trabajo o Material). Para recursos de trabajo defina la capacidad de trabajo del recurso (Un porcentaje que indica la dedicación de dicho recurso al proyecto), la tasa estándar o sueldo normal del recurso por unidad de tiempo y la tasa de horas extra como atributos necesarios. Para recursos materiales defina la tasa estándar de adquisición de material y el costo por el uso del material.

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Figura 16: Hoja de Recursos

Asignar Recursos al Proyecto

Una vez se finaliza la definición de recursos en el proyecto, puede asignársele a cada tarea uno o varios recursos, con el fin de hallar los costos que requiere el proyecto, las responsabilidades de los entes relacionados y conocer la trazabilidad de los recursos con el fin de realizar seguimiento. Para asignar recursos a las tareas se debe: 1. Abrir la tabla de tareas mediante el Menú Ver/ Diagrama de Gantt 2. Haga doble clic sobre la tarea a la que desee asignarle recursos, se abrirá una nueva ventana llamada “Información de la tarea”, diríjase a la pestaña “Recursos”. 3. Seleccione los recursos que requiera para cada una de las tareas, indicando un porcentaje de dedicación para recursos de trabajo o unidades requeridas para recursos materiales.

Figura 17: Asignación de recursos

4. Repita el paso 3 para todas las tareas en el cronograma. 16

Seguimiento del Proyecto Microsoft Project permite llevar un control del avance de las tareas que se definen en un cronograma, esto permite al gerente de un proyecto llevar un seguimiento del tiempo y otros elementos tales como el valor ganado. Para cambiar el avance de una tarea debe hacerse lo siguiente: 1. Abrir la tabla de tareas mediante el Menú Ver/ Diagrama de Gantt 2. Haga doble clic sobre la tarea a la que desee modificarle el avance, se abrirá una nueva ventana llamada “Información de la tarea”, diríjase a la pestaña “General”. 3. Modifique el avance de la tarea indicando el porcentaje de completitud (entre 0% y 100%). 4. Haga clic en Aceptar, podrá observar un cambio en el diagrama de Gantt.

Figura 18: Modificando Avance de tarea.

Figura 19: Diagrama de Gantt Actualizado

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Análisis de Valor Ganado El análisis de valor ganado, en inglés Earned Value, es un grupo de indicadores que permiten conocer de manera rápida el estado de un proyecto referente a tiempo (Tiempo Justo, Atraso, Adelanto) y presupuesto (Suficiente, Insuficiente, Sobrante), un análisis de valor ganado tiene en cuenta los siguientes aspectos:

BAC (Budget At Completion):

Presupuesto total del proyecto.

PV (Planned Value):

El valor del trabajo planeado en un punto específico.

AC (Actual Cost):

El valor del trabajo completado en un punto específico.

EV (Earned Value): Una medición del progreso de un proyecto y la base del análisis del costo, incluye cualquier tipo de avance.

Los anteriores valores dan lugar a los indicadores mencionados a continuación:

SPI (Schedule Perfomance Index): Indicador de tiempo planificado respecto a lo realizado, se halla con la relación.

Valor SPI 1 <1 >1

del

proyecto,

lo

Interpretación El proyecto se desarrolla según el cronograma El proyecto tiene atrasos según el cronograma El proyecto va adelantado según el cronograma Tabla 2: Interpretación SPI

SV (Schendule Variance): Indicador de costo, que determina el dinero que se obtiene del estado actual del proyecto respecto a lo planificado, se halla con la relación.

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I (Cost Perfomance Index): Indicador de costo del proyecto, el presupuesto previsto respecto al valor realmente gastado, se calcula mediante la relación.

Valor I Interpretación 1 El proyecto se desarrolla según lo previsto <1 Se predice que al proyecto le faltara dinero >1 Se predice que al proyecto le sobrará dinero Tabla 3: Interpretación I

CV (Cost Value): Indicador de costo del proyecto, determina la cantidad de dinero que se requiere para finalizar el proyecto, se halla mediante la relación.

EAC (Estimate At Completion): Presupuesto para terminar el proyecto, un nuevo presupuesto a partir de los indicadores conocidos, se calcula mediante.

ETC (Estimate To Complete): proyecto, se calcula mediante.

Cantidad

necesaria

para

terminar

el

TI (To Complete Perfomance Index): Cantidad de mejora de la eficiencia para encaminar un proyecto a los costos presupuestados, se calcula mediante.

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VAC (Variance At Completion): presupuesto, se calcula mediante.

Cuota

extra

que

debe

inyectársele

al

Para realizar un análisis de valor ganado en Microsoft Project debe seguir los siguientes pasos: 1. Diríjase al Menú Herramientas/Opciones, se abrirá una ventana llamada “Opciones” vaya a la pestaña “Cálculo”, haga clic en el botón “Valor Acumulado…”, en la nueva ventada debe asegurarse que se encuentren seleccionadas las opciones “% Completado” y “Línea de base”, si es así haga clic en “Aceptar”, hasta volver a las vista principal de Microsoft Project. 2. Diríjase al Menú Herramientas/Seguimiento/Establecer Línea de Base, Se abrirá una nueva ventana llamada “Establecer Línea de Base”, asegúrese que las opciones marcadas coincidan con la de la figura 20.

Figura 20: Opciones de la ventana Establecer línea de Base

3. Diríjase al Menú Ver/Tablas: Entrada/Más Tablas, se abrirá una nueva ventana llamada “Más Tablas”, seleccione “Valor acumulado” de la lista y haga clic en aceptar.

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Figura 21: Ventana Más Tablas

4. Observe que en el Menú Ver/Tablas: Valor acumulado, encontrará distintas tablas, para el análisis. 5. Para generar informes de Valor acumulado diríjase al Menú Informes/ Informes visuales y seleccione “Informe de horas extra del valor acumulado” o Menú Informes/ Informes, seleccione el grupo Costos y después el grupo valor acumulado.

Figura 22: Informe de Valor acumulado

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Fuentes 1. PMI, Project Management Institute. “Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK”. Cuarta Edición. 2. WIKIPEDIA, “Microsoft Project”, http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project.

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